Menguruskan Tuntutan Yang Dibuat Oleh Pegawai

Peraturan-Peraturan Yang Diperlu Dipatuhi

1. Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan (surat arahan)

2. Pastikan kadar-kadar yang sebenar tuntutan dibuat

3. Surat/dokumen perlu diakui sah

4. Tuntutan tidak berulang / bertindih

 Proses Kerja – Urusan Tuntutan Perjalanan

Pegawai Seksi Undang-

Bil Proses Kerja Yang Undang
Diluluskan Peraturan

1. Sediakan borang tuntutan perjalanan yang lengkap

kepada pegawai yang membuat tuntutan

2. Mengisi maklumat-maklumat yang terdapat pada

Lampiran “B”

Muka 1
Nama Pegawai
No. Kad Pengenalan
Gred, kategori, dan jawatan
No. Akaun Bank,Kod Bank
Nama & Alamat bank
Gaji, elaun-elaun
Butir-butir kenderaan
Alamat Pejabat
Alamat Rumah

Muka 2
Tarikh
Waktu bertolak dan sampai
Tujuan/Tempat
Jarak (KM)/Tambang

Muka 3
i. Butir-butir Elaun Perjalanan Kenderaan
ii. Butir-butir tambang pengangkutan jalan
iii. Butir-butir tuntutan elaun makan/harian

Muka 4
i. Butir-butir tuntutan bayaran sewa hotel
ii. Tuntutan pelbagai

Muka 5
i. Tandatangan pegawai
ii. Tandatangan pengesahan Ketua Jabatan
 Pegawai Seksi Undang-
Bil Proses Kerja Yang Undang
Diluluskan Peraturan

3. Membuat pengiraan dalam borang

a. Pengasingan baucar mengikut EFT &
bukan EFT
b. 1 kelompok (maksimum 10 tuntutan)
c. Membuat pengasingan jumlah bayaran
mengikut kod objek.

4. Mengisi butir-butir di Daftar Bayaran (eSPKB –

Sistem Perancangan & Kawalan Bajet
Elektronik) :
a. Pejabat Perakaunan
b. No. Invois
c. Tarikh Invois
d. Jab
e. PTJ
f. Tarikh terima bil
g. Amaun
h. Tarikh diperakui
i. Tarikh terima kewangan
j. Bil cek
k. Perihal
l. Ruang-ruang seperti : (Print Out)
- Vot
- Jab
- PTJ
- Prog/Akt/Amanah
- Objek
- Amaun
m. Isi ruang-ruang seperti: ( Print Out)
- No. Kad Pengenalan
- Amaun
- Perihal
n. Isi Senarai Semak (Print Out)
o. Simpan
p. Cop dibelakang kertas tuntutan dan buat
pengesahan
q. Perakuan I & II
 Pegawai Seksi Undang-
Bil Proses Kerja Yang Undang
Diluluskan Peraturan

5. Mengisi butir Baucer Bayaran

a. Pilihan kod pindah catat ( EFT / CEK )
b. Simpan
c. Perakuan I & II

6. Semua Penyata Tuntutan dan dokumen-dokumen

berkaitan seperti bil hotel, bil dobi, surat
jemputan, salinan akaun bank, surat akaun bank,
resit pembayaran dan lain-lain hendaklah
disahkan oleh Pengetua.

7. a) Pembayaran melalui EFT terima terus

dalam akaun bank.
b) Pembayaran bukan EFT melalui
cek.Terima cek pembayaran Rekod
butiran cek dalam daftar cek.

8. Edarkan cek kepada penerima.

9. Penyata dan dokumen-dokumen berkenaan

di failkan.
 TATACARA
DAFTAR BAYARAN
DAN
BAUCAR BAYARAN
1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk menyediakan baucar bayaran dengan invois tanpa
pesanan tempatan / tuntutan perjalanan / gaji / panjar wang runcit akhir di dalam sistem
eSPKB yang perlu melalui proses berikut :

1.1 peringkat daftar bayaran

1.2 peringkat baucar bayaran

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagai proses pembayaran tanpa pesanan tempatan .

3.0 SINGKATAN

AGO - Pejabat Perakaunan

BB - Baucar Bayaran
DB - Daftar Bayaran
DCS - Sistem Kawalan Data (Data Control System)
eSPKB - Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik
PTJ - Pusat Tanggungjawab
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

PERINGKAT DAFTAR
Mula
BAYARAN

1. Terima permohonan Pegawai Penyedia

pembayaran Terima
bekalan/perkhidmatan/kerj dokumen
a
2. Pegawai Penyedia
Sediakan DB.Hantar
dokumen kepada Pegawai Sedia DB
Perakuan 1.
3. Pegawai Perakuan Ubah/Hapus
Semak ketetapan data dan I
buat perakuan 1. Jika tidak
maklumkan dan hantar Perakuan
dokumen kepada Pegawai I
Tidak
Penyedia.
4. Pegawai Perakuan Ya
Semak ketetapan data dan II
buat perakuan II. Jika
tidak, maklumkan kepada Perakuan
Pegawai Perakuan I dan Tidak II
hantar dokumen kepada Ya
Pegawai Penyedia
5. Pegawai
Pastikan transaksi telah Penyedia / Semak Laporan
dikemaskini oleh sistem Pegawai Perakuan
melalui skrin Laporan I & II
Harian BV381.Jika perlu
rujuk Laporan Pilihan
BV341/BV342.
A
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

A
PERINGKAT BAUCAR
BAYARAN

6 Terima dokumen daftar Pegawai Penyedia Terima

bayaran dari Pegawai Perakuan dokumen
II daftar bayaran.

7. Sedia BB. Hantar dokumen Pegawai Penyedia

kepada Pegawai Perakuan I. Sedia BB

Semak ketepatan data dan buat Ubah/Hapus

8. Pegawai Perakuan
perakuan I. Jika tidak 1
maklumkan dan hantar Perakuan
dokumen kepada Pegawai Tidak
I
Penyedia.
Ya
9. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan
perakuan II. Jika tidak, II
maklumkan kepada Pegawai Perakuan
Perakuan I dan hantar Tidak II
dokumen kepada Pegawai Ya
Penyedia.

10. Cetak baucar bayaran dan Pegawai Penyedia Cetak dan failkan
senarai semak. Failkan
dokumen.

11. Pastikan transaksi telah Pegawai

dikemaskini oleh sistem Penyedia/Pegawai
melalui skrin Laporan Harian- Perakuan I / II
BV352.Cetak BV381 dan
BV340 Semak Laporan

Tamat
 PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN
TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk menyediakan baucar bayaran dengan pesanan tempatan di
dalam sistem eSPKB yang melalui proses berikut :

1.1 peringkat nota minta

1.2 peringkat pesanan tempatan
1.3 pesanan tempatan dengan pindaan
1.4 peringkat daftar bayaran
1.5 peringkat baucar bayaran

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan bagi permohonan membeli sesuatu bekalan / perkhidmatan/ kerja
sehingga peringkat pembayaran.

3.0 SINGKATAN

AGO - Pejabat Perakaunan

BB - Baucar Bayaran
DB - Daftar Bayaran
DCS - Sistem Kawalan Data (Data Control System)
eSPKB - Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik
NM - Nota Minta
PT - Pesanan Tempatan
PTJ - Pusat Tanggungjawab
 PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN
TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Mula
PERINGKAT NOTA
MINTA
Terima
1. Terima permohonan pembelian Pegawai Penyedia permohonan
bekalan/perkhidmatan/kerja.

2. Sediakan nota minta. Hantar Pegawai Penyedia

dokumen kepada Pegawai Sedia nota minta
Perakuan I.
Ubah/Hapus
3. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan
perakuan I. Jika tidak Tidak
1 Perakuan
maklumkan dan hantar I
dokumen kepada Pegawai
Penyedia. Ya

4. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan

perakuan II. Jika tidak, II Perakuan
maklumkan kepada Pegawai Tidak II
Perakuan I dan hantar Ya
dokumen kepada Pegawai
Penyedia.

5. Cetak NM untuk dikemukakan Pegawai Penyedia

kepada Pegawai Penyedia PT.
Cetak
6. Pastikan transaksi telah Pegawai
dikemaskini oleh sistem Penyedia/Pegawai
melalui skrin Laporan Harian- Perakuan I / II
BV381.
Semak Laporan

A
 PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN
TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

PERINGKAT PESANAN A
TEMPATAN

7. Terima nota minta yang telah

Pegawai Penyedia Terima NM
dicetak

8. Semak pindaan pada nota Pegawai Penyedia

minta. Jika ada, terus ke proses
D. Pindaan
Ya
9. Sedia PT.Hantar dokumen Pegawai Perakuan D Tidak
kepada Pegawai Perakuan 1. 1
Sedia PT
10. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan
perakuan I. Jika tidak, II Ubah/Hapus
maklumkan dan hantar
dokumen kepada Pegawai
Penyedia. Perakuan
Tidak I
11. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan
perakuan II. Jika tidak, II Ya
maklumkan kepada Pegawai
Perakuan I dan hantar Perakuan
dokumen kepada Pegawai Tidak 11
Penyedia.
Ya
12. Cetak 3 salinan ,cop dan
dapatkan tandatangan Pegawai Pegawai Penyedia
Perakuan II atas PT. Cetak
- 2 salinan untuk
Pembekal
- 1 salinan untuk PTJ
Mohon

13. Pegawai Semak Laporan

Pastikan transaksi telah
dikemaskini oleh sistem Penyedia/Pegawai
melalui skrin Laporan Harian- Perakuan I / II
BV381. B
 PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN
TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Terima dan
PERINGKAT DAFTAR cop
BAYARAN

14. Terima dokumen dan cop Pegawai Penyedia Semak

tarikh terima

15. Semak dokumen mengikut Pegawai Penyedia Tidak

prosedur kewangan yang
berkuatkuasa.
Sedia DB
16. Sedia DB. Hantar dokumen Pegawai Penyedia
kepada Pegawai Perakuan 1.
Ubah/Hapus
17. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan
perakuan I. Jika tidak, I Perakuan
maklumkan dan hantar Tidak I
dokumen kepada Pegawai
Penyedia.
Ya
18. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan
perakuan II. Jika tidak, II
maklumkan kepada Pegawai
Perakuan
Perakuan I dan hantar
dokumen kepada Pegawai Tidak 11
Penyedia.
Ya
19. Pastikan transaksi telah Pegawai Penyedia/
dikemaskini oleh sistem Pegawai Perakuan
melalui skrin Laporan Harian- I / II Semak Laporan
BV381.

C
 PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN
TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Terima
PERINGKAT BAUCAR dokumen
BAYARAN

Terima dokumen dari Pegawai Pegawai Penyedia

20. Perakuan II daftar bayaran Sedia BB

Sedia BB. Hantar dokumen

21. kepada Pegawai Perakuan I. Pegawai Penyedia Ubah/Hapus

Semak ketepatan data dan buat Perakuan

22. perakuan I. Jika tidak, Pegawai Perakuan Tidak I
maklumkan dan hantar I
dokumen kepada Pegawai
Penyedia..

Semak ketepatan data dan buat Perakuan

23. Pegawai Perakuan Tidak 11
perakuan II. Jika tidak,
maklumkan kepada Pegawai II
Perakuan I dan hantar
dokumen kepada Pegawai Ya
Penyedia.
Pegawai Penyedia Cetak
Cetak Senarai Semak dan
24. baucar bayaran.Failkan
dokumen.

Pastikan transaksi telah Pegawai

25. dikemaskini oleh sistem Penyedia /Pegawai
melalui skrin Laporan Harian- Perakuan I/II
BV381.Cetak BV381 dan Semak Laporan
BV340

Tamat
 PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN
TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

D
PERINGKAT PESANAN
TEMPATAN DENGAN
PINDAAN
Terima maklumbalas
dan NM
7. Terima maklumbalas Pegawai Penyedia
berkenaan dengan pindaan
beserta NM yang telah
diluluskan.
Sedia PT
8. Sedia PT dengan pindaan. Pegawai Penyedia
Hantar dokumen kepada
Pegawai Perakuan I. Ubah/Hapus

9. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan Perakuan

perakuan I. Jika tidak, Tidak
I I
maklumkan dan hantar
dokumen kepada Pegawai Ya
Penyedia.
Perakuan
10. Semak ketetapan data dan buat Pegawai Perakuan Tidak 11
perakuan II. Jika tidak, II
maklumkan kepada Pegawai
Perakuan I dan hantar Ya
dokumen kepada Pegawai
Penyedia.

Cetak 3 salinan, cop dan Pegawai Penyedia

11. dapatkan tandatangan Pegawai Cetak
Perakuan II atas PT.
– 2 salinan untuk
pembekal Ya
- 1 salinan untuk PTJ
Mohon Semak Laporan
Pastikan transaksi telah Pegawai Penyedia/
12. dikemaskini oleh sistem Pegawai Perakuan
melalui skrin Laporan Harian- I / II
BV381. B
MAKLUMAT
PEMBEKAL
 PROSES PEWUJUDAN DAN PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PEMBEKAL

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk mewujud dan mengemaskini maklumat pembekal yang
digunakan di dalam sistem eSPKB.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi memastikan maklumat pembekal telah wujud dan dikemaskini
dalam pangkalan data eSPKB.

3.0 SINGKATAN

AGO - Pejabat Perakaunan

eSPKB - Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik
PTJ - Pusat Tanggungjawab
PT - Pesanan Tempatan
EFT - Electronic Fund Transfer (Pembayaran Secara Elektronik)

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1. Terima permohonan untuk Pegawai Penyedia Mula
mewujud / mengubah
maklumat pembekal
melalui borang JANM06 Terima
permohonan
2. Wujudkan / kemaskini Pegawai
maklumat pembekal Penyedia/Pegawai
Perakuan II Wujud/ kemaskini
maklumat
3. Failkan borang JANM06 Pegawai Penyedia pembekal

Failkan borang
JANM06

Tamat
 BORANG JANM06
(Pindaan No. 0/1 Ogos 2003)

BORANG PERMOHONAN PENGWUJUDAN/UBAH MAKLUMAT PEMBEKAL SISTEM eSPKB

Kepada : (alamat Pejabat Perakaunan / PTJ) Daripada : (nama PTJ/Pusat Kos)

No. Faks : No. Telefon :

* * No Nama Pembekal Alamat Pembekal No. No. No. eMail No. Daftar No. Daftar
Pembekal Rujukan Telefon Faks Telex Perniagaan Daftar Tamat
Kem.
Kew.

* untuk diisi oleh Pejabat Perakaunan / PTJ yang mewujudkan maklumat pembekal

TANDATANGAN : …………………………………………………..

NMA : …………………………………………………...

JAWATAN : …………………………………………………..

Sila gunakan HURUF BESAR semasa mengisi borang

MAKLUMAT
PENERIMA
INDIVIDU
 PROSES PEWUJUDAN DAN PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PENERIMA
BAYARAN PERSEORANGAN / INDIVIDU

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk mewujudkan dan mengemaskini maklumat penerima bayaran
perseorangan / individu di dalam sistem eSPKB

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi memastikan maklumat penerima bayaran perseorangan / individu
dalam PTJ telah wujud dan kemaskini dalam pengakalan data sistem eSPKB.

3.0 SINGKATAN

AGO - Pejabat Perakaunan

DBA - Pentadbir Pangkalan Data (Database Administrator)
eSPKB - Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik
PAY - Pusat Tanggungjawab
EFT - Elektronik Fund Transfer (Pembayaran Secara Elektronik)

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1. Terima permohonan untuk Pegawai Penyedia Mula

mewujud / mengubah
maklumat penerima
bayaran Terima
perseorangan/individu permohonan
melalui borang JANM07

2. Wujudkan / kemaskini Pegawai

maklumat penerima Penyedia/Pegawai Wujud/ kemaskini
bayaran Perakuan II maklumat penerima
perseorangan/individu bayaraan

3. Failkan borang JANM07 Pegawai Penyedia

Failkan borang
JANM07

Tamat
 SENARAI TUGAS

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR RENDAH

GRED : N11
NAMA :

- Bertanggungjawab kepada Pengetua, Penolong Kanan Satu, Penolong Kanan HEM, Penolong
kanan Koku, Ketua-ketua Bidang dan Ketua Pembantu Tadbir dan Pembantu Tadbir N9.

Senarai Tugas :

1. Merekod surat keluar dan menyelenggara daftar stem pos.

2. Membuat pesanan pembelian stem pos apabila perlu
3. Menyediakan dan membuat baucar melalui sistem eSPKB bagi tuntutan perjalanan dan
lain-lain elaun.
4. Menyemak Tuntutan Elaun POL dan membuat baucar.
5. Merekod dan menyediakan Penyata pendapatan dan Borang EC setiap pegawai dan
kakitangan untuk Lembaga Hasil Dalam Negeri Borang E (Lembaga Hasil Dalam Negeri)
pada selewat-lewatnya bulan Mac setiap tahun.
6. Memastikan semua laporan-laporan yang diterima dari Jabatan Akauntan Negara
disimpan dan difailkan ke dalam fail yang khas.
7. Merekod setiap cek-cek tuntutan yang diterima daripada AG ke dalam buku rekod cek.
8. Menaip sijil berhenti pelajar, surat akuan pelajar, surat pengesahan majikan,borang tukar
sekolah pelajar.
9. Memastikan keadaan komputer dan mesin taip manual dalam keadaan baik setiap hari.
10. Menyediakan dan menaip surat-surat iringan “Cover Letter” untuk dihantar.
11. Lain-lain tugas yang diarah oleh Pengetua dan pegawai atasan dari masa ke semasa.
 PESANAN PEMBELIAN STEM

1. Memastikan supaya bekalan stem cukup.

2. Buat pesanan melalui Pembantu Tadbir melalui baucar
bayaran.
3. Beli stem mengikut beklan yang mencukupi/diperlukan.
4. Rekod stok stem dalam buku Daftar keluar.

PROSES KERJA BAGI PESANAN PEMBELIAN STEM

 Pegawai Yang Seksi Undang-
Bil Proses Kerja
Diluluskan undang Peraturan

1. Memastikan stok stem mencukupi

Pengetua
2. Membuat pesanan mengikut keperluan

Ketua Pembantu
Pesanan hendaklah dibuat melalui
3. Tadbir
Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir akan menyediakan

4. baucar bayaran, L.O dan cek kepada POS
Malaysia Berhad

5. Daftar stok stem dalam buku Daftar surat

NORMA KERJA : PESANAN PEMBELIAN STEM

Bil Jenis Kerja Masa Jumlah Unit Yang

 Boleh Dijalankan
Diambil
Dalam Seminggu

1. Membuat pesanan stem

Pembantu tadbir membuat baucar bayaran dan

2. 30 minit Jika diperlukan
membuat cek

3. Daftar surat menyurat keluar 30 minit

4. Rekod stem 30 minit

CARTA ALIRAN – PESANAN PEMBELIAN STEM

Pastikan stem mencukupi

Pesanan mengikut keperluan

Serahkan kepada Pembantu Tadbir bilangan Yang

diperlukan

Membuat baucar bayaran L.O dan cek

Beli stem di Pejabat POS

Rekod stok stem dalam buku Daftar surat keluar