Manual de Procedimientos Cobranza 15.11.14 PDF

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA COBRANZA 15/11/2014
ASOCIACION ECOLOGICA LAS BAHIAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS DE
COBRANZA PARA LOS CONDOMINIOS ECOLOGICOS
LAS BAHIAS
ELABORADO POR: PATRICIA E. RAMOS CANO

JEFATURA DE COBRANZAS
AUTORIZADO POR: ASOCIACION ECOLOGICA LAS

BAHIAS
AUTOR: PATRICIA E. RAMOS CANO

INDICE
1. INTRODUCCION
2. OBJETIVO
3. POLITICAS
4. DESCRIPCION DE LOS CONCEPTOS DE COBRO
4.1.
CUOTA ORDINARIA
4.2.
CUOTA EXTRAORDINARIA
4.3.
AGUA
4.4.
MEMBRESIA
4.5.
CASA
4.6.
MORA
5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZA
5.1.
PROCEDIMIENTO DE GENERACION DE CUOTAS EN EL SISTEMA GRAN TINAJAS 10
5.2.
PROCEDIMIENTO DE CANCELACION DE CUOTAS POR APLICACIN DE PAGOS
10
5.3.
PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE RECIBOS DE CANCELACION
11
5.4.
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTRO DE INGRESOS POR

COBRANZA
11
5.5.
PROCEMIENTO COBRO CUOTA EXTRAORDINARIA
12
5.6.
PROCEDIMIENTO PARA COBRANZA ASOCIADOS MOROSOS
13
5.7.
PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACION DE DEPOSITOS ANONIMOS
13
6. ANEXOS
14
6.1. ANEXO 1: MODELO RECIBO CANCELACION CUOTA ORDINARIA
15
6.2. ANEXO 2: MODELO RECIBO CANCELACION CUOTA EXTRAORDINARIA
16
6.3. ANEXO 3: MODELO RECIBO CANCELACION INCORPORACION
17
6.4. ANEXO 4: MODELO CARTA AVISO COBRANZA
19
6.5. ANEXO 5: MODELO CUADRO SEGUIMIENTO ENVIO DE CARTAS DE COBRANZA
20
6.6. ANEXO 6: MODELO PRIMERA CARTA NOTARIAL
22
6.7. ANEZO 7: MODELO SEGUNDA CARTA NOTARIAL
24
1. INTRODUCCION
El presente Manual de Polticas y Procedimientos ha sido elaborado con el
propsito de brindar informacin en forma clara y precisa sobre los procesos
internos que actualmente se realizan en los Condominios Ecolgicos Las
Bahas para llevar a cabo la cobranza de las cuotas ordinarias,
extraordinarias, financiaciones de membresas, entre otros de una manera
oportuna. Llevando control y registro de las cuentas y saldos de cada uno de
los Asociados para otorgar informacin oportuna y transparente sobre los
estados de cuenta con la Asociacin.
2. OBJETIVO
Entregar oportunamente va web a cada uno de los asociados Estados de

Cuenta fidedignos que permitan agilizar el proceso de la cobranza y el
registro de los pagos, minimizando as el ndice de morosidad para lograr la
reduccin de la cartera pesada a travs de la satisfaccin y fidelizacin del
cliente - Asociado.
3. POLITICAS DE LA ASOCIACION:
3.1. Toda comunicacin de los Asociados que contengan malestar, criticas, descontentos
y/o consultas concernientes a otras reas sern trasmitidas al Directorio Cobranzas

en el acto.
3.2. Los Conceptos actuales de cobro a los asociados son 6:
Cuota
Ordinaria
Cuota
Membresa
Extraordinaria
Casa
Mora
Agua
3.3. Para que se realice el cobro de la cuota ordinaria a un asociado su rea de uso
exclusivo deber contar necesariamente con el cerco vivo.

3.4. El vencimiento de la Cuota ordinaria es el 05 de cada mes y el asociado tiene de
plazo hasta el ltimo da del mes en curso para realizar el pago, de no realizarlo
incurre en falta con la Asociacin generndole un incremento de $ 10.00 de mora
por mes vencido.
3.5. Toda deuda por cualquier concepto estar afecta a una mora de $10.00 mensuales
por cargos de cobranza, en cuanto a las casas y/o membresas financiadas que
incurren en morosidad adicionalmente se les cobrara el 1% de inters mensual sobre
el importe adeudado a ms de 30 das.
3.6. Segn el Estatuto el no pago de 5 cuotas de mantenimiento o extraordinarias
consecutivas significan renuncia expresa a la membresa considerndole expulsado

de la Asociacin.
Articulo 9, inciso b del estatuto de la asociacin: Por falta de pago de sus cuotas mensuales, cuotas
extraordinarias o de una de las cuotas provenientes del fraccionamiento de la cuota extraordinaria
durante cinco (5) meses. Verificado el incumplimiento en el pago de las cuotas antes mencionadas,
el presidente del Consejo Directivo le comunicar al Asociado de este hecho para que cancele sus
cuotas dentro de un plazo no mayor de 5 das naturales. Vencido tal plazo, el presidente del Consejo
Directivo, por conducto notarial le comunicar al asociado su separacin de La Asociacin, hecho
que constar en el libro padrn de asociados.
3.7. Con periodicidad quincenal se debe enviar al rea de tesorera el reporte de lo
cobrado por los diferentes conceptos detallando del nombre del asociado, el rea y
condominio al cual pertenece, adems del nmero de operacin, fecha y banco en el
cual se realiz para el cruce de informacin y conciliacin bancaria.
3.8. Presentar un estado situacional mensual que refleje un comparativo entre lo real
cobrado y lo que se debi cobrar segn el sistema para medir la eficacia del rea.

3.9. Toda comunicacin con el asociado ya sea queja, acuerdos, pagos, fraccionamientos
u otros debe ser ingresado a la bitcora del sistema web para que los colaboradores
de las distintas reas comprometidas compartan la informacin de los ltimos
acontecimientos con los asociados y como ayuda memoria al rea.
3.10. El rea de Tesorera Mantenimiento debe enviar mensualmente la relacin de
los asociados a los que no se debe cobrar Cuota Ordinaria porque su casa se
encuentra en construccin, en caso no la enve se sobrentiende que continua en
vigencia la anterior. La Cuota Extraordinaria deber estar cancelada antes de la
entrega de la casa.
3.11. Todo contrato documento original de los asociados de todos los condominios,
suites y otros deben estar bajo custodia del rea de Cobranzas.
3.12. Cuando un asociado desea transferir su rea de uso exclusivo debe estar al da con
todas las cuotas de la Asociacin y pagar la suma de $ 4,000.00 a la cuenta de la
Asociacin por concepto de cuota de transferencia. En el caso del Condominio Bahas
2 por acuerdo de Asamblea realizada el 09/03/2013 este importe es de $ 1,000.00
3.13. El precio mnimo para la venta de un rea recuperada por expulsin de un
asociado moroso es el total de la deuda ms la comisin de cobranzas ms el 5%
por gastos administrativos.
3.14. El rea Comercial deber comunicar oportunamente al rea de Cobranzas la
relacin de las transferencias de reas mes a mes y las generales de ley de los nuevos
asociados para la gestin de cobranza.
3.15. A los asociados que no se les ubique para la gestin de cobranzas en los domicilios
consignados a la Asociacin al momento de su Incorporacin, ya sea en contratos o
libros padrn, se le enviaran las cartas notariales a esta direccin brindada a la
asociacin. Para curarnos en salud se pondrn avisos en el peridico consignando
que se comuniquen con la asociacin.
3.16. Acciones club central: Cada Condominio tiene su propio club pero para que un
asociado pueda acceder al club central debe compara una accin, en el caso de La
Isla la mayora de asociados no tiene acciones para hacer uso del Club Central.
Cuando son socios de la Asociacin el precio de la accin es distinta a un nuevo que
quiera acceder el Club.
3. DESCRIPCION DE LOS CONCEPTOS DE COBRO
4.1. La Cuota Ordinaria es la cuota de mantenimiento que involucra los gastos generales
del mes en los siguientes rubros: Servicio de Administracin General del condominio,
uso exclusivo de la casa club del condominio, mantenimiento del Club House del
condominio, reas comunes, riego y mantenimiento del cerco vivo, bosques, parques
y jardines de uso comn, seguridad dentro del condominio las 24 horas del da, sueldo
personal de limpieza, jardinera y mantenimiento, abastecimiento de agua de reas
comunes.

Costo: CO en el tiempo
$ 35.00 Valor Inicial

$ 50.00 2010 a Dic 2011
Desde Enero 2012 a
$ 75.00 Enero 2013
Desde Febrero 2013 a la
$ 95.00 actualidad
4.2. Cuota Extraordinaria: Incluye lo siguiente: Instalacin de servicios, biodigestor
(sistema desage), red de agua, medidor agua, instalacin de paneles en el caso de
los condominios Bahas 1, Bahas 2, Bahas Central, Bahas 3 y ampliacin Bahas 1. En
el caso del Condominio La Isla funciona por estaciones solares.
4.3. Agua: Incluye el consumo de la casa y el riego del jardn interno de la casa. A partir de
Abril del 2014 se procedi a cobrar el consumo del agua que se registra
mensualmente en los medidores de cada rea, el costo por m3 es de $ 4.00. Estos
importes se deben comunicar al asociado mes a mes al detalle y el consumo total se
registrara en sus Estados de Cuenta.
4.4. Membresa: Es el costo de Incorporacin a la Asociacin y el valor del rea de uso
exclusivo, esta puede ser pagada al contado o financiada a cuotas. Cuando las cuotas
de financiamiento exceden a 6 se genera un costo de inters del 12% anual, 1 %
mensual de modo que si un asociado incurriera en morosidad en el clculo de su
refinanciacin se deber incluir los intereses generados por los meses transcurridos
sin pago. En el sistema es la sumatoria de: Letra Incorporacin, Cuota inicial, Accin
Inmobiliaria, Club.
4.5. Casa: Se da cuando el asociado adquiere la membresa del rea de uso exclusivo con
el financiamiento de la construccin de una casa. En el sistema es la sumatoria de:
Letra Incorporacin, Cuota inicial, Accin Inmobiliaria, Club y adicionalmente el
usufructo, bungalow o una cuota adicional a la construccin pactada con Desarrollos
Las Bahas SAC
4.6. Mora: La impuntualidad en el pago de cualquiera de los conceptos de cobranza genera
un recargo mensual de $ 10.00 por mes vencido a la cuota principal, a esto en la
Asociacin se le denomina mora y rige a partir del da siguiente al vencimiento de la
obligacin generada.

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZA

5.1. PROCEDIMIENTO DE GENERACION DE CUOTAS EN EL SISTEMA
a. La generacin de cuotas en el sistema Gran tinajas puede ser de manera masiva
(colectiva) para todos los asociados dentro de un condominio o en forma particular, es
decir, asociado por asociado.
b.
El primer caso se da cuando se quiere generar la cuota del mes a todo el condominio.
El procedimiento es: Administracin, procesos, carga de cuotas, a continuacin se
selecciona el mes al cual corresponde la cuota masiva, se consigna aplicar a todos, se
selecciona el cdigo de servicio (concepto de la cuota), el tipo de moneda, el importe y
se finaliza con aceptar.
c. El segundo caso se hace necesario cuando por ejemplo existen asociados exonerados
del pago de cuota ordinaria, tambin cuando ya se le haba generado la cuota debido a
un pago adelantado de todo el ao, cuando transfiere la membresa y por ende se le
debe generar la cuota a un asociado distinto. Cuando se requiere anular cuotas mal
generadas o que no correspondan, entre otros.
d. Para generar las cuotas en el sistema Web de manera particular se sigue el siguiente
procedimiento: Administracin, procesos, carga de cuotas, aparece una venta que es
para carga masiva por lo que se hace click en cancelar, a continuacin se selecciona al
asociado en particular por nombre o rea, si la cuota esta generada en esta pgina se
tiene la opcin de cambiar los importes ingresando al nombre del asociado, agregar
servicio, o eliminar la cuota. De la misma forma que el procedimiento anterior se
selecciona el cdigo de servicio (concepto de la cuota), el tipo de moneda, el importe y
se finaliza con aceptar.
5.2. PROCEDIMIENTO DE CANCELACION DE CUOTAS POR APLICACIN DE
PAGOS SISTEMA GRAN TINAJAS
a. En el caso de las Cuotas Ordinarias estas irn en paralelo con las moras
correspondientes de modo que no se pueda acceder al pago de la Cuota Ordinaria sin
amortizar la mora, se pagara primero la cuota ms antigua.
b. Con respecto a la mora de no recibir el pago de la Cuota Ordinaria dentro del mes
correspondiente a partir del primer da del mes siguiente automticamente se le debe
generar un recargo de $ 10.00 por cuota vencida.
c. En el sistema Gran Tinajas se tiene opcin a cancelar las cuotas por concepto de
mantenimiento, mora y agua. El procedimiento es: Administracin, registro de
cobranza, elegir al asociado en cuestin, ingresar a su estado de cuotas pendientes,
elegir la cuota y el concepto a pagar, dar click a pagar, consignar nmero de
operacin, banco y fecha de pago y por ultimo grabar.
d. Si se consigna un error en el nmero de operacin, o el importe se tiene la opcin de
anular la operacin de pago realizada ingresando a la derecha donde dice anular
10

recibo y accin finaliza con aceptar. Al realizar este procedimiento la cuota vuelve a
estar pendiente de pago para aplicar nuevamente la operacin que le corresponda.
5.3. PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE RECIBOS DE CANCELACION
a.
Una vez confirmado que el abono de los asociados figure en el estado de cuenta de la
Asociacin el rea de Cobranzas deber generar los recibos pertinentes a la
cancelacin de sus cuotas y remitirlos a los asociados va mail.
b.
En el caso de los recibos por conceptos de Cuota ordinaria estos tendrn periodicidad
semestral y se entregaran al asociado a la cancelacin de cada semestral consignando
como numeracin el correlativo del ao y periodo al cual corresponde segn
condominio y como fecha del recibo la misma en que cancela la totalidad de la ltima
cuota del semestre pudiendo efectuarse el pago por adelantado o con retraso. (ver
modelo Anexo 1).
c.
En el caso de los recibos por concepto de pago de cuota extraordinaria estos pueden
ser parciales segn el financiamiento que tenga el asociado consignando como
numeracin el correlativo del ao y periodo al cual corresponde segn condominio y
como fecha del recibo la misma en que cancela. Al final se har un recibo de
cancelacin de la totalidad de la Cuota Extraordinaria. (ver modelo Anexo 2).
d.
En el caso de los recibos por cancelacin de Incorporacin y/o membresa se deber

coordinar con las reas legal, tesorera y Comercial para confirmar la cancelacin total
del asociado. Estos recibos se entregan una sola vez y necesita los vistos y sellos de las
reas mencionadas para que tenga valor. (ver modelo Anexo 3).
5.4. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y REGISTRO DE INGRESOS POR
COBRANZA
a. Los abonos realizados por los asociados diariamente provienen de diversas fuentes
como pueden ser los estados de cuenta bancarios, el registro de los ltimos
movimientos de las diversas cuentas de la Asociacin, los pagos dictados
telefnicamente y los Boucher enviados por correo o fsicamente a cobranzas.
b. La fuente principal es el correo electrnico de cobranzas porque a travs de este se
recaba la mayor informacin.
c. Una vez obtenida la informacin esta deber ser registrada y trasladada en un reporte
diario al rea de tesorera para el registro en el sistema Web de los pagos por
concepto de Cuota Extraordinaria, membresa, casa, entre otros.
d. Este reporte debe reflejar de manera clara cada uno de los conceptos de pago con su
fecha de abono, numero de operacin, banco al que ingreso el efectivo, si la cuota
11

pagada es la vigente, vencida a 30, 60 o ms de 60 das, o si se trata de un pago
adelantado.
e. Estos datos se acumulan de manera quincenal generando un reporte que se enva con
copia a la administracin los 15 y 30 de cada mes, separndose en un cuadro lo
ingresado en la cuenta que corresponden al mes actual, en otro cuadro los que falto
registrar del mes anterior y en un ltimo cuadro los annimos identificados en la
gestin.
f.
Al termino del mes se consolida la informacin en un Informe Gerencial que contendr

cada una de las acciones de cobranza y su resultado acumulado de los meses
anteriores, el cual refleja el comportamiento anual y promedio mensual de los temas
de inters.
5.5. PROCEDIMIENTO COBRO DE CUOTA EXTRAORDINARIA
a. Cuando el asociado haya fraccionado la construccin de su casa el pago de la Cuota

Extraordinaria deber ser al contado antes de la entrega de la misma.
b. Para las reas sin casas hay 2 opciones: Si pertenece a un Condominio terminado
como en el caso de Bahas 1, se puede financiar hasta en 10 cuotas, cuando es un
Condominio en proceso de construccin dar un plazo de meses sin cobrar y luego
financiarlo.
5.6. PROCEDIMIENTO PARA COBRANZA ASOCIADOS MOROSOS
Luego de haber agotado la va ordinaria de las cobranzas haciendo seguimiento va mail y
llamadas telefnicas, no teniendo respuesta positiva de intencin de pago de los asociados
y habiendo incurrido estos en falta segn Estatutos de la Asociacin por mantener 5
cuotas impagas por concepto de ordinaria o extraordinaria se procede a la gestin de
cobranzas de morosos que consiste en lo siguiente:
a. Envo de la Primera carta de aviso previo a la notarial firmada el Gerente de
Cobranzas (ver modelo Anexo 4). Luego de la recepcin de este documento en fsico en su
domicilio el asociado tiene 15 das de plazo para realizar el pago total de su deuda o
negociar un fraccionamiento.
Inmediatamente el rea de Cobranzas inicia un seguimiento registrado en un cuadro
de llamadas, correos y acuerdos con los involucrados. (Ver modelo Anexo 5).
b. Si el asociado no da respuesta positiva pagando su deuda en el plazo estipulado se le
enva la segunda carta conocida como Primera carta notarial ser firmada por
Gustavo Palomino como Secretario de la Asociacin. (ver modelo Anexo 6). Luego de la
recepcin de este documento en fsico en su domicilio el asociado tiene 15 das de
plazo para realizar el pago total de su deuda o negociar un fraccionamiento.
12

Inmediatamente el rea de Cobranzas inicia un seguimiento registrado en un cuadro
de llamadas, correos y acuerdos con los involucrados
c. La tercera carta tambin conocida como la Segunda carta notarial y de expulsin es
la que firma el seor Racso Miro Quesada Vegas como Presidente de la Asociacin
conjuntamente con Gustavo Palomino Milla en su calidad de Secretario de la
Asociacin. (ver modelo Anexo 7). Si el asociado moroso paga la deuda se da por
concluido el proceso y se le devuelve la calidad de asociado hbil.
d. Si el asociado tiene ms de un rea y muestra inters en recuperarlas deber pagar
una cuota de reincorporacin de $ 3,000.00 por rea de uso exclusivo adicional al
pago del total de su deuda. En este caso el rea Comercial Legal le debe generar
nuevamente los Contratos y Certificado de Incorporacin por las reas
comprometidas.
e. Si el asociado no paga la deuda esta expulsin deber ser ratificada en la Asamblea
para lo cual el rea de Cobranzas debe trasladar el listado de los asociados expulsados.
Despus de que la asamblea acepte la expulsin se publica en el diario El Peruano y se
le enva una ltima carta notarial ratificando su expulsin de la Asociacin y liberacin
de su rea de uso exclusivo para venta.
5.7. PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACION DE DEPOSITOS ANONIMOS
Todo pago de los asociados que se encuentra registrado en el sistema por haber ingresado los
abonos a las cuentas de la Asociacin en aos anteriores o en el ao actual que el rea de
Tesorera no sabe a qu asociado aplicarle el pago por no estar identificado con algn dato
en el Boucher se van a catalogar como depsitos annimos.
La forma como el rea de Cobranzas va a identificar a quien corresponde estos pagos es
mediante el seguimiento de estado de cuentas, correos, llamadas, reuniones con los
asociados, recepcin y verificacin de Boucher entre otros.
Cuando el asociado enva fsica o electrnicamente los Boucher estos se revisan en el sistema
web para ver si se aplicaron a su estado de cuenta, de no ser as, deben estar consignados en
la lista de annimos.
Una vez identificado se aplicara este pago annimo amortizando la deuda que se refleje en el
estado de cuenta del asociado en mencin y se retirara de la lista por identificar.
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6. ANEXOS
14
6.1.
ANEXO 1: MODELO RECIBO CUOTA ORDINARIA
BI-CO-001-2014
RECIBO
Por el presente recibo la ASOCIACIN ECOLGICA LAS BAHAS DE BICHO
PRIETO con RUC 20519092833 e inscrita en los Registros Pblicos en la Partida No.
12145138, ha recibido del Sr. XXXXXXXXXXX
identificado con DNI Nro.
XXXXXXX, la cantidad de US$ 570.00 (QUINIENTOS SETENTA y 00/100 Dlares

Americanos), correspondiente a la cancelacin del primer semestre (Enero 2014 a Junio
2014) de la Cuota de Mantenimiento del rea de Uso Exclusivo Nro. XXX, ubicada
dentro de la Sede Social.
Lima, 01 de Junio del 2014
GUSTAVO PALOMINO MILLA

ASOC. ECOL. LAS BAHIAS DE BICHO PRIETO 1
SECRETARIO
Av. Ricardo Palma 248, oficina 1102 -Miraflores

Telfonos: 4479252
www.condominiolasbahias.com
15

6.2.
ANEXO 2: MODELO RECIBO CANCELACION CUOTA EXTRAORDINARIA
BI-CE-005-2014
RECIBO
Por el presente recibo la ASOCIACIN ECOLGICA LAS BAHAS DE BICHO
PRIETO con RUC 20519092833 e inscrita en los Registros Pblicos en la Partida No.
12145138, ha recibido del Sr. XXXXXXXXXXX
identificado con DNI Nro.
XXXXXXX, la cantidad de US$ 2500.00 (DOS MIL QUINIENTOS y 00/100 Dlares

Americanos), correspondiente a la cancelacin de la Cuota Extraordinaria del rea de
Uso Exclusivo Nro. XXX, ubicada dentro de la Sede Social.
Lima, 28 de Mayo del 2014
GUSTAVO PALOMINO MILLA

ASOC. ECOL. LAS BAHIAS DE BICHO PRIETO 1
SECRETARIO

Telfonos: 4479252
16

6.3. ANEXO 3: MODELO DE RECIBO DE CANCELACION INCORPORACION
RECIBO
Por el presente recibo, la ASOCIACION ECOLOGICA LAS BAHIAS DE BICHO

PRIETO con RUC 20519092833 e inscrita en los Registros Pblicos en la Partida Nro.
12145138, ha recibido del Sr. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX identificado con DNI
Nro. XXXXXXX, la cantidad de US$ 14,000.00 (Catorce mil y 00/100 dlares
americanos), correspondiente a la cancelacin de su Cuota de Incorporacin por el rea
de Uso Exclusivo Nro. XXXX, ubicada dentro de la Sede Social de la Asociacin.
Lima, 16 de Diciembre del 2014
RACSO GERARDO GUILLERMO MIRO QUESADA

VEGAS
ASOCIACION ECOLOGICA LAS BAHIAS DE BICHO PRIETO 1
PRESIDENTE

Telfonos: 4479252
17

6.4. ANEXO 4: MODELO CARTA DE AVISO DE COBRANZA
Lima, 09 de Setiembre del 2014
CARTA DE AVISO N 001-B3-2014
Seor
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Urb. XXXXXXXXXXXXXXXX
Ate
Ref. rea N xxxx Las Bahas 3
Presente.Estimado Asociado:
Por medio de la presente le informamos que de acuerdo a la revisin de su estado de cuenta
corriente se advierte que a la fecha le adeuda a nuestra asociacin la suma de US$ 3,600 (Tres Mil
Seiscientos y 00 /100 dlares americanos) correspondiente a su cuota de Incorporacin
Como recordara, los estatutos de nuestra asociacin establecen las causales de prdida de la
condicin de asociado y de los derechos que tal condicin concede. Asimismo, conforme al
contrato que suscribi con la asociacin constituye renuncia expresa a la asociacin la falta de
pago por 5 meses de alguna de las Cuotas Ordinarias y por 5 meses de la Cuota Extraordinaria.
Por lo antes expuesto, y en concordancia con nuestros estatutos se le confiere un plazo nico e
improrrogable de 15 das contados a partir de la fecha de recepcin de la presente carta a fin que
cancele el integro de lo adeudado.
Srvase depositar en nuestras cuentas en dlares del BBVA Continental 0011-0160-0100027926; CCI 011160-000100027926-93, Ruc 20521796538, E-mail cobranza@condominiolasbahias.com
Atentamente
18
Fernando Neira Canales
Gerente de Cobranzas
Asociacin Ecolgica Las Bahas de Bricho Prieto 3
Avenida Ricardo Palma 248 Oficina 1102 Miraflores

Telfono: 4479252
Cobranza@condominiolasbahias.com
19
6.5. ANEXO 5: MODELO CUADRO SEGUIMIENTO ENVIO DE CARTAS
N Condominio
Asociado
CO vencida $
CE
Ven
cida
$
Membresa
Mora
N
Cuotas
vencidas
Total
Deuda $
pago
por
carta
deuda
Actual
Fecha
envo
fecha de
pago x
cobranza
975.00
120
1,095
500
595
01.09.14 16.08.14
795
180
975
200
775
01.09.14 22.08.14
480
130
13
610
200
410
01.09.14 22.08.14
2,885
340
40
3,225
3,225
02.09.14
1,710
180
18
1,890
1,890
02.09.14
2,805.14
360
33
3,165.14
3,165.1
02.09.14
1,785
180
20
1,965
1,965
02.09.14
420
420
420
02.09.14
1330
120
15
2,950
2,950
02.09.14
10
2,575
360
29
2,935
2,935
02.09.14
##########
1500
1,50
0.00
1,970.
00
19,230
.14
900.00
18,330.1
4
LEYENDA
SOLICITA FINANCIAMIENTO
CASOS PENDIENTES CORRECCION SISTEMA
ASOCIADOS REINCORPORADOS - ASOC. EN COMUNICACIN CON
COBRANZAS
FINANCIARON DEUDA
AMORTIZARON DEUDA
CANCELARON
20
Obs.

6.6. ANEXO 6: MODELO PRIMERA CARTA NOTARIAL
1 CARTA NOTARIAL N 001-B3-2014
Seor
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Urb. XXXXXXXXXXXXXXXX
Ate
Ref. rea N xxxx Las Bahas 3
Presente.Estimado Asociado:
Por medio de la presente le informamos que de acuerdo a la revisin de su estado de cuenta
corriente se advierte que a la fecha le adeuda a nuestra asociacin la suma de US$ 3,600 (Tres Mil
Seiscientos y 00 /100 dlares americanos) correspondiente a su cuota de Incorporacin
Como recordara, los estatutos de nuestra asociacin establecen las causales de prdida de la
condicin de asociado y de los derechos que tal condicin concede. Asimismo, conforme al
contrato que suscribi con la asociacin constituye renuncia expresa a la asociacin la falta de
pago por 5 meses de alguna de las Cuotas Ordinarias y por 5 meses de la Cuota Extraordinaria.
Por lo antes expuesto, y en concordancia con nuestros estatutos se le confiere un plazo nico e
improrrogable de 15 das contados a partir de la fecha de recepcin de la presente carta a fin que
cancele el integro de lo adeudado.
Srvase depositar en nuestras cuentas en dlares del BBVA Continental 0011-0160-0100027926; CCI 011160-000100027926-93, Ruc 20521796538, E-mail cobranza@condominiolasbahias.com
Atentamente
21
Gustavo Adolfo Palomino Milla
Director Secretario
Asociacin Ecolgica Las Bahas de Bricho Prieto 3
Avenida Ricardo Palma 248 Oficina 1102 Miraflores

Telfono: 4479252
22
6.7. ANEXO 7: MODELO SEGUNDA CARTA NOTARIAL

2 CARTA NOTARIAL N 001-LI -2014
Seora
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Av. Reynaldo de Vivanco 408 Dpto. 002
Santiago de Surco
Ref. rea N XX La Isla
Presente.De nuestra consideracin:

Por medio de la presente, y de conformidad con los Estatutos de nuestra Asociacin debemos
informarle que al no haber cumplido con el pago requerido en la carta notarial cursada a su
domicilio y recepcionada el pasado 14/08/2014 , hemos procedido a retirarlo de nuestro libro
padrn de asociados y por lo tanto ha perdido eficacia jurdica el contrato de Incorporacin y la
constitucin de usufructo respecto al rea de uso exclusivo N 48, ubicada al interior de nuestra
sede social reasumiendo la Asociacin todos los derechos sobre el rea de uso exclusivo en
mencin.
Sin otro particular
Atentamente,
23
Racso Gerardo Miro Quesada Vegas

Director Presidente
Asociacin Ecolgica La Isla
Gustavo Adolfo Palomino Milla
Director Secretario
Asociacin Ecolgica La Isla
Avenida Ricardo Palma 248 oficina 1102 Miraflores

Telfono: 447-9252
24

Manual de Procedimientos Cobranza 15.11.14 PDF

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA COBRANZA 15/11/2014

ASOCIACION ECOLOGICA LAS BAHIAS

ELABORADO POR: PATRICIA E. RAMOS CANO

AUTORIZADO POR: ASOCIACION ECOLOGICA LAS

AUTOR: PATRICIA E. RAMOS CANO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA COBRANZA 15/11/2014

4. DESCRIPCION DE LOS CONCEPTOS DE COBRO

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZA

PROCEDIMIENTO DE GENERACION DE CUOTAS EN EL SISTEMA GRAN TINAJAS 10

PROCEDIMIENTO DE CANCELACION DE CUOTAS POR APLICACIN DE PAGOS

PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE RECIBOS DE CANCELACION

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTRO DE INGRESOS POR

PROCEMIENTO COBRO CUOTA EXTRAORDINARIA

PROCEDIMIENTO PARA COBRANZA ASOCIADOS MOROSOS

PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACION DE DEPOSITOS ANONIMOS

6.1. ANEXO 1: MODELO RECIBO CANCELACION CUOTA ORDINARIA

6.2. ANEXO 2: MODELO RECIBO CANCELACION CUOTA EXTRAORDINARIA

6.3. ANEXO 3: MODELO RECIBO CANCELACION INCORPORACION

AUTOR: PATRICIA E. RAMOS CANO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA COBRANZA 15/11/2014

6.4. ANEXO 4: MODELO CARTA AVISO COBRANZA

6.5. ANEXO 5: MODELO CUADRO SEGUIMIENTO ENVIO DE CARTAS DE COBRANZA

6.6. ANEXO 6: MODELO PRIMERA CARTA NOTARIAL

6.7. ANEZO 7: MODELO SEGUNDA CARTA NOTARIAL

AUTOR: PATRICIA E. RAMOS CANO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA COBRANZA 15/11/2014

AUTOR: PATRICIA E. RAMOS CANO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA COBRANZA 15/11/2014

Entregar oportunamente va web a cada uno de los asociados Estados de

AUTOR: PATRICIA E. RAMOS CANO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA COBRANZA 15/11/2014

y/o consultas concernientes a otras reas sern trasmitidas al Directorio Cobranzas

exclusivo deber contar necesariamente con el cerco vivo.

consecutivas significan renuncia expresa a la membresa considerndole expulsado

3.7. Con periodicidad quincenal se debe enviar al rea de tesorera el reporte de lo

AUTOR: PATRICIA E. RAMOS CANO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA COBRANZA 15/11/2014

AUTOR: PATRICIA E. RAMOS CANO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA COBRANZA 15/11/2014

$ 35.00 Valor Inicial

AUTOR: PATRICIA E. RAMOS CANO

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AUTOR: PATRICIA E. RAMOS CANO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA COBRANZA 15/11/2014

En el caso de los recibos por cancelacin de Incorporacin y/o membresa se deber

AUTOR: PATRICIA E. RAMOS CANO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA COBRANZA 15/11/2014

Al termino del mes se consolida la informacin en un Informe Gerencial que contendr

a. Cuando el asociado haya fraccionado la construccin de su casa el pago de la Cuota

AUTOR: PATRICIA E. RAMOS CANO

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ANEXO 1: MODELO RECIBO CUOTA ORDINARIA

identificado con DNI Nro.

XXXXXXX, la cantidad de US$ 570.00 (QUINIENTOS SETENTA y 00/100 Dlares

Lima, 01 de Junio del 2014

GUSTAVO PALOMINO MILLA

Av. Ricardo Palma 248, oficina 1102 -Miraflores