Tema:

DISEO DE BASE DE DATOS RELACIONAL USANDO MICROSOFT ACCESS

2010.
3.1. Conocer y manipular el entorno de Access 2010
Access 2.0 es una palicacion creada para administrar bases de datos bajo el
ambiente Windows. Entendiendose por base de datos
una coleccin de
informacin (datos) relacionada con un tema particular.
Un sistema administrador de base de datos permitre buscar, organizar y presentar
informacin. Access 2.0 aade herramientas para hacer ms fcil y amiglable esta
tarea.
Entorno de trabajo de Access 2.0
El ambiente o entorno de trabajo de Access 2.0 puede dividirse en dos reas, la
primera de trabajo general, que corresponde al manejo de todo el conjunto de la
base de datos, y la segunda a un nivel especifico, que depende del objeto de la
base de datos sobre el que se est trabajando. A continuacin se describen cada
una de stas.
Entorno general
La ventana principal de Access 2.0 se identifican los sigientes elementos.
La ventana de aplicacin contiene todos los controles, herramientas y objetos de
la apliacin. Las siguientes ordenes permiten tener el control sobre ella

Entorno especifico
Cada uno de los objetos de una base de datos tiene asociada una ventana y
unas barras de herramientas. A continuacin se describen cada uno de los casos.
Los botones de las barras de herramientas se referencian en el apndice de este
libro.

3.2 Crear base de datos en blanco

Access 2.0 almacena todos los objetos de una base de datos en un archivo, es
decir, datos, tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos quedan
relacionados en un solo archivo que tendr como extensin. MDB. El proceso para
crear una nueva base de datos se describe a continuacin:
El men Archivo seleccione la orden Nueva base de datos,
ya sean haciendo clic sobre ella o pulsando simultneamente
las telas Ctrl + N.
. y aparecer el cuadro de dilogo Nuevo base de datos.

En este debe definirse el nombre y la ubicacin del archivo en el que ser

almacenada la nueva base de datos.

Nombre del archivo

En esta rea debe digitarse el nombre del archivo en el que ser almacenada la
base de datos. Este nombre no debe ser ms de ocho caracteres con extensin.
MDB. Es posible seleccionar alguno de los nombres de base ya existentes en
la lista.

Directorios
En estas lneas debe seleccionarse el directorio en el que quedar ubicado el
nuevo archivo.

Unidades de disco
Si desea seleccionar una unidad de disco para almacenar el archivo. Haga en
esta lnea.

Aceptar
Despus de definir el nombre y la ubicacin del archivo, pulse este botn.

Cancelar
Para cancelar la creacin de la nueva base de datos pulse este botn.

Luego de definir el nombre y la ubicacin del archivo pulse el botn aceptar, se

desplegar la ventana base de datos.

3.3. Disear tablas

Las tablas son el componente u objeto principal de una base de datos, estas
contienen la informacin, es decir, los datos.
En cualquier administrador de base de datos, los campos son las columnas de
las tablas, y las filas son los registros; cada celda o interseccin de fila con
columna es dato.
El siguiente es un ejemplo de una tabla cread en Access 2.0.

Las tablas son el modo de visualizacin ms sencillos y bsico de una base de

datos.
Crear una tabla
Cuando se crea una base de datos, lo que se hace como primer paso es definir
para la tabla los nombres de los campos, tipos de datos que almacenaran estos
campos y cules de estos sern tenidos en cuenta para la ordenacin y
bsqueda de la informacin.

Para crear una nueva tabla debe proceder de la siguiente forma:

Ejecutar alguna de las siguientes opciones:
En la ventana Base de Datos:, haga clip sobre el botn correspondiente al
objeto tabla y luego pulse el botn Nuevo

O seleccione en el men Archivo la opcin Nuevo, inmediatamente

aparecer un submen, en ste elija, la orden Tabla.

 O pulse el botn Nueva Tabla.

Despus de ejecutar alguna de las anteriores tres opciones, en la pantalla
aparecer el siguiente cuadro

Asistente para tablas.

El Asistente para tablas es una de las herramientas incluidas en Access 2.0; sta
le ayudar en la tarea de la creacin de una tabla. Este asistente incluye una larga
lista de las tablas ms comnmente utilizadas y con sus correspondientes
campos.
Para utilizar el Asistente para tablas, debe seguir los siguientes pasos:
Primero, debe ejecutar alguna de las siguientes tres opciones:

En

la

ventana

Base

de

Datos

haz

clic

sobre

el

botn

correspondiente al objeto Tabla y luego pulse el botn Nuevo de la

misma ventana.

..o selecciones en el men Archivo la opcin Nuevo e

inmediatamente aparecer un submen, en este elija la orden Tabla.

 Con cualquiera de las opciones aparecer la siguiente ventana.

A continuacin selecciones la opcin Asistente para Tablas; a continuacin

aparecer el primer cuadro de dilogo:

Las tablas incluidas en el asistente se encuentran clasificadas en dos categoras;

aqu debe seleccionarse la categoria requerida.

Tablas de ejemplos: en esta

lista

presentaran los nombres de las

tablas

disponibles en la categoras

seleccionada;

elija aqu la necesaria.

se

Campos de ejemplo: el nombre e los campos para tabla de ejemplo seleccionada

aparecer en la lista. Seleccione lo que desee incluir en la tabla, utilizado los
siguientes botones:

Campos en mi nueva tabla: en este espacio se presentaran los nombres de los

campos seleccionados para la nueva tabla; puede eliminarlos, utilizando los
siguientes botones:

Siguiente: Pulsando este botn, se pasara al segundo cuadro del

Asistente para tablas.
Anterior: Presionando este boton, se volvera al cuadro anterior del
Asistente para tablas.
Sugerencia:

Muestra recomendaciones generales acreca del

asitente en cada uno de los pasos.

Finalizar: Termina el proceso de seleccin de campos y tablas del
asitente.

Seleccione la categoria en la que se encuentre clasificada la tabla que

desea crear. Podra escoger entre Negocios Y Personales.
En la lista Tablas de ejemplo: Elija el modelo que desea utiliar para crear
la nueva tabla.
Debe seleccionar en la lista Campos de ejemplo los campo que desea
incluir en la tabla.
Luego de definir la nueva tabla, pulse el boton SIGUIENTE para continuar
con la proxima etapa del Asistente para tablas y aparecera el siguiente
cuadro.

En este espacio, debe definir con el que ser

la

nueva tabla en la base de datos; como

nombre predeterminado, aparecer el de la

tabla de ejemplo.

Aqu de ben definir si de sea establecer una

clave principal para la tabla o si prefiere que
Access 2.0 lo haga por usted; en esta ltima
opcin se agregara un campo tipo contador a

la tabla.
En el espacio Qu nombre desea poner a su tabla? Defina el nombre
con el que ser identificada la nueva tabla.
Defina si desea establecer una clave principal para la tabla o si prefiere que
Access 2.0 lo haga por usted.
La clave principal de una tabla son los campos que
permiten identificar cada uno de los registros de sta.

Para avanzar al prximo paso pulse el botn Siguiente.

Si en el cuadro anterior eligi que Access 2.0 defiera la clave
principal de la tabla, en la pantalla aparecer el siguiente cuadro:

Modificar el diseo de la tabla.

Seleccionado esta opcin, al finalizar
el trabajo con el asistente, aparecer
la ventana de diseo de tabla, en esta

podr modificar las propiedades de

los campos.
Introducir datos directamente en la
tabla.
Esta

opcin

permite

salir

directamente a la ventana de la hoja

de datos de la tabla y as entrar los
datos.

Introducir datos en la tabla usando un formulario que el

asistente crea para m.
Si al finalizar el trabajo con el Asistente para tablas de encuentra
seleccionada esta opcin, se podr iniciar a entrar los datos de la
tabla, mediante un formulario generado por el asistente.
Finalizar
Pulsando este botn se concluir la sesin de
trabajo con el asistente para tablas.

En el otro caso, es decir , si prefiero establecer usted mismo la clave

principal de la nueva tabla, a parecer el siguiente cuadro:

En esta lista selecciona el nombre del campo que ser utilizado como clave
principal.

Elija el tipo de informacin que contendr el campo utilizado como clave principal.
Siguiente: Pulsando este botn, se pasara al segundo cuadro del
Asistente para tablas.

Abrir una tabla.

Cuando sea necesario aadir, editar o eliminar datos de una tabla, proceda de la
siguente forma:
En el menu Archivo elija la opccion Abrir base de datos y selecciones
la base de datos e la que desea trabajar.

 En la ventana Base de datos pulse el boton correspondiente al objeto

Tabla; en el epacio de la derecha aparecera el nombre de las tablas de
base.

Selecciones el nombre de la tabla que desee abrir u pulse el botn Abrir, o

simplemente haga doble clic sobre dicho nombre.
Entrar datos en una tabla.
Para ingresar datos en una tabla siga estos pasos:
En la ventana Base de datos: haga clic sobre el botn correspondiente al
objeto Tabla. En la lista que aparece a la derecha, seleccione el nombre de
la tabla en la cual desea ingresar los datos.
Pulse el botn Abrir y aparecer la ventana correspondiente a la hoja de
datos de la tabla seleccionada.

.y tendr un aspecto similar al siguiente:

La parte de la tabla denominada Selector de registro, que se encuentra a la

izquierda de la primera columna, puede mostrar los siguientes smbolos,
despendiendo de las condiciones del registro.
Indica el registro activo.
Este smbolo seala el registro siguiente al ltimo de la tabla.
Muestra el registro modificado pero no guardado.
En ambientes multiusuario, este smbolo indica que el registro se
encuentra bloqueado por otro usuario.

Para editar uno de los datos ubquese sobre este (haciendo clic sobre la
celda correspondiente) y escriba el nuevo dato.
Si va a aadir un nuevo registro (fila) a la tabla, ubquese en la primera
columna de la fila cuyo selector de registro presenta el smbolo asterisco ya
continuacin digite la informacin.
Cerrar una tabla.
Despus de hacer las modificaciones requeridas a los datos de la tabla, debe
ejecutar algunos de los siguientes dos pasos:

 En el men Archivo, selecciones la opcin Cerrar.

Modificar la estructura de una tabla.

En algunas oportunidades es necesario aadir, eliminar campos o modificar las
propiedades de dichos campos, entonces se requiere editar la estructura de la
tabla. Proceda de la siguiente forma:
En el men Archivo elija la opcin Abrir base de datos y selecciones la
base de datos en la que desee trabajar.
En la ventana Base de datos: pulse el botn correspondiente al objeto
Tabla, y aparecer una lista con todos los nombres de la base de datos.

 Luego pulse el botn Disear, y en la pantalla aparecer la ventana de

diseo de la tabla.

Despus de efectuar los cambios deseados a la estructura de la tabla debe

salvarlos, para esto ejecute la orden Guardar del men Archivo o utilice
la combinacin de teclas Ctrl + S.

Adjuntar una tabla.

Access 2.0 incluye una herramienta que permite vincular una tabla de otro
archivo con la base actual.
Es posible vincular tablas

de

datos

creadas

en

los

siguientes

administradores de base de datos:

Vinculado una tabla es posible incluir en la base de datos informacin que

se encuentra ordenada en otra base.
Para adjuntar una tabla proceda de la siguiente forma:
En el men Archivo, ejecute la orden Adjuntar tabla

 . E inmediatamente aparecer el siguiente cuadro de dialogo:

Selecciones entre las opciones de la lista el nombre del administrador de

base de datos en el que fue creada la tabla que desea adjuntar, pulse
Aceptar y se presentar la siguiente ventana:

Nombre de archivo: en este espacio

debe escribir el nombre del archivo en el
que

se

encuentra

almacenada

la

informacin. En la lista se mostrarn los

archivos del administrador de base de

datos seleccionado.
Directorios: si es necesario, selecciones
aqu el directorio en el que se encuentra el
archivo.

Unidad de disco: para seleccionar una

unidad de

disco diferente a la actual,

hgalo en esta lista.

Despus de haber definido la ubicacin y el nombre del archivo que
contiene la informacin, pulse el botn Aceptar y se desplegar un cuadro
de dialogo con todos los nombres de las tablas existentes en el archivo
seleccionado.

Haga clic sobre Aceptar.

Luego, en el cuadro de dialogo Adjuntar tablas pulse el botn Cerrar.

Las tablas adjuntas a la base actual, se identificaran en la ventana a la

izquierda de su nombre.

Importar una tabla.

Access 2.0 permite importar a la base de datos actual archivos de base de
datos creados en diferentes aplicaciones como:

Para importar un archivo en la base de datos actual siga los siguientes

pasos:
En el men Archivo selecciones la opcin

Importar y aparecer un

cuadro de dialogo con la lista de las posibilidades fuentes de la importacin.

 Seleccione el origen o la aplicacin de la cual proviene el archivo de datos

que desea importar, y luego pulse el botn Aceptar.
Aparecer el cuadro de dialogo en el cual se debe seleccionar el nombre y
la ubicacin del archivo que contiene los datos a importar, eljalo.
Dependiendo del archivo seleccionado, se desplegara una caja de dialogo
con algunos parmetros de importacin; por ejemplo, si se escogi
Microsoft Excel 5.0, aparecer el siguiente cuadro:

Defina las opciones de importacin y pulse Aceptar. Si Access 2.0 lograr

importar la tabla, mostrar un mensaje similar al siguiente:

 Pulse Aceptar y haga clic sobre el botn Cerrar del cuadro de dialogo
Seleccione un archivo.
Relacionar tablas.
La expresin Administrador de base de datos relacionales, significada que
la aplicacin puede crear relaciones entre las tablas de la base de datos.
Una relacin entre tablas consiste en que algunos registros de una tabla
tengan uno o ms datos en comn, con uno o varios registros de otra tabla.
Existen dos tipos de relaciones:

Uno a uno.
En esta clase de relacin, un registro de una tabla solo tiene datos
en comn con un nico registro de la otra tabla; por ejemplo en la
base de datos de un instituto educativo existe una tabla con la
informacin personal de cada estudiante, y otra con la informacin
acadmica de cada uno de ellos:

En este caso el campo Condigo estudiante es el que determina la

relacin entre las dos tablas, un estudiante solo puede estar
cursando en nivel a la vez. Por esto, es una relacin uno a uno.

Uno a varios
Este tipo de relacin existe cuando un registro tiene datos en comn
con varios registros de otra tabla, por ejemplo. En una entidad
bancaria, su base de datos posee una tabla con la informacin
personal de sus clientes y otra con la informacin financiera de ellos.

En este caso cada persona afiliada a la entidad bancaria, puede

tener varios crditos. El campo Nmero de cuenta es el que
determina la relacin.
Para poder definir una relacin de este tipo, el campo de la primera
tabla, encargado de establecer la relacin, puede ser la clave
primaria de dicha tabla, como el ejemplo anterior.

Para establecer una relacin entre dos tablas de datos, siga los siguientes pasos:
Estando activa la ventana Base de datos, ejecute la opcin Relaciones
del men Edicin y en la pantalla aparecer la ventana Relaciones y en el
cuadro de dialogo Agregar tabla.

 Para seleccionar las tablas a relacionar, haga clic sobre el nombre de estas
y pulse el botn Agregar. En la ventana Relaciones aparecer un cuadro
con el nombre de la tabla y los campos definidos en sta.

Luego de haber seleccionado a las tablas a relacionar, pulse el botn

Cerrar en el cuadro de dialogo Agregar Tabla. Entonces quedara la
ventana Relaciones con los cuadros correspondientes.

 A continuacin, para crear la relacin haga clic con el mouse sobre el

campo comn en la primera tabla, y sin dejar de pulsar el botn izquierdo
del mouse, arrstrelo hasta que el campo comn de la segunda tabla. Al
soltar el botn del mouse en la pantalla aparecer el cuadro de dialogo
Relaciones, este presenta la informacin concerniente a la relacin creada.

Pulse el botn crear para terminar de definir la relacin. Ahora la ventana

relaciones presentara el siguiente aspecto.

Luego en el men Archivo ejecute la relacin Guardar Diseo.