[Gua] Informacin a tener en cuenta para

realizar el cierre contable 2014

Requerimiento
1. Arqueos de
cajas

2. Consignaciones
y cambios de
cheque

3. Diligencias ante
notarios

4. Corte de
documentos

5. Reintegro de
cajas menores

6. Liquidacin de
anticipos

Observacin
Rena a cada una de las personas que manejan cajas menores y
anticipos en la compaa para llevar a cabo una conciliacin entre
contabilidad y lo que ellos tienen, si es necesario desplcese
hasta donde est el personal y hgalo. La recomendacin siempre
es que sea sorpresivo.
En la gran mayora del pas, las entidades financieras llevan a
cabo horarios especiales por la temporada decembrina y por
cierre de ao, no deben quedar pagos girados en diciembre y que
el canje se hiciera efectivo en enero, o entregar cheques a
proveedores y estos solo los cobran en enero o febrero. Es
complejo este tema. La contabilidad del tercero quedar diferente
a su empresa. Esta conciliacin requiere ajustes en la
contabilidad. Si fue inevitable el giro de estos cheques a fin de
ao, realice la respectiva conciliacin no solo bancaria sino con el
tercero
Tales como escrituras pblicas por compra venta de inmuebles,
creacin de sociedades, aumentos de capital, entre otras
actividades claves en la planeacin tributaria. Los miembros de la
Junta directiva o propietarios de las empresas, en ocasiones no
dimensionan un cierre contable y en estas fechas de fin de ao
realizan negociaciones o venta de muebles e inmuebles sin
notificar al departamento financiero o contable, es ah donde
debemos indagar si alguna de las diligencias anteriormente
nombradas se han llevado a cabo.
Del ltimo da del ao y evidencia de las ltimas transacciones
realizadas. Busque en cada uno de los diferentes departamentos
de la empresa si tiene consignaciones, recibos de caja, rdenes
de servicio por facturar, facturas de proveedores, contratos, etc.
Una recomendacin es que d a conocer la importancia de estos
documentos y del cierre contable al personal. Realice una circular
para que cada persona haga llegar a contabilidad la
documentacin que considere importante financieramente.
No deben quedar cajas menores pendiente por legalizar. Es muy
comn que las cajas menores estn en cabeza de un encargado,
ya sea una secretaria, talento humano, un ingeniero, un
comercial. Exjales a ellos que legalicen todos los gastos que tuvo
con el dinero de caja menor y si tiene dineros que los haya
consignado o los entregue. Nada debe quedar pendiente para
evitar contratiempos con los diferentes proveedores; ejemplo, que
legalicen cajas menores en enero con facturas o documentos
equivalentes de diciembre o noviembre del ao a cerrar.
Por viticos, compras de maquinarias, proveedores, entre otras
cuentas. Suele ser que para que el proveedor despache
mercanca, material o preste un servicio, solicita un adelanto del

7. Verificacin de
facturas

8. Inventarios
fsicos
9. Trmites ante
Cmara de
Comercio

10. Personal
disponible

11. Aplique los diez

(10) anteriores
puntos

pago para que pueda llevar a cabo la negociacin, lo mismo

solicitamos a nuestros clientes, es normal. Lo que no debe ser
normal es que pase tanto tiempo sin solicitar ni legalizar estos
anticipos, lo mismo sucede con los viticos que se les entregue a
los gerentes o supervisores. Debe revisarse cada mes estas
cuentas y velar para que estos saldos de anticipos no se
prorroguen mes a mes.
Expedidas y recibidas la ltima semana y tratamiento de la
retencin en la fuente. Sabemos que muchas empresas realizan
por festividades de fin de ao vacaciones colectivas as que lo
ideal es que se establezcan fechas lmites para recibir facturas,
existen causas por lo que se convierte imposible llevar a cabo
este requerimiento, cuando suceda esto concilie con su cliente o
proveedor cuando van a causar no solo el ingreso o costo sino los
impuestos para que a ambas partes le quede de la misma
manera.
Realice la respectiva evidencia de destruccin de obsoletos,
ajustes contables y fiscales al fsico. Si se llev a cabo inventario
fsico verifique aleatoriamente si se realiz de forma correcta y
coincide lo que entregaron a contabilidad vs la evidencia fsica.
Tales como registro de libros oficiales, inscripcin de
representacin legal, entre otros. Al igual que el punto 3. Indagu
que los superiores o administrativos han llevado a cabo alguna
diligencia que no fue informada a tiempo, para que tengan la
oportunidad de registrarla antes de cerrar el ao fiscal 2014.
Para imprevistos y diligencias extraordinarias. Distribuya sus
labores de acuerdo al nivel profesional y su jornada laboral, trate
de no sobrecargar el personal del departamento contable,
recuerde que es indispensable llevar a cabo un excelente cierre
contable para as poder presentar sin inconvenientes Declaracin
de Renta, CREE, IVA anual, Informe a Supersociedades,
Declaracin Renta Persona Natural, Informacin Exgena, ICA
anual, entre otros. Cuente con personal para diligencias, para
digitacin, para archivo, para soporte de software que no
comprometa el departamento contable.
De esta forma comprobar que tendr un mejor y ms fcil cierre
de ao contable 2014.