UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

FRANCISCO DE MIRANDA
AREA DE TECNOLOGA
PROGRAMA: INGENIERA CIVIL
U.C: GESTION Y GERENCIA

SEGUIMIENTO Y CONTROL
DEL PROYECTO

PROFESOR:

BACHILLERES:

ING. MARIANGELYS QUINTERO

JOS ALAYN 20.410.430

FRANGIL REVILLA 24.352.134
MARIANNY CHVEZ 23.585.281
BEATRIZ NIEVES 21.669.124
FABRICIO HURTADO 23.673.622
FREYSAMAR FERREIRA 18.359.820

TOCPERO; ENERO DE 2015

Seguimiento y Control del Proyecto

El seguimiento y control consiste en los procesos realizados para observar la ejecucin
del proyecto para que los problemas potenciales se puedan identificar en forma oportuna y
se puedan adoptar medidas, cuando sea necesario, para controlar la ejecucin del proyecto.
El beneficio clave es que el rendimiento del proyecto es observado y medido regularmente
para identificar las variantes del plan de gestin de proyectos.
Incluye:

Medicin de las actividades en curso del proyecto

Las variables de seguimiento del proyecto (costes, esfuerzo, alcance, entre otros)
contra el plan de gestin del proyecto y la lnea de base los resultados del mismo.

Identificar las acciones correctivas para abordar las cuestiones y los riesgos

Influenciar en los factores que podran eludir el control

En proyectos multi-fase, el proceso de supervisin y control tambin proporciona

retroalimentacin entre las fases del proyecto, a fin de implementar acciones correctivas o
preventivas para que el proyecto cumpla con el plan de gestin del proyecto.
El mantenimiento de Proyectos es un proceso continuo, e incluye:

Continuar con el apoyo de los usuarios finales

Correccin de errores

Actualizaciones del software a travs del tiempo

En el transcurso de cualquier proyecto, se producen cambios. El cambio es una parte

normal y esperada del proyecto. Los cambios pueden ser el resultado de modificaciones de
diseo necesarias, diferentes condiciones ambientales, la disponibilidad de materiales,
efectos de terceros, etc. Ms all de realizar el cambio en el campo, el cambio normalmente
necesita ser documentado para demostrar lo que realmente se construye. Esto se conoce como

Gestin del Cambio. Cuando se introducen cambios en el proyecto, la viabilidad del proyecto
tiene que ser evaluado de nuevo. Es importante no perder de vista los objetivos iniciales y
los objetivos de los proyectos. Cuando los cambios se acumulan, el resultado previsto no
puede justificar la inversin propuesta.
Objetivo
El seguimiento y control del proyecto tiene como objetivo fundamental la vigilancia de
todas las actividades de desarrollo del sistema. Es una de las labores ms importantes en todo
desarrollo de sistemas, ya que un adecuado control hace posible evitar desviaciones en costes
y plazos, o al menos detectarlas cuanto antes.
Tipos de Control
Aunque obedeciendo siempre al esquema conceptual general, los mecanismos de control
pueden clasificarse, dependiendo del momento en que se realice la accin de control, en la
forma que se indica a continuacin:
a) Control direccional: El mecanismo de control acta antes de que la actividad este
totalmente concluida. En este caso el control se realiza de modo continuo y no en
puntos determinados, de modo que cada elemento de la accin sea el resultado de la
rectificacin casi instantnea de la accin anterior.
b) Control aprobado reprobado: En este caso, el receptor del control se somete a un
examen despus de concluidas determinadas actividades. En caso de aprobacin se
permite la realizacin de la actividad siguiente. Si hubiera una rectificacin, el
proceso se interrumpe definitivamente o hasta que se subsanen las irregularidades.
Este es el caso tpico del control de calidad.
c) Control postoperacional: El mecanismo de control slo se pone en funcionamiento
despus de concluida toda la operacin. La informacin para la accin correctiva en

este tipo de control, solo se utilizara en un periodo (proyecto) futuro cuando se inicie
la planificacin para un nuevo ciclo de actividad
Vale la pena mencionar que estos tres tipos de control no son mutuamente excluyentes,
sino que ms bien, deben ser complementarios. La decisin de emplear un tipo aislado de
control o una combinacin de los tipos antes mencionados, est en funcin del carcter del
sistema que se desea controlar y del nivel de complejidad que se intenta introducir en los
mecanismos de control. En algunos casos, los contratistas exigen que se haga un control
externo al proyecto, para asegurarse de la buena marcha del mismo.
Criterios para el Control de Obras
Una vez comenzado el proyecto, es estrictamente necesario un control de este con un
mximo rigor, ya que de ello depende el xito del proyecto, y no se le puede responsabilizar
a los recursos, el control de ste, puesto imprescindible es una responsabilidad ajena a su
trabajo. Entre los criterios para el control de obras tenemos:

Identificar las tareas.

Determinar las habilidades necesarias para realizar cada tarea, utilizando, por ejemplo,
una matriz de responsabilidad.

Identificar el personal disponible, tras negociar con los responsables departamentales.

Garantizar la competencia personal, es muy probable que sea imposible casar las
habilidades requeridas con los tcnicos disponibles.

Establecer la formacin imprescindible para complementar la deficiencia en

habilidades indispensables.

Asegurar que los puestos fsicos, maquinaria y stock de material para el personal
seleccionado estn disponibles.

Consideracin lgica de subcontratacin.

El control de proyecto se basa en unos tems bsicos que a continuacin se detallan.

Obtencin de datos que posibilitan medir el progreso realizado.

Comparacin respecto al indicador planificado para detectar desviaciones.

Evaluacin de las causas que motivan los imprevistos.

Correccin que reconduzca la desviacin, si es negativa, o que saque partido de la

misma si es positiva.
Variables a Controlar en un Proyecto

Para que un proyecto pueda cumplir sus objetivos debemos controlar el uso de todos los
recursos en su dimensin ms amplia, al final los resultados son los que hablan, por ejemplo
si vemos que se ha fallado en el tiempo de ejecucin, hay que analizar las causas, quizs
encontremos que no se planificaron la llegada de los insumos, que no se estableci la ruta
crtica de forma adecuada, entre otros. As las cuatro variables bsicas a controlar en un
proyecto son las siguientes:
a) Tiempo: El tiempo representa dinero, si lo desperdiciamos por no haber realizado
una buena planificacin, lo lamentaremos, porque el da perdido no se recupera nunca,
aunque despus dupliquemos esfuerzos, significa que estamos usando otro tiempo,
los contratistas de proyectos normalmente establecen plazos cerrados, cuando se
sobrepasa esos tiempos entonces hay penalizaciones, de modo que la presin por
hacer el trabajo con excelencia es permanente.
b) Cantidad: Queremos la mayor cantidad de bienes o servicios en el menor tiempo,
pero hay que mantener la calidad, buscar la eficiencia es un reto enorme, porque por
un lado debemos garantizar cantidad, calidad y seguridad, pero teniendo claro las
metas que nos hemos propuesto.

c) Calidad: Esto es fundamental en todo proyecto, vemos que muchas obras no cumplen
la vida til para la que fueron diseadas, eso nos dice que no hubo controles de calidad,
tambin es necesario evaluar la calidad de las intervenciones pblicas, esto significa
si los efectos esperados se cumplen, el nfasis en la calidad es de gran importancia,
por eso los controles tienen que ser estrictos.
d) El costo: Ac est uno de los mayores desafos para la ejecucin de proyectos, hay
que responder a la pregunta cmo realizar excelentes proyectos al mnimo costo
garantizando cantidad, tiempo y calidad? Este reto lo vamos solventando a travs de
los aos de experiencia, hay que mejorar los mtodos de trabajo, tener personal
especializado, buscar la automatizacin de ciertos procesos y lo ms importante,
realizar una planificacin tan detallada que nada quede al azar, as garantizaremos
excelentes resultados.
Curva de Avance S
Comnmente llamada Curva de Avance es un mtodo de representacin grfica de
control y parte del hecho que todas las actividades de un Proyecto tienen un factor comn,
las horas hombre. La ejecucin de una actividad, habitualmente no depende solo de las Horas
Hombre, tambin requiere de apoyo de recursos, suministro oportuno de materiales y as
sucesivamente. De esta forma, a la hora de definir el peso relativo de cada actividad, se
debern tomar en cuenta todas esas variables que giran a su alrededor.
En definitiva, en base a las consideraciones objetivas como el tipo de Horas Hombre
mayoritariamente presente en la ejecucin de la actividad, la importancia relativa que se le
asigne, su criticidad junto con otras variables que la describen detalladamente, forjarn y
justificarn el Peso Relativo que tendr cada una de ellas para los efectos del control y para
no complicar, lo que ya de por s es complejo, se asumir que dicho peso se mantendr
constante a todo lo largo de la ejecucin del Proyecto.

Para generar la Curva de Avance, tomaremos la fecha de culminacin (Fin) de cada

actividad y la graficaremos versus el peso acumulado de cada una. El punto de inflexin de
esta curva es exactamente el punto mximo de la curva de densidad.
Actividad

Total HH

Fecha de

Fecha de Fin

Peso (%)

Peso Acumulado

planificadas

Inicio

Inicio

30

Enero

Marzo

3,00

3,00

Anlisis

35

Marzo

Abril

5,00

8,00

Diseo

90

Abril

Junio

20,00

28,00

Desarrollo

196

Junio

Octubre

47,00

75,00

Pruebas

90

Octubre

Noviembre

20,00

95,00

Cierre

50

Noviembre

Diciembre

5,00

100,00

(%)

100

Solo la visin integral del Proyecto garantizar el xito del mismo, al distraernos en
detalles superfluos, no solo perdemos la concentracin, perdemos tambin el tiempo de otros
y jugamos al fracaso.

Anlisis de las desviaciones en costes:

a) Desviaciones en Costes Directos: Para el anlisis de las desviaciones en los costes
directos: costes de materiales, mano de obra directa y otros costes, se ha de considerar
que los mismos se obtienen de un producto de un estndar tcnico por un estndar
econmico.
Esto implica que la desviacin global, diferencia entre el coste previsto y el coste real,
se pueda separar en tres desviaciones:
Desviacin econmica, desviacin por variacin de precio.
De = (Ps Pr) x Qr
Desviacin tcnica, desviacin por variacin en la cantidad.
Dt = (Qs Qr) x Pr
Desviacin mixta, que recoge el efecto conjunto de las dos anteriores. Esta ltima
desviacin no se suele utilizar ya que no aporta informacin relevante y su
determinacin no mejora el control de gestin, al no poder ser asignada o atribuida a
un responsable.
Dm = (Qs Qr) x (Ps-Pr)
Como se ha comentado anteriormente, lo importante del anlisis de desviaciones es
analizar el porqu de las mismas, lo que permitir identificar el rea responsable de cada
desviacin y plantear posibles medidas correctoras.
b) Desviaciones en Costes Indirectos: Dentro del conjunto de costes indirectos,
incluimos el resto de los costes soportados por la empresa a lo largo del perodo de
estudio. Debido a sus caractersticas distinguiremos entre costes indirectos variables
y costes indirectos fijos.

El anlisis de las desviaciones en costes indirectos variables es similar al de los costes

directos, pudindose distinguir una desviacin tcnica y un desviacin econmica.
Para calcular las desviaciones relacionadas con costes fijos es preciso rehacer el
presupuesto para adecuarlo al nivel real de produccin, este proceso es el denominado
presupuesto flexible. Con ello se pretende aislar la incidencia sobre las desviaciones
producidas por diferencias en el nivel de actividad.
Ejemplo:

Si la produccin prevista hubiese coincidido con la real, el presupuesto de costes fijos

hubiese sido de 2.500 unidades monetarias. Se ha obtenido una desviacin desfavorable de
6.400 u.m.
Informe de Avance
Un informe sobre avances es un documento escrito que describe los pasos realizados
y los restantes para alcanzar una meta u objetivo determinado. Este puede ser usado para
monitorear cualquier tipo de actividad que tenga un principio y final claro, pero se utiliza con
mayor frecuencia en un entorno empresarial o educativo. El informe por lo general incluye
una visin general de la actividad o proyecto, las acciones que se han completado hasta la
fecha y una lista de los pasos restantes que necesitan ser completados.