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Hoy en da nos encontramos en una poca en la que la informacin se genera cada segundo de forma instantnea en
todas las organizaciones y en cada uno de sus niveles, en el mbito empresarial, tener a la mano la informacin necesaria
pude significar una ganancia o una prdida monetaria, a travs de las ltimas dcadas, han aparecido y evolucionado los
sistemas de planeacin de los recursos empresariales para ayudar en este sector, mejor conocidos como ERP, son un tipo
de software que permite a las empresas controlar la informacin que se genera en cada departamento y cada nivel de la
misma.
El fin de los ERP es el de INTEGRAR los departamentos, donde antes haba un sistema de informacin especializado para
cada rgano de la empresa, los ERP son capaces de generar una base de datos limpia, donde se gestione la informacin en
tiempo real y se pueda obtener los datos requeridos en el momento que se desee.
Cmo Funciona un ERP?
Como cualquier software, funciona en base a una plataforma de programacin, seguida por la gestin de un sin fin de
bases de datos correspondientes a los distintos departamentos que se deseen integrar. Los sistemas ERP se organizan por
medio de MDULOS, los cuales se conectan a distintas bases de datos, segn lo que se requiera para cada departamento,
existen 2 tipos de ERP, los de propietario y los de cdigo abierto, los de propietario son hechos por empresas con fines de
lucro que venden su software y los implementan a las empresas que lo soliciten a un elevado costo, para poder utilizarlos
se necesita obtener una licencia mas el costo de la implementacin del software en la empresa.
Al contrario de los ERP de cdigo abierto, estos son hechos por comunidades de programadores que sin fin de lucro,
distribuyen sus ERP sin costo alguno, aunque esto no signifique que sea del todo gratuito, ya que la implementacin
genera un costo en la empresa y es necesario de una persona capacitada que lo realice (conocidos como partners).
El trabajo ms duro de un ERP es el desarrollo del mismo, aunque existan los mismosERPs para diferentes empresas, no
signifique que estos realicen las mismas funciones, esto ocurre porque cada empresa es diferente y por lo tanto necesita
de un desarrollo personalizado de los distintos mdulos que mas utilice la empresa. El segundo paso delERP es la
integracin del mismo dentro de la empresa, son realmente muy pocas las empresas que logran integrar estos sistemas
desde el inicio de la misma, es por esto que la implementacin dura ms tiempo del esperado, pero el verdadero xito
del ERP radica en lo siguiente, una vez que el sistema ha sido correctamente implementado, es mucho ms fcil el
desarrollo de nuevos mdulos, departamentos y sistemas como lo es el caso de empresas donde cambien constantemente
sus productos, zonas de venta, insumos etc..
Ventajas de los ERP
Como se ha mencionado anteriormente, la principal ventaja de los ERP es la gestin en tiempo real de la informacin, una
ventaja que las empresas agradecen mucho por su fuerte interaccin con la logstica de informacin y productos, la cadena
de abastecimiento, estadsticas financieras, y otras reas que utilizan informacin que cambia constantemente.
La correcta implementacin de los ERP repercute en el aumento de productividad de todos los departamentos, as como el
mejor aprovechamiento del tiempo, donde antes se necesitaba tiempo para llevar un informe de un departamento a otro,
ahora ese tiempo es utilizado en otras funciones.
Muchas empresas creen que con la puesta en marcha de la herramienta ERP (software para la planificacin de los
recursos empresariales) ya estn en el final del proceso. Pero una buena prctica, una vez implementado el ERP, es
realizar una evaluacin para verificar que toda la funcionalidad que se decidi implementar se est utilizando a
pleno y que se hayan logrado los beneficios de negocios que justificaron la decisin de la inversin.
Es la oportunidad de volver a revisar los papeles de las presentaciones del proyecto y el diseo conceptual original,
repasar cules eran los objetivos de la primera etapa, qu desafos se haban planteado y analizar cules fueron las
metas que se cumplieron y cules no. Esto debera hacerse una vez que la empresa perciba que el sistema ya est
estabilizado, entre los 6 y los 12 meses de su implementacin.
Los nuevos procesos y el software que lo soporta deberan ahora demostrar su enorme fuerza para democratizar la
informacin en la organizacin. Si la implementacin ha sido exitosa, la gente podr comprobar que comparte los
datos y est comunicada con todas las personas que participan en el proceso completo. Los directivos ya no
deberan sentirse limitados por la informacin a la cual tiene acceso sino por su habilidad para sacarle el mejor
provecho.
Llega entonces el momento de analizar concretamente cunto valor aporta el ERP al negocio. Intuitivamente, ya es
posible apreciar las ventajas del ERP. Sin embargo, cul ha sido el real impacto del cambio en la cuenta de
resultados de la empresa?
A partir del estudio de un gran nmero de casos, se defini un esquema estructurado en el que se clasificaron los
beneficios resultantes de la implementacin de un ERP. Si bien es cierto que no todas las empresas han obtenido
beneficios en todas las dimensiones descriptas (y tampoco en la misma intensidad), el estudio nos permite situarnos
en el contexto de los potenciales beneficios e intentar definir los objetivos para nuestra empresa a la hora de
establecer el retorno de inversin de un proyecto de implementacin de un ERP y evaluar sus resultados. Algunos de
ellos son:
Beneficios operacionales: entre ellos se seala una reduccin de costos (derivados en general de un mejor
manejo de los inventarios y de los recursos productivos); reduccin del ciclo abastecimiento a partir de una mejor
planificacin; mejoras de productividad; en la calidad de los datos y en el servicio al cliente, en trminos de calidad
del producto, servicio y cumplimiento de los plazos de entrega.
Beneficios Organizacionales, derivados de la posibilidad de contar con una aplicacin que pueda dar respuesta a
necesidades ms all de las originariamente definidas, que desafa a los usuarios para poder sacar ms provecho de
su funcionalidad y que permite el intercambio de conocimiento y de personal entre distintas organizaciones
(soporta los cambios organizacionales; facilita el aprendizaje del modelo de negocios y ampla las habilidades de los
empleados; promueve el empowerment del personal; cambia la cultura a travs de una visin comn; cambia el
comportamiento de los empleados, y mejora la moral y la satisfaccin de los empleados).
En el mbito local, a travs de un modelo de tablero de comando se relevaron los pilares de mejoras en el mbito de
nueve empresas argentinas que implementaron un ERP.
En todos los casos se marcaron resultados de impacto directo en la reduccin de los costos de las empresas, antes
que en el aumento de los ingresos, en la eficiencia de la cadena de abastecimiento, en los procesos internos y en el
nivel de aprendizaje de la organizacin.
Es importante considerar que las experiencias demuestran que los beneficios de la implementacin de un sistema
ERP son progresivos y pueden ser determinados en su totalidad recin despus de varios aos desde su puesta en
marcha. Por ltimo, hay que reconocer que el impacto en la organizacin de los beneficios de negocios esperables
por la implementacin de un ERP tambin recibe influencia de factores externos (como ser el contexto poltico y
econmico, caractersticas del sector industrial de que se trate, etc.) y por factores internos (cultura, historia,
recursos disponibles, capacidades, perspectivas de los accionistas, etc.).