Control interno de las compras

y
cuentas por pagar
DOCENTE
Greyfos.

: CPCC. Nstor Goyzueta

JEFE DE PRCTICA: CPCC. Mara E. Rodrguez

Fernndez
CURSO
INTEGRANTES

: Control Interno
: Bartra Saavedra Ruth
Daz Melndez Gabriela
Gmez Campos Jenny
Mozombite Putapaa Wendy
Rengifo Andrade Jennifer
Saldaa Daz Jackelyn

Junio 2013

INTRODUCCION
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las
organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo
prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento
de implantarlos; en especial si se centra en las actividades bsicas que
ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.
El sistema de control interno o de gestin es un conjunto de reas
funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la
comunicacin y control al interior de la empresa. El sistema de gestin
por intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la
empresa a travs del flujo de efectivo. La efectividad de una empresa se
establece en la relacin entre la salida de los productos o servicios y la
entrada de los recursos necesarios para su produccin
En este trabajo detallaremos el control interno de dos cuentas muy
importantes como lo son las compras y las cuentas por pagar.
El rea de compras es un rea muy sensible a los problemas de control
interno, tanto por el importe comprometido en la misma como por las
dificultades propias de la gestin. Mientras que la cuentas de pagar
tiene como objetivo es llevar al corriente todos los pagos de la empresa
para aprovechar los descuentos por pronto pago en lugar de pagar
intereses por no realizar los pagos en tiempo y forma, as como tener la
mercanca cuando lo requiera la empresa sin contratiempos para que
pueda seguir sus operaciones.

CONTROL INTERNO DE COMPRAS Y CUENTAS POR

PAGAR
El control interno de compras es el plan de organizacin de contabilidad
y funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por
objeto obtener informacin segura, oportuna y confiable, as como
promover la eficiencia de operaciones de adquisicin de compra;
mientras que Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra
de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos
y adquisicin de activos fijos o contratacin de inversiones en proceso.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por
Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses, en
Cuentas por Pagar a Largo plazo. Es preciso analizar estos pasivos por
cada acreedor y en cada uno de stos por cada documento de origen
(fecha, nmero del documento e importe) y por cada pago efectuado.
Tambin deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada
perodo econmico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el
ao prximo).
El ciclo de compras:
El punto de partida en el ciclo operativo total de una organizacin es la
necesidad de procurarse los materiales y servicios que sern vendidos,
ya sea en su forma original o usados, procesados o combinados segn
las necesidades propias del mercado. Esta necesidad puede incluir
materia prima, materiales procesados, partes, subensambles, servicios,
suministros, personal y el mismo dinero. En muchas de estas reas de
procuracin existen problemas especiales que requieren, asimismo,
habilidades especiales.

La importancia de la actividad de compras es muy grande, ya que la

tpica accin de compras constituye ms de la mitad de los costos
incurridos por una organizacin por los productos y servicios que vende.

Consecuentemente, es una actividad a la que la administracin dedica

un alto grado de atencin. Adems es de una importancia primordial
debido a las significativas interrelaciones que guarda con otras
actividades gerenciales, pues lo que se compra est directamente
relacionado con la eficiencia productiva. Asimismo, el volumen de
compras es tambin determinante de los niveles de inventarios, y la
inversin en stos es el factor principal para alcanzar una favorable
rotacin del capital invertido. Sumado a todo ello, la funcin de compras
tiene una relacin operacional directa con las actividades de recepcin,
almacenes, venta de desperdicios y cuentas por pagar.
Etapas principales del ciclo de compras:
1. Anlisis de las Solicitud de Compras.
2. Investigacin y Seleccin de Proveedores.
3. Negociacin con el Proveedor (seleccionado).
4. Acompaamiento de Pedido (Follow-Up).
5. Control de la Recepcin del Material Comprado

1. Anlisis de la Solicitud de Compra:

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza
cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud
de compras, emitida por el rea de punto o seccin que requiera un
determinado producto.
El organismo de compra efecta el anlisis del pedido, para conocer
los antecedentes
del material requerido tales como:
Especificaciones, cantidades requeridas, poca adecuada para su
recepcin entre otros.
Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes
de compras, se hacen llegar al organismo encargado a travs de un
listado que adems de contener los antecedentes del material
requerido, tambin lleva otros datos como son: Ficha de ltima
compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de
venta.
En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus
actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de
compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de
facilitar esta tarea, ste organismo mantiene un fichero o block de
datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un
fichero de proveedores para cada tipo de material.

2. Investigacin y Seleccin de Proveedores:

sta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir
en dos partes: La Investigacin y La Seleccin de los Proveedores.

La Investigacin: Consiste en investigar y estudiar los posibles

proveedores de los materiales requeridos. Esta investigacin la
realiza el organismo encargado de compras y parte con la
verificacin de los proveedores ya registrados.
Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a
travs de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la
actualidad, va Internet (e-mail, correo electrnico); estos para ser
calificados para posibles consultas, envan datos para su registro,
como nombre, direccin, capital social, productos o servicios
ofrecidos, referencias de los clientes, etc. Es necesario recordar
que Proveedores son las empresas que producen las materias
primas e insumos necesarios y que los venden. Como ya viste en
la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener
un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que
contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las
condiciones en que se negoci. Este registro facilita enormemente
los trabajos de investigacin y seleccin de proveedores ya que
adems de los datos del proveedor, el organismo de compra debe
mantener todo texto posible como listas telefnica, revistas
tcnicas, catlogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo
lo que pueda ofrecer informacin sobre los posibles proveedores.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como:
Proveedor Real, que es aquel que ya efectu ventas de materiales
o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser
candidato para futuros abastecimientos.

La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones

recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende
las conveniencias de la empresa. Para una buena seleccin del
proveedor se deben considerar diversos criterios tales como:
precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos,
plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.
Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios,
generalmente el "precio" es la referencia ms importante en la
seleccin de los proveedores.

La investigacin de los proveedores bsicamente es una

estadstica del mercado que permite verificar cuales son las
posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea
de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de
compras y tiene como base la comparacin entre los posibles
proveedores.
De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin
permite una comparacin de los diversos proveedores calificados,
mientras que la seleccin es una decisin sobre cul ser el
escogido para proveer el material requerido.
3. Negociacin con el Proveedor:
Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el
organismo de compras empieza a negociar con l la adquisicin
del material requerido, dentro de las condiciones ms adecuadas
de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las
especificaciones exigidas de material y el establecimiento de
plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociacin. La
negociacin es la tercera etapa del proceso y sirve para definir
cmo se har la emisin de la orden de compra al proveedor.
La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el
Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realiz la
negociacin, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin
implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El
comprador por una parte es el responsable de las condiciones y
especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el
proveedor debe estar plenamente informado de todas las
clusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los
procedimientos de recepcin del material, los controles y
especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra
sea legalmente valido.
Qu es la Negociacin?, Se le da este nombre a los contactos
entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las
diferencias y llegar a un trmino medio; cada parte cede un poco
para que ambos se beneficien.
4. Acompaamiento del Pedido (Follow-Up):

Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita

asegurarse que la entrega del material se har de acuerdo a los
plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto
debe haber un seguimiento del pedido, a travs de constantes
contactos personales o telefnicos con el proveedor. Esto significa
que el organismo de compras no abandona al proveedor despus
de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o
acompaamiento representa una constante supervisin del pedido
y una cobranza permanente de resultados.
Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan
el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aqu la
denominacin Follow-Up, trmino en ingles que significa seguir,
acompaar, fechar.
La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los
problemas y xitos, sorpresas desagradables; a travs de l, el
organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega
en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con
otros proveedores.
5. Control de la Recepcin del Material Comprado:
Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el
organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado
en la orden de compra. En la recepcin del material, el organismo
de compras verifica si las cantidades estn correctas y, junto con
el organismo de control de calidad, realiza la inspeccin para
comparar el material con las especificaciones determinadas en la
orden de compra, esta operacin es la que se llama Inspeccin de
calidad en la recepcin del material.
Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de
Compras autoriza a la bodega o almacn, recibir el material y
encomienda al Organismo de Tesorera o Cuentas por Pagar, la
autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de las
condiciones de precio y plazo de pago estipulado.
El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el
gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras
exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa,
principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el

plan de produccin que impliquen anticipaciones o atrasos en las

entregas de materiales.

El ciclo de las compras de una empresa incluye todas aquellas funciones

que se requieren llevar a cabo para:

La adquisicin de bienes, mercaderas y servicios.

El pago de las adquisiciones anteriores
Clasificar, resumir e informar lo que se adquiri y lo que se pag.

El ciclo de compras contiene la adquisicin y pago de:

Inventarios
Activos fijos
Servicios externos
Suministros y abastecimiento

Funciones tpicas:

Seleccin de proveedores

Preparacin de solicitudes de compras

Funcin especfica de compras
Recepcin de mercancas
Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos
Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos
acumulados
Desembolsos de efectivo.

Asientos contables:

Compras
Desembolsos de efectivo
Pagos anticipados
Acumulaciones de pasivos
Ajustes de compras

Formas y documentos importantes:

Requisiciones de compras
Ordenes de compras y contratos
Documentos de recepcin de mercaderas
Facturas de proveedores
Notas de cargo y de crdito
Solicitudes de crdito
Solicitudes de cheques
Recibos de servicios
Pliza de cheques

Objetivos del control interno, tcnicas de control aplicables y

riesgos de incumplimiento:

OBJETIVOS
ESPECIFICOS DE
CONTROL INTERNO

TECNICAS DE CONTROL
APLICABLES

RIESGOS
DE
INCUMPLIMIENTO

Polticas por escrito de la

seleccin
de
los
Compras a proveedores no
proveedores
autorizadas y pago a
proveedores que no
suministraron mercancas.
Base
de
datos
de
proveedores aprobados

Los proveedores
deben ser
autorizados de
acuerdo a polticas
establecidas por la
administracin

Procedimientos
para
aadir, cambiar o eliminar
informacin de las bases de
datos y tcnicas para
probar la confiabilidad de
dichas bases de datos.
Problemas en produccin por
la demora de embarques.
Conciliacin de las cifras de
control con los registros de
computadora

Limitacin de acceso a la
informacin de las bases de
datos

Compras a personas o
empresas con las que exista
Comprobacin de la validez conflicto de intereses.
de las de datos como
nmero d proveedor, lmite
de crdito aprobado.

OBJETIVOS

TECNICAS DE CONTROL

RIESGOS

ESPECIFICOS DE
CONTROL
INTERNO

APLICABLES

DE
INCUMPLIMIENTO

Polticas por escrito donde

se expongan los criterios
de compras.
Especificaciones
ingeniera y control
calidad.

El precio y
condiciones de los
bienes y mercancas
que han de
proporcionar los
proveedores deben
ser autorizados de
acuerdo a las
polticas
establecidas por la
administracin.

de
de

Polticas escritas relativas

a la revisin y aprobacin
de
contratos
con
proveedores
para
suministro a largo plazo.
Comparacin peridica de
los precios que aparecen
en las rdenes de compras
con
los
precios
autorizados, as como de
los precios pagados a un
proveedor con los precios
del mercado.
Anlisis de informes sobre
variaciones de precios de
compra.

Establecimiento
de
un
departamento
centralizado de compras
que controle todas las
rdenes de
compra a
proveedores

OBJETIVOS
ESPECIFICOS DE
CONTROL
INTERNO

TECNICAS DE CONTROL
APLICABLES

Exposicin de los criterios

y polticas de la empresa
relativas a la devolucin
de las mercancas, pagos
Las distribuciones parciales y descuentos por
de las cuentas y los pronto pago.
ajustes a los
desembolsos de
Uso y aprobacin de
efectivo y cuentas formas pre numeradas
de los proveedores, para llevar a cabo los
ajustes.
pagos anticipados y
pasivos acumulados
Investigacin y anlisis
deben autorizarse peridicos de ajustes.
de acuerdo a
polticas
establecidas por la
direccin.
Rutinas
de
las

RIESGOS
DE
INCUMPLIMIENTO

Las cuentas por pagar a

proveedores pueden
presentarse incorrectamente
debido a ajustes
Incorrectos.
Pueden aprobarse ajustes
que no sean aceptables
para la administracin.

Emisin de notas de cargo

de crdito con el objeto de
aumentar o disminuir las
cantidades adecuadas de
uno o ms proveedores.
Efectuar pagos antes de
computadoras
para verificar la existencia de
generar bonificaciones por pasivo.
volumen
y
calcular
descuentos por pronto
pago.
Revisin por funcionario Pagos duplicados.
autorizado de la aplicacin
de los descuentos al
preparar cheques.
Aprobacin de los cargos
a proveedores que no
sean por pago.

Todos los pagos por

Conciliacin del total de Desembolsos de efectivo de
bienes o
cheques firmados con los
mercaderas
cantidades equivocadas o
totales autorizados.
recibidos deben
de forma fraudulenta.
efectuarse de
acuerdo a polticas
establecidas por la
administracin.

OBJETIVOS
ESPECIFICOS DE
CONTROL
INTERNO

TECNICAS DE CONTROL
APLICABLES

Uso
de
mancomunadas.

RIESGOS
DE
INCUMPLIMIENTO

firmas Pagos duplicados.

Segregacin
de
las Alteracin de cheque s en
funciones de preparacin forma fraudulenta.
y firmas de cheques.
Poltica para evitar la firma Desembolsos por bienes o
de cheques en blanco o al mercancas no recibidas.
portador.
Polticas de autorizacin Desembolso de efectivo sin
de cheques para pagos el consentimiento de la
previamente aprobados y administracin.
revisados por funcionarios
autorizados.
En caso de uso facsmil,
conciliacin de cheques
emitidos con totales del
contador de dichos
facsmil
Utilizacin
de
cuentas
bancarias
de
uso
especfico
(nominas,
proveedores, etc.)

Establecer
procedimientos del
ciclo de compra de
acuerdo a polticas
establecidas por la
administracin.

Claras exposiciones de los

procedimientos atraves de
manual
de polticas,
requisitos de supervisin y
documentacin
de
sistemas y programas.
Procedimientos
documentados y polticas
obligatorias
de
las
pruebas
que
deben
efectuarse
a
los
programas
y
sistemas

Cambios en las asignaciones

del personal de los
departamentos que
propicien incompatibilidad
de funciones.
Practica de procedimientos
que nulifiquen las tcnicas
de control establecidas.

autorizados.

Revisin peridica de los Modificaciones a los

nuevos
programas
y programas para nulificar
sistemas autorizados.
controles.
Perdida de datos al llevar a
cabo conversaciones de
sistemas.

OBJETIVOS
ESPECIFICOS DE
CONTROL
INTERNO

TECNICAS DE CONTROL
APLICABLES

RIESGOS
DE
INCUMPLIMIENTO

Procedimientos
Embarque a clientes no
documentados
para
Aprobacin de
autorizados; venta a
iniciar, revisar y aprobar
rdenes de compra
persona so empresas con las
rdenes de compra.
a proveedores por
que se tenga algn conflicto
mercancas o
Usos y control de formas de intereses; aceptacin de
servicios que se
precios o clientes no
pre numeradas
ajustan a polticas Archivo
de
firmas autorizados; pedidos con
establecidas por la autorizadas para aprobar estndares que no se
rdenes de compra.
administracin.
puedan cumplir.
Aprobacin
funcionario
para
cada
transaccin.

por
autorizado
tipo
de

Comparacin de los
detalles de cada orden de
compra que se emite, con
las polticas establecidas
por la administracin.
Informes de las rdenes
de compras que no son
aceptadas.

Investigacin
de
los
rechazos de materiales
por control de calidad.
Solo deben
aceptarse
mercancas o
servicios que se
hayan solicitado.

OBJETIVOS
ESPECIFICOS DE
CONTROL
INTERNO

Deben
contarse
con
lugares
de
recepcin
estrictamente
supervisados y separados
de
las
funciones
de
embarque,
compra
y
almacenamiento.
rdenes de compra que
tengan impreso en lugar
de recepcin.
Documento de recepcin
de
cada
embarque
recibido de proveedores.

Cualquiera de las siguientes

partidas pueden recibirse y
finalmente pagarse en lugar
de devolverse o rechazarse.

TECNICAS DE CONTROL
APLICABLES

RIESGOS
DE
INCUMPLIMIENTO

Comparacin
de
las
mercancas recibidas con
las rdenes de compra.
Cancelacin
automtica
de las rdenes de compra
pendientes
de
surtir
despus de las fechas de
entrega especificada.

Los bienes,
mercancas y
servicios recibidos
deben informarse
con exactitud y de
forma oportuna.
.

Pueden recibirse bienes,

Documentos de recepcin mercancas y no informarse
pre
numerados
y a tiempo.
controlados.
Anotaciones incorrectas en
Registro cronolgico de los registros de inventario.
recepcin.
Informacin de datos de
Cortes manejados
recepcin al rea de
incorrectamente generando
cuentas por pagar e
pasivos no registrados o
inventarios.
inexistentes.

Compras procesadas
incorrectamente.
Verificacin
de
las
cantidades,
precios
y
condiciones
facturados
mediante referencia a la
orden de compra, informe
Los montos
de
recepcin,
y
adecuados a
verificacin
de
la
proveedores as
documentacin.
como la distribucin Distribucin
contable
previa
de dichos pasivos
deben calcularse
con exactitud y
Conciliacin de las formas
utilizadas
con
las
registrarse como
registradas.
pasivo en forma
oportuna.
Anlisis de diferencias
entre
los
inventarios
fsicos y los registros
contables.

OBJETIVOS
ESPECIFICOS DE
CONTROL
INTERNO

TECNICAS DE CONTROL
APLICABLES

Registro de pasivos por

mercancas o servicios
facturados no recibidos.

Registro de pasivos por

importes incorrectos.
Pueden no registrarse
pasivos, mercancas o
servicios recibidos.
La clasificacin contable de
pasivos y sus pagos pueden
efectuarse en forma
incorrecta.
RIESGOS
DE
INCUMPLIMIENTO

Verificacin de lotes y
tcnicas
de
registro
cronolgico para controlar
las
facturas
con
sus
comprobantes a pagar.
Desembolso de efectivo por
Uso
de
formas
pre cantidades equivocadas o
numeradas y controladas fraudulentas

Todos los pagos por

bienes o mercancas
Procedimientos
deben basarse en
anular
cheque
un pasivo
cancelados

para Pagos duplicados

s

reconocido y
prepararse con
exactitud.

Comprobacin el importe Alteracin de cheques

del cheque con la cuenta
por pagar y con la
documentacin
que
lo
soporta.

Procedimiento
documentados de
proceso, corte y cierre del
fin de periodo
Investigacin
de
las
interrupciones
en
la
secuencia numrica de
formas pre numeradas

Los importes
adecuados a
proveedores y
acreedores deben
ser clasificados,
concentrados e
informados correcta Arqueo de forma peridica
d formas pre numeradas.
y oportunamente.

Pueden no procesarse
comprobantes pendientes
de pago.

Errores en los asientos

contables

Duplicidad en la
contabilizacin de
comprobantes

Totalizar por lotes

y
registrar los documentos
de entrada y conciliacin
de
los totales con los
totales de auxiliares y
mayor cuentas por pagar

OBJETIVOS
ESPECIFICOS DE
CONTROL
INTERNO

TECNICAS DE CONTROL
APLICABLES

Conciliacin
en
forma
regular
y
peridica
de
los
Los pasivos
saldos de auxiliares de
incurridos, los pagos
proveedores y acreedores
efectuados y los
con los saldos del libro
ajustes deben
mayor.
aplicarse correcta y Rechazo de registro de
oportunamente a pago
sin
el

RIESGOS
DE
INCUMPLIMIENTO

Los movimientos en las

cuentas auxiliares pueden
no concordar con los
asentados en el libro mayor
Las operaciones con
proveedores y acreedores

cada proveedor o
acreedor.

correspondiente
creado.

pasivo pueden registrarse

incorrectamente en sus
auxiliares.
Toma de decisiones con
informacin inexacta
Preparacin
de
un Los estados financieros
catlogo de cuentas que podran no ser preparados
contenga la descripcin de en forma oportuna
cada cuenta.

Deben prepararse
asientos contable s
por las cantidades
adecuadas a
proveedores,
acreedores por los
pagos efectuados y
los ajustes relativos
en cada periodo
contable.

Procedimientos de corte y
cierre que especifiquen las
fuentes que deben
utilizarse para presentar
los asientos contables.
Revisin y aprobacin de
cada asiento contable por
personal supervisor
Formas pre numeradas de
asientos contable s y la
verificacin de su registro
en el periodo.