PLAN DE ORGANIZACION

Es un modelo sistemtico diseado para alcanzar ciertas metas y

objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros
subsistemas relacionados que cumplen funciones especficas.

Anlisis Preliminar:
La finalidad de este servicio es determinar cules son las necesidades de
las empresas desde el punto de vista operativo, tecnolgico y
administrativo. Otro de sus objetivos, es determinar cules son las
causas que provocan que la empresa no logre su mxima productividad,
y por lo tanto, los problemas que le impiden lograr el xito.
En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad,
para determinar alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la
situacin de la entidad, acerca de su organizacin, sistema contable,
controles internos, estrategias y dems elementos que le permitan al
auditor elaborar el programa de auditoria que se llevar a efecto.
Elementos Principales de esta Fase
1. Conocimiento y Comprensin de la Entidad: Visitas al lugar,
Entrevistas y encuestas, Anlisis comparativos de Estados Financieros,
Anlisis FODA, etc.
2. Objetivos y Alcance de la auditoria: Los objetivos indican el propsito
por lo que es contratada la firma de auditora, qu se persigue con el
examen, para qu y por qu.
Diagnostico preliminar:
Concluida la investigacin preliminar, que es la obtencin de
conocimientos bsicos que permite conocer la organizacin y la
problemtica general de alguna empresa, debe realizarse el anlisis de
la documentacin recabada y proceder a detectar el o las reas que
puedan representar alguna problemtica y, en consecuencia, decidir si
se tiene la necesidad de realizar una revisin ms detallada o a una
mayor profundidad. Cuidando ser lo ms objetivo y concreto posible en
las apreciaciones.

Etapas de desarrollo en la empresa

Toda empresa se halla inmersa en un proceso continuo de desarrollo.
Podemos identificar diferentes etapas en este proceso que permiten
visualizar el momento de crecimiento de cualquier negocio.
Las etapas de desarrollo de una empresa desde el punto de vista
administrativo y de interaccin humana son las siguientes:

Etapa
Etapa
Etapa
Etapa
Etapa
Etapa

I: previsin y planeacin.
II: organizacin.
III: direccin.
IV: integracin de recursos humanos y no humanos.
V: ejecucin.
VI: evaluacin.

Etapa I: previsin y planeacin

Con esta etapa inicia todo negocio. Lo que se busca es definir la misin
de la empresa, las metas, los objetivos, la tica de trabajo. Se
determinan las polticas y procedimientos. Se ajustan los presupuestos,
se elaboran los planes y programas de trabajo. Se delimita el mercado,
se analiza el entorno. Es decir, se trata de determinar la razn de ser de
la empresa. Lo ideal es que esta etapa ocurra antes de echar a andar el
negocio.
Si la empresa logra consolidarse en esta etapa obtiene los siguientes
beneficios:

Confianza en la empresa.
Fe en el proyecto.
Conocimiento objetivo de
la realidad: de su contexto,
mercado,
recursos,
posibilidades, etctera.
Definicin de la viabilidad
del proyecto.

Congruencia
entre
posibilidades y recursos.
Compromiso y arranque del
proyecto.
Rumbo
para
orientarse
hacia el logro del objetivo.
Establecer un ambiente
predecible de trabajo.

Problemas: No se concretan los proyectos. Hay una actitud

"mgica" para solucionar problemas: "Cuando empecemos a
trabajar, se acabarn las dificultades". Activismo, es decir, se
trabaja mucho sin planear, sin pensar hacia dnde y, por lo tanto,
no se logran los objetivos. Crtica estril, destructiva, no
fundamentada. Frustracin, rabia. Desesperanza en el proyecto.

No parece valioso. Incredulidad. Importamadrismo. Actitud pasiva

de poco compromiso con la tarea. Las ideas no se pueden discutir.

Las sugerencias para el manejo de estos problemas son:

1. crear una estructura que promueva la congruencia y no el engao.

Tener siempre presente la misin institucional.
2. analizar las contradicciones que se dan en el equipo con respecto
a las tareas fundamentales requeridas para lograr los objetivos.
3. invertir mucho tiempo en comunicarse.

Etapa II: organizacin

En este momento la empresa tiene que definir los lmites de su

actividad. En ella, las normas y los reglamentos generales debern
quedar claramente establecidos, o sea, se limitan y definen las
reas de trabajo, las jerarquas, los horarios y los espacios fsicos.
La fijacin de lmites, es decir, de horarios, lugar de trabajo,
jerarqua, roles y normas, crea una estructura que permite medir
objetivamente los resultados de las tareas, una vez definidas las
diferentes funciones de la organizacin y ordenado el quehacer de
la empresa.

Si la empresa logra consolidarse en esta etapa obtiene los

siguientes beneficios:

Claridad en su desempeo.

Definicin de los lmites de

la actuacin empresarial.
Creacin
de
una
estructura.

Normas
y
reglamentos
generales
bien
establecidos.
Funciones bien definidas.
Seguridad y autonoma en
el personal.

Problemas: Confusin en cuanto a funciones, responsabilidades,

autoridad, nivel de decisin, normas, etctera. Duplicidad de
funciones. Falta de responsabilidad por el nivel de confusin.La
informacin se manipula y utiliza de acuerdo con la conveniencia
de cada empleado. Arbitrariedades por parte de la autoridad.

Las sugerencias para el manejo de estos problemas son:

1. Asignar a cada persona un espacio fsico de trabajo o darle las

herramientas de trabajo que necesite, por ejemplo, proporcionarle
un escritorio, o una oficina, o sus herramientas de trabajo, o su
camin, o su mquina de escribir, etctera.

2. Delimitar claramente las funciones de cada persona, delimitar su

nivel
de
decisin
y
de
autoridad.
Establecer claramente los canales de comunicacin, es decir, que
cada persona sepa a quin debe dirigirse de acuerdo con la
jerarqua y la situacin que desee tratar. Por ejemplo, para pedir
un permiso debe dirigirse a su jefe inmediato, para solicitar
papelera debe acudir a la secretaria, etctera.
3. Elaborar el Reglamento Interior de Trabajo y los manuales de
procedimientos.

Etapa III: direccin

En esta etapa el lder imprime a la institucin su estilo personal de

dirigir, estableciendo los parmetros de actuacin. El reto es
integrar el equipo y lograr el compromiso de los empleados con la
organizacin y sus metas.

La adecuada consolidacin de esta etapa en el desarrollo de un

negocio brinda los siguientes beneficios:

Integracin de grupos de trabajo productivos.

Establecimiento del liderazgo institucional, es decir, se logra que la
tarea de la empresa adquiera alta prioridad.
Reconocimiento de la autoridad.
Honestidad, congruencia y claridad del lder.
El equipo de trabajo tiene un alto grado de cohesin.

Los problemas en esta etapa son los siguientes: Falta de

creatividad. Los empleados hacen nicamente lo que se les
asigna. El lder es temido, genera miedo en los empleados. Los
empleados no sienten que su trabajo se tome en cuenta o que
sirva para algo, lo que genera apata. Se siente un ambiente
laboral de improvisacin e irresponsabilidad. El liderazgo es
autocrtico, desconfiado. Los empleados sienten que el lder abusa
y reaccionan a esto con coraje. Los trabajadores ejecutan el
trabajo porque el lder los conduce y no porque estn
comprometidos con la tarea de la organizacin ni con su propia
tarea.

Para minimizar los problemas se sugiere:

Que el lder sea el primero en respetar las normas y polticas de la

empresa. Que apoye, valore y retroalimente a los empleados con
su respeto a todo lo relacionado con su trabajo. Que se involucre
afectivamente con la empresa, con el trabajo, con los empleados.

Que el lder sea claro y predecible, es decir, que en circunstancias

similares acte siempre igual (en recompensas y sanciones).

Etapa IV: integracin de recursos humanos y no humanos

Se consolida la imagen (y autoimagen de la empresa). Las

instalaciones, el equipo tecnolgico y las personas que se

contratan son congruentes con la misin, organizacin y direccin

de la empresa. Se trata de conjuntar los esfuerzos humanos y los
recursos materiales y tecnolgicos con los objetivos, normas y
procedimientos as como con las jerarquas de mando
establecidas.

Los beneficios de esta etapa son:

Sentimiento de orgullo por

pertenecer a la empresa.

Valoracin
del
propio
trabajo.
Cuidado
del
equipo,
mobiliario e instalaciones.
Compromiso. Se hace la
tarea porque es lo que hay

que hacer y no por quedar

bien o temer al jefe o a los
compaeros.
Las normas y polticas
establecidas previamente
son los fundamentos de la
actuacin
institucional.
Uso
racional
de
los
recursos.

Los problemas ms frecuentes en esta etapa son: Las relaciones

entre los trabajadores se tornan de competencia y no de
colaboracin. Los trabajadores se ocultan entre s informacin
valiosa. Son frecuentes las actitudes que llevan al sabotaje de la
tarea. Los trabajadores son descuidados en el uso de las
instalaciones, los materiales y, en general, al hacer la tarea. En
casos extremos, ocurren robos frecuentes y hasta cuantiosos. Los
materiales de trabajo se desperdician.

Para el logro de los beneficios y evitar en lo posible los problemas

se sugieren las siguientes acciones:

1. Establecer adecuados procesos de seleccin de personal acordes

con la imagen y los objetivos de la empresa.
2. Disear y ejecutar un programa de induccin que facilite la
integracin de los empleados al equipo de trabajo.
3. Generar un proceso continuo de capacitacin y desarrollo que
permita a los empleados optimizar el uso de su equipo y de sus
capacidades y promover su desarrollo integral.
4. Establecer procedimientos claros y bien definidos de operacin.
5. Establecer criterios claros y operativos de evaluacin de
desempeo.
6. Establecer
juntas
peridicas
que
permitan
revisar
los
procedimientos, tareas y relaciones entre las personas de la
empresa.

El fruto del arribo exitoso a esta etapa es el compromiso grupal

con la tarea y la institucin que permite integrar adecuadamente
el uso del talento y de los recursos humanos como las bases para
elevar la productividad.

Etapa V: ejecucin

La produccin es el nico elemento que justifica la vida

empresarial (e institucional). Corresponde al momento en que la
energa est concentrada en lograr los objetivos de la empresa y
de las personas que la integran. Lo ms importante de esta etapa,
que por cierto es la ms larga, es cumplir con lo previamente
programado, con las metas, mediante un constante anlisis y el
control y supervisin de la actividad empresarial. Dentro de la
rigidez de las normas se permite la flexibilidad y la creatividad que
facilitan y promueven la accin, transformacin y productividad.

Los beneficios de lograr la consolidacin en esta etapa son:

Cumplimiento de metas y programas, de acuerdo con los

procedimientos, polticas, etctera.
Una actitud flexible en el logro de las metas de la empresa.
Creatividad en la ejecucin de las tareas.
Actitud crtica con respecto a la actuacin en la empresa.

Los sntomas de no haber obtenido los logros de esta etapa son:

Las tareas se quedan incompletas o no se inician. Parlisis en la
productividad. Falta de supervisin y control. Ausencia de anlisis
de la tarea y de la empresa.

Algunas sugerencias para la consolidacin y manejo de los

problemas en esta etapa son:

1. Ejecutar lo planeado con base en lo organizado e integrado.

2. Respeto a los procedimientos establecidos, a las normas, a las
polticas para realizar la produccin.
3. Supervisin cercana y respetuosa de la ejecucin de la tarea.
4. Hacer altos peridicamente para revisar cules han sido los
avances y las dificultades en el proceso productivo.
5. Cuando una institucin es clara puede ejecutar las tareas en forma
adecuada y creativa manteniendo siempre una actitud crtica para
mejorar sus procesos productivos.

Etapa VI: evaluacin

La evaluacin en la empresa debe ser una actividad continua y

permanente. Sin embargo, tambin la podemos ver como la ltima
etapa del desarrollo de una empresa.

En la etapa de evaluacin se lleva a cabo un anlisis de los

resultados de la gestin empresarial. El objetivo de esta
evaluacin es corregir el rumbo si hay desviaciones o bien,
apuntalar los logros. Se tienen que establecer canales y
procedimientos de retroalimentacin.

Si el desarrollo de la empresa permite llegar a esta etapa, los

beneficios sern:

Una actitud de aprendizaje a partir de la experiencia.

La posibilidad de transmitir la experiencia, es decir la capacidad de
ensear.
Una percepcin realista y consciente de los hechos.

Fuerza y energa para continuar con la empresa o volver a

empezar.

Algunos problemas tpicos de esta etapa son: Negar los problemas,

pretender que todo va bien. Pensar que los errores se deben a
causas fuera del control de la empresa. Actitud de conmiseracin,
de lamentacin por la situacin de la empresa.Incapacidad para el
anlisis objetivo y, por lo tanto, incapacidad de aprender de la
experiencia. Evaluacin negativa, o sea, se hace hincapi
nicamente en los errores.

Como sugerencias podemos ofrecer las siguientes:

1. Analizar los resultados de la empresa comparndolos con los

objetivos y metas que se establecieron de manera cuantificable y
medible en la primera etapa.
2. Usar continuamente la retroalimentacin.
3. Hacer un alto para reflexionar sobre la actuacin de la empresa.

Anlisis de las principales funciones de la empresa

Las actividades que se realizan en una empresa se agrupan en las

siguientes funciones o reas funcionales:

1. Produccin: hay que tener en cuenta que supone tanto el

aprovisionamiento de los factores productivos (materias primas,

mercancas, energa, servicios externos, etctera) como su
posterior transformacin en bienes y servicios capaces de
satisfacer las necesidades.
2. Comercializacin: una vez producido el producto tiene que

llegar hasta el consumidor a travs de su comercializacin y

distribucin. Esta funcin se conoce como Marketing y adquiere
gran importancia en los actuales mercados en los que la empresa
tiene que llamar la atencin del consumidor frente a la
competencia.
3. Recursos Humanos: organiza y gestiona el personal de la

empresa, es decir, se encarga de la seleccin, contratacin,

formacin y motivacin de los trabajadores.
4. Financiacin: a travs de esta funcin la empresa capta los
fondos necesarios para el funcionamiento de la empresa y realiza

las inversiones necesarias, es decir, dirige las fuentes de

financiacin hacia los recursos para los que se destinan.
5. Administracin: se refiere a la organizacin de la empresa en
su conjunto, es decir, se encarga de repartir tareas y niveles
jerrquicos, de asignar responsabilidades y, por tanto, tambin nos
referimos a esta labor como la funcin de direccin.

6. I+D+i (Investigacin, desarrollo e innovacin): hoy en da

el desarrollo tecnolgico es una funcin vital para el futuro de las
empresas en su objetivo de mejorar los procesos productivos pero
tambin se incluye en esta funcin cualquier innovacin en el
resto de funciones que suponga una mejora de la empresa.

Sin embargo de acuerdo con Fayol, toda empresa industrial tiene

que tener presentes los siguientes seis grupos de funciones:

1. Funciones tcnicas: aquellas a travs de las cuales se realiza

la produccin de bienes y servicios.

2. Funciones comerciales: la empresa necesita tanto saber

producir eficientemente como comprar y vender bien.

3. Funciones financieras: es imprescindible una hbil gestin

financiera con el fin de sacar el mayor provecho posible de las
disponibilidades evitando aplicaciones imprudentes de capital.

4. Funciones de seguridad: proteccin de las personas y bienes

de la compaa contra robos, inundaciones, etc.

5. Funciones

contables: relacionadas

con

los

inventarios,

registros, balances, costos y estadsticas.

6. Funciones administrativas: las encargadas de coordinar y

sincronizar las otras cinco funciones. Constituyen el objeto
principal de estudio para Fayol, pues en su poca an estn en
pleno desarrollo y concrecin.

Anlisis de los documentos formales de una empresa

Un documento formal, es aqul que se encuentra realizado

conforme a una forma o esquema preestablecido y es usado para
realizar un trmite o funcin en especfico.

En estos documentos hay que evitar expresiones coloquiales o

familiares y siempre seguir los parmetros que establecen las
leyes y reglamentos. La formalidad se encuentra independiente a
la que sea dirigido a una autoridad, a un superior o a un
subordinado.

Los principales documentos de que se sirve la empresa para llevar

a cabo las comunicaciones en su mbito interno son:

Convocatoria.
Acta.
Autorizacin.
Avisos y anuncios.
Boletines y revistas.
Memoria de actividades.
Nota interna.
Solicitud (como modelo de instancia normalizado).

Los principales documentos de que se sirve la empresa para llevar

a cabo las comunicaciones externas son:

Anuncios.
Carta circular.
Tarjetas.
Invitaciones.
Saludas.