LA AUDITORIA COMO ACTIVIDAD PROFESIONAL

En trminos generales, la auditora nos proporciona una evaluacin cuantificada

en la eficiencia con la que cada rgano de la institucin desarrolla su
administracin. Es decir, nos proporciona un panorama administrativo integral de
la empresa que se audita, sealando un grado de efectividad con que opera cada
una de las unidades administrativas que la integran; por consecuencia, sealando
tambin aquellas reas cuyos problemas exigen una mayor atencin de parte de
la direccin general.
Sin embargo, se nos presenta la siguiente interrogante: Qu proporcional es el
ad hoc para practicar esta tcnica?
Cada profesional tiene un rea de actuacin exclusiva, un rea de accin en que
slo l puede intervenir. La preparacin que el Licenciado en Administracin tiene,
est enfocada al conocimiento a fondo de la ciencia administrativa y de las
diferentes funciones de la empresa.
En forma general establece como campo natural de accin del profesional de la
Administracin, el asesoramiento a la alta direccin en aspectos de coordinacin,
evaluacin administrativa y diagnostico de problemas administrativos.
De lo anterior deducimos que, siendo la auditoria administrativa el medio ms
adecuado para la revisin y evaluacin de la eficiencia administrativa, la prctica
de dicha tcnica cae en el campo natural del licenciado en Administracin.
DEFINICION
Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de
una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y
oportunidades de mejora.
OBJETIVO Y CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
El objetivo primordial de la auditora administrativa consiste en describir
deficiencias e irregularidades en alguna funcin organismo social examinado e
indicar sus probables correcciones. En otras palabras, el objetivo bsico es ayudar
a la direccin superior, al fin de que logre una administracin eficaz y eficiente.
La intencin de la auditora administrativa es examinar y evaluar los mtodos y
desempeo en todas las reas y valorar el panorama administrativo (lo apropiado
de los objetivos y planes, polticas y procedimientos, organizacin, recursos,
exactitud y confiabilidad.

En trminos generales, la auditora administrativa nos proporciona una evaluacin

cuantificada de la eficiencia con la que cada rgano de la institucin desarrolla sus
funciones administrativas y las diferentes etapas del proceso administrativo.
En otras palabras, nos presenta un programa administrativo general de la
institucin auditada y seala aquellas reas cuyos problemas exigen una mayor
atencin de parte de la direccin del organismo.
CONCEPTO UNIVERSAL DE AUDITORIA
En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnolgicos
desactualizan, algunas veces, conceptos o denominaciones empleados sin
reservas hasta un cierto momento. As ha ocurrido en el campo especfico de
auditora. La extensin de algunas tareas o funciones a hecho que los expertos se
vean
obligados a buscar nuevas designaciones para las resultantes.
Desafortunadamente, en nuestro medio se recurre, casi siempre al trmino con el
cual se caracteriza al rea primitiva de actuacin, con algn aditamento que trata
de precisar la ampliacin producida.
Antiguamente auditar consista en escuchar. En la actualidad el concepto es ms
amplio, pues requiere de la tcnica de investigacin es decir, investigar cules son
las causas; cmo se han formado stas, con qu objeto y qu objeto y que efectos
producirn, etc.
Como consecuencia de un proceso, la evaluacin de las operaciones de la
organizacin, en empresas de cierta envergadura, es confiada a una especialidad
denominada auditoria administrativa, la cual es una de las tcnicas de control
superior de origen ms reciente.
INTRODUCCION A LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Los problemas administrativos dieron lugar a nuevas dimensiones en el
pensamiento administrativo. Los estudios trataron problemas cotidianos
inmediatos: Problemas de planeacin, organizacin, etc.; problemas de recursos
humanos, materiales, de tecnologa y produccin. En busca sistemtica de
soluciones, naturalmente utilizaron la ciencia y la metodologa cientfica. Este
enfoque pragmtico y sus soluciones Cientficas dieron lugar a una orientacin
tcnica hacia la auditora Administrativa.
1925, Henri Fayol en una entrevista menciono: el mejor mtodo para
examinar una organizacin y determinar las mejoras necesarias, es estudiar
el mecanismo administrativo.

 1932, T.G. Rose consultor ingls, en una comunicacin presentada al

Instituto de Administracin industrial, expona la tesis que,
independientemente de lo til que resultara la auditora tradicional
financiera deberan auditarse
de manera extensiva e imparcial las
funciones bsicas de la direccin.
1935, James Mckinsey, llego a la conclusin de que la empresa debe hacer
peridicamente una auditora, que consistira en una evaluacin de la
empresa en todos sus aspectos.
1945, El Instituto de Auditores Internos proporciona los primeros escritos
sobre la que sera la auditora de operaciones.
1948, Arthur H. Kent, funcionario de la empresa Standard Oil of California,
su aportacin es una interesante publicacin sobre
auditora de
operaciones
1950, Jackson Martindell, fundador de American Institute of Management,
desarrolla uno de los primero programas de auditora administrativa
1962, William P. Leonard realiz un estudio completo de la auditora
administrativa, trata de los mtodos para iniciar, organizar, interpretar y
presentar una revisin administrativa, lo cual es una aportacin muy
valiosa.
1964, Cadmus y Bradford, trabajadores incansables dentro del Instituto de
Auditores Internos (N.Y.), Cadmus plantea una variedad de auditora
denominada auditora Operativa
1968. Rigg F.J., autor britnico, desarrolla en su pas un enfoque moderno
de la auditora administrativa.
1968, John C. Burton plantea la importancia de estudiar cual ser la ndole
de la auditora administrativa y el grado de calificacin auditor.
1969, Langenderfer H.Q. y Robertson J.C.; esos autores exploran
brevemente el problema de definicin y la cuestin de una exposicin
detallada de la auditora administrativa.
1970 Eduard Norbeck F. (coordinador) proporciona la base para entender
los aspectos generales de esta tcnica de auditora administrativa.
1975, Keith D. y Bloomstrom R.; exponen que las auditoras administrativas
se han desarrollado con los aos como una forma de evaluar la eficiencia y

eficacia de varios sistemas de una organizacin, desde la responsabilidad

administrativa, hasta la social.
1977, Clark C. Abt., presenta una perspectiva sobre el conocimiento de la
medicin de la conducta social de las empresas.
1980, Whitmore G.M. expone que la auditora administrativa ha sido
utilizada para asistir a funcionarios pblicos con gerentes de empresas
privadas.
1983, Spencer Hayden, expone la necesidad de evaluar los procedimientos
administrativos y aplicar correcciones para lograr una mxima eficiencia el
futuro
1984, Robert J. Thierauf trata la auditora administrativa como tcnica para
evaluar las reas operacionales de una organizacin, desde el punto de
vista administrativo.

CLASIFICACION DE LA AUDITORIA
Es conveniente exponer las distintas formas de practicar la auditora la mayor
parte de los expertos en la materia, adoptando formas especificas de abordarlas
de acuerdo con las clases de auditora existente en relacin con la que se ha
decidido aplicar.
Entre otras cosas, esto nos conduce a considerar las similitudes y diferencias de
las principales formas de practicar la auditora.

Existen cuatro clases principales de auditora:

1-AUDITORIA FINANCIERA. Consiste en una revisin exploratoria y critica de los
controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa, realizada
por un contador pblico, cuya conclusin es un dictamen a cerca de la correccin
de los estados financieros de la empresa.
2-AUDITORIA INTERNA. Proviene de la auditora financiera consiste en: una
actividad de evaluacin que se desarrolla en forma independiente dentro de una
organizacin, a fin de revisar la contabilidad, las finanzas y otras operaciones
como base de un servicio protector y constructivo para la administracin
(gerencia). Es un instrumento de control que funciona por medio de la medicin y
evaluacin de la eficiencia de otras clases de control, tales como: procedimientos:

contabilidad y dems registros; informes financieros; normas de ejecucin (como

presupuesto y costos estndar), etc.
3-AUDITORIAS DE OPERACIONES. Se define como una tcnica para evaluar
sistemticamente la efectividad de una funcin o una unidad con referencia a
normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el rea de estudio,
con el objeto de asegurar a la administracin que sus objetivos se cumplan, y
determinar qu condiciones pueden mejorarse.
4-AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Se define como: un examen detallado de la
administracin de un organismo social realizado por un profesional de la
administracin (L.A.), con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus
metas fijadas con base en la organizacin, sus recursos humanos, financieros,
materiales, sus mtodos y controles, y su forma de operar.
OTRAS AUDITORIAS
5- AUDITORIA FISCAL. Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los
diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde un punto
de vista fisco: S. H. C. P., direcciones o tesoreras de hacienda estatales o
tesoreras municipales.
6-AUDITORIAS DE RESULTADOS DE PROGRAMAS. Esta auditora la eficacia y
congruencia alcanzadas en el logro de los objetivos y las metas establecidas, En
relacin con el avance del ejercicio presupuestal. El anlisis de la eficacia se
obtendr revisando que realmente se alcanzaron las metas establecidas en el
tiempo, lugar, cantidad y calidad requeridos. La congruencia se determina al
examinar la relacin lgica que exista entre el logro de los objetivos de las metas
de los programas y el avance del ejercicio presupuestal.
7-AUDITORIA DE LEGALIDAD. Este tipo de auditora tiene como finalidad revisar
si la dependencia o entidad, en el desarrollo de sus actividades, ha conservado el
cumplimiento de disposiciones legales que se sean aplicables leyes, reglamentos,
decretos, circulares, etc.).
8-AUDITORIA INTEGRAL. Es un examen que proporciona una evaluacin objetiva
y constructiva acerca del grado en que:
-los recursos humanos, financieros y materiales son manejados con debidas
economa, eficacia y eficiencia.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE EVALUAN EN UNA AUDITORIA

Toda empresa es general, sea pequea, mediana o grande, y que pertenezca a

cualquier actividad, se encuentra en varias oportunidades a lo largo de su vida con
la necesidad de evaluar su situacin. Muchas son las razones para que esto se
efecte.
Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben adaptarse a nuevas
situaciones que les impone la realidad. Y no son los periodos de crisis, sino
tambin los de xito a los que necesariamente tendr que adaptarse.
En muchas ocasiones resulta no slo necesario, sino imprescindible, analizar con
detalle los problemas que estn dificultando el desarrollo de la empresa y, por
tanto, sus causas. El periodo de cambio para pasar de una empresa pequea a
mediana o de sta a grande, es crtico y puede prolongarse. Es necesario analizar
todas las consecuencias; pero primordialmente se requiere llegar a la certeza de
que la base de sustentacin de la realidad actual es la adecuada y facilita el
cambio, para lo cual la empresa debe ser analizada en todos sus mbitos.
En otros casos, el cambio profundo de las actividades de la empresa puede estar
representado por: la necesidad de diversificacin de productos, necesidad de una
nueva estructura orgnica, necesidad de reducir costos, etc. Y muchas otras
razones requerirn de este estudio.
Uno de los problemas que surgirn en estos casos es el de la evaluacin de la
empresa, la cual deber ser analizada en todos sus aspectos.
Detectar las verdaderas causas de los problemas, evaluar la importancia de cada
una y encontrar o seleccionar las soluciones adecuadas. En cada caso y segn
quien aplique la evaluacin, el mtodo a utilizar ser diferente.
Tambin variar la profundidad del anlisis, dependiendo fundamentalmente del
objeto del mismo; pero en todos los casos se trata de realizar un anlisis
sistemtico e integral de la empresa, determinando sus efectos, sus causas y las
soluciones posibles.
Concepto de evaluar
la evaluacin consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado
Refirindose a la administracin, pretende considerar las actividades de acuerdo
con los principios de esta ciencia, o sea, llegar a determinar el grado de eficiencia
y llevar con la extensin necesaria el desarrollo de la auditora. Se van a apreciar
los resultados de la accin, comparndola con el plan establecido, causas de las
desviaciones y posibles medidas de correccin que permiten nuevos planes y, por

tanto, volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de vista de la

participacin individual.
El procedimiento de auditora para una evaluacin administrativa consiste en
hacer el anlisis de los cuestionarios generales por reas y otros procedimientos
necesarios, de acuerdo con las circunstancias hechas por el auditor administrativo,
esto es: examinar cuidadosamente la hojas de anlisis, formar un criterio de las
mismas y hacer las consideraciones que se saben convenientes para hacer una
evaluacin sistemtica, de acuerdo con las tcnicas de auditora y principios de la
administracin.
En el momento de ser creados y puestos en prctica, los sistemas pueden ser
apropiados y funcionar satisfactoriamente; pero al paso del tiempo, y debido a los
cambios de importancia que puede experimentar la empresa, siempre habr
necesidad de modificaciones de los mismos.
Cualquiera que sea la empresa, los procedimientos y funciones debern ser
sometidos a revisin constante; porque los errores no encontrados a tiempo en los
procedimientos y controles pueden resultar en fuertes prdidas.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE EVALUAN EN UNA AUDITORIA
La evaluacin constituye un elemento esencial, porque permite conocer la medida
y el modo en que se van alcanzando los objetivos. Esto identifica incongruencias,
definiciones, incumplimientos y referencias en el desarrollo y el resultado de la
acciones, y hace posible adoptar las medidas correctivas a que haya lugar.
En un sentido prctico, la evaluacin es la base para la toma de decisiones en la
reformulacin y actualizacin de planes y programas, as como de la elaboracin
de presupuestos y su ejercicio, conforme a los resultados intermedios y finales.
El papel de la evaluacin es confrontar medios con fines, propsitos con
realizaciones y es tambin conocer la forma en que se alcanzan estos objetivos
es un ejercicio de juicio esencialmente valorativo que sirve de elementos tanto
cuantitativos como cualitativos.
La evaluacin es til en la planeacin, porque al ser una base para la toma de
decisiones permite la reformulacin y actualizacin de los planes y programas al
igual que en la realizacin y el ejercicio de los mismos.
Relevamiento de la Informacin. La primera etapa de la evaluacin consiste en
recoger informacin. Es una etapa clave, ya que las conclusiones debern
basarse en la misma.

Los errores de informacin o informacin parcial darn como resultado

conclusiones errneas.
En este caso, la bsqueda de informacin es en lo que difieren las formas de
analizar una situacin. En muchas ocasiones, la experiencia del auditor y su
buena apreciacin reemplazan integralmente la bsqueda y utilizacin objetiva.
Se debe tener en cuenta que el origen y las caractersticas de la informacin a
utilizar en el anlisis son variados.
La informacin externa a la empresa dar el marco de referencia, es decir, indicar
las caractersticas, posibilidades y situacin particular del medio en que se mueve
la empresa. La informacin interna es fundamentalmente de dos tipos:
La que ha sido registrada y las experiencias que han acumulado personas que
pertenecen a la empresa. Este ltimo tipo de informacin deber recogerse a
travs de conversaciones o entrevistas, planeadas y ejecutadas ordenadamente.
En cuanto a la informacin que existe en forma de registro, se debe analizar su
utilidad y cobertura.
Por otra parte, existe la tendencia de muchas empresas, especialmente pequeas,
a reducir a niveles mnimos su Administracin, y a veces esto origina una carencia
casi absoluta de informacin para el manejo de la empresa.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE EVALUAN EN UNA AUDITORIA
QU MIDE LA EVALUACIN?
La evaluacin confronta los objetivos con realizaciones, y
es tambin conocer
la forma en que se alcanzan estos objetivos; que sirve de elemento tanto
cuantitativo como cualitativo.
La evaluacin tiene como base tres variables principales: los objetivos, los
programas destinados a alcanzarlos y el presupuesto que provee los medios de su
concretizacin.
En este contexto, la evaluacin mide los aspectos siguientes:
-La contribucin efectiva al cumplimiento de objetivos.
-El apego a los programas establecidos.
-El uso ptico de los recursos (humanos, financieros, materiales, tcnicos).
-La existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten la
accin de la direccin superior

-La existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten la

accin de la direccin superior.
Aspectos concretos de la evaluacin. El control proporciona las bases para
llevar a cabo la evaluacin de la accin de la organizacin; control y evaluacin se
ligan de la misma manera que la planeacin y el control dentro del sistema
administrativo. La evaluacin permite al final retroalimentar dicho proceso para
superar las desviaciones de los objetivos originales.
Existen, sin embargo, diferentes sustanciales entre la evaluacin de la accin de
una organizacin privada y una pblica.
La evaluacin en una organizacin privada se relaciona con el margen de utilidad
y la recuperacin econmica de la inversin, considerndose, adems, aspectos
tales como la calidad de los planes y objetivos, la medicin de la efectividad en la
relacin de los objetivos.
La evaluacin en una organizacin pblica se relaciona con el logro de objetivos
sociales y de servicio, as como el nmero de beneficiarios por la accin pblica y
su repercusin en la sociedad.
Tipos de Evaluacin.- Dado que la evaluacin es una tarea compleja y variada,
conviene clasificarla en varios tipos, de acuerdo con su amplitud y con el momento
en que se aplica. Su clasificacin es: General, Particular, Inmediata, Mediata.
Ejecucin de la Evaluacin.- Trabajo en equipo. La realizacin de la evaluacin
depende de la investigacin y anlisis integral. En este caso debe captarse la
informacin especialmente la no cuantitativa.
Por tanto, es fundamental el apoyo y la participacin de la direccin en la
obtencin anlisis de la informacin, colaborando con el auditor administrativo o
con el consultor a cargo de la misma. Normalmente, efectuar la evaluacin implica
el trabajo en equipo del director con sus principales colaboradores y del auditor
con su equipo.
Este trabajo es necesario, porque el mayor aporte que puede hacer el auditor
consiste en su enfoque y en su experiencia en casos muy diferentes. Pero el
conocimiento especifico acerca de la empresa debe aportarlo el director y sus
colaboradores, en la prctica, se trata de una preparacin mental previa del
director y sus colaboradores.
ASPECTOS ETICOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Obligaciones ticas

El concepto de profesionalismo, esencialmente, lleva implcito entre los elementos,

una forma de control en cuanto a la actuacin de quien la practica.
Tradicionalmente este control se ha realizado mediante la declaracin expresa de
normas de conducta y actividad, formuladas por algunos de los integrantes de la
rama de actividad de que se trate, y contenidas en los denominados Cdigos de
tica Profesional, mismos que debe reconocer; generalmente se enfocan en
cuanto a una preocupacin hacia el inters colectivo, aunque muchas veces esto
slo sea desde un punto de vista meramente literal.
Por el slo hecho de serlo, el licenciado en administracin est obligado a
observar las normas ticas de su profesin. Sin embargo en su carcter de auditor
administrativo, le son particularmente aplicables las siguientes disposiciones del
Cdigo de tica del Colegio de Licenciados en Administracin, A.C.:
ARTCULO 1.1.el licenciado en administracin guardar el secreto profesional y
no revelar por ningn motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga
conocimiento en el ejercicio de su profesin, a menos que obligatoriamente lo
establezcan las leyes respectivas.
ARTICULO 2.5. Cuando el licenciado en administracin emita un dictamen,
opinin o cualquier otra informacin para fines pblicos, o que terceras personas
hayan de tomar como referencia para hacer decisiones, deber mantener una
absoluta independencia de criterio, aun en aquellas cuestiones que puedan
resultar prejuiciosas para su cliente.
ARTICULO 4.1. El licenciado en administracin no usar informacin, material
tcnico o procedimientos an no pblicos de otros colegas, sin obtener su
consentimiento por escrito.
ARTCULO 1.5. El licenciado en administracin no podr ofrecer o prestar
servicios profesionales, a cambio de honorarios que dependan de la eventualidad
de los resultados de tales servicios.
ARTCULO 1.6. El licenciado en administracin, no garantizar ninguna cantidad
especfica por concepto de reduccin de costos o aun momento de utilidades
derivados de sus esfuerzos.
ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
Es importante definir lo que se entiende por control. El concepto de control puede
ser muy general y utilizarse como punto central para el sistema administrativo.
La palabra controlar tiene varios significados y, ms an, varios sentidos:

A) verificar, B) regular, C) comparar con una norma, D) ejercer autoridad sobre

alguien o algo, E) limitar o restringir.
Todos son significativos para la teora y la practica; sin embargo, nos referimos
bsicamente a los significados A y C.
Verificar implica algn medio de medicin y alguna norma que pueda servir como
marco de referencia en el proceso de control.
El control representa la parte de vigilancia de funcin de un administrador.
La planeacin y el control estn estrechamente relacionados, porque la direccin
superior debe aplicar sistemas que determinen a tiempo la ocurrencia de las
desviaciones de los planes y objetivos, para poner de acuerdo de actuacin con
los planes, o revisar a la luz de las circunstancias que han cambiado.
La prueba de un administrador es el resultado que obtiene; sus esfuerzos deben
producir los resultados deseados. Para determinar esto necesita criterios
mediante los cuales puedan evaluarse los resultados y, si es necesario, adoptar
medidas correctivas para alcanzarlos.
Si otras funciones administrativas (planeacin, organizacin, integracin,
direccin) se realizaran adecuadamente, habra poca necesidad de control, pero
muy pocas veces se logra una planeacin, organizacin y direccin ciento por
ciento efectivas.
Existen equivocaciones, prdidas de esfuerzos, errores, desperdicios, etc., que
provocan desviaciones de los objetivos fijados.
El control es funcin de todos los administradores, desde el Gerente general hasta
los supervisores de lnea, en todas las organizaciones. Algunos administradores,
en particular los de niveles inferiores, se olvidan de que todo encargado de la
ejecucin de planes y objetivos se convierten en el principal responsable de llevar
a cabo el control.
La planeacin resulta ser un prerrequisito para un control efectivo. Es absurdo
suponer que el control se puede lograr sin una planeacin.
Si no existe planeacin no podr tenerse una comprensin predeterminada de los
resultados que se desean. Esto constituye una de las reas problema ms
comunes de los administradores.
Importancia Del Control

Es imposible imaginar a una organizacin que este exenta de controles. El control

es indispensable en todas las organizaciones para lograr planes y objetivos. Y
surgen preguntas: Qu factores hacen importante el control para Administradores
y para sus organizadores? Cunto control deben ejercer los administradores?
La decisin administrativa en reas de definicin, planeacin y logro de objetivos,
est dirigida hacia la creacin de valor; las decisiones de control se adoptan como
accin destinada a minimizar las consecuencias (destruccin de valor) de las
decisiones impropias o el desempeo inadecuado.
Incertidumbre. La incertidumbre respecto del desempeo puede ser resultado del
perodo de tiempo asignado al diseo de ejecucin de la misin, la complejidad de
las actividades, la calidad de los resultados utilizados o la estabilidad del medio
ambiente.
En general, cuanto mayor resulte la duracin de un programa dado, ms compleja
ser la actividad y ms baja la calidad de los recursos utilizados; o si es menos
estable el ambiente, habr mayor necesidad de control.
Costos
Las actividades de control pueden percibirse como costos de organizacin
(recursos utilizados y esfuerzos gastados), en los que se incurre para impedir o
corregir el desempeo, lo que implica un despilfarro. Para que cierto programa de
control se justifique, los ahorros de costos anticipados deben ser mayores que los
costos para l proyectado. Un hecho frecuente e interesante es que a veces esto
significa, y cabe suponer que slo temporalmente, que el despilfarro puede ser
ms eficiente para una organizacin que la eliminacin de este exceso.
Por ejemplo: una organizacin puede decidir que aceptar todas las ventas a
crdito sin verificar la capacidad de pago del cliente, para lo cual se basar en la
probabilidad de que las prdidas originadas
en deudas incobrables sern
menores que el costo de verificacin que exige crear un departamento de crdito,
una agencia de informes y demora de las ventas, entre otros requerimientos.
Debe destacarse que ciertas actividades de control tienen pocos costos, si se
ejecutan bien, pero que pueden determinar costos elevados si se realizan
inadecuadamente. Por ejemplo: la instruccin de los subordinados es una
actividad de control preventivo orientada a minimizar los malentendidos y el
desempeo defectuoso. Sin embargo, si la instruccin se imparte deficientemente,
puede obtener el efecto contrario.

En resumen, el control, si se maneja bien, puede ser un eficiente disuador del

despilfarro; e, inversamente, el control al realizarlo puede elevar el grado de
ineficiencia.
Control en las organizaciones
El control es vital para el funcionamiento de las organizaciones como un sistema.
De acuerdo con el principio de la retroalimentacin. Lo ms significativo de las
decisiones consiste en actuar sobre comportamientos determinados a fin de
reducir alguna desviacin que haya sido percibida; gracias a ello es posible
mantener una adecuada funcin de direccin y, por tanto, lograr objetivos.
Pozo Navarro (la direccin por sistemas, Limusa, Mxico, p.203) comenta que: los
conceptos por los que el control ha pasado en este sentido, definen en cierta
manera la evolucin del concepto empresa como un sistema como entre actuador
sobre su medio y sobre su propia estructura, ajustando en ambas situaciones un
esfuerzo que liga a ambos en la relacin medio-objeto. Precisamente ahora, al
considerar la empresa como un sistema, se hace patente la importancia que tiene
para ella corregir su propia actuacin, aprovechando su experiencia y utilizando la
informacin que recoge de la misma.
Pero es tambin en el control donde reside la facultad de percepcin de la
intensidad de sus esfuerzos en relacin con la oposicin que ofrece el medio
ambiente, equilibrando sus energas entre el cumplimiento de objetivos de ndole
interna y los de ndole externa.
El proceso de control
Independiente de la funcin que se controle o de la tcnica empleada para
controlarla, el diseo del sistema obedece a una estructura interna del mismo,
cuya dinmica es cclica y que incluye un elemento determinante a su actuacin.
Lo primero a efectuar para integrar un sistema de control es que la direccin
superior y los responsables de rea deben tomar en cuenta la finalidad prctica
que persiguen al llevar al cabo la accin de controlar y los medios adecuados
para alcanzarla.
Caractersticas de un buen control
El control es un factor extremadamente crtico en el logro de los objetivos, y su
efectividad, depende de la informacin recibida. Los sistemas de control, para
lograr un uso ptimo, deben poseer ciertas caractersticas, que son las siguientes:
1.- Deben ser oportunos

2.- Seguir una estructura orgnica

3.- Ubicacin estratgica
4.- Un control debe ser econmico
5.- Revelar tendencias y situaciones
Tipos de control
1.- El precontrol. Se realiza antes de que el trabajo sea ejecutado.
2.- El control concurrente. Esta se realiza a medida en que el trabajo esta siendo
ejecutado.
3.- Control alimentario. Esta se centra en el desempeo organizacional pasado; es
decir, se basa en la retroalimentacin. El control tiene lugar despus de la accin.
Es decir, se basa en la retroalimentacin.
Control Preventivo
Existen dos formas para tratar que las personas responsables cambien sus
acciones futuras. El procedimiento normal consiste en rastrear la causa de un
resultado indeseable hasta dar con las personas responsables del mismo y
obligarlas a que cambien sus prcticas o costumbres.
NATURALEZA Y ALCANCE
La naturaleza de la auditora administrativa es tal, que proporciona un servicio
especializado a la administracin, lo cual la hace ser distinta de cualquier otro tipo
de servicio. En su conocimiento detallado de la empresa. A travs de las funciones
investigadas, el auditor administrativo se convierte en uno de los escasos
individuos que ven desde un punto de vista imparcial e independiente las
necesidades intimas, capacidad y mtodos de departamentos.
En ese carcter, se convierte en una fuente importante de informacin y
asesoramiento cuando se trata de cambiar o planear los programas
administrativos de las reas que l conoce perfectamente.
Se transforma, en consecuencia, en una fuente importante de informacin y
consulta en relacin con planes futuros de la direccin constituyndose, a su vez,
en un especialista capaz de rendir crecientes beneficios a la empresa y de practica
auditorias administrativas sobre reas en cada oportunidad, en razn de su
experiencia adquirida.

La direccin superior puede volcarse as sobre otras materias, y descargarse de

funciones que, de otra manera, debera cumplir ella misma. En otras palabras: se
trata de un verdadero servicio de consultora de direccin perteneciente a la
empresa.
APLICACIN DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
En el manejo y control de auditora administrativa se requieren polticas y
procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusin. En la prctica se
pueden combatir dos o ms tcnicas de auditora, para generar lo que se
denomina procedimientos de auditora.
Los procedimientos de auditora se definen como: las tcnicas de anlisis
aplicables a una variable a grupo de hechos, relativos a la administracin, sujetos
a examen y evaluacin, mediante los cuales El auditor logra fundamentar su
apreciacin.
Naturaleza de los procedimientos de la auditora. Los diversos tipos de
organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible
establecer procedimientos rgidos para llevar a cabo un examen y una evaluacin
de tipo administrativo. As pues, el auditor deber aplicar su criterio profesional y
tomar la decisin, de cul procedimiento de auditora ser el ms indicado y
eficiente.
Procedimientos de auditora de aplicacin general. El auditor debe seleccionar
aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluacin del desempeo de
la organizacin, y exponerlos de una manera fcil de entender, con el propsito de
que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.
La aplicacin de una o ms tcnicas de la auditora da origen a los procedimientos
siguientes:
TECNICAS DE INVESTIGACION
1- Investigacin documental (de hechos y registros).
2- Observacin directa.
CUESTIONARIOS
1- Cuestionario general.
2- Cuestionario por reas funcionales.
3- Cuestionario de anlisis de funciones del trabajo.

4- Cuestionario de anlisis de procedimiento.

5- Cuestionario de anlisis del sistema de informacin.
6- Cuestionario de anlisis de formas.
7- Hojas de anlisis.
8- Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de
informes, diagramas de flujo del sistema de informacin, descripcin del proceso
de planeacin, etc.)
ENTREVISTAS
1- Entrevistas o funcionarios y gerentes.
2- Entrevistas o jefes de departamento.
3- Entrevistas o personal operativo.
PLANEACION DE LA AUDITORIA
La planeacin de la auditora administrativa comprende la tarea de integrar un
nmero de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun
durante el anlisis preliminar; de otro modo podr ms tarde verse en dificultades,
desde los puntos de vista de personal y fecha de terminacin de trabajo.
Estudio Preliminar
No siempre es posible asignar un plan sin un estudio preliminar. Hay diversas
situaciones que indican la necesidad de hacerlo, y una breve revisin de las
situaciones posibles descubrir la naturaleza del examen preliminar.
Con el propsito de jerarquizar los aspectos que habrn de requerir una atencin
ms profunda por parte del auditor administrativo, frecuentemente precede a su
examen completo, un reconocimiento general del organismo social, que culmina
con un estudio preliminar.
El estudio preliminar est encaminado a: lograr una identificacin real del
problema, para conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo.
Por su propia naturaleza, el estudio preliminar no est enfocado a originar
recomendaciones o solucionar problemas, excepto aquellos que resulten
evidentes en un primer reconocimiento.

Ms bien el estudio administrativo consiste en la revelacin de aquellas reas de

la empresa que ameriten un anlisis detallando para poder ofrecer las
recomendaciones ms idneas a las circunstancias de la empresa como un todo.
El estudio preliminar se disea para que resulte la posibilidad de un informe que
recomiende, o que no recomiende un plan general para desarrollar la solucin
especifica del problema.
Contenidos Del Estudio Preliminar
Es necesario iniciar el trabajo de obtencin de datos con un contacto preliminar
que permita una primera idea global. Este estudio se requiere,
independientemente de cules sean los orgenes o razones de la auditora,
abarca:
A) INFORMACIN DOCUMENTAL. Los problemas que van a consultarse y
las muestras de documentos obtenidos varan de acuerdo con los objetivos
del estudio. Esta informacin documental puede ser; por ejemplo, sobre:
Reglamentos internos, informes, estadsticas, etc.
B) INFORMACION SOBRE EL CAMPO DE TRABAJO. El aspecto ms
importante de la iniciacin del campo de trabajo es la presentacin del
auditor administrativo y sus ayudantes, pues el xito o fracaso de la
auditora administrativa depender en gran parte de la comprensin que se
logre respecto del propsito de la misma, y de la colaboracin que se
obtenga de los funcionarios de la empresa en estudio.
Definicin del rea por investigar
Tenemos que definir cul ser la materia objeto de nuestro estudio. Puede ser,
desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisin de una
funcin especfica, o bien un departamento o seccin.
Lo ideal es que la revisin abarque toda la empresa con objeto de formarnos
una idea ms clara de los problemas desde su origen.
Existen revisiones que comprenden una o ms reas.
En estos casos es conveniente examinar, adems, aquellas funciones que
tengan una relacin directa con las dems reas auditadas.
Hay varios criterios para determinar el rea: existen casos en los cuales se
toma como base para la auditora el proceso administrativo; en otras, la
revisin se hace a base de las funciones de la empresa; o en los niveles
jerrquicos y, por ltimo, combinaciones de los anteriores.

Esta estructura de referencia puede basarse en cuestionarios que incluyan

numerosas preguntas abiertas. La habilidad del auditor administrativo para
llevarse bien con la gente ser un factor significativo que determinara el xito
general de esta fase del trabajo de auditora administrativa.
Concluyendo: planear la auditoria administrativa es conocer previamente qu
es lo que vamos a hacer en cuanto a: TRABAJO A DESARROLLAR.
Determinar detalles por estudiar
La auditora administrativa es un instrumento definido para la continua
evaluacin de los mtodos y el desempeo en todas las reas de la empresa.
Son varios los detalles fundamentales que deben guiar a quien corresponda tal
funcin.
El auditor administrativo tiene que decidir cules son los detalles de estudio
ms necesario para alcanzar los objetivos y ver cules son los mejores
mtodos para lograrlos y cules son los detalles limitados y de control.
La auditora administrativa puede abarcar una empresa en su totalidad o un
sector de ella, hasta el nivel ms bajo de supervisin. El auditor necesita
planear su trabajo, decidir qu es lo que va ha hacer primeramente y cundo.
La informacin debe ser actual y digna de confianza, concreta y pertinente. Los
datos habrn de ser claros, completos y con suficiente detalle para precisar
necesidades y relaciones que contribuyan a la relacin del estudio.
Antes de comenzar una auditora administrativa, lo mejor es reflexionar con
calma y delinear el plan.
Este aspecto consiste en elaborar una lista de renglones que se van a
examinar y los procedimientos a seguir. Desde luego, lo importante es que
estos renglones vayan enfocados a los principales objetivos.
A continuacin expondr los pasos a seguir en los que se basa un plan, el
conocimiento de los cuales constituye el fondo de una actuacin auditorial.
1) DOCUMENTOS LEGALES:
-Estructura constitutiva.
-Actas de asambleas
-Contratos celebrados, etc.

2) ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS:
-Manuales de organizacin
-Polticas
-Anlisis de puestos. etc.
3) REGISTROS CONTABLES:
-Descripcin del sistema
-Gua de contabilizacin
-Formas, registros e informes.
-Presupuestos. etc.
4) DE GRFICAS
-Punto de equilibrio
-Ventas
-Produccin. etc.
5) GENERAL
-Folletos de antecedentes histricos
-Locales para oficinas, almacn, plantas, sucursales.
-Atencin a clientes, empleados y proveedores. etc.
Representacin grfica del plan de auditora Administrativa
Para la descripcin grfica del plan general y de los programas especficos de
la investigacin, se recomienda utilizar graficas de flechas diagramas red,
como los que son utilizados en las tcnicas de camino critico y tcnicas de
programacin, evaluacin y revisin, tambin los llamados diagramas de
bloque o de barras como los de Gantt.
Programas de auditora administrativa
La elaboracin de un mtodo sistemtico del procedimiento de auditora
administrativa constituye, hasta cierto punto, una norma uniforme sobre la cual
es sumamente til basarse.

Los programas son medios que sirven de gua al auditor administrativo y a sus
ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se
cubrirn todos los aspectos.
Los programas se concretan a sealar slo orientaciones sobre la forma en
que habr de plantearse la revisin y una serie de procedimientos de los
cuales se seleccionaran los que se estimen convenientes para la obtencin de
datos, en base con las circunstancias; en l se registrar posteriormente lo
hecho por el auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.
Aun cuando resulta cierto, en algunos aspectos, que los detalles del
procedimiento proporcionan al auditor administrativo cierto grado de
flexibilidad, los mtodos establecidos, en general, deben ser apoyados por la
totalidad del personal de auditora, a efecto de mantener un control apropiado
sobre el programa completo.
Clasificacin de los programas
El desarrollo de los procedimientos de auditora, que son establecidos como
gua de trabajo, se puede modificar o adaptar de acuerdo con las
circunstancias en cada caso particular.
Los programas se clasifican en:
1- PROGRAMAS GENERALES:
Son aquellos que se limitan a un enunciado genrico de los procedimientos de
auditora que se deben aplicar, con mencin de los objetivos particulares.
2-PROGRAMAS ANALITICOS:
Son aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los
procedimientos de auditora administrativa.
3- PROGRAMAS TIPO:
Son aquellos que enumeran los procedimientos de auditora a seguirse en
situaciones afines a dos o ms empresas.
4- PROGRAMAS POR REAS:
Son aquellos que se preparan para el desarrollo de la revisin de cada una de
las funciones de la empresa, como gerencia, ventas, produccin, compras,
personal, etc.
CONVENIO, CARTA COMPROMISO

Por tratarse de un servicio relativamente nuevo, y de un alcance muy variable,

se considera que la contratacin de una auditora administrativa debe constar
por escrito. Los problemas y malas interpretaciones que puedan surgir por falta
de definicin del alcance y responsabilidad del auditor administrativo, no slo
afectan al auditor en particular, sino en general, a la profesin de licenciatura
en administracin.
Una vez firmado el convenio de auditora administrativa, la tica y
responsabilidad profesional del licenciado en administracin lo obligan a
desempear su trabajo con el mximo esmero: con una supervisin constante
de sus ayudantes y con la preparacin cuidadosa de los informes que, en
ltima instancia, constituyen la culminacin y el producto visible de su trabajo.
Como conclusin, podemos afirmar que el licenciado en administracin, debido
a su formacin profesional, puede en Forma integral apreciar mejor los
problemas de la empresa y que, adems, tiene facultad tcnica con qu
abocarse y participar eficazmente en la solucin de los mismos.
ASPECTOS METODOLOGICOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
El estudio, investigacin y anlisis de un fenmeno o hecho siempre ha tenido
como finalidad establecer las causas que originan a ste, para lo cual es
necesario seguir ciertos mtodos de investigacin.
Las etapas de que se compone un mtodo de investigacin, cualquiera que
ste sea, son:
-

Definicin precisa del objeto de estudio.

Formulacin de un programa de actividades.

Establecimiento de hiptesis de trabajo.

Recopilacin de datos.

Registro de datos.

Anlisis de datos.

Conclusiones.

El esclarecimiento de los factores que componen el objeto de estudio

sealado, se logra a travs de diferentes tcnicas de anlisis, como:
-Investigacin documental.

-Observacin.
-El cuestionario.
-La entrevista.
La base sobre la que giran estas tcnicas es substancialmente la misma, o sea,
todas aplican sistemticamente a las siguientes preguntas claves:
Quin? De qu se trata?, Cules son los sucesos?
Qu? Qu deber ser investigado?
Cmo? Cmo se producen?
INVESTIGACIN DOCUMENTAL
Trata principalmente de recolectar y hacer un primer examen de la informacin
que exista, grfica y escrita, sobre el objeto definido de estudio que se trate.
Toda tcnica de investigacin requiere de:
Fuentes. Las fuentes son los archivos privados.
Medios. Son aquellos documentos
(administrativos, contables, estadsticos).

como

formas,

reportes,

informes

Las etapas de esta tcnica son:

1.- Recoleccin de informacin. Debe planearse cuidadosamente, teniendo en
cuenta calidad, cantidad y veracidad del material recopilado, el resultado de esta
etapa puede ser decisivo para las condiciones del estudio.
2.- Anlisis de la investigacin. Consiste en aplicar un buen juicio y
experiencias, auxiliares indispensables del analista.
3.- Clasificacin de la informacin. Consiste en llevar a cabo una clasificacin
tcnica y sistemtica de la informacin, para llegar a conclusiones verdaderas;
toda la informacin se complementa entre s y ninguna es excluyente de la otra.
OBSERVACIN DIRECTA
Tiene como finalidad el complementar, confrontar y verificar los estudios que se
hayan realizado conforme a la investigacin documental.

Como tcnica de aplicacin complementaria, la observacin directa ayuda a

penetrar en el campo de accin de nuestro estudio y principalmente a preparar la
atmsfera del escenario en que vamos a actuar.
El observar, descifrar, entender y explicar los factores que comprenden una
situacin dada, en la mayora de las veces se encuentra sujeta a interpretaciones
de tipo personal, que no siempre son los ms reales y verdicas, pues es muy
difcil externar por completo los factores personales del analista.
La tcnica de la observacin es la siguiente: existe la necesidad de definir el
objeto de la observacin, anotar sus caractersticas, clasificarlas, analizarlas y
criticarlas y conservar las notas producto de la observacin para su consulta
posterior.
LA ENCUESTA
1.- El cuestionario
Es una forma de reunir datos; su contenido tiene por objeto descubrir hechos u
opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos. Por tanto, el cuestionario est
compuesto por preguntas que tienden a aclarar el objetivo previamente sealado.
Toda informacin obtenida a travs de cuestionarios deber ser completada y
verificada por medio de la observacin, ya sea de hechos o de registros, la
aplicacin del cuestionario slo se justifica cuando:
- El tiempo para la observacin directa o la entrevista es demasiado corto.
- La informacin buscada se encuentra dispersa entre diferentes grupos.
- Las fuentes son muy variables o la informacin a obtener exige una larga
bsqueda.
2.- Muestreo.
El paso ms importante en la planeacin de una encuesta es la decisin que se
toma sobre la muestra que se va a emplear, es decir el nmero y clase de gente a
entrevistar.
3.- La entrevista.
Dentro de las tcnicas de recoleccin e investigacin la ms importante por su
contenido, mtodo y aplicacin, es la entrevista.

La entrevista es un instrumento que permite descubrir aquellos aspectos ocultos

que forman parte de todo trabajo administrativo, ayudando a verificar inferencias y
observaciones, tanto internas valindose de la viva narracin de las personas.
Para efectuar una auditora administrativa completa, la aplicacin de los
cuestionarios deber ser complementada con una serie de entrevistas para poder
comprobar y ampliar los datos obtenidos.
DIFERENTES ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
El Enfoque De Leonard (Management Audit1960)
De acuerdo con Leonard, el propsito y las finalidades de la auditora
administrativa, son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualquiera de
los elementos examinados e indicar, a la vez, posibles mejoras en las
operaciones.
Enfoque Burton John (1968)
Se han relacionado varios intentos en los ltimos tiempos con el fin de construir
posibles marcos de referencia para las auditorias administrativas.
Cree el autor citado que los procedimientos actuales ofrecen un razonable punto
de partida, que individualmente habr que profundizar en la evaluacin del sistema
de control interno como punto de partida de una labor ms a fondo.
Enfoque De Norbeck (1970)
La auditora administrativa puede tener diferentes significados para la gerencia de
diversas empresas, esto se debe a que la naturaleza de las operaciones varan de
una empresa a otra. Adems se debe tambin a que la auditora administrativa es
una extensin de la auditora interna hacia todos los aspectos de una empresa, no
nicamente dedicada a las reas financieras y contables.
La auditora administrativa es un mtodo constructivo para ayudar a la gerencia a
mejorar las operaciones de la empresa.
Enfoque del anlisis factorial (1963)
Consiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen en la
administracin de un organismo social.
Enfoque De Fernndez Arena (1972)
Este autor propone la realizacin de la auditora administrativa, combinando una
anlisis de los objetivos, de los recursos y del proceso administrativo.

Enfoque Cervantes Abreu S. (1977)

La auditora administrativa naci de la necesidad (por parte de la direccin
superior), de tener un control administrativo y no slo el contable y financiero,
como tradicionalmente vena ocurriendo; su aplicacin prctica y su conocimiento
pblico empiezan a finales del decenio de los cincuenta, sobre todo en
Norteamrica, donde el desarrollo de las microempresas hace necesario
profundizar en el pensamiento tcnico y crear controles y medios de informacin
con bases cientficas.
Enfoque de J. Rodrguez Valencia
Se han efectuado varios intentos en la actualidad con el fin de crear posibles
marcos de referencia para la auditora administrativa, ste es un enfoque ms.
La auditora administrativa tiene como objeto principal proporcionar un panorama
administrativo general del organismo social que se audita, sealando el grado de
la efectividad con el que opera cada una de las unidades administrativas que la
integran; por tanto, sealando tambin aquellas reas cuyos problemas exigen
una mayor atencin por parte de la direccin del organismo del anlisis no deben
tomarse como conclusiones definitivas, ya que tienen que estar relacionados con
otras inferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razn.
OTROS ENFOQUES
Sin embargo, los trabajos representativos sobre el tema se resumen de la manera
siguiente:
1.- El de American Institute of Management utiliza un mtodo desarrollado por su
fundador el doctor Jackson Martindell.
2.- El licenciado A. Alfonso Meja F. contribuye al tema con su tesis intitulada
auditora de las funciones de la gerencia de las empresas.
3- El tambin licenciado A. Manuale Azola perfecciona al anlisis factorial en lo
relativo al aspecto administrativo.
4- El licenciado A. Macias Pineda, concret su esfuerzo en los cuestionarios que
analizan el proceso administrativo.
REQUISITOS DEL INFORME DE AUDITORIA
Una comunicacin que efectivamente transmita los hechos esenciales, es la
culminacin del trabajo del auditor administrativo. Pero ocurre comnmente que el
auditor no logre lo anterior; obteniendo con esto un xito relativo, no porque no

conozca todos y cada uno de los datos; sino principalmente, porque no toma en
cuenta el tiempo requerido y los medios para transmitir esos datos a la direccin.
Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor administrativo es
transmitir de una manera eficaz la informacin que ha obtenido en sus
investigaciones, y que tiene que ver directamente con los problemas de la
administracin. El texto de su informe debe ser interesante y ameno, adems de
comunicar el mensaje de manera objetiva y fcil de comprender. Es necesario
presentar el informe a la mayor brevedad posible, para que la direccin pueda
actuar con oportunidad.
Un buen informe estimula la accin e influye rotundamente en una decisin que se
tome.
El informe representa para el auditor la conclusin de su actividad y, para la
direccin o cliente, el aspecto ms importante y til de esta tcnica. No debemos
aceptar una auditora total o parcial sin un informe; toda actividad de investigacin,
anlisis y evaluacin, quedara nula sin este vital elemento.
Aspectos que hacen til un informe de auditora administrativa
La utilidad de un informe de auditora administrativa depende principalmente de
los siguientes aspectos:
1.- Redaccin adecuada.
Redactar significa compilar o poner en orden; en un sentido ms preciso, consiste
en expresar por escrito los pensamientos o conocimientos ordenados con
anterioridad.
Redactar bien es construir la frase con exactitud, originalidad, concisin y claridad.
2.- Oportunidad de presentacin.
El informe de auditora tiene como finalidad la comunicacin del detalle de la
evaluacin hecha por el auditor. Pero el informe debe presentarse
oportunamente para que la direccin pueda formular adecuadamente sus planes,
ejercer acciones correctivas y tomar mejor las decisiones.
3.- Seleccin adecuada del material.
Para seleccionar adecuadamente el material que debe contener el informe, es
necesario aplicar el principio de la excepcin. O sea: la necesidad de los directivos
de concentrarse en aspectos donde no se logr lo previsto, ms bien que en los
resultados donde se obtuvo lo planeado.

Por lo que deducimos que el informe de auditora no va a consistir en una

narracin de las operaciones de la empresa auditada.
Estructura del informe
En la preparacin del informe hay elementos que no dependen de informante (los
hechos) y otros que s dependen (la reflexin). Los hechos se pueden observar
directamente, o bien se pueden obtener de otras personas; aqu hay que cuidar
bien las diversas opiniones, ya que pueden carecer de veracidad, es decir, tendrn
que llevarse a cabo encuestas para comprobar la honestidad del entrevistado.
Tambin ha que ser cuidadoso en los interrogantes, en ocasiones se dar en el
informe el nombre de los entrevistadores para corroborar que los datos son
verdicos.
Una vez que tenemos los hechos, nos hacemos una pregunta cmo aprovechar
esas fuentes de informacin?, para dar una respuesta hay que poner en marcha la
segunda categora de elementos: la reflexin; en esta etapa el informante deber
anotar en hojas de trabajo todos los datos obtenidos de manera dispersa. A
continuacin podemos distinguir varios pasos:
1- Adquirir una nocin clara del asunto (comprender, captar el problema, trazarse
la idea general).
2- Estudiar el problema a fondo, sin omisiones.
3- Elegir lo que tenga valor para la argumentacin; esto supone trabajo de
eliminacin.
4- Componer, organizar, preparar la distribucin de los elementos, que es el fin de
la etapa.
La estructura del texto del informe contiene:
-

El cuerpo del informe

La conclusin.

A su vez, el cuerpo del informe contiene los hechos y la demostracin. Estos

elementos: hechos, demostracin y conclusin, son los componentes de un
informe, es decir, la estructura general. A continuacin, en la figura 16.1, se
muestra la estructura del informe completo.
Utilidad de aplicacin del informe de auditora

Como la auditora administrativa pretende la revisin de todas las reas de la

empresa, examinando las causas y efectos, concluyendo con propuesta de
soluciones a los problemas derivados del objeto de la empresa, o sea: produccin,
ventas, finanzas, personal; es lgico que al trmino del estudio se entregue a
quien lo solicite (consejo de administracin-direccin general), el resultado de la
investigacin (informe).
El informe de auditora administrativa es til de dos maneras; interna y externa.
a) Utilidad interna. Los datos del informe dan una evaluacin crtico-constructiva
de la empresa en su totalidad o en reas funcionales; o bien del aspecto procesal.
Desde este punto de vista abarca los aspectos:
1. Funcional.
2. Procesal.
3. Operacional.
b) Utilidad externa. Representa la apreciacin del medio ambiente, que abarca
aspectos sobre los cambios que ocurren en las condiciones externas para su
debida orientacin, e informa a su vez al exterior acerca de sus actividades. Desde
este punto de vista abarca: La apreciacin del medio ambiente.
Exposicin del Informe y correcciones
El xito total o parcial de una investigacin bien realizada es, duda, la forma o el
modo con que sea expuesta al personal competente de la empresa que directa o
indirectamente est relacionado.
Es de suma importancia esa etapa, ya que es el momento en que se tendr la
oportunidad de intercambiar, discutir y corroborar las faltas y problemas
encontrados en el estudio realizado y, sobre todo, porque es realizado con las
personas directamente responsables.
Adems, como producto de dicha exposicin, se podrn llevar a cabo las
modificaciones y correcciones al trabajo con un margen de contabilidad muy
aceptable; en si, esta etapa representa algo as como un filtro de depuracin al
trabajo y adems su imagen misma.
ANALISIS DE RESULTADOS
La eleccin de las tcnicas de anlisis administrativo obedecer a la factibilidad de
su aplicacin; a los estudios que se van a realizar; a la disponibilidad de tiempo;
pero sobre todo, al grado de preparacin del personal con que se cuenta.

Entre las tcnicas que por lo comn se utilizan para realizar o auxiliar en el anlisis
de problemas administrativos, se encuentran las siguientes:
1.- Organigramas: Representan la estructura de un organismo social, se
clasifican: contenido-mbito de aplicacin-presentacin.
2.- Cuadro de distribucin del trabajo: Estudiar la posibilidad de reestructurar la
organizacin con el fin de lograr ms fcilmente los objetos.
3.- Grficas de flujo: Representar el flujo de las operaciones, por ejemplo:
operaciones-formas-hombres-productos, etc.
4.- Grficas de distribucin: Representar el bosquejo del rea fsica de trabajo,
puede ser para: maquinara-equipo-rea trabajo.
5.- Grficas estadsticas: Resumir las relaciones numricas y cronolgicas.
6.- Grficas de programacin: Planear y controlar un conjunto complejo
actividades-funciones y relaciones, por ejemplo: grfica de Gantt, PERT-CPM.

de

7.- rboles de decisiones: Preparar una matriz de resultados con valores

esperados. Implica la asignacin de probabilidades a eventos en un futuro incierto.
8.- Muestreo: Inferencias acerca de las caractersticas de poblacin con grados
especficos de uniformidad, se usa en: investigacin de mercados-muestreo de
trabajo-control inventarios auditora.
9.- Nmero ndice: Medir con respecto a una base inicial las fluctuaciones en
volumen de operaciones, errores, costos, ausencias, y otras variables, en un
perodo determinado, con fines de control de operaciones-auditora administrativa,
comprobar validez y confiabilidad de la informacin.
10.- Punto de equilibrio: Proveer informacin que ayude al control de los costos y
subraye la importancia del volumen de ventas.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
Las conclusiones debern recoger los resultados logrados en el cuerpo del
informe, en forma tal que el lector no pueda interpretar mal el sentido global del
informe administrativo.
En esta seccin del informe, el auditor describir las reas localizadas que ofrecen
posibilidades de mejora administrativa. En algunos casos, dichas mejoras podrn
efectuarse en el curso de la misma auditora; en otros, posiblemente requieran la
intervencin de alguna persona especializada.

Realizar adems una descripcin de las conclusiones y recomendaciones para

corregir las deficiencias administrativas detectadas. En esta parte, el auditor debe
sugerir alguna solucin tendiente a la eliminacin de errores.
El auditor debe considerar, para hacer cualquier sugerencia, cuales son los
recursos con que cuenta la empresa para ponerlos en prctica.
Es conveniente que las sugerencias sean presentadas en esta parte del informe,
de acuerdo con su posible aceptacin y proponer cursos alternativos de accin
para cada recomendacin bsica.
Frecuentemente, las conclusiones resumen las ideas ms importantes del trabajo.