Manual de compras

Manual De Compras Para

La Empresa
Coronel Arquitectos S.A de
C.V

Sector o Giro:

Servicios
Escuela:
Escuela Superior De Comercio Y Administracion
Tepepan

Unidad

Profesin:
Licenciado en Relaciones Comerciales

Grupo y Semestre:
4RMH 5 Semestre

Equipo 2

Anta Colmenero Mariana

Guzmn Maguey Roberto
Hernandez serrano Maria Fernanda
Salazar Vargas Sergio

Profesora:
Ana Lilia Silva Figueroa
28/01/2015

Manual de compras

NDICE.

Prlogo...................................................................................................................3
Justificacin............................................................................................................4
Captulo I. El rea de compras...............................................................................5
1.1 Nombre de la empresa.....................................................................................5
1.2 Breve historia de la empresa............................................................................5
1.3 Misin...............................................................................................................5
1.4 Visin................................................................................................................5
1.5 Definicin del negocio......................................................................................5
1.6 Objetivo Corporativo.........................................................................................6
1.7 Estructura organizacional (Tipo y sistema)......................................................6
1.8 Organigrama general y especifico del rea de compras...............................6
Organigrama general..............................................................................................6
Organigrama del rea de compras........................................................................6
1.9 Descripcin de puestos y responsabilidades...................................................7
1.10 Servicios que produce u ofrece respectivamente..........................................7
1.11 Productos que adquiere.................................................................................8

Prlogo
Este manual de compras ha sido elaborado para conocer ms acerca de los
procedimientos y la administracin de la empresa Coronel Arquitectos S.A de C.V,
es resultado de la recopilacin de normativas y procedimientos, as como el
anlisis de la estructura organizacional que tiene para comprender mejor que tan
complejas son las compras y como es que una empresa se rige.
En particular, este manual nos ayuda bsicamente a conocer profundamente que
conllevan los procesos de compra, as como que se requiere para la toma de
decisiones que favorezcan tanto a Coronel Arquitectos S.A de C.V como al
proveedor o distribuidor de materiales para su elaboracin. Con la elaboracin de

Manual de compras

este manual nos damos cuenta que las compras en una empresa requieren de
grandes decisiones y procesos de bsqueda, as como, procesos de elaboracin.
Las polticas de la empresa y las normas con las que se rige son indispensables
para la produccin que Coronel Arquitectos S.A de C.V representa, ya que, es una
empresa que se base principalmente en el bienestar de sus clientes y la calidad de
sus trabajos.
Considerando toda la investigacin que se requiere para realizar este manual nos
damos cuenta que nos sirve de mucho para saber estructurar un manual de
compras, lo que requerimos hacer para la produccin de algn producto y lo
importante que es para une empresa industrial las compras de sus suministros
(desde sus precios hasta la calidad).

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Justificacin
Las actividades diarias desempeadas en cada rea que conforman la empresa
Coronel Arquitectos, tienen diferentes necesidades y requerimientos, por lo que el
mantener en funcionamiento con eficacia, eficacia y efectividad en busca de la
mayor calidad al brindar el servicio, est relacionado con la creacin e
implantacin de mtodos, formas o procesos que de forma responsable estn
conformados, no solo para mantener en funcionamiento ideal de cada rea, si no
de esta misma forma ofrecer de alternativas para obtener nuevas tcnicas de
prevencin y previsin para lograr un mejor manejo de recursos.
Este Manual tiene como objetivo fundamental la definicin y documentacin de los
procedimientos que sustentan la operacin del departamento de Compras, las
Polticas que norman a los mismos, as como tambin, sealar los puestos
involucrados en la ejecucin de las diversas funciones administrativas, a fin de
establecer el control y funcionamiento ms eficiente y transparente de la empresa
Coronel Arquitectos.
As como asegurar que las adquisiciones se lleven a cabo segn normativas
establecidas en el presente documento y que los artculos para la compra sean
realmente requeridos para llevar a cabo las tareas especficas del sector
solicitante

Elaboro

Revis

Autoriz

Equipo 2 4RMH

Ana Lilia Silva

Figueroa

Norberto F. Silverio
N.

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Captulo I. El rea de compras.

1.1 Nombre de la empresa.
Coronel Arquitectos
1.2 Breve historia de la empresa.
La empresa Coronel Arquitectos surge en el ao 2004 con la finalidad de poder
ofrecer un servicio profesional y de calidad en cuanto a construccin,
remodelacin, diseo de naves industriales e implementacin de maquinaria
automatizada.
1.3 Misin.
Ofrecer una gama de servicios de calidad y vanguardistas propios del rea de
construccin para cumplir con las ms altas expectativas.
1.4 Visin.
Ser una empresa lder en el rea de la construccin y pionera de la construccin
verde
1.5 Definicin del negocio.
El giro principal de la empresa en la construccin para la industria (naves
industriales, salones de conferencias, auditorios, diseos industriales, etc.), en
segundo plano, estn las remodelaciones, que ests se realizan a particulares,
hoteles e industrias en general. En tercer lugar tenemos los diseos industriales
que son naves, diseo interior y mejora del habitculo, as como ayuda en la
planeacin de colocacin de mquinas industriales de gran tamao. Por ltimo, la
construccin verde, que al no ser todava bien aceptada por el nicho mexicano,
an se hacen modificaciones al sta planeacin.
La administracin del negocio se basa en una simple frmula que es la que la
mayora de las empresas utilizan:
Ganancia (t) = Ingresos (t) Egresos (t) Inversin (t)
Ventaja competitiva:
Esta empresa es pionera de la construccin verde, por lo que la convierte en una
de las primeras empresas en construccin en incluir ste concepto.
Tambin, la empresa cuenta con una diversa lista de proveedores, lo que
garantiza que siempre podamos tener los elementos necesarios para la realizacin
Elaboro

Revis

Autoriz

Equipo 2 4RMH

Ana Lilia Silva

Figueroa

Norberto F. Silverio
N.

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de cualquier trabajo. Aunado a lo anterior, es lo que le ha permitido a la

empresa tener una posicin estable en el mercado y poder conservar a clientes
potenciales.
A quin ofrecemos servicios? (Target)
La empresa est enfocada en otorgar servicios a las empresas industriales, sin
embargo, existen particulares que tambin son clientes potenciales para la
empresa.
1.6 Objetivo Corporativo.
Ser la firma consultora lder a nivel nacional en la prestacin de servicios de
arquitectura e ingeniera, encontrarnos dentro de los primeros tres lugares a nivel
nacional en el desarrollo de proyectos de gran envergadura del sector privado e
incursionar en mercados internacionales mediante el establecimiento de alianzas.
1.7 Estructura organizacional (Tipo y sistema).
Centralizada:
Definimos la centralizacin de nuestra organizacin, como un aspecto de nuestra
administracin, como la tendencia a restringir la delegacin en la toma de
decisiones, en la que se mantiene un alto grado de autoridad de los niveles
superiores.
Centralizacin como aspecto de la administracin.
En Coronel Arquitectos S.A de C.V, se trabaja el tipo de centralizacin como
aspecto de la administracin que es la tendencia a restringir la delegacin de
nuestra toma de decisiones, ya que el alto grado de autoridad la mantiene en la
alta direccin o el gerente general.
1.8 organigrama general y especifico del rea de compras.
Organigrama general.

Elaboro

Revis

Autoriz

Equipo 2 4RMH

Ana Lilia Silva

Figueroa

Norberto F. Silverio
N.

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Organigrama del rea de compras.

NORBERTO FELIPE
SILVERIO
NOCHEBUENA
Gerente de
compras

MIGUEL ANGEL
ROCHA LUJAN
Dep. Almacen

OMAR SANTIAGO
MARTINEZ RIOJA
Dep. calidad

1.9 Descripcin de puestos y responsabilidades.

Rogelio Coronel Lovera Director general:
Es el encargado de tomar las decisiones de la empresa, as como de la
administracin de la misma y es el principal encargado de cerrar importantes
contratos.
Jaime Morales Eng Gerente general:
Es el encargado de ejecutar las decisiones del director general, tambin es el
principal encargado de la organizacin de la empresa y ayuda como puente de
comunicacin entre la empresa y el director general
Lorena Torres Kelly Gerente de ventas:
Es la persona responsable de las ventas a particulares o de diseos especficos a
clientes.
Norberto Felipe Silverio Nochebuena Gerente de compras:
Es el encargado de requisitar material para la correcta operacin de la empresa.
ROGELIO
CORONEL
LOVERA
Director
general
JAIM E
M ORALES ENG
Gerente
general

Elaboro

Departam ento
Equipo 2de
4RMH
ventas.
LORENA TORRES
KELLY
G erente de
ventas

Revis ento de Autoriz

Departam
Departam ento
Anacom
Lilia Silva
pras. Norberto F. Silverio
de produccn.
Figueroa
N.
NORBERTO
M ARCO
FELIPE SILVERIO
ANTONIO
NOCHEBUENA
PIED RA
Gerente de
Gerente
com pras
produccin

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Marco Antonio Piedra Gerente produccin:

Es el encargado de realizar los productos que son solicitados por los clientes.
1.10 Servicios que produce u ofrece respectivamente.
Construccin:

En todos los sectores

Remodelacin:

Hoteles
Casas
Restaurantes
Naves industriales
Oficinas de usos mltiples
Otros

Diseo de naves industriales:

Para todo tipo de industrias

Implementacin de mquinas:

Para maquinaria pesada

Uso industrial
Industria metalrgica
Otros

Especiales:

Stands para exposicin

Mesas para soldadura
Paneles mviles

1.11 Productos que adquiere.

Los productos que adquiere son diversos y se podran clasificar en:
Primarios:

Cemento
Metal
Soldaduras
Maquinaria
Herramienta
Contratos
Elaboro

Revis

Autoriz

Equipo 2 4RMH

Ana Lilia Silva

Figueroa

Norberto F. Silverio
N.

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Facturas
Equipo de seguridad
Otros

Secundarios:

Papelera
Tinta de impresoras
Telfonos
Contra

Captulo II. Pronstico de compras

2.1.1 Pronstico de compras
Objetivo: Predecir los resultados y tendencias futuras sirvindose de
tcnicas efectivas.
Alcance: compras, finanzas
Polticas:
-Deben ser fundamentadas con base en los registros anteriores y sin
excederse de los datos reales
Procedimientos: la frecuencia con la que se realiza es anual y es un
pronstico de ventas. Utilizan el mtodo de Mnimos cuadrados o Regresin
lineal.
Flujo grama:
Mtodo de Mnimos cuadrados o Regresin lineal
Ao
2008

X
1

Y
273,000

X
1

XY
273,000

2009

320,000

640,000

2010

150,000

450,000

2011

323,000

16

1292,000

2012

452,000

25

2260,000

Y=a + bx
196,000.00
0
256,285.71
4
316,571.42
9
376,857.14
3
437,142.85
7

Elaboro

Revis

Autoriz

Equipo 2 4RMH

Ana Lilia Silva

Figueroa

Norberto F. Silverio
N.

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515,000

36

3090,000

2014

605,000

49

4235,000

28

2,638,000

140

12,240,000

2013

497,428.57
1
557,714.28
6

Clculos:
Y =a+bx
b=

[ N (xy ) ]( x y)
( N x 2 )( x)2

b=

[ 7 (12240000)] (28 2638000) 11816000

=
=60285.71429
2

a=

y (b x)
N

196

( 7 140 )(28)

2638000(60285.71429) 28
950000
a= =
=135714.2857
7
7

Y =135714.2857+60285.71429( x)
2008=135714.2857+ 60285.71429 ( 1 )=196,000.000
2009=135714.2857+ 60285.71429 ( 2 )=256,285.714
2010=135714.2857+ 60285.71429 ( 3 ) =316,571.429
2011=135714.2857+ 60285.71429 ( 4 ) =376,857.143
2012=135714.2857+60285.71429 ( 5 )=437,142.857
2013=135714.2857+ 60285.71429 ( 6 )=497,428.571

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Equipo 2 4RMH

Ana Lilia Silva

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2014=135714.2857+60285.71429 (7 )=557,714.286
Interpretacin y anlisis de los resultados:
A partir del anlisis de los datos obtenidos a travs del pronstico de compras, es
evidente un aumento entre las ventas del 2008 a las del 2014, por lo que se puede
deducir que la empresa cada ao se vuelve ms competitiva y rentable.

Pronostico
600000
500000
400000
Ventas en pesos

300000
200000
100000
0

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

Ao

2.1.2. Presupuesto
Objetivo: detallar los ingresos y gastos para alcanzar las metas fijadas
durante cada perodo
Alcance: Compras y finanzas
Polticas:
La empresa debe poseer fondos monetarios para respaldar sus
transacciones normales, especular con los precios o para fines de
proteccin, debido a que contingencias como la inoportuna
cancelacin de deudas por parte de los compradores altera los
pronsticos monetarios.
La poltica de liquidez se centra en el estudio de las variables que
afectan las entradas, las salidas y los saldos mnimos de efectivo.
Procedimiento: Es elaborado por el departamento de compras en conjunto
con el departamento de finanzas. Es de tipo MRO (Mantenimiento,
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Reparacin y Operacin) y la frecuencia con la que se llevan a cabo

es regularmente cada semestre.
CAPITULO III. Manejo de proveedores.
3.1 Proveedores
Objetivo: suministrar un bien en el momento que la empresa lo requiera.
Alcance: Compras, Finanzas, Almacn.
Procedimiento: Es elaborado por el departamento de almacn y calidad al
momento de la entrega de mercanca y al momento de pedir a los
proveedores los bienes para suministrar participa el gerente de compras.
Polticas:
El horario de atencin a proveedores es de 12 a 16 horas, los das
lunes, jueves y viernes con previa cita para tener un control sobre las
visitas que los proveedores hacen a la empresa.
El horario para recepcin de mercanca en el almacn y revisin de
facturas es de 10 a 13 horas y de 15 a 18 horas, los das martes,
mircoles y viernes.
Toda compra debe ir respaldada por una orden de compra o de
servicio, de lo contrario, la tesorera no se har responsable de su
pago. Ninguna otra persona o dependencia est autorizada para
realizar compras.
3.2 Desarrollo de proveedores
Objetivo: establecer relaciones estratgicas de largo plazo en donde ambas
empresas encuentren incentivos.
Alcance: Compras, Almacn y Proveedores
Procedimientos: 1. Coronel Arquitectos realiza un anlisis de sus
proveedores tomando en cuenta los proveedores habituales y sus servicios
prestados como los proveedores espordicos realizando una primera
compra para tomarla como referencia. 2. El responsable de compras
analiza la conveniencia de las diferentes ofertas de los proveedores para
as llegar a una buena toma de decisiones y elegir al proveedor correcto
para trabajar en conjunto. 3. Analizamos los factores de compra como la
calidad, la satisfaccin de nuestras necesidades, bsqueda de informacin
para as saber cul sera el mejor proveedor, cuando y en donde comprar.
4. Una vez que seleccionamos la mejor oferta el responsable debe emitir el
pedido, documentado mediante la utilizacin del formato de compras.
Elaboro

Revis

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Equipo 2 4RMH

Ana Lilia Silva

Figueroa

Norberto F. Silverio
N.

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Polticas:
La clasificacin de las compras est dada de la siguiente manera:
a. BIENES:
i. Materia prima son materiales.
ii. Mercancas.
iii. Suministros.
b. SERVICIOS:
i. Personal
ii. financieros.
iii. transportes.
Para realizar una buena compra se debe de basar en:

Precio

Calidad

Cantidad

Condiciones de entrega

Condiciones de pago.

Garanta
Antes de realizar la compra se deber:
a.
Si ya se conoce al proveedor, solicitar la cotizacin del los artculos
mencionados, si se est de acuerdo, se procede a pedir el material
b.
Si es un nuevo proveedor, la empresa se encargar de analizar el
historial del proveedor para saber si es confiable o no.
Slo permite solicitar material para fines que a la empresa le
convengan, queda estrictamente prohibido que las personas hagan
requisiciones con fines personales.
Coronel Arquitectos S.A. de C.V.
Cancn 385 colonia hroes de Padierna Del. Tlalpan
Col. Distrito Federal Mxico.
Tel: 5554541856
Fecha:

Solicitud de Cotizacin

Nombre del proveedor:

Domicilio:
Telfono:
Partida

Cantida

RFC:

Unidad

Descripcin

Elaboro

Revis

Autoriz

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Ana Lilia Silva

Figueroa

Norberto F. Silverio
N.

Clave

Precio

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de
medida

Disponibilidad para entregar:

(Marca, modelo, nmero, etc.)

Condiciones de
pago:

Solicitado por:
Nombre:
Firma:
Formatos:

Condiciones de
entrega:

Unitario

Destino final:

Observaciones:

Direccin Av. Parque Lira 79 Miguel Hidalgo, 11870 Distrito

Federal
Telfono: 01 55 5516 0500
Coronel

Arquitectos S.A

Cotizacin
Numero:
Fecha:

Cancn 385
Tlalpan
Col. Distrito Federal Mxico.
Tel: 5554541856
Contacto:

Partida

colonia hroes d

Gerencia de adquisiciones
Lic. Rogelio Coronel Lovera
Cantida
d

Unidad
de
medida

Descripcin
(Marca, modelo, nmero, etc.)

Elaboro

Revis

Autoriz

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N.

Precio unitario

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Condiciones Generales de esta cotizacin

Precios:
Condiciones de pago:
Condiciones
de entrega:
Nuestros
precios
son en MN. A los cuales deber agregrseles el IVA y estn
Vigencia:
sujetos
a cambios sin previo aviso.
Garanta: de pago:
Condiciones
Descuentos:
50%
del importe total con la confirmacin de su O.C:
Observaciones:
50%
contra entrega del equipo

Ate

___________
Geren
Lic. Felipe

Condiciones de entrega:
EXW: nuestros equipos sern entregados en nuestra planta en Mxico, D.F. 15
das despus de RESIVIDA su orden de compra, con todos sus datos aclarados,
incluyendo su respectivo anticipo.
Garanta:
Nuestros equipos estn garantizados por UN AO, contra defectos de fabricacin
o materiales defectuosos, siempre y cuando se operen dentro de los lmites y
condiciones de trabajo para las cuales fueron diseados. Nuestra garanta no
ampara las piezas que por su uso tengan desgastes naturales.
Vigencia de esta cotizacin:
Nuestra cotizacin se considera vlida durante un trmino de 15 das, despus de
esta fecha nos reservamos el derecho de rectificarla o modificarla si fuera
necesario.
Nuestra cotizacin est basada en las condiciones econmicas de este da,
cualquier cambio que interviniera en los salarios, cambios sociales,
impuestos y/o precios de los materiales, afectara nuestra cotizacin en
consecuencia
Coronel Arquitectos S.A. de C.V.
Cancn 385 colonia hroes de Padierna Del. Tlalpan
Col. Distrito Federal Mxico.
Tel: 5554541856
Cuadro comparativo de cotizaciones
Requisicin numero:
Proveedor 1
Fecha
Descripcin
Unidad
Partid
Cantida
Precio
Precio
Clave (Marca, modelo, nmero,
de
a
d
unitario
total
etc.)
medida
Elaboro

Revis

Autoriz

Equipo 2 4RMH

Ana Lilia Silva

Figueroa

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N.

Proveedo
Precio
unitari
o

Pr
T

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Subtotal.
Impuesto:
Flete:
Valor neto:
Garanta:
Lugar de entrega:
Condiciones de entrega:
Condiciones de pago:
Numero de cotizacin:
Fecha de cotizacin:
Descuentos ofrecidos
Elaboro:
Reviso:
Aprob:
Fecha:

Importe:

Vigencia de cotizacin:
Observaciones:

Elaboro

Revis

Autoriz

Equipo 2 4RMH

Ana Lilia Silva

Figueroa

Norberto F. Silverio
N.

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Tarjeta para el control de proveedores

Numero

Artculos

Proveedor

Clave
(Catalogo

Tarjeta para el control de proveedores

Numero

Artculos

Proveedor

Artculos que
fabrica

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