Diseno Sistema Informacion CDiseno Sistema Informacion Control Gestion Documentosontrol Gestion Documentos

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA
ANTONIO JOS DE SUCRE

VICE- RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL
TRABAJO DE GRADO
DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE

GESTIN DE DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA
CONSTRUCCIN DE LA CENTRAL HIDROELCTRICA MANUEL
PIAR.
AUTOR:
LADY J. DURANGO P.
C.I. 19.126.031
CIUDAD GUAYANA; OCTUBRE DEL 2012.

PIAR.

TRABAJO DE GRADO
Br. Durango Pelez, Lady Johanna

PIAR.
Trabajo presentado al Departamento de Ingeniera Industrial como
requisito para obtener el ttulo de Ingeniero Industrial.
___________________
_____________________
Ing. Felix Martnez.
Ing. Julio Bermdez
TUTOR ACADMICO
TUTOR INDUSTRIAL
___________________
_____________________
Ing. Jairo Pico.

JURADO EVALUADOR
Ing. Hernan Flores.

JURADO EVALUADOR
iii
Durango Pelaz, Lady Johanna.

GESTIN DE DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA CONSTRUCCIN DE
LA CENTRAL HIDROELCTRICA MANUEL PIAR.
76 Pg.
Trabajo de Grado.
Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre.
Vice-Rectorado Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniera Industrial
Tutor Acadmico: Ing. Flix Martnez.
Tutor industrial: Ing. Julio Bermdez.
Puerto Ordaz, Octubre de 2012.
Captulos: I. El Problema, II. Marco Referencial, III. Marco terico, IV. Marco
Metodolgico, V. Situacin Actual, V. La Propuesta, Conclusiones,
Recomendaciones, Glosario de Trminos, Referencias Bibliogrficas y Apndice.

TRABAJO DE GRADO
ACTA DE APROBACIN
Nosotros, miembros designados por el Comit para la evaluacin del
Trabajo de Grado presentado por la Br. Lady J. Durango P, portadora de
la cdula de identidad No. 19.126.301, titulado Diseo de un Sistema
de Informacin para el Control de Gestin de Documentos
Relacionados con la Construccin de la Central Hidroelctrica
Manuel Piar, consideramos que dicho trabajo cumple con los
requerimientos exigidos y por lo tanto lo declaramos APROBADO.
___________________
_____________________
Ing. Felix Martnez.
Ing. Julio Bermdez
TUTOR ACADMICO
TUTOR INDUSTRIAL
____________________
_____________________
Ing. Jairo Pico.

JURADO EVALUADOR
Ing. Hernan Flores

JURADO EVALUADOR

v
AGRADECIMIENTO
Mi gratitud est principalmente dirigida a Dios por llenar mi vida de
bendiciones y darme las fuerzas para cumplir mis sueos.
A mi Madre y hermana Alexandra por su apoyo incondicional y por

ensearme a luchar para alcanzar mis metas.
A mis amigos, Irma Hernndez, Caleb Montes, Angel Paruta, Angel

Bellorin, Gloria Campillay, Evelyn Camargo, quienes Dios puso en mi
destino para acompaarme en esta etapa de la vida.
Al Ing. Flix Urbina, por su asesora, apoyo, consejos y grandes

aportes durante el desarrollo del estudio.
Al Ing. Flix Martnez, el Ing. Julio Bermdez y la Ing. Carhol Pia por
guiarme en la elaboracin del trabajo de investigacin.
vi
DEDICATORIA
A mi Madre y mi hermana Alexandra, quienes han bajado el cielo a mis
pies y regalado las estrellas.
Todo lo que sea que puedas o

suees
que
puedas,
cominzalo.
Atrevimiento posee genio, poder y
magia... Johann Wolfgang Von Goethe.
vii

TRABAJO DE GRADO
Autor: Br. Durango Pelez, Lady Johanna.
Tutor Acadmico: Ing. Flix Matnez.
Tutor Industrial: Ing. Julio Bermdez.
PIAR.
RESUMEN
En el presente trabajo se propone el diseo de un sistema de
informacin para el control de gestin de documentos relacionados con la
construccin de la Central Hidroelctrica Manuel Piar, con la finalidad de
brindar una solucin a las necesidades de informacin que presenta la
Superintendencia de Planta. Los principales objetos del estudio fueron
realizar el diseo conceptual, lgico y fsico del sistema, as como tambin
elaborar el manual del usuario a ser utilizado durante la ejecucin de este
proyecto. El diseo realizado corresponde a una investigacin de tipo
proyectiva, tomndose como referencia, las entrevistas aplicadas al
personal y otros trabajos de investigacin que han abordado el mismo
tema.
PALABRAS CLAVES: Sistema de Informacin, Registro de documentos,
Control, Gestin del Conocimiento, Base de Datos.

viii
NDICE DE CONTENIDO
AGRADECIMIENTO.....................................................................................6
DEDICATORIA.............................................................................................7
RESUMEN....................................................................................................8
INTODUCCIN..........................................................................................13
CAPTULO I. El PROBLEMA.....................................................................16
Planteamiento del Problema..................................................................16
Justificacin. ..........................................................................................17
Objetivo General....................................................................................18
Objetivos Especficos. ...........................................................................19
Alcance. ................................................................................................19
Delimitacin............................................................................................19
CAPTULO II. MARCO REFERENCIAL....................................................20
Descripcin de la Empresa....................................................................20
Misin.....................................................................................................20
Ubicacin Geogrfica de la Empresa....................................................21
Polticas de la Empresa.........................................................................21
Objetivos de la Empresa........................................................................22
Objetivo General de CORPOELEC...................................................22
Objetivos Especficos de CORPOELEC...........................................22
Divisin de Planta Tocoma.....................................................................23
Procesos de Gestin.........................................................................23
Establecer las Estrategias y los Lineamientos de Gestin...........23
Operar los Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central
Hidroelctrica Manuel Piar............................................................24
Mantener los Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central
Hidroelctrica Manuel Piar............................................................24
CAPTULO III. MARCO TERICO............................................................26
Antecedentes.........................................................................................26
ix
Bases Tericas. .....................................................................................28

Sistema de Informacin.....................................................................28
Tipos de Sistemas de Informacin....................................................29
Sistemas a Nivel Operativo...........................................................29
Sistemas a Nivel del Conocimiento...............................................29
Sistemas a Nivel administrativo. ..................................................30
Sistemas a Nivel Estratgico.........................................................30
Diseo de un Sistema de Informacin..............................................30
Mtodo del Ciclo de Vida para el Desarrollo de Sistemas. ..........31
Modelo de Desarrollo por Anlisis Estructurado...........................32
Mtodo del Prototipo de Sistemas................................................36
Diagrama Entidad-Relacin...............................................................36
Gestin del Conocimiento.................................................................36
CAPTULO IV. MARCO METODOLGICO...............................................38
Tipo de Investigacin. ...........................................................................38
Diseo de la Investigacin. ...................................................................38
Poblacin y Muestra. ............................................................................40
Tcnicas o Instrumentos de Recoleccin de Datos. ............................40
Procedimiento de Recoleccin de Datos...............................................41
Procesamiento de la Informacin..........................................................42
Anlisis de la Informacin......................................................................42
CAPTULO V. SITUACIN ACTUAL .........................................................43
Situacin Actual de la Superintendencia de Planta Tocoma. ..............43
Procesos que se Realizarn Dentro del Archivo Integral.....................45
Requerimientos del Sistema..................................................................47
CAPTULO VI. LA PROPUESTA................................................................49
Esquema Conceptual del Sistema.........................................................49
Funciones Principales del Sistema de Informacin..........................49
Asignacin de Privilegios...................................................................50
Diagrama de Flujo de Datos..............................................................51
x
Diseo Lgico del Sistema....................................................................52

Diagrama de Entidad-Relacin..........................................................52
Estructura de la Base de Datos. .......................................................53
Diseo Fsico del Sistema.....................................................................56
Herramientas Utilizadas en la Elaboracin de la Aplicacin.............56
Interfaz...............................................................................................57
Pgina Principal del Sistema.........................................................57
Men Principal del Sistema...........................................................58
Formulario de Ingreso de Documentos.........................................58
Mdulo de Bsqueda. ..................................................................60
Mdulo Estadsticas......................................................................61
Manual de Usuario.................................................................................61
CONCLUSIONES.......................................................................................62
RECOMENDACIONES..............................................................................63
REFERENCIAS..........................................................................................64
APNDICE.................................................................................................66
xi
NDICE DE TABLAS
Tabla 1 Clasificacin de Documentos........................................................45

Tabla 2 Atributos.........................................................................................49
xii
NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Diagrama de Flujo de Datos Utilizado con el Mtodo de anlisis

Estructurado...............................................................................................34
Figura 2.Grfica de Estructura...................................................................35
Figura 3. Diagrama de Flujo de Datos.......................................................51
Figura 4: Diagrama Entidad-Relacin del Sistema Propuesto..................52
Figura 5. Pgina Principal de Ingreso al Sistema......................................57
Figura 6. Men Principal............................................................................58
Figura 7. Formulario de Registro de Documentos.....................................59
Figura 8. Mdulo de Bsqueda..................................................................60
Figura 9. Mdulo Estadsticas....................................................................61
xiii
INTRODUCCIN
CORPOELEC es la empresa del Estado encargada de la generacin y
distribucin de energa elctrica que obedeciendo el decreto presidencial
N 5.330 de julio de 2007, fue constituida mediante la fusin de las
diferentes empresas del sector elctrico con la finalidad de elevar la
calidad del servicio dentro del pas.
Entre los proyectos que se encuentran en fase de desarrollo para el

incremento de la capacidad de generacin se encuentra la Central
Hidroelectrica Manuel Piar (Tocoma), la cual se tiene previsto que sus
diez unidades generadoras cubrirn el 1,5% de la demanda Nacional,
produciendo un promedio de 12,100 GWh anuales.
La presente investigacin tiene como objetivo desarrollar una

aplicacin que permita un registro y bsqueda automatizado de
documentos tcnicos que se generan durante la construccin de la nueva
presa. As como tambin elaborar un manual de usuario que contribuya al
manejo eficiente del sistema.
Para el cumplimiento de los objetivos se aplic el Mtodo del Ciclo de

Vida para el Desarrollo de Sistemas y herramientas pertenecientes a la
metodologa del Modelo de Desarrollo por Anlisis Estructurado.
El informe est estructurado de la siguiente manera: Captulo I El

Problema; donde se explica la problemtica, definen los objetivos y se da
justificacin al estudio. Captulo II Marco Referencial; ofrece informacin
relacionada con la empresa y el rea donde se realiz el trabajo de
investigacin. Captulo III Marco Terico; describe los antecedentes y
14
bases tericas que sustentan la investigacin. Captulo IV Marco

Metodolgico; contiene la metodologa del estudio, para el desarrollo de la
investigacin. Captulo V Situacin Actual; desglosa los procesos que
desarrollan dentro del rea de estudio con un enfoque especial en el
manejo de informacin. Y Captulo VI La Propuesta; presenta los
resultados
obtenidos
de
la
investigacin.
Recomendaciones.
15
Conclusiones
CAPTULO I
El PROBLEMA
La intencin de este captulo es realizar una introduccin al problema

de investigacin. A continuacin se exponen los objetivos, el alcance y la
delimitacin del campo de investigacin y se explica la importancia del
desarrollo de la presente.
Planteamiento del Problema.

La informacin es uno de los activos ms preciados que poseen las
organizaciones, pues sta es usada como herramienta en los procesos de
retroalimentacin, innovacin, mejora, optimizacin y estandarizacin. La
forma en cmo se encuentre organizada la informacin aportar mejoras
significativas en la competitividad y nivel de crecimiento.
La tecnologa de informacin juega un papel importante dentro de las

organizaciones, ya que la cantidad de datos que se manejan dentro de
estas aumenta cada da, y se hace necesario almacenarlos de manera
ordenada, esto permite un fcil acceso, apoyando as la gestin
administrativa.
El proyecto de construccin de la Central Hidroelctrica Manuel Piar se

encuentra en su fase de desarrollo, llevada a cabo por CORPOELEC en
conjunto con empresas contratistas IMPSA y OIV, entre las cuales se
produce un gran flujo documentos que contienen toda la informacin
relacionada con la construccin de la obra, entre los cuales se pueden
mencionar los planos de mecnicos, elctricos, civiles, manuales,
procedimientos de trabajo, entre otros.
Actualmente dentro de la Superintendencia de Planta Tocoma se

realiza el proceso de recepcin y registro de documentos tcnicos de la
Central Hidroelctrica Manuel Piar, el control de esta gestin se ejecuta
mediante una hoja de clculo, la cual posee las siguientes desventajas:
No arroja estadsticas con respecto a la cantidad de documentos

recibidos,
No permite un registro de forma integrada (se tienen registros en

diferentes archivos),
Existe mucha dificultad en la bsqueda de los documentos

registrados,
Y no posee un enlace con el intranet de la empresa que

proporcione el respaldo de informacin.
La cantidad de documentos tcnicos que se manipulan dentro del

archivo de la Superintendencia es cada vez mayor y al mismo tiempo las
tareas de almacenamiento y control de stos se dificultan. Esto conlleva a
la necesidad de mejorar el proceso de control de documentacin,
mediante la creacin de un sistema de gestin de informacin
automatizado, que permita al mismo tiempo la ubicacin de manuales,
planos o cualquier otro tipo de documento de una forma rpida.
Justificacin.
Debido gran volumen de documentos que se generan en la construccin
de la Central Hidroelctrica Manuel Piar, se hace difcil el control y
seguimiento de la documentacin; con esto, nace la necesidad
de
desarrollar un sistema de informacin, lo cual permitir contar con una

17
herramienta adecuada para automatizar el proceso de gestin de un

activo intangible, como lo es el conocimiento.
El sistema comprender un recurso necesario para solventar el

problema de almacenamiento de datos relacionados a los documentos
que se archivan dentro de la Superintendencia de Planta Tocoma, lo que
garantizar que el proceso de control de esta informacin se ejecute
eficientemente.
Objetivo General.
Disear un sistema de informacin que optimice la administracin de
documentos tcnicos en la Superintendencia de Planta de la Central
Hidroelctrica Manuel Piar.
Objetivos Especficos.
1. Identificar los requerimientos del sistema, mediante entrevistas con
el usuario.
2. Determinar los atributos necesarios a registrar dentro del sistema.
3. Elaborar una descripcin detallada del sistema propuesto o diseo
conceptual.
4. Plantear el diseo lgico del sistema de informacin.
5. Desarrollar la interfaz del sistema de informacin.
6. Elaborar un manual de usuario para el manejo del sistema.
18
Alcance.
El alcance del trabajo de investigacin est asociado al diseo de un
sistema de informacin, que optimizar el proceso de control de
documentos. As como tambin elaborar un manual para el uso efectivo
del mismo.
El sistema est enfocado principalmente hacia el seguimiento y control
de documentos tcnicos pertenecientes a las diferentes reas adscritas a
la Superitendencia de Planta, permitiendo su registro y modificacin de
forma automatizada. El manual de usuario, contempla la explicacin
detallada de cada mdulo del sistema y de cmo ingresar, consultar y
modificar datos dentro del mismo.
Delimitacin.
La aplicacin que se desarrollada, ser una herramienta a emplear
dentro de la Superintendencia de Planta de la Central Hidroelctrica
Manuel Piar. Presa que est ubicada en el estado Bolvar a 80 km. aguas
arriba de la confluencia del ro Caron con el Orinoco.
19
CAPTULO II
MARCO REFERENCIAL
El presente captulo expone la descripcin de CORPOELEC, empresa
en donde se realiz la investigacin, as como tambin los aspectos
principales de la Gerencia de Proyecto de Recepcin de la Central
Hidroelctrica Manuel Piar, rea donde se llev a cabo el estudio.
Descripcin de la Empresa.
CORPOELEC, Empresa Elctrica Socialista, adscrita al Ministerio del
Poder Popular de Energa Elctrica, es una institucin que nace con la
visin de reorganizar y unificar el sector elctrico venezolano a fin de
garantizar la prestacin de un servicio elctrico confiable, incluyente y con
sentido social. Este proceso de integracin permite fortalecer al sector
elctrico para brindar, al soberano, un servicio de calidad, confiable y
eficiente; y dar respuestas, como Empresa Elctrica Socialista, en todas
las acciones de desarrollo que ejecuta e implanta el Gobierno
Bolivariano.
Misin.
Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio elctrico de calidad,
eficiente, confiable, con sentido social y sostenibilidad en todo el territorio
nacional, a travs de la utilizacin de tecnologa de vanguardia en la
ejecucin de los procesos de generacin, transmisin, distribucin y
comercializacin
del
sistema
elctrico
nacional,
integrando
la
comunidad organizada, proveedores y trabajadores calificados, motivados

y comprometidos con valores ticos socialistas, para contribuir con el
desarrollo poltico, social y econmico del pas.
Visin.
Ser una Corporacin con tica y carcter socialista, modelo en la

prestacin de servicio pblico, garante del suministro de energa elctrica
con eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad financiera. Con un talento
humano capacitado, que promueve la participacin de las comunidades
organizadas en la gestin de la Corporacin, en concordancia con las
polticas del Estado para apalancar el desarrollo y el progreso del pas,
asegurando con ello calidad de vida para todo el pueblo venezolano.
Ubicacin Geogrfica de la Empresa.

El Proyecto Hidroelctrico Tocoma se encuentra ubicado al suroeste
de Venezuela, sobre el ro Caron, afluente del ro Orinoco, exactamente a
19 km aguas abajo de la central hidroelctrica Ral Leoni (Gur) y a unos
45 km aguas arriba del proyecto hidroelctrico de Caruachi, en el sitio
denominado Tocoma, entre los municipios autnomos Piar y Ral Leoni
del estado Bolvar, al suroeste de la repblica bolivariana de Venezuela,
las poblaciones ms cercanas son Ciudad Guayana y Ciudad Bolvar.
Polticas de la Empresa.
CORPOELEC cumple con las polticas de vinculacin y sinergia entre
el Estado, las comunidades organizadas y trabajadores y trabajadoras. De
acuerdo a los lineamientos del Gobierno Bolivariano Revolucionario,
liderado por el Presidente Hugo Chvez Fras, esta unidad, como un solo
bloque, debe impulsar la transformacin del estado capitalista en el nuevo
estado socialista. La integracin de la masa laboral en la conformacin de
21
los Consejos de Gestin de los Trabajadores y la participacin patagnica

y democrtica de los trabajadores y trabajadoras en la gestin de
CORPOELEC, son grandes logros alcanzados por el Poder Popular,
durante este ao.
Objetivos de la Empresa.
Objetivo General de CORPOELEC.
Generar, transmitir y distribuir energa elctrica, de manera

confiable, segura y en armona con el ambiente.
Objetivos Especficos de CORPOELEC.
Redistribuir las cargas de manera que cada empresa (CADAFE,

ENELBAR,
ENELVEN,
CALIFE,
La
EDC,
EDELCA,
CVG,
ENELCO, SENECA, ELEBOL, ELEGUA, ELEVAL, ENAGEN y

CALEY) asuma el liderazgo en funcin de sus potencialidades y
fortalezas. En la actualidad el proceso de reagrupacin avanza
para la conformacin efectiva de equipos de gestin bajo una gran
corporacin,
aprovechando
los
valiosos
recursos
humanos,
tcnicos y administrativos existentes en cada regin.
Generar y Transmitir oportunamente la electricidad a nuestro pas.
Mantener un Programa de Capacitacin, Desarrollo y Capacitacin

del personal para tener una siempre una mxima productividad.
Cumplir con los programas de produccin, obteniendo as, la

satisfaccin de los clientes.
22
Divisin de Planta Tocoma.

La Divisin de Planta Tocoma depende en lnea de mando directo de la
Direccin de Produccin, y su estructura organizacional se encuentra
conformada de acuerdo al siguiente esquema:
Departamento de Operaciones Tocoma;
Departamento de Mantenimiento Elctrico Tocoma;
Departamento de Mantenimiento Mecnico Tocoma;
Departamento
de
Mantenimiento
Control
Instrumentacin
Tocoma;
Departamento de Mantenimiento Civil Tocoma.

Procesos de Gestin
Establecer las Estrategias y los Lineamientos de Gestin.

Objetivo.
Formular, Desplegar, Revisar y Mejorar las Polticas, las Estrategias,
los Lineamientos, las Normativas y las Acciones Principales necesarias
para la Operacin y Mantenimiento en forma confiable y segura de los
Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central Hidroelctrica Manuel
Piar; contando con la participacin Activa y Protagnica de todos los
trabajadores, suficientemente motivados, capacitados y empoderados
para revisar, rectificar y reimpulsar la Gestin Tcnica, Social y Ambiental
de la Central Hidroelctrica Manuel Piar.
23
Subprocesos.
Establecer las Estrategias y Lineamientos del Proceso Operar.
Establecer las Estrategias y Lineamientos de la Gestin del Talento

Humano.
Establecer las Estrategias y Lineamientos de la Gestin de los

Procesos de Apoyo.
Operar los Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central

Objetivo.
Planificar, Ejecutar, Revisar y Mejorar la Operacin de los Equipos,
Sistemas e Instalaciones de Produccin asociadas a la Central
Hidroelctrica Manuel Piar, coordinando con la Divisin de Operaciones
las acciones necesarias para garantizar un suministro seguro y confiable
de potencia y energa elctrica, en concordancia con las cuotas de
generacin requeridas y de acuerdo con los parmetros de calidad de
servicio establecidos por la empresa.
Subprocesos.
Establecer y Controlar las Condiciones de Operacin de las

Unidades Generadoras, el Aliviadero y dems Equipos, Sistemas e
Instalaciones.
Permisar la Intervencin de las Unidades Generadoras, el

Aliviadero y dems Equipos Sistemas e Instalaciones.
24
Restablecer las Condiciones Normales de Operacin de las

Instalaciones, despus de perturbaciones o fallas en la Central
Evaluar y Reportar el Comportamiento
Operacional
y las
Condiciones Crticas de las Unidades Generadoras, el Aliviadero y

dems Equipos, Sistemas e Instalaciones.
Mantener los Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central

Objetivo
Planificar, Ejecutar, Revisar y Mejorar el Mantenimiento de los Equipos,
Sistemas e Instalaciones de Produccin de Potencia y Energa Elctrica
asociadas a la Central Hidroelctrica Manuel Piar, coordinando sus
inspecciones, intervenciones, reparaciones y mejoras necesarias para
garantizar su mxima disponibilidad, de acuerdo con los parmetros de
calidad de servicio establecidos por la empresa.
Subprocesos
Inspeccionar,
Monitorear
Analizar
las
Condiciones
de
Funcionamiento en Operacin de las Unidades Generadoras, el

Aliviadero y dems Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central
Hidroelctrica Manuel Piar y
programar la ejecucin de las
intervenciones, reparaciones y mejoras necesarias y suficientes.
Intervenir, en forma planificada y programada, a las Unidades

Generadoras, el Aliviadero y dems Equipos, Sistemas e
25
Instalaciones de la Central Hidroelctrica Manuel Piar; ejecutando

las acciones preventivas, correctivas, predictivas o de mejora que
sean pertinentes, necesarias y suficientes.
Reparar, de acuerdo a los planes de contingencia o estndares

correspondientes;las Unidades Generadoras, el Aliviadero y dems
Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central Hidroelctrica
Manuel Piar; ejecutando las acciones que sean pertinentes,
necesarias y suficientes; para restablecer oportunamente las
condiciones normales de operacin despus de la falla o evento
catastrfico ocurrido.
Mejorar el Funcionamiento y las Condiciones de Operacin de las

Instalaciones de la Central Hidroelctrica Manuel Piar; ejecutando
e
impulsando
las
innovaciones
necesarias y suficientes
tecnolgicas
pertinentes,
en las mejores condiciones de
Oportunidad, Costo y Calidad.
26
CAPTULO III
MARCO TERICO
A continuacin se despliegan las bases tericas o marco conceptual
desarrollado para proporcionar las definiciones relacionadas a la
investigacin que permitieron abordar el problema.
Antecedentes.
Las computadoras revolucionado la forma en como se manipulaban los
datos, permitiendo automatizar cualquier proceso donde se maneja
informacin y aumentando la capacidad de almacenamiento. El uso de
sistemas de informacin para la manipulacin de grandes cantidades de
datos es indispensable en las empresas hoy en da; existen muchos
paquetes disponibles en el mercado, pero las organizaciones tambin se
dedican a
realizar investigaciones para establecer criterios y disear
sistemas que se ajusten a sus necesidades. Como ejemplo de esto se

tienen:
Juan Carlos Mrquez Mardelli
(2010) Realiz un trabajo de
investigacin, en la empresa SIDOR, C.A. Titulada: Diseo de un

Sistema de Informacin para el control de Gestin de la Coordinacin de
Grandes Mquinas en la Siderrgica del Orinoco Alfredo Maneiro
(SIDOR, C.A.), obtuvo como resultado el diseo de indicadores para el
seguimiento y control de los procesos realizados en la coordinacin y un
software para realizar dicho seguimiento y el manual de usuario
correspondiente.
La investigacin de Mara C. Bonyorni A (2012), desarrollada en la
empresa CVG Venalum, la cual lleva por ttulo: Diseo de un Sistema de
Informacin para la Administracin y Control de Gestin de las

Inversiones Capitalizables del rea de Carbn por parte de la
Coordinacin de Ingeniera Econmica De CVG Venalum, concluy en la
realizacin del diseo de un modelo conceptual, lgico y de interfaces del
sistema de informacin para el control de inversiones capitalizables.
Recomendando tambin las herramientas de desarrollo o programacin
necesarias para la ejecucin del proyecto.
Bouteau, Yanise (2004) elabor un informe que contiene los detalles de
diseo utilizados para el desarrollo de un Sistema Automatizado para el
Control de Inventario de los Repuestos y Equipos en la Planta Piloto de
Concentracin en C.V.G FERROMINERA DEL ORINOCO C.A. Ciudad
Piar. Estado Bolvar.
Aunque
estas
investigaciones
presentan
diseos
de
sistemas
orientados a diferentes necesidades de informacin, proporcionaron

directrices metodolgicas empleadas la elaboracin del presente trabajo.
Bases Tericas.
Sistema de Informacin.
Morales define a un sistema como una unidad compuesta por partes
interrelacionadas, dinmicas y cambiantes, en busca del cumplimiento de
una misin. Adems, cada una de estas partes tiene su razn de ser y, si
alguna de ellas falla, el sistema se ve afectado. (p. 13) y al sistema de
informacin como un sistema basado en computadora, el cual es
alimentado con datos por medio de procedimientos de entrada y convierte
-el sistema- los datos en informacin. La informacin se muestra por
procedimientos de salida. (p. 13).
28
Los sistemas de informacin permiten la realizacin de actividades de

una empresa por medios automticos, constituyen un instrumento
indispensable en los procesos de control y planificacin. As como
tambin, representan la solucin para la captacin y almacenamiento de
la demanda carda vez mayor del volumen de datos por parte de las
organizaciones. Es por ello que la competitividad de las empresas se ve
afectada en gran medida por la eficacia de los sistemas de informacin.
Tipos de Sistemas de Informacin.
A continuacin de describen los cuatro principales tipos de sistemas de
informacin dentro de las organizaciones:
Sistemas a Nivel Operativo.
Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades
y transacciones elementales de la organizacin Kenneth Laundon, Jane
Laudon (p. 39). Estos sistemas son utilizado en tareas rutinarias, como
por ejemplo, registro y control de ventas diarias, pagos, ingresos, nivel de
inventario, etc.
Sistemas a Nivel del Conocimiento.
El propsito de este sistema es ayudar a las empresas comerciales a
integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a organizar el
flujo de trabajo en la oficina Kenneth Laundon, Jane Laudon (p. 39). Este
sistema ayuda a gestin del conocimiento y datos de una organizacin.
29
Sistemas a Nivel Administrativo.

Sirven a las actividades de supervisin, control, toma de decisiones y
administrativas de los gerentes de nivel medio. Kenneth Laundon, Jane
Laudon (p. 39).
Sistemas a Nivel Estratgico.
Estos se encuentran relacionados con los procesos de planificacin a
largo plazo, de los cuales se responsabiliza la direccin general de la
organizacin.
Diseo de un Sistema de Informacin.
Para crear un sistema de informacin existen varios mtodos, los
cuales se pueden seleccionar o combinar. Independientemente del
mtodo utilizado, para el desarrollo de un sistema es necesario dividir en
trabajo en tres fases, la primera consiste en el anlisis donde se examina
la situacin actual, se documenta los sistemas existentes y requerimientos
del nuevo sistema. La segunda comprende el diseo, donde se planean y
proyectan las caractersticas del nuevo sistema. Por ltimo se tiene la
fase de desarrollo en donde se crean las aplicaciones funcionales.
James A. Senn (P) expone en su libro Anlisis y Diseo de Sistemas
de Informacin los siguientes tres enfoques o mtodos para la
construccin de sistemas:
Mtodo del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas.
Mtodo del desarrollo del anlisis estructurado.
Mtodo del prototipo de sistemas.
30
Mtodo del Ciclo de Vida para el Desarrollo de Sistemas.

Comprende un conjunto de actividades que los analistas, diseadores
y usuarios realizan para el desarrollo y la puesta en marcha de sistemas
de informacin. Consta de las siguientes actividades:
1. Investigacin Preliminar: donde se revisa la solicitud del proyecto
con la finalidad de tener una idea clara acerca de qu es lo que
realmente desea el solicitante, a partir de esto se realiza un estudio
de factibilidad tcnica, operacional y econmica para determinar si
el
sistema
solicitado
organizaciones
es
una
solucin
desarrollan
sus
planes
viable.
para
Muchas
sistemas
de
informacin con el mismo cuidado con el que planifican nuevos

productos y programas de fabricacin o la expansin de sus
instalaciones.
2. Determinacin de los Requerimientos del Sistema: se realiza
mediante una investigacin detallada, aplicando cuestionarios o
entrevistas al personal para
adquirir informacin sobre las
caractersticas que debe cumplir el nuevo sistema.

3. Diseo del Sistema: tambin llamado diseo lgico, se refiere al
establecimiento de los detalles y cmo el sistema cumplir con los
requerimientos detectados en la etapa anterior. Se identifican los
reportes y salidas que debe producir el sistema, el diseo tambin
debe indicar los datos de entrada que sern calculados y aquellos
que se almacenarn. Estas especificaciones de diseo son
suministradas al equipo de programacin para iniciar el desarrollo
del software.
31
4. Desarrollo del Software: quien escribe el programa es responsable

de su documentacin y proporcionar una explicacin de el por qu
y cmo se codificaron las procedimientos. Esta documentacin es
indispensable para probar el programa y llevar a cabo las acciones
de mantenimiento una vez instalada la aplicacin.
5. Prueba de Sistemas: Durante esta fase el sistema se utiliza de
forma experimental para comprobar que el software no tenga fallas,
que cumpla con las especificaciones y que trabaje como los
usuarios lo esperan.
6. Implantacin y Evaluacin: comprende la instalacin de la
aplicacin y el entrenamiento de los usuarios. Una vez que el
sistema es instalado, se debe realizar un seguimiento o evaluacin
para mantenerlo al da, con el propsito de identificar sus puntos
dbiles y de este modo mejorarlo.
Modelo de Desarrollo por Anlisis Estructurado.
Este mtodo fue diseado para superar la dificultad que representa
comprender sistemas grandes y complejos, mediante la divisin del
sistema en componentes y la construccin de un modelo del sistema. El
anlisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que
haga el sistema o la aplicacin, es decir que permite observar los
elementos lgicos de ste, para as comenzar con el desarrollo del
software.
Entre los elementos o herramientas disponibles para el desarrollo de un
sistema mediante el anlisis estructurado se tienen:
32
1. Descripcin Grfica: los modelos grficos muestran detalles del

sistema , como lo explica James A. Senn (P. 40), los modelos
grficos representan una de las formas de preparar un bosquejo
donde seale sus caractersticas, identifique la funcin para la que
sirve e indique cmo ste interacta con otros elementos entre
otras cosas.
Una de las herramientas que permite realizar una descripcin grfica
del sistema es el diagrama de flujo de datos, el cual muestra las fuentes
y destinos de los datos, identifica y da nombre a los procesos que se
llevan a cabo, identifica y da nombre a los grupos de datos que relacionan
una funcin con otra y seala los almacenes de datos a los que se tiene
acceso.
La Figura 1 muestra el primer y segundo nivel de un segmento de un

sistema, y se puede apreciar que ste diagrama posee un enfoque a los
procesos y a los datos.
33
Figura 1. Diagrama de Flujo de Datos Utilizado con el Mtodo de anlisis Estructurado

Fuente: Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. James A. Senn. Segunda Edicin.
2. Diccionario de datos: contiene
detalladamente todas las
definiciones pertenecientes a los elementos del sistema, es decir a

los procesos, flujos y almacenes de datos.
3. Diseo Estructurado:
es otro elemento del anlisis estructurado
que utiliza la descripcin grfica para el diseo de programas, es

utilizado para especificar y crear los mdulos del programa de
manera tal que funcionan de manera independiente. Esto permite
el desarrollo de un mejor software y facilita su mantenimiento.
Una de las principales herramientas del diseo estructurado es el
diagrama estructurado. Estos diagramas describen las relaciones
entre los mdulos independientes y el intercambio de datos entre
estos. (ver figura 2).
Figura 2.Grfica de Estructura.

Fuente: Anlisis y Diseo de Sistemas de
Informacin. James A. Senn. Segunda Edicin
35
Las flechas con la circunferencia indican datos mientras que las que
tienen un circulo representan informacin de control del programa tales
como notas o condiciones de error. James A. Senn (p. 42).
Mtodo del Prototipo de Sistemas.
Se emplea cuando los requerimientos de la informacin no estn bien
definidos. Consiste en el desarrollo de la primera versin del sistema,
para luego ser evaluado por el usuario y este proporcione las sugerencias
necesarias para que el sistema evolucione con el tiempo, hasta completar
la lista de requerimientos y obtener un sistema satisfactorio.
Diagrama Entidad-Relacin.
El diagrama Entidad-Relacin es utilizado en el desarrollo de bases de
datos, mediante el cual se crea un concepto grfico y fcil de interpretar.
El modelo ER est basado en la percepcin visual de los datos y de sus
relaciones. Adems el modelo ER permite que el diseador de la base de
datos capture diferentes vistas de datos tal y como las ven ellos, los
programadores y los usuarios finales de la base de datos. Por lo tanto el
modelo ER permite que los diseadores de bases de datos integren
diferentes vistas de los datos en un marco de referencia comn. (p. 47)
Peter Rob, Carlos Coronel.
Gestin del Conocimiento.
Domingo Valhondo (p.51) se refiere al conocimiento como un activo
que se obtiene de los individuos, y estos pueden transferirlo a travs de
medios estructurados, como en documentos o en contactos persona a
persona mediante conversaciones y aprendizaje.
36
En las organizaciones existe una necesidad de intercambiar y compartir

la informacin, los sistemas de informacin no aportan beneficios a las
empresas en cuanto a la creacin de conocimiento, pero si aumenta la
capacidad de almacenamiento de datos, de los cuales deriva la
informacin y al mismo tiempo de sta nace el conocimiento.
Facilitar el acceso o la disponibilidad del conocimiento incrementa el
valor su dentro de las organizaciones. Es por ello que en la actualidad,
las tecnologas de informacin permiten contar con herramientas que
apoyan la gestin del conocimiento en las empresas, apoyando en la
recoleccin, la transferencia, la seguridad y la administracin sistemtica
de la informacin, junto con los sistemas diseados para ayudar a hacer
el mejor uso de ese conocimiento. Wikipedia,
la enciclopedia libre.
Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n
37
CAPTULO IV
MARCO METODOLGICO
En este captulo se presenta la metodologa que permiti realizar el
diseo del sistema para la gestin de informacin, procedimientos de la
recoleccin de datos y el tipo de anlisis correspondiente.
Tipo de Investigacin.
Esta investigacin tiene como objetivo crear el diseo de un sistema de
informacin que permita optimizar el control de documentos dentro de la
Superintendencia de Planta TOCOMA. Es por esto que se clasifica dentro
de las investigaciones de tipo proyectivas, pues pretende proponer una
alternativa de solucin hacia la problemtica que se presenta en el
proceso de gestin del Archivo, catalogndose tambin como un proyecto
factible.
Diseo de la Investigacin.
La informacin necesaria para el desarrollo del estudio de investigacin
fue recopilada mediante una investigacin documental, lo que implic la
revisin de trminos bsicos, manuales para la creacin de bases de
datos, investigaciones anteriores relacionadas con el tema y datos
suministrados por CORPOELEC.
Con la finalidad de cumplir con el objetivo principal del trabajo de
investigacin que es la creacin de una aplicacin para control de
documentos tcnicos dentro de la Superintendencia de Planta y la
elaboracin del manual de usuario. Se dividi el desarrollo del proyecto en
las siguientes tres fases:
Fase I: Esta etapa requiri de una investigacin que dio a conocer

los recursos y procedimientos necesarios para la realizacin del
diseo, identificar las caractersticas con que deba cumplir el
sistema de informacin; obtenindose como resultado el diseo
conceptual del sistema de informacin. Para desarrollar esta fase
se tomaron como referencia las entrevistas que se aplicaron dentro
del departamento donde labora el personal encargado de los
documentos tcnicos, la visualizacin de sistemas similares
utilizados en otras plantas y una evaluacin de las debilidades que
presenta la base de datos para control de documentacin
existente.
Fase II: Tomando como referencia el modelo conceptual, en esta

fase se procedi a realizar el diseo lgico correspondiente al
sistema de informacin, a partir del cual se desarroll la aplicacin.
Y se realizaron las pruebas correspondientes para la evaluacin del
sistema.
Fase III: Contempla la elaboracin de un manual de usuario que

detalla el esquema de operacin del sistema, ya que es uno de los
elementos esenciales en la fase de implantacin del proyecto.
Debido a esto, se resaltaron aspectos para el manejo adecuado del
sistema y condiciones de uso. En la elaboracin de este requisito
se
tom
como
gua
los
Documentacin de la empresa.
39
lineamientos
del
Sistema
de
Poblacin y Muestra.
Poblacin: en la obtencin de informacin acerca del objeto de

estudio, los diferentes subproyectos o procesos relacionados con la
construccin de la Central Hidroelctrica Manuel Piar que se
ejecutan dentro de la Superintendencia, representan la poblacin
para efectos del tema en estudio.
Muestra: est constituida por el subproyecto nmero tres

Procurar, recibir y almacenar la informacin tcnica y los planos.
ste es el proceso que se evalu y tambin ser beneficiado por el
producto de la investigacin.
Tcnicas o Instrumentos de Recoleccin de Datos.
En la compilacin de la informacin necesaria para el desarrollo del

trabajo de investigacin se aplicaron las siguientes tcnicas de
recoleccin de datos:
Investigacin de Tipo Documental: La metodologa a seguir para

la elaboracin del sistema de informacin
se extrajo de la
bibliografa correspondiente. Franklin (1997) define la investigacin

documental aplicada a la organizacin de empresas como una
tcnica de investigacin en la que se deben seleccionar y analizar
aquellos escritos que contienen datos de inters relacionados con
el estudio..., (p. 13), lo que incluye definicin de trminos bsicos,
manuales y las investigaciones hechas anteriormente por la
empresa con respecto al tema.
Entrevistas: Sabino, C., (2002), seala que: la entrevista desde el

punto de vista del mtodo, es una forma especfica de interaccin
40
social que tiene por objeto recolectar datos para una indagacin.
(Pg. 154).
Para la recoleccin de informacin detallada y
aclaraciones de dudas se realizaron entrevistas no estructuradas

aplicadas a todas aquellas personas relacionadas con la
administracin
de
los
documentos
tcnicos
dentro
de
Superintendencia de Planta.
Observacin Directa: Tamayo y Tamayo, (2001), la define como

aquella en la cual el investigador puede observar y recoger datos
mediante su propia observacin. (Pg. 97). De acuerdo a lo
establecido por el autor, tener contacto directo con los elementos
que se pretenden investigar, permite determinar informacin
relevante del objeto en estudio.
Procedimiento de Recoleccin de Datos.
Con el fin de recabar informacin indispensable para la elaboracin del

diseo del sistema de informacin, fue necesario el cumplimiento las
siguientes actividades:
Revisin de material bibliogrfico.
Visitas a los Archivos de otras plantas, para conocer cmo se lleva

a cabo el proceso de control de documentos y sus sistemas
correspondientes.
Entrevistas con el personal responsable del manejo de documentos

de la Superintendencia de Planta.
Establecer los criterios e identificar los requerimientos para el

diseo del sistema.
41
Procesamiento de la Informacin.
La informacin recabada sobre las entidades y atributos que maneja el
sistema de informacin fue procesada de forma mecnica, registrndose
en las tablas de la base de datos y utilizndose durante el desarrollo de la
aplicacin; en cuanto diseo de diagramas se emplearon las herramientas
de dibujo computarizado y los programas de diseo (CorelDraw X4 y
Photoshop CS5) fueron utilizados en la elaboracin de imgenes
pertenecientes a la interfaz del sistema.
Anlisis de la Informacin.
Anlisis cualitativo: el anlisis cualitativo fue necesario para realizar

el diseo conceptual y lgico del sistema; pues se estudiaron los
atributos existentes, y la forma en que se almacenarn los
documentos dentro del sistema. As como tambin la seleccin de
las herramientas de programacin y el desarrollo del manual de
usuario involucr este tipo de anlisis.
42
CAPTULO V
SITUACIN ACTUAL
A continuacin se describe el escenario actual de la unidad donde se
realiz el estudio (desde el punto de vista de manejo de informacin), la
descripcin de las funciones correspondientes al Archivo Integral y por
ltimo el detalle de los requerimientos del sistema de informacin.
Situacin Actual de la Superintendencia de Planta Tocoma.
El Programa de Recepcin del Proyecto de la Central Hidroelctrica
Manuel Piar diseado por CORPOELEC se encuentra comprendido por
los siguientes cinco subproyectos:
1. Disear e implantar la organizacin de la Planta TOCOMA.
2. Captar y entrenar al talento humano.
3. Procurar, recibir y almacenar la informacin tcnica y los planos.
4. Recibir equipos, sistemas e instalaciones de la Planta.
5. Procurar, recibir y almacenar los repuestos, herramientas y otros
recursos fsicos.
La Superintendencia de Planta TOCOMA es responsable del
cumplimiento de estos subproyectos y tiene establecido la ejecucin de
las siguientes actividades para llevar a cabo el subproyecto nmero tres:
Procurar, Recibir y Almacenar la Memoranda de Diseo del

Proyecto Tocoma.
Procurar, Recibir y Almacenar los Documentos de los Contratos.
Listar la Informacin Tcnica de los Equipos, Sistemas e

Instalaciones de la Central.
Procurar y Recibir la Informacin Tcnica de los Equipos, Sistemas

e Instalaciones.
Organizar y Almacenar la Informacin Tcnica de
los Equipos,
Sistemas e Instalaciones.
Listar todos los Planos de los Equipos, Sistemas e Instalaciones

de la Central Hidroelctrica Manuel Piar.
En estos momentos la Superintendencia no cuenta con la organizacin,

el espacio, las instalaciones, procedimientos y herramientas necesarias
para su adecuado
documentos.
cumplimiento de los procesos de gestin de
Es por ello que CORPOELEC plantea una serie de
propuestas para dar solucin a esta problemtica, entre las cuales se

tiene un proyecto donde contempla la construccin de un Archivo Integral
para el resguardo fsico de documentos, y el desarrollo de un sistema de
informacin es indispensable para llevar un control automatizado del
proceso de recepcin y almacenamiento de documentos relacionados con
la Central Hidroelctrica Manuel Piar.
Los documentos que requieren ser registrados en el sistema
pertenecen a las siguientes especialidades:
Civil.
Elctrica.
Mecnica.
Control e Instrumentacin.
Arquitectura.
Al mismo tiempo a estos documentos estn clasificados como indica el

cuadro que se presenta a continuacin.
44
Tabla 1. Clasificacin de Documentos.

Tipos de Documentos
Abreviatura
Descripcin
PL
Plano
CA
Clculos
PR
Protocolo
MA
Manual
FO
Folleto y/o Catalogo
ES
Especificaciones
IP
Instructivos o Procedimientos
CR
Croquis
LI
Listas
PI
Plan de Inspeccin
MD
Memoria Descriptiva
CP
Cronograma o Programa
IN
Informes y Reportes
OTROS
OTROS
Fuente: Control de Documentos Contrato 104
Otras caractersticas que se registran, las cuales sirven para clasificar
los documentos son: el rea del proyecto, la estructura, subestructura, y el
equipo o sistema al que estos pertenecen. As como tambin la contratista
que emite el documento y su cdigo.
Procesos que se Realizarn Dentro del Archivo Integral.
El Archivo Integral ser el rea encargada de recibir toda la
documentacin vinculada a la Central Hidroelctrica Manuel Piar y se
encuentra dividido en las siguientes reas:
Archivo Tcnico.
45
Archivo Administrativo.
Archivo Activo.
Archivo Semiactivo.
Archivo Muerto.
Reproduccin
Planoteca.
Las actividades de las que se encargarn estas reas del Archivo

Integral se pueden resumir en:
Recepcin y control de ingreso de documentos.
Codificacin de documentos.
Resguardo y almacenamiento.
Prstamo de documentos.
Control y seguimiento del prstamo.
Envo de documentos a los departamentos correspondientes para

posibles revisiones.
Control de revisiones.
Tratamiento de documentos por obsolescencia o deterioro.
Digitalizacin y reproduccin de documentos.
Clasificacin de documentos como activo, semiactivo o muerto

segn las solicitudes de consultas, para luego ser almacenados en
el rea correspondiente.
Es importante resaltar que en esta etapa de Proyecto de Recepcin

TOCOMA se tiene como prioridad automatizar el control de recepcin de
los documentos de carcter tcnico, ya que su ingreso se presenta con
una mayor demanda dentro de la Superintendencia. Es por ello que el
46
trabajo de investigacin posee un enfoque principal hacia este tipo de

documentos.
Requerimientos del Sistema.
Luego de realizar las entrevistas al personal de la Superintendencia,
hacer un anlisis de los sistemas similares al solicitado que actualmente
son empleados en otras plantas adscritas a CORPOELEC,
y la
evaluacin de desempeo del sistema existente para control de

documentos tcnicos; se obtuvo el conocimiento de las necesidades del
sistema solicitado. A continuacin se presentan los principales objetivos
que alcanza el sistema propuesto:
Controlar automatizadamente la entrada de documentos del

Archivo.
Emitir reportes mensuales de la cantidad de documentos recibidos.
Permitir la bsqueda de documentos y visualizacin de la

informacin relacionada a ste.
Proporcionar datos para la ubicacin fsica del documento dentro

del Archivo (generando un cdigo de identificacin dentro).
Facilitar un acceso rpido y eficaz a la informacin en el momento

que sea requerida.
Garantizar la informacin generada.
47
stas son las bases que sirvieron como gua en el diseo del sistema
de informacin, cuyo
actividades
propsito es cumplir satisfactoriamente con las
relacionadas
con
los
procesos
de
recepcin
almacenamiento de documentacin dentro de la Superintendencia.
48
CAPTULO VI
LA PROPUESTA
Esquema Conceptual del Sistema.
Funciones Principales del Sistema de Informacin.
Las actividades que permite llevar a cabo el sistema de informacin
son las de ingreso, modificacin, generacin de reportes y consulta de los
diferentes
documentos
tcnicos.
continuacin
se
describe
detalladamente cada una de estas funciones.
Ingreso: Permite registrar dentro del sistema la informacin

relacionada a cada uno de los documentos. En la siguiente tabla se
encuentra la lista de atributos vinculados con la entidad
documento.
Tabla 2. Atributos
Atributos
Ttulo
Especialidad
Tipo de Documento
Sistema, Equipo o Instalacin
Fecha de Elaboracin
rea del Proyecto
Versin
Estructura
Cdigo de
CORPOELEC
Subestructura Vinculada al
Cdigo del Contratista
Contrato al que Pertenece
Cdigo de Archivo
id_registro
Documento
Fecha de Registro y
Analista
Modificacin
Fuente: Elaboracin Propia.
La Tabla 2 contiene toda la informacin que se registrar por parte del

usuario en la base de datos; los atributos id_ registro, Cdigo de Archivo,
Fecha de Registro, Fecha de Modificacin y Analista son campos cuya
informacin ser generada automticamente por el sistema.
Modificacin: Con esta opcin se realizan correcciones de

posibles errores que cometa el usuario al momento de ingresar un
nuevo registro.
Generacin de Reportes: Muestra un resumen de la cantidad

total de registros ingresados a la base de datos, desglosndolos
tambin por contrato y clasificndolos por tipo de documentos
(plano, calculo, manual, protocolo, etc.).
Consulta: Esta funcin proporciona toda la informacin necesaria,

puede ser utilizada para la bsqueda de algn documento en
especfico dentro de la base de datos. Permite una consulta global,
donde el usuario puede seleccionar el criterio de bsqueda que
desee (por ttulo, contrato, especialidad, cdigos, tipo de
documento, entre otros atributos).
Asignacin de Privilegios.
Por razones de seguridad se deben configurar diferentes tipos de

usuario, ya que no todos tendrn los mismos derechos en cuanto a la
manipulacin de la informacin almacenada en la base de datos.
Administrador: Este usuario posee el privilegio de modificar tanto

los datos como la estructura de la base de datos.
50
Analista: El cual tiene asignado los privilegios para la consulta,

registro y modificacin de informacin dentro de la base de datos.
Profesional: Usuario que nicamente tendr acceso al sistema

para realizar consultas y visualizar la informacin almacenada.
Diagrama de Flujo de Datos.
Este diagrama permite representar grficamente (ver Figura 3) los

procesos y la movilizacin de la data dentro del sistema. Se tiene como
principal proveedor de datos a los diferentes tipos de doumentos, es por
ello que son clasificados como entidad; los procesos que se realizan
dentro del sistema es el registro de sus atributos en la base de datos
(almacn de datos), modificacin y consulta. Posteriormente, el destino
final del flujo de datos est representado por la entidad usuario.
Documentos
P.1
P.2
Registar
documentos
Actualizar
atributo del
documento
P.3
Consultar
informacin
Almacn de
datos
Figura 3. Diagrama de Flujo de Datos.

51
Usuarios
Diseo Lgico del Sistema.

Diagrama de Entidad-Relacin.
El diagrama Entidad-Relacin es otra herramienta utilizada en la fase
de conceptualizacin para describir en una grfica las necesidades de
informacin que posee el sistema. En la Figura 4 se observa en
rectngulos todos los elementos acerca de los cuales se almacenar
informacin en la base de datos, estos vienen definidos por las entidades:
analista, documentos y usuario. Las relaciones que posee tanto el analista
como el usuario con respecto a la entidad documentos difieren debido a
los diferentes tipos de privilegios asignados anteriormente, sin embargo
poseen los mismos atributos.
Cdigos
Tipo
Fecha
Ttulo
Nombre
Versin
Especialidad
Analista
Registra
Registra
o Modifica
Sistema
Documentos
Estructura
Subestructura
N
rea
Clave
Nombre
Clave
Usuario
Consulta
Figura 4: Diagrama Entidad-Relacin del Sistema Propuesto.

Los diferentes atributos a registrar de cada una de estas entidades,
representados en crculos son los campos que conformarn cada una de
52
las tablas que contendrn la informacin en la base de datos. Y a partir de

este esquema conceptual se comienza la construccin del sistema.
Estructura de la Base de Datos.
La base de datos donde se almacenar la informacin referente a
documentos y usuarios, estar constituida por las siguientes tablas:
Tabla denominada regdoc. Es la tabla principal del sistema,

donde se registrarn todos los documentos que ingresen a la
Superintendencia. Su clave primaria es el campo Id_registro y los
campos tipo_doc, especialidad, areaproy, estructura, subestructura,
id_contrato y equiposistema, toman valores enteros de otras tablas,
estos valores corresponden a las claves primarias de las tablas
pertenecientes a los registros de cada atributo. El detalle de todos
campos se presenta a continuacin.
Id_registro: es un dato tipo entero generado automticamente por

el sistema y su funcin es el de identificador para cada documento
dentro de la base de datos.
Tipo_doc: es un campo entero, su funcin es el de almacenar el
atributo tipo de documento que se est registrando. En esta
clasificacin se desglosan los planos, manuales clculos y otros
tipos de documentos especificados en la Tabla 1.
Descripcin: aqu se ingresa el atributo ttulo del documento, el
tipo de dato asignado para este campo es VARCHAR.
53
Cod_contratista: almacena el cdigo o identificacin que asigna la

empresa que emite el documento. Las diferentes versiones del
mismo documento tiene asignado el mismo cdigo de contratista.
Cod_corpoelec: registra la identificacin que le da la empresa a
cada documento que recibe.
Fecha_elab: contiene la fecha en la que se realiz el documento.
Versin: los documentos son sometidos a revisin es por ello que
la versin del documento se toma como un atributo importante a
ser registrado.
Especialidad: campo tipo entero que registra el rea a la que
pertenece el documento (civil, elctrica, mecnica, etc.)
Id_contrato: identifica de cual empresa contratista proviene el
documento. Este campo es de tipo entero.
Cod_ archivo: es un campo VARCHAR generado por el sistema
construido por las iniciales del tipo de documento, el ao de
elaboracin del documento y un correlativo de cinco dgitos (XXAo-00000). Sirve para identificar y asignar la ubicacin fsica para
cada documento dentro del archivo tcnico.
Fecha_registro: es la fecha en que se ingresa el documento a la
base de datos, generada de forma automtica por el sistema.
Fecha_mod: En caso de realizar algn cambio tambin se
54
registrar de forma automtica la fecha en que este se ejecute. Por

el contrario este campo ser nulo si el documento es ingresado
correctamente.
Analista_mod: almacena la el nombre del analista que realiza un
cambio en el registro o agrega un registro nuevo.
Tablas Auxiliares. Son tablas donde se encuentra almacenada la

informacin relacionada con los atributos tipo de documento,
estructura, subestructura, rea del proyecto, especialidad, equipo o
sistema y contrato; fueron denotadas por los nombres tipodoc,
estructura, subestructura, area_proy, equipo_sist y contrato
correspondientemente.
Estas tablas poseen estructura general. Los campos que componen a

cada una de estas son:
Nombre: contiene la descripcin de cada elemento registrado
(equipo, estructura, especialidad, tipo de documento, etc.)
Id: es un nmero entero que funciona como identificador del
elemento registrado (clave primaria).
Abreviatura: registra la abreviatura con que la empresa identifica
al elemento en cuestin.
Tabla Usuarios. En la tabla usuarios se ingresarn datos de las

personas que tendrn acceso al sistema, esta es la tabla donde el
sistema de autentificacin realizar las consultas para corroborar la
55
informacin en el momento de acceder al sistema. El nombre de

usuario y contrasea que el personal utilizar para ingresar al
sistema sern los mismos que estos emplean par acceder al
correo electrnico corporativo. Los atributos a registrar en la tabla
son los siguientes:
Usuario: nombre de usuario a registrar en esta tabla es el mismo
que usa el personal para acceder a los dems sistemas de la
empresa.
Nombre: este campo registrar el nombre completo del personal
que utilizar el sistema.
Id: es el identificador que se generar para cada usuario.
La clave que el usuario suministre para el acceso al sistema ser
consultada por el mismo, dentro del directorio de usuarios de
CORPOELEC. Es decir que se debe realizar la conexin del sistema con
esta base de datos.
Diseo Fsico del Sistema.
Herramientas Utilizadas en la Elaboracin de la Aplicacin.
CORPOELEC es una empresa que ltimamente a optado por el
software libre, las mayora de las plantas ya tienen en los ordenadores
instalado el sistema operativo Canaima. Por esta razn se eligi para
crear la base de datos la aplicacin Xampp, constituida por MySQL como
gestor de base de datos, el servidor Web Apache y los intrpretes de scrip
PHP y Perl (procesadores de las solicitudes de los usuarios).
56
La interfaz de la aplicacin web fue elaborada en lenguaje PHP con la

herramienta Blue Fish, editor que tambin pertenece a la amplia cartera
de proyectos software libre.
Interfaz.
Pgina Principal del Sistema.
Por motivos de seguridad la aplicacin posee un sistema de
autentificacin para el control de acceso y manipulacin de datos. Es por
ello que la primera pantalla que aparece es la solicitud de informacin
sobre el usuario, donde ste debe proporcionar el nombre de usuario y
contrasea, si estas coinciden con las almacenadas dentro del sistema,
ste permitir el acceso (Ver Figura 5).
Figura 5. Pgina Principal de Ingreso al

Sistema.
Fuente: Elaboracin del Sistema.
57
Men Principal del Sistema.

La interfaz men principal del sistema permite elegir al usuario la
funcin que desee utilizar (bsqueda o ingreso de algn documento y la
visualizacin de cantidad de documentos registrados). Ver Figura 6.
Figura 6. Men Principal.

Formulario de Ingreso de Documentos.
Una vez que el usuario selecciona la opcin Registrar en el men
principal se visualiza una pantalla que muestra todos los atributos del
documento a registrar.
58
Figura 7. Formulario de Registro de Documentos

59
Mdulo de Bsqueda.
El mdulo de bsqueda brinda mltiples opciones de consulta.
Figura 8. Mdulo de Bsqueda.

60
Mdulo Estadsticas.
En el mdulo estadsticas el usuario selecciona el contrato en el que
obtener informacin de la cantidad de documentos almacenados.
Figura 9. Mdulo Estadsticas.

Fuente: Elaboracin de Documentos.
Manual de Usuario.
El manual de usuario se elabor con la finalidad de proporcionarle al
personal de CORPOELEC una gua para el uso adecuado del sistema, en
el se explica cmo acceder al sistema, sus funciones principales y qu
hacer cuando el sistema emite mensajes de validacin de datos. (Ver
Apndice).
61
CONCLUSIONES
Finalizado el estudio se presentan a continuacin las conclusiones:
1. Se representaron los requerimientos de informacin a travs del

diseo conceptual y la elaboracin del diagrama de Flujo de Datos
y de Entidad-Relacin.
2. Como fruto del diseo lgico se obtuvo una descripcin estructural

de las tablas que dieron solucin a las necesidades de informacin
expresadas en la conceptualizacin del sistema.
3. Las herramientas seleccionadas para el diseo fsico de la

aplicacin cumplen con las exigencias, en trminos de volumen de
documentos a registrar, que demanda la Superintendencia de
Planta TOCOMA.
4. Se desarroll un Sistema de Informacin que permite llevar un

control de documentos de manera automatizada, presentando una
interfaz amigable e intuitiva para el usuario.
5. Se elabor el manual del sistema qu ser utilizado en la fase de

implementacin del proyecto.
62
RECOMENDACIONES
1. Implantar el Sistema de Informacin para llevar a cabo las

actividades
de
registro
de
documentos
tcnicos
de
la
Superintendencia de Planta TOCOMA.
2. Instruir al personal que manipular el sistema, haciendo uso del

manual de usuario y tomando como prioridad a los usuarios que
tendrn asignados los privilegios de registro de documentos.
3. Poner a disposicin el manual de usuario.
4. Realizar las actividades de mantenimiento correspondientes al

sistema.
5. Segn las necesidades de la Superintendencia, el sistema puede

adaptarse o modificarse. Tomando como ejemplo las actividades de
control de prstamo de documentos a realizar con la instalacin del
Archivo Integral de Planta TOCOMA, se recomienda anexar un
nuevo mdulo dentro del sistema.
6. En caso de anexar una nueva funcin para el control de prstamo

de documentos, se debe tomar en consideracin que dicha funcin
realice un registro de la frecuencia de prstamos para cada
documento en especfico, ya que estos datos sirven para ser
analizados y a partir de esto se clasificarn a los documentos como
archivo Activo, Semi-Activo o Muerto.
63
REFERENCIAS
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Segunda Edicin. Mc Graw Hill.
Bouteau Yanise. (2004). Sistema Automatizado para el Control de

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Universitario de Tecnologa Industrial Rodolfo Loero Arismendi
Extensin Ciudad Bolvar, Venezuela.
Gestin del Conocimiento del Mito a la Realidad. Domingo

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Experimental de Guayana. Venezuela.
Juan Carlos Mrquez Mardelli. (2010). Diseo de un Sistema de

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64
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(SIDOR, C.A.). Tesis de Grado, Universidad Nacional Experimental
Politcnica Antonio Jos de Sucre Vice-Rectorado Puerto Ordaz,
Venezuela.
Manual Sistema de Documentacin de CORPOELEC. 2011,

Julio. Ing. Raiza Vsquez.
Mara C. Bonyorni A. (2012). Diseo de un Sistema de Informacin

para la Administracin y Control de Gestin de las Inversiones
Capitalizables del rea de Carbn por parte de la Coordinacin de
Ingeniera Econmica De CVG Venalum. Tesis de Grado,
Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de
Sucre Vice- Rectorado Puerto Ordaz, Venezuela.
Sistemas
de
bases
de
datos:
Diseo,
implementacin
administracin. Peter Rob, Carlos Coronel. Mxico 2006. Quinta

Edicin. Thomson Editores.
Sistemas de Informacin Gerencial. Pearson Educacin, Mxico,

2004. Octava Edicin. Kenneth Laundon, Jane Laudon.
Universidad de Oviedo. Servicio de Pubicaciones. Los Sistemas de

Informacin en la Empresa. Alberto Gomz Gomz, Nicolas de
Abajo Martnez.
65
APNDICE

Diseno Sistema Informacion CDiseno Sistema Informacion Control Gestion Documentosontrol Gestion Documentos

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA

ANTONIO JOS DE SUCRE

DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE

CIUDAD GUAYANA; OCTUBRE DEL 2012.

DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA

DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE

Ing. Felix Martnez.

Ing. Julio Bermdez

Ing. Jairo Pico.

Ing. Hernan Flores.

CIUDAD GUAYANA; OCTUBRE DEL 2012.

Durango Pelaz, Lady Johanna.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA

Ing. Felix Martnez.

Ing. Julio Bermdez

Ing. Jairo Pico.

Ing. Hernan Flores

CIUDAD GUAYANA; OCTUBRE DEL 2012.

A mi Madre y hermana Alexandra por su apoyo incondicional y por

A mis amigos, Irma Hernndez, Caleb Montes, Angel Paruta, Angel

Al Ing. Flix Urbina, por su asesora, apoyo, consejos y grandes

Todo lo que sea que puedas o

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA

CIUDAD GUAYANA; OCTUBRE DEL 2012.

Bases Tericas. .....................................................................................28

Diseo Lgico del Sistema....................................................................52

Tabla 1 Clasificacin de Documentos........................................................45

Figura 1. Diagrama de Flujo de Datos Utilizado con el Mtodo de anlisis

Entre los proyectos que se encuentran en fase de desarrollo para el

La presente investigacin tiene como objetivo desarrollar una

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tcnicos y administrativos existentes en cada regin.

Generar y Transmitir oportunamente la electricidad a nuestro pas.

Mantener un Programa de Capacitacin, Desarrollo y Capacitacin

Cumplir con los programas de produccin, obteniendo as, la

Divisin de Planta Tocoma.

Departamento de Operaciones Tocoma;

Departamento de Mantenimiento Elctrico Tocoma;

Departamento de Mantenimiento Mecnico Tocoma;

Departamento de Mantenimiento Civil Tocoma.