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Anexo 6A
Edicin: Enero 2005
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3.
a)
Pagos Directos Es el caso en que la agencia de ejecucin es la responsable de los gastos pero
solicita al PNUD efectuar el pago al proveedor / consultor en su nombre y representacin (solicitud
de pago directo). La agencia de ejecucin rendir cuentas por dicho desembolso y mantendr
toda la documentacin de respaldo. El PNUD simplemente efectuar los pagos sobre la base de
una solicitud debidamente autorizada y le entregar a la agencia de ejecucin una copia del
voucher de desembolso que corresponda como comprobante del pago realizado.
b)
Servicios de Apoyo del PNUD (ejecucin nacional parcial) Es el caso en que la agencia de
ejecucin y el PNUD han acordado que el PNUD ha de brindar servicios de apoyo al proyecto.
Estos servicios de apoyo se describirn en el documento de proyecto o en un anexo a dicho
documento. El PNUD es plenamente responsable y rendir cuentas por dichos gastos y por ende,
mantendr toda la documentacin que respalde el desembolso.
A fin de ao, luego de recibir de la agencia de ejecucin el informe financiero del cuarto trimestre y de la agencia
de las Naciones Unidas el informe de gastos de fin de ao, el PNUD preparar el CDR y lo presentar para su
firma a la agencia de ejecucin. EL PNUD le entregar al auditor el CDR firmado junto con la siguiente
Un listado de los pagos directos procesados por el PNUD a solicitud de la agencia de ejecucin.
3.
Una lista de desembolsos efectuados por el PNUD como parte de los servicios de apoyo provistos a la
agencia de ejecucin.
4.
Alcance de la Auditoria
1.-
El alcance de la auditora indicado seguidamente, tiene por objeto definir claramente lo que se espera de un
auditor pero no limitar de modo alguno los procedimientos o las tcnicas de auditora que el auditor desee
utilizar para emitir su dictamen:
Una definicin de la entidad o parte de la entidad que ser sometida a la auditora (En general, ser la oficina del
proyecto ubicada dentro de un departamento de gobierno o en un edificio independiente).
Que la auditora se llevar a cabo de acuerdo con las normas de auditora ISA1 o INTOSAI2.
Que el alcance de la auditora quedar limitado a los gastos de la agencia de ejecucin que incluyen
(1) todos los gastos enumerados en los informes financieros trimestrales presentados por la agencia
de ejecucin y (2) los pagos directos procesados por el PNUD a solicitud de la agencia de ejecucin.
Que el auditor verificar la precisin matemtica del CDR al asegurarse que los gastos descriptos en la
documentacin de respaldo (informes financieros trimestrales, la lista de pagos directos procesados
por el PNUD a solicitud del gobierno, la lista de desembolsos realizados por el PNUD como parte de
los servicios de apoyo, y el estado de gastos de la agencia de las Naciones Unidas) se puedan conciliar
con los gastos, por fuente, que figuran en el CDR.
Que el auditor estipular en el informe de auditora los gastos del CDR no incluidos en el alcance de la
auditora ya que fueron efectuados por el PNUD como parte de los servicios de apoyo as como los
gastos totales excluidos pues fueron realizados por una agencia de las Naciones Unidas.
1. International
Standards of Auditing (Normas Internacionales de Auditora, ISA) publicadas por el Comit Internacional de
Prcticas de Auditora de la Federacin Internacional de Contadores.
2 International
INTOSAI)
Las normas de auditora que se utilizaron (normas INTOSAI, ISA o normas nacionales que cumplen con
algunas de las arriba mencionadas en cuanto a los aspectos sustanciales)
La restriccin de alcance para aquellos gastos que son responsabilidad del PNUD (como parte de los
servicios de apoyo) o de una Agencia de las Naciones Unidas.
SI el CDR presenta en forma transparente los gastos del proyecto y que los fondos fueron utilizados
para los propsitos descritos en el documento de proyecto y en los planes de trabajo.
3.-
Carta a la administracin
El auditor ha de presentar una carta a la administracin al finalizar la auditora. Los temas/ problemas a ser
incluidos en la carta a la administracin, como mnimo abarcar lo siguiente:
Una revisin de progreso del proyecto y del cumplimiento en tiempo y forma de los objetivos
delineados en comparacin con la fecha planificada de cumplimiento, ambos a ser incluidos en el
documento de proyecto. La intencin aqu no es abordar el cumplimiento de criterios especficos en
relacin con determinados criterios de desempeo o resultados. Sin embargo, el cumplimiento
generalizado con criterios amplios tales como la implementacin del proyecto con economa y
eficiencia podr ser objeto de comentario pero no dentro de la fuerza vinculante de un dictamen de
auditora.
Una evaluacin del sistema de control interno del proyecto con nfasis parejo en lo siguiente (i) la
efectividad del sistema en brindar a la direccin del proyecto la informacin til y oportuna que
requiere para el gerenciamiento adecuado del proyecto y (ii) la efectividad general del sistema de
control interno para proteger los bienes y recursos del proyecto
Una descripcin de las debilidades especficas de control interno que se observaron en la gestin
financiera del proyecto y los procedimientos de auditora que se siguieron para abordar o compensar
dichas debilidades. Se incluirn recomendaciones para resolver / eliminar las debilidades de control
interno.
A continuacin se brinda una orientacin ms detallada para cada una de las categoras generales mencionadas
ms arriba.
Revisin de progreso del proyecto
Como parte de la revisin general del progreso del proyecto, entre las medidas especficas a tomar se incluirn
las siguientes:
Revisin anual y trimestral de los planes de trabajo, informes financieros trimestrales y solicitudes de
pago directo y evaluacin en cuanto a su ejecucin en tiempo y su cumplimiento con el documento
de proyecto.
Revisin de los Informes de Proyecto Anuales preparados por la agencia de ejecucin y evaluacin del
cumplimiento con los lineamientos del PNUD y de la responsabilidad de monitoreo de la agencia de
ejecucin segn lo descrito en el documento de proyecto y en los planes de trabajo.
Revisin sobre el seguimiento por parte de la agencia de ejecucin de las decisiones y/o
recomendaciones sobre las actividades arriba mencionadas.
Revisin del ritmo de progreso del proyecto y comentarios sobre las causas de las demoras.
Comentario respecto de los servicios de implementacin de la/s Agencia/s de las Naciones Unidas y si
fueron provistos conforme a lo establecido en el documento de proyecto y plan de trabajo.
Revisin de los registros de pedidos de pago directo para asegurarse que fueron firmados por
funcionarios de gobierno autorizados.
Recomendaciones de mejora
Las recomendaciones deben dirigirse a una entidad especfica para que no haya confusin en cuanto a la parte
responsable de su implementacin. La respuesta de la entidad se incluir en la carta a la administracin,
inmediatamente a continuacin de la recomendacin.
El auditor podr tambin comentar sobre las buenas prcticas (si las hubiese) que desarroll la agencia de
ejecucin y que deberan compartirse.
Infraestructura Disponible y Derecho de Acceso
Se incluir una descripcin de la naturaleza y ubicacin de todos los registros pertenecientes al proyecto. Este
listado especificar aquellos registros que se mantienen en la sede de la agencia de ejecucin y aquellos
ubicados en otras oficinas.
El auditor tendr acceso sin restricciones y en cualquier momento a todos los registros y documentos
(incluyendo libros contables, acuerdos legales, actas de las reuniones de comisin, registros bancarios, facturas y
contratos, etc.) y a todos los empleados de la entidad. El auditor tendr el derecho de acceder a bancos,
consultores, contratistas y otras personas o empresas contratadas por la direccin del proyecto.