TALENTO HUMANO / DESARROLLO HUMANO ORGANIZACIONAL

PROCEDIMIENTO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL

Cdigo : PTH.01
Versin: 04
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Revis: Jefe Divisin Recursos Humanos

Profesional Desarrollo Humano Organizacional

Fecha de aprobacin: Abril 21 de 2009

Resolucin N 656

Aprob: Rector

OBJETIVO

ALCANCE

Generar espacios de resolucin pacfica de situaciones de conflicto agravado

y catalogado como presunto acoso laboral en cumplimiento con la Ley 1010
de 2006.

Aplica al personal docente y administrativo de la Universidad en el marco del

mejoramiento del clima organizacional y de las relaciones interpersonales y
laborales.

NORMATIVIDAD

Constitucin Poltica de Colombia, Ttulo I, artculo 22.

Ley 1010 de 2006 - Ley de Acoso Laboral: artculos 2,6,7,8 y 9 (numeral 1)
Resolucin No 2646 de 2008 del Ministerio de la Proteccin Social: Riesgo Psicosocial - Captulo III artculo 14 numerales 1.1,1.3, 1.4, 1.6 y 1.7.
Resolucin No 652 de 2012 del Ministerio del Trabajo, por la cual se establece la conformacin y funcionamiento del Comit de Convivencia Laboral en
entidades pblicas y empresas privadas y se dictan otras disposiciones.
Resolucin No 1356 de 2012 del Ministerio del Trabajo, por la cual se modifica parcialmente la resolucin 652 de 2012.
Ley 1581 de 2012: artculo 5 - Proteccin de datos personales: Datos sensibles.
Resolucin de Rectora 1619 de 2013 por la cual se deroga la resolucin No 1430 de 2007 y se reglamentan nuevas disposiciones en materia del
Comit de Convivencia Laboral, su conformacin y funciones.
Acuerdo del Consejo Superior No 015 de 2000, por el cual se aprueba el Proyecto Institucional de la Universidad Industrial de Santander, 2.1 Poltica
de construccin de Comunidad Universitaria.
Plan de desarrollo institucional 2008-2018: Plan Estratgico, dimensin del Bienestar Universitario, objetivo estratgico 2, actividad estratgica N7
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Relacin Laboral: La relacin laboral o las relaciones laborales son aquellas que se establecen entre el trabajo y el capital y en el proceso productivo. En
esa relacin, la persona que aporta el trabajo se denomina trabajador en tanto que la que aporta o administra el capital y/o servicios se denomina
empleador. El trabajador siempre es una persona fsica, en tanto que el empleador puede ser tanto una persona fsica como una persona jurdica. La
relacin laboral se regula por un contrato de trabajo y en el caso de los servidores pblicos estar regida por el Estatuto de Contratacin de la
Universidad y las normas que los adicione, complemente, modifiquen o sustituyan.

Convivencia Laboral: Las buenas relaciones interpersonales y el respeto mutuo en las personas y/o grupos que trabajan juntos, para la consecucin de
climas laborales sanos y de convivencia grupal satisfactoria, y para superar situaciones de estrs, malestar e incluso, violencia en los lugares de trabajo.

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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Acoso Laboral: Toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior
jerrquico inmediato o mediato, un compaero de trabajo o subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidacin, terror y angustia, a causar perjuicio
laboral, generar desmotivacin en el sitio de trabajo, o inducir la renuncia del mismo.

Conflicto: Situacin que implica a dos o ms personas en un campo de actuacin comn, cuyos objetivos pueden ser los mismos o no, y sus modos de
alcanzar esos objetivos responden a valores o lgicas diferentes o contrapuestas. Son situaciones en que dos o ms personas entran en oposicin o
desacuerdo de intereses y/o posiciones incompatibles donde las emociones y sentimientos juegan un rol importante y la relacin entre las partes puede
terminar robustecida o deteriorada, segn la oportunidad y procedimiento que se haya decidido para abordarlo.

Acuerdo: Trato al cual llegan las partes implicadas en la mediacin, con el propsito de solucionar la controversia presentada, es necesario realizar
seguimiento a su cumplimiento.

Resolucin Pacfica de Conflictos: Se basa en dirimir el conflicto entre las partes con el apoyo de interlocutores que promuevan el establecimiento de
acuerdos equitativos para restablecer la sana convivencia, evitando usar mtodos violentos.

Mediacin: Mecanismo que propicia el establecimiento de acuerdos que favorezcan a las partes involucradas en un conflicto de intereses a travs del
dilogo y el encuentro interpersonal. Incluye la presencia de un tercero, denominado mediador, quien facilita el intercambio de ideas y la construccin
conjunta de procesos reales de conciliacin.

Mediador(a) y miembro del Comit de Convivencia Laboral: persona que apoya en el manejo alternativo de situaciones conflictivas que se presentan en
el diario vivir, promueve el dilogo en las relaciones interpersonales y la convivencia como estilo de vida. El mediador(a) participa en procesos de
formacin que lo preparan para su intervencin.

Equipo Coordinador: el equipo coordinador est conformado por el Jefe de la Divisin de Recursos Humanos, el Lder del subproceso Desarrollo
Humano Organizacional y un (a) profesional de apoyo del subproceso.

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CONSIDERACIONES

Una vez se realice la recepcin de la solicitud de un caso el equipo coordinador evala si este debe ser presentado al Comit de Convivencia Laboral o a
Mesas de Mediacin para su respectivo trmite y se procede a la designacin de los mediadores del caso, mnimo 1 y mximo 3.

El equipo coordinador, conformado por el Jefe de la Divisin de Recursos Humanos, el lder del subproceso de Desarrollo Humano Organizacional y un
profesional de apoyo, y los miembros del Comit de Convivencia Laboral, desarrollarn actividades de difusin y promocin para promover la
resolucin pacfica de conflictos y evitar el acoso laboral en la comunidad universitaria.

La estrategia utilizada para la atencin de las solicitudes es la mediacin, con la cual se generen espacios de dilogo que con la orientacin de los
miembros del Comit delegados en la situacin, se logren establecer acuerdos que permitan la resolucin pacfica del conflicto. Cuando el equipo
coordinador, de acuerdo a las caractersticas del caso, considere prudente, se realizaran actividades diferentes al proceso de mediacin establecido, con
el fin de proporcionar la sana convivencia.

Segn Resolucin de Rectora No 1619 del 24 de Octubre de 2013, artculo segundo (2) el Comit de Convivencia Laboral est integrado por dos (2)
representantes del empleador y dos (2) representantes de los trabajadores, cada uno de los anteriores con sus respectivos suplentes. Los procesos
desarrollados son confidenciales, los miembros del comit son imparciales y no pueden declarar como Testigo de una de las partes implicadas en un
conflicto, o en instancias judiciales posteriores a la participacin en este mecanismo.

Se presumir que hay Acoso Laboral si se acredita la ocurrencia repetida y pblica, en una relacin laboral, de conductas como actos de agresin fsica,
expresiones injuriosas o ultrajantes sobre la persona con alusin a la raza, el gnero, el origen familiar o nacional, la preferencia poltica o el estatus
social, la imposicin de deberes ostensiblemente extraos a las obligaciones laborales, las exigencias abiertamente desproporcionadas sobre el
cumplimiento de la labor encomendada y el brusco cambio del lugar de trabajo o de la labor contratada sin ningn fundamento objetivo referente a la
necesidad tcnica de la empresa, y las dems consideraciones descritas en la ley 1010 de 2006 (artculo 7).

No constituye Acoso Laboral la formulacin de exigencias razonables de fidelidad laboral o lealtad empresarial e institucional, solicitud de cumplir
deberes extra de colaboracin con la empresa o la institucin, cuando sean necesarios para la continuidad del servicio o para solucionar situaciones
difciles en la operacin de la empresa o la institucin; la exigencia de cumplir con las obligaciones, deberes y prohibiciones de que trata la legislacin
disciplinaria aplicable a los servidores pblicos, y las dems consideraciones descritas en la ley 1010 de 2006 (artculo 8).

La recepcin de la solicitud se hace a travs de: carta dirigida a la Divisin de Recursos Humanos, correo electrnico
comitedeconvivencialaboral@uis.edu.co o mesasdemediacion@uis.edu.co, comunicacin telefnica y/o personalmente en la oficina de Desarrollo
Humano. El formato Recepcin de Solicitud se diligencia slo si la solicitud se realiza verbalmente, en caso de correos, o correspondencia escrita se
adjuntan estos como evidencia de la recepcin realizada.

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CONSIDERACIONES

Se realiza el nmero de encuentros y actividades que el equipo coordinador consideren pertinentes para cada caso.

Si como resultado del procedimiento las partes no manifiestan voluntad para establecer acuerdos a travs del dilogo o no asisten a la sesin de dilogo
o al encuentro sin justificacin, se dar por terminado el procedimiento y ser remitido as: si el mecanismo designado es el Comit de Convivencia
Laboral el caso es remitido a la Oficina de Control Interno Disciplinario para la gestin pertinente con la Procuradura Regional Santander, y si es Mesas
de Mediacin se informar a la Divisin de Recursos Humanos para remitir a la oficina de Control Interno Disciplinario, si se genera a partir de faltas
disciplinarias o a la Direccin de Control Interno y Evaluacin de Gestin si se trata de una queja o reclamo.

Teniendo en cuenta que este procedimiento es confidencial se realiza un informe anual de resultados y la gestin del comit para condensar la
informacin de los casos presentados y sus caractersticas generales, sin mencionar a las personas implicadas, de tal manera que se garantice la
confidencialidad a los participantes. El informe deber reposar en la oficina del subproceso de Desarrollo Humano Organizacional y estar disponible
para la alta direccin de la universidad y los rganos de control que lo requieran.

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Inicio/Fin

Decisin

Actividad

Documento

Procesamiento en S.I. o
intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIN

DIAGRAMA DE FLUJO

Conector

Conector de pgina

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

Lder DHO

FTH.81 Recepcin
de solicitud o carta
dirigida a la DRH o
correo electrnico.

INICIO

1. Recibe solicitud mediante comunicacin escrita, correo

electrnico
(comitedeconvivencialaboral@uis.edu.co
o
mesasdemediacion@uis.edu.co), comunicacin telefnica y/o
personalmente.

1. Recibe solicitud

Es competencia del
mecanismo?

No

1
Pg 9

Si
2. Delega el mecanismo e
informa a las parte para
participar

Las partes estn

interesadas?

No
1

Pg 9

Analiza si la situacin presentada es de competencia de los

mecanismos de resolucin pacfica de conflictos.

Equipo coordinador

2. Delega el caso al mecanismo correspondiente: Mesas de

Mediacin o Comit de Convivencia Laboral, e informa a las
partes el inicio del proceso de resolucin pacfica del conflicto

Equipo coordinador

Se expone a las partes la importancia de la resolucin pacfica

del conflicto, las implicaciones legales y se evala si se expresa
voluntad para la continuidad del procedimiento.

Equipo coordinador

Si
3. Asigna delegados

Carta

3. Asigna delegados, para ello presenta el caso al comit y se

definen las personas que mediarn en el caso, mnimo 1 y
mximo 3.

Equipo Coordinador y
Miembros del Comit
de Convivencia
Laboral

FTH.84
Acta de Encuentro

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DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

4. Prepara sesin de
dilogo

4. Preparacin logstica para la sesin de dilogo con cada una

de las partes para conocer la situacin presentada.

Miembros del Comit

de Convivencia
Laboral

5. Invita a sesin de
dilogo individual

5. Invita a las partes por separado para conocer su versin de

los hechos, indicando fecha, lugar y hora de la sesin.

Miembros del Comit

de Convivencia
Laboral

Invitacin

6. Desarrolla sesin de dilogo con cada una de las partes por

separado, con el fin de conocer a profundidad las causas y
efectos de la situacin presentada, as como las posiciones e
intereses de las partes implicadas en el conflicto.

Miembros del Comit

de Convivencia
Laboral

7. Analiza la informacin recolectada en la sesin de dilogo con

las partes para conocer causas, efectos y nudo del conflicto, con
el propsito de caracterizar la situacin presentada y preparar
el encuentro.

Miembros del Comit

de Convivencia
Laboral

8. Prepara el encuentro
de las partes

8. Preparacin logstica para la sesin de dilogo con las partes

implicadas.

Miembros del Comit

de Convivencia
Laboral

9. Invita a encuentro

9.Invita a las partes al encuentro, indicando fecha, lugar y hora.

6. Desarrolla sesin de
dilogo individual
Acta

7. Analiza la
Informacin

Invitacin

Equipo Coordinador

FTH.19
Documentacin de caso

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DESCRIPCIN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

10. Desarrolla
encuentro de las partes

10. Desarrolla el encuentro, utilizando como estrategia la

mediacin.

Miembros del Comit

de Convivencia
Laboral

11. Realiza valoracin

del encuentro

11. Realiza valoracin del encuentro: se analiza la informacin y

se definen con las partes los acuerdos para dar continuidad al
proceso de resolucin pacfica.

Miembros del Comit

de Convivencia
Laboral

Se expone a las partes la importancia de la resolucin pacfica

del conflicto, las implicaciones legales y se evala si se expresa
voluntad para la continuidad del procedimiento.

Equipo Coordinador

12. Realiza seguimiento peridico del cumplimiento de los

acuerdos.

Miembros Comit de
Convivencia Laboral

FTH.84
Acta de Encuentro

Acta

No

Se establecieron
acuerdos?

1
Pg 9

Si
12. Realiza seguimiento

FTH.82
Acta de Seguimiento

Acta

Si
Se cumplieron los
acuerdos?

13. Evala los aspectos

que influyeron en el
incumplimiento

De acuerdo a los resultados del seguimiento se evala si de

cumplieron los compromisos previamente pactados.

2
Pg 9

13. Se realiza una evaluacin de los aspectos que influyeron en

el incumplimiento de los acuerdos y la opinin de cada una de
las partes.

Miembros del Comit

de Convivencia
Laboral
Miembros del
Comit de
Convivencia Laboral

FTH.84
Acta de Encuentro

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DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Se evala si hay disposicin de las partes por realizar nuevos

acuerdos por llegar a la resolucin pacfica del conflicto.

Equipo Coordinador

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

Manifiestan disposicin
para resolver el conflicto?

Si

2
Pg. 7

No
Acta

14. Remite a instancias

competentes

14. Se realiza el acta como constancia del procedimiento y la

no resolucin del conflicto y se remite a la instancia pertinente:
Control interno Disciplinario y/o Procuradura Regional
Santander.

Equipo Coordinador

FIN

15. Remite a las

instancias pertinentes

15. Remite a la instancia pertinente: Oficina de Control interno

Disciplinario para el trmite con la Procuradura Regional
Santander.

Equipo Coordinador

Carta

16. Realiza evaluacin y

cierre del caso

Acta

FIN

16. Realiza evaluacin de los aspectos que influyeron en el

desarrollo del procedimiento, se firma el acta donde se deja Equipo Coordinador
constancia de la resolucin del caso y se da cierre al mismo.

FTH.83
Evaluacin

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Versin: 04
Pgina 9 de 9

DEFINICIONES
CONTROL
DE CAMBIOS

VERSIN

FECHA DE
APROBACIN

01

Abril 21 de 2009

Creacin del procedimiento para resolucin pacfica de conflictos.

02

Abril 29 de 2010

Inclusin en la normatividad; ampliacin de las definiciones y/o abreviaturas: conflicto, acuerdo,

resolucin pacfica de conflictos; ampliacin de las Consideraciones: modificacin en la actividades 3, 4, 5,
6, 8, 9, 12.

03

Mayo 29 de 2014

Cambio de nombre del procedimiento. Modificacin del objetivo y alcance. Actualizacin de la

normatividad y consideraciones. Modificacin de las actividades 1, 7, 14, 15, 16, 17, 18 y 19. Inclusin
de las actividades 4, 5, 6 y 11. Eliminacin de la actividad Asigna el caso a integrantes del mecanismo
responsable y de los mediadores como responsables de diversas actividades a lo largo del
procedimiento.

04

Noviembre 11 de 2014

DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

Modificacin de las definiciones de los trminos conflicto y mediacin.