Teora

Administrativa

NDICE

INTRODUCCIN

PLANEACIN

ORGANIZACIN

DIRECCION

CONTROL

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INTRODUCCIN

Definicin etimolgica
Prefijo Ad = hacia
Ministratio = minister = minus (inferioridad) y ter (comparativo).
De la etimologa, Servicio y subordinacin son los elementos principales obtenidos.
Qu se entiende por administracin?
El trmino administracin se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas, con
eficiencia y eficacia, mediante otras personas y junto con ellas.
La sociedad es el objeto sobre el que recae la Administracin. El elemento coordinacin
sistemtica de medios es el que exige el concepto de la Administracin en toda sociedad.
Finalidad
Obtencin de resultados de mxima eficiencia en la coordinacin, y solo a travs
de ella se refiere a la mxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos
materiales.
Coordinacin: Ordenamiento simultaneo y armonioso de varias cosas.
Funciones Bsicas
Planificar
Definir metas, establecer estrategias y elaborar planes para coordinar actividades. Decidir
qu hacer y cmo hacerlo. Implica priorizar y comprometerse. Resultado: Estrategia.
Organizar
Asignar tareas, recursos y responsabilidades. Establecer una estructura de relaciones de
modo que los empleados puedan interactuar y cooperar para alcanzar las metas
organizativas. Resultado: Organigrama.
Dirigir
Orientar, guiar y motivar la actuacin de cada individuo de la organizacin con el fin de
que ayuden a la consecucin de las metas organizacionales.
Controlar
Vigilar que el desempeo de las actividades se ajuste a lo planificado. En otras palabras,
evaluar el desempeo y adoptar, si fuera necesario, medidas correctivas. Resultado:
Medir el desempeo con exactitud y regular la eficiencia y la eficacia de la organizacin.
Debemos considerar la responsabilidad de los administradores desde tres puntos de vista.
Los efectos de sus actos sobre:
1. La propia empresa
2. Respecto a los socios de la misma
3. Frente a terceros
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Evolucin de la administracin a travs de las dcadas

Administracin cientfica
La obra trascendental de Taylor The Principles of Scientific Management (Los principios
de la administracin cientfica) fue publicada seis aos antes de su fallecimiento. All
plantea sus ideas sobre administracin cientfica (o taylorismo como se le llama a veces
hoy) que difieren de los mtodos tradicionales de administracin basados en iniciativa e
incentivo. Estas ideas constituyen el resultado final de la obra de toda su vida e incluyen
varios ejemplos tomados de los lugares donde Taylor trabaj
Administracin operacional
Fayol expuso su teora de la administracin en su famoso libro Administration Industrielle
et Gnrale, publicado en Pars en 1916.
Fayol consideraba que en la teora de la administracin deba procederse como en las
ciencias exactas, es decir, a travs de un sistema de experimentacin real para convalidar
la doctrina. Se trata en realidad del primer intento de formular una teora general de la
administracin.
Ciencias de la conducta
Elton Mayo (26 de Diciembre de 1880, Adelaida, Australia - 7 de septiembre de 1949), fue
un terico social, socilogo y psiclogo industrial especializado en teora de las
organizaciones, las relaciones humanas y el movimiento por las relaciones humanas.
Su inters primordial fue estudiar, en el trabajador, los efectos psicolgicos que podan
producir las condiciones fsicas del trabajo en relacin con la produccin.
Escuelas de pensamiento
Es una corriente a travs de la cual se concibe la administracin, algunas son de mbito
relativamente amplio y otras tienden a la especializacin. Es obvio que en un campo de
estudio tan nuevo y dinmico como este, existan mltiples corrientes o criterios en cuanto
a su aplicacin, lo que ha ocasionado que a la fecha no exista una sola teora
administrativa que sea de un carcter universal.

Conclusiones
Con esta informacin hemos obtenido un panorama mas amplio sobre la definicin de la
administracin, los diferentes tipos de organizacin, y los factores externos que influyen
en el ambiente organizacional.
Tambin logramos conocer un poco sobre la evolucin de la administracin y los diferentes
tipos de escuelas de pensamiento.

PLANEACION
Qu es un plan?
Un plan hace referencia a las decisiones de carcter general que expresan los
lineamientos polticos fundamentales, las prioridades que se derivan de esas
formulaciones, la asignacin de recursos acorde a esas prioridades, las estrategias de
accin y el conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar las metas
y objetivos propuestos.
Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la planeacin son:
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional
de los recursos
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no
los elimina
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con
las mayores garantas de xito
Etapas para planear
Entender el problema
Obtener informacin completa sobre las actividades involucradas
Analizar y clasificar los datos
Formular premisas de la planeacin
Formular planes alternativos
Elegir el plan
Disponer detalladamente la sucesin y direccin de las operaciones
Vigilar como progresa el plan propuesto
Tipos de planes
Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como diseos
o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las especificaciones
necesarias para realizarlos.
Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realizacin, se pueden clasificar en:
Corto Plazo: cuando se determinan para realizarse en un trmino menor o igual a
un ao. Estos, a su vez, pueden ser:
o Inmediatos: Aquellos que se establecen hasta seis meses
o Mediatos: Se fijan para realizarse en un perodo mayor de seis, o menor de
doce meses.
Mediano Plazo. - Su delimitacin es por un perodo de uno a tres aos
Largo Plazo. - Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres aos

Otra clasificacin de los tipos de planes, dice que hay dos tipos principales de planes:
Planes Estratgicos.- Diseados para cumplir con los objetivos generales de la
organizacin.
Planes Operacionales. - Proporcionan los detalles de cmo se realizarn los planes
estratgicos. Estos a su vez se pueden dividir de acuerdo a su uso de la siguiente manera:
Planes de un solo uso: Se elaboran para alcanzar propsitos especficos y se
disuelven una vez que estos se consiguen. Son cursos detallados de accin que
seguramente no se repetirn de la misma manera en el futuro.
Planes Permanentes: Siempre que las actividades de una organizacin se repitan
varias veces, una sola decisin o un conjunto de decisiones pueden guiarlas en
forma adecuada. Las situaciones se manejan de modo uniforme y previamente
establecido.
Objetivos o Metas
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades
de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones.
Razones para establecer objetivos:
Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma direccin.
Sirven de base para la realizacin de tareas o actividades.
Generan participacin, compromiso y motivacin, y al alcanzarlos, generan un
grado de satisfaccin.
Desempeo en la planeacin de administracin
Se define como desempeo a aquellas todas acciones o comportamiento observados en
los empleados en la organizacin, puede ser medido en competencias de cada individuo
por su contribucin de mejoras o planes a la empresa.
La administracin de desempeo proceso mediante el cual garantiza que el empleado
trabaja alineado con las metas de organizacin.
Planeacin estratgica
Establece los lineamientos generales de la planeacin, sirviendo de base a los dems
planes (tcticos y operativos). Es diseada por los miembros de mayor jerarqua de la
empresa y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin, de los medios
necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin. Es a largo plazo y
comprende toda la empresa.

Conclusiones
Con este tema comprendimos la importancia de la planeacin, al igual que la importancia
de describir y aplicar los pasos de la planeacin. Analizamos los diferentes tipos de planes
y como se relacionan entre s. Por ltimo, pudimos describir los elementos en un programa
de administracin por objetivos.

ORGANIZACIN
Organizacin es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben
sujetarse a todos sus miembros y as, valerse el medio que permite a una empresa
alcanzar determinados objetivos.
Organizacin formal
Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la diferenciacin e
integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio establecido por aquellos que
manejan el proceso decisorio. Es la organizacin planeada; la que est en el papel.
Organizacin informal:
Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las personas que ocupan
posiciones en la organizacin formal y a partir de las relaciones que establecen entre s
como ocupantes de cargos.
Estructura Organizacional
La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que
han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma ptima y
que se alcancen las metas fijadas en la planificacin.
Principios de una organizacin:
Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribucin de cada
individuo al logro de los objetivos de la empresa.
Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtencin de los objetivos
deseados con el mnimo coste posible.
Actividades necesarias para crear una organizacin
Integrar los objetivos y los planes.
Definir la autoridad de cada director. Establecer una jerarqua.
Se establecen las premisas de la jerarqua.
Definimos las necesidades de informacin y su flujo.
Dotarla de personal de acuerdo con los objetivos que queremos cumplir.
reas de mando
Cuntos subordinados puede tener el director bajo su mando, tiene que ser un
nmero limitado, no puede tener muchos subordinados porque sino, no puede
realizar bien su trabajo.
La organizacin nos ayuda a conseguir los planes.
El exceso de niveles es costoso y puede obstaculizar a la planificacin y al control.
Principio de amplitud la gerencia: un director debe tener nicamente los
subordinados que pueda gestionar eficientemente.
Cules son las variables bsicas y cmo determinamos el rea de mando

La autoridad funcional es el derecho que se delega a un individuo o a un departamento

para controlar ciertos procesos, prcticas, polticas u otras cuestiones relativas a las
actividades comprendidas por las personas de otros departamentos. Esta autoridad puede
ser ejercida por la autoridad lineal o por el staff. La autoridad funcional se aplica al cmo
y al cundo, y rara vez se aplica al qu, quin y dnde.
Factores que determinan el grado de centralizacin de una empresa
El coste de las decisiones.
Por el tamao de la empresa: a mayor tamao, mayor descentralizacin.
Por la historia y cultura de la empresa: si la empresa ha sido estable, la empresa
ser centralizada.
Disponibilidad de buenos directores: cuanto mejores sean los directores., mayor es
la centralizacin.
Tcnicas de control utilizadas: si son apropiadas es ms fcil delegar la autoridad.
Departamentalizacin
La departamentalizacin es la especializacin dentro de la empresa y se rige por el
principio de homogeneidad. La departamentalizacin puede ser vertical u horizontal.
Departamentizacin Vertical (proceso escalar): aumenta la calidad en la direccin,
para ello se crean ms niveles jerrquicos.
Departamentalizacin Horizontal: lo normal en una empresa es que se den las dos
departamentalizaciones a la vez, aumentando la calidad del trabajo y de la direccin
y seguimos especializando se dispara el costo. Hay que buscar el equilibrio lgico.
Comit
Es un grupo de personas a las que se les asigna como grupo un determinado asunto.
Tipos:
Con autoridad: comits de lnea, sus decisiones se llevan a cabo.
Sin autoridad: comits de staff, comparten informacin.
Formales: cuando se crea la sociedad se establece que se debe crear un comit
para unos determinados asuntos.
Informales: surgen espontneamente, no estn establecidos por la sociedad.
Fijos: tienen cierta asiduidad (formales).
Temporales: existen en un momento determinado (informales).

Conclusiones
En esta unidad comprendimos el significado de organizacin, aprendimos sobre los tipos
de organizacin (formal e informal), identificamos las ventajas y desventajas de la divisin
del trabajo y comprendimos las razones por las que se debe trabajar en equipo.

DIRECCIN
Factor Humano de la Organizacin
Podemos definir a la empresa como un grupo humano que realiza una actividad
encaminada a un objeto comn.
Habilidades sociales
Integracin
Iniciativa
Actitud
Disponibilidad
Capacidad de aprender
Comunicacin
La comunicacin es el proceso de intercambio y transmisin de informacin entre dos o
ms personas y constituye el proceso ms importante que se produce en cualquier
organizacin empresarial.
Tipos de comunicacin
1. Comunicacin directa o indirecta.
2. Comunicacin en un solo sentido.
3. Comunicacin presencial o no presencial.
4. Comunicacin verbal o no verbal.
5. Comunicacin oral y escrita..
Barreras existentes en la comunicacin
1. Barreras provocadas por el emisor
2. Barreras provocadas por el receptor
3. Obstculos derivados del cdigo
4. Barreras en el canal
5. Obstculos organizacionales
Motivacin
El elemento ms importante de la empresa es el trabajador. De estos depende en buena
medida el xito o fracaso de una empresa, por lo que es importante para una empresa
que los trabajadores estn motivados para realizar su trabajo y comprometidos con los
objetivos de la empresa.
Un trabajador puede estar muy capacitado para cumplir su tarea, pero si no se siente
atrado por ella difcilmente tendr un buen rendimiento, ya que el inters y el esfuerzo por
realizarla sern menores que si hubiera estado motivado.
Ciclo motivacional:
Un individuo recibe un estmulo, que puede ser interno o externo.
Este estmulo responde a una necesidad que la persona tiene que satisfacer.
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Como consecuencia, la persona decide dedicar tiempo y energa para alcanzar la

meta que se ha propuesto.

Necesidades Individuales (Maslow)

Necesidades fisiolgicas
Necesidades de seguridad
Necesidades sociales
Necesidades de autoestima
Necesidades de autorrealizacin
Teora de Motivacin-Higiene
Factores higinicos: son factores externos a la tarea. La presencia de estos factores
no provoca una elevada satisfaccin, pero su ausencia provoca una insatisfaccin
elevada.
Factores motivadores: hacen referencia al trabajo en s. Su ausencia provoca una
moderada insatisfaccin, pero su presencia provoca una satisfaccin elevada.
Liderazgo
Toda organizacin precisa de una persona o grupo de personas que dirijan, supervisen y
motiven a los que realizan el trabajo.
La propia organizacin designa quien ocupa el lugar de directivo y quienes estn bajo sus
rdenes. Estas personas ejercen un liderazgo formal, aunque es frecuente que surjan
lderes informales, que basndose en su carisma son capaces de influir en los miembros
de la organizacin.
Estilos de liderazgo
1. Autoritario
2. Burocrtico
3. Persuasivo
4. Carismtico
Funciones de direccin
1. Pronosticar y planificar
2. Organizar
3. Dirigir
4. Coordinar
5. Controlar
Conclusiones
Aqu aprendimos que sobre el significado de motivacin y sus teoras ms importantes,
comprendimos la importancia de la comunicacin en una organizacin as como sus
barreras ms frecuentes. Tambin reforzamos el concepto de liderazgo y sus diferentes
estilos.

Control
Propsito del control
La meta primordial del control o supervisin es lograr el objetivo de la organizacin con
una eficiencia cada vez mayor. El supervisor tiene que reconocer su responsabilidad para
la mejora del trabajo, y debe dar pasos para lograr esta ltima. Algunas de las formas
generales de lograr este objetivo son: Haciendo que las personas tengan conciencia de
las mejoras, disponiendo mtodos sistemticos para la apreciacin de los resultados y el
reconocimiento de las diferencias; estableciendo mejoras y ponindolas en prctica de
inmediato.
Proceso del control
1) Establecimiento de normas, parmetros y mtodos
2) Medicin del desempeo o resultado obtenido
3) Ejecucin de las acciones correctivas.
Cualidades de un Sistema de Control Eficiente

Precisin
Oportunidad
Economa
Flexibilidad
Comprensin
Criterio Razonable
Ubicacin Estratgica
Criterio Mltiple
Accin Correctiva

Tipos de control
La empresa, con el fin de controlar su actuacin con relacin a sus objetivos, establece
diferentes tipos de control, entre los que cabe mencionar:
1) Control de las Polticas
Su objetivo es, en cierta forma, uniformar criterios en las decisiones. Una poltica no
especifica cmo debe hacerse algo (el cmo lo dan los procedimientos). Es necesario no
slo controlar que las polticas se cumplan, es decir, que las diferentes decisiones que se
toman dentro do la organizacin se ajusten a las polticas correspondientes, sino tambin
controlar que todo el conjunto de polticas o directrices se encaminen a servir los intereses
de la organizacin.
2) Control sobre los Procedimientos
Los procedimientos son guas de accin que detallan de una manera exacta cmo se debe
realizar una cierta actividad. Generalmente estos procedimientos se presentan en un
Manual, el cual constituye un excelente instrumento de control. En este sentido, el
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procedimiento puede equivaler a la norma o al standard, al indicar cmo debe hacerse

una tarea. Por lo tanto, si lo comparamos con la forma en que realmente se hizo, estamos
estableciendo un control para ella. Por otra parte, el control de estos procedimientos sirve
para determinar si realmente estn cumpliendo con el objetivo que persiguen, o si es
necesario cambiarlos, quiz porque las condiciones han variado.
3) Control sobre el Personal
Observbamos, cuando discutamos la estructura de la organizacin, la necesidad
constante de lograr que los individuos que la forman participen realmente en ella. Al decir
esto, queremos significar no slo la asistencia fsica, sino la asistencia psicolgica, es
decir, que est dispuesto a cumplir con su tarea, a comprometerse y responsabilizarse de
ella. Desde este punto de vista, es necesario mantener un control constante sobre la
calidad de los individuos que operan dentro de la empresa (a todo nivel) y la motivacin
del personal.
4) Control de la Produccin
El control de la produccin se deriva de la necesidad de dirigir la produccin y combinar
los equipos y recursos existentes con el fin de obtener de ellos una alta productividad.
Este control es muy importante en aquellas empresas que poseen varias "lneas o series
de productos" (es decir, los artculos que la empresa ofrece en venta) y quiz no tan
importante en aquellas empresas de proceso interno (es decir, aquellas que fabrican
constantemente un producto determinado).
5) Control sobre las Ventas
Generalmente, el Departamento de Ventas elabora un plan o programa de ventas en el
cual se fija la cantidad de productos que se vendern en el ao, en los semestres,
trimestres y /o en el mes. Tambin se determina el volumen de venta de cada unidad
(tiendas, vendedores, etc.). Es decir, a travs del presupuesto de ventas que determina la
planificacin, se establecen las normas o standard de control.
6) Control de Existencias.
Este es un control de gran importancia para la Produccin, en el caso de la existencia de
Materias Primas y otros elementos que se utilizan en el proceso de produccin y para
Ventas en el caso de la existencia de productos terminados. Tomaremos slo el primer
caso.

Conclusiones
Aprendimos sobre la definicin de control, su importancia y el proceso de control, asi como
lo diferentes tipos de control y sus diferencias.

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