Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Capitolul 1 _______________________________________
GRAFICE
Ghidul studentului
Crearea Graficelor
Graficele din Excel 2010 difer foarte mult de cele din versiunile anterioare de excel.
n primul rnd, noul Ribbon v permite formatarea i personalizarea graficelor cu doar
cteva apsri de mouse i cu cteva casete de dialog. Deasemenea, deoarece Excel 2010
utilizeaz n comun graficele cu celelalte aplicaii ale pachetului Office, importul acestora
in Microsoft Word 2010 sau Microsoft Power Point 2010 se poate face mult mai simplu.
Fiecare tip de grafic standard din grupul Charts are la rndul lui o galerie de subtipuri.
Pentru a vizualiza o galerie a unui tip de grafic, doar dai click pe modelul preferat i se
va afia lista de opiuni.
Odat creat graficul pe Ribbon vor aprea nc trei tab-uri, sub Chart Tools , i anume:
Design, Layout i Format.
Caseta de dialog care apare include toate tipurile de grafice din Excel, inclusiv
subtipurile acestora.
Folosind acest tabel de valori dorii s creai un grafic de tip coloane n dou dimensiuni.
Dac urmai primii doi pai descrii mai sus pentru a crea acest grafic, acesta o s arate ca
n imaginea de mai jos:
Acest grafic reprezint vnzarile celor trei ani pe cele dou orae. Dac doreai de fapt s
reprezentai Vnzrile realizate de cele dou orae pe cei trei ani, atunci:
Selectai graficul, dnd click pe orice parte din grafic
De pe tab-ul Design , din grupul Data, dai click pe butonul Switch
Row/Column
Sau
Plot Area
Vertical (Value)
Axis
Horizontal
(Category) Axis
10
Pentru a deschide lista obiectelor graficului selectai mai nti un obiect al acestuia
apoi dai clic n tab-ul Layout sau Format de pe Ribbon. Lista obiectelor graficului apare
sub forma unei liste derulante imediat sub butonul Microsoft Office n colul din stnga
sus al ferestei Excel. Iniial apare numele obiectului pe care l-ai selectat iniial. Pentru a
vedea ntreaga lista de obiecte dai clic pe sgeata din dreptul casetei. Putei alege oricare
element din lista pentru a-l formata.
Dup ce ai selectat un element din lista putei deschide caseta de dialog pentru
formatarea acestuia printr-un clic pe opiunea Format Selection situat imediat sub lista
derulant a obiectelor din partea stng a Ribbon-ului.
11
n acelai mod, selectnd din list putei modifica fundalul diverselor obiecte aplicnd
o culoare, o combinaie de culori (gradient), o textur sau o imagine salvat ntr-un fiier
alegnd opiunea Fill.
12
Lucrul cu axele
Pe lng aspectul liniilor putei modifica n aceast situaie i alte elemente componente
ale axelor cum ar fi:
- marcatorii de linie (liniile care mpart axele n intervale regulate i care pentru axa
valorilor determin scala valorilor iar pentru axa categoriilor separ categoriile)
- formatul numerelor (din fereastra Format Axis alegei opiunea Number)
- scala (din fereastra Format Axis alegei Axis Options i avei posibilitatea de a
seta valoarea minim, maxim a scalei, lungimea intervalelor n care va fi
mprit aceasta i tipul scalei: liniar sau logaritmic)
13
14
Utilizarea axei secundare este necesar n cazul n care seriile de date conin date ce nu
pot fi reprezentate cu aceelai tip de date (de exemplu: cantitate vndut i valoarea
vnzrilor) sau cnd valorile unei serii sunt foarte mari (tendina vanzarilor anuale
comparativ cu vnzrile lunare pe produse)
$100,000
$90,000
$80,000
$70,000
$60,000
$50,000
$40,000
$30,000
$20,000
$10,000
Total
Jan
$0
Prin introducerea axei secundare pentru seria Jan i alegerea unui alt tip de grafic, se
poate urmri mult mai uor variaia valorilor.
Pentru introducerea axei secundare se selecteaz seria pentru care dorim sa aplicm
formatarea fie din lista obiectelor graficului fie cu un clic pe una din coloanele (data
point) corespunztoare acestei serii. Un al doilea clic va selecta numai un element al
seriei de date. Dup selectarea ntregii serii (apare un mic punct n dreptul fiecrei
coloane) i alegerea opiunii Format Selection apare fereastra format Data Series i din
Series Options alegem opiunea Secondary Axis.
Dac schimbm i tipul graficului pentru una din serii (clic dreapta, chart type i
alegem un alt tip de grafic), graficul nostru va arta astfel:
15
$100,000
$90,000
$80,000
$12,000
$70,000
$60,000
$50,000
$8,000
$40,000
$30,000
$20,000
$10,000
$0
$10,000
$6,000
$4,000
Jan
Total
$2,000
$0
-Se deschide fereastra Format Trendline n care se alege tipul liniei (exponenial,
liniar, polinomial,logaritmic, polinomial, putere sau medie mobil) n funcie de
repartizarea datelor
16
- se poate denumi linia de tendin, se poate prelungi pentru a prognoza valori viitoare
- de asemenea, prin alegerea opiunii de afiare a coeficientului de determinare (Rsquared) a abaterii medii ptratice se poate gsi cea mai bun alegere a tipului de linie( cu
ct valoarea acestuia este mai apropiat de 1 cu att aproximarea este mai exact)
17
18
Exerciii
1. Deschidei foaia de calcul Departamente din fiierul Angajai.
2.
Realizai un grafic de tip column pe baza tabelului
Resurse umane
Marketing
IT
Contabilitate
Total
Nr.
salarii
Angajati
15850
5
118550
35
149350
42
87600
26
19
20
Capitolul 2 _______________________________________
BAZE DE DATE
Ghidul studentului
21
Referine structurate. n formulele care adreseaz elemente ale unui tabel se pot
folosi nume de coloane sau alte etichete n locul obinuitei adresri de celule i
domenii
22
Sortarea datelor
Pentru a sorta rndurile unui tabel dup o coloan (Nume, spre exemplu) se
selecteaz o celul de pe acea coloan dup care se d clic pe butonul Sort A to Z din
grupul Sort & Filter din fila Data, sau Sort Z To A pentru ordine invers. Sortarea se
poate realiza de asemenea cu clic dreapta n celula selectat i alegerea opiunii dorite din
meniul Sort.
Putei sorta dup mai multe coloane utiliznd butonul Add Level din caseta de dialog
Sort pe care o deschidei apelnd comanda sort din grupul Sort & Filter al filei Data.
23
Putei sorta de asemenea i coloanele unui tabel dup valorile unui rnd. Pentru
aceasta este necesar renunarea la formatul de tip tabel, altfel opiunile suplimentare din
fereastra sort sunt inactive. Dup reconversie opiunea Sort left to right devine activ.
24
Filtrarea datelor
Filtrele sunt extrem de utile cnd se lucreaz cu liste mari. Filtrele permit s se afieze
numai datele cu care se dorete s se lucreze.
Cnd creai un tabel, Excel adaug automat filtre pentru capul de tabel. Pentru a
activa sau pentru a renuna la aceste filtre, dai clic ntr-o celul oarecare a tabelului i
apoi pe butonul Filter din grupul Sort & Filter din fila Data.
Cnd sunt active un clic pe sageata din dreptul numelui coloanei afieaz o list cu
valorile acelei coloane scrise o singur dat. Se poate aplica astfel un filtru de afiare a
tuturor nregistrrilor.
Avei posibilitatea s utilizai filtrarea dup mai multe coloane. Filtrele sunt aditive,
adic fiecare filtru suplimentar se bazeaz pe filtrul curent i restrnge mai departe
subsetul de date.
Utiliznd Filtrare automat, avei posibilitatea s creai trei tipuri de filtre: dup o list
de valori, dup format sau dup criterii. Fiecare dintre aceste tipuri de filtre le exclude pe
celelalte pentru fiecare zon de celule sau etichet de coloan. De exemplu, avei
posibilitatea s filtrai dup o culoare de celul sau dup o list de numere, dar nu dup
ambele; avei posibilitatea s filtrai dup pictograme sau dup un filtru particularizat, dar
nu dup ambele.
Toate aceste opiuni pe care le ofer filtrarea automat se aplic datelor de pe coloana
pe care se selecteaz filtrul. n cazul n care datele dintr-o coloan trebuie s
25
n mod normal, zona criteriilor de selecie va fi compus dintr-o serie de linii sub
baza de date (list)
26
Rezultatul cutrii poate rmne n acelai loc, ca i n cazul AutoFilter, sau se poate
copia n alt zon.
Dac se dorete copierea n alt zon, va fi uor dac se vor defini cmpurile exact ca
cele din lista iniial. (Atenie, s nu se suprapun datele).
Se apas butonul OK pentru efectuarea operaiei.
Exemple de criterii:
1. Pentru a gsi rndurile care satisfac unul din dou seturi de condiii, unde fiecare
set include condiii pentru mai mult de o coloan, tastai criteriile n rnduri
separate. De exemplu, urmtoarea zon de criterii afieaz rndurile care conin i
Popescu Ioana i valorile vnzrilor mai mari de 3.000 LEI i afieaz, de
asemenea, rndurile pentru vnztorul Goga David cu valorile vnzrilor mai
mari de 1.500 LEI.
Nume
Prenume
Vanzari
Popescu
Goga
Ioana
David
>3000
>1500
<2500
27
=MONTH(tabel_angajati!C2)=MONTH(TODAY())
n zona Criteria Range se va trece domeniul A1:A2.
Dac dorim ca la afiarea rezultatelor s nu se treac toate datele din tabel, copiem
numele cmpurilor care ne intereseaz( n cazul nostru Nume, Prenume, Vrsta) i n
zona Copy to se menioneaz domeniul format din celulele care conin numele coloanelor
pentru care dorim rezultatul.
n cazul nostru vom obine:
Nume
Achim
Alexandru
Chiroiu
Dinu
Goga
Oprea
Pana
Popescu
Rosca
Stan
Prenume
Madalina
Benjamin
Gelu
Raluca
David
Tudor
Andrei
Catalina
Mihai
Alin
Varsta
52
44
38
57
42
57
40
39
31
32
28
Acum este mult mai uor de realizat acest lucru prin acionarea unei simple comenzi
din grupul Data tools a filei Data.
Pentru a terge complet duplicatele, selectai o celul din list sau din tabel i apoi
acionai comanda Remove Duplicates. n caseta de dialog care apare lsai bifate toate
casetele corespunztoare coloanelor.
29
Pentru a terge dublurile pariale se recomand salvarea unei copii a tabelului (dac
este cazul) apoi se sorteaz coloanele n care nu dorii valori duble. Sortarea dup
coloanele care conin dubluri permite ca dup eliminarea duplicatelor s se pstreze
prima nregistrare din lista dublurilor.
Spre exemplu, dorii s afiai decanul de vrsta pentru fiecare nivel de salarizare.
Sortai nti cmpul salariu descresctor i apoi Vrsta descresctor. n fereastra Remove
Duplicates clic pe butonul Unselect All, apoi selectai coloana pentru care dorii s
eliminai duplicatele, n cazul nostru, Salariul.
Vor fi eliminate rndurile cu nregistrrile care au aceeai valoare pe cmpul
Salariul i rmn doar primele din fiecare grup.
30
Pentru gruparea manual a liniilor sau coloanelor se sorteaz linia (coloana) dup care
dorii s se fac gruparea, se selecteaz cele care formeaz un grup dup care apsai
butonul Group. Degruparea se realizeaz cu butonul Ungroup.
Din caseta de dialog care apare selectai rnduri sau coloane n funcie de ce anume
dorii s grupai; (dac selectai un rnd sau o coloan ntreag, nu va apare aceast caset
de dialog)
Dac sintetizarea dumneavoastr arat altfel dect se ateapt Excel, utilizai comanda
Settings pentru a comunica programului Excel cum sunt organizate datele i s creai
sintetizarea.
Selectai direcia n care sunt organizate datele, dac dorii s aplicai stiluri, validai
caseta
; alegei
31
Subtotaluri
Excel poate foarte uor s genereze subtotaluri dintr-o list numeric de date (de ex.
Coloana Quantity din fiierul ExExcel2010 , foaia de calcul Comenzi)
32
Butonul de Expandare
indic existena unor detalii i apsndu-l ramura
corespunztoare se va detalia (expanda)
Butonul de Collapse
poate fi utilizat pentru a ascunde liniile marcate din
dreptul liniei corespunztoare. n exemplul de mai sus va rmne numai totalul general.
Pentru a renuna la subtotaluri folosii butonul Remove All al ferestrei Subtotals.
33
34
Trim1
Condimente
>100
Dulciuri
<100
35
36
Capitolul 3 _________________________________________
FORMULE I FUNCII
Ghidul studentului
37
Un nume de tabel se refer la toat zona de date din tabel, cu excepia rndurilor de
anteturi i totaluri.
n exemplul tabelului Angajai, numele tabelului se refer la zona de celule A2:G109.
n mod similar cu numele de tabel, specificatorii de coloan reprezint referine la
toate coloanele de date, cu excepia coloanei de anteturi i de totaluri. n exemplul
tabelului Angajai, specificatorul de coloan [Nume] se refer la zona A2:A109, iar
specificatorul de coloan [Data nasterii] se refer la zona D2:D109.
38
Se refer
la:
Se refer la:
Utiliznd:
=Angajati[[Salariul]:[Varsta]]
operatorul de
zon : (dou
puncte)
F2:G109
=Angajati[Salariul],Angajati[Nume]
O combinaie de
dou sau mai
multe coloane
neadiacente
operatorul de
uniune , (virgul)
A2:A109,
F2:F109
=Angajati[[Nume]:[Data angajarii]]
Angajati[[Prenume]:[Data nasterii]]
Intersecia a dou
domenii, n cazul
nostru A2:C109
cu Domeniul
B2:D109
Operatorul de
uniune este
pauza (Space)
B2:C109
Specificatori speciali
Semnificaie
# Data
#Totals
#Headers
#All
#This Row
39
Funcii uzuale
Funcii logice
AND
FALSE
IF
IFERROR
NOT
OR
TRUE
IF
Funcia IF ntoarce o valoare specificat dac testul logic este adevrat - TRUE i alta
dac testul este fals - FALSE.
Sintaxa funciei este:
IF (logical_test, value_if_true, value_ if_false)
logical_test
testul logic
value_if_true
valoarea dac
testul este
adevrat
value_if_false
valoarea dac
testul este fals
este o expresie care poate fi evaluat cu adevrat - TRUE sau fals FALSE.
este o valoare obinut dac testul logic este adevrat - logical_test
is TRUE. Dac value_if_true este omis i logical_test este TRUE,
rezultatul este TRUE
este o valoare obinut dac testul logic este fals - logical_test is
FALSE. Dac value_if_false este omis i logical_test este FALSE,
rezultatul este - FALSE
40
Microsoft Excel furnizeaz funcii suplimentare care pot fi utilizate pentru a analiza
datele pe baza unei condiii. De exemplu, pentru a contoriza numrul de apariii pentru un
ir de text sau pentru un numr dintr-o zon de celule, se utilizeaz funciile foii de lucru
COUNTIF i COUNTIFS. Pentru a calcula o sum pe baza unui ir de text sau a unui
numr dintr-o zon, se utilizeaz funciile foii de lucru SUMIF i SUMIFS.
ntr-o macroinstruciune valoarea dac testul este adevrat sau fals poate fi nlocuit de
o instruciune GOTO sau alt funcie activ.
AND
ntoarce TRUE dac toate argumentele sale sunt TRUE; ntoarce FALSE dac unul sau
mai multe argumente sunt FALSE.
Sintaxa funciei este:
AND(logical1;logical2; ...)
Logical1, logical2, ... sunt de la 1 pn la 255 de condiii pe care le testai i care pot fi
TRUE sau FALSE.
o Argumentele trebuie s poat fi evaluate la valori logice cum ar fi TRUE sau
FALSE, sau argumentele trebuie s fie matrice sau referine care conin valori
logice.
o Dac un argument matrice sau referin conine text sau celule goale, acele valori
sunt ignorate.
41
o Dac zona specificat nu conine nicio valoare logic, AND ntoarce valoarea de
eroare #VALUE!.
OR
ntoarce TRUE dac cel puin un argument este TRUE; ntoarce FALSE dac toate
argumentele sunt FALSE.
Sintaxa funciei este:
OR(logical1;logical2; ...)
Logical1, logical2, ... sunt de la 1 pn la 255 de condiii pe care le testai i care pot fi
TRUE sau FALSE.
o Argumentele trebuie s poat fi evaluate la valori logice cum ar fi TRUE sau
FALSE, sau argumentele trebuie s fie matrice sau referine care conin valori
logice.
o Dac un argument matrice sau referin conine text sau celule goale, acele valori
sunt ignorate.
o Dac zona specificat nu conine nicio valoare logic, OR ntoarce valoarea de
eroare #VALUE!.
NOT
Schimb valoarea argumentului ntr-o valoare opus. Utilizai NOT atunci cnd vrei s
v asigurai c o valoare nu este egal cu o valoare particular.
Sintaxa funciei este:
NOT(logical)
Logical este o valoare sau o expresie care poate fi evaluat ca TRUE sau FALSE.
o Dac logical este FALSE, NOT ntoarce TRUE; dac logical este TRUE, NOT
ntoarce FALSE.
IFERROR
Returneaz o valoare specificat de dvs. dac o formul are ca rezultat o eroare; altfel,
returneaz rezultatul formulei. Utilizai funcia IFERROR pentru a gsi i gestiona erorile
ntr-o formul.
42
Funcii de cutare
lookup_value
valoarea
cutat
table_array
tabela
col_index_num
numr coloan
range_lookup
tipul
coincidenei
n exemplul de mai jos funcia VLOOKUP determin dac cifra de afaceri este mare,
medie sau mic.
43
n aceast situaie argumentul range_lookup este setat pe opiunea true astfel nct
funcia VLOOKUP s returneze aceeai valoare (Small) pentru toate valorile
argumentului lookup_value cuprinse n intervalul [100 000, 250 000)
LOOKUP
Aceast funcie a fost inclus n Excel numai pentru compatibilitate cu alte programe
de foi de calcul. Posibilitatea de eroare este mai mare dect la VLOOKUP sau
HLOOKUP, drept pentru care se recomand utilizarea ultimelor funcii.
MATCH
ntoarce poziia relativ a unui element dintr-o matrice care corespunde unei valori
specificate ntr-o ordine specificat. Utilizai funcia MATCH n locul uneia din funciile
LOOKUP atunci cnd avei nevoie de poziia unui element dintr-o zon i nu de
elementul nsui.
Sintaxa funciei este:
44
MATCH(lookup_value;lookup_array;match_type)
Lookup_value este valoarea utilizat pentru a gsi valoarea dorit ntr-un tabel.
Lookup_value este valoarea care vrei s se potriveasc n matricea lookup_array. De
exemplu, atunci cnd cutai numrul de telefon al unei persoane n cartea de telefon,
utilizai numele persoanei ca valoare de cutare (lookup_value), dar numrul de telefon
este valoarea pe care o dorii.
Lookup_value poate fi o valoare (numr, text, valoare logic) sau o referin de celul
spre un numr, text sau valoare logic.
Lookup_array este o zon de celule care conin valori posibil de cutat. Lookup_array
trebuie s fie o matrice sau o referin de matrice.
Match_type este numrul -1, 0 sau 1. Match_type specific modul n care Microsoft
Excel va potrivi valoarea din lookup_value cu valorile din matricea lookup_array.
Dac match_type este 1, MATCH gsete cea mai mare valoare care este mai mic sau
egal cu lookup_value. Lookup_array trebuie aezat n ordine cresctoare: ...-2, -1, 0, 1,
2, ..., A-Z, FALSE, TRUE.
Dac match_type este 0, MATCH gsete prima valoare care este egal cu
lookup_value. Lookup_array poate fi n orice ordine.
Dac match_type este -1, MATCH gsete cea mai mic valoare care este mai mare
sau egal cu lookup_value. Lookup_array trebuie aezat n ordine descresctoare:
TRUE, FALSE, Z-A,...2, 1, 0, -1, -2,... i aa mai departe.
Dac match_type este omis, se consider egal cu 1.
o MATCH ntoarce poziia valorii care se potrivete n matricea lookup_array i nu
valoarea nsi. De exemplu, MATCH("b";{"a";"b";"c"};0) ntoarce 2, poziia
relativ a lui b n matricea {"a";"b";"c"}.
o MATCH nu face deosebire ntre litere mari i litere mici atunci cnd potrivete
valori text.
o Dac MATCH este nu gsete o potrivire, atunci ntoarce valoarea de eroare
#N/A.
o Dac match_type este 0 i lookup_valuea este text, avei posibilitatea s utilizai
metacaracterele, cum ar fi semnul de ntrebare (?) i asteriscul (*) n
lookup_value. Un semn de ntrebare se potrivete cu orice caracter unic, asteriscul
se potrivete cu orice secven de caractere. Dac dorii s gsii un semn de
ntrebare sau asterisc n sine, tastai tilda (~) nainte de caracter.
INDEX
45
46
Descriere
ntoarce numrul de nregistrri a cror cmpuri numerice
coincid cu un criteriu
ntoarce numrul nregistrrilor nevide a cror cmpuri numerice
coincid cu un criteriu
ntoarce valoarea unui cmp specificat pentru o singur
coinciden de nregistrare cu un criteriu
47
DMAX
DMIN()
DPRODUCT()
DSUM()
48
Median
Returneaz numrul median al numerelor date. Prin median se n-elege numrul din
mijlocul unui set de numere.
Sintaxa funciei este:
MEDIAN(number1;number2;...)
Number1, number2, ... sunt de la 1 pn la 255 de numere pentru care calculai
medianul.
o Dac n set este un numr par de numere, atunci MEDIAN calculeaz media a
dou numere din mijlocul setului. Vezi a doua valoare din exemplu.
o Argumentele pot s fie numere sau nume, matrice sau referine care conin
numere.
o Valorile logice i reprezentrile text ale numerelor pe care le tastai direct n lista
de argumente sunt numrate.
o Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule
goale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse n
calcule.
o Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere
cauzeaz erori.
Mode
Returneaz valoarea care apare cel mai frecvent sau se repet, ntr-o matrice sau ntr-un
interval de date.
Sintaxa funciei este:
MODE(number1;number2;...)
Number1, number2, ... sunt de la 1 pn la 255 de argumente pentru care vrei s
calculai valoarea mode. Avei posibilitatea de asemenea s utilizai o singur matrice sau
o referin a unei matrice n locul argumentelor separate prin virgul.
o Argumentele pot s fie numere sau nume, matrice sau referine care conin
numere.
o Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule
goale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse n
calcule.
49
o Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere
cauzeaz erori.
o Dac setul de date nu conine nicio valoare duplicat, MODE returneaz valoarea
de eroare #N/A.
Plecnd de la aceste date concrete, se pot estima vnzrile pe urmtoarea lun utiliznd
funcia forecast ca n imaginea de mai sus.
Funcia Growth calculeaz, estimeaz mai multe valori viitoare avnd la baz un
eantion de valori cunoscute, pe modelul unei creteri exponeniale. Dac funcia
Forecast modela o cretere liniar, n cazul Funciei Growth avem cu un ritm de cretere
mult mai rapid, cel exponenial. Dac acest model se potrivete cu datele dumneavostr
reale, utilizarea lui este similar cu funcia Forecast.
Sintaxa funciei Growth:
GROWTH(known_y's,known_x's,new_x's,const)
Funcii condiionale
n funcie de tipul operaiei efectuate, aceste funcii sunt cuprinse n categorii diferite
(AVERAGEIF, AVERAGEIFS,SUMIF i SUMIFS n categoria funciilor matematice,
COUNTIF i COUNTIFS n categoria funciilor statistice) ns toate returneaz rezultatul
operaiei respective doar pentru nregistrrile corespunztoare unui criteriu.
V prezentm mai jos funciile COUNTIF i COUNTIFS, pentru toate celelalte metoda
de lucru este similar.
COUNTIF
Funcia COUNTIF socotete numrul celulelor nevide dintr-un domeniu, care respect
un criteriu dat.
Sintaxa funciei este:
51
COUNTIFS
Contorizeaz numrul de celule dintr-un interval care ntrunesc mai multe criterii.
Sintaxa funciei este:
COUNTIFS (interval1, criterii1,interval2, criterii2)
Interval1, interval2,
Criterii1, criterii2,
52
53
Funcii financiare
Funciile financiare pe baz de anuiti opereaz cu o investiie sau un depozit la care
toate plile sunt egale i efectuate la intervale regulate de timp. La introducerea
argumentelor trebuie s inei cont de urmtoarele reguli:
Plile pe care le efectuai (de exemplu depozite de economii) vor fi reprezentate
prin numere negative
Sumele pe care le primii (de exemplu dobnzi din economii, credite) vor fi
reprezentate prin numere pozitive.
54
55
Sintaxa:
=PMT(B1;B2;0;B3)
=PMT(B1/2;B2*2;0;B3)
=PMT(B1/12;B2*12;0;B3)
56
Exerciii
1. Deschidei foaia de calcul tabel _angajai din fiierul angajai.
2. Introducei un nou cmp numit Vechime i calculai vechimea n ani a fiecrui angajat.
3. Adugai un cmp numit Spor Vechime care s conin valoarea sporului de vechime
n funcie de grila de vechime urmtoare:
pentru vechime <= 3 ani - nu se acord spor de vechime (adic este zero)
pentru vechime cuprins ntre (3 i 5] ani - spor de vechime 5% din salariu de
ncadrare
pentru vechime cuprins ntre [5 i 10) ani - spor de vechime 10% din salariu de
ncadrare
pentru vechime cuprins ntre [10 i 15) ani - spor de vechime 15% din salariu de
ncadrare
pentru vechime cuprins ntre [15 i 20) ani - spor de vechime 20% din salariu de
ncadrare
pentru vechime de peste 20 ani - spor de vechime 25% din salariu de ncadrare
Rezolvai problema cu ajutorul funciei IF.
4. Rezolvai cerina de mai sus folosind funcia VLOOKUP cu argumentul true.
5. Introducei un nou cmp Salariu Brut n care adunai salariul de ncadrare cu sporul
de vechime, un cmp Impozit n care calculai 16% din salariul brut i un cmp
Salariu net ca diferen ntre salariul brut i impozit.
6. Care este numrul angajailor de la departamentul Contabilitate?
7. S se determine numrul de angajai cu peste 10 ani vechime.
8. S se afieze media de vrst a angajailor din societate i cea mai frecvent vrst
(funciile AVERAGE i MODE).
9. S se calculeze suma salariilor nete pentru angajaii cu vechime de peste 15 ani
10.
Branch
No of Sales
57
Printer
Printer
Printer
Printer
Printer
LAN_Interface
LAN_Interface
LAN_Interface
Computer
Computer
Computer
Cluj
Craiova
Bucuresti
Timisoara
Botosani
Bucuresti
Craiova
Cluj
Bucuresti
Craiova
Cluj
25
17
120
64
33
1200
876
834
300
512
245
Introducei n lista din foaia de calcul Forecast valori i pentru celelalte luni,
vanzari 2005
2,500.00
3,450.00
1,567.00
2,234.00
1,623.00
1,835.00
1,387.60
12.
13.
First Name
Last Name
Address
City
58
2124094378
59
Capitolul 4 ___________________________________________
60
Clic pe Data Table pentru a crea un tabel de ipoteze fie bazat pe diverse
valori ale unei singure variabile fie pe un set de valori pentru fiecare din cele
dou variabile pe care se bazeaz un tabel bidimensional.
Contabilitate
Marketing
Resurse umane
selectai tabelul de dou linii astfel format i selectai Data Table n modul
prezentat mai sus;
61
n caseta de dialog Data Table alegei pentru Row Input Cell celula care conine
valoarea IT din zona n care ai scris criteriul corespunztor celui de-al treilea
argument al funciei i apsai OK
Media salariilor
IT
3555.952381
Contabilitate
3369.230769
Marketing
3387.142857
Resurse umane
3170
IT
Contabilitate
3555.952381
Marketing
Resurse umane
Functie
analist
62
Datele cu care va fi nlocuit funcia angajatului le vom scrie pe linie (cap de tabel),
cele care vor nlocui numele departamentului pe coloan (cap de rnd), iar n celula aflat
la intersec-ia celor dou domenii se scrie formula (n cazul nostru funcia DSUM) ca n
figura urmtoare:
39650
analist
contabil
economist
merceolog
operator
programator
IT
Contabilitate
Marketing
Resurse
umane
Selectai acest tabel i n caseta Data Table pentru Row input cell selectai celula ce
conine n cadrul criteriului funcia angajatului iar n Column input cell celula ce conine
numele departamentului n criteriul utilizat n definiia funciei.
Se obine urmtorul rezultat:
39650
IT
analist
contabil
economist
merceolog
operator
programator
39650
33200
21150
55350
Contabilitate
35950
33900
17750
Marketing
Resurse
umane
45550
73000
15850
ntr-un tabel de date putei modifica formula iniial, datele care sunt introduse ca i
cap de rnd i/sau cap de coloan dar nu putei modifica datele obinute ca i rezultat al
tabelului de ipoteze.
63
Calculele pot consta n mai multe variabile, dar Goal seek permite manipularea unei
singure variabile. Goal seek utilizeaz o metod iterativ pentru a gsi soluia,
ncercndu-se diferite serii de valori pn ce se determin o convergen ctre soluie.
64
Scenarii
n afaceri, se opereaz cu diferite variante de supoziii, presupuneri i estimri. Fiecare
dintre acestea se pot schimba i se dorete s se poat vizualiza rezultatele lund n
consideraie diferite seturi de date sau scenarii.
n exemplul de mai jos, se pot modela efectele schimbrilor n valoarea mprumutului,
rata procentual sau perioadele de plat.
Valorile diferite pentru fiecare celul de intrare pot fi reprezentate ntr-un scenariu
specific cu un anumit nume. Aceste scenarii pot fi vizualizate separat.
Stabilirea scenariilor
65
66
67
Aplicaia Solver
Solver este un add-in al programului Excel, ce trebuie instalat i adugat filei Data.
Pentru a-l instala dai clic pe Microsoft Office Button, Excel options, categoria Add-Ins i
clic pe butonul Go. Bifai caseta din dreptul Solver Add-in i clic pe butonul OK.
68
Acest utilitar identific valoarea optim a unei formule dintr-o celul (celula int)
modificnd valoarea mai multor parametri implicai n formula respectiv. Solver
lucreaz cu mai multe celule Excel (celule ajustabile) relaionate direct sau indirect cu
celula int, modificnd valoarea lor conform cu constrngerile i specificaiile
utilizatorului.
Putei utiliza Solver pentru a afla valoarea maxim i minim a unei formule
schimbnd valorile celulelor ajustabile.
S lum ca exemplu figura de mai jos:
Profitul final din celula B15 depinde de toi factorii menionai mai sus, prin urmare de
celulele aferente din tabel. Conducerea companiei dorete maximizarea profitului
final(B15), tiind c se pot modifica cheltuielile cu publicitatea (B11:E11), avnd ns
constrngerea c bugetul de publicitate total(F11) nu poate depi 40 000 $. Pentru
aceasta apelm la plicaia Solver, ca n figura urmtoare, avnd grij s introducem
corespunztor celulele corespunztoare astfel:
Celula int : B15 deoarece se dorete maximizarea profitului
Se selecteaz funcia Max, corespunztor cerinei problemei
Celulele ajustabile sunt B11:E11 deoarece reprezint cheltuielile cu publicitatea.
69
Se apas butonul Solve pentru aflarea rspunsului optim. Odat ce Solver a identificat
o soluie suntei ntrebat dac dorii pstrarea valorilor noi obinute.
70
Exerciii
Deschidei fiierul Angajati foaia de calcul tabel_angajai.
1. Introducei o nou foaie de calcul numit rapoarte
2. S se afieze suma salariilor nete pe departamente (utilizai funcia DSUM i un tabel
de ipoteze cu o variabil).
3. S se afieze salariul maxim pe funcii (DMAX)
4. S se calculeze media salariilor pe filiale i departamente. (DAVERAGE i un tabel de
ipoteze cu dou variabile)
5. S se calculeze mrimea plilor lunare aferente unui credit de 120 milioane lei,
contractat pe 5 ani, pentru mai multe variante de rata a dobnzii (4%-12%) i de
perioade de rambursare (1-5 ani):
71
8. Clic pe butonul What-If Analysis din grupul Data Tools al filei Data i alegei
Scenario Manager. Apare fereastra Scenario Manager. Dai clic pe butonul Add.
9. n fereastra Add Scenario, n caseta Scenario Name introducei textul Cele mai bune
vnzri i apsai tasta Tab. n caseta Changing Cells specificati adresele celulelor pe
care doriti sa le schimbati adica domeniul C5:C8
10. Dati click pe butonul OK din caseta de dialog Add Scenario. Apare caseta Scenario
Values in care se introduc valori care reprezint numarul posibil de vanzari:
pentru C5 introducei valoarea 1 500 000
pentru C6 introducei valoarea 1 800 000
pentru C7 introducei valoarea 1 500 000
pentru C8 introducei valoarea 1 600 000
11. Click pe butonul Add pentru a va reintoarce in caseta Add Scenario.
72
12. Urmai aceiai pai ca mai sus pentru a crea un nou scenariu numit Cele mai sczute
vnzari . Pentru ultimul pas introduceti valorile:
pentru C5 introducei valoarea 800 000
pentru C6 introducei valoarea 900 000
pentru C7 introducei valoarea 700 000
pentru C8 introducei valoarea 600 000
13. Pentru a vedea modificrile n foaia de calcul selectai mai nti scenariul Cele mai
bune vnzari, apoi apsai butonul Show din caseta Scenario Manager.
14. Selectai apoi scenariul Cele mai slabe vnzari apasati butonul Show i vizualizai
schimbrile.
15. Pentru a vedea sumarul acestor scenarii (Summary Scenario) n acceai caset de
dialog Scenario Manager apsai butonul Summary. Se obine:
73
Capitolul 5________________________________________
TABELE PIVOT
Ghidul studentului
74
Tabele Pivot
Tabelele pivot reprezint o facilitate puternic a Excelului ce permite nsumarea i
analiza datelor n maniere diferite. Pe scurt, acestea permit nsumarea datelor ntr-un
cmp (denumit cmp de tip date - Data Field) i organizarea acestora corespunztor
datelor n al doilea cmp (denumit cmp de tip linie - Row Field). Avantajul tabelelor
pivot este c ele permit diferitelor cmpuri i categorii s fie aranjate i manipulate uor
prin pivotare.
Deschidei fiierul ExExcel2003.xls foaia de calcul Filtrare, copiai-o ntr-un alt
fiier, schimbai-i numele n Tabele Pivot i studiai modul de creare a unui tabel pivot.
n exemplul urmtor:
75
n mod implicit tabelul pivot va fi plasat ntr-un nou worksheet dar dac dorii s-l
plasai ntr-o locaie anume alegei locaia dup ce bifai opiunea Existing Worksheet.
Excel genereaz un format de tabel necompletat n zona din stnga foii de calcul. Se
deschide automat n dreapta fereastra PivotTable Field List.
76
77
n cazul n care cmpul activ este Values (n care funcia implicit pentru cmpuri
numerice este SUM iar pentru celelalte COUNT) putei modifica metoda de calcul prin
selectarea opiunii Field Settings. Apare urmtoarea caset de dialog:
78
n fila Summarize by putei alege o alt funcie dup care se va face calculul, iar n fila
Show values as putei personaliza metoda de calcul pentru a calcula procente din totalul
general, din totalul pe rnd sau coloan, pentru determinarea diferenei fa de un item,
etc.
Pentru a realiza un calcul corect funcia de baz trebuie s fie SUM i o selectai iniial n
fila Summarize by.
Dac niciuna din opiunile din lista propus nu satisface cerinele de analiz pe care
dorii s le aplicai asupra datelor, Excel ofer posibilitatea adugrii unor cmpuri
calculate.
Pentru aceasta, selectai o celul oarecare din tabelul pivot pentru a activa fila Options.
n grupul Tools clic pe butonul Formulas. Apare urmtoarea fereastr:
79
n caseta Name completai numele cmpului calculat iar n caseta Formula scriei
formula de calcul pe baza creia se vor completa datele din acest cmp. Spre exemplu, n
tabelul comenzi din foaia de calcul Lista?comenzi a fiierului Comenzi introducem n
tabelul pivot un nou cmp calculat Valoare obinut prin nmulirea cantitii comandate
cu preul unitar.
Pentru aceasta, n caseta formula introducem numele cmpului Quantity selectnd-ul
din lista Fields i apsnd butonul Insert Field. Scriem apoi de la tastatur operatorul *
i introducem apoi numele celui de-al doilea cmp prin aceeai metod.
80
Pentru a afia lista cmpurilor calculate mpreun cu formula utilizat dai clic pe
butonul Formulas din grupul Tools al filei Options. n meniul care se afieaz alegei List
Formulas. Excel va afia lista ntr-un nou worksheet astfel:
81
Prin dublu clic pe orice valoare de sumarizare din tabelul pivot Excel afieaz ntr-un
nou worksheet datele din tabelul iniial pe baza crora s-a fcut subtotalul respectiv.
Putei de asemenea sorta datele din tabelul pivot utiliznd opiunile de sortare din
grupul Sort al filei Options. n grupul data avei opiunile de actualizare a datelor din
tabelul pivot cnd datele din tabelul surs sunt modificate sau de a modifica proprietile
conexiunii n situaia n care tabelul pivot a fost generat pe baza datelor din surse externe.
Putei de asemenea renuna la afiarea antetului de cmp sau la butoanele de structur
ierarhic (+ sau -).
n fila Design avei la dispoziie cteva opiuni de afiare a datelor din tabelul pivot
din punctul de vedere al aspectului raportului n vederea tipririi.
Zona tabelului
SalesRep
Column Labels
Sales
Values
Total
Values
82
83
Apare fereastra PivotChart Filter Pane care v prezint informaii despre cmpurile
active din grafic. Putei oricnd modifica modul de vizualizare, care s fie datele pe care
dorii s le evideniai grafic i putei modifica absolut toate cmpurile sau modul de
calcul, ca i n cazul tabelelor pivot.
84
85
Exerciii
1. Deschidei foaia de calcul Subtotaluri.
2. Creai un tabel pivot ce are ca surs tabelul existent n aceast foaie cu urmtoarea
structur:
Coloana Product cmp de tip column;
Coloana Branch cmp de tip row;
Coloana No of Sales cmp de tip Value;
3. Cu ajutorul tabelului pivot vizualizai subtotalurile pe produse, apoi pe sucursal.
4. Adugai funciile Min, Max, Avarage pentru a vizualiza valoarea maxim, minim
i media vnzrilor pe sucursale.
5. Scoatei funciile Min, Max i Avarage adaugate la punctul 4.
6. Afiai urmtoarele informaii de analiz a vnzrilor sucursalelor din provincie fa
de Bucureti:
Cu ct a vndut fiecare sucursal, mai mult sau mai puin, fa de Bucureti;
Cu ct la sut a vndut fiecare sucursal, mai mult sau mai puin, fa de Bucureti;
Care este contribuia fiecrui produs la total vnzri pe societate?
Care este contribuia fiecrei sucursale la total vnzri pe societate?
Care este contribuia fiecrui produs din cadrul fiecrei sucursale la total vnzri pe
societate?
7. Creai un grafic avnd ca surs un tabel pivot ce afieaz vnzrile produselor pe
fiecare sucursal.
8. Creai un grafic avnd ca surs un tabel pivot ce afieaz vnzrile sucursalelor pe
fiecare produs.
86
Capitolul 6________________________________________
MACROINSTRUCIUNI
Ghidul studentului
87
MACROINSTRUCIUNI MACROS
Macroinstruciunile pot fi gndite ca mici programe ce conin o list de instruciuni.
Ele combin un numr de comenzi, funcii i instruciuni ntr-o singur procedur ce
poate fi apelat uor.
O macroinstruciune Excel poate executa tot ce poate executa Excel. n forma sa
simpl, ea poate automatiza mici sarcini repetitive. n mna unui expert, se pot crea
aplicaii foarte elaborate.
88
89
Apsai butonul OK. Din acest moment ncepe nregistrarea tuturor aciunilor pe
care le executai, inclusiv a greelilor.
Efectuai urmtoarele aciuni:
90
91
92
- Copiai celula B4
- Clic dreapta n celula B6 i alegei Paste Special, Values and number formats.
- tergei celula B4
- Clic pe butonul Stop Recording
- Salvai i nchidei fiierul Excel. Dup ce ai salvat un macro n Personal macro
workbook, la prsirea Excel-ului suntei ntrebai dac dorii s salvai
modificrile
93
94
Putei schimba imaginea asociat butonului din fereastra Excel Options, clic pe
butonul asociat macrocomenzii i apoi apsai butonul Modify Se va deschide fereastra
Modify Button n care putei selecta o opiune din cele 160 disponibile.
95
De asemenea, putei asocia o macroinstruciune unui buton de aciune sau unui control
din lista Insert a grupului Controls din fila Developer.
n grupul Form Controls, primul control, Button poate fi asociat unei macoinstruciuni
astfel: selectai butonul i pe foaia de calcul desenai controlul innd apsat butonul
stnga al mouse-ului. La eliberarea butonului stnga al mouse-ului se deschide fereastra:
96
Exerciii
ntruct prin aplicarea unui filtru avansat rezultatul filtrri este obinut doar pentru o
singur aplicare a acestui mecanism (la modificarea criteriului nu se modific i rezultatul
filtrrii, asrfel c pentru a filtra datele dup un alt criteriu trebuie s aplicai din nou
filtrarea avansat) putem automatiza acest proces prin nregistrarea unei
macroinstruciuni de filtrare i asignarea acesteia unui buton de aciune.
Deoarece n urma aplicrii unui filtru rezultatul primei filtrri ar putea cuprinde un
numr mai mare de nregistrri dect cele care urmeaz e necesar s nregistrm o alt
macroinstruciune care s readuc froaia de calcul n starea iniial.
1. Deschidei fiierul Angajai. Vom nregistra o macroinstruciune care s filtreze
angajaii dup departament i funcie.
97
i butonului pentru
98
99
Capitolul 7_________________________________________
100
Tehnici de editare
Opiunea Autofill
Exist o serie de comenzi prescurtate (shortcuts) pentru a completarea unui domeniu
cu date.
101
n cazul n care dorii s introducei ntr-un domeniu o serie liniar (de exemplu 2001,
2002, 2003, ) introducei primele dou elemente ale seriei aritmetice n primele dou
celule, le selectai i folosind aceiai pai ca mai sus tragei cursorul pn la valoarea
dorit.
102
Opiunea Linear Trend utilizeaz metoda linear a celor mai mici ptrate pentru a
extinde tendina
Opiunea Growth Trend utilizeaz o metod similar pentru a crea o tendin de
cretere bazat pe produse.
Opiunea Series deschide o fereastr cu acelai nume n care putei crea serii
numerice personalizate stabilind pasul de cretere n caseta Step value (raia, n limbaj
matematic, pentru progresia aritmetic ce corespunde tipului Linear sau pentru cea
geometric Growth) i limita maxim pn la care va crete seria n caseta Stop value
(n cazul n care domeniul selectat are mai multe celule dect numrul de termeni al
seriei acetia se vor repeta).
Aceast opiune mai poate fi activat i din meniul Fill din grupul Editing al filei
Home.
103
Tot n acest meniu avei pe lng opiunile pe care le cunoatei deja i comanda
Justify. Aceast comand este util n situaia n care dorii ca un text pe care l-ai scris
ntr-o singur celul s fie mprit n mai multe celule.
n cazul n care ai scris un text mai lung ntr-o celul, selectai un domeniu n care
dorii s fie returnat rezultatul i apoi utilizai comanda justify.
Se poziioneaz cursorul mouseului n colul din dreapta jos a ultimei celule din
domeniu pn se obine cruciulia - fill handle
Se apas butonul stng al mouseului i se trage peste celulele unde se dorete s
se extind seria
AutoFill va umple seria text
n exemplul de mai sus, dac s-a introdus Jan, Feb, Excel va ti s continue s
completeze cu seria July, September, etc.
Acest lucru este posibil deoarece Excel conine o serie de liste predefinite. n cazul n
care folosii n mod repetat o anumit list cum ar fi lista funciilor sau lista produselor
putei salva aceast list personalizat i o putei folosi cu metoda AutoFill.
104
4. Avnd selectat opiunea NEW LIST n zona Custom lists scriei n zona List
Entries toate elementele pe care vrei s le includei n list
5. Clic pe butonul Add i apoi OK.
105
Putei de asemenea s importai o list pe care o avei scris ntr-o foaie de calcul tot
n fereastra Options introducnd n zona Import list from cells adresa domeniului n care
avei lista i apsnd apoi butonul Import.
Tehnici de formatare
Formatarea condiionat
Spre deosebire de opiunea Format Cells care se refer la aspectul celulei n funcie de
tipul de dat, aliniamentul textului, fundal, formatarea condiionat permite introducerea
unui format special prin evaluarea valorii coninute de celula ncare se aplic.
Comanda Conditional Formatting o gsii n fila Home grupul Styles. Acionnd
butonul Conditional Formatting se va afia meniul din imagine:
106
Exemplu
Deschidei foaia de calcul Produse din fiierul ExExcel2010. S se formateze
celulele care au valoarea mai mic dect 1000.
107
Pentru aceasta:
Selectai celulele crora dorii s le aplicai un anumit format
Alegei din lista Higlight Cells Rules opiunea Less Than...
Scriei numrul pe care vrei sa-l utilizai ca limit (n cazul nostru 1000)
Selectai una din opiunile din lista derulant din caseta with.
Dac nici una din opiunile existente nu satisface cerinele dumneavoastr
putei opta pentru un formatb personalizat alegnd opiunea Custom i
stabilind font-ul, culoarea de fundal, aliniamentul, etc.
108
109
Opiunea Highligth Cells este singura care opereaz independent de coninutul altor
celule . Astfel fiecare celul este evaluat individual i formatat n concordan cu
criteriul ales.
110
Format all cells based on their values. Aceast opiune permite introducerea
tuturor tipurilor de stiluri de formatare (crearea stilurilor de tip bar, scal de
culori sau pictograme) alegnd din lista Format Stzle tipul de format pe care
dorii s-l personalizai
Format only cells that contain. Permite formatarea celulelor n funci de
valorile lor proprii n mod similar cu opiunea Highlight Cells.
Format only top or bottom ranked value. Permite stabilirea unui format
personalizat pentru un grup de celule care au cele mai mari (respectiv mai mici)
valori din list. Putei stabili numrul de valori cu care se face comparaia (se
compar valoarea fiecrei celule din domeniu cu valorile celor mai mari sau mai
mici n valori din list sau se poate stabili o comparaie cu un numr relativ de
celule determinat pe baza unui procent. Pentru aceasta se bifeaz caseta % of
selected range. Se pot formata spre exemplu cele mai mari 10% valori din lista
de celule.
111
Format only values that are above or below average. Aceast opiune permite
personalizarea formatului unui grup de celule care au valoarea mai mare sau mai
mic dect media valorilor celulelor selectate.
Format only unique or duplicate values. Prin utilizarea acestei opiuni putei
evidenia fie valorile unice dintr-un domeniu fie duplicatele.
Use a formula to determine which cells to format. Dac formatarea dvs.
condiional are cerine mai complexe, avei posibilitatea s utilizai o formul
logic pentru a specifica criteriile de formatare. De exemplu, este posibil s
dorii s comparai valorile cu un rezultat returnat de o funcie sau s evaluai
date din celule aflate n afara zonei selectate. Trebuie s ncepei formula cu
semnul egal (=), iar formula trebuie s returneze o valoare logic de
ADEVRAT (1) sau FALS (0).
Exemplu
S se formateze condiionat valorile vnzrilor pentru Produsul 2 pentru lunile n care
aceste depesc media anual a vnzrilor pentru Produsul 1.
112
n cazul n care folosii adresa absolut pentru celula B5 atunci formatul ales se va
aplica numei acestei celule. Dac ns dorii formatarea altor celule ale cror valori
depesc media vnzrilor pentru Produsul 1 utilizai pentru B5 adresa relativ i prin
copierea formatului se va aplica i altor celule n acelai mod ca la copierea unor formule.
Adresa B5 se va schimba cu adresa celulei creia i aplicai acest format.
113
114
2. Selectati domeniul G3:G14, apoi de pe tabul Insert , din grupul Sparklines, dati
click pe butonul Line.
115
4. In caseta Data Range, selectati domeniul B3:E14, domeniul pentru care vor fi
trasate mini-graficele. Apoi dati click pe OK.
5. Dati click apoi pe tab-ul Design, din grupul show, selectati casetele pentru High
Point (evidentiaza punctele pozitive), si Negative Points (evidentiaza
punctele negative).
Exerciii
Deschidei fiierul Angajati
116
117
Capitolul 8 __________________________________
Combinarea datelor din surse multiple
Ghidul studentului
118
119
Odat salvat, ablonul poate fi utilizat la crearea de fiiere Excel cu acelai format i
aranjament al datelor.
Copierea datelor dintr-un workbook n altul este i ea metod eficient de a aduna mai
multe informaii n acelai loc, dar acest mod de lucru are o limitare: dac modificai
datele n celulele originale, aceste modificri nu se reflect n celulele unde s-a facut
copia datelor. De aceea este indicat folosirea de link-uri ntre celule, n cadrul aceluiai
workbook sau ntre mai multe fiiere Excel. S lum ca exemplu imaginea de mai jos,
unde avem un link ctre o celul din alt foaie de lucru a aceluiai workbook:
Celula C3 afieaz de fapt coninutul celulei C34 din foaia de lucru denumit ianuarie
a aceluiai workbook Excel. Observai sintaxa specific pentru a crea un astfel de link.!
Pentru a crea o legtur ctre o celul din alt fiier Excel, referina trebuie s conin i
denumirea workbook-ului respectiv, ca n imaginea de mai jos:
Celula C4 afieaz valoarea din celula C15 a foii de calcul denumit Total2004 din
fiierul Excel numit vanzari mere 2004 Bucuresti. Observai sintaxa specific pentru
a crea un astfel de link.
Odat ce ai creat link-uri ntre diverse fiiere Excel, acestea trebuie verificate, i valorile
actualizate din cnd n cnd pentru ca datele afiate s fie la zi. Pentru aceasta putei
utiliza comanda Edit links din grupul Connections al filei Data, se deschide fereastra
120
Edit Links ce afieaz toate legturile existente n fiierul curent, oferind posibilitatea
gestionrii linkurilor, ca n figura de mai jos:
Butonul Check status verific starea legturii la workbook-ul din care se preia
valoarea afiat.
Butonul Open source va deschide automat fiierul Excel surs ctre acre exist
link-ul respective.
Butonul Change source permite schimarea cii ctre fiierul surs din care se
preiau datele. Aceast opiune se folosete da mutai fiierul surs dintr-un
director n altul.
121
Sumarizarea datelor permite combinarea informaiilor din surse multiple ntr-un singur
loc. Acest process permite specificarea unui domeniu de celule din mai multe foi de
lucru, Excel urmnd a face automat sumarizarea datelor respective. Trebuie specificat c
este important ca sursele de date s aib aceeai dispunere a datelor, de exemplu n
fiecare foaie de lucru la celula C4 s se afle vanzarile pentru acelai produs.
Iat un exemplu: s presupunem c avem 3 foi de lucru cu vnzrile de fructe pe primele
3 luni ale anului. Aranjarea datelor este ca n figura afiat mai sus.
Am dori crearea unei foi de lucru ce listeaz totalul vnzarilor pe toate cele 3 luni la un
loc. Pentru aceasta, ntr-o nou foaie de lucru, utilizm meniul comanda Consolidate a
grupului Data Tools din fila Data.
:
Se va deschide fereastra:
122
Exerciii
Utilizai fiierul Sumarizarea datelor.xls pentru exemplificarea combinrii datelor din
surse multiple.
123