Contabilidad

AUDITORIA DE GESTION EN EL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y
CONTROL DE LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DE LA

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
EVELYN CAROLINA LISCANO ARIAS
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
BARQUISIMETO, 2001

LISANDRO ALVARADO
Por
Evelyn Carolina Liscano Arias
Trabajo Especial de grado para optar al

grado de Especialista en Contadura, Mencin Auditora
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

Decanato de Administracin y Contadura
BARQUISIMETO, 2001

LISANDRO ALVARADO
Por
Trabajo Especial de grado aprobado
Prof. Juan Leal

Jurado
Prof. Lidia Colmenarez

Jurado
Prof. Pedro Rangel

Tutor
Barquisimeto,
2.001
AUDITORIA DE GESTION EN EL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL

DE LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DE LA UNIVERSIDAD
CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
Resumen
El objeto de estudio de este trabajo especial de grado, consiste en la aplicacin de una

auditora de gestin en el Departamento de Registro y Control con el propsito de evaluar
la gestin que se lleva a cabo en ese departamento, toda vez que han presentado debilidades
que afectan el proceso administrativo de este departamento. Esta investigacin tiene un
basamento legal como el de la Constitucin Bolivariana de Venezuela y la Ley Orgnica de
la Contralora General de la Repblica, ya que en ella se establecen los lineamientos
generales de la aplicacin de auditoras como la de gestin. En relacin a la metodologa, es
una investigacin de carcter descriptiva, la cual permite evaluar aspectos de la gestin que
en ese departamento se desarrolla. En lo que se refiere al diseo de la investigacin, se
puede enmarcar dentro de los aspectos presentados por una de campo, en virtud de que
permite utilizar mtodos de recoleccin de datos en forma directa de la realidad. Para la
etapa de recoleccin de datos se emplearon tcnicas como la entrevista, observacin y
cuestionario. En el Captulo de Anlisis de Resultados se procedi a cuantificar los datos
obtenidos por medio de la aplicacin de los cuestionarios y luego se efectu el respectivo
anlisis para recomendar las acciones que debe seguir tanto la unidad como el nivel
gerencial de la universidad y as sanear las debilidades detectadas en esta investigacin.
CURRCULUM VITAE
EVELYN CAROLINA LISCANO ARIAS
Egresada de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado en el ao 1995

como Licenciada en Contadura Pblica.
Candidata para obtener el grado de Especialista en Contadura Pblica, Mencin

Auditora.
Trabajo de Grado: Auditora de Gestin en el Departamento de Registro y Control
de la Direccin de Recursos Humanos de la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado.
INDICE
Pgina
DEDICATORIA
iv
AGRADECIMIENTO
CURRCULUM VITAE
vi
RESUMEN
vii
INTRODUCCIN
CAPITULO
I
II
EL PROBLEMA...............................................................................
Planteamiento del Problema..............................................................
Objetivo de la Investigacin..............................................................
Justificacin y Utilidad del Estudio...................................................
Alcance..............................................................................................
MARCO TEORICO.........................................................................
10
Antecedentes de la Investigacin......................................................
10
Bases Tericas:.................................................................................
11
Definicin de Auditora de Gestin................................................
11
Etapas de la Auditora de Gestin..................................................
14
Tcnicas de la Auditora de Gestin...............................................
19
Control Interno...............................................................................
20
Indicadores de Gestin...................................................................
28
Bases Legales...................................................................................
31
III
MARCO METODOLOGICO.........................................................
33
Naturaleza de la Investigacin..........................................................
33
Poblacin..........................................................................................
33
Tcnicas de Recoleccin de Datos...................................................
34
Tcnica y Anlisis o Interpretacin..................................................
35
Operacionalizacin de Variables......................................................
36
IV
ANLISIS DE RESULTADOS......................................................
37
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...............................
104
BIBLIOGRAFA.............................................................................
113
ANEXOS.........................................................................................
115
INTRODUCCIN
Las Universidades Nacionales actualmente atraviesan por una insuficiencia de los
ingresos puestos a su disposicin para atender sus actividades, convirtindose en deseable
la evaluacin de su gestin con criterios orientados hacia la maximizacin de la cantidad y
calidad de los servicios generados, as como el ptimo aprovechamiento de los recursos.
En este contexto, es necesario que la Universidad Centroccidental Lisandro

Alvarado se incorpore al proceso de aplicacin de Auditoras de Gestin, la cual entre sus
propsitos tiene el de medir el logro de sus objetivos con los ya prescritos y as aumentar
los niveles de eficiencia, eficacia y economa.
La puesta en marcha de una auditora de gestin requiere de un proceso previo de

identificacin de herramientas y condiciones necesarias que hagan viable su desarrollo, lo
cual implica la utilizacin de una metodologa que permite fomentar la calidad de la misma.
A diferencia de la auditora financiera la auditora de gestin no estandariza el uso

de parmetros precisos para evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economa por
cuanto cada entidad pblica, de acuerdo a la naturaleza de su funcin es un caso en
particular de evaluacin que requiere un conocimiento cabal sobre la gestin gerencial de
cada una de ellas.
En otro orden de ideas, la presente investigacin esta centrada en la aplicacin de

una
auditora de gestin en el Departamento de Registro y Control de la Direccin de
Recursos Humanos de la Universidad Lisandro Alvarado, con el propsito de evaluar la

gestin y determinar si utilizan de mejor manera los recursos asignados a dicho
departamento.
Esta investigacin se encuentra subdividida en:
Captulo I, se describe el Planteamiento del Problema, los Objetivos, Justificacin y

Alcance.
Captulo II, el cual corresponde al Marco Terico, en donde se efectu una revisin
de la literatura, para determinar los Antecedentes de la Investigacin y sus Bases Tericas.
Captulo III, se identifica como el Marco Metodolgico
y esta integrado por la
Naturaleza de la Investigacin, Poblacin, Tcnicas de Recoleccin de Datos, Tcnica de

Anlisis e Interpretacin de Datos.
Captulo IV, contiene el anlisis e interpretacin de los datos obtenidos por medio
de la aplicacin de los instrumentos y de la observacin directa.
Captulo V, se refiere a la descripcin de al s conclusiones y recomendaciones que se
originan de la aplicacin de la auditora.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Actualmente las organizaciones se estn enfrentando a cambios continuos debido al

avance vertiginoso de la ciencia y tecnologa lo que obliga a mantener un proceso de
revisin continuo tanto en sus funciones como en su estructura y as tomar las acciones que
les permitan lograr el objetivo para la cual fueron creadas. A este proceso de cambio no
esta exento nuestro pas, ni mucho menos el sector pblico, el cual esta enfrentando
grandes desafos.
Segn el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos en su libro Auditora
al
Desempeo seala, que los gobiernos Latinoamericanos se estn viendo en la necesidad de

mejorar la eficiencia de la gestin pblica, toda vez que la poblacin exige que se maneje
con claridad los recursos pblicos, debido a esto se han propiciado una serie de estudios y
metodologas que permite efectuar una evaluacin peridica y sistemtica de las
actividades de direccin y administracin.
Por lo tanto toda actividad que desarrolle el nivel gerencial, ya sea de planificacin,
organizacin, direccin y control la podemos definir como gestin.
John
Ivancevich
en su obra Gestin Calidad y Competitividad (1996) define a la
gestin como proceso que esta integrado por las funciones de planificar, organizar y
controlar las que se vinculan entre si mediante la funcin de liderar. La planificacin
determina que resultado ha de lograr la organizacin, la organizacin especifica como se
lograrn los resultados planificados y
el control comprueba si se han logrado o no los
resultados previstos (pg 15).
En consecuencia la gestin que se lleve a cabo en una organizacin ya sea pblica o

privada necesita ser evaluada para dar respuesta de cmo el personal a nivel gerencial han
acertado en las acciones para lograr los objetivos propuestos y es por ello que cada da
adquiere mayor importancia la Aditora de Gestin ya que por medio de ella segn el Lic.
Ivn Guevara en su artculo Auditora de Gestin en el sector pblico ... procura evaluar
basada en criterios y parmetros de eficiencia, efectividad y economa, el proceso de toma
de decisiones y su efecto en el alcance de las metas y objetivos de la organizacin. En
resumen la auditora de gestin pretende evaluar los resultados obtenidos por la direccin
en lo referente a la eficiencia, eficacia y economa con la que son alcanzados los objetivos
planificados (pg. 21).
En un plano ms especifico, como es el caso de la Universidad Centroccidental

Lisandro Alvarado debe estar conciente de las exigencias que se le presenta al futuro
egresado en el mercado laboral, vindose en la necesidad de evaluar su estructura, proceso
educativo y sobretodo su gestin.
En relacin
a la gestin a nivel general la Direccin de Planificacin de la
Universidad realiz un estudio denominado Evaluacin Institucional de la Universidad

Centroccidental Lisandro Alvarado correspondiente a Julio de 1999 en donde se
detectaron debilidades como las siguientes:
1. Sistemas inflexibles de normas y procedimientos.
2. Inexistencias de un sistema de evaluacin institucional.
3. Unidades administrativas desconocen las metas institucionales y por ende no
trabajan en funcin de ellas.
4. Vacos en la normativa legal vigente.
Todas estas debilidades afectan directamente a cada una de las unidades que
integran la universidad y una de ellas es el Departamento de Registro y Control unidad
donde se realizar dicha investigacin en virtud de que se han venido detectando una series
de problemas tanto a nivel de gestin como operativos y que se han informado a las
autoridades de la universidad por medio de los informes presentados por la Contralora
Interna de esta casa de estudios, entre las cuales podemos mencionar:
Se elaboran las nminas de aumento de sueldo o de algn pago especial
del personal, en el
momento en que llegan los recursos para la cancelacin de dichos
pagos, vindose en la necesidad de que las personas que laboran en esta rea de trabajar
horas extras. Ocasionando errores de clculos
por el corto tiempo que tienen para realizar
dichas nminas, lo que denota una debilidad en cuanto a la planificacin de las actividades
a realizar durante el ao.
No se lleva un control de las actividades y/o funciones que realizan cada
uno de los funcionarios que laboran en ese departamento, informacin importante para la
elaboracin del Plan Operativo de la Direccin de Recursos Humanos ya que esta unidad
depende directamente de esta Direccin.
Existen actividades que se realizan solo con la autorizacin del Vice-
Rectorado Administrativo, lo cual afecta la funcin de direccin del jefe de ese

departamento.
No realizan conciliacin de informacin con las unidades donde se
origina la cancelacin de beneficios contractuales con el propsito de que las personas que
componen la nmina se le este cancelando lo real y no de forma indebida.
En relacin a la elaboracin de pagos por concepto de prestaciones
sociales no planifican un cronograma de pagos, originando un descontento en los

beneficiarios de las mismas, toda vez que no se les cancela en el momento oportuno.
De lo anterior se denota que existe una debilidad en las funciones de planificacin,

organizacin, direccin y control; funciones que integran el proceso de gestin. Es por ello
que por medio de una Auditoria de Gestin se evale esta unidad y
pretender dar solucin a este problema.
de esta manera
OBJETIVO DE LA INVESTIGACIN
OBJETIVO GENERAL
Evaluar la gestin en el Departamento de Registro de Control de la
Direccin de
Registro y Control de la Direccin de Recursos Humano de la Universidad Lisandro

Alvarado D.R.C.U.C.L.A., a travs de la aplicacin de una Auditora de Gestin.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Diagnosticar la gestin en la D.R.C.U.C.L.A.
Caracterizar la Auditora de Gestin como una estrategia.
Aplicar la auditora de gestin en el D.R.C.U.C.L.A.
Proponer los indicadores que midan la gestin integral de la D.R.C.U.C.L.A.
JUSTIFICACIN Y UTILIDAD DEL ESTUDIO

Segn Blanco (1998) define a la auditoria de gestin como:
El examen que se efecta a una identidad por un profesional externo e
independiente, con el propsito de evaluar la eficiencia de la gestin en relacin con los
objetivos generales, su eficiencia como organizacin y su actuacin y posicionamiento
desde el punto de vista competitivo, es con la finalidad de emitir un informe sobre la
situacin global de la misma y la actuacin de la direccin (pg 65).
Asimismo Jorge Forlano (1994) seala que la auditoria de gestin:

Son aquellas por medio de la cuales se determina si la correspondiente entidad
utiliza operativamente los recursos financieros pblicos puestos a su disposicin, de manera
econmica y eficiente, y si ha cumplido los objetivos fijados por el gobierno o por
cualquier otra autoridad con facultades para ello, cuantificando, de ser posible, los desvos
y analizando sus posibles causas y efectos.
De lo anterior se puede concluir que por medio de la auditoria de gestin se pueden

obtener beneficios, tales como:
Identificar los puntos fuertes y dbiles de la organizacin.
El equipo directivo obtendr las opciones estratgicas y el potencial que presenta la

empresa.
Reconoce los defectos de la direccin.
Proporciona posibilidades de retroalimentacin.
Contribuye en la evaluacin de los planes operativos.
Como se puede observar, esta investigacin se justifica, toda vez, que por medio de
ella se podr evaluar el grado de eficiencia y eficacia en le logro de los objetivos previsto
por el D.R.C.U.C.L.A., y el manejo de los recursos disponibles.
Otro propsito de la aplicacin de esta auditoria es el de determinar si el control

interno presente en ese departamento brinda una seguridad razonable a la administracin en
cuanto al proceso que se lleva a cabo en dicho departamento.
En el caso de existir desviaciones significativas en la gestin as como prcticas

antieconmicas, se presentarn
las recomendaciones necesarias con el objeto aplicar los
correctivos a que hubiere lugar y de esta manera promover la correcta administracin de sus
recursos.
ALCANCE
La propuesta de un modelo de una Auditoria de Gestin esta diseada para ser
aplicada en el Departamento de Registro y Control de la Direccin de Recursos Humanos
de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado en Barquisimeto Estado-Lara
durante el periodo 2000. En virtud de una series de problemas que inciden en el normal
desenvolvimiento de las funciones que se realizan en ese departamento.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
ANTECEDENTES
La Auditora de Gestin es un estudio en el que muy pocas personas han trabajado
como tema de investigacin, sin embargo, luego de una revisin en las bibliotecas de las
universidades de la ciudad se encontr lo siguiente:
Briceo (1996) plantea en su investigacin los lineamientos para la
elaboracin de
una Auditora al Personal Administrativo de la Universidad del Zulia, su investigacin fue

de tipo descriptiva y se planteo como objetivo general el establecer una metodologa para la
realizacin de una auditora interna al personal administrativo de la Universidad del Zulia.
El Lic. Melvin Villalobos (1997), presenta una
investigacin donde
se pretende
buscar una nueva perspectiva que conduzca la labor del auditor interno hacia una mayor
productividad y calidad, y se evale el riesgo de que ocurran errores e irregularidades
significativas en las operaciones ms importantes en una empresa de seguro.
Euyolan
investigacin
Bravo,
Jenny
Castillo
Nisoiny
Brizuela
(1999),
presentan
una
cuyo objetivo general fue el de disear la propuesta de auditora de gestin
de los recursos humanos
para la organizacin El Tunal, C.A., Divisin Automotriz,
Barquisimeto, Estado Lara, siendo esta investigacin de carcter descriptivo.
BASES TERICAS
DEFINICIN DE AUDITORIA DE GESTION
La gestin en toda organizacin comprende un conjunto de actividades que van
dirigidas a los logros de metas u objetivos establecidos por la administracin.
No obstante, la administracin debe implementar estrategias acordes a los actuales

momentos donde el ambiente de los negocios es cambiante, adaptndose a las alteraciones
del mercado, utilizando de una manera ms eficiente y efectiva sus recursos humanos,
tecnolgicos y financieros y as poder obtener bienes y servicios de calidad.
La auditoria de gestin es una herramienta de ayuda para los gerentes, por cuanto va
dirigida a evaluar las fuerzas y debilidades de una organizacin estableciendo las
recomendaciones oportunas, con el fin de que la empresa alcance un grado satisfactorio de
optimizacin.
Segn Sir Graig Cooper ( 1994 ), la auditoria de gestin apunta a la evaluacin de

las fuerzas y debilidades de una organizacin, su equipo directivo y su espritu corporativo.
Establece recomendaciones sobre el modo de optimizar la efectividad de la
organizacin,
incluyendo un nuevo despliegue de los recursos humanos... (pg. 60).
La Oficina Nacional de Auditoria de la Repblica de Cuba en su Gua Metodolgica

para la Realizacin de una Auditoria de Gestin (1996) define a la AG como el examen y
evaluacin que se realiza en una entidad, para establecer el grado de Economa, Eficiencia
y Eficacia en la planificacin, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de

las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilizacin de los recursos y
mejorar las actividades o materias examinadas (pg. 7).
Jorge Forlano define a la AG dentro del mbito del sector publico nacional, como la
evaluacin y examen de todas las actividades institucionales, con el propsito de evaluar la
eficiencia y la economa con lo cual se manejaron los recursos pblicos disponible y
verificar el grado de eficacia al cumplir los objetivos de la organizacin.
En las definiciones anteriores se habla de aspectos como la economa, eficiencia y

la eficacia los cuales son atributos que permiten medir y evaluar la actuacin de las
organizaciones, y que se pueden entender de la siguiente manera:
Economa: este concepto se relaciona con la capacidad de una institucin de

adquirir y utilizar los recursos financieros, humanos y materiales en pos de su misin
institucional. Por lo tanto se podra decir que se alcanza la economa en el momento en que
se adquieren los recursos ms adecuados a un costo ms bajo.
Para que una operacin sea econmica, se debe realizar en el tiempo preciso a un
costo menor, en la cantidad adecuada y con la calidad aceptable.
Eficiencia: se refiere a la relacin entre los insumos o recursos utilizados y la

produccin de bienes y servicios.
Existe una actuacin eficiente en la medida en que con determinado recurso se

adquiere el mximo resultado posible, o con un mnimo recurso se mantiene la calidad y
cantidad adecuada de un determinado bien o servicio.
Eficacia: es el grado de cumplimiento de los objetivos planteados. Este aspecto

debe comparar los resultados realmente obtenidos con los previstos por la organizacin.
Para lograr detectar los atributos anteriores la AG debe estar basada en los
principios como el de Objetividad que consiste en una actitud imparcial en la situacin que
esta bajo estudio.
Otro principio es el de la Independencia, el cual permite al auditor actuar con

libertad en su juicio profesional, es decir, que ste no debe tener intereses dentro de la
organizacin, ni estar sujeto a influencia que puedan comprometer su opinin.
En relacin a la Competencia Profesional, el auditor tiene la obligacin de mantener

su
nivel
de
competencia
actualizndose
constantemente
en
conocimiento
tcnicos.
Asimismo, la informacin obtenida durante la auditoria no debe ser usada por el auditor
para su beneficio profesional o para terceros, esto se refiere a la Confidencialidad.
Adems de considerar los principios bsicos de una auditoria, tambin es necesario

tomar en cuenta para el desarrollo de la misma las Normas Internacionales y Nacionales
establecidas para la ejecucin de la misma.
En toda AG se establece cual ser el desarrollo concreto del programa de trabajo, el

cual depende de las situaciones particulares de cada organizacin. Sin embargo el enfoque
del trabajo de auditoria puede estar orientado a reas principales que integren la entidad,
como por ejemplo, auditora de la gestin global de la organizacin, del rea de
comercializacin, de la parte financiera, del sistema de produccin, de la gestin de los
recursos humanos, as como de los sistemas administrativos y de la gestin por reas
funcionales.
ETAPAS DE LA AUDITORIA DE GESTION

En toda AG se establece una metodologa de trabajo, la cual se divide en etapas o
fases mantenindose un orden entre ellas con el propsito de garantizar el xito del trabajo
las cuales se mencionan a continuacin.
Exploracin y Examen Preliminar

Esta fase consiste en recabar informacin general sobre las caractersticas del ente
por
auditar,
obtenindose
informacin
referente
su
misin
visin,
estructura
organizativa, recursos financieros materiales y humanos; datos sobre costo, ventas,

inventarios;
dificultades
en
sus
operaciones,
disposiciones
legales
administrativas,
normas y procedimientos vigentes, estructura del control interno; entre otras.
Tambin es necesario conocer como afecta la situacin econmica del pas y la

normativa fiscal que se est llevando a cabo, con relacin a las operaciones normales de la
empresa; de la misma manera, otro aspecto externo a considerar, es el grado de liderazgo

que posee la organizacin en el mercado.
Planificacin de la AG
Por medio de la planificacin se podr seleccionar los procedimientos y pruebas que
se van a utilizar durante el desarrollo del trabajo, obteniendo el auditor la evidencia
necesaria para decidir sobre la situacin evaluada.
El trabajo de auditoria se planifica de acuerdo a la entrevista que se efectu con el

cliente, la visitas
a las instalaciones, la visin general del control interno; entrevistas con
los funcionarios de la empresa y por ultimo la revisin de documentos.
Una vez alcanzada la informacin necesaria, el auditor podr indicar que

procedimientos de auditorias se van a emplear, su alcance, oportunidad y el personal que
interviene en el trabajo. Todo este proceso se refleja finalmente en un programa de trabajo.
De all que una adecuada planificacin ofrece ventajas como son:
Identificar al auditor con la organizacin o rea en estudio.
Identificar los problemas que pueden surgir a lo largo de la auditoria.
Fijar las fechas en que se va ejecutar la revisin permitiendo as maximizar el uso
del tiempo.
Evitar que se practiquen labores innecesarias o duplicarlas.
Evaluacin del Control Interno

El inters principal del auditor en la evaluacin del control interno es si ste
proporciona la seguridad de que se pueda descubrir con rapidez los errores e irregularidades
y asegurar la efectividad de los sistemas de registro e informacin con el propsito de
definir la amplitud de las verificaciones a realizar.
A diferencia con la auditoria financiera, la auditoria de gestin tiene como objetivo

evaluar la eficiencia y efectividad de la estructura del control interno presentando las
recomendaciones a la administracin.
Con relacin al alcance de la evaluacin del control interno radica en la bsqueda de

controles que afectan la eficiencia y efectividad de los mismos.
Investigacin y Evaluacin de los Hallazgos

Todo auditor en esta fase busca documentar sus hallazgos mediante la preparacin
de papeles de trabajo, los cuales debern estar
bien organizados para que puedan brindar
una mayor facilidad en el momento que se quiera redactar el informe.

Es por ello que el auditor necesita acumular suficiente evidencia, la cual va a
brindar informacin sobre la efectividad o no de los procedimientos y controles que se
ejecutan dentro de la organizacin.
En relacin a las pruebas que aplica el auditor deben determinar las causas y
condiciones que originan los incumplimiento y desviaciones, de igual forma estas tienen
que cuantificar el precio de los incumplimientos y desviaciones detectadas.
Durante esta fase es muy probable que se descubran numerosas irregularidades de

menor importancia, los cuales sern comunicados a la administracin para que se ejecuten
las medidas correctivas.
En el momento en que se estn evaluando los hallazgos los auditores deben discutir
sobre las posibles recomendaciones, que luego sern estudiadas con mayor detenimiento
para as poder llegar a las recomendaciones finales.
Presentacin de Resultados y Seguimiento de las Recomendaciones

La presentacin de los resultados de la auditoria de gestin siempre sern
presentados en un informe, donde se exprese en forma concreta, clara y sencilla los
hallazgos, sus causas y efectos con el propsito de que los gerentes de la entidad, tomen en
consideracin las recomendaciones indicadas en le informe.
Para que la preparacin del informe se logre con una mayor efectividad se debe
tener en cuenta las siguientes sugerencias:
Los puntos indicados en el informe deben ser importante y con materialidad.
Las crticas que se presentan en el informe tienen que ser lo ms objetivas

posibles.
Las explicaciones de las deficiencias deben estar redactadas de la forma ms

clara y concretas, a fin
de evitar la solicitud de explicaciones verbales
adicionales.
Es necesario tener cuidado, para que el informe no contenga errores

gramaticales, de fecha, cifras o de mecanografa.
Se deben anexar documentos que permitan ilustrar partes del informe.
En relacin a las recomendaciones que efecta el auditor por escrito, es conveniente

que se analice junto con los gerentes la factibilidad de aplicar dichas recomendaciones, las
cuales deben ser detalladas y no general.
El alcance y los efectos de las recomendaciones deben ser explicadas a las personas
involucradas en el proceso.
Asimismo es importante efectuar en seguimiento alas recomendaciones sealadas y

de esta manera se podr determinar se realizaron los cambios propuestos.
TCNICAS DE AUDITORIA DE GESTION

Las tcnicas de A.G son procedimientos que utiliza el auditor para obtener
evidencia suficiente para formarse un juicio profesional y objetivo de la situacin en
estudio.
Con respecto a las tcnicas verbales, la indagacin, la encuesta y el cuestionario,

permitirn obtener informacin relacionada con las operaciones que realiza el ente auditado
para as averiguar la verdad de los hechos, situaciones y operaciones.
Por medio de la observacin, comparacin, confrontacin y la revisin selectiva, se

puede asegurar la atencin en las operaciones ejecutadas por la entidad, as como en los
lineamientos, normativas, tcnicas y prcticas establecidas, para detectar sus posibles
desviaciones.
Existen otras tcnicas como las documentales y fsicas, las cuales estn
centradas en verificar la exactitud de las operaciones y si estn de conformidad con el
orden normativo y tcnico.
CONTROL INTERNO
Segn el Comit of Sponsoring Organizatin of
the Treadway
Commission COSO
(1999) define al control interno como un proceso realizado por el consejo de directores,
administradores y otro personal de una entidad, diseado para proporcionar seguridad
razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categoras:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la informacin financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (pg 4).
J. W. Cook (1987) define el control interno como un sistema interior de una

compaa que est integrado por el plan de organizacin, la asignacin de deberes y
responsabilidades, el diseo de cuentas e informes y todas las medidas y mtodos
empleados 1) para proteger los activos, 2) obtener la exactitud y confiabilidad de la
contabilidad y otros datos e informes operativos; 3) promover y juzgar la eficiencia de las
operaciones de todos los aspectos de las actividades de la compaa y 4) comunicar las
polticas administrativas, y estimular y medir el cumplimiento de las mismas. (pg. 207).
El control interno es el conjunto de polticas y
procedimientos diseado para
proporcionar a la administracin una garanta razonable de que las metas y objetivos que
considera importante se van a cumplir Alvin Arens (1996), (pg 337).
De las definiciones anteriores podemos concluir
que el control interno consiste en
un plan organizado, integrado por un conjunto de mtodos y medidas, que adopta la

organizacin con el objetivo de salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad
de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia y la calidad en las
operaciones y por ltimo busca estimular la observacin de las polticas prescritas para
lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
FIGURA No 1 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

1.-SALVAGUARDA DE LOS RECURSOS FISICOS Y 2.-PROPONER LA EFICIENCIA Y LA CALIDAD DE
FINANCIEROS.
LAS OPERACIONES.
3.-VERIFICAR LA EXACTITUD Y VERACIDAD DE
4.-OBSERVACION DE LAS POLTICAS
SU INFORMACIN FINANCIERA Y
PRESCRITAS Y LOGRAR EL CUMPLIMIENTO DE
ADMINISTRATIVA.
METAS Y OBJETIVOS PROPUESTOS.
El control interno esta integrado por cinco componentes diseados por la administracin
para garantizar el logros de objetivos. Tales componentes son:
AMBIENTE
DE
CONTROL
INTERNO.
Comprende las acciones polticas y
procedimientos que se desarrollan dentro la organizacin, las cuales estn diseadas bajo el
concepto de control que tengan sus administradores. Asimismo estos deben tener la
capacidad de influenciar sobre la conciencia de control en sus empleados. El ambiente de
control interno est compuesto por factores que van a contribuir con la aplicacin del
control, como a continuacin se mencionan:
Integridad y valores ticos: Estos son un conjunto de normas ticas y conductuales

dentro de la organizacin, que influyen en el diseo, administracin y monitoreo del
control interno. Es por ello necesario el establecimiento de una cultura corporativa
donde
se
imparta
al
personal de la organizacin estndares de tica y
comportamiento, con el fin de eliminar o reducir iniciativas a actos deshonesto,

ilegales o antiticos.
Compromiso para la competencia: Consiste en el conocimiento y habilidades que

tiene un trabajador para realizar sus tareas. La administracin debe especificar los
niveles de competencia de cada trabajador, el cual desempeara sus tareas de
acuerdo al grado de inteligencia entrenamiento y experiencia.
Filosofa de la administracin y estilo de operacin: La administracin de acuerdo a

su filosofa y actividades tendr que motivar a sus empleados la importancia que es
el control dentro de la organizacin.
Estructura organizativa. Permite el conocimiento completo de la empresa, en ella se

identifican los niveles de responsabilidad y autoridad. Por medio de ella tambin se
puede distinguir cmo se llevan a cabo las polticas y procedimientos relacionados
con el control.
Consejo directivo o Comit de auditoria: Los miembros que integran el consejo

directivo como el comit de auditoria debern tener un nivel apropiado de
experiencia administrativa, as como un pensamiento claro que pueda desempear
adecuadamente su gestin. Otro de los atributos que tienen que poseer estos
gerentes, especficamente los del comit de auditoria, es el de estar preparados para
indagar y presentar a la administracin sus puntos de vista en relacin a ciertas
actividades o procedimientos. Todas estas cualidades son importantes para la
orientacin y desarrollo del control interno.
Asignacin de autoridad y responsabilidad: Cada empleado conoce su grado de

autoridad y responsabilidad en la ejecucin de las actividades de operacin.
Tambin se motiva al personal para que tome sus propias iniciativas en la solucin
de problemas.
Polticas prcticas de recursos humanos: En toda estructura de control es importante

el personal, el cual debe presentar niveles de integridad, comportamiento tico y
competencia. Otro aspecto importante es que el personal est preparado y entrenado
para los nuevos cambios que realice la organizacin.
VALORACIN DE RIESGO.
Toda organizacin enfrenta tanto riesgos internos como
externos los cuales deben valorarse como parte del diseo y operacin de la estructura de
control interno, para que este presente controles adecuados que permitan reducir los
riesgos.
Si esta evaluacin es realizada eficazmente por la administracin, el auditor acumular

menos evidencia que cuando no se identifica ni responde a los riesgos significativos.
ACTIVIDADES DE CONTROL. Son las polticas y procedimientos que establece la

administracin para cumplir con sus objetivos. Esta incluyen actividades como la
aprobacin, autorizacin, verificacin conciliacin, revisin del desempeo de operaciones,
seguridad de activos y segregacin de responsabilidad.
INFORMACIN Y COMUNICACIN. La informacin es necesaria en todos los

niveles de la organizacin, sta es identificada, capturada, procesada y remontada por
medio de sistema de informacin, los cuales pueden ser manuales o computarizados.
Todo sistema de informacin est compuesto por informacin contable, financiera,

operacional y sobre eventos externos de la entidad.
Los sistemas de informacin son flexibles, toda vez que deben cambiar de acuerdo con
las necesidades para apoyar los nuevos objetivos de la empresa.
El personal que tiene responsabilidades de administracin
y financiera
necesita recibir
la informacin clara y precisa, es por ello que la comunicacin del mensaje de manera
efectiva es importante.
MONITOREO. Son las actividades de evaluacin continua o peridica de la eficacia

del diseo y estructura del control interno realizado por la administracin.
Las debilidades del control interno deben ser reportadas a la gerencia, quienes indicaran
las acciones que llevarn a cabo.
Un
No 1.
resumen de los cinco componentes del control interno se establecen en la cuadro
COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

COMPONENTES
DESCRIPCIN DEL
COMPONENTE
Acciones,
polticas
SUBDIVISIN
(si procede)
y Sub-componentes del ambiente de
procedimientos que reflejan la control:

actitud
general
de
la
alta
administracin, los directores y

los propietarios de una entidad
AMBIENTE DE
CONTROL
sobre
el
importancia.
control
su
Integridad
Compromiso
para
la
competencia.
Filosofa
estilo
operativo.
Consejo
directivo
Comit de auditoria.
Asignacin de la autoridad
y responsabilidad.
Polticas y practicas de
recursos humanos.
COMPONENTES
DESCRIPCIN DEL
COMPONENTE
Identificacin
RIESGO DE
EVALUACIN DE
LA
ADMINISTRACIN
anlisis
SUBDIVISIN
(si procede)
por Afirmacin de la administracin
parte de la administracin de que debe ser satisfecha:

riesgos
pertinentes
preparacin
de
la
estados
Existencia y ocurrencia.
integridad.
financieros de conformidad con
Derechos y obligaciones.
PCGA.
Presentacin y revelacin.
Mtodos
empleados
identificar,
reunir,
para Objetivos
de
auditoria
clasificar, relacionados con operaciones que
registrar e informar sobre las deben satisfacer.

INFORMACIN
operaciones de una entidad y
Existencia.
para conservar la contabilidad
Integridad.
de los activos relacionados.
Clasificacin.
COMUNICACIN
Oportunidad.
Asesoramiento y resumen.
DESCRIPCIN DEL
COMPONENTE
COMPONENTES
SUBDIVISIN
(si procede)
Polticas y procedimientos que Categoras
de
actividades
de
la administracin ha establecido control.

para cumplir con sus objetivos.
Separacin adecuada de
deberes.
ACTIVIDADES
Separacin adecuada de
DE
operaciones y actividades.
CONTROL
Control fsico sobre los

activos y archivos.
Verificaciones
independientes
desempeo.
Evaluacin continua y peridica
por parte de la administracin de
la
eficacia
del
diseo
funcionamiento de la estructura
MONITOREO
de
control
interno
para
determinar si est funcionando

de acuerdo a su objetivo y
modificarla
cuando
sea
necesaria.
FUENTE: Auditoria de Gestin un Enfoque Integral. Alvin Arens y otros pg 316.
sobre
el
INDICADORES DE GESTION
Los indicadores se pueden definir como, Unidades de medidas que permite el
seguimiento y evaluacin peridica de variables claves de una organizacin, mediante su
comparacin con los correspondientes referentes internos y externos. Asociacin Espaola
de la Contabilidad y Administracin de Empresas.
Entonces podemos entender que los indicadores son una herramienta de ayuda para
los gerentes, toda vez que permite evaluar en forma continua el resultado de variables
dentro de su organizacin y as tomar las decisiones mas correctas. Los indicadores podrn
mostrar las tendencias de los hechos y determinar cuando est dentro y fuera de las bandas
de normalidad.
Existen algunos indicadores como por ejemplo:

Porcentaje de defectos por unidades producidas.
Porcentaje de cumplimiento de estndar.
Rotacin de personal.
Cantidad de informes retrasados.
Errores por informes, etc.
Todo indicador tiene como objetivo el de expresar el para qu?, es decir, qu se busca
mejorar?, tomar decisiones oportunas con el propsito de maximizar, minimizar o eliminar
acciones.
En relacin a los indicadores de gestin son una herramienta importante para los
gerentes, toda vez, que permite evaluar el modo en que los servicios o productos son
generados por la institucin.
La evaluacin cualitativa de los servicios o productos conlleva el compromiso de todos

los involucrados en la generacin de los mismos, permitiendo detectar inconsistencia entre
el quehacer de la institucin y su objetivos, se involucra directamente dentro de los
procesos internos y aportan una mayor transferencia en la gestin.
La creacin de un sistema de indicadores de gestin permite entregar una informacin

regular sobre la calidad de la gestin, permitiendo una mayor eficiencia en la asignacin de
recursos fsicos, humanos y financieros, as mismo crea una plataforma segura en el
desempeo de los funcionarios que participan dentro del proceso.
Para medir la gestin de una institucin se requiere del desarrollo de un conjunto

armnico y sistemtico de indicadores de gestin que abarquen las dimensiones de
Economa (manejo adecuado de recursos financieros), Eficacia (logro de los objetivos),
Eficiencia (ejecucin de las acciones usando el mnimo de los recursos) y Calidad
(satisfaccin de los requerimientos de los usuarios).
La calidad de los indicadores de gestin, dependen de la existencia de cualidades, tales

como:
a.- Relevancia: La informacin que se obtiene es necesaria para informar, controlar,
evaluar y tomar decisiones.
b.- Pertinencia: Deben referirse a los procesos y productos o servicios esenciales de la
institucin, es adecuado a lo que se quiere medir.
c.- Objetividad: El clculo no debe tener doble sentido.
d.- Sensibilidad: Se debe identificar variaciones pequeas.
e.- Precisin: Margen de error aceptable.
f.- Costo razonable: La elaboracin de los indicadores de gestin tiene que tener un costo
aceptable.
Los indicadores se pueden clasificar de acuerdo a su naturaleza, porque miden aspectos
concretos como la economa, eficacia, eficiencia, efectividad y calidad.
Segn el objeto a medir podemos encontrar indicadores que miden los resultados
obtenidos para luego ser comparado con los esperados, los de proceso toman en
consideracin los aspectos relacionados con las actividades y su eficiencia, los que miden
aspectos relacionados con el costo y la utilizacin de los recursos son los llamados
indicadores de estructura.
Otro tipo de indicadores que se puede encontrar, son los que hacen referencia al
desenvolvimiento de la institucin, as como la repercusin de actividades externas a la
misma, los cuales se pertenecen a los indicadores segn el mbito de actuacin.
BASES LEGALES
La doctrina moderna del control es unnime en establecer el Control de Gestin, el cual

se encarga de asegurar el cumplimiento de su misin y objetivos; de sus planes, programas
y metas; respetando las disposiciones legales que regulan el desempeo; y por ltimo, debe
velar que la gestin sea eficaz y ajustada a parmetros de calidad.
En la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela en su artculo 289,

establece las atribuciones de la Contralora General de Venezuela, entre una de ellas est la
de ... Ejercer el Control de Gestin y evaluar el cumplimiento y resultado de las decisiones
y polticas pblicas de los rganos, entidades y personas jurdicas del sector pblico sujeto
a control, relacionadas con sus ingresos, gastos y bienes.
Otro artculo importante que cabe mencionar en esta investigacin, es el nmero 315, el
cual describe cmo deben estar conformados los presupuestos pblicos anuales de gasto, y
especficamente establece, adems de establecer la forma clara para cada crdito
presupuestario as como el objetivo especfico a que est dirigido, se hace hincapi en que
los resultados deben ser establecidos en trminos cuantitativos mediante indicadores de
desempeo siempre y cuando esto sea posible.
La Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica en su Captulo I del ttulo

VI es consecuente con la concepcin del Control de Gestin, en el cual se desarrolla la
potestad para este organismo, la potestad para practicar las auditoras, estudios, anlisis e
investigaciones, as como la evaluacin del cumplimiento de los resultados y determinar la
eficacia con que operan las entidades sujetas a su vigilancia, fiscalizacin y control.
MATRIZ DE OPERACIONALIZACION DE VARIABLE.

VARIABLE
DIMENSIONES
Auditora
de PLANIFICACIN
Gestin en el
Departamento de
Registro y Control
de la Direccin de
Recursos
Humanos de la ORGANIZACIN
Universidad
Centroccidental
Lisandro
Alvarado
CONTROL
INDICADORES
INSTRUMENTO
ITEMS
Misin y Visin
Objetivos y Metas
Polticas y
Estrategias
Plan
Presupuesto
CUESTIONARIO
No 1
CUESTIONARIO
No 2
1,1
2
2,7,3
4,5,6,
3,7
8
Estructura
Organizativa.
Manuales de
Funciones y
Procedimientos.
Autoridad y
Responsabilidad.
9
4,10
9,13 a la
20
DIRECCION
Control Interno.
COORDINACIN
5,11
6,12
Motivacin.
Capacitacin.
Observacin del rea. 13,21
INDICADORES DE Espacio Fsico.

GESTION
Comunicacin
Eficiencia.
Eficacia.
Economa.
Revisin
Bibliogrfica
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
NATURALEZA DE LA INVESTIGACIN
Esta investigacin tiene como objetivo, el de aplicar una auditoria de gestin en el

Departamento de Registro y Control de la Direccin de Recursos Humanos de la
Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado, siendo esta de carcter Interactiva la
cual define Hurtado Jacqueline (2000), como el tipo de investigacin que implica la
realizacin de acciones por parte del investigador, ya sea solo o conjuntamente con algn
grupo o comunidad, con el propsito de modificar una situacin o evento.
Con relacin al diseo de la investigacin, la podemos enmarcar dentro de las

caractersticas que presenta una investigacin de campo, toda vez que se basa en mtodos
que permiten recoger los datos en forma directa de la realidad.
POBLACIN
Es el conjunto de elementos o unidades que se desea investigar y la cual estar
conformada por 10 funcionarios que laboran dentro de la D.R.C.U.C.L.A. En tal sentido, la
poblacin estar integrada por estas personas, en virtud de ser un nmero muy pequeo.
TECNICA DE RECOLECCION DE DATOS

En esta fase de la investigacin se emplearan tcnicas como las siguientes:
-Entrevista: Se realizar sobre la base de un formulario previamente preparado,

anotndose las respuestas en algunos casos textual y en otros en forma codificada.
-Observacin directa del contexto donde se desarrollan las actividades, para captar
aspectos significativos.
INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE DATOS
-Cuestionarios, el cual consiste en un sistema de preguntas diseadas previamente y al

cual se debe dar repuesta por escrito. En esta investigacin se aplicaron 2
tipos de
cuestionarios, uno para el jefe del departamento y el otro para el personal operativo con el
propsito de realizar el levantamiento de la informacin.
-Papeles de trabajo, comprenden la totalidad de los documentos preparados, de manera

que, en conjunto constituyen un compendio de la informacin utilizada y las pruebas
efectuadas durante la ejecucin de la auditora.
TCNICA DE ANLISIS O INTERPRETACIN

Este punto dentro de la investigacin es decisivo, ya que va a permitir sintetizar e
interpretar los resultados obtenidos a la luz de los conocimientos tericos que fundamentan
el estudio.
La materia prima para el anlisis estar constituido por cuadros estadsticos y
dicho anlisis fue descriptivo.
CAPITULO IV
ANLISIS DE LOS DATOS
Los resultados obtenidos como consecuencia de la aplicacin de los

cuestionarios, se analizaron y se expresaron en porcentaje, en virtud de la frecuencia
de las respuestas dadas por las personas que integran la poblacin de estudio.
En relacin a la organizacin de los datos adquiridos, se utiliz la tcnica de papeles
de trabajo la cual permite conservar la informacin hallada y las conclusiones pertinentes
alcanzadas durante la investigacin.
En el diseo y manejo de estos papeles de trabajo se usaron los ndices alfabticos

que sirven de identificacin y lectura de los mismos, permitiendo la fcil ubicacin del
anlisis, as como los resultados que arroj la evaluacin de cada uno de los indicadores
presentados en la matriz de operacionalizacin de variables.
A continuacin se presenta un ndice de los distintos papeles de trabajo para facilitar

el manejo de los mismos.
AUDITORIA DE GESTION
EMPRESA: Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado
AUDITORIA AL: Departamento de Registro y Control de la Direccin de Recursos
Humanos.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Indice.
DESCRIPCION
PREFERENCIA
PLANEACION:
1.
2.
3.
4.
Misin y Visin
AA1
-Frecuencia / Cuestionario 1
AA1-1
AA1-2
Objetivos y Metas
AB1
AB1-1
Polticas y Estrategias
AC1
AC1-1
AC1-2
Plan Operativo
AD1
AD1-1
AD1-2
Anlisis del Cumplimiento de Plan Operativo

-Cumplimiento del Plan Operativo
5.
Presupuesto
AD2
AD2-1
AE1
AE1-1
AE1-2
ORGANIZACIN:
1.
Manuales de Funciones y Procedimientos
BA1
2.
Estructura Organizativa
BB1
3.
BB1-1
Autoridad y Responsabilidad
BC1
BC1-1
Humanos.
DESCRIPCION
PREFERENCIA
BC1-2
CONTROL INTERNO:
1. Evaluacin del Control Interno del Procedimiento de Nmina
CA1
CA1-1

CA2
CA2-1

CB1
CB1-1

CB2
CB2

CB3
CB3-1

CB4
CB4-1

CB5
CB5-1
DIRECCIN:
1.
Capacitacin
D
DA1
DA1-1
DA1-2
2. Motivacin
DB1
DB1-1
DB1-2

Humanos.
DESCRIPCION
PREFERENCIA
COORDINACION:
1. Comunicacin
E
EA1
2. Espacio Fsico
EA1-1
EB1
INDICADORES DE GESTION:
1.
Eficacia
F1
2.
Eficiencia
F2
3.
Economa
F2
EMPRESA: UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

AUDITORIA AL: DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LA
DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO:
Planificacin
FECHA FINAL:
REF: A
MISIN Y VISION
OBJETIVOS Y METAS
POLTICAS Y ESTRATEGIAS
PLAN OPERATIVO
PRESUPUESTO
AA1
AB1
AC1
AD1
AE1

FECHA FINAL:
Misin y Visin
REF: AA 1
ATRIBUTO DEL HALLAZGO
RECOMENDACIONES
CONDICIN: Falta de difusin y divulgacin
La implementacin de una Visin y

Misin constituye la justificacin
conceptual de un programa o de una
actividad institucional.. Por medio de ellas
de la Misin y Visin Institucional ( Ver P/T

AA 1-1 y AA 1-2 )
CRITERIO:
Todas
las
actividades
desarrolladas por personal que integra la
universidad deben tener una relacin con la
Misin y Visin Institucional.
EFECTO:
-Debilidad en el alcance de los objetivos
propuestos.
se puede mostrar el objetivo o fin ltimo

que deben alcanzar las unidades
responsables a travs de acciones
programadas, por lo que se recomienda
dar a conocer en que consiste estos
conceptos y cual importante es tener una
Visin y Misin Institucional., esto se
puede lograr a travs de campaas
divulgativas.
-Escasa participacin de algunos funcionarios

por apata.
-Falta de compromiso y motivacin para

alcanzar o cumplir con la razn de ser de
la Universidad.
CAUSA:
- Falta de difusin de la Misin y Visin
Institucional.
- No existe una motivacin para el desarrollo de
este tipo de actividad.
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:
EMPRE SA: UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

Misin y Visin
FECHA FINAL:
REF: AA 1
RECOMENDACIONES
CONDICIN: Falta de difusin y divulgacin
La implementacin de una Visin y

Misin constituye la justificacin
conceptual de un programa o de una
actividad institucional.. Por medio de ellas
se puede mostrar el objetivo o fin ltimo
que deben alcanzar las unidades
responsables a travs de acciones
de la Misin y Visin Institucional ( Ver P/T

AA 1-1 y AA 1-2 )
CRITERIO:
Todas
las
actividades
desarrolladas por personal que integra la

Misin y Visin Institucional.

dar a conocer en que consiste estos
conceptos y cual importante es tener una
Visin y Misin Institucional., esto se
puede lograr a travs de campaas
divulgativas.
EFECTO:
-Debilidad en el alcance de los objetivos
propuestos.
-Escasa participacin de algunos funcionarios
por apata.
-Falta de compromiso y motivacin para

alcanzar o cumplir con la razn de ser de
la Universidad.
CAUSA:
- Falta de difusin de la Misin y Visin
Institucional.
- No existe una motivacin para el desarrollo de
este tipo de actividad.
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:

NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Cuestionario No 1
FECHA FINAL:
REF: AA 1-1
Son divulgadas la Misin y Visin de la Universidad a las personas que trabajan en este
departamento?
RESPUESTA
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
0
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
100%
NUNCA
Con referencia a este cuadro, se puede observar que el jefe de departamento est en
conocimiento de la existencia de una misin y visin, no obstante, su equipo de trabajo
realizan actividades con el fin de cumplir con los objetivos previstos en el plan ms no
estn casados con la idea de una misin y visin.
NOTA: El cuestionario No 1 fue aplicado solamente al jefe de departamento y el No 2

se aplico al resto del personal operativo el cual esta conformado por 9 personas.


FECHA FINAL:
REF: AA 1-2
Son divulgadas la Misin y Visin de la Universidad a las personas que trabajan en este
departamento?
RESPUESTA
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
0
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
55,56%
NUNCA
44,44%
Tal como se observa en el cuadro el 55,56% de los funcionarios contestaron que

algunas veces era divulgadas la misin y visin de la Universidad en el departamento y un
44,44% respondi que nunca se discuta sobre la esencia de estos conceptos.

NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Objetivos y Metas del Departamento.

FECHA FINAL:
REF: AB1
CONDICIN:
No existe una discusin

peridica de los objetivos y metas propuestos,
toda vez que la Direccin de Recursos Humanos
es la encargada de elaborar los mismos, sin la
participacin del personal operativo ( Ver P/T
AB1-1 )
RECOMENDACIONES
Se recomienda el implementar reuniones

peridicas donde participe todo el departamento
en la elaboracin, ejecucin y evaluacin de los
objetivos, permitiendo esto que el personal se
motive y llegue alcanzar estos objetivos de una
manera ms eficiente y eficaz.
CRITERIO: En todo departamento debe

existir una participacin continua entre el jefe de
departamento y su personal en donde se discuta
cmo? Y l por qu? de los objetivos, su
reestructuracin y/o aplicacin de nuevos
objetivos.
EFECTO:
-Que no se logren los objetivos en su
totalidad.
-Deficiencia en la deteccin de desviaciones, la
cual impidan el logro
de los objetivos.
- Poco inters por parte del personal en el
desarrollo de las actividades, en virtud de que
desconocen la importancia de estos para la
unidad.
CAUSA: Escasa participacin del personal

operativo por falta de comunicacin dentro del
departamento.
ELABORADO:
APROBADO:
REVISADO:
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: AB1-1
Existe una discusin peridica entre el personal operativo y su jefe inmediato con relacin
a los objetivos y metas de ese departamento?
RESPUESTA
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
0
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
88,89%
NUNCA
11,11%
En relacin con las respuestas dadas a esta pregunta, se observa que ochos (8)
trabajadores coincidieron en que algunas veces se discuten los objetivos y metas de ese
departamento mientras que uno (1) contesto que nunca.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Polticas y Estrategias.
FECHA FINAL:
REF: AC 1
RECOMENDACIONES
CONDICIN: No existe una formalizacin de

las polticas y estrategias en este caso el jefe de
departamento adopta sus propios lineamientos en
base a su interpretacin de las acciones de sus
superiores. ( Ver P/T AC1-1 y AC1-2 )
Se recomienda el establecimiento de polticas y

estrategias, las cuales deben elaborarse con
cuidado y claridad para que los planes sean
coherentes y eficaces. Asimismo es necesario
establecer la utilizacin de estrategias para
contingencias, toda vez que el futuro siempre
esta sujeto a incertidumbres.
CRITERIO:
Todo
departamento
debe
formular las polticas y estrategias a seguir,
tomando como base las generales de la
Institucin.
EFECTO: La consecuencia de la inexistencia

de este tipo da acciones es la del fracaso de los
planes propuestos.
CAUSA:
El gerente no comprende la
importancia de lo que es la planificacin
estratgica, ni como ponerla en practica para que
tengan influencia sobre las decisiones.
ELABORAD O:
REVISADO:
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: AC 1-1
Se realizan reuniones continuas con todo el personal de la dependencia para designar las
tareas, control y desarrollo de los procesos?
RESPUESTA
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
0
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
100%
NUNCA
El jefe del departamento contesta a esta pregunta la opcin de algunas veces ya

que solo se renen cuando deben desempear una actividad especial o informar
acerca de algo.
FECHA FINAL:
REF: AC 1-2
Se lleva un control estadstico de las actividades desempeada por cada uno de los
funcionarios?
RESPUESTA
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
0
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
NUNCA
100%
Nunca fue la repuesta que dieron los nueve (9) funcionarios, con relacin a la existencia de
controles estadsticos de las actividades desempeadas por estos.

AUDITORIA AL: DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CO NTROL DE LA
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Plan Operativo.

FECHA FINAL:
REF: AD 1
RECOMENDACIONES
CONDICIN: No se puede medir la calidad Es necesario establecer mecanismos que

del producto final.
( Ver P/T AD1-1 AD 1-2 permitan medir si los recursos humanos y
financieros se utilizaron de la mejor manera.
y AD1-3 )
Asimismo se pueda medir la calidad de los
logros obtenidos.
CRITERIO: Existencia de indicadores de
calidad y sus respectivos parmetros, para que de
esta manera se pueda medir los niveles de
eficiencia y efectividad en el logro de los
objetivos.
EFECTO:
- Los objetivos deficientes
CAUSA:
- Falta de mtodos estadsticos o de controles
internos que permitan determinar si existe,
eficiencia eficacia y economa en la consecucin
de los objetivos.
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:

NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Cuestionario No 2.
FECHA FINAL:
REF: AD 1-1
Las actividades que se ejecutan en este departamento proceden de un Plan Operativo?

RESPUESTA
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
9
100%
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
NUNCA
Como se observa, el 100% de los empleados respondieron que siempre las

actividades desarrolladas por este departamento se basan en lo indicado en el Plan
Operativo Institucional.
FECHA FINAL:
REF: AD 1-2
El producto final de esta dependencia cumple con lo implicado en el Plan Operativo?

RESPUESTA
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
FRECUENTEMENTE
100%
ALGUNAS VECES
NUNCA
De acuerdo a los resultados obtenidos se denota que en un 100% el producto

final frecuentemente cumple con lo establecido en el Plan Operativo.

FECHA FINAL:
REF: AD 1-3
Se puede medir la calidad del producto final alcanzado por el departamento?

RESPUESTA
FRECUENCIA
SIEMPRE
%
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
NUNCA
100%
Las nueve (9) personas respondieron que nunca se media la calidad del producto
final, todo esto en virtud, de que no existen parmetros de medicin

NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Anlisis del cumplimiento del Plan Operativo.
FECHA FINAL:
REF: AD 2
HALLAZGO
HALLAZGO
Analizando las desviaciones y sus respectivas

causas, presentada por la Direccin de Recursos
Humanos (Ver P/T AD 2-1 ) afianzan las
debilidades encontradas en el transcurso de la
auditora en relacin a la Planificacin,
Organizacin y Control dentro del departamento
de Registro y Control.
En el caso particular de la variacin presentada
por la meta referida a la elaboracin de nminas
especiales, se justifico por el inicio del perodo
vacacional correspondiente al mes de Diciembre,
no obstante, no se tomaron en consideracin otras
variables que influyeron negativamente en el
proceso de elaboracin de dichas nminas. La
obtencin de esta informacin se debe a que se
estuvo durante el desarrollo del mismo.
Estas otras variables que no permitieron el logro
de esta meta en su totalidad son las siguientes:
Un sistema de nmina que presenta
debilidades (Ver P/T CB1).
Depender del suministro de informacin
clave para la elaboracin de la nmina
por parte de otras unidades (Ver P/T
CA2 ).
Depender de las gestiones de la Direccin
de Informtica en lo que se refiere al rea
Por otra parte cabe sealar, todas estas

situaciones trajeron como consecuencias,
adems del retraso en la fecha de pago se vieron
en la necesidad de trabajar horas extras,
desperdicio de material, toda vez que se
impriman las nminas y luego eran detectados
errores debindose efectuar los ajustes
correspondientes e imprimir de nuevo.
Tal y como se observa los niveles de eficiencia,
eficacia y economa no son satisfactorios ya que
en algunos casos no se logro llegar a lo previsto
y en otros casos se presentaron desviaciones
donde se necesito la utilizacin de ms recursos
humanos, tecnolgicos y financieros.
de programacin, es decir, programar

para que se efecten los clculos de los
retroactivo (Ver P/T CA2).
No existe un cronograma para dicha
actividad, en virtud de que se espera de la
autorizacin por parte del Vice-Rectorado
Administrativo para comenzar a elaborar
las nminas (Ver P/T BC1 ).
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:

Cumplimiento del Plan Operativo.
FECHA FINAL:
REF: AD 2-1
METAS
Elaborar Nminas de
Personal
(Docente,
Administrativo
y
Obrero).
Elaborar
Especiales.
RESULTADOS
ESPERADO OBTENIDOS VARIACION
DESVIACION
82
82
21
18
3060
78513
75453
786
388
398
Sub-estimacin en la meta.
1136
Se liquido Hasta Diciembre

99 quedando pendiente el
ao 2000.
Nminas
Gestin del Seguro

Social Obligatorio
Tramitar
Liquidaciones
de
Prestaciones Sociales.
CAUSA DE LA
3630
2494
La nmina se tramita una vez

vencido el lapso a cancelar
(del 01-12 al 15-12-2000 y
del 16-12-2000). La fecha de
inicio del periodo vacacional
no permitieron ejecutar las
nminas restante.
Elaboracin de Pagos
Directos
NOTA: La Direccin de Recursos Humanos suministra la informacin descrita en el cuadro.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Presupuesto.
FECHA FINAL:
REF: AE 1
RECOMENDACIONES
Es necesario establecer mecanismos de

recoleccin de la informacin real de los
recursos utilizados en la ejecucin de las
actividades, con el fin de lograr obtener la
asignacin presupuestaria que permita llegar a lo
previsto en el Plan Operativo y as establecer la
vinculacin entre estos dos instrumentos (planpresupuesto) que son tan importantes para la
CRITERIO: La unidad debe tener una universidad.
metodologa de recoleccin de la informacin
referente al numero de actividades desarrollado
por cada funcionario as como el tiempo y los
recursos empleado en ello.
CONDICIN: No poseen una metodologa
que permita recoger informacin real del costo

que generan las actividades ejecutadas tanto el
personal subalterno como el jefe de la
unidad.(Ver P/T AE1-1 AE1-2 )
EFECTO:
- Dficit en el presupuesto asignado.
- Desconocimiento del costo real de las
actividades.
CAUSA:
Poca importancia en obtener

informacin real de los recursos humanos,
tecnolgicos y financieros utilizados en el
desarrollo de sus actividades, toda vez que el
presupuesto lo realizan sobre la base de
estimaciones.
ELABORADO:
APROBADO:
REVISADO:


FECHA FINAL:
REF: AE 1-1
Se realizan informes por cada actividad sealando el costo y tiempo empleado?

RESPUESTA
FRECUENCIA
SIEMPRE
%
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
NUNCA
100%
De acuerdo a la respuesta que dio el jefe de departamento se observa que no se

lleva un control sobre el costo y tiempo sobre las actividades realizadas en esa unidad.

FECHA FINAL:
REF: AE 1-2
Participa el personal operativo en la elaboracin del Presupuesto de la unidad?

RESPUESTA
FRECUENCIA
SIEMPRE
%
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
NUNCA
100%
El total de los encuestados contestaron que nunca participan en la elaboracin de

este instrumento.

NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Organizacin.

FECHA FINAL:
REF: B
MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO BA1

ESTRUCUTURA ORGANIZATIVA
BB1
AUTORIDAD Y REPONSABILIDAD
BC1
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Estructura Organizativa.
FECHA FINAL:
REF: BA 1
RECOMENDACIONES
Se recomienda a la unidad de Organizacin y

que ocupa la unidad de Registro y Control dentro Mtodo aclarar cual es la posicin de Registro y
de
Estructura
Organizativa
de
la Control dentro de la Direccin de Recursos
Humanos y de la Universidad en general.
Universidad.(Ver P/T BB1-1 )
CONDICIN: Confusin en cuanto al nivel
CRITERIO: Conocimiento claro sobre la

posicin de
Organizativa.
la
unidad
en
la
Estructura
EFECTO: Confusin del resto de la institucin

en el momento de dirigir comunicaciones a esta
unidad.
CAUSA: Debilidad por parte de Organizacin y

Mtodo sobre el establecimiento formal de la
estructura en la Direccin de Recurso Humanos
ELABORADO:
APROBADO:
REVISADO:
AUDITORIA AL: DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LA DIRECCIN

DE RECURSOS HUMANOS
FECHA FINAL:
REF: BA 1-1
Dentro de la Estructura Organizativa de la Direccin de Recursos Humanos usted ubica a la

unidad de Registro y Control como un:
a.- Departamento.
b.- Seccin.
RESPUESTA
FRECUENCIA
%
DEPARTAMENTO SECCION DEPARTAMENTO SECCION
SIEMPRE
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
NUNCA
100%
Los nueve funcionarios coincidieron en que la unidad de Registro y Control est

clasificada como una Seccin dentro de la Estructura Organizativa

NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Manual de Funciones y Procedimiento.

FECHA FINAL:
REF: BB1
RECOMENDACIONES
CONDICIN: No existen Manuales de Ver P/T CA1

Funciones y Procedimiento. (Ver P/T CA1-1 )
CRITERIO: La existencia formal de los

Manuales de Funciones y Procedimientos.
EFECTO:
-Falta de uniformidad en la aplicacin de los
procedimientos.
-Perdida de tiempo en anlisis adicionales.
-Pagos indebidos.
-Retrasos en los cierres de Nminas
CAUSA: Deficiencia por parte de la unidad de

Organizacin y Mtodo
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Autoridad y Responsabilidad.

FECHA FINAL:
REF: BC 1
RECOMENDACIONES
CONDICIN: Existencia de una Estructura de
Dentro del concepto de autoridad se

encuentran involucrado el poder por parte de un
nivel jerrquico superior hacia los subordinados,
lo cual origina inconformidad por el personal de
menor nivel dentro de la estructura. Es por esto
que se recomienda seguir con una estructura de
autoridad que permita la participacin de las
bases y de esta manera facilitar el ejercicio de la
autoridad.
Autoridad que no cumple con los niveles

jerrquicos establecidos. (Ver P/T BC1-1 y
BC1-2 )
CRITERIO:
Una buena estructura de

autoridad ofrece las bases para asignar las tareas
a los diferentes individuos que la integran, de
igual forma se puede desarrollar un mecanismo
de control a fin de asegurar que se cumplan con
las tareas.
EFECTO: Ejecucin de actividades solamente

en el momento que reciben autorizacin por
parte del Vice-Rector Administrativo el cual
debe ser efectuado en corto tiempo, originando
esto que los funcionarios que trabajan en
Nminas tengan que elaborar horas extras y bajo
condiciones de presin.
CAUSA: No existe una planificacin de

actividades especiales, como la elaboracin de
Nminas de Retroactivo por aumento salarial..
Otra de las causas es el compromiso de pago con
los gremios sin una previa planificacin de la
actividad.
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:


FECHA FINAL:
REF: BC 1-1
Cada actividad desarrollada en esta dependencia esta bajo la responsabilidad de una

persona?
RESPUESTA
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
0
0
FRECUENTEMENTE
100%
ALGUNAS VECES
NUNCA
En relacin a la informacin obtenida es esta pregunta se puede detectar que

en el caso de las actividades de elaboracin de la nmina de docente, tramites del
Seguro Social Obligatorio y Clculos de Prestaciones Sociales, esta a cargo una sola
persona, es decir, que en el momento que falte una de ellas ninguna otro podr
realizar esa actividad.


FECHA FINAL:
REF: BC 1-2
Existen compromisos con el alto nivel gerencial, de esta institucin con relacin a las
actividades realizadas por usted?
RESPUESTA
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
8
88,88%
FRECUENTEMENTE
11,12%
ALGUNAS VECES
NUNCA
Ocho de los encuestados contestaron que siempre y uno que frecuentemente

existe una relacin entre las actividades realizadas y la necesidad del nivel gerencial.

Control Interno
FECHA FINAL:
REF: C
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DEL PROCEDIMIENTO DE NOMINA

CA1
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DEL PROCEDIMIENTO DE NOMINA
CA2
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DEL SISTEMA DE NOMINA
CB1
CB2
CB3
CB4
CB5
Evaluacin del Control Interno del Procedimiento
de Nmina
FECHA FINAL:
REF: CA1
RECOMENDACIONES
CONDICIN: No existen Manuales de Un manual de normas y procedimientos permite

Funciones y Procedimientos.
CRITERIO: La existencia formal de los

manuales de funciones y procedimiento.
EFECTO:
Falta de uniformidad en la aplicacin de los
procedimientos.
Prdida de tiempo en anlisis adicionales
Pagos indebidos
Retrasos en los cierres.
CAUSA: La no existencia de una planificacin

por parte de la unidad de Organizacin y
Mtodos para la elaboracin de este tipo de
manuales.
ELABORADO:
APROBADO:
el
entrenamiento
de
los
funcionarios
involucrados en los procesos y minimizar el
tiempo del conocimiento de los procesos, por lo
que se recomienda la implementacin de estos
manuales.
El manual de procedimiento debe especificar
claramente los mtodos a seguir en cada una de
las operaciones y que asigne al personal los
deberes y responsabilidades de sus cargos.
La utilizacin de estos manuales incrementan la
eficiencia del personal supervisor, disminuye el
tiempo en que ste dedica a supervisar al
personal de la unidad y asimismo procura definir
las responsabilidades de trabajo en cada ocasin
del cambio del personal.
REVISADO:

FECHA FINAL:
REF: CA1-1
Existen normas y procedimientos descritas en un manual para las actividades ordinarias de

esta dependencia?
RESPUESTAS
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
NUNCA
100%
Es de observar que el total de funcionarios (100%), sealaron la opinin de

nunca, esto es en virtud, de que la unidad no cuenta con un manual de funciones y
procedimiento.

Evaluacin del Control Interno del Procedimiento
de Nmina
FECHA
FINAL:
REF: CA2
RECOMENDACIONES
CONDICIN: Falta de comunicacin entre la En virtud de la importancia que significa el

oportuno registro de las operaciones con el
propsito de lograr obtener un mejor control
interno, se hace necesaria una mejora sustancial
en la comunicacin entre los diferentes
departamentos involucrados en el proceso y
registro de las operaciones de nminas, es decir,
CRITERIO: Una informacin fluida y a afianzar una comunicacin directa y oportuna
entre las diferentes unidades.
tiempo.
unidad de Registro y Control con las distintas
reas ya sean administrativas o con los
Decanatos, por cuanto no existe un control que
garantice que todos los funcionarios estn
registrados en la nmina. ( Ver P/T CA2-1 )
EFECTO:
-Demoras en el proceso de revisin.

-Presentacin inapropiada de la informacin.
-Retrazo en la determinacin de los ajustes
pendientes de registro y por consiguiente de los
cierres.
-Pagos indebidos y extemporneos.
CAUSA:
-Burocracia.
-Procedimientos engorrosos.
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:
DIRECCIN DE RECURS OS HUMANOS

FECHA FINAL:
REF: CA2-1
Se realiza sin contratiempo la comunicacin entre esta unidad y otras dependencias que
intervienen en el proceso de trabajo y de gestin?
RESPUESTAS
FRECUENCIA
SIEMPRE
0
%
0
FRECUENTEMENTE
20%
ALGUNAS VECES
80%
NUNCA
Como se detalla en el papel de trabajo 8 de los trabajadores indicaron que algunas

veces se realiza sin contratiempo la comunicacin entre Registro y Control con las dems
unidades, el cual representa en 80% y el resto, es decir, 2 de ellos sealan que
frecuentemente existe una comunicacin sin contratiempo.

Evaluacin del Control Interno del Sistema de
Nmina
FECHA FINAL:
REF: CB1
RECOMENDACIONES
CONDICION: El sistema de nmina no La informacin veraz y oportuna en este proceso

permite emitir nminas estratificadas, conforme es de gran importancia por lo que se recomienda
a las necesidades de los usuarios
analizar la posibilidad de incluir al actual sistema
de nmina, una operacin que permita la
estratificacin de las mismas, con el fin de
facilitar el manejo y utilizacin de la
CRITERIO:
Emitir reportes de acuerdo a las necesidades de informacin.
informacin de los usuarios del sistema.
EFECTO:
-Demoras en el Proceso de Revisin
-Presentacin inapropiada de la informacin
-Retraso en la determinacin de los ajustes
pendientes de registro y por consiguiente de los
cierres.
CAUSA: El sistema que utilizan para elaborar

la nmina solo permite realizar todos los
clculos de la nmina, es decir, es un sistema de
registro de nmina ms no es un sistema de
nmina como tal. El sistema actual no archiva
datos histricos de las bases de datos, solo
archivos temporales donde los datos de los
empleados son reemplazados por las
actualizaciones y perdindose la informacin
anterior.
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:

FECHA FINAL:
REF: CB1-1
El sistema de nmina puede emitir reportes de nminas de manera estratificada?

RESPUESTAS
FRECUENCIA
SIEMPRE
0
%
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
NUNCA
100%
El sistema de nmina con que trabaja el departamento de Registro y Control no

cuenta con la opcin de emitir nminas de manera estratificadas, tal y como lo sealaron
los 10 funcionarios que laboran en esa unidad, lo cual representa el 100% de los
encuestados.
Nmina
FECHA FINAL:
REF: CB2
RECOMENDACIONES
CONDICION: No existen Manuales de
La utilizacin de un manual de normas

implica una medida de estandarizacin de
los procedimientos a ser aplicados. Por
medio de ellos se puede entrenar a las
personas que intervienen en los procesos,
asimismo en el caso de sustitucin de
CRITERIO: Existencia de manuales de empleados se puede minimizar el tiempo
funciones y procedimientos.
incurrido en la enseanza de cmo opera
tanto el equipo como el sistema.
Funciones y Procedimientos escritos, tanto para
los usuarios como para los programadores.
EFECTO: Los instructivos y polticas de

operacin proporcionan al operador informacin
sobre los procedimientos que debe seguir en
situaciones normales y anormales en el
procesamiento, la inexistencia de estos manuales
obliga la usuario a improvisar o suspender el
proceso,
generando
errores,
reprocesos,
desperdicio de tiempo, incrementando esto en el
costo del procesamiento de datos.
Es por ello que se debe elaborar un manual de

procedimiento que especifique claramente los
mtodos a seguir en cada una de las operaciones.
Una vez finalizado este manual se entrenara al
personal y se distribuira las funciones y deberes
de cada uno de los empleados as como la del
supervisor de estos.
Todo esto ayudara a incrementar los niveles de
eficiencia del personal, disminuyendo el tiempo
empleado por sus supervisores y as poder
definir las responsabilidades de cada uno.
CAUSA: La no existencia de una planificacin

por parte de la unidad de Organizacin y
Mtodos para la elaboracin de este tipo de
manuales.
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:

FECHA FINAL:
REF: CB2-1
Existen y son utilizados por los funcionarios de la unidad manuales de funciones y

procedimientos referente al manejo de los equipos y del sistema de nmina?
RESPUESTAS
FRECUENCIA
SIEMPRE
0
%
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
NUNCA
100%
De lo anterior podemos sealar que dentro de esta unidad no poseen manuales para
la utilizacin de los equipos del sistema de nmina, ya que el 100% de la poblacin
respondi Nunca.
Nmina
FECHA FINAL:
REF: CB3
RECOMENDACIONES
CONDICION: No se hacen mantenimientos La Direccin de Informtica debe contar con

peridicos ni al equipo ni al sistema, solo en disposiciones y reglamentos que coadyuven al
mantenimiento peridico tanto del hardware
caso de fallas.
como del software utilizado.
CRITERIO:
Formalizar la utilizacin
polticas de mantenimientos de los equipos.
Establecer normas de seguridad fsica tales

de como:
-Tener equipos de fuentes no interrumpibles
tanto en los terminales como en la red.
EFECTO: La capacidad de los equipos -Instalar detectores de humo que indiquen la

disminuye en virtud de que no se les efecta posible presencia de fuego.
mantenimiento preventivo, evidencindose fallas
internas y externas. Adems se puede traducir
internas y externas. Adems se puede traducir -Tener

extintores
y
adems
revisar
en perdidas irreparables de informacin o en continuamente su capacidad, que estn en fcil
costos muy elevados en la reconstruccin de los acceso, peso y tipo de producto que usa.
archivos y del equipo.
-Verificar la salida de emergencia.
CAUSA:
-Impedir ingerir bebidas o fumar donde estn

ubicados los equipos.
Debilidad en el proceso de elaboracin del

sistema.
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:


FECHA FINAL:
REF: CB3-1
Se realizan mantenimientos peridicos a los equipos?

RESPUESTAS
FRECUENCIA
SIEMPRE
0
%
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
80%
NUNCA
20%
El 80% de los trabajadores respondieron que algunas veces se realizan

mantenimientos peridicos a los equipos y el resto, correspondiente a un 20% respondi
que nunca.

Nmina
FECHA FINAL:
REF: CB4
RECOMENDACIONES
CONDICION:
No existen polticas de
Se debe restringir el acceso a los
seguridad en cuanto al acceso de la informacin
programas y archivos.
como en los respaldo de la misma.
Realizar peridicamente una verificacin fsica
del uso de los terminales y los reportes
obtenidos.
CRITERIO: Polticas de Seguridad para el Realizar auditoras peridicas.
acceso y respaldo de la informacin.
Se deben crear planes para manejar cualquier
tipo de contingencia que se presente y dotar al
personal de la informacin y entrenamiento para
llevar a cabo dentro del departamento las
EFECTO:
Esto puede ocasionar modificaciones en la actividades de respaldo.
base de datos contenidos en el sistema.

La no existencia de respaldo podra crear
problemas como la prdida de toda la
informacin archivada. Asimismo, el manejo de
estas actividades de respaldo por parte de la
unidad de informtica presenta cierta
dependencia del resto de las unidades hacia ella.
CAUSA: Deficiencia en el establecimiento de

polticas de seguridad por parte de la unidad de
informtica.
ELABORADO:
APROBADO:
REVISADO:

AUDITORIA AL: DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONT ROL DE LA

FECHA FINAL:
REF: CB4-1
Son utilizadas normas de acceso a los equipos as como el de realizar respaldo a la

informacin?
RESPUESTAS
FRECUENCIA
SIEMPRE
0
%
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
10%
NUNCA
90%
El 90% de los funcionarios indicaron que nunca se utilizan normas o polticas tanto
para el acceso a los equipos como
para la realizacin de respaldo de la informacin
contenida en el sistema. Asimismo el 10% contesta que algunas veces se establecan estas
normas o polticas pero de manera informal.
Nmina
FECHA FINAL:
REF: CB5
RECOMENDACIONES
CONDICION: El sistema no valida la entrada Se recomienda validar todos los datos de entrada
de datos tale como fecha, cedula, nombre, entre al sistema.
otros campos.
El sistema presenta la opcin de Movimiento
el cual permite realizar cambios o
modificaciones del mes a cada trabajador; al
seleccionar esta opcin se presenta una pantalla,
la cual solicita le sea introducida la fecha al cual
le corresponde la modificacin, no obstante, an
introduciendo ningn dato el sistema le permite
acceder al paso siguiente.
CRITERIO:
Todo sistema debe poseer

controles interno, los cuales no permitan el
acceso de datos errneos.
EFECTO: No existe control sobre los datos

que se incluyen en el sistema ocasionando
errores en el nombre del docente, nmero de
cedula incorrecto, sobrestimaciones, subestimaciones en la cancelaciones de sueldo o
primas.
CAUSA: Debilidad en la elaboracin del

programa.
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:


FECHA FINAL:
REF: CB5-1
El sistema de nmina est en capacidad de validar los datos que son introducidos al
mismo?
RESPUESTAS
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
0
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
NUNCA
10
100%
De los valores suministrados por ste cuadro se puede concluir que el sistema no
valida la informacin incluida, toda vez que todos los funcionarios (10) respondieron
Nunca a la repuesta que les formulo.
FECHA FINAL:
REF: D
CAPAITACION DA1
MOTIVACIN DB1
Direccin
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Capacitacin.
FECHA FINAL:
REF: D A 1
RECOMENDACIONES
CONDICIN: La unidad de Registro y Se recomienda a la unidad encargada de

Control no planifica su programa de cursos de planificar los programas de curso, solicitar las
capacitacin sino que depende del que le necesidades de actualizacin a cada uno de las
suministra la Unidad de Capacitacin y unidades y de esta manera organizar anualmente
el programa de cursos adaptados a los
Adiestramiento. (Ver P/T DC1-1 y DC1-2 )
requerimientos del personal de la universidad.
CRITERIO: Cada unidad debe solicitar al
Departamento de Capacitacin y Adiestramiento
su necesidad de curso de acuerdo al objetivo que
persigue el Departamento de Registro y Control.
EFECTO:
-Asistencia del personal a curso cuyo programa
no mantiene relacin con la materia necesaria
para actualizar al personal de esa unidad.
-El personal no se actualiza en el rea de trabajo.
CAUSA : Planificacin de los cursos por parte de
la unidad de Capacitacin y Adiestramiento sin
conocer las necesidades de cada unidad
ELABORADO:
APROBADO:
REVISADO:

FECHA FINAL:
REF: D A 1-1
Se exige en esta dependencia un perfil idneo para cumplir cabalmente con las funciones
y/o actividades designadas?
RESPUESTA
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
1
100%
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
NUNCA
El personal que labora en el departamento de Registro y Control tiene una

educacin profesional y tcnica y el que no presenta estos estudios tiene la
experiencia de varios aos desempeando este tipo de funciones
AUDITORIA AL: DEPARTAMENTO DE REGIS TRO Y CONTROL DE LA
FECHA FINAL:
REF: D A 1-2
La capacitacin del personal se ajusta a las metas y necesidades de la dependencia?

RESPUESTA
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
100%
NUNCA
El 100% de los que se les realiz esta pregunta contestaron que algunas veces
se ajusta el programa de capacitacin brindado por la unidad de Capacitacin y
Adiestramiento.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Motivacin.
FECHA FINAL:
REF: D B1
RECOMENDACIONES
CONDICIN: Existe debilidad en la poltica La motivacin esta relacionada con la

satisfaccin del personal. Una persona motivada
de incentivo. (Ver P/T DB1-1 y DB1-2 )
esta en capacidad de generar un esfuerzo que
incide en la capacidad de su trabajo.
CRITERIO: Poseer polticas de incentivo y Para alcanzar altos niveles de motivacin en el
motivacin al personal que labora en la trabajo se recomienda establecer polticas de
reconocimiento, al trabajo de calidad y ayuda al
institucin.
crecimiento profesional entre otros.
EFECTO:
- Desmejora los niveles de productividad.
CAUSA:
No se realizan estudios sobre la motivacin del
personal.
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:

NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Cuestionario No

FECHA FINAL:
1.
REF: D B1-1
Los logros obtenidos se deben ms a la mstica del personal que a los apoyos
institucionales?
RESPUESTA
FRECUENCIA
SIEMPRE
%
100%
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
NUNCA
El jefe del departamento respondi que siempre los logros se deben a la mstica del
personal a su cargo y no por los apoyos institucionales.


FECHA FINAL:
REF: D B1-2
Se les otorga reconocimientos e incentivos peridicos al personal que labora en esta

dependencia?
RESPUESTA
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
0
0
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
100%
NUNCA
La poltica que tiene la universidad en relacin a los reconocimientos e incentivos es

por aos de antigedad dentro de la institucin y esta clasificado para funcionarios que
cumplan 5, 10, 15 y 25 aos otorgndoles un botn ms un reconocimiento en dinero.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Coordinacin.
FECHA FINAL:
REF: E
COMUNICACIN EA1
ESPACIO FISICO EA2
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Comunicacin.
FECHA FINAL:
REF: EA 1
RECOMENDACIONES
CONDICIN: Falta de comunicacin entre la Ver P/T CA2

unidad de Registro y Control con las distintas
unidades involucradas en el proceso de
elaboracin de la Nmina. (Ver P/T EA1-1 y
CA1-2 )
CRITERIO:
Ver P/T CA2
EFECTO:
Ver P/T CA2
CAUSA :
Ver P/T CA2
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: EA 1-1
Existe un vinculo entre esta unidad y otras dependencias para el proceso de trabajo y
gestin?
RESPUESTA
FRECUENCIA
%
SIEMPRE
9
100%
FRECUENTEMENTE
ALGUNAS VECES
NUNCA
El total de trabajadores coincidieron en que la unidad tiene un vnculo continuo con

otras dependencias durante el normal desenvolvimiento de sus actividades.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Espacio Fsico.
FECHA FINAL:
REF: EB1
Se efectu una inspeccin en el rea de

trabajo para detectar cual es el ambiente
de trabajo en ese departamento
observndose las siguientes debilidades:
La unidad presenta grandes ventanales,
los cuales pueden ser arriesgado tanto
para la seguridad de los empleados ( en
caso de manifestaciones estudiantiles )
como para la seguridad de los equipos,
toda vez que permiten la entrada del sol,
lo cual es daino para los equipos.
Las ranuras de salidas del aire
acondicionado para el momento de la
visita se encontraban sucios, es decir,
llenas de polvo lo cual puede crear
problemas
de
alergias
en
los
trabajadores.
El departamento no cuenta con
detectores de humos que indiquen la
posible presencia de fuego.
La unidad no cuenta con una salida de
emergencia.
En cuanto a los extintores no se lleva un
control adecuado de los mismos.
RECOMENDACIONES
Evitar en los posible los grandes

ventanales o utilizar vidrios de
seguridad.
Los ductos y ranuras
del aire
acondicionado deben estar limpios.
Colocar detectores de humo.
Establecer una salida de emergencia
tenindola debidamente controlada para
evitar robos por medio de esta salida.
control adecuado de los mismos.

ELABORADO:
APROBADO:
REVISADO:
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Indicadores de Gestin.

FECHA FINAL:
REF: F
INDICADORES DE GESTION F1
INDICADORES DE GESTION F2

FECHA FINAL:
REF: F 1
De acuerdo con la metodologa utilizada por la Contralora General de la Repblica, establece que
en los organismos donde se aplique la Auditora de Gestin no presente indicadores, estos deben ser
propuestos, tomando en consideracin el estudio realizado, por lo que a continuacin se presentar
una series de indicadores, los cuales tienen base en la revisin bibliogrfica realizada con
anterioridad.
NOMBRE DEL
INDICADOR
FORMULA
SIGNIFICADO
Movimiento
de
personal
empleado
(
Renuncia
/
Fallecimiento / Destitucin )
MP = Fecha de recepcin del

Documento Fecha de
exclusin del funcionario de la
Nmina
Este indicador permite medir el

tiempo promedio empleado para
desincorporar un funcionario de
la nmina.
Movimiento
de
empleado ( ingreso )
personal
MP = Fecha de recepcin del Este indicador permite medir el

documento Fecha de inclusin tiempo promedio empleado para
del funcionario en la nmina
incorporar un funcionario de la
nmina.
Porcentaje de nminas
Personal Elaboradas
de PN = Total
nminas
elaboradas *100%
Total
nminas
planificadas que
van a lograr
Porcentaje de Liquidaciones de PL = Total de Liquid Prest
Prestaciones
Sociales .tramitadas *100%
Tramitadas
Total de Liquidaciones
Prest. Soc.
estimadas.
Relacin Horas/Hombres
RH = Horas/Hombres real por
actividad
Horas/Hombres
presupuestadas por
actividad.
Porcentaje
de
Bolivares PBE = Total Bs. Gastado por
empleado por actividad
actividad *100%
Total Bs
presupuestado por activ.
Permite medir el porcentaje de

efectividad de la gestin en la
elaboracin de las nminas.
Permite medir el porcentaje de

efectividad de la gestin en la
tramitacin de liquidacin de
Prestaciones Sociales.
Permite medir la proporcin
entre lo real y lo presupuestado.
Porcentaje de efectividad de la
gestin en bolvares gastado por
actividad.

FECHA FINAL:
REF: F 2
NOMBRE DEL
FORMULA
SIGNIFICADO
INDICADOR
Porcentaje de
Horas/Hombre
nmero
de PH = No deHoras/Hombre Porcentaje de Horas/Hombres

presup. Act *100%
de cada actividad en relacin a
Total Horas/Hombres las Horas/Hombres totales de la
unidad.
presupuest.
en la unidad
Proporcin del costo de una PC = Costo incurrido en una Permite medir la proporcin del
actividad
actividad
costo
real
contra
lo
Costo presupuestado de presupuestado de una actividad.
una actividad
Horas Extras
HE = Presupuesto de horas Mide la proporcin de horas
extras
extras presupuestadas sobre las
Total Horas Presupuestas reales.
Ausentismo
A = Horas
de Mide el grado de ausentismo en
ausencias *100%
el departamento.
Nmero total de horas
trabajadas
en el periodo
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Como resultado del proceso de investigacin y evaluados los datos recogidos por
los cuestionarios aplicados en el Departamento de Registro y Control de la Direccin de
Recursos Humanos durante el perodo comprendido desde 01 de Enero de 2000 al 31 de
Diciembre de ese mismo ao, se detectaron las siguientes observaciones:
Falta de difusin y divulgacin de la Misin y Visin institucional, las cuales

constituyen la justificacin conceptual de la universidad. Por medio de ellas se
puede mostrar el objetivo o fin ltimo que deben alcanzar cada una de las unidades
que forman parte de la institucin.
Se recomienda: La implementacin de campaas divulgativas para dar a conocer en qu

consisten estos conceptos y cun importantes son.
No existe una discusin peridica de los objetivos y metas propuestos, toda vez que
la Direccin de Recursos Humanos es la encargada de elaborar los mismos, sino la
participacin del personal operativo, lo que incide en que exista poco inters por
parte de stos en el desarrollo de sus actividades; de igual forma no le dan la debida
importancia que son el conocer los objetivos de la unidad donde laboran.
Se recomienda: Establecer reuniones donde participe todo el departamento en la

elaboracin, ejecucin y evaluacin de los objetivos, permitiendo que el personal se motive
y llegue a alcanzar estos objetivos de una manera eficiente y eficaz.
No existe una formalizacin de las polticas y estrategias del departamento,
vindose el Jefe del Departamento adoptar sus propios lineamientos en base a su
interpretacin
de las acciones de sus superiores, esto denota la poca importancia
que los gerentes le dan a la planificacin estratgica.
Se recomienda: El establecimiento de polticas y estrategias, las cuales sean coherentes

y eficaces. Asimismo es necesario establecer la utilizacin de estrategias para
contingencias, toda vez que el futuro siempre est sujeto a incertidumbres.
No existen instrumentos que permitan medir la calidad del producto final.
Se recomienda: Establecer mecanismos que permitan medir si los recursos humanos y

financieros se utilizaron de la mejor manera. Asimismo se puede medir la calidad de los
logros obtenidos.
No poseen una metodologa que permita recoger informacin real dl costo que
generan las actividades ejecutadas, tanto el personal subalterno como el jefe de la
unidad.
Se recomienda: Establecer mecanismos de recoleccin de la informacin real de los

recursos utilizados en la ejecucin de las actividades, con el fin de lograr obtener la
asignacin presupuestaria que permita llegar a lo previsto en el Plan Operativo, y as
establecer la vinculacin entre los dos instrumentos (plan presupuesto) que son tan
importantes para la universidad.
No existen Manuales de Funciones y Procedimientos, ocasionando falta de
uniformidad en la aplicacin de los procedimientos, prdida de tiempo en anlisis
adicionales, pagos indebidos y retrasos en los cierres de nminas.
Se recomienda: La elaboracin de un manual de normas y procedimientos el cual

permite el entrenamiento de los funcionarios involucrados en los procesos y minimizar el
tiempo del conocimiento de los procesos. El manual debe especificar claramente los
mtodos a seguir en cada una de las operaciones y que asigne a personal los deberes y
responsabilidades de sus cargos. La utilizacin de estos manuales incrementa la eficiencia
del personal supervisor, disminuye el tiempo en que ste dedica a supervisar al personal de
la unidad y asimismo procura definir las responsabilidades de trabajo en cada ocasin del
cambio de personal.
Confusin en cuanto al nivel que ocupa la Unidad de Registro y Control dentro de

la Estructura Organizativa de la Universidad.
Se recomienda: A la Unidad de Organizacin y Mtodos, aclarar cul es la posicin de

Registro y Control dentro de la Direccin de Recursos Humanos.
Existencia de una Estructura de Autoridad que no cumple con los niveles
jerrquicos establecidos, lo que quiere decir, que la ejecucin de ciertas actividades
dependen de la autorizacin por parte del Vice-Rector Administrativo. Dicho
trabajo debe ser efectuado en corto tiempo, originando esto, que los funcionarios
que laboran en esta actividad se encuentren bajo condiciones de presin. En
consecuencia, se puede observar que el concepto de autoridad se encuentra
involucrado el de poder por parte del nivel jerrquico superior, lo cual derivan
inconformidad por el personal de menos nivel dentro de la estructura.
Se recomienda: Una estructura de autoridad que permita la participacin de las bases y

de esta manera facilitar el ejercicio de autoridad.
Falta de comunicacin entre la Unidad de Registro y Control con las distintas reas,
ya sea administrativa o con los Decanatos, creando esto demoras en el proceso,
presentacin inapropiada de la informacin, retraso en la determinacin de los
ajustes pendientes de registro y por consiguiente de los cierres, y por ltimo, pero
no menos importante, la cancelacin de pagos indebidos o extemporneos.
Se recomienda: Que en virtud de la importancia que signifcale oportuno registro de las

operaciones con el propsito de lograr obtener un mejor control interno, se hace necesario
una mejora sustancial en la comunicacin entre las diferentes unidades involucradas en el
proceso y registro de las operaciones de nminas, es decir, afianzar una comunicacin entre
las diferentes unidades.
En relacin a la evaluacin realizada al sistema de nminas (programa) se

detectaron las siguientes debilidades:
-
El sistema de nmina no permite emitir nminas estratificadas, conforme a

las necesidades de los usuarios.
No existen Manuales de Funciones y Procedimientos, tanto para el usuario

del sistema como para los programadores.
No se hacen mantenimientos peridicos, ni al equipo ni al sistema, slo en

caso de fallas.
No existen polticas de seguridad en cuanto al acceso de la informacin

como el los respaldos de las mismas.
El sistema no valida la entrada de datos tales como fecha, cdula, nombre,

entre otros campos.
Se recomienda para cada uno de estos casos, lo siguiente:

-
Analizar la posibilidad de incluir al actual sistema de nmina, una operacin

que permita la estratificacin de las mismas, con el fin de facilitar el manejo
y utilizacin de la informacin.
Elaborar un manual que especifique claramente los mtodos a seguir en cada

una de las operaciones.
La Direccin de Informtica debe contar con disposiciones y reglamentos

que coadyuven al mantenimiento peridico tanto del hardware como el
software utilizado.
Se debe restringir el acceso a los programas y archivos; asimismo, se debe

dotar al personal del Registro y Control de la informacin y entrenamiento
para llevar a cabo las actividades de respaldo, sin verse en la necesidad de
depender de la Direccin de Informtica para realizar este tipo de

actividades.
Validar todos los datos de entrada al sistema.

El Departamento de Registro y Control no planifica su programa de
asistencia a cursos de capacitacin, sino que dependen del suministrado por el

Departamento de Capacitacin y Adiestramiento, esto ocasiona que el personal
asista a cursos cuyo programa no est acorde con las necesidades de actualizacin
del departamento.
Se recomienda a la unidad encargada de planificar los cursos de actualizacin, solicitar

a cada unidad sus requerimientos, para poder satisfacer las necesidades de capacitacin que
se tenga.
Existe una debilidad en la poltica de incentivo y motivacin del personal. La
motivacin est relacionada directamente con la satisfaccin del personal, una
persona motivada est en capacidad de generar un esfuerzo que incida en la
capacidad de su trabajo.
Para alcanzar estos niveles de motivacin en el trabajo se recomienda establecer

polticas de reconocimientos al trabajo de calidad y ayuda al crecimiento profesional, entre
otros.
Con respecto al espacio fsico del Departamento de Registro y Control, se observ
los siguiente:
-
La unidad presenta grandes ventanales, los cuales pueden ser arriesgados,

tanto para la seguridad de los empleados (en caso de manifestaciones
estudiantiles), como para la seguridad de los equipos toda vez que permiten
la entrada del sol, lo cual es daino para los equipos.
Las ranuras de las salidas del aire acondicionado
para el momento de la
visita, se encontraban sucios, es decir, llenas de polvo, lo cual puede crear

problemas de alergias a los trabajadores.
-
El departamento no cuenta con detectores de humos que indiquen la posible

presencia de fuego.
La unidad no cuenta con una salida de emergencia.
En cuanto a los extintores, no se lleva un control adecuado de los mismos.
Recomendaciones:
-
Evitar en lo posible los grandes ventanales o utilizar vidrios de seguridad

que resistan golpes u otras situaciones.
Los ductos y ranuras de salidas del aire acondicionado deben estar limpios.
Colocar detectores de humo.
Establecer una salida de emergencia tenindola debidamente controlada para

evitar robos por medir de esta salida.
La unidad no posee indicadores de gestin, los cuales representan una expresin

cuantitativa de una actividad, proceso o sistema, cuyo resultado al ser comparado
con algn nivel de referencia, puede sealar una desviacin.
Se recomienda: Aplicar los indicadores de gestin propuestos por esta investigacin,

para medir la eficiencia, eficacia y la economa en el uso de los recursos.
BIBLIOGRAFA
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CONTABILIDAD
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THIERAUF, ROBERT. 1998. Auditora Administrativa. Editorial Limusa Mxico.
PROGRAMA DE AUDITORIA DE GESTION

Nombre de la Empresa: Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado
Auditora al: Departamento de Registro y Control de la Direccin de Recursos Humanos
DETALLE
OBJETIVOS
-Examinar y evaluar que la

gestin del departamento de
Registro y Control se corresponda
con los objetivos y metas
establecidas.
-Determinar las causas y efectos
de las posibles desviaciones en el
logro de los objetivos y metas.
-Determinar la eficiencia, eficacia
y economa con que operan.
PROCEDIMIENTOS
GENERALES
1.- Obtener las disposiciones
Legales y normativas relativas al
departamento.
2.- Bsqueda y anlisis sistmico
de la informacin que tenga el
Departamento.
PLANIFICACIN
1.- Identificar la Misin y Visin
de la Universidad, as como la
Misin interna del departamento.
2.- Determinar si las actividades
desarrolladas estn dirigidas al
logro de los objetivos y metas.
3.- Verificar que las funciones
desempeadas por el personal
adscrito al departamento estn
encaminadas al cumplimiento del
Plan Operativo.
4.- Detectar la asignacin
presupuestaria en le presupuesto
FECHA DE FECHA DE
INICIO
TERMIN.
REF.
HECHO POR
de la Institucin.
ORGANIZACIN
1.- Realizar una recopilacin de la
Estructura Organizativa as como
de sus manuales de Funciones y
Procedimientos.
PREPARADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
PROGRAMA DE AUDITORIA DE GESTION

Nombre de la Empresa: Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado
Auditora al: Departamento de Registro y Control de la Direccin de Recursos Humanos
DETALLE
CONTROL INTERNO
1.- Evaluar el Control Interno que
tiene establecido la unidad.
DIRECCIN
1.- Analizar el proceso de
liderazgo, motivacin y
capacitacin del personal que
labora en esa unidad.
2.- Realizar una inspeccin al sitio
de trabajo, verificando con que
equipos de computacin cuentan,
espacio fsico y equipos de
comunicacin tanto al exterior
como en el interior de la oficina.
INDICADORES DE GESTION
1.- Conocer acerca de los
indicadores de gestin que maneja
FECHA DE FECHA DE
INICIO
TERMIN.
REF.
HECHO POR
el departamento. En caso de no
poseerlos se deber proponer los
que ms les convenga.
2.- Aplicar los indicadores de
gestin para medir los niveles de
eficacia, eficiencia y economa.
PREPARADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
PAPELES DE TRABAJO
VERIFICACIN DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACINAL, PLAN DE

GESTIN Y FINANCIAMIENTO.
NOMBRE DE LA AUDITORA: GESTIN.
EMPRESA AUDITADA: Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado
AUDITORIA AL : Departamento de Registro y Control de la Direccin de Recursos
Humanos.
TEMAS A
SUB-TEMAS
CHEQUEO
VERIFICAR
SI NO OBSERVACIONES
DEFINICIN DEL
Leyes y Normas
MARCO
Misin
ORGANIZACIONAL Visin
ACCIONES
Estrategias
ORGANIZACIONALES Objetivos
Actividades
SOPORTE
Tipo de Organizacin
ESTRUCTURAL
Procesos
Matricial
Funcional
ESQUEMA DE LA
Organigrama
ORGANIZACIN
Procedimientos
Normas Internas
Delegacin/Autoridad/Responsabilidad
DIAGNOSTICO
Fortalezas y Debilidades
GENERAL DE LA
reas Crticas
UNIVERSIDAD
Externo: Aspectos del entorno que
afectan a la Institucin ( Amenazas y
Oportunidades)
DEFINICIN DEL
Objetivos
PLAN OPERATIVO DE Metas
LA UNIDAD
INDICADORES DE
GESTIN
PRESUPUESTO
SISTEMA DE
INFORMACIN
Definidos por la Institucin en el rea

Elaboracin/Presentacin/Aprobacin
Ejecucin
Partidas Presupuestaria
Flujo de Informacin
Procesamiento
Generacin de Reportes
LISANDRO ALVARADO
BARQUISIMETO
FECHA: / /
INSTRUMENTO No 1
JEFE DEL DEPARTAMENTO
CUESTIONARIO
Seale con una equis (X) la respuesta que usted considere conveniente y ajustada,
para cada una de las preguntas que se le formula a continuacin:
A
SIEMPRE
B
FRECUENTEMENTE
C
ALGUNAS VECES
PREGUNTAS
1. Son divulgadas la Misin y Visin de la Universidad a las

personas que trabajan en este departamento?
2. Se realizan reuniones continuas con todo el personal de la
dependencia para designar las tareas y el control y desarrollo de los
procesos?
3.Se realizan informes por cada actividad sealando costo horas
hombres y el tiempo empleado en la misma?
4.Cada actividad desarrollada
en esta dependencia est bajo la
responsabilidad de una persona?
5. Se les otorga reconocimiento e incentivos peridicos al personal que
labora en esta unidad ?
6.Se exige en esta dependencia un perfil idneo

para cumplir cabalmente con las funcio9nes y/o
actividades designadas?
7. Se evaluan oportunamente las actividades realizadas para observar si
presentan o no errores ?
8.Tiene el departamento indicadores de gestin

que permita evaluar los niveles de eficacia,
eficiencia y economa?
D
NUNCA
LISANDRO ALVARADO
BARQUISIMETO
FECHA: / /
INSTRUMENTO No 2
PERSONAL OPERATIVO
CUESTIONARIO
Seale con una equis (X) la respuesta que usted considere conveniente y ajustada,
para cada una de las preguntas que se le formula a continuacin:
A
SIEMPRE
B
FRECUENTEMENTE
C
ALGUNAS VECES
PREGUNTAS
1. Son divulgadas la Misin y Visin de la Universidad a las personas
que trabajan en este departamento?
2. Existe una discusin peridica entre el personal operativo y su jefe
inmediato en relacin a los objetivos y metas de ese departamento?
3. Se lleva un control estadstico de las actividades desempeadas por
los funcionarios?
4. Las actividades que se ejecutan en este departamento proceden de un
plan op erativo?
5.El producto final de esta dependencia cumple con el total indicado en
el plan operativo?
6. Se puede medir la calidad del producto final alcanzado por el
departamento?
7. Participa el personal operativo en la elaboracin del presupuesto de la
unidad?
8. Dentro de la estructura organizativa de la Direccin de Recursos
Humanos, usted como cataloga a su unidad ?
Departamento.
Seccin
9. Existen normas y procedimientos y descritas en un manual para las
actividades ordinarias de esta dependencia?
D
NUNCA
10. Existe compromiso con el alto nivel gerencial de esta institucin con
relacin a las actividades realizadas por usted
11. Los logros obtenidos se deben ms a la mtica del personal que a los
apoyos institucionales?
12. L a capacitacin del personal se ajusta a las necesidades de la
dependencia?
13. Se realizan sin contratiempo la comunicacin entre esta unidad y
otras dependencias que intervienen en el proceso de trabajo y gestin?
14. El sistema de nmina puede emitir reportes de manera estratificada?
15. Existen y son utilizados los Manuales de Funciones y
Procedimientos para los usuarios de los equipos y del sistema de nmina?
CONTINUACIN
16.- Se realizan mantenimiento peridico a los equipos?
17. Son utilizados normas para accesos a los equipos as como el de
realizar respaldo a la informacin?
18.El sistema de nmina esta en capacidad de validar los datos
incorporados en el mismo?
19. Tiene el departamento indicadores de gestin que permita evaluar
los niveles de eficiencia, eficacia y economa
20. Son utilizados normas para accesos a los equipos as como el de
realizar respaldo a la informacin?
21.- Existen vnculos entre esta unidad y otras dependencia para el
proceso de trabajo y gestin?
MATRIZ DE CORRECCIN
Ttulo del Trabajo de Grado: Auditoria de Gestin en el Departamento de Registro y
Control de la Direccin de Recursos Humanos de la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado.
INSTRUMENTO No 1
NUMERO
DE ITEMS
PERTINENCIA
SI
1
2
3
4
5
6
7
8
NO
COHERENCIA
SI
NO
CLARIDAD DEL
LENGUAJE
SI
NO
OBSERVACIONES
MATRIZ DE CORRECCIN
Ttulo del Trabajo de Grado: Auditoria de Gestin en el Departamento de Registro y
Control de la Direccin de Recursos Humanos de la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado.
INSTRUMENTO No 2
NUMERO
DE ITEMS
PERTINENCIA
SI
2
3
4
5
6
7
8
NO
COHERENCIA
SI
NO
CLARIDAD DEL
LENGUAJE
SI
NO
OBSERVACIONES
9
10
11
12
13
14
15
16
CONTINUACIN
NUMERO
DE ITEMS
PERTINENCIA
SI
17
18
19
20
21
NO
COHERENCIA
SI
NO
CLARIDAD DEL
LENGUAJE
SI
NO
OBSERVACIONES
Barquisimeto, 25 de abril de 2001

Ciudadana.
Lic. Lucia de Orellana
Presente.
Por medio de la presente, me dirijo a usted con la finalidad de solicitar su colaboracin para
la validacin del instrumento adjunto, el cual ser utilizado en el trabajo Especial de Grado titulado:
Auditora de Gestin en el Departamento de Registro y Control de la Direccin de Recursos
Humanos de la Universidad Lisandro Alvarado (D.R.C.U.C.L.A.) de Barquisimeto a fin de
optimizar su funcionamiento.
Sin otro particular a que hacer referencia, se suscribe.
Atentamente,
_______________________
Evelyn c. Liscano A.
PRESENTACIN
El siguiente cuestionario tiene el propsito de obtener informacin

relacionada con el funcionamiento que se desenvuelve en el Departamento
de Registro y Control. Asimismo se busca tener una base que permita
formular sugerencias constructivas a la Universidad con relacin al
mejoramiento de la gestin que se desarrolla en cada una de sus unidades.
A continuacin se le presentan una serie de preguntas, las cuales
debe responder de manera objetiva, ya que los datos que se obtengan se
usarn estrictamente para la investigacin que s esta llevando a cabo.
Por lo cual se le agradece su gran colaboracin.
Usted debe marcar con una (X) la opcin de acuerdo con su
opinin.
El instrumento es annimo con el objeto de preservar su carcter
cientfico.
MUCHAS GRACIAS POR SU COLABORACION
Vice-Rectorado
Administrativo
Direccin de
Recurso Humanos
Unidad
Administrativa
Departament
o de
Captacin
Departame
nto
de
Compensaci
Departament
o
de
Evaluacin y
Departamento de
Relaciones
Laborales
Servicio Social
Laboral
Higiene y Seguridad
Industrial
Departamento de
Registro y
Control
Departam
ento
Archivo
de
Expedientes del
Personal

Contabilidad

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AUDITORIA DE GESTION EN EL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y

CONTROL DE LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DE LA

EVELYN CAROLINA LISCANO ARIAS

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

AUDITORIA DE GESTION EN EL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y

Evelyn Carolina Liscano Arias

Trabajo Especial de grado para optar al

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

AUDITORIA DE GESTION EN EL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y

Evelyn Carolina Liscano Arias

Trabajo Especial de grado aprobado

Prof. Juan Leal

Prof. Lidia Colmenarez

Prof. Pedro Rangel

AUDITORIA DE GESTION EN EL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL

Evelyn Carolina Liscano Arias

El objeto de estudio de este trabajo especial de grado, consiste en la aplicacin de una

EVELYN CAROLINA LISCANO ARIAS

Egresada de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado en el ao 1995

Candidata para obtener el grado de Especialista en Contadura Pblica, Mencin

Planteamiento del Problema..............................................................

Justificacin y Utilidad del Estudio...................................................

Definicin de Auditora de Gestin................................................

Etapas de la Auditora de Gestin..................................................

Tcnicas de la Auditora de Gestin...............................................

Tcnicas de Recoleccin de Datos...................................................

Tcnica y Anlisis o Interpretacin..................................................

En este contexto, es necesario que la Universidad Centroccidental Lisandro

La puesta en marcha de una auditora de gestin requiere de un proceso previo de

A diferencia de la auditora financiera la auditora de gestin no estandariza el uso

En otro orden de ideas, la presente investigacin esta centrada en la aplicacin de

auditora de gestin en el Departamento de Registro y Control de la Direccin de

Recursos Humanos de la Universidad Lisandro Alvarado, con el propsito de evaluar la

Esta investigacin se encuentra subdividida en:

Captulo I, se describe el Planteamiento del Problema, los Objetivos, Justificacin y

Captulo III, se identifica como el Marco Metodolgico

y esta integrado por la

Naturaleza de la Investigacin, Poblacin, Tcnicas de Recoleccin de Datos, Tcnica de

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente las organizaciones se estn enfrentando a cambios continuos debido al

Segn el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos en su libro Auditora

Desempeo seala, que los gobiernos Latinoamericanos se estn viendo en la necesidad de

en su obra Gestin Calidad y Competitividad (1996) define a la

el control comprueba si se han logrado o no los

resultados previstos (pg 15).

En consecuencia la gestin que se lleve a cabo en una organizacin ya sea pblica o

En un plano ms especifico, como es el caso de la Universidad Centroccidental

a la gestin a nivel general la Direccin de Planificacin de la

Universidad realiz un estudio denominado Evaluacin Institucional de la Universidad

Se elaboran las nminas de aumento de sueldo o de algn pago especial

momento en que llegan los recursos para la cancelacin de dichos

por el corto tiempo que tienen para realizar

No se lleva un control de las actividades y/o funciones que realizan cada

Existen actividades que se realizan solo con la autorizacin del Vice-

Rectorado Administrativo, lo cual afecta la funcin de direccin del jefe de ese

No realizan conciliacin de informacin con las unidades donde se

En relacin a la elaboracin de pagos por concepto de prestaciones

sociales no planifican un cronograma de pagos, originando un descontento en los

De lo anterior se denota que existe una debilidad en las funciones de planificacin,

Registro y Control de la Direccin de Recursos Humano de la Universidad Lisandro

Diagnosticar la gestin en la D.R.C.U.C.L.A.

Caracterizar la Auditora de Gestin como una estrategia.

Aplicar la auditora de gestin en el D.R.C.U.C.L.A.