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MANUEL VLEZ C.
PAULO VLEZ L.
En las pginas siguientes, se presenta un marco de directrices bsicas para la auditora de sistemas de gestin de calidad a
las instituciones de educacin superior, en especial de sus programas de postgrado. En este trabajo se indaga, bsicamente
sobre, la conceptualizacin de la auditora de sistemas y la particularizacin de las categoras de auditora, adems se
aborda los principios de auditora, la gestin de un programa de auditora, las actividades bsicas de la auditora de sistemas
y, se delinea un criterio sobre la competencia y evaluacin de los auditores desde la perspectiva de la auditora de sistemas
de gestin de la calidad. De esta manera, la intencin de este estudio, es articular y aplicar una metodologa alternativa de
auditora de sistemas de gestin de calidad en las instituciones de educacin superior y sus programas de postgrado. En los
anexos (1.1 y 1.3), adaptados de formatos proporcionados en eventos acadmicos y cientficos, se presentan formatos para
el Plan de Auditoria, y para, el Informe de Auditora de Certificacin.
Palabras Clave:
Auditora, Calidad, Educacin Superior, Postgrado, Certificacin, ISO
1.1.- Antecedentes
La auditora de sistemas de gestin de calidad, surge
como auditora de calidad en la dcada del 60, con
motivo del desarrollo industrial, pero su aplicacin
prctica, la podemos situar en los aos setenta con
motivo del desarrollo de normas de auditora para
evaluar especialmente los aspectos de calidad de la
industria norteamericana de las plantas de energa
nuclear -como las publicadas en 1978 bajo la
denominacin
ANSI/ASME
N45.2.23-1978
CUALIFICACIN DEL PERSONAL DE AUDITORA DEL
PROGRAMA DE GARANTA DE LA CALIDAD PARA LAS
PLANTAS DE ENERGA NUCLEAR1-; luego vendra otras
publicaciones de normas emitidas por pases como
Canad, Estados Unidos y Reino Unido, sin embargo es
solo en el ao 2002, con la Organizacin Internacional
para la Normalizacin (ISO)2, que se llega a un acuerdo
para estandarizar a escala mundial, dicho acuerdo se
hizo realidad con la elaboracin y publicacin de las
DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE LOS SISTEMAS DE
GESTIN DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL: ISO
19011:2002.
ISO 19011:2002 proporciona orientacin sobre la
gestin de los programas de auditora y permite a la
1
entrega,
los
procedimientos
para
la
implementacin y la medicin de resultados; las
condiciones para la aceptacin de la educacin en
el momento de la entrega; y, la mejora continua de
estos procesos y la provisin de recursos tambin
estn incluidos.
(1)
(2)
(3)
(5)
(5)
(6)
(7)
(8)
Prioridades de la direccin;
Propsitos comerciales;
Requisitos del sistema de gestin;
Requisitos
legales,
reglamentarios
contractuales;
Necesidad de evaluar a los proveedores;
Requisitos del cliente;
Necesidades de otras partes interesadas, y
Riesgos para la organizacin.
Nivel 1
Manual de Calidad
Nivel 2
Procedimientos del Sistema
Fuentes de informacin
Instrucciones de Trabajo
Evidencia de la auditora
Nivel 4
Hallazgos de la auditora
Revisin
Conclusiones de la auditora
Informe de No Conformidad
Nombre del Cliente:
Tipo: Pre-Evaluacin
No. REFERENCIA:
ISO 9001/
ISO 14001
Elemento/Nmero
de Clusula
EVIDENCIA:
Nmero de
Documento
de Cliente
Resultado
Clasificacin
Mayor/Menor
Fecha:
Otro (Explique):
DESCRIPCION:
Resultado/Comentarios/Evidencia
Mayor
Menor
2
Mayor
Menor
3
Mayor
Menor
4
Mayor
Menor
5
Mayor
Menor
6
Mayor
Menor
Las
no
conformidades
pueden clasificarse en
7
Mayor
desviacin menor si existe Menor
un incumplimiento puntual
Mayor de un apartado de un
y,8 ocasional de un requisito
Menor
procedimiento
o de un puntoMayorde la norma; desviacin
9
Menor
mayor si no se aplican de forma
continuada o por un
FUENTE: Material
del C requisitos de un apartado de un
colectivo
varios
procedimiento o de un punto de la norma; desviacin
crtica si no aplica nunca por un colectivo o
sistemticamente un procedimiento o de un captulo del
manual de calidad; y, en observacin por mala
prctica evidente.
MANUEL VLEZ C.
PAULO VLEZ L.
Facultad de Artes
Universidad de Cuenca
paulo.velez@ucuenca.edu.ec
Abril de 2008
Referencias
(1) Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin
(AENOR), (2002): Directrices para la auditora de los
sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental, ISO
19011:2002. Madrid: AENOR
(2) Committee Of Sponsoring Organizations Of The
Treadway Comisin (COSO), (2005): Administracin de
Riesgos Corporativos Marco Integrado. Colombia:
PricewaterhouseCoopers.
(3) Federacin Internacional de Contadores (2007): Normas
Internacionales de Auditora y Aseguramiento. Suiza:
Internacional Auditing and Assurance Standard Board
(LAASB).
(4) Instituto Ecuatoriano de Normalizacin (INEN) (s/f):
Directrices para la Auditora de Sistemas de la Calidad,
ISO 9001:2000. Quito: UNIT-ISO.
(5) Institute of Internal Auditors (2003): Normas
Internacionales para el Ejercicio Profesional de la
Auditora Interna, NEPAI.
(6) Instituto Mexicano de Normalizacin y Certificacin A.C.
(2003): Gua de Aplicacin IWA-2:2003: Sistemas de
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
Anexo 1.121
PLAN DE AUDITORIA
Nombre de la Compaa:
Localizacin / Direccin de Auditoria:
Representante de la Gerencia:
Nmero de Cliente:
Tipo de auditoria: Pre-evaluacin
Equipo de Auditoria:
Fechas de Auditoria:
Objetivos de Auditoria:
Alcance de Auditoria:
Criterio de Auditoria:
Idioma predominante:
Circulacin:
Documentos de referencia:
Declaracin de confidencialidad:
Auditoria de Certificacin
Vigilancia
Toda la informacin evidenciada durante la realizacin de esta auditora ser tratada con estricta
confidencialidad, y no se revelar a ningn tercero sin el consentimiento escrito del cliente, excepto como
lo requieran las Autoridades de Acreditacin para su evaluacin del Esquema de Certificacin del Sistema
de Calidad/Ambiental de CQR.
Programacin de la Auditoria
Tiempo
Fecha:
Hora:
Auditor lder
Reunin de Apertura:
Reporte Diario:
Reunin de Cierre:
Almuerzo:
Auditor
Preparado por:
Fecha:
Aprobado por:
Fecha:
21
Los anexos 1.1, 1.2, y 1.3, son formatos adaptados y particularizados por los autores, de varios eventos acadmicos y
cientficos nacionales e internacionales, de su prctica profesional, y en especial de la Norma ISO 19011. El anexo 1.3,
en todos sus formatos cuenta con los respectivos permisos de reproduccin de REDESEP Co. Ltd. En lo fundamental se
ha ejemplificado estos formatos teniendo en cuenta y siguiendo las normas ISO vigentes.
NOTIFICACIN DE ASIGNACIN
Anexo 1.2
Fecha:
Para:
ANEXO N 2.2
De:
NOTIFICACIN DE ASIGNACIN
Fecha(s) Asignada(s):
Nmero de das de
Fecha:
Auditoria:
Para:
Cliente No:
De:
Equipo de Auditoria:
Auditor Lder:
Fecha(s) Asignada(s):
Auditores:
Nmero de das de
Auditoria:
Alguno de los auditores ha brindado consultora a este cliente dentro de los ltimos
Cliente
No:
24 meses?
S
NO
Equipo de Auditoria:
Auditor Lder:
Auditores:
Alguno de los auditores ha brindado consultora a este cliente dentro de los ltimos
24 meses?
S
NO
12
Anexo 1.3
INFORME DE AUDITORIA DE CERTIFICACION
13
00/0m/200X 00/0m/200X
(Identificacin del lder del equipo auditor y de los miembros del equipo auditor)
Preparado por:
Nombre. Auditor Lder
(Fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditora in situ)
Preparado
Por: ___________________________
Nombre.
Lead Auditor
Aprobado
Por: ___________________________
Nombre.
Gerente General o designado
14
Fecha:
00/0m/200x
____________________
Fecha:
00/0m/200x
____________________
ndice
Seccin
Pagina
1.
Programa de Auditoria
2.
Informe de Auditoria
3.
Apndices
Matriz de la actividad de auditoria
Resumen de notas de no-conformidad
Notas de no-conformidad/ Solicitud de accin del cliente
Resumen de oportunidades para mejoramiento
Lista de Distribucin
Rector Universidad
Decano Facultad
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Programa de Auditoria
I. Base para la auditora
NOMBRE DE LA COMPAA
DIRECCIN
ESTNDAR DE CALIDAD
II. Miembros y ttulos del equipo de auditora
AUDITOR
AUDITO LDER
III. Fecha de la auditora
IV. Objetivo de la auditoria
V. Alcance de la auditoria
VI. Agenda de auditora propuesta
Fecha:
Hora
Elemento
Procedimiento(s)
# Auditor
Fecha:
Hora
Elemento
Procedimiento(s)
# Auditor
Fecha:
Hora
Elemento
Procedimiento(s)
# Auditor
Fecha:
Hora
Elemento
Procedimiento(s)
# Auditor
Fecha:
Hora
Elemento
Procedimiento(s)
# Auditor
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Informe de Auditoria
Introduccin
Estndar del Sistema:
ISO 9001
Emisin:
2000
TTULO
FUNCIN
Declaracin de Confidencialidad
Toda la informacin evidenciada durante la realizacin de esta auditora ser tratada con estricta confidencialidad, y no se
revelar a ningn tercero sin el consentimiento escrito del cliente, excepto como lo requieran las Autoridades Acreditadas para
esta evaluacin del Esquema de Certificacin del Sistema de Calidad de XXXXX.
17
Conclusiones de la Auditoria
18
Fecha
Fecha
Fecha
Clausula
Total
n/a: No aplicable a la organizacin auditada
19
Categora
Menor
Mayor
Nmero de cliente:
..
ISO 9001
ISO 14001
AS 9000
Elemento #:
Clusula #:
Mayor
Menor
Fecha de Auditoria:
Procedimiento de Cliente #
Nmero CAR ..
Audito Lder:
.
RESULTADO:
ACCION CORRECTIVA:
CAUSA INICIAL:
SI_________
Fecha de Finalizacin:
APROBACIN DE ACCIN CORRECTIVA
NO____________
Auditor Lder:
Fecha:
Documento Adjunto de Apoyo? SI_________
NO____________
IMPLEMENTACIN DE ACCIN CORRECTIVA
Satisfactorio:
SI_________
NO____________
Auditor Lder:
Comentarios:
Fecha:
20
Fecha de Respuesta
Acordada: 10/22/2002