Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
ro
MS Excel
-suport curs-
Cuprins:
1.
INTRODUCERE .............................................................................................................................. 1
1.1.
1.2.
2.
FUNCTIILE DE BAZA..................................................................................................................... 2
2.1.
DESCHIDEREA EXCEL ................................................................................................................ 2
2.2.
NAVIGAREA IN FOILE DE LUCRU ................................................................................................... 2
2.2.1.
Selectarea unei celule ..................................................................................................... 2
2.2.2.
Folosirea combinatiilor de taste pentru navigarea in foile de lucru ................................. 3
2.3.
SELECTAREA UNUI GRUP DE CELULE ........................................................................................... 5
2.3.1.
Selectarea unui rand ....................................................................................................... 5
2.3.2.
Selectarea unei coloane .................................................................................................. 5
2.3.3.
Selectarea tuturor celulelor dintr-o foaie de lucru ........................................................... 5
2.3.4.
Selectarea celulelor adiacente ........................................................................................ 6
2.3.5.
Selectarea celulelor neadiacente .................................................................................... 6
2.4.
DESPRE FORMULE SI REFERINTE IN CADRUL CELULELOR .............................................................. 7
2.4.1.
Crearea de formule.......................................................................................................... 7
2.4.2.
Definirea de nume ......................................................................................................... 14
3.
4.
6.
7.
10.
1.
Introducere
1.1.
Microsoft Excel
Microsoft Excel (MS Excel) este un program creat de Microsoft Corporation pentru a
furniza utilizatorilor calculatoarelor numeroase functii ce permit organizarea si/sau
prezentarea grafica a datelor si analizarea informatiilor prin functii de baze de date. Aplicatia
poate fi folosita pentru realizarea a numeroase calcule matematice, financiar-matematice si
statistice. Mai mult, exista o multitudine de functii speciale care permit utilizatorilor, de
exemplu, sa compare date logic, sa consolideze date si sa foloseasca proceduri de repetare.
Limbajul de programare Microsoft Visual Basic permite utilizatorilor sa automatizeze serii de
actiuni recurente prin folosirea unui instrument de inregistrare macro si sa genereze aplicatii
complete.
Ideea de baza a unui astfel de program de calcul tabelar este sa reflecte o cale familiara de
utilizare a foii de hartie, a creionului si a calculatorului de birou prin tehnologia moderna a
computerului.
Zona de lucru este reprezentata de foaia de lucru a carei sectiune curenta este afisata pe
ecran. Un fisier este alcatuit din una sau mai multe foi de lucru si poate fi salvat ca un fisier
Excel. Celulele reprezinta cea mai mica parte a fisierului Excel. Fiecare celula este definita
concret prin litera coloanei sale (de la A la IV) si prin numarul liniei sale (de la 1 la 65536) si
poate contine numere, date text, formule si functii cu referire la alte celule din foaia de lucru
sau chiar din alte fisiere Excel.
1.2.
2.
2.1.
Functiile de baza
Deschiderea Excel
Programul Excel se deschide prin aceeasi modalitate prin care se deschid si celelalte
aplicatii Microsoft Windows, printr-un click pe comanda Programe din meniul Start si apoi
printr-un click pe programul Microsoft Excel.
2.2.
2.2.1.
O celula se selecteaza prin mutarea cursorului pe celula dorita si prin apasarea butonului
stang al mouse-ului.
Marginile celulei active sunt evidentiate prin ingrosare, iar adresa celulei apare in caseta de
nume.
Caseta de nume
Bara de formula
Pentru a finaliza introducerea datelor in celula activa, apasati ENTER. Puteti proceda in felul
urmator (in conformitate cu setarile standard ale Excel):
ENTER
ENTER + SHIFT
TAB
(Cand doriti introducerea de valori in lista, de exemplu: daca ajungeti la ultima celula din lista
de date introdusa si apasati tasta ENTER, celula activa devine in mod automat cea de la
inceputul listei)
Setarile de baza ale Excel se pot modifica printr-un click pe Options (Optiuni) din meniul
Tools (Unelte) si prin selectarea butonului de Edit (Editare).
Pentru modificarea sau editarea continutului unei celule existente:
Tastati F2 sau
Faceti click stanga in bara de formula sau
Faceti dublu click pe celula activa
Microsoft Excel distinge intre datele introduse in format text, care sunt aliniate la stanga, si
datele introduse de format numar, care sunt aliniate la dreapta.
2.2.2.
lucru
HOME
CTRL + HOME
CTRL + END
CTRL + PAGE UP
CTRL + PAGE DOWN
CTRL + SHIFT
ALT + TAB
CTRL +
CTRL +
CTRL +
CTRL +
Sfat
Aceste combinatii de taste permit o navigare si selectare mai rapida in cadrul unor regiuni de
date de dimensiuni mari decat prin folosirea mouse-ului.
Folosirea combinatiilor de taste este o metoda ajutatoare atunci cand se doreste crearea
unei formule si trebuie selectate regiuni de date in foaia de lucru.
2.3.
2.3.1.
Pentru a selecta un rand intreg, faceti click stanga pe numarul randului respectiv situat in
capatul acestuia. Daca doriti selectarea unui grup de randuri adiacente tineti apasat butonul
mouse-ului si miscati cursorul peste numarul tuturor acestor randuri.
Pentru selectarea liniei celulei active se poate folosi si combinatia de taste SHIFT +
SPACEBAR.
2.3.2.
Pentru a selecta o coloana intreaga faceti click stanga pe litera coloanei respective situate in
capatul acesteia. Daca doriti selectarea unui grup de coloane adiacente tineti apasat butonul
mouse-ului si miscati cursorul peste litera tuturor acestor coloane.
Pentru selectarea coloanei celulei active se poate folosi si combinatia de taste CTRL +
SPACEBAR.
2.3.3.
Selectarea tuturor celulelor dintr-o foaie de lucru se face prin apasarea cu butonul stang al
mouse-ului a butonului SELECT ALL (Selecteaza tot) din coltul din stanga sus al foii de lucru
sau prin combinatia de taste CTRL + A.
Selecteaza
tot
2.3.4.
Pentru a selecta o regiune de celule adiacente faceti click stanga pe coltul din stanga sus al
primei celule si trageti de cursor, tinand apasat click stanga pana in coltul din dreapta jos al
ultimei celule.
Puteti folosi de-asemenea una dintre combinatiile de taste deja mentionate, in timp ce tineti
apasat butonul SHIFT (vezi Capitolul 2.2.2.).
Alte combinatii de taste utile sunt urmatoarele:
CTRL + SHIFT + +
CTRL + SHIFT + -
2.3.5.
Pentru a selecta o regiune de celule neadiacente selectati prima celula (sau regiune
adiacenta de celule) si apoi tineti apasata tasta CTRL in timp ce selectati si celelalte celule
sau regiuni de celule.
Pentru a pune in practica subiectele primelor doua capitole se va deschide fisierul 01Introduction.xls si se vor rezolva cerintele.
2.4.
2.4.1.
Formula incepe cu semnul egal (=) urmat de o expresie ce contine operatori ce specifica
tipul de calcul care se face pentru a combina mai multe date. Pe langa functiile speciale (de
exemplu functii matematic-financiare si statistice), MS Excel furnizeaza utilizatorului operatori
ce sunt aplicati in ordinea in care sunt apar in lista de mai jos. Daca se folosesc paranteze
aceasta ordine este ignorata.
Descriere
Operator
%
^ (SI SPACE)
* SI /
+ SI &
=
>
<
>=
<=
<>
Egal
Mai mare decat
Mai mic decat
Mai mare sau egal cu
Mai mic sau egal cu
Diferit de
2.4.1.1.
Referintele in cadrul celulelor se folosesc pentru a include date din diferite parti ale foii de
lucru in formula.
Exista trei tipuri diferite de referinte:
Referinte relative
ex. = A1
Mergi 100 m inainte si apoi 20 m la dreapta!
Referinta depinde de celula in care va aflati
Referinte absolute
ex. =$A$1
Mergi la casa de pe Strada Florilor Nr.5.
Referinta ramane intotdeauna aceeasi, indiferent de celula in
care va aflati.
Referinte mixte
ex. =$A1 sau =A$1
Diferentele dintre aceste stiluri de referinta devin evidente doar atunci cand formula se
copiaza.
Daca pozitia celulelor ce contin formule sau functii este schimbata sau daca se adauga sau
se sterg celule (exceptie cazul in care referinta era celula stearsa), referinta se ajusteaza in
mod automat, indiferent de stilul de referinta aplicat, in cazul in care referinta face legatura
intre celule din acelasi fisier.
2.4.1.2.
Exercitiu - 02-Introduction.xls
1.
Exemplu
Referinta relative
=A1
Referinta absolute
=$A$1
Referinta mixte
(Referinta relativa la coloana cu referinta absoluta la rand)
=A$1
Referinta mixte
(Referinta absoluta la coloana cu referinta relativa la rand)
=$A1
2.4.1.3.
Exemplele urmatoare arata diferentele dintre diferite stiluri de referinta in momentul in care
copiati formulele.
Mod de utilizare:
Deschideti foaia de lucru 03-Introduction.xls
Introduceti stilurile respective de referinta in celulele selectate, in conformitate cu graficul de
mai jos:
Copierea formulelor
Exista doua modalitati diferite pentru a copia formulele:
Faceti click pe celula ce contine ceea ce doriti sa copiati (ex. celula A6)
2.
Faceti click
Pe meniul Edit (Editare) sau pe meniul de context (folositi butonul drept al mouseului) si apasati comanda Copy (Copiere) sau
Pe butonul COPY sau
Folositi combinatia de taste: CTRL + C.
3.
Faceti click pe celula sau pe regiunea de celule unde doriti copierea formulei (regiunea
de celule A6:C6)
4.
5.
Apasati pe
ENTER (pentru o singura copiere) sau
PASTE sau
Meniul Edit sau din meniul de context comanda Paste sau
Meniul Edit sau din meniul de context comanda PasteSpecial si optiunea ALL
Utilizati combinatia de taste CTRL + V pentru copierea formulei in mod repetat.
Comanda PasteSpecial
Cand aplicati comanda PasteSpecial puteti defini in detaliu care parti din datele copiate (sau
selectate) vor fi incorporate sau ce alte optiuni vor fi utilizate.
Optiune
Rezultat
All (Toate)
Formulas
(Formule)
Values
(Valori)
Formats
(Formate)
Comments
(Comentarii)
Transpose
(Transpunere)
2.4.1.4.
2.4.2.
Definirea de nume
Prin apasarea comenzii Define (Definire) si Create (Creare) din meniul Insert (Inserare) si
selectarea Name (Nume) (sau prin combinatia de taste CTRL + F3), puteti crea nume
descriptive pentru reprezentarea de celule sau regiuni de celule (ex. Numele Sales
(Vanzari) pentru a descrie celula A2). De fiecare data cand doriti sa creati celule de referinta
sau formule ce contin date din acele celule sau regiuni de celule, puteti folosi numele lor (ex.
Sales) pentru a le identifica, in loc sa specificati litera coloanei si numarul liniei (ex. A2).
Lucrand cu celule sau regiuni de celule denumite se faciliteaza si posibilitatea urmaririi
calculului.
In loc sa denumiti individual o celula sau o regiune de celule, puteti folosi eticheta la capatul
liniei sau coloanei pentru a face referire la campurile de date1 si pentru a folosi continuturile
pentru referinte.
Din momentul in care celulele sau regiunile de celule au fost denumite, aceste nume vor fi
afisate in caseta de nume atunci cand celulele sunt selectate.
2.4.2.1.
Ordinea (eticheta liniei urmata de eticheta coloanei sau invers) este irelevanta.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 14/137
Metoda 1:
Utilizarea etichetelor de coloana sau linie pentru a face referire la campuri de date
Introduceti formula
=Sales 2004-Costs 2004 (Vanzari 2004-Costuri 2004)
pentru anul 2004 in celula B4.
Copiati formula in celulele C4:D4.
Metoda 2:
Utilizarea numelor existente comanda Create (Crearea de comanda) in meniul Insert
(meniul Introducere), selectand Name (Nume)
1.
2.
3.
4.
5.
Faceti click pe celula sau pe regiunea de celule pe care doriti sa o denumiti si pe celula
a carui continut (text) este folosit ca nume: regiune de celule A2:D4.
Faceti click pe comanda Create (Creare) in meniul Insert (Introducere) si tineti
cursorul pe Name (Nume).
Selectati casetele de selectare - pentru linii sau coloane ce contin etichetele pe care
doriti sa le utilizati pentru nume (activati casetele de selectare).
Definiti formula pentru a calcula profitul pe 2004 printr-un click sau prin introducerea
formulei =Sales-Costs.
Copiati formula in celulele C4:D4.
Metoda 3:
Crearea unei celule denumite comanda Define (Crearea de comanda) in meniul Insert
(meniul Introducere), selectand Name (Nume)
1.
2.
3.
4.
5.
Sfat
Observati ca Excel poate identifica nume ce sunt clar atribuite unor celule sau unor regiuni
de celule in scopul de a le specifica. Din acest motiv, definirea de nume individuale nu este
absolute necesara. (dupa cum se vede si in exemplul nostru).
Metoda 4:
Definirea de nume pentru o regiune de celule comanda Define (Crearea de comanda) in
meniul Insert (meniul Introducere), selectand Name (Nume)
Exercitiu (05b-Introduction.xls):
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
2.4.2.2.
Pentru a avea o imagine de ansamblu asupra numelor folosite, puteti crea o lista ce contine
toate numele celulelor sau regiunilor de celule prin intrarea in meniul Insert (Introducere),
tinand cursorul pe Name (Nume) si facand click pe comanda Paste (Lipire).
Mod de utilizare:
1.
2.
Definiti locatia listei de nume pentru a fi incluse in fisier. Selectati celula care ar trebui sa
reprezinte celula din marginea din stanga sus a listei: celula A1 in tabela 2.
Selectati comanda Paste List din meniul Insert menu Name Paste.
Utilizarea numelor este folositoare, mai ales atunci cand se folosesc calcule complexe. Veti
recunoaste imediat scopul partilor individuale sau al valorilor din formula.
Pentru optimizarea vizibilitatii si urmaririi formulelor, folositi referinte denumite atunci cand
celulele fac referire la alte foi de lucru. Puteti evita o cautare inutila a continuturilor celulelor
nedenumite. Combinatia de taste CTRL + G permite mutarea la un nume chiar daca se
refera la celule din alte foi de lucru.
Nota
Daca sunt copiate celule de referinta denumite, stilul de referinta este in mod automat unul
absolut.
Faceti click pe meniul Insert, tineti cursorul pe Name si gasiti urmatoarele comenzi
Define (Definire)
Paste (Lipire)
Create (Creare)
Apply (Aplicare)
3.
Analiza problemelor si generarea de solutii cu
ajutorul MS-Excel
3.1.
Efectuati o Analiza a bilantului contabil pentru Excel Profi PLC. Datele sursa disponibile
includ bilanturile anuale ale ultimilor patru ani. Puteti gasi aceste date in fisierul excel
denumit 06-BalanceSheet.xls.
3.2.
Pregatirea datelor
3.2.1.
Fixarea coloanei si/sau randului la o anumita latime si/sau
inaltime
Inaltimea randului sau latimea coloanei sunt stabilite la o valoare standard2. Pentru a
modifica latimea coloanei puteti trage cu mouse-ul de marginea acesteia sau puteti face click
in meniul Format (Format), tinand cursorul pe Column (Coloana) si facand click pe
comanda Width (Latime). Mai mult, puteti ajusta latimea coloanei in functie de cea mai lata
celula (AutoFit Selection). Inaltimea randului este ajustata automat in functie de cel mai
inalt caracter de pe un rand sau pentru a se potrivi cu un text de format wrapped text 3.
Puteti sa modificati inaltimea randului si prin tragerea capatului randului sau puteti face click
in meniul Format (Format), tinand cursorul Row (Rand) si facand click pe comanda Hight
(Inaltime).
3.2.1.1.
Puteti modifica setarile de baza ale valorilor standard prin accesarea meniului Format, tinand cursorul pe
Coloana sau pe Rand si apasand comanda Standard Width (Latime standard ).
3
Exista posibilitatea sa impartiti textul in linii multiple (faceti click pe meniul Format, tinand cursorul pe Cell
(Celula) si facand click pe optiunile Text Alignment (Alinierea textului) si Wrap Text din caseta de optiuni Text
Control (Controlul textului)).
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 19/137
3.2.1.2.
3.2.1.3.
Exercitiu: Stabiliti inaltimea randului (randul 15, randul 36, randul 56 si randul 67) la valoarea
de 205.
Optiunea 1 prin utilizarea mouse-ului
Selectati randurile 15, 36, 56 si 67 sau selectati orice celula in fiecare dintre aceste randuri
prin selectarea acestor randuri sau celule si tinand apasat butonul CTRL in acelasi timp.
Schimbati inaltimea randurilor prin tragerea de catre limita inferioara de separare a capatului
de rand. (ex. randul 15).
Optiunea 2 prin apsarea comenzii Height (Inaltime)
Selectati randurile 15, 36, 56 si 67 sau selectati orice celula in fiecare dintre aceste randuri
prin selectarea acestor randuri sau celule si tinand apasat butonul CTRL in acelasi timp.
Faceti click pe meniul Format, tinand cursorul pe Row (Rand), apasati comanda Height
(Inaltime) si completati valoarea dorita.
Alta metoda:
Puteti sa selectati si un singur rand caruia sa ii modificati inaltimea. Prin deschiderea
meniului Edit (Editare), tinand cursorul pe comanda Repeat Row Width (Repetati latimea
randului) si tinand apasata combinatia de taste CTRL + Y, acest process se aplica si
celorlalte randuri (Selectati randul 15 si apasati combinatia de taste CTRL + Y; apoi selectati
randul 36 si apasati combinatia de taste CTRL + Y, si asa mai departe).
Latimea coloanei este definita de numarul maxim de caractere ce pot fi afisate intr-o celula formatata in fontul
standard.
5
Inaltimea randului este masurata in puncte (1 Punct = 0,035 cm).
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 20/137
Sfat
Prin utilizarea combinatiei de taste CTRL + Z (echivalentul pictogramei UNDO), puteti anula
ultimele comenzi.
Nota
Daca utilizati anumite comenzi in mod repetat, exista urmatoarele posibilitati de actiune:
1) Prin utilizarea meniului principal
2) Prin utilizarea meniului de context (click pe butonul drept al mouse-ului)
3) Prin utilizarea pictogramelor, simbolurilor (puteti organiza in consecinta bara de
intrumente)
4) Prin aplicarea combinatiilor de taste (vedeti capitolul 12: Combinatii de taste folositoare)
3.2.2.
celule
Daca doriti stergerea elementelor dintr-o lista de date, trebuie sa va hotarati intre
urmatoarele:
Un hyperlink este o legatura catre alte documente, catre retea, catre un browser web sau catre alte locatii din
fisier.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 22/137
3.2.2.1.
Optiunea 2
Metoda de lucru cu ajutorul butonului Delete (Del) (Stergere)
Selectati celula (celulele) corespunzatoare.
Pentru a sterge continutul celulei, puteti apasa butonul DEL. Prin aceasta operatie, numai
datele (continutul) sunt sterse. Comentariile, formatarile sau hyperlink-urile raman atasate
celulelor.
3.2.2.2.
Stergerea celulelor
Comanda Delete (Stergere) din meniul Edit (Editare) permite inlaturarea celulelor,
regiunilor de celule sau coloanei/randului prin utilizarea optiunii potrivite din caseta de optiuni
a comenzii Delete.
3.2.2.3.
Stergerea coloanelor
Sfat
Puteti selecta intreaga coloana prin folosirea combinatiei de taste CTRL + SPACE.
3.2.2.4.
Stergerea randurilor
3.2.3.
Pentru a face loc pentru inserarea unor date in viitor si pentru a face foile de lucru mai
aerisite, vi se cere sa pregatiti fisierul pentru noi pasi in procesarea datelor, prin inserarea de
celule, coloane si randuri.
Noile celule, coloane sau randuri sunt introduse intotdeauna in fata (=deasupra sau la
stanga) celulei, coloanei sau randului selectate si active.
3.2.3.1.
Inserarea de celule
3.2.3.2.
Inserarea de coloane
Inserarea de randuri
3.2.4.
Formatarea celulelor
Modificarea fontului
3.2.4.2.
Optiunea 2 prin utilizarea FORMAT CELLS (FORMATUL CELULELOR) din meniul Format Cells
1. Selectati celula dorita.
2. Faceti click pe meniul Format, tinand cursorul pe Cells, faceti click pe FORMAT CELLS
si pe Font sau scrieri numele fontului dorit.
3.2.4.3.
Sfat
Exista combinatii de taste si pentru formatele I (italic) si U (underline (subliniat)).
3.2.4.4.
Optiunea
prin
utilizarea
FORMAT
CELLS
din
meniul
Format
Cells
3.2.4.5.
Exercitiu: Formatati numerele folosind separatorul 1000 pentru a imbunatati lizibilitatea foii
de lucru
Optiunea 1 prin utilizarea FORMAT CELLS, categoria Number (Numar) din meniul Format
Cells
1.
2.
3.
Sfat
Pentru a afisa numere cum ar fi o mie sau un million, puteti face click pe caseta de dialog
Format Cells din meniul Format - Cells, faceti click pe selectia Custom din Category box
(caseta de categorie) si tipariti in Sample box (caseta mostra)(Type (Tip)) propriul format,
folosind un punct (pentru 1.000) sau doua puncte (pentru 1.000.000).
Daca stergeti complet intrarea din Sample box (caseta mostra) si tipariti ;;; (3 punct si
virgule in serie), celula va ramane goala continului este ascuns.
Prezentare generala
Exemplu
Inainte sa apasati butonul
CURRENCY (MONEDA)
PERCENT
(PROCENT)
1000
-1000
STYLE 1
1000 SEPARATOR
Rezultat
1.000.00 EUR
-1.000.00 EUR
(in font rosu)
100%
0,2
0,122
20%
12,2%
1000000
1.000.000.00
INCREASE
DECIMAL 1,2
(ADAUGARE ZECIMALE)
1,20
DECREASE
DECIMAL 1,23
(REDUCERE ZECIMALE)
1,26
1,2
1,3
Aceasta procedura face ca numerele din celule sa nu fie afisate in totalitate ca aliniate la dreapta.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 35/137
3.
Selectati comanda Modify (Modificare) (sau Define (Defineste) din variantele mai vechi
de Excel).
Faceti click pe formatul dorit al numarului.
4.
5.
3.2.5.
Puteti selecta afisarea marginilor si liniilor din foaia de lucru dintr-o regiune vasta de stiluri
variate. Exista si multe culori si modele disponibile pentru a There are also many colors and
patterns available pentru a proiecta fundalul celulelor. Aceste elemente de stil imbunatatesc
foarte mult folosirea si claritatea foii de lucru.
Prezentare generala Utilizarea butoanelor din Formatting Toolbar (Bara de instrumente
de formatare):
Butoanele din Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare) permit atribuirea de
margini, linii, culori sau modele regiunilor de celule selectate.
Prin utilizarea butonului Borders (Margini), puteti atribui stilul current de margini si linii
regiunii de celule selectate.
Daca apasati sageata de langa Borders (Margini), paleta de modele care apare va ofera o
selectie de stiluri variate de margini si linii.
Prin folosirea butonului Fill Color (Umplere de culoare), puteti atribui culoarea sau modelul
de fundal current regiunii de celule selectate.
Daca apasati sageata de langa Fill Color (Umple de culoare), puteti alege dintr-o paleta
variata de culori si modele de fundal.
Sfat
In meniul Tools (Unelte), apasati pe Options (Optiuni), apoi faceti click pe Color (Culoare)
si Modify (Modificare) daca doriti sa create propria culoare. Culoarea personalizata este
aplicata doar foii de lucru curente.
Nota: Faceti click pe meniul Format, apoi pe Cells (Celule) si apoi pe Border (Margine).
Puteti atribui margini, linii si modele regiunilor de celule selectate prin deschiderea meniului
Format si apasarea pe Cells (Celule). In submeniul Border puteti selecta un model presetat
pe care il puteti folosi pentru a-l personaliza apoi (ex. pentru a aplica stiluri variate si linii
colorate tuturor marginilor sau doar pentru a modifica unele linii).
3.2.5.1.
Sfat
Alta optiune pentru a evidentia o celula selectata sau o regiune de celule este crearea unei
margini prin folosirea combinatiei de taste CTRL + SHIFT + .
Optiunea 2 prin utilizarea submeniului BORDER (Margine) din meniul Format - Cells
1.
2.
Exercitiu:
Se cere sa atribuiti o margine (linie de grila) subpozitiilor mijloacelor fixe.
Mod de utilizare:
1.
2.
3.2.5.2.
Exercitiu: Modificati fundalul celulei in care se afla titlul Balance Sheet Analysis.
Optiunea 1 prin utilizarea butonului FILL COLOR (UMPLE DE CULOARE):
1.
2.
Optiunea 2 prin utilizarea submeniului PATTERNS (MODELE) din caseta de dialog Format
Cells (Formatul celulelor) din meniul Format - Cells:
1.
2.
3.2.6.
3.2.7.
Un aspect important atunci cand lucrati cu o cantitate mare de date este sa va asigurati ca
datele introduse in Excel sunt bine structurate si ca pasii de procesare a datelor sunt
transparenti si usor de inteles. Lizibilitatea datelor si usoara orientare asupra lor sunt
aspectele cheie.
In consecinta, pentru a lucra usor cu multe date, puteti segmenta foaia de lucru intr-un
sistem de vizualizare generala ce se bazeaza pe orientarea pe obiecte. Urmatoarea strategie
poate fi folosita in cazul multor sarcini:
Sectiunea de identificare
Autor, versiune, date curente etc.
Sectiunea de introducere
Face referire la segmentele foii de lucru in care toate datele sunt introduse.
Sectiunea de parametri
Aceste date subliniaza intregul material al unei cerinte sau proiect si difera de variabilele
numite elemente de control.
Pe baza unui asa numit camp de decizii sau a unui sistem de luare a deciziilor, datele sunt
atribuite segmentului de intrare sau segmentului parametrilor. Cand mai multi utilizatori au
acces la o aplicatie Excel, este important sa se faca distinctia intre cele doua sectiuni pentru
a permite anumitor grupuri de utilizatori sa modifice sau sa introduca date doar in sectiunea
de introducere si sa ii impiedice sa acceseze alte sectiuni prin blocarea acestora (protectie).
Sectiunea valorilor subtotale
Acest segment este dedicat pentru calculul valorilor subtotale. Acest design garanteaza
faptul ca formulele create in sectiunea rezultate totale au expresii mai scurte. Totodata se
reduce si riscul de a intampina erori.
Alt avantaj este acela ca valorile subtotale pot fi folosite in mod repetat pentru a crea formule
multiple utilizate in calculul valorilor totale.
Sectiunea rezultatelor totale
Acest segment afiseaza valorile totale intr-o maniera clar structurata.
3.2.8.
Puteti verifica o multitudine de erori (ex. erori de tiparire a datelor numerice sau a formulelor)
destul de rapid daca introduceti in foaia de lucru asa numitele valori de control.
Exemplul cu analiza bilantului contabil arata foarte clar ca anumite erori ce rezulta din intrari
incorecte de date pot fi gasite prin verificarea ecuatiei balantei activ = pasiv. Diferenta dintre
activ si pasiv este calculata pe linia 39. Daca rezultatul este o valoare diferita de zero, trebuie
sa cautati eroarea.
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
Sfat
Puteti ascunde valorile zero pentru imbunatatirea lizibilitatii foii de lucru. Ascunderea o puteti
realiza din meniul Tools (Unelte), facand click pe Options (Optiuni) si pe VIEW
(Vizualizare) si lasand necompletata caseta de valori 0.
3.2.9.
Daca doriti selectarea unei portiuni din foaia de lucru si nu a intregii foi de lucru pentru a o
printa sau pentru a fi afisata pe ecran, puteti ascunde anumite linii si coloane. Avantajul
ascunderii unui linii sau coloane este acele ca puteti selecta segmente in timp ce foaia de
lucru ramane completa. Nicio informatie nu este stearsa.
Exercitiu 1: Ascundeti linia de control al valorii ecuatia de bilant
Mod de utilizare:
1.
2.
Mod de utilizare:
1.
2.
Sfat
Daca va hotarati sa ascundeti randuri sau coloane puteti crea o grupare pentru aceste date.
In capitolul urmator veti gasi instructiunile. Datorita simbolurilor caracteristice de grupare ce
apar pe ecran, veti putea observa imediat care celule sunt ascunse. Cand ascundeti date
grupate, aparenta foii de lucru ramane neschimbata cu exceptia a catorva numere (ale
capetelor de linie) sau caractere (pentru capetele de coloana) care nu vor fi afisate.
Datele ascunse prezinta dezavantajul ca pot fi trecute cu vederea mai ales cand sunteti
foarte ocupati. De exemplu puteti dobandi informatii false din cauza celulelor ascunse care
sunt incluse de Excel in unele formule.
2. Nivel grupare
3. Nivel grupare
4. Nivel grupare
Date sursa
Bilant
Imobilizari:
Imobilizari necorporale
Imobilizari corporale
Imobilizari financiare
Active curente:
Consumabile
Creante
Casa
Capital social:
Si asa mai departe
Rezerve scutite de
taxe
Si asa mai departe
Si asa mai departe
Contul profit & pierderi
Calcul subtotal
Si asa mai departe
Rezultat
Si asa mai departe
3.2.10.1.
Gruparea datelor
1.
Selectati regiunea de date a primului grup din primul nivel al gruparii (date: capatul de
rand liniile 7 79)
2. In meniul Data (Date) Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group
(Grupare).
3. Selectati regiunea de date a primului rand de pe al doilea nivel al gruparii (date: capatul
de rand liniile 9 39)
4. In meniul Data (Date) Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group
(Grupare).
5. Selectati regiunile de date din al doilea grup de pe al doilea nivel al gruparii (Contul de
profit si pierderi: liniile 42-58)
6. In meniul Data (Date) Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group
(Grupare).
7. Selectati regiunea de date din al treilea grup de pe al doilea nivel al gruparii (date
aditionale: liniile 61-78)
8. In meniul Data (Date) Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group
(Grupare).
9. Selectati regiunea de date din primul grup de pe al treilea nivel al gruparii (Imobilizari:
liniile 10-12)
10. In meniul Data (Date) Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group
(Grupare).
11. Repetati pasii 5 si 6 pentru a selecta si grupa regiunea de date pentru celelalte grupuri
de pe al treilea nivel al gruparii.
3.2.10.2.
Pentru a afisa datele de detaliu (al treilea nivel de grupare) din grupul Data (Date):
Faceti click pe butonul + in randul Data (Date).
Pentru a afisa datele de detaliu (al patrulea nivel de grupare) din grupul Current
Assets (Active curente):
Faceti click pe butonul + in randul Current Assets (Active curente).
Pentru a ascunde datele de detaliu (al treilea nivel de grup) din grupul Data (Date):
Faceti click pe butonul - in randul Data(Date).
Pentru a ascunde datele de detaliu (al patrulea nivel de grupare) din grupul Current
Assets (Active curente):
Faceti click pe butonul - in randul Current Assets (Active curente).
Daca selectati o singura celula sau o regiune de celule in loc sa selectati un rand sau
o coloana intreaga, inainte sa apasati comanda Group (Grupare), veti fi intrebati
daca doriti sa grupati randurile sau coloanele.
Datele din foaia de lucru pot fi grupate in mod automat prin apasarea comenzii
Automatic Styles (Stiluri automate) din meniul Data (Date) Group and Outline
(Grupare). Inainte sa aplicati comanda trebuie sa selectati o celula aleatoare din
foaia de lucru. Pentru a crea o foaie de lucru grupata automat, Microsoft Excel se
adapteaza formulelor si celulelor de referinta existente.
Mod de utilizare:
1.
2.
Selectati celula de mai jos si/sau din dreapta liniei sau coloanei pe care doriti sa o fixati.
In meniul Window (Fereastra), faceti click pe command Freeze Panes (Fixare
panouri).
3.2.11.1.
Cand navigati mult in jos prin document, etichetele de la inceputul liniei (titluri) raman in
permanenta pe ecran.
Prin apasarea comenzii Unfreeze Panes (Deblocare panouri) din meniul Window
(Fereastra), puteti anula operatiunea.
3.2.11.2.
Capatul de rand sau coloana intitulat Statement Date ramane vizibil intotdeauna pe ecran,
indiferent de cat de mult ati naviga in jos sau la dreapta in document.
Prin apasarea comenzii Unfreeze Panes (Fixare panouri) din meniul Window (Fereastra),
puteti anula fixarea coloanelor si randurilor.
Sfat
Daca doriti sa va definiti documentele imprimate prin afisarea etichetelor sau capetelor de
linii si coloane pe fiecare pagina printata trebuie sa accesati meniul File (Fisier), apoi Page
Setup (Setarea paginii) si apoi submeniul PrintTitle (Printeaza titlul). Faceti click pe
caseta corespunzatoare de printat titluri (randuri pentru a repeta pe primul rand sau coloane
pentru a repeta pe coloana din stanga) si selectati randul sau coloana corespunzatoare din
foaia de lucru prin apasarea pe etichetele (titlurile) dorite ale randului sau coloanei.
3.3.
3.3.1.
Pas cu pas veti invata cum sa introduceti formule (pentru calculul subtotalurilor si totalurilor).
Selectarea celulelor corespunzatoare pentru a crea formulele este mai usoara atunci cand
ecranul este impartit.
Exista trei optiuni valabile:
Impartirea ecranului pe verticala
Selectati coloana din dreapta locului in care doriti sa apara linia de impartire.
Faceti click pe comanda Split (Impartire) din meniul Window (Fereastra).
Impartirea ecranului pe orizontala
Selectati randul de sub linia pe care dori sa apara linia de impartire.
Faceti click pe comanda Split (Impartire) din meniul Window (Fereastra).
Impartirea ecranului in patru zone
Selectati celula pe ale carei margini doriti sa apara liniile de impartire.
Faceti click pe comanda Split (Impartire) din meniul Window (Fereastra).
Daca apasati comanda Remove Split (Inlaturare impartire) din meniul Window
(Fereastra), operatia este anulata.
Sfat
O modalitate rapida de a imparti ecranul este aceea de a apasa pe dreptunghiul mic si gri
(caseta de impartire) de deasupra sau din dreapta sagetilor barii de navigare. Cand cursorul
se transforma in cursor de impartire, trageti caseta de impartire in pozitia dorita. Operatia
poate fi anulata printr-un dublu-click pe linia de impartire.
Exercitiu:
Impartiti ecranul pe orizontala pentru a introduce formulele in asa fel incat sa puteti calcula
subtotalul si/sau totalul in ecranul de jos. Faceti click pe celulele de referinta din ecranul de
sus.
Mod de utilizare:
1.
2.
3.3.2.
si Bara de
3.3.2.2.
1.
2.
Facand click pe comanda Remove All Arrows (Inlatura toate sagetile) din meniul Tools
Formula Auditing sau apasand pe bara de instrumente FORMULA AUDITING , sagetile de
urmarire sunt indepartate.
3.3.2.3.
CTRL + SHIFT+ [
CTRL +
CTRL + SHIFT+
3.3.2.4.
Urmarirea Erorilor
Cateodata poate fi dificil si consumator de timp sa cautati sursa unei erori afisate de o
formula.
In acest scop, selectati o celula care contine o eroare de valoare si faceti click pe comanda
Trace Error (Urmareste Eroarea) din meniul Tools Formula Auditing.
Efectul:
Sagetile de urmarire albastre sunt desenate in cazul actiunilor precedente primei formule
care afiseaza o eroare de valoare. Sagetile de urmarire cu puncte rosii puncteaza aditional
directia seriei de date care conduc spre formule care afiseaza erori de valori.
3.4.
Celule
Foi de lucru (Continut/Scenarii/Obiecte)
Fisiere de Lucru (Structura/Afisare)
Fisiere(Recomandarea doar citire si/sau protejare prin parola)
3.4.1.
Protejarea Celulelor
Pentru protejarea celulelor dintr-un fisier de lucru impotriva modificarilor puteti folosi functia
Protect Cells (Protejeaza Celule). Facand click pe eticheta PROTECTION (PROTECTIE) din
casuta de dialog Format Cells (Formatare Celule) din meniul Formatare Celule, puteti face
click pe optiunea locked (blocat) care previne celulele selectate de a fi modificate, mutate,
redimensionate sau sterse. In setarile initiale, optiunea blocat este activata pentru toate
celulele. Pentru protejarea efectiva a celulelor din fisierul de lucru, faceti click pe casuta de
optiune Protect worksheet and contents of locked cells (Protejati foaia de lucru si continutul
celulelor blocate) care se afla in casuta de dialog Protect Sheet (Protejati Foia) din meniul
Tools ( Instrumente) Protection (Protectie).
Exercitiu:
Asigurati-va ca va protejati fisierul de lucru astfel incat orice intrare sau modificare a sursei
de date sa fie limitate la segmentul de introducere a datelor.
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.
5.
Pentru a preveni utilizatorii sa citeasca parola de pe ecran, aceasta este afisata cu asterisc-uri.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 59/137
Daca doriti sa protejati mai multe foi din fisierul de lucru in acest mod, urmati pasul 1 si 2.
Selectati foile potrivite prin apasarea butonului CTRL si faceti click pe toate etichetele foii de
lucru si urmati apoi pasul 3.
Pentru modificarea celulelor blocate in operatiuni ulterioare, faceti click in meniul
Instrumente Protectie, scrieti parola si accesul este permis.
Modul de protejare a celulelor poate fi de asemenea aplicat formulelor complexe care pot fi
sterse sau inlocuite neintentionat. In acest caz, introducerea parolei nu este necesara.
Facand click pe casuta potrivita din casuta de dialog Protejeaza Foia din meniul
Instrumente Protectie Foaie puteti de asemenea sa protejati obiecte ( de ex:grafice) sau
scenariile selectate.
3.4.2.
In meniul Tools Protection, faceti click pe casuta de dialog Protect Workbook (Protejeaza
Fisierul de Lucru) si activati casuta de optiune STRUCTURE (STRUCTURA). Consecintele
sunt urmatoarele:
3.4.3.
Nu puteti sterge, muta, ascunde sau redenumi foile de lucru deja existente.
Nu puteti insera noi foi de lucru.
In meniul Tools Protection, faceti click pe casuta de dialog Protect Workbook (Protejeaza
Fisierul de Lucru) si activati casuta de optiune WINDOWS (FERESTRE). Aceasta operatiune
protejeaza modele prestabilite, cum ar fi marimea, aranjamentele si asa mai departe.
3.4.4.
Protejarea "sursei fisierului de lucru" impotriva modificarilor prin setarea unei parole.
Prin setarea unei parole in caseta de optiune Save Options (Optiuni de Salvare) casuta de
optiune PASSWORD TO MODIFY ("Parola pentru a modifica") din meniul File - caseta de
dialog Save As (Salvare ca) meniul Tools (Instrumente)- caseta de dialog General
Options (Optiuni General), puteti impiedica utilizatorii sa salveze modificarile facute in sursa
fisierelor sau foilor de lucru. Utilizatorii au permisiunea de a modifica datele existente (cu
exceptia cazului in care fisierul sau foaia de lucru sunt salvate in modul descris in capitolul
3.4.2-3.4.3), dar trebuie sa salveze modificarile facute intr-un fisier denumit diferit.
Protejarea "sursei fisierului de lucru" impotriva modificarilor
In cazul in care se face click pe caseta de optiune READ-ONLY RECOMMENDED
("RECOMANDAT DOAR IN CITIRE"), utilizatorilor care deschid fisierul de lucru sau foaia de
lucru, la o data ulterioara, li se cere sa introduca parola necesara pentru acces si a salva
modificarile cu un nume diferit.
Pentru a elimina parolele pentru un fisier de lucru, trebuie sa deschideti documentul prin
utilizarea corecta a parolei. Dupa ce ati facut click pe meniul File- Save As (Salvare ca),
faceti clic pe meniul Tools si pe casuta de optiune General Options, puteti sterge parola si
sa salvati fisierul din nou.
Sfat
Pentru a diferentia utilizatorii care au permisiunea de a vizualiza si a modifica
date de cei care sunt autorizati sa aiba acces fara a face modificari, atribuiti doua
parole pentru a va asigura fisierele.
Exercitiu:
Impiedicati utilizatorii neuatorizati sa deshida sau sa modifice foaia de lucru.
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.
In meniul File selectati Save As, faceti click pe meniul Tools , click pe casuta de optiuni
General Options si apoi faceti click pe parola pentru a deschide casuta prin
introducerea Asterix.
Verificati parola prin confirmarea ei.
In meniul File selectati Save As, faceti click pe meniul Tools , click pe casuta de
optiune General Options si apoi tastati parola Idefix pentru a modifica casuta.
Inca o data aplicatia va solicita confirmarea parolei.
Efectul:
Protejarea impotriva utilizatorilor neautorizati: Doar persoanele care au parola Asterix pot
deschide fisierul de lucru. Daca cu toate acestea, acesti utilizatori nu cunosc parola Idefix,
nici nu pot face modificari si nici salva sursa fisierului de lucru.
Atentie
In general, utilizatorii care nu au parola corecta nu pot anula protectia (Cu toate acestea,
exista mai multi furnizori de internet care ofera servicii adecvate!)
Protejarea elementelor (fisierul sau foaia de lucru) nu impiedica persoanele neautorizate sa
stearga datele de pe suportul de stocare (de ex: hard disk-ul).
3.5.
Prin crearea hyperlink-urilor, puteti naviga catre alte locatii in fisierul de lucru, catre alte
documente, fisiere stocate in retea sau pe Web.
Exercitiu
Deschideti fisierul 09-Menu.xls si creati un hyperlink pentru a naviga usor dintr-o foaie de
lucru in alta.
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.
Sfat
Prin crearea hyperlink-urilor, generati o legatura:
Pentru a vedea alte fisiere (de ex: cand va referiti la date specifice)
Pentru a crea un mesaj e-mail pentru o anumita adresa (de ex: cand vreti sa trimiteti un email catre autorul unui document)
Pentru a introduce documente Web (de ex: Va rugam sa observati urmatoarele note...)
4.
4.1.
Functia If este folosita pentru a face comparatii logice intre expresii. Cu alte cuvinte, creaza o
formula conditionala (de ex: sa corespunda unei valori specifice) care sa rezulte intr-o
valoare logica.
Prin folosirea functiei IF puteti compara logic cele doua conditii sau expresii.
Crearea Sintaxei
=IF(logic_test;value_if_true;value_if_false)
Introduceti urmatoarea formula in celula 9:
=IF(C7<0;C7*$C$2/52;C7*$C$3/52)
Testul logic:
Daca aceasta conditie sau expresie este adevarata, este returnata in celula in care se afla
formula valoarea in caz de adevarat
Vedeti exemplul:
Daca soldul balantei curente este negativ atunci:C7<0
Valoare in caz de adevarat:
Aceasta este returnata daca testul logic este adevarat.
Vedeti exemplul:
In cazul in care conditia este adevarata, adica soldul balantei curente este negativ, atunci
dobanda saptamanala este calculata prin multiplicarea soldului balantei (celula C7) cu rata
de 12% (celula C2) impartita la 52 (rata anula a dobanzii convertita in rata dobanzii
saptamanale) iar rezultatul este afisat in C9.
C7*$C$2/52
Valoare in caz de fals
Aceasta este returnata daca testul logic este fals.
Vedeti exemplul:
In cazul in care conditia este falsa, adica soldul balantei curente nu este negativ (C7<0 este
fals)9, atunci dobanda saptamanala este calculata prin multiplicarea soldului balantei (celula
C7) cu rata de 12% (celula C2) impartita la 52 (rata anula a dobanzii convertita in rata
dobanzii saptamanale) iar rezultatul este afisat in C9.
C7*$C$2/52
Sfat
Formula conditionala poate fi folosita pentru a evalua daca o celula este goala. In acest caz,
introduceti formula: de ex: G7=(tastati 2 semne de ghilimele fara spatiu intre ele)
Conditia poate de asemenea sa fie folosita pentru a face comparatii logice intre expresii
(AND, OR). In acest caz, formula este:
=IF(OR(A2=0;A4=1);value_if_true;value_if_false)
9
Conditia rezulta de asemnea intr-o valoare falsa, daca soldul balantei curente este 0.(zero).
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 66/137
4.2.
5.
Evidentierea operatiilor cu formatare
conditionata codificarea cu ajutorul culorilor
Codificarea cu ajutorul culorilor este un instrument care va lasa sa specificati si sa evidentiati
conditii (valori ale celulelor) prin formatarea unei celule ( de ex: culoarea de fundal) in
consecinta.
Prin codificarea culorilor celulelor de referinta, puteti afisa rezultate prin culoarea verde,
galbena sau rosie (ce reprezinta un semafor):
Sensul culorilor de fundal
Verde
Yellow
Rosu
Exercitiu:
Aplicati codul culorilor verde, galben si rosu ca formatare conditionala a datelor din planul de
comparatie (11-TrafficLight.xls). Clasificati rezultatele in functie de conditii, asa cum se
specifica mai jos:
Culoarea fundalului in functie de urmatoarele conditii:
Verde
Galben
Rosu
Mod de utilizare:
Selectati seria de celule dorita si faceti click pe comanda Conditional Formatting
(Formatare conditionala) din meniul Format ( Formatare).
Exista trei optiuni prin care puteti sa definiti formulele conditionale:
1.
2.
Prin selectarea unor fraze de comparatie pentru a evalua daca o valoare a celulei se
potriveste cu o formula
3.
Sfat
Prin folosirea primelor doua optiuni, doar celula care se potrivese cu criteriul de formatare (=
valoarea specifica) este formatata. Daca celulele selectate indeplinesc cele trei conditii, cum
se intampla pentru cea de-a treia conditie, toate isi schimba formatarea.
6.
Comanda Validation (Validare) din meniul Data este un intrument care va asigura ca sunt
introduse doar date se potrivesc setarilor de validare a datelor pentru celulele unde este
utilizata.
Setarile de validare a datelor se refera la:
Date numerice (intre, nu intre, egal cu, diferit de, mai mare decat, mai mic decat, mai
mare sau egal cu, mai mic sau egal cu)
Tipuri de date ( de ex.data, timp)
Liste de valori posibile ale datelor
Exercitiul 1:
Vi se cere sa va optimizati abordarea de evaluare a ecuatiei balantei de echilibru a activelor,
asa cum este aratat in exemplul din partea introductiva, prin aplicarea comanzii de validare
(Validation) ( '09-Meniu-Solution.xls').
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.
5.
Exercitiul 2:
In cazul pregatirii unei liste de proiecte sunteti rugati sa va asigurati ca numai date referitoare
la elementele de mai jos sunt introduce in zona de stare a proiectului (12-Validation.xls):
Oferta
Negociere
Incheierea procedurii
Ordine
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
Nota
Lista sursa trebuie sa fie localizata in foaia de lucru care este selectata pentru validarea
datelor.
Este imposibil sa faceti referire la date ce apartin altor foi de date.
Prin folosirea casutelor de optiune INPUT MESSAGE (MESAJ DE INTRARE) si/sau ERROR
ALERT (ALERTA DE EROARE) din meniu Data Validation, puteti introduce un mesaj de
informare care sa fie afisat cand date invalide sunt introduse in celula selectata.
Prin folosirea optiunii Error Alert, un mesaj de eroare este afisat cand date incorecte sunt
introduse intr-o celula pentru a informa sau avertiza utilizatorul. Optiunea Error Alert poate
preveni utilizatorii sa introduca date invalide.
7.
Folosirea formulelor matriciale (VLOOKUP si
HLOOKUP)
Crearea unei sintaxe:
=VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup)
Functia VLOOKUP cauta valoarea din prima coloana a tabelului matrice (de ex: A1:F30).
Bazat pe asa numita valoare de lookup sau criteriul de comparatie ( de ex: numarul specific
al articolului), functia returneaza o valoare in aceasi linie din alta coloana in tabelul matrice.
=HLOOKUP(lookup_value;table_array;row_index_num;range_lookup)
Functia HLOOKUP cauta valoarea din prima linie a tabelului matrice (de ex:A1:F30). Bazata
pe asa numita valoare de lookup sau criteriul de comparatie (de ex: numarul specific al
articolului), functia returneaza o valoare in aceasi coloana intr-o linie pe care o specificati in
tabelul matrice.
Numarul de index al coloanei este numarul coloanei in tabelul matrice din care trebuie sa
returneze valoarea care se potriveste. Numarul de index al coloanei 1 returneaza valorea din
prima coloana in tabelul matrice; numarul de index al coloanei 2 returneaza valorea din a-2
coloana a tabelului matrice, si asa mai departe. Coloana in care este localizata valorea de
lookup sau criteriul de comparatie trebuie sa fie prima coloana a tabelului matrice. Retineti ca
numarul de indez al coloanei nu trebuie sa fie mai mare decat numarul din coloane a
tabelului matrice.
Valorile pentru gama de cautare pot fi indicate dupa cum urmeaza:
FALS sau 0:
O valoare este returnata numai daca o
potrivire exacta este gasita. Valorile din
prima coloana a tabelului matrice pot fi
sortate sau nu.
ADEVARAT sau 1:
Valorile din prima coloana a tabelului matrice
ar trebui sortate in ordine ascendenta.
O valoare aproximata este returanta. Cu alte
cuvinte, daca o valoare exacta nu este
gasita, cea mai mare valoare apropiata care
este mai mica decat valoarea de cautare
este returnata.
Daca valoarea de cautare sau criteriul de comparate sunt gasite de mai multe ori in prima
coloana a tabelului matrice, prima valoare care se potriveste este returnata.
Exercitiu:
Titlul fisierului lookup1.xls include o lista de articole si un formular de cotatie necompletat.
Completati formularul astfel incat sa aveti de introdus (pe langa datele cumparatorului) doar
sumele si numerele articolelor.
Sfat
Valorile de cautare si seria de date trebuie sa fie formatate identic. Acest lucru este dificil
cand datele de la diverse sisteme electronice de prelucrare a datelor sunt cautate deoarece
nu poti schimba diferite formate doar facand click pe meniul Format si apsand pe coamanda
Format Cells.
Puteti aplica urmatoarea metoda: Pentru a aloca un format al numarului la seria de date sau
la aria de cautare, scrieti numarul 1 intr-o celula cu un format al numarului si copiati celula
peste intreaga serie de date facand click din meniul Edit pe PasteSpecial si facand click pe
Multiply.
Nota:
Functia de cautare este potrivita pentru transferul datelor, printr-o cheie primara, ceea ce
inseamna ca fiecare valoare de cautare apare o singura data in seria de date sau in aria de
cautare. Pentru a va desemna propria cheie primara, puteti folosi functiile practice de text
Right, Left, MID si CONCATENATE.
8.
Analiza rezultatului: Cum este rezultatul afectat
de modificarea valorilor de intrare
Uneori, cand doriti sa analizati potentialul riscurilor, este necesar sa examinati in detaliu cum
modificarile datelor introduse pot afecta rezultatul. Microsoft Excel furnizeaza urmatoarele
functii pentru analiza:
Goal Seeking
Tabele de Date (1 sau 2 variabile)
Folosirea optiunii Crearea de Scenarii.
8.1.
8.2.
Care este cea mai mare (mica) valoare de intrare Z (celula de schimbare) pentru a
optimiza valoarea celulei tinta dependenta Y si a evita sa scada sub rezultatul dorit
Z(valoarea critica).
Care este cea mai mare (mica) valoare de intrare Z (celula de schimbare) pentru a
optimiza valoarea celulei tinta dependenta Y pentru a atinge rezultatul dorit Z
(valoarea tinta).
Doar o singura definitie de intrare (referinta celulei sau numele celulei) este schimbata iar
cealalte definitii ale celulelor de intrare raman neschimbate (conditia ceteris paribus)
Exercitiul 1:
Care este valoarea minima a vanzarilor necesara pentru a atinge un ROI de 10%?
Mod de lucru:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Interpretarea rezultatelor:
Pentru a atinge un ROI de 10%, vanzarile trebuie sa fie de cel putin 89,138 (cu referire la
conditia ceteris paribus).
Pentru a mentine versiunea originala a fisierului, salvati solutia cu un nume sau aplicati
comanda Undo din meniul Edit (sau apasati butonul sau folositi o combinatie de taste
rapide).
Exercitiul 2
Ce rezultat al vanzarilor este necesar pentru a atinge un ROI de 20%?
Mod de lucru:
1. In meniul Tools, faceti click pe comanda Goal Seek.
2. Scrieti in casuta SET CELL (SETEAZA CELULA) referinta sau numele celulei (celula
ROI: ROI!$S$36(ROI)).
3. In casuta TO VALUE, introduceti valoarea dorita a celulei tinta (20%).
4. In casuta BY CHANGING CELL, introduceti referinta sau numele celulei pe care doriti sa
o schimbati pentru a atinge rezultatul dorit (celula vanzari; $H$6 (vanzari)).
5. Faceti click pe butonul OK button pentru a incepe goal seeking (sau prin apasarea tastei
ENTER)
6. Dupa ce procesul de goal seeking este complet, rezultatul este afisat in casuta de dialog
din foaia de lucru..
7. Faceti click pe butonul OK pentru a mentine aceste rezultate in tabel. (Alegeti Cancel
daca preferati ca sursa de valori sa ramana neschimbata in tabel)
Interpretarea rezultatului:
Pentru a atinge un ROI de 20%, vanzarile trebuie sa fie de cel putin 92,265 (cu referire la
conditia ceteris paribus) .
Atentie
Celula a carei valoare se schimba trebuie sa contina o valoare, nu o formula. Nu puteti aplica
goal seeking la o celula cu o formula. Aceasta ar rezulta intr-un mesaj de eroare.
In anumite cazuri, puteti rezolva problema mai sus mentionata prin introducerea in celula a
carei valoare se schimba a unei valori numerice arbitrare in loc de o formula. Apoi, puteti
continua cu goal seeking. Metoda, cu toate acestea, poate fi aplicata daca celulele care sunt
referinte in celula in schimbare (precedent) au de asemenea o relatie directa sau indirecta cu
celula tinta (celula setata).
Inainte sa inceapa goal seeking, este foarte important sa fiti constienti de diferitele
interdependente (analiza structurii).
Observatie
Chiar daca Microsoft Excel este o aplicatie foarte eficienta, folosirea Goal Seek pentru a
defini interogari complexe poate implica perioade de calcul mai mari. Pentru situatiile foarte
complexe, cautarea Goal Seek ar putea sa nu mai identifice o valoare a celulei tinta potrivte,
chiar daca ar fi doar o solutie fezabila teoretica pentru rezolvarea problemei.
8.3.
Comanda Tabel este un instrument pentru a evalua influenta variatiilor datelor de intrare
(maxim 2 termeni pot varia) cu privire la valoarea de iesire (de ex: ROI)
8.3.1.
Sarcina este sa evaluati variatiile ROI, rata profitului si raportul venitului in relatie cu variatii
ale vanzarilor. In acest scop, evaluati aceste valori pentru valori ale vanzarilor de 50,000,
60,000, ... , 130,000.
Mod de lucru:
1.
2.
3.
4.
5.
10
Formula pentru referinta celulei trebuie sa fie intotdeauna scrisa intr-o celula localizata intr-un rand situat mai
sus de prima valoare si cu o celula la dreapta fata de coloana valorilor.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 79/137
8.3.2.
Dorim sa analizam schimbarile in profit in relatie cu vanzarile si marja. In acest scop evaluati
ROI pentru vanzari de 50,000, 60,000, 70,000, ..., 130,000 si o marja de 31%, 32%, 33%, ...
37%.
Mod de lucru:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Facand click pe butonul OK button sau apasand tasta ENTER, valorile de iesire potrivite sunt
calculate si introduse dupa cum a fost solicitat in tabelul de date.
11
Aceasta celula trebuie sa fie tot timpul situate in pareta stanga, ,marginea de sus.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 80/137
8.4.
Crearea de scenarii
Exercitiu:
Aplicati instrumentul Manager-ul de Scenarii pentru a analiza rata profitului net, rata cifrei de
afaceri, ROI si schimbarile in numerar si soldurile de principale si pentru afisarea calculelor
intr-un raport de scenarii.
12
Celulele in schimbare utilizate deja din goal seeking si din crearea de tabele cu una sau doau variabile pot fi
modificate prin introducerea de noi valori de intrare.
8.4.1.
1.
2.
3.
Crearea de Scenarii
Pentru a crea un scenariu, folositi comanda Add din meniul Tools Scenarios
Scenario Manager.
Introduceti un nume pentru scenariu in caseta de dialog Add Scenario dialog box (de
ex: cazul pesimist)
Selectati celulele in schimbare, de exemplu facand click pe acestea.
Sfat
Dupa ce ati facut click pe comanda Manager-ul de Scenarii si ati introdus caseta de dialog
de Add Scenario, puteti descrie scenariul ca o nota in caseta Comment (Comentariu).
4.
5.
Urmati pasii 1,2 si 4 pentru a crea scenariile cazul cel mai probabil si cazul optimist .
Observatie
Numele celulelor pentru care ati atribuit valori alternative ale scenariului vor fi afisate doar
daca ati definit nume pentru ele.
8.4.2.
Faceti click pe scenariul pe care doriti sa il afisati si apoi faceti click in meniul Tools pe
Scenario Manager si apoi pe comanda Show(Arata).
8.4.3.
Instrumentul Manager-ul de Scenarii va ajuta sa creati un raport care rezuma clar valorile de
iesire si rezultatele scenariilor definite.
Mod de lucru:
1.
2.
3.
9.
Crearea rapoartelor de contabilitate
manageriala cu MS Excel
9.1.
Folosirea rapoartelor
Standard reports:
Planning reports
Deviation reports
Status reports
Special reports
Objective
Verifiable
Provided within deadlines
Object-oriented
User-friendly
Reports must inlude key facts (one page report).
Reports must be customized and recipient-oriented (consolidation)
Reports must exclude frequent alterations (in standard reports)
Reports must display clear and precise definitions (manual)
Consistent
Reliable
Rational
13
Text
Tables
Visual options (graphics or charts)
9.2.
9.2.1.
Prin prezentarea grafica a datelor se poate evidentia usor cum diferite date relationeaza intre
ele.
9.2.1.1.
Tipuri de grafice
Area charts
Doughnut charts
Radar charts
Surface charts
Bubble charts
Stock charts
Cylinder, cone or pyramide charts
9.2.1.2.
Selectarea unui grafic specific este dependenta de datele expuse in proiect si prezinta
intotdeauna comparatii de valori. Exista urmatoarele tipuri de comparatii standard14:
Tip standard
Mesaje
Structura
Ordine
Perioada de timp
Frecventa distributiei
Corelatia
Tipuri de diagrame
portrivite (Sugestie)
Pie chart
Bar chart
Column sau line chart
Column sau line chart
Bar sau xy scatter chart
15
Cu alte cuvinte, doriti sa evaluati daca doua valori ale variabilelor care relationeaza intre ele rezulta intr-un
model normal: de ex: daca o crestere a vanzarilor rezulta intr-o crestre a profitului.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 87/137
9.2.2.
Despre ChartWizard
Prin folosirea ChartWizard-ului se poate crea usor un nou grafic sau se poate modifica unul
deja existent.
Mod de utilizare
Exercitiul este de a va prezenta grafic datele din Registrul de calcul 'Chart1.xls'
9.2.2.1.
Folosirea ChartWizard-ului
Facand click pe comanda Grafic din meniul Inserare sau apasand butonul CHARTWIZARD,
va apare ChartWizard-ul care va permite sa urmati diversi pasi pentru a va particulariza
graficul.
Exista doua optiuni pentru a insera datele pentru grafic:
Prin introducerea seriei de date in pasul 2 al ChartWizard-ului sau
Facand click pe celule inainte ca ChartWizard-ul sa apara
Cand apare CharWizard-ul, pagina urmatoare este afisata prin apasarea butonului Next
(URMATORUL). Daca vreti sa reveniti la pagina anterioara pentru a face modificari apasati
butonul BACK (INAPOI).
Mod de utilizare:
1. Selectati celulele B4:G4;B8:G8;B10:G10.
2. Apasati butonul CHART Wizard.
9.2.2.2.
In pasul 1, selectati tipul sau subtipul de grafic dorit din tipurile standard:
Facand click pe graficul tip coloana
Apasand butonul NEXT (Inainte)
Facand click pe subtipul coloana (clustere).
Apasand butonul NEXT (Inainte).
Tineti apasat butonul Press and Hold to View Sample (Apsati si mentineti apasat pentru a
previzualiza graficul) pentru a vizualiza un exemplu de diagrama folosind datele selectate.
9.2.2.3.
Acest pas va ajuta sa corectati sursa de date selectata (pentru a compara cu punctul 1).
Facand click pe una din casutele din zona Series In referitoare la coloane sau randuri puteti
alege daca doriti sa afisati seriile de date selectate din randuri sau coloane ca axe in grafic.
9.2.2.4.
Aici puteti alege dintr-o varietate de optiuni ale graficului din diferitele foi de calcul (titluri, axe,
linii de grila, legenda, etichete de date, tabelul de date):
9.2.2.4.1.
Titluri
Eticheta Titluri va ajuta sa introduceti sau sa modificati titlulul unui grafic precum si
descrierile axelor acestuia.
In cadrul exemplului, introduceti urmatoarele descrieri sau modificari din tabelul de mai jos:
Titlul graficului:
Categoria axei (X):
Valoarea axei (Y):
Puteti de-asemenea sa introduceti si referinte la anumite celule (de ex. introduceti in casuta
Titlul graficului = A1, daca textul din celula A1 va fi folosit pentru a denumi titlul graficului.).
9.2.2.4.2.
Axe
Aceasta eticheta va ajuta sa selectati axele in relatie cu seriile de date. Puteti ascunde date
specifice cand tendintele in dezvoltare, de exemplu, ar trebuie sa fie incluse in grafic fara a
afisa valorile efective (aceasta decizie ar putea sa nu fie acceptata de toti)
In exemplu, nu ascundeti nici o informatie, cu alte cuvinte nu uitati sa bifati ambele casute.
9.2.2.4.3.
Linii de grila
Mod de utilizare:
Nu faceti click pe nici una din casutele de optiune a liniilor de grila.
9.2.2.4.4.
Legenda
Prin folosirea legendei pot fi identificate seriile de date. Desigur, nu sunteti obligati sa afisati
o legenda in cadrul graficului ( = Casuta de optiune SHOW LEGEND ( AFISATI LEGENDA)
poate fi dezactivata). Eticheta Legenda va lasa sa definiti sau sa alternati locatia acesteia in
cadrul graficului (Casuta de optiune PLACEMENT (LOCATIE))
9.2.2.4.5.
Etichete de date
Facand click in Data Labels (Etichete de Date) pe o casuta de optiune (de ex. VALOARE),
puteti adauga in cadrul graficului valoarea efectiva a datelor.
9.2.2.4.6.
Tabele de date
Optiunea SHOW DATA TABLE (Arata tabelul de date) permite adaugarea tabelului de date
sursa in cadrul graficului.
Prin folosirea casutei de optiuni SWOW LEGEND KEYS (ARATATI SIMBOLURILE
LEGENDEI) puteti alege daca vreti sa inserati simbolurile legendei sau nu in tabelul cu date.
Nu afisati un tabel de date in cadrul acestui exercitiu (nu bifati casuta de optiune SHOW
DATA TABLE).
9.2.2.5.
Prin apasarea butonului FINISH (FINALIZARE) graficul este completat si plasat conform
comenzilor ca o noua foaie de calcul sau ca un obiect in foaia de calcul.
Puteti modifica locatia si marimea graficului prin folosirea mouse-ului.
Observatie
Puteti ajusta un grafic deja existent pentru a va indeplini cerintele prin folosirea si a altor
optiuni. Faceti click pe anumite elemente corespunzatoare din grafic (de ex. categoria axei X
sau valoarea axei Y) si faceti click pe comanda corespunzatoare din meniul FORMAT
(FORMATARE). In functie de ce element al graficului ati selectat, apar foi care va permit sa
selectati alte optiuni ale graficului.
9.2.3.
Exercitiu:
Exercitiul consta in analiza portofoliul prin crearea unei matrice de tip growth-share (cresterecota de piata) cu patru zone (ca cel din graficul de mai jos) pentru datele a trei unitati de
afaceri strategice (Grafic2.xls)
Matricea Boston Consulting Group sau matricea growth-share (crestere-cota de piata) este
un instrument analitic folosit in managementul portofoliului pentru analiza unitatilor de afaceri
sau a liniilor de productie. Matricea este impartita in patru zone.
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pentru a defini cea de-a treia serie de date faceti click pe comanda ADD
(ADAUGA) si introduceti referinta celulei.
7.
8.
9.
3. Marimea font-ului
4. Procedati in acelasi fel pentru a selecta optiunile graficului pentru axa de valori Y:
10. Facand dublu-click pe zona graficului apare fereastra FORMAT PLOT AREA. Definiti
grosimea liniei folosite ca margine.
9.2.4.
Exercise:
The task is to insert a graphic titled Excel for management accountants (File:
Background.gif) in the background of your portfolio analysis.
How to Proceed:
1.
2.
3.
4.
5.
Note
To insert graphs in the background of your worksheet, click the command Sheet
Background on the Format menu and define the desired file.
9.3.
Crearea rapoartelor in format text- Copierea datelor din
Excel in Word
Functiile PASTE (LIPIRE) si LINK (LEGATURA) sunt folosite pentru a incorpora datele Excel
intr-un document Word.
PASTE (LIPIRE) copiaza datele existente la un moment dat in cadrul unui schimb static de
date. Datele din Excel devin parte integranta a documentul Word.
In contrast cu aceasta functie, Link (Legatura) leaga permanent datele de fisierul sursa
Excel si le actualizeaza (manual sau automat) in conditiile unui schimb de date dinamic.
9.3.1.
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.
Tabelul de obiecte al Microsoft Excel: Puteti aplica functiile MS Word pentru a edita un
obiect. Facand dublu-click pe obiect, se deschide Excel iar obiectul (nu cel original) poate fi
modificat.
9.3.2.
Excel
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.
Metoda mentionata mai sus nu este recomandata daca doriti sa inserati celule aditionale, linii
sau coloane in tabelul Excel. In acest scop, definiti legatura atribuind un nume seriei de
celule dorite:
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.
9.4.
Personalizarea rapoartelor Selectarea si consolidarea
datelor orientate catre destinatar
In anumite situatii vi se poate solicita sa livrati informatii relevante pentru un anumit
destinatar intr-un format adaptat acestuia (fie pe ecrant fie in varianta printata). Pentru acest
scop, puteti crea mai multe versiuni ale fisierului de lucru.
In ceea ce priveste raportul dumneavoastra, puteti determina:
Ce foi de lucru
Ce scenarii de lucru (optional)
Ce asezari in pagina pentru imprimare (optional) (de exemplu, pentru a imprima
intregul fisier de lucru sau numai sectiuni din acesta)
Ce ordine
Ce setari pentru imprimare (de exemplu, note de subsol)
9.4.1.
In meniul File (Fisier) Page Setup (Setare Pagina), puteti defini zona de printare si deasemenea alti parametrii care sunt inclusi in printarea propriu-zisa (antet si note de subsol,
margini, etc).
9.4.1.1.
Pagina
Eticheta Page (Pagina) va ofera optiuni variate referitoare la marimea si orientarea paginii.
9.4.1.2.
Margini
Eticheta Margini se refera la marginile paginei, distantele dintre antet, notele de subsol si
margine si centrul paginii.
Sfat
In loc sa introduceti in casutele de optiune numere pentru marginile paginii puteti de
asemenea sa faceti click pe comanda PRINT PREVIEW (PREVIZUALIZARE PRINTARE)
din meniul File si sa selectati butonul MARGINS (MARGINI) de unde acestea pot fi miscate
manual. Marginile pot fi de asemenea trase facand click pe iconita Print Preview si apoi
selectand butonul Margins.
9.4.1.3.
Antet/Nota de subsol
De aici puteti alege dintre antetele si notele de subsol deja predefinite sau sa particularizati
Antetul/Nota de subsol.
Sfat
Fiecare tabel din fisierul de lucru ar trebui sa includeti intotdeauna urmatoarele informatii
in antet si nota de subsol:
Data
Listele de date ce contin mai mult de o pagina ar trebui sa includa numarul paginii
curente si numarul total de pagini.
9.4.1.4.
Foaia de lucru
Aici puteti defini zona de imprimare din foaia de lucru precum si optiuni aditionale.
Zona de imprimare este definita de celulele de referinta (de ex: A1:F30), de o serie de celule
carora li s-a definit un nume sau de diverse serii de celule (Referintele sau numele celulelor
trebuie sa fie despartite prin punct si virgula, de ex: A1:F30; G40:K50).
Sirurile de celule neadiacente sunt imprimate pe doua pagini.
9.4.1.5.
Grafic
Aici puteti determina scala si calitatea printarii unui grafic, daca zona de imprimare include si
un grafic.
Setari de ecran (de ex: marimea si pozitia ferestrei, simbolurile gruparilor, scalarea,
celulele active, etc.) sau
Setari de imprimare (de ex: orientare, margini, antet, nota de subsol, scalarea, zona
de printare etc.)
9.4.2.1.
Definirea vizualizarilor
Exercitiu
Creati rapoarte orientate catre destinatar care sunt bazate pe datele din fisierul de lucru
Report1.XLS pentru directori si pentru Directorul departamentului X.
9.4.2.2.
Mod de utilizare:
1.
2.
Mod de utilizare:
Definiti diferitii parametrii in foile de lucru potrivite:
Landscape (pesisaj)
Scaling (scalare) 80%
Margins (margini): Sus si jos 2; stanga si dreapta 1,5; antet si nota de subsol 1,3
Negru si alb
Faceti click in casuta de optiuni PRINT SETTINGS pentru a salva setarile pentru imprimare
curente adaugate in foaia de lucru (Ariile de printare definite se salveaza intotdeauna
impreuna cu vizualizarea).
Faceti click pe casuta de optiune HIDDEN ROWS AND COLUMNS pentru a salva aceste
optiuni. Liniile si coloanele raman ascunse in vizualizarea adaugata.
Procedati in acelasi fel pentru a defini celelalte vizualizari.
Creating a Report
Select the other views (sheet and view) in the same manner. In addition, click in the
CONSECUTIVE PAGE NUMBER option box so that your reports pages are numbered
consecutively. Confirm your entries by pressing the OK button.
How to Proceed Creating a Report for the Senior Manager of the Business Unit X
Click the command Add on the View menu Report Manager.
Enter in the REPORT NAME box the reports name (Senior Manager-Business Unit_X).
Select the various areas by down arrow:
Select the sheet Result-Business Unit_X and the view Result-Business Unit_X-Overview
and click Add.
Select the sheet Result-Business Unit_X and the view Result-Business Unit_X-Detail and
click Add.
Confirm your entries by pressing the OK button.
Create the reports for the other senior managers in the same way.
9.4.3.2.
Printing a Report
To print your report, select the desired report on the View menu Report Manager and click
the PRINT button.
alfabetic,
numeric sau
cronologic (in functie de data, de ex: in functie de luna, zilele saptamanii)
Exercitiu: (Resultdata1.xls)
Sortati datele in functie de grupa produsului (ordine ascendenta).
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.
16
Functia se aplica datelor de vanzare ale grupului de produse Mills doar pentru regiunea Nord.
Pentru a inlatura criteriul filtrului pentru o coloana anume, alegeti optiunea ALL (TOT) din
lista derulanta.
Facand click pe comanda Show All (Afisati tot) din meniu Data Filter, datele ascunse
anterior sunt afisate din nou.
Puteti opri functia Auto Filtru, facand click inca o data pe comanda Auto Filter din meniul
Data- Filter.
Prin folosirea casutei de dialog Auto Filter Top 10 puteti selecta primele/ultimele 10 (sau
selectati un alt numar) valori ale informatiilor continute in coloana. Casuta de dialog Custom
Auto Filter va ofera posibilitatea sa definiti doua criterii ale filtrului care relationeaza una cu
alta logic.
5.
6.
7.
8.
9.
Prin folosirea comenzii Remove All (Elimina tot) din meniul Data - Subtotal, valorile
subtotalului si totalului sunt eliminate.
10.2.
Optiunile PivotTable
Exemplu:
10.2.2.
Exercitiul consta in analiza datelor stranse in lista din prima parte a analizei vanzarilor prin
folosirea PivotTable.
Incepeti prin crearea unui PivotTable care afiseaza valorile vanzarilor referitoare la grupele
de produs si la zona de vanzare.
10.2.2.1.
Odata ce ati creat lista de date17, puteti face click pe orice celula din lista, deschide meniul
Data si face click pe comanda Tabel Pivot si pe PivotChart Report (Raportul Tabelului
Pivot) pentru lansarea PivotTable si a PivotChart Wizard (Wizard-ului Tabelului Pivot).
Observatie
Daca faceti click pe o singura celula, este posibil ca Wizard-ul PivotTable sa nu recunoasca
intreaga lista de date cand se creaza Tabelul Pivot. Din acest motiv, este necesar sa
selectati lista completa.
17
Notati ca selectarea prin click a unei celule din lista de date este posibila doar pentru acest exemplu care
reprezinta un PivotTable bazat pe date preluate dintr-o lista Excel. Daca doriti sa reafisati datele din orice alta
sursa de date (vezi capitolul 10.2.4.1. Setarea unei surse de date) faceti click pe orice celula din foaia de lucru.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 129/137
10.2.2.2.
In pasul 1, trebuie sa identificati sursa de date pentru PivotTable. Graficul urmator arata ca
sursa de date deriva din lista MS Excel, dar PivotTable se pot referi de asemenea la surse
de date externe.
Cum sa procedati:
1.
2.
Urmati instructiunile si faceti click pe casuta de optiuni MS Excel list or database (Lista
sau baza de date MS Excel).
Faceti click pe butonul NEXT pentru a ajunge la urmatoarea casuta de dialog.
10.2.2.3.
In pasul 2, selectati celulele care contin datele din lista pe care doriti sa le analizati. In
momentul in care orice celula este activa, MS Excel va propune o serie de celule pe care o
puteti confirma sau modifica prin introducerea sau activarea (de ex. prin folosirea mouseului) seriei de celule corecte.
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
Verificati daca wizard-ul PivotTable a introdus corect seria de celule propuse pentru
PivotTable pe care doriti sa il creati.
Altfel va trebui sa modificati seria de celule.
Faceti click pe butonul NEXT pentru a ajunge la urmatoarea casuta de dialog.
Nota
Prin folosirea comenzii Browse (Cautare) puteti folosi sursa de date derivata dintr-un fisier de
lucru pe care nu l-ati deschis inca prin introducerea seriei de date cerute si numele foii
fisierului.
Notati ca toate filtrele care au fost aplicate listei de date vor fi luate in calcul de PivotTable
(comanda Filtru din meniul Data).
Din moment ce wizard-ul calculeaza automat valoarea subtotalului si a totalului, subtotalurile
si totalurile care au fost calculate anterior ar trebui sterse din lista de date inainte sa fie
folosite in crearea PivotTable.
10.2.2.4.
10.2.2.5.
In al-4 lea pas , definiti aparitia si asezarea in pagina a raportului PivotTable prin:
Mod de lucru:
1.
2.
3.
4.
5.
Nota
In versiunile curente ale aplicatiei MS Excel, trebuie sa faceti click pe butonul Layout (
Asezare in pagina) al wizard-ului in pasul 3 pentru a manevra aparitia si structura Tabelului
Pivot ca in graficul de mai sus.
Daca in schimb faceti click pe butonul NEXT, Tabelul Pivot este aranjat si formatat direct in
foaia de calcul in acelasi fel.
10.2.2.6.
Tabelul Pivot este creat automat iar bara de instrumente specifica este afisata. Facand click
pe butoanele de optiune afisate in bara de instrumente puteti edita sau modifica Tabelul
Pivot pentru a controla felul in care datele sunt afisate.
7.
8.
Lansati Wizard-ul PivotTable, definiti sursa de date si confirmati sau modificati sursa de
date corecta descrisa anterior.
Trageti butonul campului grupei produsului(DESCRIPT2) catre campul ROW al
PivotTable.
Trageti butonul campului grupei produsului(DESCRIPT1) catre campul ROW al
PivotTable sub campul grupa produsului.
Trageti butonul campului REGION catre campul COLUMN al PivotTable.
Trageti butonul campului omului de vanzari ((LAST)NAME) catre campul COLOANEI
PivotTable, la dreapta campului REGION.
Trageti butonul campului INCOME catre campul DATA al PivotTable.
Mod de utilizare:
Optiunea 1 de Glisare a Campurilor
1. Glisati campul Grupa Produsului catre zona care este in afara ferestrei listei campului
PivotTable (cu alte cuvinte, trageti campul grupa de produse in afara raportului
PivotTable)
Optiunea 2 de Lansare a Wizard-ului PivotTable.
Modificati Tabelul Pivot prin deplasarea campului casuta
(DESCRIPT2) catre campul PAGE(Pagina) al PivotTable.
2. Confirmati comanda facand click pe butonul END (Finalizare).
1.
grupa
produsului
Scop
F4 SAU CTRL+Y
ALT+ RETURN
CTRL + `
CTRL + C
CTRL + V
CTRL + X
CTRL + G
CTRL + H
CTRL + N
CTRL + O
CTRL + S
CTRL + SPACE
SHIFT + SPACE
CTRL + (SHIFT) + 0
CTRL + (SHIFT) + 9
CTRL + (SHIFT) + 1
CTRL + (SHIFT) + 5
ALT + TAB
CTRL + ESC
CTRL + F3
Defineste un nume.