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Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control.
Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, de hecho, no son
ms que los objetivos definidos de la organizacin. Ralph C. Davis dice que los
estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores,
sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de
resultados:
Tipos de Estndares
Existen tres mtodos para establecer estndares, cuya aplicacin vara de
acuerdo con las necesidades especficas del rea donde se implementen:
1. Estndares estadsticos. Llamados tambin histricos, se elaboran con base
en el anlisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de
empresas competidoras. No son del todo confiables, pues en ocasiones la
situacin presente ha variado demasiado en relacin con el pasado, por tanto al
establecerse, la informacin estadstica debe ser complementada con el criterio.
2. Estndares fijados por apreciacin. Son esencialmente juicios de valor,
resultado de las experiencias pasadas del administrador, en reas en donde la
ejecucin personal es de gran importancia. Se refieren a ciertas actividades cuyo
carcter es intangible o cualitativo, tales como la moral de la empresa, actitud del
personal y otras, pero cuya importancia es vital; su fijacin, como ya se dijo, es
subjetiva o ajuicio de los ejecutivos.
3. Estndares tcnicamente elaborados. Son aqullos que se fundamentan en
un estudio objetivo y cuantitativo de una situacin de trabajo especfica. Se
desarrollan en relacin con la productividad de la maquinaria, del equipo, y de los
trabajadores; son llamados tambin estndares de produccin y de tiempos y
movimientos.
Por otra parte, los modelos, de acuerdo con sus caractersticas, pueden ser:
cuantitativos, si son susceptibles de medirse en unidades numricas, o
cualitativos, cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se evalan
son referentes a ciertas cualidades.
Una clasificacin de los estndares ms usuales, se presenta en el cuadro
sinptico.
MEDICIN DE RESULTADOS
Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de
unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. El
establecer dichas unidades es uno de los problemas ms difciles, sobre todo en
reas con aspectos eminentemente cualitativos.
Para llevar a cabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas
de informacin; por tanto, la efectividad del proceso de control depender
directamente de la informacin recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo),
confiable (exacta), vlida (que mida realmente el fenmeno que intenta medir), con
unidades de medida apropiadas, y fluida (que se canalice por los adecuados
canales de comunicacin).
CORRECCIN
La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar
las desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es
funcin de carcter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital
importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. Un ejemplo
frecuente de esta situacin sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que
indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de
incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es
causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin; es aqu
en donde se encuentra la relacin ms estrecha entre la planeacin y el control.
RETROALIMENTACIN
Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la
informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se
retroalimente el sistema.
IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL
Por ltimo, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control
se requiere:
1. Contar con objetivos y estndares que sean estables.
2. Que el personal clave comprenda y est de acuerdo con los controles.
3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los
objetivos.
4. Tomar en cuenta que un sistema de control por s solo no contribuye a la
eficiencia.
5. Evaluar la efectividad de los controles:
- Eliminando aquellos que no sirven.
- Simplificndolos.
- Combinndolos para perfeccionarlos.
TECNICAS DE CONTROL
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el
procesos de control. Algunas de estas tcnicas son: los sistemas de informacin,
grficas-diagramas, estudio de mtodos. Mtodos cuantitativos y el control interno.
Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Grficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.
Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.
Mtodos cuantitativos
Redes
Modelos matemticos
Investigacin de operaciones
Estadstica
Clculos probabilsticas