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MANUAL DE CALIDAD
CDIGO
EV-CAL-MA-01
VERSIN
VIGENCIA
2013
PGINA
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MANUAL DE CALIDAD
SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD
GESTIN DE CALIDAD UN
COMPROMISO DE TODOS
La versin vigente y controlada de este documento, solo podr ser consultada a travs del sitio web Institucional
www.usco.edu.co, link Sistema Gestin de Calidad. La copia o impresin diferente a la publicada, ser considerada como
documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.
GESTIN DE CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD
CDIGO
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VERSIN
VIGENCIA
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CONTENIDO
INTRODUCCION
1
LA UNIVERSIDAD
1.1
Resea Histrica
1.1.1 Antecedentes
1.2
Ubicacin de la Universidad
1.3
Filosofa Institucional
1.3.1 Misin
1.3.2 Visin
1.3.3 Principios de la Universidad Surcolombiana
1.3.4 Propsitos de la Universidad Surcolombiana
2.
ORGANIGRAMA
3.
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN
3.1. Referencias Normativas
3.1.1 Normas ISO
3.1.2 Normas Internas
3.2
MAPA DE PROCESOS
3.3. TRMINOS Y DEFINICIONES
4
SISTEMA GESTION DE CALIDAD
4.1.1 Requisitos generales
4.2
Gestin documental
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de la calidad
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de los registros
5
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.1
Compromiso de la direccin
5.2
Enfoque al cliente
5.3
Poltica de la calidad
5.4
Planificacin
5.4.1 Objetivos de la calidad
5.4.2 Planificacin del sistema de gestin de la calidad
5.5
Responsabilidad, autoridad y comunicacin
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
5.5.2 Representante de la direccin
5.5.3 Comunicacin interna
5.6
Revisin por la Direccin
5.6.1 Generalidades
6
GESTION DE LOS RECURSOS
6.1
Provisin de recursos
6.2
Talento Humano
pg.
4
5
5
7
7
7
7
7
8
10
11
12
12
12
12
12
13
15
15
16
16
16
16
16
17
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18
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MANUAL DE CALIDAD
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6.2.1
6.2.2
6.3
6.4
7
7.1
7.2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.3
7.4
7.4.1
7.4.2
7.4.3
7.5
7.5.1
7.5.2
7.5.3
7.5.4
7.5.5
7. 6
8
8.1
8.2
8.2.1
8.2.2
8.2.3
8.2.4
8.3
8.4
8.5
8.5.1
8.5.2
8.5.3
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Generalidades
20
Competencia, toma de conciencia y formacin
20
Infraestructura
20
Ambiente de trabajo
20
REALIZACION DEL PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO
21
Planificacin de la realizacin del producto o prestacin del servicio
21
Procesos relacionados con el cliente
21
Determinacin de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio 21
Revisin de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio
21
Comunicacin con el cliente
21
Diseo y Desarrollo
21
Adquisicin de bienes y servicios
22
Proceso de adquisicin de bienes y servicios
22
Informacin para la adquisicin de bienes y servicios
22
Verificacin de los productos y/o servicios adquiridos
22
Produccin y prestacin del servicio
22
Control de la produccin y de la prestacin del servicio
22
Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio
22
Identificacin y trazabilidad
22
Propiedad del cliente
22
Preservacin del producto y/o servicio
23
Control de los equipos de seguimiento y de medicin
23
MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
24
Generalidades
24
Seguimiento y medicin
24
Satisfaccin del cliente
24
Auditora interna
24
Seguimiento y medicin de los procesos
24
Seguimiento y medicin del producto y/o servicio
24
Control del producto y/o servicio no conforme
24
Anlisis de datos
24
Mejora
25
Mejora continua
25|
Accin correctiva
25
Accin preventiva
25
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INTRODUCCION
El presente Manual refleja la conviccin de que el Sistema Gestin de Calidad
contribuye a satisfacer las necesidades de nuestros clientes externos e internos.
Es la intencin de la USCO demostrar la capacidad para proporcionar servicios que
contribuyan a la satisfaccin del cliente a travs de la aplicacin eficaz del sistema,
incluidos los procesos para la mejora contina del sistema y el aseguramiento de la
conformidad con los requisitos del cliente y la normatividad aplicable.
El Manual es usado como medio para establecer los lineamientos internos bajo los
cuales es controlada la prestacin de nuestros servicios, acorde a los requerimientos de
la norma ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000:2009.
El objetivo del manual es documentar el Sistema Gestin de Calidad de la USCO para
el cumplimiento de la norma ISO 9001:2008 Y NTCGP 1000:2009; y se podr utilizar en
todos los documentos del sistema para referirse al Sistema Gestin de Calidad en todos
los procesos de la Institucin.
El Manual de Calidad se encuentra disponible en la pgina WEB dela Oficina de Gestin
de Calidad para su consulta, quedando el original bajo resguardo de la Coordinacin del
Sistema de Gestin de Calidad, por lo tanto el documento impreso o fotocopiado se
considera como copia no controlada.
El Representante de la Rectora para la Implementacin del Sistema de Gestin de
Calidad, es responsable del control de las revisiones a este manual de calidad.
Toda correccin o modificacin que se realice al Manual deber estar de acuerdo al
Procedimiento de Control de Documentos con cdigo CAL-PR-04, en el numeral 6.1
Control de Documentos Internos.
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1. LA UNIVERSIDAD
1.1 Resea Histrica
La historia de la Universidad Surcolombiana est dividida en cinco momentos. El primero
esta relacionados con sus orgenes que envuelven un sentimiento del pueblo huilense
que lo llev a las calles para luchar por su creacin como Instituto Tcnico Universitario
(ITUSCO); El segundo momento est relacionado con un proceso de cooperacin
institucional entre la Universidad Nacional de Colombia y el naciente ITUSCO, relacin
que an se mantiene en convenios acadmicos; el tercer momento tiene que ver con la
transformacin de ITUSCO en Universidad Surcolombiana (USCO). El cuarto momento
se expresa con el surgimiento de sedes en Garzn, Pitalito y la Plata y otros convenios.
En la actualidad se fragua un quinto momento que tiene que ver con la consolidacin de
la calidad de la educacin de la Universidad a travs de la acreditacin y dems normas
sustentadas en la Ley 30 de 1992. Como parte final de esta resea hace nfasis en los
tres Planes de Desarrollo Institucional de la Universidad que marcan su Visin, Misin y
macro proyectos.
1.1.1 Antecedentes.
1968
Mediante la ley 55 del 17 de diciembre se crea ITUSCO con la misin de preparar y
calificar los profesionales que requieran la regin y el conocimiento de su realidad
concreta
1970
Inicio labores acadmicas el 30 de marzo de 1970 con tres programas de tecnologa, en
Administracin de empresas, En Administracin Educativa y En Contadura pblica con
305 alumnos y cuatro profesores de tiempo completo.
1973
Se traslad a la sede de la Avenida Pastrana Borrero, Carrera 1 con los mismos
programas, ms espaol y Literatura todos a nivel de Tecnologa
1974
Se cre el programa de enfermera.
1976
Mediante la ley 13 de 1976 se transform el ITUSCO en Universidad Surcolombiana,
con estructura similar a la de la Universidad Nacional de Colombia, excepto en la
conformacin del consejo Superior.1997
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1980
Hasta 1980 la Universidad Surcolombiana no haba iniciado la cultura de la Planeacin y
la Auto evaluacin y ya ofreca nueve programas de educacin: Preescolar, Lingstica y
Literatura, Administracin Educativa, Educacin Fsica, Matemticas y Fsica, Contadura
Pblica, Administracin de Empresas, Ingeniera agrcola y Enfermera, tena 1.879
estudiantes, 99 profesores de tiempo completo y algunos de medio tiempo y ctedra.
1983
En 1983 se crearon cuatro nuevos programas: Medicina, Ingeniera de Petrleos,
Tecnologa Agropecuaria y Licenciatura en Tecnologa Educativa.
1984
En 1984 se ofreci el primer programa de postgrado en la Universidad Surcolombiana de
Especializacin en Matemticas, en convenio con la Universidad Nacional
1989
En 1989 ya se ofrecan once programas presenciales en Neiva, los nueve enunciados
arriba ms Medicina e Ingeniera de Petrleos, adems tres fueron creados en convenio
con el Instituto Huilense de Cultura seis a distancia en las sedes: Licenciatura en
Tecnologa Educativa, creada por resolucin 2123 de octubre de 1989, Tecnologa
agropecuaria Resolucin 0626 de marzo de 1988, tecnologa de Gestin Bancaria y
Financiera en convenio con la Universidad del Tolima, Resolucin 2419 de noviembre de
1989, Tecnologa de obras civiles en convenio con la Universidad del Quindo,
Resolucin 191 de febrero de 1990 y dos postgrados de especializacin en Gestin de
Desarrollo Regional, segn acuerdo 191 de Diciembre de 1989 y en Sistemas en
convenio con la Universidad Nacional.
1993
En 1993 y 1994 marcan la aplicacin de la ley 30 de 1992 y la designacin del rector por
parte de la comunidad Universitaria.
2007
En el ao 2007 el consejo superior estableci polticas de investigacin de proyeccin
social, administrativas y financieras para la Institucin.
2008
En el 2008 con participacin de la comunidad Universitaria y actores relevantes de la
regin, se formul el quinto plan de desarrollo para el periodo comprendido entre los
aos 2009 - 2012 con horizonte prospectivo al ao 2019. Este plan est orientado a "La
Acreditacin Acadmica y Social de la Universidad Surcolombiana" para ser reconocida
por el mundo acadmico y productivo en los mbitos regional, nacional e internacional.
2010
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Ubicacin de la Universidad
Filosofa Institucional
1.3.1 Misin
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Cr
ear el clima organizacional y el ambiente acadmico adecuado para la prctica de los
principios Institucionales en cumplimiento de la Misin.
2.
Organigrama
3.
Referencias Normativas
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Mapa de Procesos
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3.3
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TRMINOS Y DEFINICIONES
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3.3.8 Autoridad. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegacin.
3.3.9 Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los
requisitos.
3.3.10 Calibracin. Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones especficas, la
relacin entre los valores de las magnitudes que indique el instrumento de medicin o un
sistema de medicin, o valores representados por una medida materializada o por un
material de referencia, y los valores correspondientes determinados por medio de
patrones.
3.3.11 Capacidad de una entidad. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un
producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio.
3.3.12 Cliente. Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
3.3.13 Competencia. Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
3.3.14 Concesin. Autorizacin para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es
conforme con los requisitos especificados.
3.3.15 Confirmacin metrolgica. Conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el
equipo de medicin cumple con los requisitos para su uso previsto.
3.3.16 Conformidad. Cumplimiento de un requisito.
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3.3.57 Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan con el fin
de lograr un propsito.
3.3.58 Sistema de Gestin de la Calidad para entidades. Herramienta de gestin sistemtica
y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de
calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades.
Est enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades.
3.3.59 Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo
aquello que est bajo consideracin.
3.3.60 Validacin. Confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.
3.3.61 Verificacin. Confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos especificados.
3.3.62 Verificacin (metrolgica). Comparacin directa entre las caractersticas
metrolgicas del equipo de medicin y los requisitos metrolgicos del cliente.
4.
4.1
Requisitos Generales
La Universidad Surcolombiana, establece, documenta e implementa el Sistema de
Gestin de Calidad (SGC) cumpliendo con el ciclo PHVA (Planear Hacer Verificar
Actuar) con el fin de mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad.
El Sistema de Gestin de Calidad, cuenta con 3 Procesos Estratgicos, 3 Procesos
Misionales, 10 Procesos de Apoyo y 2 Procesos de Evaluacin, determinando para cada
uno:
En la etapa del PLANEARse estable informacin respectiva del lder de proceso,
objetivo del proceso, requisitos a cumplir, la interaccin (entradas y salidas) con los otros
procesos, los criterios y mtodos necesarios para asegurar las actividades y el control
de estas, los recursos (humanos, de infraestructura y de ambiente de trabajo) requeridos
para la ejecucin del proceso.
En la etapa del HACER se establecen las actividades que se realizan con el fin de dar
cumplimiento a lo planeado,definiendo responsables de la ejecucin de la actividad y
salidas que a su vez sern insumo para otros procesos.
En la etapa del VERIFICAR se establecen los mecanismos de verificacin necesarios
para apoyar seguimiento y si as se requiere medicin de los procesos.
En la etapa del ACTUAR se establecen las acciones correctivas y/o preventivas a
implementar con el fin de alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de
estos procesos.
Todos los procesos del SGC de la Universidad Surcolombiana son Planificados,
ejecutados, Verificados y Mejorados continuamente.
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GESTION DOCUMENTAL
4.2.1 Generalidades
El Sistema de Gestin de Calidad debe estar compuesto por una poltica de calidad, un
manual de calidad, procedimientos y registros que permitan evidenciar el sistema de
Gestin de Calidad.
4.2.2 Manual De Calidad
Este Manual es debidamente elaborado, revisado y aprobado de acuerdo a lo
establecido en el procedimiento de control de documentos, incluye el alcance del SGC,
las exclusiones con sus respectivas justificaciones, explicacin general del cumplimiento
de cada uno de los requisitos de las normas, relacionando los procesos con los
responsables, se referencia a los procedimientos y se anexan los documentos de apoyo
que ayudan a la comprensin del SGC.
4.2.3 Control de Documentos
Se cuenta con el procedimiento CAL-PR-04 Control de documentos del Sistema de
Gestin de Calidad, documentado para garantizar el control de los documentos externos
e internos del Sistema, estos ltimos en cuanto a su elaboracin, adecuacin (cambios),
revisin, aprobacin, identificacin de cambios, versin y distribucin.
Los documentos obsoletos, son recogidos e identificados para prevenir su uso no
intencional.
Los documentos de origen externos son identificados y se controlan y comunican al
proceso al que aplica.
4.2.4Control de Los Registros
Se cuenta con el procedimiento documentado CAL-PR-05 Control de registros del
Sistema de Gestin, que garantiza el control de los registros (Formatos diligenciados
debidamente y archivados) en cuanto a su identificacin, almacenamiento, proteccin,
recuperacin, tiempo de retencin y la disposicin de estos una vez cumplido el tiempo
de archivo, de acuerdo a la TRD del proceso, adicionalmente se cumplen con las
directrices del componente de INFORMACIN del MECI.
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RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
Planificacin
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5.6.1. Generalidades.
El Representante de la Direccin prepara el informe de revisin por la direccin
mediante formato CAL-FO-04 Informe de preparacin para la revisin por la direccin
para que la alta direccin, efecte por lo menos una vez al ao la revisin al Sistema
Gestin de Calidad de la Institucin, luego de haber concluir la ejecucin de una
Auditoria Interna de Calidad, con el fin de asegurarse de la conveniencia, adecuacin,
eficacia, eficiencia y efectividad continua del Sistema, deja evidencia de dicha actividad
en el formato CAL-FO-05 Informe de revisin por la Direccin del Sistema de Gestin
de Calidad.
6
GESTIN DE RECURSOS.
6.1
Provisin de Recursos.
La Institucin define los recursos necesarios para la implementacin y mantenimiento del
SGC, logrando as una oportuna planeacin de la asignacin de los mismos.
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Talento Humano
6.2.1 Generalidades.
6.2.1.1
Competencia, toma de conciencia y formacin.
La Universidad mediante la construccin de los perfiles para los diferentes cargos
acadmico administrativo, busca definir las competencias que requiere el personal para
ocupar dichos cargos y a travs de la construccin de mecanismos, tales como la
evaluacin del desempeo, procesos de seleccin del personal, entre otros se busca
verificar y garantizar el grado de cumplimiento de dichas competencias.
A travs del desarrollo de capacitaciones, induccin, reinduccin y jornadas de
sensibilizacin, se promueve la toma de conciencia al interior del personal.
Tambin se cumplen con el Elemento de DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO del
MECI
6.3
Infraestructura.
7.1
Planificacin de la Realizacin del Producto y/o Prestacin del
Servicio.
La Universidad Surcolombiana cuenta con los Procesos Misionales, en los cuales se
planea y establecen los requisitos con que debe realizarse y prestarse los servicios,
identificndose las actividades de verificacin, validacin, seguimiento y medicin, as
como los criterios de aceptacin.
Adicionalmente se establece e implementa el Plan de Desarrollo de la Institucin el cual
garantiza la asignacin de recursos para su cumplimiento.
7.2
Procesos Relacionados con el Cliente
7.2.1 Determinacin de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o
Servicio.
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MEDICIN Y ANLISIS.
8.1
Generalidades.
La Universidad en cada proceso tiene establecidas las actividades para Verificar y
Actuar garantizando el anlisis de los datos y la generacin de mejora contina.
8.2
Seguimiento y Medicin.
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PGINA
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