Concepto de organizacin

La palabra organizacin tiene tres acepciones; la primera, etimolgicamente,

proviene del griego organon que significa instrumento; otra se refiere se refiere a
la organizacin como una entidad o grupo social; y otra mas que se refiere a la
organizacin como un proceso.
Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtencin de eficiencia que
solo es posible a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los
recursos que forman parte del grupo social.
Despus de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organizacin, es
necesario determinar que medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto
se encarga la etapa de organizacin.
Agustn Reyes Ponce
Organizacin es la estructuracin de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos sealados.
Eugenio Sisto Velasco
Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones,
autoridad, responsabilidad y jerarqua y estableciendo las relaciones que entre
dichas unidades deben existir.
Isaac Guzmn Valdivia
Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que
integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento
posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los
fines que la propia empresa persigue.
Joseph L. Massie
La estructura y asociacin por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos,
asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus
actividades hacia objetivos comunes.

Harold Koontz y Cyril ODonnell

Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos,
asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para
supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura
de la empresa.
Lyndall Urwick
Disposicin y correlacin de las actividades de una empresa.
Mario Sverdlik
Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.
Elementos del concepto de Organizacin
Los elementos bsicos del concepto son:
Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el
que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la
correlacin de funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los
objetivos
Sistematizacin. Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la
empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la
eficiencia.
ORGANIZACIN
Significa accin y efecto de organizar u organizarse. Disposicin de los rganos de
la vida, o manera de estar organizado el cuerpo animal o vegetal.
ORGANIZAR:
Establecer o reformar una cosa, sujetando a reglas el nmero, orden, armona o
dependencia de las partes que la componen o han de componerla.
ORGANIZACIN DE VENTAS
Cinco principales objetivos:
Primero: Incrementar las ventas rentables.
Segundo: Optimizar las actividades de ventas.

 Tercero: Obtener de los recursos humanos y materiales rendimientos con el

mnimo de esfuerzo.
Cuarto: Corregir la problemtica surgida al ejecutar dichos planes y
organizaciones..
Quinto: Motivar al personal.

ORGANIZACION DEL EQUIPO DE VENTAS.

ORGANIZACION DEL EQUIPO DE VENTAS.

Todas las empresas pasan por esta interrogante en algn momento,
lo importante es tener una coherencia a la hora del diseo del equipo
de ventas con el tipo de producto, el canal por donde se distribuye
nuestro producto o servicio, los segmentos del mercado, la forma en
que comercializa el sector sus productos o servicios. para dar un
ejemplo seria totalmente ilgico disear un equipo de ventas puerta a
puerta, para un producto diseado para clase alta (ejemplo un Rolex),
la organizacin del equipo de ventas es un procedimiento
estructurado en 4 partes:
1.Elegir la Estructura del Equipo de ventas.
2.Determinar Del tamao del equipo de ventas.
3.Delimitar las zonas de ventas.
4.Planificar las visitas.
1.ELECCIN DE LA ESTRUCTURA DEL EQUIPO DE VENTAS.
Esta eleccin va a depender del mercado objetivo de la empresa, se
pueden elegir entre cinco formas bsicas de organizacin del
departamento de ventas: a)Por zonas o territorios geogrficos.
productos. c)Por mercados. D)Por clientes. e)Mixta.

por zonas o Territorios: Consiste en asignar a cada vendedor una

zona geogrfica perfectamente definida para que venda en ella los
productos o servicios de la empresa a cualquier cliente que desee
adquirirlos, independientemente de su tamao. Este tipo de
organizacin es especialmente adecuado cuando la gama de
productos de la empresa es homognea y los clientes similares.
Tiene como ventaja los reducidos costes y tiempos de
desplazamiento y como desventaja, la falta de especializacin de los
vendedores.
Por Productos: es la ms adecuada cuando la empresa
comercializa una gran variedad de productos, se le asigna a cada
vendedor una lnea de productos y esto sirve para que los
vendedores se especialicen en la lnea que se le asigna, como
desventaja tiene que los vendedores de diferentes lneas visiten al
mismo cliente.
Por mercado: es igual al anterior con la diferencia que se organiza
en base al tipo de mercado al que va dirigido el producto o servicio.
Por clientes: el equipo se distribuye en base a la forma de
distribucin de la empresa por ejemplo venta minorista y venta
mayorista.
Mixta: es una combinacin de algunas de las vistas anteriormente.
2.DETERMINACIN DEL TAMAO DEL EQUIPO DE VENTAS.
No siempre ms vendedores significa ms ventas, para conocer el
nmero de vendedores que necesitamos ser preciso, en primer
lugar, determinar el nmero y ubicacin de los clientes existentes y
potenciales, lo que permitir cuantificar el mercado real y potencial.

3.DELIMITAR LAS ZONAS DE VENTAS

La divisin del territorio en reas comerciales sirve de base para la

asignacin de zonas de venta a cada uno de los vendedores. Por

tanto, a la hora de la delimitacin de las zonas, el responsable de
ventas deber tener en cuenta las siguientes variables:El nmero de
clientes reales y potenciales. La frecuencia de las visitas. El nmero y
el tipo de producto que vende la empresa. Los objetivos de cobertura
del mercado. Aunque en la prctica sea difcil, se debe intentar que
las zonas resultantes ofrezcan iguales, o al menos semejantes,
oportunidades de ventas, y exigir iguales o semejantes cargas de
trabajo para cada vendedor. El desequilibrio territorial puede dar lugar
a cierto malestar en el equipo de ventas o cierta desmotivacin entre
los vendedores a quienes corresponda actuar en las zonas difciles.
4.PLANIFICAR LAS VISITAS
El vendedor debe realizar ms de una visita a un cliente potencial
pero debe de tener cuidado en no perder el recurso ms preciado de
un vendedor: "su Tiempo" el tiempo es oro. Para organizar y
estructurar una ruta adecuada, el responsable de ventas debe tener
en cuenta la geografa del sector, la frecuencia de visitas necesarias
a cada cliente, la localizacin de los clientes actuales y de los clientes
potenciales, y por supuesto, el punto inicial de la ruta del vendedor. El
tipo de ruta depende, principalmente, del tamao del territorio a
recorrer. Segn este criterio, las rutas ms utilizadas son la de la
margarita, y la del trbol de cuatro hojas.
Margarita
Cuando la zona de visitas de un vendedor abarca slo la ciudad
donde reside y su provincia se suele utilizar la denominada ruta de la
margarita. Cada ptalo de la margarita se asocia a un nmero de
visitas que por proximidad el vendedor puede realizar el mismo da,
permitindole regresar cada da al lugar de partida que es el centro
de la margarita. Este procedimiento, se utiliza para desplazamientos
cortos, ya que cuando se trata de un sector ms amplio, este
procedimiento origina fatiga y gastos a causa de los kilmetros
recorridos. Cuando la zona a recorrer es mucho ms amplia, el
vendedor tendr que plantearse las rutas con el procedimiento

denominado ruta en forma de trbol de cuatro hojas.

Trbol
Durante la primera semana, recorrer la ruta comprendida en el
sector 1, que le permitir atender tambin una demanda urgente,
caso de producirse, en las medias mitades de los sectores 3 y 4. Si la
demanda proviene del sector 2, el vendedor no ir hasta la semana
siguiente (a no ser que sea un caso excepcional). Lo mismo suceder
con el resto de los sectores que recorrer en las siguientes semanas.
As, con un mnimo desplazamiento, se podr cubrir la mitad de un
sector permanentemente.

CMO SE RECLUTA LA FUERZA DE VENTA?

A travs de 2 grandes fuentes que estn condicionada por los recursos, el tiempo
y la discrecin.

Las fuentes son: Fuentes Internas

Fuentes Externas

Fuentes Internas: Dentro de la compaa relacionada son fuentes que tienen que
ver con el proceso de venta o mercadeo.

Ejemplos.
audaces)

Marchandeiser que pasan a ser vendedores (solamente los ms

Familiares de empleados y clientes.

No relacionados: personal que no esta en venta pero estn relacionados.

Ejemplos: Secretarias, mensajeros, conocen los productos pero no conocen la
competencia

Departamento de produccin.

Todo lo antes indicado supone para la empresa discrecin, economa y rapidez, lo

ms importante de estos puntos es la discrecin, para que no tenga infiltrados.

Fuentes Externas: Son personas que no estn vinculadas con la empresa

Por ejemplo la prensa, simplemente publica un aviso de prensa buscamos

vendedores con tales y tales perfiles envanos tu curriculum a tal direccin.

Tenemos 2 posibilidades:

1.-Identifico a la empresa: estamos vulnerables.

2.-No identifica a la empresa: nadie sabe quien soy tiene desventajas
(no es rpido ni discreto) hay que revisar currculos.
2.- Agencias de Empleo: llevan registros de elegibles
Desventajas: no es discreto porque es penetable.
Ventaja: es ms rpido porque trabaja sobre un universo ms pequeo
3.- Los Head Hunter (caza talentos)
Ventaja: ms discreto que agencia de empleo.
Desventaja: Es caro y se mueve sobre un grupo limitado.

4.- Mecanismo de Pirateo requiere esfuerzo, constancia y recursos

El reclutamiento del vendedor: se realiza a travs de (las fuentes internas) nuestro

vendedor estrella.

El vendedor se encarga de constatar varias personas que estuviesen relacionadas

al rea de publicidad exterior. Nuestro vendedor constata a 03 personas que han
tenido xito el tiene una amplia experiencia en las ventas de publicidad exterior, el
les planteo la idea de trabajar en una empresa joven, innovadora, abierta a los
cambios y los invito a realizar este mtodo (fuente interna) por ser consideraciones
fuente confiable economa y rpida.

Solicitud de Empleo:

Luego que nuestro vendedor capta a estas 03 personas, estas llenan una planilla
de solicitud de empleo, como se muestra a continuacin:

Esta planilla suministra a nuestra gerencia de comercializacin en forma general,

informacin personal, educacin, datos de empleos anteriores, referencias de
estas personas que optan por el cargo.

La entrevista personal: Despus de una informacin general a travs de la planilla

de solicitud de empleo citamos a nuestras 03 personas a una entrevista de
profundidad. Esta primera entrevista se realiz con el gerente de comercializacin,
hablando libremente sobre un tema propuesto para estimular al entrevistado.

En esta primera entrevista las emociones, sentimientos reconoce principalmente

las emociones, sentimientos, y opiniones de los candidatos.

Estas caractersticas se van observando a medida de que se va desarrollando la

entrevista.

Adems se le realiz una presentacin de la compaa, resaltando los hechos

ms sobresalientes y las polticas generales de nuestra empresa.

Entrevista de seleccin: Esta segunda entrevista se realiza por el gerente general,

y en ella buscamos descartar a los candidatos que realmente no califiquen para el
cargo.

Test Psicolgicos

Se le implementar a los candidatos tes tanto de inteligencia como de aptitud.

En el primero tratamos de evaluar la capacidad mental del candidato y el de

aptitud pata pautas de determinar la capacidad o habilidad latente de las personas
para realizar esta actividad con xito.

Motivacin de la fuerza de ventas

Los vendedores, sobre todo los externos, necesitan una gran motivacin, los
vendedores generalmente trabajan por su cuenta sin supervisin ni orientacin de
los gerentes. Los vendedores externos rara vez cuentan con el apoyo y la
comodidad del ambiente de oficina y del hogar.

En consecuencia, los gerentes tienen el reto de motivar a los vendedores. Un

aspecto clave consiste en averiguar lo que los motiva es la necesidad de estatus,
el control, el logro o alguna otra cosa?.

Los ejecutivos de ventas disponen de una gran variedad de herramientas

motivacionales. Los incentivos econmicos (planes de compensacin, cuenta de
gastos prestaciones sociales) suelen ser muy buenos motivadores, pero no
siempre. Los premios de otra ndole enriquecimiento de trabajo, elogio por parte

de los gerentes, reconocimientos y premios al mrito (prendedores, trofeo,

certificados); pueden ser el medio de estimular a algunos.

Supervisin de la fuerza de ventas

Es difcil supervisar a los vendedores porque trabajan de manera independiente y

en sitios donde no pueden ser observados en forma constante. Pese a ello, la
supervisin es un medio de continuar la capacitacin y un medio para asegurarse
de que se cumplan las polticas de la compaa.

El mtodo ms eficaz de supervisin es la observacin personal en el campo. Por

lo regular, el director de venta pasa al menos la mitad del tiempo viajando con los
vendedores. Entre otras herramientas de la supervisin citamos los informes, la
correspondencia y las reuniones de ventas.

Evaluacin del desempeo del vendedor

Los ejecutivos de ventas deben saber lo que estn haciendo sus subordinados
para premiarlos o hacer propuesta constructiva para mejorar las cosas. La
evaluacin del desempeo tambin ayuda a los vendedores a descubrir
oportunidades de mejorar lo que hacen. Aquellos con pocas ventas saben que
algo estn haciendo mal. Pero tal vez no sepan cul es el problema, si no cuentan
con normas objetivas que les permitan medir su desempeo

Deben utilizarse factores cuantitativos y criterios cuantitativos.

Criterio Cuantitativos: El desempeo de los vendedores deberan evaluarse en

funcin de las entradas (actividades) y salidas (resultados) las entradas por
ejemplo el nmero de visitas realizadas diariamente y el servicios cliente y las
salidas (como el volumen de venta o el margen de utilidad bruta)

A continuacin se enumeran algunas medidas de salida cuantitativa:

Volumen de ventas por producto, grupo de clientes y territorio.

Volumen de venta como porcentaje de la cuota o potencial del territorio.
Pedidos: nmero e importes
Porcentaje del cierre: cantidad de pedidos dividida entre el nmero de visitas.

Entre las entradas cuantitativas figuran las siguientes:

Porcentaje de visitas: nmero de visitas por da o por semana.

Gastos relacionados con la venta directa: total de gastos c como porcentajes de
las ventas.
Factores cualitativos
Conocimiento de los productos, de las polticas de la compaa y de la
competencia.
Administracin del tiempo y preparacin de las visitas.
Aspecto personal.

Capacitacin de la fuerza de ventas

Tanto los vendedores nuevos como los de gran experiencia necesitan un buen
programa de capacitacin para mejorar sus habilidades de venta, conocer mejor
los nuevos productos y perfeccionar las prctica gerenciales de su tiempo y
territorio.

Proceso de Induccin: manipular la situacin en procesar modular.

Mdulos informativos: Quienes somos?, Qu somos?, Qu vendemos?,

Quienes son tus compaeros?
Mdulo formativo: tcnica profesionales de ventas manejar de objeciones
Lnea de producto especificaciones del producto componentes.
Mdulo esencial: cartera de cliente poltica de precios y descuentos cmo va a
convinar la poltica de la empresa.

Qu es un pronostico de venta?

Estima las ventas probables de un producto en un perodo determinado y

mercadeo especifico dentro de un plan de marketing previamente establecido
expresado en unidades o importes.

Qu es un presupuesto de venta?

Es el mercado de todo sistema presupuestario y nos da las estimaciones de las

ventas futuras, tomando en cuenta las ventas del pasado.

CONCLUSIN

Podemos concluir que la venta es el principal mtodo promocional que se emplea

en las empresas, las ventas es una profesin que ha cambiado mucho; en los
ltimos aos.