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Contratos y subvenciones

para las acciones exteriores de la Unin Europea

Gua Prctica
Aplicable a partir del 4 de abril de 2014

ndice
1. INTRODUCCIN ................................................................................................. 7
2. NORMAS BSICAS ............................................................................................ 10
2.1. Descripcin general

10

2.2. Modos de gestin

10

2.3. Elegibilidad, criterios de exclusin y otros principios fundamentales

15

2.3.1. Normas de nacionalidad y origen


2.3.2. Excepciones de la norma de nacionalidad y origen

15
21

2.3.3. Criterios de exclusin

22

2.3.4. Sanciones reglamentarias: sanciones administrativas y financieras


2.3.5. Visibilidad
2.3.6. Otros puntos esenciales

26
26
27

2.4. Procedimientos de contratacin pblica

29

2.4.1. Procedimiento aplicable


2.4.2. Procedimiento abierto
2.4.3. Procedimiento restringido

29
31
31

2.4.4.
2.4.5.
2.4.6.
2.4.7.

32
33
33
33

Procedimiento negociado en rgimen competitivo


Contratos marco
Sistema dinmico de adquisicin
Dilogo competitivo

2.4.8. Procedimiento negociado / procedimiento de contratacin directa

34

2.4.9. Competencia leal y transparente


2.4.10. Preferencias (solo FED)
2.4.11. Criterios de seleccin y adjudicacin

35
36
38

2.4.12. Procedimiento con clusula suspensiva

43

2.4.13. Anulacin de los procedimientos de contratacin pblica


2.4.14. Clusulas deontolgicas
2.4.15. Recursos jurdicos

44
45
47

2.5. Valor del contrato

48

2.6. Pliego de condiciones y especificaciones tcnicas

48

2.7. Procedimientos de conciliacin y arbitraje

50

2.8. El comit de evaluacin

50

2.8.1.
2.8.2.
2.8.3.
2.8.4.

Nombramiento y composicin
Imparcialidad y confidencialidad
Responsabilidades de los miembros del comit de evaluacin
Calendario

2.8.5. Perodo de validez de las ofertas

50
51
52
53
54

2014
2

2.9. Adjudicacin del contrato (excepto para los contratos de servicios, vase el
captulo 3)

54

2.9.1. Notificacin al adjudicatario

54

2.9.2. Preparacin y firma del contrato


2.9.3. Publicacin de la adjudicacin del contrato

55
56

2.10. Modificacin de los contratos

58

2.10.1. Principios generales


2.10.2. Preparacin de un apndice

58
60

3. CONTRATOS DE SERVICIOS ............................................................................. 62


3.1. Introduccin

62

3.1.1. Tipos de contratos de servicios

62

3.2. Procedimientos de contratacin pblica


3.2.1.
3.2.2.
3.2.3.
3.2.4.

Contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR


Contratos por un importe inferior a 300 000 EUR
Contratos por un importe inferior a 20 000 EUR
Procedimientos aplicables sin lmites mximos

3.3. Procedimiento restringido (para contratos por un importe igual o superior a


300 000 EUR)
3.3.1.
3.3.2.
3.3.3.
3.3.4.
3.3.5.
3.3.6.
3.3.7.

Publicidad
Preseleccin
Redaccin y contenido del expediente de licitacin
Criterios de adjudicacin
Informacin complementaria durante el procedimiento
Plazo de presentacin de las ofertas
Perodo de validez

65
65
65
65
65

67
67
69
72
73
74
74
74

3.3.8. Presentacin de las ofertas


3.3.9. El comit de evaluacin

74
75

3.3.10.
3.3.11.
3.3.12.
3.3.13.

75
82
83
89

Fases del proceso de evaluacin


Anulacin del procedimiento de licitacin
Adjudicacin del contrato
Puesta a disposicin y sustitucin de los expertos

3.4. Procedimientos de adjudicacin de contratos por un importe inferior a


300 000 EUR
3.4.1. Contratos marco
3.4.2. Procedimiento negociado en rgimen competitivo

3.5. Modificacin de los contratos de servicios

91
91
94

95

4. CONTRATOS DE SUMINISTROS ........................................................................ 96


4.1. Introduccin

96

2014
3

4.2. Procedimientos de contratacin pblica

96

4.2.1. Contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR


4.2.2. Contratos por un importe superior a 100 000 EUR e inferior a 300 000 EUR

96
96

4.2.3. Contratos por un importe inferior a 100 000 EUR

97

4.2.4. Contratos por un valor igual o inferior a 20 000 EUR


4.2.5. Procedimientos aplicables sin lmites mximos

97
97

4.3. Licitacin internacional abierta para contratos por un importe igual o


superior a 300 000 EUR

99

4.3.1. Publicidad
4.3.2. Redaccin y contenido del expediente de licitacin

99
101

4.3.3. Criterios de seleccin y adjudicacin

103

4.3.4. Informacin complementaria durante el procedimiento


4.3.5. Plazo de entrega de las ofertas

104
105

4.3.6.
4.3.7.
4.3.8.
4.3.9.
4.3.10.
4.3.11.

105
105
105
105
111
112

Perodo de validez
Presentacin de las ofertas
El comit de evaluacin
Fases del proceso de evaluacin
Anulacin del procedimiento de licitacin
Adjudicacin del contrato

4.4. Licitacin abierta local para contratos de entre 100 000 EUR y 300 000 EUR

112

4.5. Procedimiento negociado en rgimen competitivo para contratos por un


importe inferior a 100 000 EUR

113

4.6. Modificacin de los contratos de suministros

113

5. CONTRATOS DE OBRAS.................................................................................. 115


5.1. Introduccin

115

5.2. Procedimientos de contratacin pblica

115

5.2.1. Contratos por un importe igual o superior a 5 000 000 EUR


5.2.2. Contratos por un importe de ms de 300 000 EUR y menos de 5 000 000 EUR
5.2.3. Contratos por un importe inferior a 300 000 EUR

115
116
116

5.2.4. Contratos por un importe inferior a 20 000 EUR

116

5.2.5. Procedimientos aplicables sin lmites mximos

116

5.3. Licitacin internacional abierta para contratos por un importe igual o


superior a 5 000 000 EUR

118

5.3.1. Publicidad
5.3.2. Redaccin y contenido del expediente de licitacin

118
119

5.3.3. Criterios de seleccin y adjudicacin


5.3.4. Informacin complementaria durante el procedimiento
5.3.5. Plazo de entrega de las ofertas

121
122
123

2014
4

5.3.6. Perodo de validez


5.3.7. Presentacin de las ofertas

123
123

5.3.8. El comit de evaluacin


5.3.9. Fases del proceso de evaluacin

123
124

5.3.10. Anulacin del procedimiento de licitacin

128

5.3.11. Adjudicacin del contrato

128

5.4. Procedimiento restringido (para contratos por un importe igual o superior a


5 000 EUR)
5.4.1. Publicidad
5.4.2. Preseleccin

129
129
131

5.5. Licitacin abierta local (para contratos de entre 300 000 EUR y menos de
5 000 000 EUR)

133

5.6. Procedimiento negociado en rgimen competitivo

134

5.7. Modificacin de los contratos de obras

134

6. SUBVENCIONES.............................................................................................. 136
6.1. Normas bsicas aplicables a los contratos de subvencin
6.1.1. Definicin
6.1.2. Agentes implicados

136
136
138

6.2. Formas de las subvenciones

140

6.2.1. Opciones de costes simplificados

141

6.3. Descripcin general

142

6.3.1. Modos de gestin


6.3.2. Instrumentos de gestin
6.3.3. Criterios de elegibilidad

142
143
144

6.3.4.
6.3.5.
6.3.6.
6.3.7.
6.3.8.

144
145
145
146
146

Programacin
Transparencia
Igualdad de trato
No acumulacin
No retroactividad

6.3.9. Cofinanciacin

147

6.3.10. Norma de no rentabilidad


6.3.11. Otros aspectos esenciales

148
148

6.4. Procedimientos de concesin

149

6.4.1. Convocatoria de propuestas

149

6.4.2. Subvenciones concedidas sin convocatoria de propuestas (concesin directa)

150

6.5. Convocatoria de propuestas

151

6.5.1. Publicidad
6.5.2. Redaccin y contenido de la Gua para los solicitantes
2014
5

151
152

6.5.3. Criterios de elegibilidad y de evaluacin (seleccin y concesin)

153

6.5.4. Informacin complementaria antes del vencimiento del plazo de presentacin de


propuestas
6.5.5. Plazo para la presentacin de propuestas

154
154

6.5.6. Presentacin de propuestas


6.5.7. El comit de evaluacin

155
156

6.5.8. Fases del proceso de evaluacin


6.5.9. Anulacin del procedimiento de convocatoria de propuestas

158
163

6.5.10. Concesin de subvenciones


6.5.11. Caractersticas del contrato normalizado de subvencin

164
166

6.6. Subvenciones de escasa cuanta

167

6.7. Convocatoria de propuestas restringida

168

6.8. Modificacin de los contratos de subvencin

168

6.8.1. Principios generales


6.8.2. Preparacin de un apndice

168
169

6.9. Adjudicacin de contratos y apoyo financiero a terceros por los beneficiarios


de subvenciones
6.9.1. Adjudicacin de contratos
6.9.2. Ayuda financiera a terceros por los beneficiarios de subvenciones

6.10. Subvenciones a organizaciones internacionales y organismos nacionales


6.10.1. Subvenciones a organizaciones internacionales
6.10.2. Subvenciones a organismos nacionales

169
169
169

169
169
171

7. TEXTOS JURDICOS ....................................................................................... 172


7.1. Marco jurdico para los procedimientos de contratacin pblica
7.1.1. Programas financiados con cargo al FED

7.2. Marco jurdico para los procedimientos de concesin de subvenciones


7.2.1. Programas financiados con cargo al presupuesto de la UE
7.2.2. Programas financiados con cargo al FED

172
172

173
173
174

8. NDICE DE LOS ANEXOS ................................................................................. 175

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6

1. Introduccin
Esta Gua Prctica explica los procedimientos contractuales aplicables a todas las acciones exteriores de
la UE financiadas con cargo al Presupuesto general de la misma (el Presupuesto de la UE) y al Fondo
Europeo de Desarrollo (FED). La financiacin de las acciones exteriores se regula en el Reglamento
Financiero de la UE y del FED, las normas y procedimientos comunes para la aplicacin de los
instrumentos de financiacin de la accin exterior de la Unin (Reglamento de ejecucin comn) y en
los actos de base pertinentes, por ejemplo los Reglamentos de los programas, como el Instrumento de
Cooperacin al Desarrollo (ICD), el Instrumento Europeo de Vecindad (IEV), el Instrumento de
Preadhesin II (IPA II) o el Instrumento Europeo para la Democracia y los Derechos Humanos (IEDDH)
para las acciones financiadas con cargo al Presupuesto de la UE, y el Acuerdo de Coton para las
acciones financiadas con cargo al FED. Esta Gua Prctica es utilizada por las Direcciones Generales y los
servicios de la Comisin encargados de financiar y aplicar los instrumentos de accin exterior,
principalmente la DG DEVCO (ayuda al desarrollo mediante instrumentos geogrficos, temticos o
mixtos, como el ICD, el IEV, el FED, el IEDDH, el Instrumento de Cooperacin en materia de Seguridad
Nuclear [ICSN]), la Direccin General de Ampliacin (instrumento de ayuda a la preadhesin, IPA II) o el
servicio de instrumentos de poltica exterior (en la ejecucin del Instrumento en pro de la estabilidad y
la paz y el Instrumento de Asociacin).
En marzo de 2014, se adopt un Reglamento por el que se establecen las normas y procedimientos
comunes para la aplicacin de los instrumentos de la accin exterior de la Unin (Reglamento de
ejecucin comn). El Reglamento de ejecucin comn proporciona un conjunto de normas comunes
para el ICD, el IEDDH, el IEV, el Instrumento de Estabilidad y Paz, el IPA II, el Instrumento de Asociacin y
el ICSN1, de conformidad con el Reglamento Financiero del presupuesto de la Unin. En lo que se refiere
a esta gua, la principal repercusin del Reglamento de ejecucin comn son las nuevas normas en
materia de nacionalidad y origen aplicables a los contratos pblicos y a los procedimientos de concesin
de subvenciones.
Desde la adopcin de la revisin del anexo IV del Acuerdo de Coton en 2008, los contratos pblicos y
las subvenciones financiados con cargo al 10 FED se han adjudicado y ejecutado de acuerdo con las
normas de la UE y, salvo en los casos previstos en dichas normas, de conformidad con los
procedimientos y documentos normalizados elaborados y publicados por la Comisin Europea para la
ejecucin de las operaciones de cooperacin con terceros pases, vigentes en el momento del inicio del
procedimiento de que se trate. Esto es igualmente aplicable al 11 FED tan pronto como el Acuerdo
interno y el Reglamento Financiero correspondientes entren en vigor.
Las normas de elegibilidad aplicables al FED han sido armonizadas en la medida de lo posible con las del
Presupuesto de la UE desde la entrada en vigor del Acuerdo de Coton modificado, en noviembre de
2010. El anexo IV del Acuerdo de Coton est siendo revisado en 2014 para que estas normas se ajusten
a las nuevas disposiciones introducidas por el Reglamento de ejecucin comn. Se aplicarn en cuanto
entre en vigor la revisin del anexo IV.
Para los contratos financiados con cargo al 9 FED, consulte la versin de 2007 de esta Gua Prctica (en
la que se explica la Decisin n 2/2002 del Consejo de Ministros ACP-CE, de 7 de octubre de 2002, por la
que se regula la preparacin y adjudicacin de contratos financiados por el FED de 2002 a 2008), salvo si
las disposiciones de los convenios de financiacin correspondientes han sido modificados para aplicar la
versin revisada del anexo IV del Acuerdo de Coton (diciembre de 2008).

Con arreglo al considerando 18 del ICSN, la aplicacin del Reglamento se ajustar al Reglamento de ejecucin
comn si procede.

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7

Esta Gua Prctica ofrece a los usuarios la informacin completa necesaria para poner en marcha los
procedimientos de contratacin pblica o de concesin de subvenciones, desde los primeros pasos
hasta la adjudicacin, la firma y la ejecucin de los contratos. Los anexos abarcan tanto la fase de
adjudicacin como la ejecucin de los contratos. Esta Gua Prctica describe los procedimientos de
contratacin que deben utilizarse en rgimen de gestin directa e indirecta, con aprobacin previa o
controles a posteriori de la Comisin Europea.
Aunque los procedimientos de contratacin pblica y de concesin de subvenciones aplicables tanto al
Presupuesto de la UE como al 10 y 11 FED son muy similares, en esta Gua Prctica y en sus anexos se
presentan algunas de las diferencias que subsisten. En el captulo 7 se enumeran los actos jurdicos
pertinentes y en el captulo 8 los anexos. El anexo A1 contiene un glosario con los trminos empleados
en la Gua.
Las operaciones en rgimen de gestin administrativa directa son programas ejecutados por las agencias
y servicios pblicos o con participacin pblica del pas beneficiario de que se trate si el pas en cuestin
dispone, en sus servicios nacionales, de personal de gestin cualificado. Se les aplica un
presupuesto-programa: se trata de un documento por el que se establecen los medios materiales y
los recursos humanos necesarios, el presupuesto, as como las disposiciones tcnicas y administrativas
de aplicacin para la ejecucin de un proyecto durante un perodo determinado mediante una gestin
administrativa as como, en su caso, mediante la adjudicacin de contratos pblicos y la concesin de
subvenciones especficas. Los procedimientos especficos para los contratos en rgimen de gestin
administrativa directa y los presupuestos-programas se establecen en otra Gua (Gua Prctica de
procedimientos para los presupuestos-programas - enfoque por proyecto), aunque en esos casos
tambin se aplique la mayora de los procedimientos descritos en esta Gua Prctica.
Lo que no abarca esta Gua Prctica
No se aplicar a los contratos en los que la Comisin acta como rgano de contratacin por cuenta
propia y en su propio inters, ni cuando la Comisin no acte como rgano de contratacin
exclusivamente en nombre y por cuenta de los pases socios. Estas situaciones suelen regirse por lo
dispuesto en el ttulo V, captulos 1 y 2, del Reglamento Financiero de la UE, y el personal de la Comisin
Europea deber utilizar los modelos y procedimientos de contratacin pblica internos (el Vademcum
sobre contratacin pblica) para tramitarlos. Sin embargo, los contratos especficos podran incluirse
en el mbito de los contratos y subvenciones, en funcin, por ejemplo, de su fuente de financiacin.
Adems, en el caso de los contratos de servicios en inters exclusivo de la Comisin o intereses
compartidos con los pases socios, y con independencia del procedimiento empleado, el ordenador
podr decidir utilizar el contrato de servicios normalizado DEVCO, que resulta ms adecuado para las
acciones fuera de la UE. Conviene por tanto comprobar cada caso concreto.
Esta Gua Prctica no se aplicar a las operaciones de ayuda humanitaria ni a las operaciones de
emergencia realizadas por ECHO.
Tampoco se aplicar cuando los rganos de contratacin sean pases socios, organizaciones
internacionales y organismos nacionales si la Comisin Europea los ha autorizado a utilizar sus propios
procedimientos de adjudicacin y concesin de subvenciones, o unos procedimientos acordados entre
los donantes de conformidad con el Reglamento pertinente, ni se aplicar a los beneficiarios de
subvenciones, que habrn de ajustarse a las disposiciones sobre contratacin que figuran en el anexo IV
del contrato normalizado de subvencin.
El hermanamiento constituye un instrumento especfico de desarrollo institucional que aporta los
conocimientos tcnicos de las administraciones de los Estados miembros a las instituciones pblicas de
los pases candidatos, precandidatos y vecinos. El hermanamiento consiste en contratos de subvencin
2014
8

firmados con instituciones pblicas de los Estados miembros. Las operaciones de hermanamiento han
de ajustarse a unas normas especficas que se describen en el Manual comn de hermanamiento2.
Adems, la aplicacin de esta Gua Prctica a los programas de cooperacin transfronteriza est sujeta a
lo dispuesto en sus actos de base pertinentes.

Hermanamiento DEVCO (en ingls):


http://ec.europa.eu/europeaid/where/neighbourhood/overview/twinning_en.htm

2014
9

2. Normas bsicas
2.1. Descripcin general
Los contratos pblicos y las subvenciones se conceden segn una normativa muy estricta. Ello
contribuye a garantizar la seleccin, en condiciones de imparcialidad, de beneficiarios de subvenciones y
de adjudicatarios con las cualificaciones adecuadas, as como de las ofertas ms ventajosas o de los
mejores precios, con la total transparencia que se exige en todo lo relacionado con el uso de fondos
pblicos.
Esta Gua Prctica consolida los procedimientos establecidos por la Comisin Europea para la
adjudicacin de contratos y la concesin de subvenciones en el marco de los programas de ayuda
exterior de la UE. Cualquier desviacin de esta Gua Prctica y de sus anexos requiere una exencin o
excepcin de los servicios competentes de la Comisin Europea, de conformidad con las normas
internas.
Antes de iniciarse un procedimiento de contratacin o de concesin de subvenciones, este deber haber
sido aprobado en virtud de una decisin de financiacin y, en su caso, en el marco de un convenio de
financiacin posterior. Los fondos debern estar disponibles, salvo en el caso de procedimientos con
una clusula suspensiva (vase el punto 2.4.12.).

2.2. Modos de gestin


Los procedimientos de adjudicacin de contratos o de concesin de subvenciones para los proyectos
financiados en virtud de los programas de ayuda exterior de la UE varan en funcin de las distintas
disposiciones de gestin del proyecto (modos de gestin).
El Reglamento Financiero de la UE3 y sus normas de aplicacin4, en vigor desde el 1 de enero de 2013,
introdujeron cambios importantes en los modos de gestin actuales. Los cambios entraron en vigor el 1
de enero de 2014. Con la entrada en vigor del Reglamento Financiero para la aplicacin del
crdito-puente (Reglamento Financiero modificado del 10 FED) y el 11 FED, tambin sern aplicables
al Fondo Europeo de Desarrollo.
El concepto de modos de gestin se mantiene. Se trata de maneras distintas de ejecutar el
presupuesto de la UE o los fondos del FED, segn el nivel de implicacin variable de la Comisin Europea
en su ejecucin. Esto se consigue mediante la delegacin de una serie de tareas de ejecucin
presupuestaria (por ejemplo, la celebracin de los contratos, su gestin operativa y financiera, la
auditora, la evaluacin, etc.).
Los antiguos modos de gestin (centralizada5, descentralizada, conjunta y compartida) se han
racionalizado y pasan a ser tan solo tres:

Reglamento (UE, Euratom) n 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012.

Reglamento delegado (UE) n 1268/2012 de la Comisin, de 29 de octubre de 2012.

La gestin centralizada presentaba dos variantes: centralizada directa (si la Comisin Europea era el rgano de
contratacin y adoptaba decisiones para el pas socio y las delegaciones de la UE) y centralizada indirecta (si
algunas tareas de ejecucin del presupuesto se delegaban a un organismo nacional, en general las agencias de
desarrollo, que pasaba a ser el rgano de contratacin).

2014
10

Gestin directa:
La Comisin Europea es responsable de todas las tareas de ejecucin del presupuesto de la UE, que
realizan directamente sus servicios, ya sea en la sede, en las Delegaciones de la UE o a travs de
agencias ejecutivas europeas.
Por tanto, la Comisin Europea o la agencia ejecutiva europea es el rgano de contratacin y adopta
decisiones en nombre y por cuenta de los pases socios. En estos casos, las referencias en esta Gua
Prctica al rgano de contratacin se refieren, en realidad, a la Comisin Europea (o, en su caso, a
una agencia ejecutiva de la Unin Europea), que acta en nombre y por cuenta de los pases socios.

Gestin indirecta:
En el rgimen de gestin indirecta, la Comisin Europea encomienda tareas de ejecucin
presupuestaria a:
-

los pases socios (u organismos designados por ellos)

organizaciones internacionales

agencias de desarrollo de los Estados miembros de la UE

otros organismos6.

Esta Gua Prctica se centra en el primer caso, en el que la Comisin Europea encomienda las tareas
de ejecucin presupuestaria a los pases socios7.
Se aplica, mutatis mutandis, en los casos excepcionales en los que las organizaciones
internacionales, las agencias de desarrollo u otros organismos deben utilizar los procedimientos de
contratacin de la UE.
Existen dos modalidades en el rgimen de gestin indirecta con los pases socios:
Gestin indirecta con controles previos: las decisiones en materia de licitacin y adjudicacin de
contratos son adoptadas por el pas socio, que acta como rgano de contratacin, con la
aprobacin previa de la Comisin Europea.
Gestin indirecta con controles a posteriori: las decisiones previstas en el convenio de
financiacin son adoptadas por el pas socio, que acta como rgano de contratacin sin
aprobacin previa de la Comisin Europea (salvo en casos de excepcin de los procedimientos
normalizados que figuran en esta Gua Prctica).
Los distintos procedimientos de aprobacin previa y a posteriori se explican en varios apartados
de esta Gua Prctica.

Gestin compartida:
La Comisin Europea delega tareas de ejecucin en los Estados miembros de la UE. Este modo se
utiliza poco en la ejecucin de acciones exteriores, pero existen algunos casos como los programas

Vase el artculo 58, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero para una lista detallada de los casos.

Tenga en cuenta que, por lo general, la Comisin Europea realiza directamente actividades como la evaluacin
y las auditoras, incluso en el rgimen de gestin indirecta con los pases socios.

2014
11

operativos conjuntos de cooperacin transfronteriza aplicados por una autoridad de gestin


conjunta (por ejemplo, en el marco del Instrumento Europeo de Vecindad [IEV] o de la ayuda a la
preadhesin [IPA II]).
La eleccin del modo de gestin es un elemento esencial de la decisin de financiacin y se refleja en los
documentos correspondientes (por ejemplo, la ficha de accin para la decisin de financiacin o el
programa de accin [anual] correspondientes).
Importante: Durante algn tiempo se solaparn los nuevos modos de gestin y los anteriores (como
sucede con los convenios de financiacin firmados antes de 2014, que se refieren a los antiguos modos
de gestin). En aras de la claridad, en esta Gua Prctica solo se remite a los modos de gestin en vigor a
partir del 1 de enero de 2014, tal como se describen en este captulo. No obstante, para las acciones en
curso en el marco de los modos de gestin anteriores, las explicaciones de esta Gua Prctica siguen
siendo vlidas si se utilizan las equivalencias siguientes (solo para los modos de gestin que se describen
en esta Gua Prctica):

MODOS DE GESTIN ANTERIORES

NUEVOS MODOS DE GESTIN


(en vigor a partir del 1 de enero de 2014)

GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA

GESTIN DIRECTA

GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES


PREVIOS

GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS

GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A


POSTERIORI

GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A


POSTERIORI

2014
12

Puntos importantes en lo que se refiere a la gestin indirecta:


En la mayora de los casos, esta Gua Prctica se aplica a la gestin i) directa y ii) indirecta con los pases
socios8. Cabe sealar, no obstante, que, en algunos casos especficos, la Comisin Europea puede
autorizar a los pases socios a aplicar otros procedimientos, siempre que estos hayan sido objeto de una
evaluacin previa positiva.
La participacin de la Comisin Europea en los contratos firmados por los pases socios en el rgimen de
gestin indirecta consiste en autorizar la financiacin de los contratos y en comprobar, especialmente
mediante referencia a unas listas de control especficas, que se ha cumplido correctamente lo dispuesto
sobre los procedimientos, la ejecucin de los contratos y los gastos. Si no se cumplen los procedimientos
que establece esta Gua Prctica (o cualquier otro que decida aplicar la Comisin Europea), los gastos
originados por las operaciones en cuestin no podrn acogerse a financiacin de la UE. La intervencin
de la Comisin Europea se limita a comprobar si se cumplen las condiciones para una financiacin de la
UE.
En ningn caso se pretende con esa intervencin poner en peligro el principio segn el cual esos
contratos son contratos nacionales negociados y celebrados exclusivamente por el rgano de
contratacin del pas socio. Los licitadores, los candidatos y los solicitantes de estos contratos no tienen
ningn tipo de relacin contractual con la Comisin Europea durante la ejecucin de los contratos, o
despus de ella. Su nica relacin contractual es con el rgano de contratacin. Una decisin adoptada
por la UE no podr sustituir a una decisin del rgano de contratacin. El rgano de contratacin asume
la plena responsabilidad de sus acciones y debe rendir cuenta de ellas en caso de auditora o
investigacin posterior.
El recuadro que figura a continuacin resume los procedimientos de control que la Comisin Europea
debe aplicar a cada modo de gestin.
GESTIN DIRECTA:
La Comisin Europea celebra directamente los contratos en nombre del pas beneficiario. Realiza una
preseleccin (procedimientos restringidos) y prepara las licitaciones y las convocatorias de propuestas,
las publica, recibe las solicitudes, ofertas y propuestas, preside comits de evaluacin, se pronuncia
sobre los resultados del procedimiento, tramita las reclamaciones y firma los contratos.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
La celebracin de los contratos corresponder al rgano de contratacin designado en un convenio de
financiacin, es decir, el Gobierno o una entidad del pas socio dotada de personalidad jurdica con la
que la Comisin Europea celebre el convenio de financiacin.
Antes de iniciar el procedimiento, el rgano de contratacin deber enviar a la Comisin Europea los
documentos (expediente de licitacin o expediente de la convocatoria de propuestas) para su
aprobacin. La Comisin Europea comprobar que se han elaborado de conformidad con los
procedimientos y modelos establecidos en esta Gua Prctica (o cualquier otro procedimiento que la
Comisin Europea decida aplicar). Corresponder entonces al rgano de contratacin realizar una

Los procedimientos financieros en rgimen de gestin indirecta con los pases socios (es decir, los pagos) se
presentan en la Gua Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas.

2014
13

preseleccin (procedimientos restringidos), preparar las licitaciones y las convocatorias de propuestas,


recibir las solicitudes, ofertas y propuestas, presidir los comits de evaluacin y pronunciarse sobre los
resultados del procedimiento. Antes de firmar los contratos, el rgano de contratacin comunicar el
resultado de las evaluaciones a la Comisin Europea para su aprobacin. La Comisin Europea
comprobar la conformidad con los procedimientos aplicables. El rgano de contratacin tambin
enviar los contratos a la Comisin Europea para su refrendo antes de firmarlos9.
Siempre deber invitarse a la Comisin Europea cuando se abren y evalan las ofertas y candidaturas y,
como norma general, deber asistir un representante de la Comisin Europea, en calidad de observador,
a todas las reuniones del comit de evaluacin o a parte de ellas. La Comisin Europea presta especial
atencin a los posibles conflictos de intereses.
El rgano de contratacin deber presentar todos los anuncios pertinentes en formato electrnico a la
Comisin Europea para su publicacin (vase el anexo A11e), salvo en los casos mencionados en la Gua
Prctica para los presupuestos-programas.
En el marco del Instrumento de Ayuda de Preadhesin (IPA II), podr aplicarse una dispensa escalonada
de diversos tipos de controles previos.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
La celebracin de los contratos corresponder directamente al rgano de contratacin designado en un
convenio de financiacin. Por ejemplo, el Gobierno o una entidad del pas socio dotada de la misma
personalidad jurdica con los que la Comisin Europea celebre el convenio de financiacin. El rgano de
contratacin realizar una preseleccin (procedimientos restringidos) y le corresponder convocar la
licitacin, recibir las ofertas, presidir los comits de evaluacin, pronunciarse sobre los resultados de los
procedimientos y firmar los contratos sin la aprobacin previa de la Comisin Europea. El rgano de
contratacin deber presentar todos los anuncios pertinentes en formato electrnico a la Comisin
Europea para su publicacin (vase el anexo A11e).
GESTIN COMPARTIDA Y GESTIN INDIRECTA CON OTRAS ENTIDADES DISTINTAS DE LOS PASES
SOCIOS:
En estos casos, la entidad delegada (por ejemplo, una agencia nacional o una organizacin internacional)
celebrar los contratos con terceros.
En general se aplicarn los procedimientos de la entidad delegada.
Corresponder a dicha entidad delegada publicar los anuncios pertinentes. Por tanto, dichos anuncios
no se publicarn ni en el Diario Oficial de la Unin Europea ni en el sitio web de EuropeAid.
La Comisin Europea podr comprobar el procedimiento a posteriori, aunque haya efectuado
previamente una evaluacin por pilares de la entidad delegada.

El refrendo de los contratos por la Comisin Europea no es necesario en algunos casos, que se especifican en
esta Gua Prctica o en la Gua Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas.

2014
14

2.3. Elegibilidad, criterios de exclusin y otros principios fundamentales


La participacin en los procedimientos de adjudicacin de contratos y de concesin de subvenciones en
el marco de la ayuda exterior de la UE (incluido el FED) depende de las normas relativas a la
nacionalidad y la no exclusin.

2.3.1. Normas de nacionalidad y origen


Las condiciones de acceso a la ayuda exterior de la UE (incluido el FED y los pases y territorios de
ultramar) se establecen en los actos de base por los que se rige dicha asistencia. Podrn aplicarse
disposiciones de elegibilidad especficas para cada acto de base.
Las normas correspondientes de nacionalidad y origen se enumeran en los anexos A2 de esta Gua
Prctica para cada acto de base.
A partir del 15 de marzo de 2014, las normas de elegibilidad (nacionalidad y origen), establecidas en el
Reglamento de ejecucin comn, son aplicables a todas las convocatorias financiadas con cargo al
presupuesto, salvo a las convocatorias financiadas en el marco del IPA I. Para las acciones financiadas
con cargo al presupuesto a las que no se aplica el Reglamento de ejecucin comn, consulte las normas
especficas de elegibilidad (nacionalidad y origen) que se especifican en el acto de base pertinente y los
anexos correspondientes A2b o A2c para la lista de pases elegibles. El apartado siguiente solo trata de
las normas de elegibilidad en virtud del Reglamento de ejecucin comn y del FED: para una explicacin
detallada de las normas de elegibilidad con respecto a los PTU, vanse los anexos A2.
Norma de nacionalidad
PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL PRESUPUESTO
Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas especficas establecidas en las decisiones de financiacin o
convenios de financiacin aplicables, para todos los programas financiados con cargo al presupuesto de
la UE, salvo IPA I, se aplica el Reglamento de ejecucin comn. Este Reglamento ha alineado las normas
de nacionalidad en gran medida para el ICD, el IEV, el IA y el ICSN. IPA II sigue siendo ms restrictivo,
mientras que IEDDH e ISP estn totalmente desvinculados. Las normas bsicas comunes y las
particularidades introducidas en el Reglamento de ejecucin comn se presentan de forma
pormenorizada en el anexo A2a. Los elementos principales se resumen a continuacin:
La participacin est abierta a las organizaciones internacionales y a todas las personas fsicas que sean
nacionales de un pas elegible, as como a las personas jurdicas que estn efectivamente establecidas
en un pas elegible (vase la lista detallada en el anexo A2a):
-

un Estado miembro de la Unin Europea;

un Estado miembro del Espacio Econmico Europeo;

un beneficiario del Instrumento de Preadhesin II,

los pases y territorios en desarrollo (incluidos en la lista de beneficiarios de AOD del Comit de
Ayuda al Desarrollo de la OCDE), que no sean miembros del G-20;

los pases en desarrollo incluidos en la lista de beneficiarios de AOD, que sean miembros del G-20, y
cualquier otro pas y territorio que sea beneficiario de acciones financiadas por la Unin en virtud
de los Instrumentos pertinentes;

otro tercer pas, con arreglo a las excepciones que establezca el acto de base (vase el punto

2014
15

2.3.2.);
-

otro tercer pas que est sujeto a una Decisin de la Comisin Europea por la que se establece el
acceso recproco a la ayuda exterior.

El acceso recproco en los pases menos adelantados (PMA) y en los pases pobres muy endeudados
(PPME) se concede automticamente a los miembros de la OCDE. Cuando se trate de programas
regionales o mundiales que incluyen al menos un PMA o un PPME, el acceso recproco automtico
se aplica a todo el programa regional.

El Reglamento de ejecucin comn tambin establece normas sobre cmo conciliar sus normas de
nacionalidad con las de otra entidad u otro instrumento que participen en el proyecto.
-

En el contexto de las acciones ejecutadas en rgimen de gestin directa con socios y otros
donantes, en el caso de las acciones financiadas ntegramente o cofinanciadas en paralelo, las
normas de nacionalidad del instrumento de la UE se aplican a la parte de la accin financiada por
ella. En los dems casos, los pases que sean elegibles con arreglo a las normas de dicho socio u
otros donantes tambin sern elegibles.

En el contexto de las medidas que se ejecuten en rgimen de gestin compartida con los Estados
miembros, los pases que sean elegibles con arreglo a las normas de dicho Estado miembro tambin
sern elegibles.

En el contexto de las medidas que se ejecuten en rgimen de gestin indirecta, los pases que sean
elegibles con arreglo a las normas del organismo al que se hayan encomendado tareas de ejecucin
tambin sern elegibles, salvo si la gestin se encomienda a los pases socios (con arreglo al
artculo 58 quater, letra i), del Reglamento Financiero). En este ltimo caso se aplican las normas
del instrumento de la UE.

Cuando se trate de acciones realizadas a travs de un fondo fiduciario creado por la Comisin, los
pases que sean elegibles con arreglo a las normas establecidas en el acto constitutivo del fondo
fiduciario tambin sern elegibles.

Cuando se trate de acciones financiadas con cargo a ms de un instrumento de accin exterior,


incluido el Fondo Europeo de Desarrollo, los pases/beneficiarios/territorios identificados en virtud
de cualquiera de esos instrumentos son elegibles a efectos de esas acciones.

Cuando se trate de acciones de carcter mundial, regional o transfronterizo financiadas por uno de
los Instrumentos, la elegibilidad puede ampliarse a los pases, territorios y regiones cubiertos por
las acciones.

Para cada acto de base, la lista detallada de los pases elegibles figura en los anexos A2a y A2b de esta
Gua Prctica.

PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED


Hasta la entrada en vigor de la revisin del anexo IV del Acuerdo de Coton, para los programas
financiados por el FED la participacin est abierta a las organizaciones internacionales y a todas las
personas fsicas que sean nacionales de un pas que pueda optar a la ayuda, o a las personas jurdicas
que estn establecidas en uno de esos pases (vase la lista detallada en el anexo A2a):

2014
16

un Estado ACP;

un Estado miembro de la Comunidad Europea, un pas candidato oficial de la Comunidad Europea o


un Estado miembro del Espacio Econmico Europeo;

todas las personas fsicas nacionales de un pas menos desarrollado segn la definicin de las
Naciones Unidas y las personas jurdicas establecidas en uno de estos pases;

cualquier otro pas si existe un acceso recproco a la ayuda exterior. El acceso recproco en los
pases menos desarrollados definidos por las Naciones Unidas se otorga automticamente a los
miembros del CAD-OCDE.

Cuando se apruebe la propuesta de modificacin del anexo IV del Acuerdo de Coton (prevista a
mediados de 2014), la lista anterior se modificar como sigue:
-

un Estado ACP;

un Estado miembro de la Comunidad Europea, los beneficiarios del instrumento de ayuda de


preadhesin de la Comunidad Europea, un Estado miembro del Espacio Econmico Europeo y los
pases y territorios de ultramar cubiertos por la Decisin del Consejo 2001/822/CE, de 27 de
noviembre de 2001;

los pases y territorios en desarrollo incluidos en la lista de beneficiarios de AOD del CAD de la OCDE
que no sean miembros del G-20, sin perjuicio del estatuto de la Repblica de Sudfrica, de
conformidad con el Protocolo n 3;

los pases con los que la Comisin haya establecido un acceso recproco respecto a la ayuda
exterior, de acuerdo con los pases ACP;

un Estado miembro de la OCDE, en el caso de contratos ejecutados en un pas menos adelantado o


un pas pobre muy endeudado (PPME), segn la lista de beneficiarios de AOD del CAD de la OCDE
publicada por el CAD de la OCDE.

Hasta la entrada en vigor de la revisin del anexo IV del Acuerdo de Coton, dicho anexo IV prev las
siguientes normas sobre cmo conciliar sus normas de nacionalidad con las de otra entidad u otro
instrumento que participen en el proyecto:
-

cuando una operacin se ejecute a travs de una organizacin internacional, las normas de la
organizacin tambin son aplicables;

cuando una operacin se ejecute en el marco de una iniciativa regional, las personas fsicas y
jurdicas de un pas que participe en la iniciativa de que se trate tambin son elegibles;

cuando una operacin sea cofinanciada con un tercer Estado, la participacin tambin est abierta
a todas las personas elegibles de acuerdo con las normas de dicho tercer Estado;

a los proyectos financiados por el instrumento de ayuda a la inversin se les aplicarn las normas
de adjudicacin de los contratos del Banco.

Cuando se apruebe la propuesta de modificacin del anexo IV del Acuerdo de Coton (prevista a
mediados de 2014), la lista anterior se modificar como sigue:
-

cuando una operacin se ejecute a travs de una organizacin internacional, las normas de la

2014
17

organizacin tambin son aplicables;


-

cuando una operacin se ejecute en el marco de una iniciativa regional, las personas fsicas y
jurdicas de un pas que participe en la iniciativa de que se trate tambin son elegibles;

cuando una operacin sea cofinanciada con un socio u otro donante o se ejecute a travs de un
fondo fiduciario creado por la Comisin, la participacin tambin est abierta a todas las personas
elegibles de acuerdo con las normas de dicho socio, otro donante o con las normas determinadas
en el acto constitutivo del fondo fiduciario;

en el caso de las acciones ejecutadas a travs de organismos a los que se hayan encomendado
tareas de ejecucin, que sean Estados miembros o sus agencias, el Banco Europeo de Inversiones, o
a travs de organizaciones internacionales o sus agencias, las personas fsicas y jurdicas elegibles
con arreglo a las normas de dicho organismo, tal como se indican en los convenios celebrados con
el rgano de cofinanciacin o de ejecucin tambin sern elegibles;

en el caso de los proyectos financiados en virtud de otro instrumento financiero de la UE, la


participacin tambin est abierta a todas las personas elegibles de conformidad con cualquiera de
estos instrumentos.

Para la lista completa de pases elegibles, vase el anexo A2a de esta Gua Prctica.
Normas para los expertos:
-

Tanto para el FED (incluidos los PTU) como para programas financiados con cargo al presupuesto, la
nacionalidad de los expertos y otras personas fsicas empleadas o contratadas legalmente no ha de
ajustarse a las normas de nacionalidad. Por lo tanto, salvo disposicin contraria en la
decisin/convenio de financiacin aplicable, los expertos reclutados o contratadas de otra forma
por un contratista o subcontratista, podrn ser de cualquier nacionalidad.

Cmo comprobar el cumplimiento de las normas de nacionalidad?


Para comprobar la conformidad con la norma de nacionalidad, el expediente de licitacin y la Gua para
los solicitantes exigen que los licitadores y solicitantes que sean personas fsicas indiquen el pas del que
son nacionales. En el caso de las personas jurdicas, el expediente de licitacin y la Gua para los
solicitantes exigen que el pas en el que estn establecidas se indique y demuestre mediante la
presentacin de la documentacin que requiera la legislacin de ese pas.
Si el rgano de contratacin (o el comit de evaluacin) sospecha que un candidato, licitador o
solicitante no cumple las normas, deber pedirle que aporte pruebas de su conformidad con las normas
aplicables.
Para demostrar su conformidad con los criterios de establecimiento, las personas jurdicas debern
demostrar que:
-

estn constituidas con arreglo al ordenamiento jurdico de un Estado elegible, y

su sede real est situada en un Estado elegible. Se entender por sede real el lugar en que se
encuentre su consejo de administracin y su administracin central o su centro de actividad
principal.

Se pretende evitar as la adjudicacin de contratos a empresas que hayan creado sociedades ficticias en
un pas elegible para eludir las normas de nacionalidad.

2014
18

La decisin sobre si un candidato, licitador o solicitante es o no elegible corresponder al rgano de


contratacin (que suele pronunciarse en funcin de la informacin y de las pruebas facilitadas durante
la evaluacin).
Origen de los bienes
-

Norma de origen:

Todos los suministros10 adquiridos en el marco de un contrato pblico, o con arreglo a un contrato de
subvencin, financiados con cargo al presupuesto de la UE o del FED, debern proceder de la UE o de un
pas elegible (vase anteriormente, nacionalidad y, ms adelante, excepciones de la norma de
nacionalidad y origen).
PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL PRESUPUESTO
No obstante, de conformidad con el Reglamento de ejecucin comn, cuando el valor de los suministros
que han de comprarse sea inferior a 100 000 EUR por cada compra, los suministros debern proceder de
un pas elegible (plena desvinculacin). Esta excepcin general a la norma de origen supone que:
i)

Para la adjudicacin de contratos de suministros, los procedimientos de licitacin cuyo


presupuesto previsto para la cantidad que ha de suministrarse sea inferior a 100 000 EUR (es
decir, si se solicitan obras o servicios auxiliares, el presupuesto previsto para ellas no se tendr
en cuenta) podrn acogerse a esta excepcin general. El anuncio de contrato deber indicar que
el procedimiento de licitacin se acoge a la excepcin. Si el procedimiento de licitacin est
dividido en lotes, este extremo se aplicar a cada lote. La divisin en lotes no podr utilizarse
para eludir las normas de origen. Los servicios tendran que prestar especial atencin a la
legitimidad de la divisin en lotes para evitar el fraccionamiento artificial.

ii)

En un contrato de obras o de subvencin, las normas de origen solo se aplican a la adquisicin de


suministros por un importe igual o superior a 100 000 EUR.

Tenga en cuenta que esta norma no se aplica an a los contratos financiados con cargo al FED; solo ser
aplicable cuando se apruebe la revisin del anexo IV del Acuerdo de Coton (prevista a mediados de
2014).
-

mbito de aplicacin de la norma:

Salvo excepcin (concedida segn el caso de que se trate o resultante de una excepcin general prevista
en la base jurdica), todos los bienes que vayan a suministrarse en virtud de un contrato de suministros
estarn sujetos a la norma de origen, as como los materiales, bienes y componentes que deban
incorporarse o formar parte de las obras permanentes en virtud de un contrato de obras.
Dado que la norma de origen se aplica a todos los bienes incluidos en la oferta y suministrados, no
bastar que solo un porcentaje determinado de esos bienes o un porcentaje determinado del importe
total de la oferta o del contrato cumpla ese requisito.
Los bienes adquiridos por el contratista para la ejecucin del contrato (como la maquinaria utilizada por
el contratista de suministros para ensayar e instalar los bienes suministrados, el equipo utilizado por un

10

Suministros y materiales en el marco del anexo IV del Acuerdo de Coton.

2014
19

contratista de obras para construir una carretera11, el ordenador utilizado por un contratista de servicios
para elaborar un estudio, etc.) no estarn sujetos a la norma de origen. Esos bienes solo estarn sujetos
a la norma de origen si el contrato dispone explcitamente que al final del mismo se transfiere la
propiedad de los bienes del contratista al rgano de contratacin (en el caso de los contratos pblicos) o
al beneficiario local designado, la entidad afiliada o los beneficiarios finales de la accin (en el caso de
los contratos de subvencin).
-

Definicin de origen:

El trmino origen se define en la legislacin de la UE pertinente sobre normas de origen para


cuestiones aduaneras: el Cdigo aduanero (Reglamento (CEE) n 2913/92), en particular sus artculos 22
a 24, y sus disposiciones de aplicacin (Reglamento (CEE) n 2454/93 de la Comisin).
El pas de origen no coincide necesariamente con el pas desde donde se han transportado y
suministrado los bienes. Dos conceptos bsicos se utilizan para determinar el origen de los bienes, a
saber, el concepto de productos enteramente obtenidos y el concepto de productos que hayan
sufrido una ltima transformacin sustancial.
Si un solo pas participa en la produccin, se aplicar el concepto de producto enteramente obtenido.
En la prctica, se considerar que los bienes obtenidos enteramente en un solo pas tienen su origen en
ese pas. Esto se limitar esencialmente a los productos obtenidos en su estado natural y a los productos
derivados de productos enteramente obtenidos.
Si dos o ms pases participan en la produccin de bienes, ser preciso determinar cul de esos pases
confiere el origen al producto acabado. A estos efectos, se aplicar el concepto de ltima
transformacin sustancial.
-

La prueba:

Al presentar su oferta, el licitador deber indicar expresamente que todos los suministros cumplen los
requisitos relativos al origen y mencionar los respectivos pases de origen. Cuando la oferta se refiera a
sistemas que comprendan ms de un elemento, se especificar el origen de cada elemento del sistema.
Podr exigirse del proveedor que aporte documentos justificativos del origen declarado. En tal caso, el
proveedor deber presentar un certificado de origen o informacin adicional teniendo en cuenta que la
autoridad de expedicin podr negarse a expedir en fase de licitacin un certificado de origen sin la
presentacin de facturas comerciales.
En cualquier caso, el certificado oficial de origen deber ser presentado, a ms tardar, cuando se solicite
el certificado de recepcin provisional. En su defecto, el rgano de contratacin no formalizar ningn
otro pago al contratista.
Los certificados de origen debern ser expedidos por las autoridades competentes del pas de origen de
los bienes o del proveedor (suele tratarse de la Cmara de Comercio) y cumplir los acuerdos
internacionales suscritos por dicho pas.
Corresponder al rgano de contratacin comprobar si existe un certificado de origen. En caso de
albergar dudas fundadas sobre la autenticidad de un certificado de origen o la informacin que contiene

11

En un contrato de obras, la opcin de equipo del rgano de contratacin, que figura en el artculo 43, apartado
3, de las Condiciones Generales, solo se aplicar durante la realizacin de las obras y no constituir, por tanto,
una transferencia plena de propiedad.

2014
20

(por ejemplo, debido a discrepancias en el documento, errores de mecanografa, etc.), el rgano de


contratacin deber ponerse en contacto con la autoridad de expedicin y solicitar confirmacin de la
autenticidad de los documentos presentados y de la informacin que contienen. Para la contratacin
pblica relacionada con el FED, los suministros originarios de los Pases y Territorios de Ultramar se
considerarn originarios de la UE.

2.3.2. Excepciones de la norma de nacionalidad y origen


Los actos de base prevn excepciones de las normas que la Comisin Europea deber decidir en cada
caso concreto antes de iniciar el procedimiento.
Si se publica un anuncio de contrato, deber mencionarse la excepcin. En principio, no ser posible
establecer excepciones de las normas de nacionalidad y origen para permitir a un solo pas o grupo de
pases poder optar al mismo, salvo que est debidamente motivado en la solicitud de excepcin.
PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL PRESUPUESTO
Dependiendo de los actos de base, en casos debidamente motivados, la Comisin Europea podr:
-

ampliar la elegibilidad a las personas fsicas y jurdicas de un pas no elegible;

autorizar la compra de bienes y materiales originarios de un pas no elegible.

Podrn concederse excepciones, dependiendo de lo dispuesto al respecto en los actos de base, en razn
de vnculos econmicos, comerciales o geogrficos tradicionales con los pases vecinos o porque los
productos y servicios no estn disponibles en los mercados de los pases interesados correspondientes;
por razones de extrema urgencia; o si las normas de elegibilidad hacen muy difcil realizar un proyecto,
programa o accin. Cabe sealar, no obstante, que el argumento de que el producto de origen no
elegible es menos costoso que el producto local o de la UE no constituir una causa suficiente para
obtener una excepcin.
Si la UE es parte en un acuerdo relativo a la apertura del mercado para la contratacin de suministros,
obras o servicios, podrn participar tambin en esos contratos otras personas distintas de las
contempladas en los dos prrafos anteriores, en las condiciones previstas en dicho acuerdo.
PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED
En circunstancias excepcionales debidamente justificadas, las personas fsicas o jurdicas de terceros
pases no elegibles de acuerdo con las normas de nacionalidad y origen podrn ser autorizadas a
competir por contratos pblicos financiados por la UE tras una solicitud motivada de los Estados ACP o
de los organismos regionales o intra-ACP de que se trate. En cada ocasin, los Estados ACP o los
organismos en cuestin debern facilitar a la Comisin Europea la informacin necesaria para decidir si
procede conceder una excepcin, con especial atencin a lo siguiente:
-

la localizacin geogrfica del Estado o regin ACP de que se trate;

la competitividad de los contratistas de los Estados miembros y de los Estados ACP;

la necesidad de evitar aumentos excesivos del coste de ejecucin del contrato;

las dificultades de transporte o los retrasos debidos a los plazos de entrega o a otros problemas
similares;

la tecnologa ms adecuada y mejor adaptada a las condiciones locales;

2014
21

los casos de extrema urgencia;

la disponibilidad de los productos y los servicios en los mercados de que se trate.

Por otra parte, siempre que informe de ello al Jefe de Delegacin y durante la ejecucin de las
operaciones, el Estado ACP o el organismo regional o intra-ACP de que se trate podr decidir la
adquisicin de mercancas en el mercado local, sin consideracin del origen, hasta el lmite del
procedimiento negociado en rgimen competitivo.
Tras aprobarse la revisin del anexo IV del Acuerdo de Coton, el FED se ajustar al presupuesto de la
UE en lo que se refiere a las excepciones de la norma de nacionalidad y origen.

2.3.3. Criterios de exclusin


I - Criterios de exclusin aplicables a la participacin en los procedimientos de contratacin
pblica y concesin de subvenciones:
Los candidatos, licitadores o solicitantes quedarn excluidos de la participacin en procedimientos de
adjudicacin de contratos y subvenciones si:
a)

estn incursos en un procedimiento de quiebra, liquidacin, intervencin judicial o concurso de


acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situacin similar resultante de un procedimiento
de la misma naturaleza vigente en las legislaciones y normativas nacionales;

b)

ellos mismos o las personas con facultades de representacin, de decisin o de control sobre ellos,
han sido condenados, mediante sentencia firme dictada por una autoridad competente de un
Estado miembro, con fuerza de cosa juzgada (es decir, que no es posible recurrir), por cualquier
delito que afecte a su tica profesional;

c)

han cometido una falta profesional grave, debidamente constatada por el rgano de contratacin
por cualquier medio a su alcance, incluida una decisin del Banco Europeo de Inversiones o de una
organizacin internacional;

d)

no estn al corriente en el pago de las cuotas de la seguridad social o en el pago de impuestos de


acuerdo con las disposiciones legales del pas en que estn establecidos, del pas del rgano de
contratacin o del pas donde deba ejecutarse el contrato;

e)

ellos mismos o las personas con facultades de representacin, de decisin o de control sobre ellos,
han sido condenados, mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por fraude,
corrupcin, participacin en una organizacin delictiva, blanqueo de capitales o cualquier otra
actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de la UE;

f)

son objeto en ese momento de una sancin administrativa con arreglo al artculo 109, apartado 1,
del Reglamento Financiero de la UE (para los programas financiados con cargo al Presupuesto de la
UE y al 11 FED) o al artculo 99 del Reglamento Financiero del 10 FED (para los programas
financiados con cargo al 10 FED).

Lo dispuesto en las letras a) a d) no se aplicar a las compras de suministros en condiciones


particularmente ventajosas, bien a un proveedor en cese definitivo de actividad empresarial o bien a
sndicos o administradores judiciales de una quiebra, mediante un concurso de acreedores o como
consecuencia de un procedimiento similar con arreglo al Derecho nacional.
Lo dispuesto en las letras b) y e) no se aplicar si los candidatos, licitadores o solicitantes pueden
demostrar que se han adoptado medidas adecuadas contra las personas con facultades de
2014
22

representacin, decisin o control sobre ellos que estn sometidas a la sentencia a la que se hace
referencia en las letras b) o e).
Lo dispuesto en las letras a), c) y d) no se aplicar si lo justifica debidamente el rgano de contratacin
en el procedimiento negociado, cuando sea indispensable para adjudicar el contrato a una entidad en
concreto, por razones tcnicas o artsticas o por motivos relacionados con la proteccin de derechos
exclusivos.
Los supuestos referidos en la letra e) son los siguientes:
1) los casos de fraude contemplados en el artculo 1 del Convenio relativo a la proteccin de los
intereses financieros de las Comunidades Europeas, establecido por el Acto del Consejo de 26 de
julio de 199512;
2) los casos de corrupcin contemplados en el artculo 3 del Convenio relativo a la lucha contra los
actos de corrupcin en los que estn implicados funcionarios de las Comunidades Europeas o de
los Estados miembros de la Unin Europea, aprobado por acto del Consejo de 26 de mayo de
199713;
3) los casos de participacin en una organizacin delictiva, segn la definicin del artculo 2 de la
Decisin Marco 2008/841/JAI del Consejo14;
4) los casos de blanqueo de capitales, segn la definicin del artculo 1 de la Directiva 2005/60/CE
del Parlamento Europeo y del Consejo15;
5) los casos de delitos terroristas, delitos ligados a actividades terroristas, as como la induccin, la
complicidad, la autora intelectual o la tentativa en la comisin de tales delitos, tal como se
definen en los artculos 1, 3 y 4 de la Decisin Marco 2002/475/JAI del Consejo16.

II - Criterios de exclusin aplicables durante los procedimientos de contratacin pblica y


concesin de subvenciones:
Quedarn excluidos de la adjudicacin de un contrato aquellos candidatos, solicitantes o licitadores que,
durante los procedimientos de contratacin pblica o de concesin de subvenciones:
a) se hallen en una situacin de conflicto de intereses;
b) hayan incurrido en falsas declaraciones al facilitar la informacin exigida por el rgano de
contratacin para poder participar en el contrato o no hayan facilitado dicha informacin;
c) se hallen en alguna de las situaciones de exclusin de este procedimiento de adjudicacin de
contrato o concesin de una subvencin.
Los candidatos, licitadores o solicitantes distintos de los de un procedimiento restringido, un
procedimiento negociado o un dilogo competitivo, debern firmar una declaracin junto a su solicitud,

12

DO C 316 de 27.11.1995, p. 48.

13

DO C 195 de 25.6.1997, p. 1.

14

DO L 300 de 11.11.2008, p. 42.

15

DO L 309 de 25.11.2005, p. 15.

16

DO L 164 de 22.6.2002, p. 3.

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en la que certifiquen que la entidad no se encuentra en ninguna de las situaciones de exclusin


mencionadas en los puntos I y II.
Si lo solicita el rgano de contratacin, debern suministrar informacin sobre la propiedad o la gestin,
el control y las facultades de representacin de la entidad y un certificado de que no se encuentran en
las situaciones de exclusin aplicables. Este puede ser el caso si existen dudas sobre la situacin
personal y teniendo en cuenta la legislacin nacional del pas en el que el candidato, licitador o
solicitante est establecido.
No obstante, para los contratos pblicos por un importe equivalente o inferior a 20 000 EUR, el rgano
de contratacin podr no exigir una declaracin en funcin de su evaluacin de los riesgos. En el caso de
las subvenciones, no se exigir declaracin alguna para las contribuciones iguales o inferiores a
60 000 EUR.
Tras la notificacin de la adjudicacin del contrato, los adjudicatarios (incluidos los miembros de
consorcios) debern demostrar que no se encuentran en las situaciones de exclusin, salvo que ya lo
hayan hecho previamente.
En los procedimientos restringidos para los servicios y para el dilogo competitivo, esos documentos
justificativos debern enviarse junto con la oferta y debern ser comprobados por el rgano de
contratacin antes de la firma del contrato con el adjudicatario. En los procedimientos restringidos de
obras, esos documentos justificativos debern enviarse junto con la solicitud. La prueba de no exclusin
deber ser presentada por todos los candidatos a los que se invite a presentar ofertas. Adems, los
licitadores y candidatos debern certificar que la situacin no ha sufrido cambios desde la fecha de
expedicin de la prueba. En lo que se refiere a los subcontratistas y expertos, y si el rgano de
contratacin lo solicita especficamente, los adjudicatarios debern presentar una declaracin del
subcontratista o experto previsto o pruebas documentales de que estos no se hallan en ninguna de las
situaciones de exclusin.
Para los contratos pblicos por un valor inferior a los lmites internacionales (servicios < 300 000 EUR;
suministros < 300 000 EUR; obras < 5 000 000 EUR), el rgano de contratacin podr dispensar de la
obligacin de presentar las pruebas documentales, en funcin de su evaluacin de los riesgos. Adems,
podr concederse una dispensa si las pruebas documentales han sido facilitadas al rgano de
contratacin en los ltimos doce meses para otro procedimiento, siempre que dichas pruebas sigan
siendo vlidas. En todo caso, podrn volver a solicitarse las pruebas en caso de duda.
No suelen exigirse pruebas documentales para las subvenciones.
El rgano de contratacin aceptar como prueba suficiente de que el candidato, licitador o solicitante
no se encuentra en una de las situaciones previstas en las letras a), b) o e) del punto I (Criterios de
exclusin aplicables a la participacin en los procedimientos de contratacin pblica) la presentacin de
un certificado de penales reciente o, en su defecto, de un documento equivalente reciente expedido por
una autoridad judicial o administrativa del pas de origen o de procedencia, del que se desprenda que se
cumplen esas exigencias. Para lo dispuesto en la letra d), el rgano de contratacin aceptar un
certificado reciente expedido por la autoridad competente del Estado de que se trate. Si el pas de que
se trata17 no expide ese tipo de documento o certificado, y para los dems criterios de exclusin

17

Puede accederse a informacin de los 28 Estados miembros, algunos pases candidatos y los pases del EEE
sobre las diferentes formas de prueba documental expedida/aceptable en cada pas mediante la herramienta
e-CERTIS, gestionada por la DG Mercado Interior: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/eprocurement/e-certis/index_en.htm.

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24

mencionados en el punto I, se considerar equivalente una declaracin jurada o solemne ante una
autoridad judicial o administrativa, un notario o un organismo profesional cualificado del pas de origen
o de procedencia.
Cuando un candidato, licitador o solicitante, por su naturaleza (por ejemplo, administraciones pblicas
nacionales y organizaciones internacionales), no pueda ajustarse a ninguna de las categoras indicadas o
no pueda proporcionar los documentos indicados, ser suficiente una simple declaracin explicando su
situacin.
Los documentos podrn ser originales o copias; ahora bien, previa solicitud del rgano de contratacin,
debern presentarse los originales. La fecha de expedicin de los documentos no podr ser anterior en
ms de un ao a la fecha de presentacin de la oferta. Si los documentos complementarios no estn
redactados en una lengua oficial de la Unin Europea, deber adjuntarse una traduccin a la lengua del
procedimiento. Si los documentos estn redactados en una lengua oficial de la Unin Europea distinta
de la lengua del procedimiento, debern ser aceptados. No obstante, se recomienda encarecidamente
adjuntar una traduccin a la lengua de procedimiento para facilitar la evaluacin de los documentos.
Si procede, los rganos de contratacin delegados podrn consultar a los servicios pertinentes de la
Comisin Europea para juzgar la situacin de los candidatos, licitadores o solicitantes.
Cabe observar que, antes de excluir a un candidato, licitador o solicitante de un procedimiento de
adjudicacin de contrato o de concesin de una subvencin, debern tenerse en cuenta principios como
el derecho de defensa y la proporcionalidad. Para ello, salvo que la prueba no requiera nuevas
investigaciones (por ejemplo, en caso de una resolucin de una autoridad competente de un Estado
miembro, con fuerza de cosa juzgada), deber garantizarse un procedimiento contradictorio con el
candidato, licitador o solicitante.
A ms tardar antes de adoptar la decisin de adjudicacin, el rgano de contratacin deber comprobar
si alguna de las partes implicadas (es decir, los solicitantes y cosolicitantes, los candidatos o los
licitadores, incluidos la(s) entidad(es) afiliada(s), los subcontratistas indicados y los expertos
individuales) han sido registrados en el Sistema de Alerta Rpida (SAR).

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25

El rgano de contratacin no podr celebrar contratos con entidades registradas, con nivel de exclusin,
en el SAR18. Si una de las partes est registrada en otro nivel del SAR, debern aplicarse las medidas para
reforzar la vigilancia durante la ejecucin del contrato y los pagos. Si el rgano de contratacin limita el
nmero de candidatos invitados a presentar una oferta o una propuesta completa, por ejemplo en un
procedimiento restringido, dichos controles debern realizarse antes de que los candidatos sean
seleccionados.

2.3.4. Sanciones reglamentarias: sanciones administrativas y financieras


Los candidatos, licitadores y solicitantes que hayan hecho declaraciones falsas, cometido errores
sustanciales, irregularidades o fraude, podrn ser excluidos de la participacin en los procedimientos de
adjudicacin de contratos y de convocatoria de propuestas financiados por la UE por un perodo
mximo de cinco aos desde la fecha de la infraccin, previo intercambio contradictorio con el
contratista o beneficiario. La exclusin podr ser de hasta diez aos en caso de reincidencia en los cinco
aos siguientes a la fecha mencionada. La decisin ser adoptada por el ordenador pertinente previo
intercambio contradictorio.
Adems, se podr imponer a los licitadores, candidatos o solicitantes que hayan hecho falsas
declaraciones, o hayan cometido errores sustanciales o irregularidades o fraude, sanciones financieras
de un importe que oscile entre un 2 % y un 10 % de la cuanta total estimada del contrato en curso de
adjudicacin. El porcentaje se fija de acuerdo con el principio de proporcionalidad. De comprobarse que
en el procedimiento de adjudicacin se han producido errores sustanciales, irregularidades o fraude, el
rgano de contratacin deber suspender el procedimiento y adoptar las medidas que considere
necesarias, incluida la anulacin. En el supuesto de que se demuestre, tras la adjudicacin del contrato,
que ha habido en el procedimiento de adjudicacin o en la ejecucin del contrato errores sustanciales,
irregularidades o fraude, el rgano de contratacin podr, en funcin de la fase en que se halle el
procedimiento, abstenerse de concluir el contrato, suspender su ejecucin o, en su caso, rescindirlo. En
el supuesto de que dichos errores, irregularidades o fraude sean imputables al contratista o beneficiario,
la Comisin Europea podr adems denegar el pago, recuperar los importes ya pagados o rescindir
todos los contratos celebrados con dicho contratista, en funcin de la gravedad de tales errores,
irregularidades o fraude.
La suspensin del contrato tendr por objeto comprobar si existen realmente los presuntos errores e
irregularidades sustanciales. Caso de no confirmarse tal extremo, la ejecucin del contrato se reanudar
con la mayor brevedad. Ser constitutiva de error o irregularidad sustancial una infraccin de una
disposicin contractual o de Reglamentos de la UE resultante de una accin u omisin que acarree o
pueda acarrear un perjuicio al Presupuesto de la UE o al FED.

2.3.5. Visibilidad
Salvo solicitud o acuerdo en sentido contrario de la Comisin Europea, todos los socios de la UE, ya sean
contratistas, beneficiarios de una subvencin o entidades que gestionan fondos en nombre de la
Comisin Europea, adoptarn las medidas necesarias para garantizar la visibilidad de la financiacin de
la UE. En caso necesario, deber presentarse un plan de comunicacin para su aprobacin por el rgano

18

Decisin de la Comisin Europea, de 16 de diciembre de 2008, relativa al sistema de alerta rpida para uso de
los ordenadores de la Comisin y de las agencias ejecutivas (2008/969/CE, Euratom), DO L 344 de 20.12.2008,
p. 125 (http://www.cc.cec/budg/i/early-warning/early-warning-system-intro-en.html).

2014
26

de contratacin, con arreglo a los requisitos y directrices que establece el Manual de comunicacin y
visibilidad de la Unin Europea en la accin exterior, publicado en:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm.

2.3.6. Otros puntos esenciales


Conflictos de intereses:
Existe conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones del rgano de
contratacin, o el respeto de los principios de competencia, no discriminacin o igualdad de trato de los
candidatos, licitadores, solicitantes y contratistas, se ve comprometido por razones familiares, afectivas,
de afinidad poltica o nacional, inters econmico o cualquier otro inters compartido con el
beneficiario de programas financiados por la UE. Puede surgir un conflicto de intereses cuando, por
ejemplo, un miembro del comit de evaluacin o del rgano de contratacin, u otras personas
implicadas en el procedimiento, se adjudican a s mismas, o a otras personas, ventajas directas o
indirectas de forma injustificada, influyendo en el resultado, o permitiendo a un experto o empresa
obtener informacin que d lugar a una competencia desleal en procedimientos posteriores o
relacionados.
Por ejemplo, toda empresa o experto que participe en la preparacin de un proyecto (como la redaccin
del pliego de condiciones), en principio deber quedar excluido de la adjudicacin de un contrato de
servicios relacionados con dicha preparacin, salvo que pueda demostrar al rgano de contratacin que
su participacin inicial no supone una competencia desleal.
Los candidatos, licitadores o solicitantes en situacin de conflicto de intereses en relacin con un
contrato concreto debern quedar excluidos de la adjudicacin. Los motivos de exclusin debern
examinarse en cada caso concreto. Segn jurisprudencia reiterada del Tribunal de Justicia, la exclusin
deber basarse en un riesgo real de conflicto, segn las circunstancias especficas del caso en cuestin.
Cualquier exclusin automtica privar al candidato, licitador o solicitante del derecho a presentar
pruebas capaces de disipar toda sospecha de conflicto de intereses.
Si puede surgir un conflicto de intereses respecto de contratos en curso, debern adoptarse medidas
para evitarlo o resolverlo, incluida la anulacin del contrato si es necesario.
Principios de adjudicacin:
Todos los contratos pblicos financiados total o parcialmente con cargo al Presupuesto y al FED debern
respetar los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato y no discriminacin.
No retroactividad:
Los contratos entrarn en vigor a partir de la fecha de la firma por la ltima parte signataria. En todos
los contratos debern figurar las fechas reales de la firma por las Partes Contratantes.
Excepcionalmente, sern aplicables a partir de una fecha anterior (en los casos de financiacin
retroactiva, por ejemplo).
Utilizacin de documentos normalizados:
Debern utilizarse los contratos y documentos normalizados.
Mantenimiento de registros:
Sin perjuicio de su normativa sobre acceso a los documentos, el rgano de contratacin deber
conservar por escrito los documentos relativos a todo el procedimiento de adjudicacin de contratos y
2014
27

concesin de subvenciones y mantener su confidencialidad, con arreglo a su poltica de archivos. Si su


legislacin entra en conflicto con la confidencialidad requerida, el rgano de contratacin deber
obtener una autorizacin previa de la Comisin Europea antes de desvelar cualquier informacin.
Las propuestas que no hayan sido seleccionadas debern conservarse durante tres aos a partir de la
fecha lmite de la convocatoria, mientras que las ofertas que no hayan sido seleccionadas debern
conservarse durante un perodo de cinco aos a partir de la fecha lmite de la licitacin. Los documentos
contractuales y financieros debern conservarse durante un mnimo de siete aos a partir de la fecha de
pago del saldo y hasta la fecha de la prescripcin de cualquier litigio sobre la legislacin aplicable al
contrato. Durante ese perodo y despus de l, el rgano de contratacin tratar los datos personales de
conformidad con su poltica de confidencialidad. Los documentos que deben conservarse incluyen todos
los documentos preparatorios, el convenio de financiacin correspondiente, los originales de todas las
solicitudes, ofertas o propuestas presentadas, as como toda la correspondencia conexa.
Las garantas financieras (originales) debern ser conservadas en un lugar seguro, en el que estn
protegidas contra los riesgos de prdida o robo, hasta el fin de su perodo de validez.
Disponibilidad de los fondos:
Antes de iniciar cualquier procedimiento, los fondos debern estar disponibles. Excepcionalmente,
podrn lanzarse convocatorias con una clusula suspensiva, previa aprobacin de los servicios
pertinentes. En tal caso, la convocatoria se lanzar antes de la decisin de financiacin o de la firma del
convenio de financiacin entre la Comisin Europea y el pas beneficiario. La convocatoria ser anulada
si no se adopta la decisin de la Comisin Europea o no se firma el convenio de financiacin. El contrato
no podr firmarse hasta que los fondos estn disponibles (vase el punto 2.4.12.).
Cuestiones medioambientales:
Sin perjuicio de los principios que rigen la adjudicacin de contratos y la concesin de subvenciones,
como la igualdad de condiciones y la no discriminacin, deber tenerse debida cuenta de los aspectos
medioambientales, en la medida de lo posible. Ello podra dar lugar a condiciones, directrices o
especificaciones ms respetuosas con el medio ambiente, a un mayor uso de las tecnologas de la
informacin y a menos consumo de papel (con una impresin a dos caras, material degradable para las
carpetas y presentaciones, etc.).
Por ejemplo, a la hora de elaborar las especificaciones tcnicas, debern tenerse en cuenta los
productos ms ecolgicos disponibles en el mercado, salvo que la imposicin de ese producto suponga
una reduccin de la competencia.
Accesibilidad para las personas con discapacidad:
Todos los servicios, suministros, obras y subvenciones que se refieran a productos, servicios e
infraestructuras destinados a ser utilizados por personas, ya sean del pblico en general o del personal
del rgano de contratacin, debern incluir en sus especificaciones tcnicas los requisitos de
accesibilidad para las personas con discapacidad, de acuerdo con un planteamiento de diseo para
todos (podr aadirse una referencia a las normas nacionales, europeas o internacionales sobre
accesibilidad).
Procedimiento de contratacin pblica conjunta con un Estado miembro de la UE, un Estado de la AELC
o un pas candidato a la UE:
En caso de accin conjunta entre una institucin de la UE y un rgano de contratacin de un Estado
miembro, un Estado de la AELC o un pas candidato a la UE, el procedimiento de contratacin podr ser

2014
28

llevado a cabo conjuntamente por la institucin de la UE y dicho rgano de contratacin. En tal caso, se
aplicarn los procedimientos de la Comisin Europea19.
No obstante, en algunos casos especficos, se podr decidir aplicar las normas de procedimiento de
dicho rgano de contratacin, siempre que se consideren equivalentes a las de la institucin.
Publicacin a posteriori de los beneficiarios:
Adems de las normas de publicidad aplicables al respecto a cada tipo de procedimiento, la Comisin
Europea informar una vez al ao sobre el beneficiario de los fondos de la UE (tanto de los beneficiarios
de subvenciones como de los adjudicatarios de contratos), con independencia del modo de gestin. La
informacin podr consultarse en el sitio web siguiente:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/beneficiaries_en.htm

2.4.

Procedimientos de contratacin pblica

El principio bsico por el que se rige la adjudicacin de contratos es la licitacin competitiva, que
persigue un doble objetivo:

garantizar que las operaciones cumplan los principios de contratacin; y

obtener servicios, suministros y obras de la calidad deseada en las mejores condiciones de


precio.

Existen diferentes tipos de procedimientos de contratacin, con diferentes grados de apertura de la


competencia.

2.4.1. Procedimiento aplicable


En el cuadro que figura a continuacin se resumen los procedimientos normalizados aplicables que esta
Gua Prctica describir en detalle. Se clasifican en tres categoras: servicios (por ejemplo, asistencia
tcnica y estudios), suministros (por ejemplo, equipos y materiales) y obras (por ejemplo, obras de
infraestructura e ingeniera). Una vez que la Comisin Europea aprueba una actividad mediante la
adopcin de una decisin de financiacin y, en su caso, de un convenio de financiacin, el rgano de
contratacin podr iniciar los procedimientos de licitacin y de contratacin con arreglo a esos
procedimientos normalizados. Los lmites indicados en el cuadro se basan en el presupuesto mximo
asignado al contrato de que se trate, incluidas las posibles cofinanciaciones. Si los contratos estn
divididos en lotes, el valor de cada lote se tomar en cuenta para el clculo del lmite total.
Con independencia del procedimiento empleado, deber garantizarse el cumplimiento de todos los
principios bsicos (incluidos los criterios de elegibilidad, exclusin y seleccin).
Siempre que resulte posible y conveniente por la naturaleza de la accin, y con arreglo al convenio de
financiacin (en su caso), se favorecer el uso de los procedimientos ms sencillos.
Conviene sealar que los proyectos no podrn ser fraccionados artificialmente para eludir los lmites
de contratacin.

19

Vase el artculo 133 de las condiciones generales.

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29

2014
30

Podrn aplicarse otros procedimientos con independencia de los lmites, por ejemplo procedimientos
negociados sobre la base de una sola oferta, siempre que se cumplan las condiciones pertinentes
(vanse los puntos 2.4.6., 2.4.7. y 2.4.8.).
< 300 000 EUR pero > 20 000 EUR
CONTRATOS
DE SERVICIOS

300 000 EUR

Licitacin restringida
internacional

o
-

Contratos marco
20 000 EUR
Procedimiento negociado en rgimen
competitivo
< 100 000 EUR pero
> 20 000 EUR

< 300 000 EUR pero


100 000 EUR
300 000 EUR

CONTRATOS
DE
SUMINISTROS

Licitacin abierta
internacional

- Licitacin
abierta local

o
- Contrato marco

Procedimiento
negociado en
rgimen
competitivo

o
-

Contrato marco

5 000 000 EUR

CONTRATOS
DE OBRAS

- Licitacin abierta
internacional
o
- Licitacin
restringida
internacional

< 5 000 EUR pero


300 000 EUR
Licitacin abierta
local

< 300 000 EUR


pero > 20 000 EUR

Una sola oferta

Para los contratos


de servicios y
suministros, podr
efectuarse un pago
previa
presentacin de la
factura, sin
aceptacin previa
de la oferta, si el
gasto es 2 500
EUR

Procedimiento
negociado en rgimen
competitivo

2.4.2. Procedimiento abierto


En las licitaciones abiertas (internacionales o locales), cualquier agente econmico podr presentar
una oferta. Se dar la mxima publicidad al contrato mediante la publicacin de un anuncio en el Diario
Oficial de la Unin Europea (serie S) (solo para los procedimientos internacionales abiertos), en los
boletines oficiales de todos los Estados ACP (para programas del FED), en el sitio web de EuropeAid y en
cualquier otro medio de comunicacin adecuado. Vanse las directrices de publicacin (anexo A11e).
Todas las personas fsicas o jurdicas que deseen presentar una oferta podrn solicitar el expediente de
licitacin (previo pago o de forma gratuita), conforme a las modalidades especificadas en el anuncio de
contrato. Se examinarn las ofertas y se comprobar la elegibilidad y la capacidad financiera,
econmica, tcnica y profesional de los licitadores para llegar a una seleccin; a continuacin, se
compararn las ofertas y se adjudicar el contrato (vase el punto 2.4.11.). No se permitir ninguna
negociacin.

2.4.3. Procedimiento restringido


En las licitaciones restringidas, todos los agentes econmicos podrn solicitar su participacin, pero
solo podrn presentar una oferta los candidatos que cumplan los criterios de seleccin.

2014
31

Los criterios de seleccin y las tareas que han de llevarse a cabo se describirn en el anuncio de contrato
publicado. Se pasar de una lista general, en la que estarn incluidos todos los candidatos que hayan
respondido al anuncio, a una preseleccin de las mejores candidaturas, en funcin de las respuestas
recibidas. En esa fase de preseleccin, antes de que la lista sea aprobada por el comit de evaluacin, el
rgano de contratacin comprobar que ninguno de los candidatos ni de sus socios figura en situacin
de exclusin en el Sistema de Alerta Rpida.
Se dar la mxima publicidad al contrato mediante la publicacin de un anuncio en el Diario Oficial de la
Unin Europea (serie S), en los boletines oficiales de todos los Estados ACP (para programas del FED), en
el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado.
El rgano de contratacin prepara el anuncio de preseleccin utilizando el modelo adecuado y lo remite
a su debido tiempo en formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin en el sitio web de
EuropeAid (vanse las directrices de publicacin en el anexo A11e).
El rgano de contratacin tambin enva el pliego de condiciones a los candidatos preseleccionados.
Para garantizar una competencia leal, las ofertas debern ser presentadas por el mismo proveedor de
servicios o consorcio que solicit participar en la licitacin, que figure en la preseleccin y haya recibido
la convocatoria para la presentacin de ofertas. No se admitir ningn cambio en la identidad o
composicin del licitador, salvo que se justifique debidamente que el rgano de contratacin ha dado su
aprobacin por escrito. Si se considera necesario, podr consultarse al comit de evaluacin. A
continuacin se indican algunos ejemplos de situaciones en las que podra darse dicha autorizacin, en
funcin de los datos del caso y siempre que no se alteren las condiciones de competencia:

en caso de fusin entre un candidato preseleccionado o miembro de un consorcio y otra empresa,


si la nueva entidad rene los criterios de elegibilidad y exclusin y no genera un conflicto de
intereses;

en caso de intercambio de posiciones en el consorcio, si no se rebaja con ello la puntuacin


recibida por el consorcio durante la evaluacin tcnica;

en caso de que un socio abandone el consorcio, si el consorcio sigue cumpliendo las condiciones
en las que fue preseleccionado, es decir, si el resto del consorcio cumple los criterios de seleccin
y habra sido preseleccionado sin dicho participante.

Una vez analizadas las ofertas, se compararn y se decidir la eleccin del adjudicatario (vase el punto
2.4.11.). No se permitir ninguna negociacin.

2.4.4. Procedimiento negociado en rgimen competitivo


En el procedimiento negociado en rgimen competitivo, el rgano de contratacin invitar a los
candidatos de su eleccin a que presenten sus ofertas. El rgano de contratacin seleccionar, entre las
ofertas tcnicamente conformes, la que ofrezca la mejor relacin calidad-precio en las licitaciones de
servicios, y la ms barata en las licitaciones de suministros u obras.
La evaluacin (incluido el recurso a un comit de evaluacin) y la adjudicacin del contrato seguirn las
normas del procedimiento restringido.
Para ms detalles sobre el procedimiento negociado en rgimen competitivo, vase el punto 3.4.2. para
los servicios, el punto 4.5. para los suministros y el punto 5.6. para las obras.

2014
32

2.4.5. Contratos marco


Un contrato marco es un acuerdo celebrado entre uno o varios rganos de contratacin y uno o varios
agentes econmicos para establecer las condiciones que regirn los contratos especficos que se vayan a
adjudicar durante un perodo determinado, en particular en lo que respecta a la duracin, el objeto, los
precios, el valor mximo, las normas de ejecucin y las cantidades previstas.
Los contratos marco con varios agentes econmicos se denominan contratos marco mltiples;
adoptan la forma de contratos separados, pero se celebran en trminos idnticos. El pliego de
condiciones deber precisar el nmero mnimo y mximo de agentes con los que el rgano de
contratacin prev celebrar contratos. El mnimo no podr ser inferior a tres.
La duracin de esos contratos no podr exceder de cuatro aos, salvo en casos excepcionales
debidamente justificados, en particular por el objeto del contrato marco. Los rganos de contratacin
no podrn recurrir a los acuerdos marco ni de forma abusiva ni de manera tal que se impida, restrinja o
falsee la competencia.
Los contratos especficos basados en contratos marco se adjudicarn con arreglo a lo dispuesto en el
contrato marco y debern respetar los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato,
no discriminacin y competencia leal.

2.4.6. Sistema dinmico de adquisicin


Un sistema dinmico de adquisicin es un proceso totalmente electrnico para las adquisiciones
corrientes, por un perodo limitado, abierto a cualquier agente econmico que cumpla los criterios de
seleccin y haya presentado una oferta indicativa conforme desde el punto de vista tcnico. No se
aplicar ningn lmite especfico.
Para cada contrato individual, el rgano de contratacin publicar un anuncio de contrato e invitar a
todos los contratistas que cumplan los criterios de seleccin a presentar una oferta. El contrato se
adjudicar a la oferta econmicamente ms ventajosa (este ser el nico criterio de adjudicacin).
Vase el punto 4.2.4.2. para ms informacin. Se ha definido el marco jurdico de este procedimiento
para su uso futuro, pero las herramientas informticas para hacerlo posible (garantizar la
confidencialidad y la seguridad) an no estn disponibles en la Comisin Europea.

2.4.7. Dilogo competitivo


En caso de contratos especialmente complejos, si el rgano de contratacin considera que ni el uso
directo del procedimiento abierto ni las disposiciones que rigen el procedimiento restringido van a
permitir adjudicar el contrato a la oferta con mejor relacin calidad-precio, podr recurrir al dilogo
competitivo contemplado en el Reglamento Financiero de la UE. Un contrato se considerar
especialmente complejo si el rgano de contratacin no se encuentra objetivamente capacitado para
especificar los medios tcnicos que permitan satisfacer sus necesidades u objetivos o para especificar la
estructura jurdica o financiera del proyecto. No se aplicar ningn lmite especfico. Por su carcter
excepcional, este procedimiento deber ser utilizado con precaucin.
Los rganos de contratacin debern publicar un anuncio de contrato en el que expondrn sus
necesidades y los requisitos correspondientes. Debern entablar un dilogo con los candidatos que
satisfagan los criterios de seleccin establecidos en el anuncio. El dilogo podr cubrir todos los
aspectos de la oferta; sin embargo, se llevar a cabo por separado con cada candidato, en funcin de las
soluciones e ideas que hayan sido propuestas. El rgano de contratacin deber garantizar la igualdad
2014
33

de trato de los licitadores y mantendr la confidencialidad de las ofertas. Por tanto, no estar permitido
elegir las mejores soluciones de licitadores diferentes (es decir, no se permite el picoteo).
El nmero mnimo de candidatos invitados a licitar ser de tres. Antes de seleccionar a los candidatos, el
rgano de contratacin comprobar que ninguno de ellos ni de sus socios figura en situacin de
exclusin en el Sistema de Alerta Rpida. Si cumplen los criterios de seleccin menos de tres candidatos,
el rgano de contratacin podr continuar el procedimiento con el candidato o los dos candidatos que
los cumplan. El rgano de contratacin no podr completar el nmero con otros agentes econmicos
que no hayan participado en el procedimiento o con candidatos que no cumplan los criterios de
seleccin.
Durante el dilogo, el rgano de contratacin deber tratar por igual a todos los licitadores y garantizar
que se mantenga la confidencialidad de las soluciones propuestas o de cualquier informacin recibida
en esta fase, salvo que el candidato est de acuerdo con su divulgacin.
El rgano de contratacin podr reducir el nmero de soluciones para el dilogo, aplicando los criterios
de adjudicacin en una fase previa al dilogo, si el anuncio de contrato informa a los candidatos de dicha
posibilidad. El rgano de contratacin deber preparar un informe que explique la forma en que se haya
llevado a cabo el dilogo.
Tras haber informado a los participantes de la conclusin del dilogo, los rganos de contratacin les
invitarn a presentar su oferta final, basada en la solucin o soluciones presentadas y especificadas
durante el dilogo. Las ofertas debern incluir toda la informacin solicitada y necesaria para la
realizacin del proyecto. A peticin del rgano de contratacin, esas ofertas podrn aclararse, precisarse
y perfeccionarse, sin que ello tenga por efecto la modificacin de elementos sustanciales de la oferta o
de la licitacin cuya variacin pudiera falsear la competencia o acarrear efectos discriminatorios. A
peticin del rgano de contratacin, el licitador cuya oferta se considere econmicamente ms
ventajosa podr ser invitado a aclarar algunos aspectos de su oferta o a confirmar los compromisos que
en ella figuran, siempre que ello no modifique elementos sustanciales de la oferta o de la licitacin ni
falsee la competencia o tenga un efecto discriminatorio.
Los rganos de contratacin podrn fijar primas o pagos a los participantes en el dilogo.
El contrato se adjudicar a la oferta que cumpla los requisitos tcnicos y sea la oferta ms ventajosa
desde el punto de vista econmico (solo se tendr en cuenta este criterio econmico).
Los modelos normalizados debern adaptarse si procede.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Se necesitar la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al dilogo competitivo.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea.

2.4.8. Procedimiento negociado / procedimiento de contratacin directa


Un contrato podr ser adjudicado directamente en las siguientes circunstancias:
con el procedimiento de contratacin directa si el contrato no excede de 20 000 EUR;
con el procedimiento negociado, cualquiera que sea el valor del contrato, en casos excepcionales y
debidamente justificados, siempre que se cumplan las circunstancias de hecho o de derecho que se

2014
34

describen en los puntos 3.2.4.1., 4.2.5.1. y 5.2.5.1. No se aplicar ningn lmite especfico en estos
casos.
El procedimiento negociado solo podr utilizarse en los casos estipulados en esta Gua Prctica. No
podr concederse ninguna aprobacin previa para aplicar el procedimiento negociado en casos distintos
de los estipulados en esta Gua Prctica.
Antes de seleccionar a los candidatos, el rgano de contratacin comprobar que ninguno de ellos ni de
sus socios figura en situacin de exclusin en el Sistema de Alerta Rpida.
En caso de procedimientos negociados, deber nombrarse un comit de evaluacin para llevar a cabo la
negociacin. (Por lo tanto, no se aplica al procedimiento de contratacin directa).
En todos los casos, deber presentarse un informe de negociacin (anexo A10a para los procedimientos
negociados y A10b para los procedimientos de contratacin directa), en el que se explique cmo se
eligieron los participantes en las negociaciones, cmo se fij el precio y cmo se motiv la decisin de
adjudicacin.
Debern seguirse las etapas de la negociacin indicadas en el modelo de informe de negociacin.
Debern cumplirse debidamente las normas de elegibilidad (nacionalidad y no exclusin) y los criterios
de seleccin.
El informe de negociacin deber ser aprobado por el rgano de contratacin.
GESTIN DIRECTA:
Deber obtenerse la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento
negociado.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS
Deber obtenerse la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento
negociado. El informe de negociacin deber ser refrendado por la Comisin Europea.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento negociado
y el informe de negociacin no deber ser refrendado por la Comisin Europea.
Si procede, en el caso de los servicios y los suministros, los pagos por un importe equivalente o inferior a
2 500 EUR podrn efectuarse contra la presentacin de facturas, sin aceptacin previa de una oferta.

2.4.9. Competencia leal y transparente


Las disposiciones sobre el procedimiento de licitacin y la publicidad de los contratos de servicios,
suministros y obras se exponen en el punto 2.4.1. Varan en funcin del valor de cada contrato.
Para los contratos mixtos, que incluyen una combinacin de servicios, suministros u obras, el rgano de
contratacin determinar los lmites y el procedimiento de contratacin aplicables (con el acuerdo de la
Comisin Europea, para la gestin indirecta con controles previos). Esa decisin se tomar en funcin
del componente contractual predominante (servicios, suministros u obras) desde el punto de vista del
valor y de la importancia operativa.

2014
35

Ningn contrato podr fraccionarse para eludir la aplicacin de las normas. En caso de duda sobre el
modo de calcular el importe estimado de un contrato, el rgano de contratacin se remitir a los
servicios de la Comisin Europea antes de poner en marcha el procedimiento de licitacin.
Independientemente del procedimiento aplicado, el rgano de contratacin deber velar por que se
garantice una competencia leal. Si se observa una disparidad evidente y significativa entre los precios
propuestos y las prestaciones que ofrece el licitador, o entre los precios propuestos por los diferentes
licitadores (especialmente cuando compitan en la licitacin empresas privadas con empresas pblicas,
empresas sin nimo de lucro u organizaciones no gubernamentales), el rgano de contratacin deber
realizar controles y solicitar toda la informacin adicional necesaria. Deber mantener la
confidencialidad de dicha informacin.

2.4.10. Preferencias (solo FED)


PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED
HASTA LA ENTRADA EN VIGOR DE LA REVISIN DEL ANEXO IV DEL ACUERDO DE COTON
Se adoptarn medidas para favorecer la participacin ms amplia posible de las personas fsicas y
jurdicas de los Estados ACP en la ejecucin de los contratos financiados por el FED a fin de garantizar
una utilizacin ptima de los recursos fsicos y humanos de dichos Estados. Para ello:
1. a) en el caso de los contratos de obras de un valor inferior a 5 000 000 EUR, los licitadores de los
Estados ACP se beneficiarn, siempre que como mnimo una cuarta parte del capital y del
personal de direccin sea originario de uno o varios de los Estados ACP, de una preferencia del
10 % en la comparacin de las ofertas de calidad econmica y tcnica equivalente;
b) en el caso de los contratos de suministros, cualquiera que sea su importe, los licitadores de los
Estados ACP que oferten suministros cuyo valor de contrato sea originario de los pases en al
menos un 50 % se beneficiarn de una preferencia del 15 % en la comparacin de las ofertas de
calidad econmica y tcnica equivalente;
c) en el caso de los contratos de servicios distintos de los contratos marco de la Comisin Europea y
los contratos especficos posteriores, en los que se comparen ofertas de calidad econmica y
tcnica equivalente, se dar preferencia:
i) a los expertos, instituciones, oficinas o empresas asesoras de los Estados ACP que tengan la
competencia exigida,
ii) a las ofertas presentadas por empresas ACP sea individualmente o en consorcio con socios de
la UE, y
iii) a las ofertas presentadas por licitadores de la UE que recurran a subcontratistas o a expertos
de los pases ACP;
d) cuando se tenga la intencin de recurrir a subcontratistas, el licitador seleccionado dar
preferencia a las personas fsicas, sociedades y empresas de los Estados ACP capaces de ejecutar
el contrato en las mismas condiciones; y
e) el Estado ACP podr, en la licitacin, proponer a los posibles licitadores la colaboracin de
sociedades, expertos o asesores nacionales de los Estados ACP, elegidos de comn acuerdo. Dicha
cooperacin podr adoptar la forma de una empresa conjunta, de una subcontratacin o de una
formacin del personal empleado.
2. Cuando, segn los criterios anteriormente expuestos, dos ofertas se consideren equivalentes, se
conceder preferencia:
2014
36

a) al licitador de un pas ACP; o


b) en su defecto, al licitador que:
i)
permita el mejor uso posible de los recursos fsicos y humanos de los Estados ACP;
ii)
ofrezca las mejores posibilidades de subcontratacin a las sociedades, empresas o personas
fsicas de los Estados ACP; o
iii)
sea un consorcio de personas fsicas, sociedades y empresas de Estados ACP y de la Unin
Europea.
N.B.: Los organismos sudafricanos no podrn acogerse al sistema de preferencias.
CUANDO LA REVISIN DEL ANEXO IV DEL ACUERDO DE COTON ENTRE EN VIGOR (sin perjuicio de las
modificaciones durante las negociaciones en curso):
Artculo 26
Se adoptarn medidas para favorecer la participacin ms amplia posible de las personas fsicas y
jurdicas de los Estados ACP en la ejecucin de los contratos financiados por el FED a fin de permitir una
utilizacin ptima de los recursos fsicos y humanos de dichos Estados. Para ello:
1. a) en el caso de contratos de obras de un valor inferior a 5 000 000 EUR, los licitadores de los
Estados ACP se beneficiarn, siempre que como mnimo una cuarta parte del capital y del
personal de direccin sea originario de uno o varios de los Estados ACP, de una preferencia del
10 % durante la evaluacin financiera;
b) en el caso de contratos de suministros de un valor inferior a 300 000 EUR, las ofertas presentadas
por empresas de Estados ACP, individualmente o en consorcio con socios europeos, se
beneficiarn de una preferencia del 15 % durante la evaluacin financiera;
c) en el caso de los contratos de servicios distintos de los contratos marco de la Comisin Europea y
los contratos especficos posteriores, de un valor inferior a 300 000 EUR, en los que se comparen
ofertas tcnicas, se dar preferencia:
i) a las ofertas presentadas por personas jurdicas de los Estados ACP individualmente o en
consorcio con socios europeos; y
ii) a las ofertas que incluyan en la oferta tcnica la participacin al 50 % de expertos de los
Estados ACP.
d) cuando se tenga la intencin de recurrir a subcontratistas, el licitador seleccionado dar
preferencia a las personas fsicas, sociedades y empresas de los Estados ACP capaces de ejecutar
el contrato en las mismas condiciones; y
e) el Estado ACP podr, en la licitacin, proponer a los posibles licitadores la colaboracin de
sociedades o empresas o expertos o asesores nacionales de los Estados ACP, elegidos de comn
acuerdo. Dicha cooperacin podr adoptar la forma de una empresa conjunta, de una
subcontratacin o de una formacin del personal empleado.
2. Si dos ofertas de obras, suministros o servicios se consideran equivalentes, se dar

preferencia:
a) al licitador de un pas ACP; o
b) en su defecto, al licitador que:
2014
37

i) permita el mejor uso posible de los recursos fsicos y humanos de los Estados ACP;
ii) ofrezca las mejores posibilidades de subcontratacin a las sociedades, empresas o personas
fsicas de los Estados ACP; o
iii) consista en un consorcio de personas fsicas, empresas y sociedades de Estados ACP y de la
Comunidad.
N.B.: Las personas fsicas o jurdicas sudafricanas no podrn acogerse al sistema de preferencias.

2.4.11. Criterios de seleccin y adjudicacin


Con independencia del tipo de procedimiento de contratacin utilizado, la capacidad del candidato o
licitador para ejecutar el contrato siempre se determinar en funcin de unos criterios objetivos que se
exponen a continuacin.

2.4.11.1. Criterios de seleccin


2.4.11.1.1. Principios generales
Los rganos de contratacin definirn criterios de seleccin claros y no discriminatorios para evaluar si
el candidato o licitador dispone de suficiente capacidad financiera, econmica, tcnica y profesional
para ejecutar las tareas del contrato. Los criterios escogidos debern ser proporcionados, no rebasarn
el objeto del contrato y debern tener en cuenta los intereses legtimos del candidato o licitador, en
particular el derecho de la empresa a la proteccin de sus secretos tcnicos y comerciales.
Convendr disponer de la informacin ms reciente posible para comprobar la capacidad de la empresa;
la base jurdica ser clara en cuanto a los plazos al respecto. Para la capacidad econmica y financiera, el
plazo no podr superar los tres ltimos ejercicios cerrados. Para la capacidad profesional y tcnica, el
plazo depender del tipo de contrato. Para los contratos de servicios y de suministros, el plazo deber
abarcar lo realizado, ejecutado o entregado en los ltimos tres aos y, para los contratos de obras, en
los ltimos cinco aos.
Es importante tratar de mejorar la calidad de las organizaciones o consorcios preseleccionados en vez de
limitarse a preseleccionar las organizaciones o consorcios con mayores referencias del proyecto; por
ejemplo, deberan evitarse referencias al nmero de proyectos presentados por encima del valor del
contrato que se est adjudicando. Se dar ms bien prioridad a la pertinencia de la experiencia, por
ejemplo en el mbito tcnico de que se trate o en entornos similares.
Si fuera apropiado para el proyecto, respetando el principio de igualdad de trato, podrn publicarse y
aplicarse criterios distintos para las personas fsicas y jurdicas.
En el procedimiento restringido internacional, el rgano de contratacin preseleccionar un mximo de
ocho candidatos (seis en caso de procedimiento restringido internacional de obras). Adems de los
criterios financieros, profesionales y tcnicos, el rgano de contratacin publicar asimismo criterios
adicionales, que solo se utilizarn para reducir la preseleccin a ocho candidatos (seis para las obras).
Esos criterios no debern por tanto redactarse de tal forma que se reduzca la preseleccin a menos de
ocho candidatos (seis para las obras) que cumplan los criterios. Por ejemplo, un criterio como la
experiencia en el pas podra reducir la preseleccin a tan solo cinco candidatos. Deber evitarse ese
tipo de criterios.

2014
38

El anuncio de contrato o los modelos de instrucciones a los licitadores incluyen ejemplos de criterios
que deben utilizarse en el procedimiento. A continuacin, se dan algunos ejemplos de criterios que no
deben utilizarse:
-

pedir una facturacin anual, un nmero de empleados, un nmero de proyectos realizados, etc.,
desproporcionados para el valor del contrato;

utilizar trminos imprecisos como suficiente, importante, pertinente, ya que su significado


no es totalmente claro en este contexto, ni permite determinar si la experiencia propuesta
cumple el criterio;

solicitar informacin que se remonte a ms de tres aos (esto est regulado en las normas de
aplicacin del Reglamento Financiero de la UE); la nica excepcin es la experiencia tcnica para
los contratos de obras, que puede referirse a los ltimos cinco aos;

solicitar que un porcentaje del personal trabaje en mbitos especficos, ya que podra resultar
discriminatorio para las grandes empresas;

solicitar experiencia tcnica relacionada exclusivamente con proyectos de la UE, ya que, en


general, podra considerarse discriminatorio;

solicitar experiencia previa en el pas del beneficiario, salvo justificacin especfica, ya que, en
general, podra considerarse discriminatorio;

solicitar experiencia tcnica en una forma demasiado prescriptiva, lo que, en la prctica, restringe
el nmero de candidatos elegibles a una o unas cuantas empresas.

A la hora de decidir los criterios apropiados, los rganos de contratacin debern considerar si la
conformidad puede probarse y considerar, por ejemplo, qu tipo de pruebas documentales puede
presentar el licitador a modo de prueba.
Los criterios de seleccin debern especificarse en el anuncio de contrato o en las instrucciones a los
licitadores y el rgano de contratacin deber aplicarlos segn lo especificado, salvo que se haya
publicado una correccin de errores.
En los procedimientos de adjudicacin de contratos de servicios y de suministros, los criterios de
seleccin se aplicarn al consorcio en su conjunto. La misma norma se aplicar a los contratos de obras,
salvo que se estipule lo contrario.
El candidato o licitador deber indicar en el impreso de solicitud o formulario de presentacin de ofertas
su capacidad econmica, financiera, profesional y tcnica, con arreglo a los criterios de seleccin
previstos en los documentos de la licitacin. La experiencia previa que haya resultado en un
incumplimiento del contrato y en su resolucin por el rgano de contratacin no podr utilizarse como
referencia. Esta norma tambin se aplicar a la experiencia previa de expertos en el marco de un
contrato de servicios basado en honorarios.
En el caso de los contratos de servicios, todos los licitadores debern presentar junto con la oferta los
documentos para corroborar la informacin en respuesta a los criterios de seleccin.
En los contratos de suministros, solo los adjudicatarios debern facilitar justificantes para corroborar la
informacin presentada en la oferta antes de la adjudicacin del contrato.
En el caso de los contratos de obras, sin embargo, las pruebas mencionadas debern presentarse segn
lo dispuesto en el expediente de licitacin.
2014
39

En caso de duda sobre la autenticidad de los documentos presentados, el rgano de contratacin


deber realizar nuevos controles y exigir la presentacin de documentos complementarios.
Para los contratos por un valor inferior a los lmites internacionales (servicios < 300 000 EUR;
suministros < 300 000 EUR; obras < 5 000 000 EUR), el rgano de contratacin podr decidir no exigir la
prueba, en funcin de una evaluacin de riesgo, pero en tal caso no se conceder prefinanciacin, salvo
que se presente una garanta financiera por un importe equivalente.
Los candidatos o licitadores podrn, si procede y en relacin con un contrato determinado, apoyarse en
las capacidades de otras entidades, independientemente de la naturaleza jurdica de los vnculos que
tengan con ellas. Este extremo podr no ser considerado apropiado por el rgano de contratacin si el
candidato o licitador depende principalmente de la capacidad de otras entidades o si depende de ellas
para cumplir alguno de los criterios fundamentales. Si el candidato o licitador se remite a otras
entidades, deber demostrar al rgano de contratacin que dispondr de los recursos necesarios para
ejecutar el contrato, por ejemplo presentando el compromiso de tales entidades de poner tales medios
a su disposicin. Dichas entidades, por ejemplo la sociedad matriz del candidato o licitador, deber
respetar las mismas normas de elegibilidad que el candidato o licitador, por ejemplo la norma de
nacionalidad. Los datos correspondientes a las dems entidades para un criterio de seleccin
determinado debern presentarse, en la solicitud u oferta, en un documento separado. Tambin deber
presentarse una prueba de la capacidad si el rgano de contratacin as lo requiere.

2.4.11.1.2. Comprobacin de la capacidad financiera y econmica de los candidatos o


licitadores
La capacidad financiera y econmica podr acreditarse mediante uno o varios de los documentos
siguientes, por ejemplo:

declaraciones bancarias apropiadas;

justificante de un seguro contra riesgos profesionales;

presentacin de balances o extractos de balances de los dos ltimos ejercicios cerrados, cuando
la legislacin sobre sociedades del pas en que est establecido el agente econmico prescriba la
publicacin de los mismos;

declaracin sobre el volumen de negocios global y sobre el volumen de negocios relativo a las
obras, suministros o servicios objeto del contrato, realizados durante un perodo
correspondiente como mximo a los tres ltimos ejercicios.

2.4.11.1.3. Comprobacin de la capacidad tcnica y profesional de los candidatos o


licitadores
La capacidad tcnica y profesional del candidato o licitador podr acreditarse mediante uno o varios de
los documentos siguientes, por ejemplo:

los ttulos acadmicos y profesionales del prestador de servicios o contratista;

una lista:
o de los principales servicios y suministros efectuados en los ltimos tres aos, con indicacin
de los importes, fechas y destinatarios, pblicos o privados; en el caso de los contratos
marco, solo se considerarn los contratos especficos correspondientes a las misiones
ejecutadas en virtud de tales contratos marco; se presentarn como pruebas de buena

2014
40

ejecucin los certificados correspondientes emitidos o refrendados por el rgano de


contratacin o por la entidad que contrat o adquiri los servicios o suministros;
o de las obras ejecutadas en los ltimos cinco aos, con indicacin de los importes, fechas y
ubicacin de las mismas; a la lista de las obras ms importantes debern adjuntarse los
certificados de buena ejecucin correspondientes, emitidos por el rgano de contratacin o
por la entidad que orden o adquiri las obras, en los que se indicar si se han efectuado
con profesionalidad y si la ejecucin de las mismas ha sido correcta;

una descripcin del equipo tcnico, herramientas y material utilizados en la ejecucin de un


contrato de servicios o de obras;

una descripcin del equipo tcnico y de las medidas empleadas para garantizar la calidad de los
suministros y servicios, as como de los medios de estudio e investigacin de la empresa;

una indicacin de los tcnicos u organismos tcnicos implicados, formen o no parte de la


empresa, en particular de los responsables del control de calidad;

para los suministros: muestras, descripciones y/o fotografas autnticas y/o certificados de
institutos o agencias oficiales encargados del control de la calidad de reconocida competencia
en la certificacin de la conformidad de los productos con las especificaciones o normas
vigentes;

una declaracin en la que se indique la plantilla media anual del prestador de servicios o del
empresario y el nmero de directivos durante los tres ltimos aos;

una copia o extracto de la nmina o de los contratos de trabajo;

una indicacin de la parte del contrato que el prestador de servicios tenga intencin de
subcontratar; el rgano de contratacin tambin podr solicitar que el candidato o licitador
presente cualquier informacin sobre la capacidad financiera, econmica, tcnica y profesional
del subcontratista previsto, en particular cuando la subcontratacin represente una parte
significativa del contrato.

Los candidatos o licitadores podrn hacer referencia a proyectos finalizados en el perodo de referencia
(aunque se hayan iniciado antes) o a proyectos que an no hayan finalizado. En el primer caso, el
proyecto se considerar en su conjunto si se demuestran adecuadamente los resultados (declaracin o
certificado de la entidad que adjudic el contrato o prueba del pago final para los servicios o de la
recepcin definitiva para los suministros y obras). En el caso de proyectos que estn an en curso, solo
se tendr en cuenta la parte que se haya realizado satisfactoriamente durante el perodo de referencia.
Esa parte deber ser avalada por pruebas documentales (al igual que los proyectos finalizados) en las
que se detalle su valor.
Si el candidato o licitador ha ejecutado el proyecto mediante un consorcio, deber quedar claro en las
pruebas documentales el porcentaje ya cumplido, junto con una descripcin de la naturaleza de esos
servicios, suministros u obras, si se ha recurrido al criterio de seleccin relacionado con la pertinencia de
la experiencia.
En caso de que los servicios o productos sean complejos o, excepcionalmente sean necesarios para una
finalidad especial, la capacidad tcnica y profesional podr justificarse mediante una comprobacin
efectuada por el rgano de contratacin o por su cuenta por un organismo oficial competente del pas
en el que est establecido el prestador de servicios o proveedor, previo acuerdo de este organismo.
Esos controles se referirn a la capacidad tcnica y a las capacidades de produccin del proveedor y, si
2014
41

fuera necesario, a los medios de estudio e investigacin de que dispone, as como a las medidas de
control de calidad.
Si los rganos de contratacin exigen la presentacin de certificados expedidos por organismos
independientes en los que se acredite que el candidato o licitador se ajusta a determinadas normas de
garanta de calidad, habrn de remitirse a los sistemas de garanta de calidad basados en las normas
europeas o, si procede, en las normas internacionales pertinentes certificadas por organismos
conformes a los regmenes europeos o internacionales de certificacin. Los rganos de contratacin
tambin debern aceptar otras pruebas de medidas de garanta de calidad equivalentes que presenten
los agentes econmicos.
Si los rganos de contratacin exigen la presentacin de certificados expedidos por organismos
independientes que acrediten que el candidato o licitador cumple determinadas normas de gestin
medioambiental, se remitirn al sistema de gestin y auditoria medioambientales (EMAS)20 o a las
normas de gestin medioambiental basadas en las normas europeas o internacionales en la materia y
certificadas por organismos conformes con la legislacin de la UE o con las normas europeas o
internacionales en materia de certificacin.
Los rganos de contratacin reconocern certificados equivalentes expedidos por organismos
establecidos en otros Estados miembros. Debern aceptar asimismo otras pruebas de medidas de
gestin medioambiental equivalentes del candidato o licitador. El rgano de contratacin podr
controlar la autenticidad de los certificados facilitados.
Si la prueba documental presentada no est redactada en una de las lenguas oficiales de la Unin
Europea, deber adjuntarse una traduccin a la lengua del procedimiento. No obstante, si los
documentos estn redactados en una lengua oficial de la Unin Europea distinta de la del
procedimiento, se recomienda encarecidamente adjuntar una traduccin a la lengua del procedimiento
para facilitar la evaluacin de los documentos.
Si el candidato o licitador no est en condiciones de presentar las pruebas requeridas por alguna razn
excepcional que el rgano de contratacin considere justificada, podr probar su capacidad con
cualquier otro medio que el rgano de contratacin considere adecuado (vase tambin el punto
2.8.3.).
Si el licitador presenta una declaracin propia como prueba documental, el rgano de contratacin se
reserva el derecho de pedir ms pruebas documentales.

2.4.11.2. Criterios de adjudicacin


Los contratos se concedern sobre la base de los criterios de adjudicacin establecidos en la
convocatoria, de una de estas dos formas:

20

por adjudicacin, en cuyo caso el contrato se otorgar a la oferta con el precio ms bajo de
entre todas las ofertas regulares y conformes;

por concesin a la mejor relacin calidad-precio (es decir, a la oferta econmicamente ms


ventajosa).

Reglamento (CE) n 761/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo.

2014
42

Los criterios debern definirse con precisin, no podrn producir efectos discriminatorios y no debern
falsear la competencia leal.
Ofertas anormalmente bajas: vanse los puntos 3.3.4. para los servicios, 4.3.11. para los suministros y
5.3.11. para las obras.

2.4.12. Procedimiento con clusula suspensiva


En casos debidamente justificados, y tras haber obtenido una aprobacin previa, las licitaciones podrn
convocarse con una clusula suspensiva en los dos casos siguientes:
i) antes de la adopcin de la decisin de financiacin o
ii) antes de la firma de un convenio de financiacin entre la Comisin Europea y el pas beneficiario.
PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL PRESUPUESTO DE LA UE:
Rara vez se recurre a las clusulas suspensivas, ya que las normas financieras de la UE suelen exigir la
adopcin de una decisin de financiacin por la Comisin Europea (o, en su caso, la celebracin de
un convenio de financiacin) antes de publicar una licitacin o convocatoria de propuestas. Sin
embargo, pueden surgir circunstancias excepcionales que justifiquen desviarse del proceso decisorio
habitual. En principio, las circunstancias que justifican el recurso a la clusula suspensiva se hallan
fuera del control de la Comisin Europea. Cabe observar lo siguiente:
- El uso de la clusula suspensiva despus de la adopcin de la decisin de financiacin y antes de la
firma del convenio de financiacin puede considerarse en la mayora de los casos algo ajeno al
control de la Comisin Europea, dado que la entrada en vigor de dicho convenio depende de la
voluntad de un tercero (es decir, del pas beneficiario).
- El uso de la clusula suspensiva antes de la adopcin de la decisin de financiacin exige que se
justifique adecuadamente la existencia de circunstancias objetivas para recurrir a dicha clusula,
siendo imposible esperar a que se adopte la decisin. Esas razones deben estar debidamente
reflejadas en la solicitud de aprobacin previa y en la decisin de financiacin correspondiente. En
algunos casos est justificada una clusula suspensiva para hacer un uso eficiente de los
procedimientos, por ejemplo si ello permite publicar una convocatoria de propuestas que
abarque dos ejercicios presupuestarios.
PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED:
Se recuerda que el uso de esta clusula antes de la adopcin de la decisin de financiacin se
autoriza expresamente en el FED (vase el artculo 19b del anexo IV del Acuerdo de Coton) en todos
los casos debidamente justificados para garantizar una rpida puesta en marcha del proyecto.
La adjudicacin efectiva y la firma de los contratos tras una convocatoria publicada con una clusula
suspensiva quedarn supeditadas a la adopcin de la decisin de financiacin o, si procede, a la
celebracin del convenio de financiacin.
Debido a sus implicaciones, el anuncio de contrato o la Gua para los solicitantes de subvenciones
debern mencionar explcitamente la existencia de una clusula suspensiva.
En todo caso, la licitacin deber anularse si no se ha completado el procedimiento decisorio de la
Comisin o no se ha firmado el convenio de financiacin.
2014
43

2.4.13. Anulacin de los procedimientos de contratacin pblica


Mientras no se haya firmado el contrato, el rgano de contratacin podr anular el procedimiento de
contratacin sin que los candidatos o licitadores puedan exigir por ello ningn tipo de indemnizacin. Si
el procedimiento se divide en lotes, podrn anularse cada uno de ellos.
La anulacin podr producirse, por ejemplo, en los casos siguientes:
- si la licitacin se declara desierta, es decir, si no se ha recibido ninguna oferta vlida o ninguna de las
recibidas merece ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o econmico;
- si los elementos tcnicos o econmicos del proyecto han sufrido una modificacin fundamental;
- si circunstancias excepcionales o de fuerza mayor hacen imposible la ejecucin normal del proyecto;
- si todas las ofertas que cumplen los criterios tcnicos exceden los recursos financieros disponibles;
- si se han producido irregularidades en el procedimiento, sobre todo si han entorpecido su desarrollo
en condiciones de competencia leal;
- si la adjudicacin no se ajusta al principio de buena gestin financiera, es decir, si no respeta los
principios de economa, eficiencia y eficacia (por ejemplo, si el precio propuesto por el licitador a
quien vaya a adjudicarse el contrato no guarda relacin alguna con el precio de mercado).
Si, tras haber obtenido una autorizacin previa, se anula el procedimiento de contratacin, todos los
licitadores debern ser informados por escrito, con la mayor brevedad, de los motivos de la anulacin.
Deber publicarse el anuncio de anulacin correspondiente. Vase el modelo que figura en el anexo A5.
Tras la anulacin del procedimiento, el rgano de contratacin puede decidir:
- iniciar un nuevo procedimiento de licitacin;
- volver a publicar el procedimiento utilizando las referencias de la convocatoria inicial; en tal caso, no
ser obligatoria la publicacin de un nuevo anuncio de informacin previa;
- entablar negociaciones con uno o varios licitadores que hayan participado en el procedimiento de
licitacin y cumplan los criterios de seleccin21, siempre que las condiciones iniciales del contrato no
se modifiquen sustancialmente (esta opcin no ser aplicable si la anulacin se debe a
irregularidades que hayan podido falsear la competencia leal);
- no celebrar el contrato.
En cualquier caso, la decisin final corresponder al rgano de contratacin (con la aprobacin previa de
la Comisin Europea en el caso de los contratos adjudicados por el rgano de contratacin en virtud del
sistema con controles previos). En ningn caso podr serle atribuida responsabilidad al rgano de
contratacin por cualesquiera daos, incluidos, sin carcter restrictivo, los daos por lucro cesante,
ocasionados o relacionados en cualquier modo con la anulacin de una licitacin, incluso en el caso de
que el rgano de contratacin haya sido advertido de la posibilidad de la interposicin de una
reclamacin por daos y perjuicios. La publicacin de un anuncio de contrato no supone que el rgano

21

De ah la importancia de elegir cuidadosamente los criterios de seleccin, que debern ser claros y no
discriminatorios, y no podrn ir ms all del mbito de las tareas o del presupuesto (vase el punto 2.4.11.1.
para ms informacin).

2014
44

de contratacin contraiga obligacin legal alguna de aplicar el programa o ejecutar el proyecto


anunciado.
GESTIN DIRECTA:
La responsabilidad de anular una licitacin corresponder a los servicios competentes de la Comisin
Europea.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
La responsabilidad de anular una licitacin corresponder al rgano de contratacin, previa aprobacin
de la Comisin Europea.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
La responsabilidad de anular una licitacin corresponder al rgano de contratacin. No ser necesaria
la aprobacin previa de la Comisin Europea.

2.4.14. Clusulas deontolgicas


Cualquier intento de un candidato, solicitante o licitador para obtener informacin confidencial, realizar
acuerdos ilcitos con sus competidores a fin de impedir, restringir o falsear la competencia en un
mercado determinado, o influir sobre el comit de evaluacin o el rgano de contratacin a lo largo del
procedimiento de examen, clarificacin, evaluacin y comparacin de las ofertas y solicitudes, tendr
como consecuencia el rechazo de su candidatura, propuesta u oferta.
En el momento de presentar su candidatura u oferta, el candidato o licitador deber declarar que no
tiene ningn conflicto de intereses potencial (vanse la definicin y los principios aplicables en el punto
2.3.6.) y que no tiene ningn tipo de relacin equivalente al respecto con otros licitadores u otras partes
interesadas en el proyecto. Si durante el perodo de ejecucin del contrato se produce tal situacin, el
titular est obligado a comunicrselo al rgano de contratacin.
La exclusin de un candidato, licitador o solicitante por alguna de las razones mencionadas se realizar
de conformidad con las normas y procedimientos que se indican en el punto 2.3.3.
Los licitadores solo podrn proponer como expertos a funcionarios pblicos y dems personal de la
administracin pblica del pas beneficiario, o de organizaciones internacionales/regionales con sede en
el pas, si cumplen los requisitos del punto 3.3.10.3. de la Gua Prctica. Lo mismo ocurre con los agentes
locales de las Delegaciones de la UE.
Salvo que disponga de una autorizacin previa por escrito del rgano de contratacin, el contratista y su
personal, as como cualquier otra empresa con la que el contratista est asociado o vinculado, no
podrn prestar otros servicios, ni siquiera con carcter accesorio o en rgimen de subcontratacin, ni
realizar otras obras o proveer otros suministros en el marco del proyecto.
Esta prohibicin tambin ser aplicable a los dems programas o proyectos que, por la naturaleza del
contrato, pudieran suponer un conflicto de intereses para el contratista o el beneficiario de una
subvencin.
El contratista deber actuar en todo momento con imparcialidad y como asesor de buena fe con arreglo
al cdigo deontolgico de su profesin. Deber abstenerse de hacer declaraciones pblicas sobre el
proyecto o los servicios sin la aprobacin previa del rgano de contratacin. No puede comprometer en
modo alguno al rgano de contratacin sin su consentimiento previo por escrito.
2014
45

El contratista y su personal cumplirn los derechos humanos y se comprometern a no contrariar los


usos polticos, culturales y religiosos del pas o pases donde se ejecute la accin. En particular, y
conforme al acto de base aplicable, los licitadores a los que se adjudiquen contratos debern cumplir las
normas laborales fundamentales vigentes definidas en los convenios pertinentes de la Organizacin
Internacional del Trabajo (como los convenios sobre el derecho de sindicacin y negociacin colectiva, la
eliminacin del trabajo forzoso y la abolicin del trabajo infantil).
El contratista no podr aceptar ningn pago relacionado con el contrato que no sea el previsto en el
mismo. El contratista y su personal debern abstenerse de ejercer cualquier actividad o de recibir
cualquier gratificacin que entre en conflicto con sus obligaciones para con el rgano de contratacin.
El contratista y su personal estarn sujetos al secreto profesional a lo largo de toda la duracin del
contrato y despus de su terminacin. Todos los informes y documentos recibidos o elaborados por el
contratista en el marco de la ejecucin del contrato sern confidenciales.
La utilizacin por las Partes Contratantes de todos los informes y documentos elaborados, recibidos o
entregados a lo largo de la ejecucin del contrato se regir por las condiciones que en l se establezcan.
El contratista se abstendr de cualquier relacin que pueda poner en peligro su independencia o la de su
personal. Si el titular pierde su independencia, el rgano de contratacin podr rescindir el contrato sin
preaviso por el perjuicio sufrido como consecuencia de esa prdida de independencia, sin que al titular
le asista el derecho a reclamar indemnizacin alguna por incumplimiento.
La Comisin Europea se reserva el derecho de suspender o anular la financiacin del proyecto si se
descubren prcticas de corrupcin de cualquier naturaleza en cualquier fase del procedimiento de
licitacin o durante la ejecucin del contrato y si el rgano de contratacin no toma todas las medidas
oportunas para poner remedio a esa situacin. A efectos de esta disposicin, se entender por
prcticas de corrupcin cualquier propuesta de soborno, regalo, gratificacin o comisin a cualquier
persona como incentivo o recompensa para que realice o se abstenga de realizar actos relacionados con
la adjudicacin del contrato o con la ejecucin de un contrato ya suscrito con el rgano de contratacin.
En particular, todos los expedientes de licitacin y contratos de servicios, de obras y de suministros
debern incluir una clusula que especifique que se rechazar cualquier oferta y se anular cualquier
contrato en caso de que la adjudicacin del mismo o su ejecucin hayan dado lugar al pago de gastos
comerciales extraordinarios.
Se entiende por gastos comerciales extraordinarios las comisiones que no se mencionen en el contrato
principal o que no resulten de un contrato vlido que haga referencia a ese contrato principal, las
comisiones que no retribuyan ningn servicio legtimo efectivo, las comisiones abonadas en un paraso
fiscal y las comisiones abonadas a un beneficiario que no est claramente identificado o a una empresa
que presente todas las apariencias de ser una empresa ficticia.
El contratista se comprometer a presentar a la Comisin Europea, a peticin de esta, todos los
documentos justificativos de las condiciones de ejecucin del contrato. La Comisin Europea podr
realizar todos los controles documentales o in situ que considere necesarios para reunir pruebas que
corroboren la sospecha de que se han producido gastos comerciales no habituales.
Los contratistas de los que conste fehacientemente que han incurrido en gastos comerciales no
habituales en proyectos financiados por la Unin Europea se expondrn, segn la gravedad de los
hechos, a la resolucin del contrato o a la exclusin definitiva de la posibilidad de recibir fondos de la
UE.
El incumplimiento de una o varias de estas clusulas deontolgicas podr acarrear la exclusin del
candidato, solicitante, licitador o contratista de otros contratos comunitarios y la imposicin de
2014
46

sanciones. La persona, empresa o entidad afectada por estas medidas deber ser informada de las
mismas por escrito.
Corresponder al rgano de contratacin garantizar que el procedimiento de adjudicacin se celebre de
forma transparente, en funcin de criterios objetivos y sin influencia externa posible alguna.
Si se sospecha que se ha producido fraude, corrupcin u otras irregularidades que afecten a los fondos
de la UE, la Oficina de Lucha contra el Fraude de la Comisin Europea (la OLAF) deber ser
debidamente informada22.

2.4.15. Recursos jurdicos


2.4.15.1. Reclamaciones al rgano de contratacin
Sin perjuicio de otras vas de recurso y, en particular, sin alterar los plazos para incoar acciones judiciales
establecidos en el punto 2.4.15.3., cuando un candidato, licitador o solicitante considere que ha sido
perjudicado por un error o irregularidad cometido supuestamente durante un procedimiento de
seleccin o adjudicacin, o que el procedimiento ha estado viciado por mala administracin, podr
presentar una reclamacin ante el rgano de contratacin.
Si el rgano de contratacin es la Comisin Europea, la reclamacin se enviar a la persona que haya
tomado la decisin impugnada, y esta se esforzar por investigar la reclamacin y responder en un plazo
de quince das hbiles. A modo de alternativa, si el candidato, licitador o solicitante no est satisfecho
con la respuesta recibida, podr recurrir ante el director geogrfico competente en la sede.
La reclamacin no podr tener como nico objeto la obtencin de una segunda evaluacin sin ms
motivo que el desacuerdo del demandante con la decisin final de adjudicacin.

2.4.15.2. Reclamaciones ante el Defensor del Pueblo Europeo


Sin perjuicio de otras vas de recurso y, en particular, sin alterar los plazos previstos para los recursos
establecidos en el punto 2.4.15.3., cualquier ciudadano de la Unin Europea y cualquier persona fsica o
jurdica que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro tiene el derecho a presentar una
reclamacin ante el Defensor del Pueblo Europeo para todos los casos de mala administracin por parte
de las instituciones de la Unin Europea [artculo 228 del Tratado de Funcionamiento de la Unin
Europea (TFUE)]. Para ms informacin puede consultarse la pgina web siguiente:
http://www.ombudsman.europa.eu/en/home.faces

2.4.15.3. Acciones ordinarias


Cuando un candidato, licitador o solicitante considere que ha sido perjudicado por un error o
irregularidad cometido supuestamente durante un procedimiento de seleccin o adjudicacin, podr
presentar asimismo acciones ordinarias, siempre que se renan las condiciones necesarias.
Si la Comisin Europea es el rgano de contratacin, la accin deber incoarse de conformidad con las
normas fijadas por el TFUE23.

22

Con arreglo al artculo 8 del Reglamento (UE, Euratom) n 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de
11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el
Fraude (OLAF) y por el que se deroga el Reglamento (CE) n 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo y
el Reglamento (Euratom) n 1074/1999 del Consejo.

2014
47

Si la Comisin Europea no es el rgano de contratacin, la accin deber incoarse de conformidad con


las condiciones y los plazos que establezca la legislacin nacional del rgano de contratacin.
La subcontratacin no generar relaciones contractuales entre el subcontratista y el rgano de
contratacin. El rgano de contratacin no se responsabilizar de ningn incumplimiento del contratista
en la ejecucin de su contrato con el subcontratista. En caso de desacuerdo sobre la aplicacin de dicho
contrato, el subcontratista se dirigir al contratista o a la jurisdiccin competente para conocer de esos
litigios. La misma situacin se aplicar a los expertos en el marco de contratos de servicios.

2.5. Valor del contrato


Deber procurarse que los proyectos se conciban de manera que permitan contratos del mayor valor
posible.
Se trata de evitar una fragmentacin innecesaria de los programas en una serie de pequeos contratos,
al tiempo que se garantiza la mxima coordinacin entre actividades relacionadas y se simplifica la
gestin del programa.

2.6. Pliego de condiciones y especificaciones tcnicas


El pliego de condiciones (en los contratos de servicios) y las especificaciones tcnicas (en los contratos
de suministros y de obras) facilitan instrucciones y orientacin a los contratistas para que presenten una
oferta que responda a todos los requisitos tcnicos y administrativos, y sirva a continuacin de mandato
para el contratista durante la ejecucin del proyecto. El pliego de condiciones o las especificaciones
tcnicas forman parte del expediente de licitacin y constituirn un anexo del contrato resultante.
La preparacin minuciosa del pliego de condiciones o de las especificaciones tcnicas es sumamente
importante para el xito del proyecto. Es preciso garantizar que el proyecto ha sido concebido
adecuadamente, que el trabajo se llevar a cabo en los plazos previstos y que no se malgastarn los
recursos. El esfuerzo adicional que supone la fase de preparacin del proyecto redundar en un ahorro
de tiempo y de dinero en las fases posteriores del ciclo del proyecto.
El pliego de condiciones y las especificaciones tcnicas debern permitir a los candidatos y licitadores
concurrir en igualdad de condiciones, sin que puedan tener por efecto crear obstculos injustificados a
dicha competencia. Debern ser claros, no discriminatorios y proporcionados al objetivo o al
presupuesto del proyecto. Especificarn lo que se espera de los servicios, suministros u obras objeto del
contrato. Incluirn lo siguiente:

23

El Tribunal General de la UE es competente para controlar los actos de la Comisin Europea destinados a
producir efectos jurdicos frente a terceros [en virtud de los artculos 256 y 263 del Tratado de Funcionamiento
de la Unin Europea (TFUE)].
El Tribunal General de la UE es competente para conocer de los litigios relativos a la indemnizacin por daos y
perjuicios causados por la Comisin Europea en materia de responsabilidad no contractual (en virtud de los
artculos 256, 268 y 340 del TFUE).
El plazo para interponer un recurso de anulacin ante el Tribunal General de la UE contra las decisiones de la
Comisin Europea empieza a correr desde el momento de la publicacin de la medida, o desde su notificacin
al demandante o, a falta de notificacin, desde la fecha en que dicha persona tuvo conocimiento de la medida,
segn proceda (en virtud del TFUE).

2014
48

a) el grado de calidad;
b) el impacto ambiental (por ejemplo, se procurar garantizar que las especificaciones tengan en
cuenta los ltimos avances en la materia);
c) los requisitos del diseo para todos (accesibilidad de las personas con discapacidad, aspectos
ambientales, etc., en consonancia con los ltimos avances);
d) los niveles y procedimientos de evaluacin de la conformidad, incluidos los aspectos
ambientales;
e) la idoneidad para el uso;
f) la seguridad o las dimensiones, incluidos, para los suministros, la denominacin de venta y el
manual de instrucciones y, para todos los contratos, la terminologa, los smbolos, los ensayos y
mtodos de ensayo, el embalaje, el marcado y etiquetado (incluido el etiquetado ambiental, por
ejemplo sobre el consumo energtico), los procedimientos y mtodos de fabricacin.
El pliego de condiciones y las especificaciones tcnicas debern ser claros y concisos. Las
especificaciones tcnicas no podrn aludir a determinadas marcas y tipos, ni limitar la competencia por
ser demasiado especficas.
El pliego de condiciones o las especificaciones tcnicas sern elaborados por el rgano de contratacin.
Si la Comisin Europea es el rgano de contratacin, la prctica habitual es consultar y obtener la
aprobacin del pas beneficiario y, en su caso, de las dems partes interesadas en el pliego de
condiciones o las especificaciones tcnicas, para reforzar la responsabilizacin y la calidad.
Dada la complejidad tcnica de muchos contratos, la preparacin del expediente de licitacin
(especialmente de las especificaciones tcnicas o del pliego de condiciones) podr necesitar la asistencia
de uno o varios tcnicos especialistas externos. Cada especialista deber firmar una declaracin de
objetividad y confidencialidad (vase el anexo A3).
Una vez finalizados los expedientes de licitacin, la licitacin se iniciar lo antes posible. El pliego de
condiciones o las especificaciones tcnicas contenidas en el expediente de licitacin, que constituyen la
base para el plan de trabajo del proyecto, debern reflejar la situacin existente en el momento de
iniciarse los proyectos para evitar el esfuerzo considerable que supondra volver a disear el proyecto
durante la fase inicial.
La estructura general del pliego de condiciones para servicios recoge los principios de gestin del ciclo
del proyecto. Se trata de garantizar que se abarquen todas las cuestiones de forma sistemtica, y que
los factores clave relacionados con la claridad de los objetivos y la sostenibilidad se examinen
detalladamente. En el anexo B8 figura un modelo de pliego de condiciones en el que se indican las
informaciones detalladas mnimas que deben suministrarse en cada apartado.
Para los contratos de servicios basados en honorarios, las secciones del pliego de condiciones incluyen
las partidas del presupuesto asignado. Se trata de los honorarios, nica parte del presupuesto sujeta a la
competencia (salvo si se prev un componente de precio global, que tambin estar sujeto a la
competencia). Los servicios se prestan sobre la base de una tarifa diaria fija por los das de trabajo de los
expertos segn lo dispuesto en el contrato. El presupuesto incluye asimismo una provisin fija para
imprevistos, que cubre todos los gastos corrientes contrados por el contratista que no estn incluidos
en los honorarios. El apartado sobre imprevistos deber especificar el tipo de gastos que pueden
incluirse para la comprobacin de los gastos. El pliego de condiciones tambin prev la comprobacin
de los gastos. El rgano de contratacin fijar los presupuestos para imprevistos y comprobacin de los
gastos. Dichos presupuestos debern ajustarse a los requisitos del pliego de condiciones y calcularse
2014
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cuidadosamente. Salvo que se especifique, con carcter excepcional, en el pliego de condiciones, la


utilizacin de la provisin asignada para imprevistos no requerir una aprobacin del rgano de
contratacin.
El pliego de condiciones y las especificaciones tcnicas no podrn divulgarse a terceros y debern
mantenerse confidenciales hasta que se pongan simultneamente a disposicin de los licitadores como
parte del procedimiento.

2.7. Procedimientos de conciliacin y arbitraje


PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED:
Las controversias relativas a los contratos financiados con cargo al FED podrn ser resueltas mediante
conciliacin o arbitraje, con arreglo a las condiciones generales y particulares que regulen el contrato. El
procedimiento que deber utilizarse figura en el anexo V de la Decisin n 3/90 del Consejo de Ministros
ACP-CEE, de 29 de marzo de 1990, por la que se aprueban las disposiciones generales, las condiciones
generales y las normas de procedimiento para la conciliacin y el arbitraje, relativos a los contratos de
obras, de suministros y de servicios financiados por el FED.
Dichas normas figuran en el anexo A12.
PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL PRESUPUESTO DE LA UE:
Las normas sobre resolucin de controversias figuran en las condiciones generales para los distintos
modelos de contrato (artculo 40 para los contratos de servicios y suministros y artculo 68 para los
contratos de obras).

2.8. El comit de evaluacin

2.8.1. Nombramiento y composicin


Las ofertas sern abiertas y evaluadas por un comit de evaluacin nombrado formal y oportunamente
por el rgano de contratacin, compuesto por un presidente y un secretario, ambos sin voto, y un
nmero impar de miembros con voto (los evaluadores).
Deber haber un mnimo de tres evaluadores para todos los procedimientos, salvo para los contratos de
obras por un importe superior a 5 000 000 EUR, en cuyo caso se exigir un mnimo de cinco miembros.
Los evaluadores debern disponer de informacin detallada sobre el calendario previsto y la carga de
trabajo que supone la funcin de evaluador.
El rgano de contratacin deber cerciorarse de que los evaluadores estn disponibles durante el
perodo de evaluacin previsto. Asimismo, nombrar a un evaluador de sustitucin para cada
procedimiento a fin de evitar retrasos en caso de indisponibilidad.
Todos los miembros debern poseer un dominio razonable de la lengua en la que estn redactadas las
ofertas presentadas. Los evaluadores debern tener la capacidad tcnica y administrativa necesaria para
poder emitir un juicio calificado sobre las ofertas. Su identidad ser confidencial.
GESTIN DIRECTA:
Los miembros del comit de evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los evaluadores) debern
2014
50

ser nombrados a ttulo personal por los servicios competentes de la Comisin Europea, que tambin
debern aprobar la presencia de observadores. Para los procedimientos de adjudicacin de contratos,
un representante del pas beneficiario podr participar segn proceda, ya sea como evaluador o en
calidad de observador. En los procedimientos de concesin de subvenciones, un representante del pas
beneficiario podr participar en calidad de observador o, en el caso del FED, como evaluador.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Los miembros del comit de evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los evaluadores) debern
ser nombrados a ttulo personal por el rgano de contratacin, y los nombramientos se presentarn con
suficiente antelacin a la Comisin Europea para su aprobacin. Si la Comisin Europea no presenta
objeciones en un plazo de cinco das laborables, se considerar que el comit ha sido aprobado. La
Comisin Europea deber ser invitada a designar un observador y se la animar a asistir a todas las
reuniones o a parte de ellas. Los expertos independientes contratados en el marco de contratos de
servicios solo podrn asistir en calidad de observadores. La participacin de otros observadores deber
someterse a la aprobacin previa de la Comisin Europea.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
Los miembros del comit de evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los evaluadores) debern
ser nombrados a ttulo personal por los servicios competentes de la Comisin Europea, que tambin
debern aprobar la presencia de observadores. Los expertos independientes contratados en el marco de
contratos de servicios solo podrn asistir en calidad de observadores.
Los miembros del comit de evaluacin debern asistir a todas las reuniones. Cualquier ausencia de un
miembro del comit deber registrarse y justificarse en el informe de evaluacin.
Todos los evaluadores tendrn los mismos derechos de voto.
Deber crearse un comit de evaluacin para todos los procedimientos de contratacin pblica, salvo
para los procedimientos de contratacin directa (por valor inferior o igual a 20 000 EUR). Para los
procedimientos de concesin de subvenciones, vanse las secciones 6.5.7. y 6.4.2.
Para los procedimientos de consulta con arreglo a un contrato marco, debern seguirse las directrices
de dicho contrato marco especfico.

2.8.2. Imparcialidad y confidencialidad


Todos los miembros del comit de evaluacin y los posibles observadores debern firmar una
declaracin de imparcialidad y confidencialidad (vase el anexo A4). Cualquier miembro del comit de
evaluacin u observador que tenga o pueda tener un posible conflicto de intereses con un licitador o
solicitante deber declararlo y cesar en su cargo inmediatamente.
Existir conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones de los agentes
financieros y dems personas a que se refiere el apartado anterior se vea comprometido por razones
familiares, afectivas, de afinidad poltica o nacional, de inters econmico o por cualquier otro motivo
de comunidad de intereses con el beneficiario. Si se demuestra el conflicto de intereses, quedar
excluida la participacin del miembro u observador en las reuniones del comit para cualquiera de sus
atribuciones.
Los actos susceptibles de verse afectados por un conflicto de intereses pueden revestir, entre otras
formas, alguna de las siguientes:
2014
51

a) la concesin, a s mismo o a otros, de ventajas directas o indirectas indebidas;


b) la negativa a conceder a un beneficiario los derechos o ventajas a que el mismo pudiera
pretender;
c) la ejecucin de actos indebidos o abusivos, o la omisin de ejecutar actos necesarios.
Se presumir la existencia de conflicto de intereses en el caso de que un solicitante, candidato o
licitador sea miembro del personal cubierto por el Estatuto de los funcionarios, a menos que su
participacin en el procedimiento haya sido autorizada previamente por su superior jerrquico.
El presidente del comit de evaluacin decidir si el proceso de evaluacin debe repetirse. Dicha
decisin deber registrarse en el informe de evaluacin, junto con las razones que la justifiquen.
Durante el procedimiento de concesin de subvencin o de contratacin pblica, todos los contactos
entre el rgano de contratacin y los candidatos, solicitantes o licitadores debern ser transparentes y
garantizar la igualdad de trato. Esos contactos no podrn dar lugar a una modificacin de las condiciones
del contrato ni de las condiciones de la licitacin o convocatoria de propuestas iniciales.
No podr desvelarse ningn dato sobre el anlisis, la aclaracin, la evaluacin de las ofertas o
propuestas o las decisiones relativas a la adjudicacin del contrato, antes de la aprobacin del informe
de evaluacin por el rgano de contratacin (y por la Comisin Europea en caso de gestin indirecta con
controles previos).
Cualquier intento de un licitador, candidato o solicitante de influir de algn modo en el proceso (ya sea
estableciendo contacto con los miembros del comit de evaluacin o de cualquier otra forma) dar lugar
a la exclusin inmediata de su oferta o propuesta del proceso de evaluacin.
Exceptuando la sesin de apertura de plicas, las deliberaciones del comit de evaluacin se realizarn a
puerta cerrada y sern estrictamente confidenciales en los procedimientos de suministros y obras.
Para los contratos de servicios y las convocatorias de propuestas, las deliberaciones del comit de
evaluacin, desde la sesin de apertura de plicas o propuestas hasta la conclusin de las actividades de
dicho comit, se realizarn a puerta cerrada y sern confidenciales.
Si su legislacin entra en conflicto con la confidencialidad requerida, el rgano de contratacin deber
obtener una autorizacin previa de la Comisin Europea antes de desvelar cualquier informacin.
Para mantener la confidencialidad del procedimiento, la participacin en las reuniones del comit de
evaluacin quedar estrictamente limitada a los miembros del mismo y a los posibles observadores
autorizados (incluidos los asesores en el caso de las convocatorias de propuestas, vase el punto
6.5.7.2.).
Exceptuando las copias que se den a los asesores o a las Delegaciones de la UE en la convocatoria de
propuestas, las ofertas o propuestas no podrn salir de la sala o del edificio en que se celebren las
reuniones del comit antes de la conclusin de sus actividades. Debern guardarse en un lugar seguro
cuando no estn siendo utilizadas.

2.8.3. Responsabilidades de los miembros del comit de evaluacin


El presidente coordinar el proceso de evaluacin con arreglo a los procedimientos expuestos en esta
Gua Prctica y garantizar su desarrollo en condiciones de imparcialidad y de transparencia. Los
miembros con voto asumirn la responsabilidad colectiva de las decisiones adoptadas por el comit.

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El secretario del comit de evaluacin se har cargo de todas las labores administrativas del proceso de
evaluacin, entre las que cabe mencionar las siguientes:

distribuir y recoger las declaraciones de imparcialidad y confidencialidad;

redactar las actas de las reuniones del comit de evaluacin y llevar la documentacin
correspondiente;

dejar constancia de las reuniones y preparar el informe de evaluacin y sus anexos.

Toda solicitud de aclaracin que implique una comunicacin con los licitadores o los solicitantes durante
el proceso de evaluacin deber efectuarse por escrito. Se adjuntar copia de esa correspondencia al
informe de evaluacin.
Si una oferta o propuesta no cumple los requisitos formales, el comit de evaluacin podr decidir, con
carcter discrecional, si la excluye o no del resto del proceso de evaluacin, siempre que se garantice la
igualdad de trato de los licitadores y solicitantes y se respete el principio de proporcionalidad.
Cualquiera que sea la decisin del comit de evaluacin, deber registrarse ntegramente y justificarse
en el informe de evaluacin.
Las ofertas o propuestas no debern desestimarse en los supuestos siguientes:
- si se presentan en un nmero de copias inferior al requerido;
- si se presentan con el formato correcto y se facilita la informacin solicitada, pero organizada de
forma incorrecta, por ejemplo si figura en el apartado X informacin que debera haberse
presentado en el apartado Y;
- si no han sido firmadas o contienen una firma escaneada (la firma podr solicitarse posteriormente,
pero la oferta ser rechazada si el documento original facilitado no corresponde al presentado
inicialmente); la posibilidad de entregar copias no podr aceptarse si se trata de garantas de
licitacin;
- si los candidatos, solicitantes o licitadores pueden demostrar que un documento solicitado no
estaba disponible (por ejemplo si, con arreglo a la legislacin nacional, la administracin expedidora
no puede realizar el duplicado de un documento perdido), siempre que se obtenga una alternativa
aceptable (por ejemplo, una declaracin de dicha administracin de que el documento del
candidato, licitador o solicitante es vlido pero no puede expedirse un duplicado);
- los licitadores en un contrato de servicios que no hayan presentado junto con la oferta todas las
pruebas documentales en cuanto a los criterios de exclusin o seleccin; podrn exigirse del
adjudicatario, con un plazo razonable, los documentos justificativos;
- si se informa al comit de evaluacin de que un experto principal en una licitacin de servicios ya
no est disponible; en lugar de desestimarse, el comit de evaluacin deber realizar la evaluacin
de la oferta inicial y se dar al adjudicatario la oportunidad de sustituir a ese experto (vase el
punto 3.3.12.1.)

2.8.4. Calendario
El comit de evaluacin deber constituirse con suficiente antelacin para cerciorarse de que los
miembros (y los posibles observadores nombrados por la Comisin Europea) estn disponibles en las
fechas previstas para preparar y llevar a cabo el proceso de evaluacin. Las ofertas debern evaluarse
puntualmente para que pueda completarse el procedimiento dentro del perodo de validez de las
2014
53

ofertas. Deber evitarse prorrogar el plazo de validez de las ofertas (vase el punto 2.8.5.). Es muy
importante que todos los licitadores, se les haya adjudicado el contrato o no, reciban informacin sin
demora.
Una vez finalizada la evaluacin, el rgano de contratacin deber adoptar la decisin de adjudicacin
con la mayor brevedad, aprobando el informe de evaluacin. Cualquier incumplimiento del rgano de
contratacin en la aprobacin del informe de evaluacin o en el seguimiento de las recomendaciones y
conclusiones contenidas en dicho informe deber ser explicado por escrito de forma detallada y
razonada.

2.8.5. Perodo de validez de las ofertas


Los licitadores permanecern comprometidos por sus ofertas durante el perodo establecido en la carta
de convocatoria de licitacin o en el expediente de licitacin. Ese perodo deber ser suficientemente
largo para que el rgano de contratacin pueda proceder al anlisis de las ofertas, a la aprobacin de la
propuesta de adjudicacin, a la notificacin de la adjudicacin y a la celebracin del contrato. El perodo
de validez de las ofertas se fijar en noventa das a partir del vencimiento del plazo fijado para la
presentacin de las ofertas.
En casos excepcionales, y previa aprobacin de los servicios competentes de la Comisin Europea antes
de la expiracin de ese perodo de validez, el rgano de contratacin podr pedir a los licitadores una
prrroga especfica y puntual, que no podr superar los cuarenta das.
El adjudicatario quedar comprometido por la oferta durante otros sesenta das, con independencia de
la fecha de notificacin de la adjudicacin del contrato (o sea, 90 (+ 40) + 60 das).

2.9. Adjudicacin del contrato (excepto para los contratos de servicios, vase el

captulo 3)
2.9.1. Notificacin al adjudicatario
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
A ms tardar antes de adoptar la decisin de adjudicacin, el rgano de contratacin o el organismo
delegado se cerciorarn de que el adjudicatario, as como sus socios, no figura en situacin de exclusin
en el Sistema de Alerta Rpida.
Antes de que expiren las ofertas, pero despus de la adopcin y aprobacin por la Comisin Europea de
la decisin de adjudicacin, el rgano de contratacin informar por escrito al adjudicatario de que su
oferta ha sido seleccionada (vase el modelo en el anexo A8) y le comunicar, en su caso, los errores
aritmticos obvios que se hayan corregido durante la evaluacin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Adems, la Comisin Europea deber aprobar formalmente la adjudicacin antes de enviar la carta de
notificacin.
La notificacin de la adjudicacin del contrato al adjudicatario prorroga automticamente la validez de
su oferta durante sesenta das. El rgano de contratacin, a su vez, pedir al adjudicatario que presente
las pruebas que sustentan las declaraciones realizadas en la oferta, en un plazo de quince das a partir
de la fecha de la carta de notificacin. El rgano de contratacin deber examinar las pruebas antes de
enviar el contrato al adjudicatario para su firma. Si un contrato es adjudicado en el marco de un
2014
54

convenio de financiacin que no se ha celebrado en el momento de iniciarse la licitacin, el rgano de


contratacin no deber notificar la adjudicacin del contrato mientras no se haya celebrado dicho
convenio.
En el caso del procedimiento restringido y del dilogo competitivo, los justificantes sobre los criterios de
exclusin se facilitarn tal como se explica en el punto 2.3.3.
Para los contratos por un valor inferior a los lmites internacionales (servicios < 300 000 EUR;
suministros < 300 000 EUR, obras < 5 000 000 EUR) no ser obligatorio presentar esas pruebas
documentales (vanse los puntos 2.3.3. y 2.4.11.1.1.).
Para las subvenciones, vase el punto 6.5.10.1.

2.9.2. Preparacin y firma del contrato


En la preparacin del contrato para la firma, el rgano de contratacin deber seguir los pasos
siguientes:
-

Preparar un expediente de contrato (si es posible, con una impresin a dos caras) con la estructura
siguiente:
a) Nota explicativa, utilizando el modelo que figura en el anexo A6
b) Copia del convenio de financiacin por el que se autoriza el proyecto
c) Copia de la convocatoria (anuncio de informacin previa, anuncio del contrato, informe de la
apertura de plicas, informe de evaluacin, programa de trabajo, Gua para los solicitantes,
informes de evaluacin, lista de subvenciones previstas y cualquier otra informacin
pertinente)
d) Los originales del contrato propuesto, basado en el modelo de contrato
e) Deber prestarse especial atencin para que todas las actas de reuniones previas, las
preguntas y respuestas durante el perodo de licitacin, las solicitudes de aclaracin del comit
de evaluacin y las actas de reuniones de negociacin queden incorporadas al contrato para su
firma.

Los anexos normalizados del contrato, que incluyen las condiciones generales, formularios y dems
documentos pertinentes, debern reproducirse sin modificacin alguna en todos los contratos. Solo las
condiciones particulares (y el presupuesto en el caso de las subvenciones) debern ser completadas por
el rgano de contratacin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El rgano de contratacin enviar el expediente de contrato a la Delegacin de la Unin Europea para su
refrendo. La Delegacin firmar todos los originales del contrato (y rubricar todas las pginas de las
condiciones particulares y el presupuesto) para confirmar la financiacin de la UE y a continuacin los
devolver al rgano de contratacin. No ser necesario el refrendo de la Delegacin en determinados
casos mencionados en la Gua Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas.
-

Firmar y fechar todos los originales del contrato y rubricar todas las pginas de las condiciones
particulares. En el caso de las subvenciones, los contratos debern firmarse en un plazo de tres
meses a partir de la fecha de notificacin de los resultados de la evaluacin, salvo en casos

2014
55

excepcionales y, en concreto, para acciones complejas, convocatorias que abarquen dos ejercicios
presupuestarios, convocatorias de propuestas organizadas en relacin con determinados
mecanismos, contratos con varios beneficiarios, o si se han recibido muchas propuestas o ha
habido retrasos imputables a los solicitantes.
-

Remitir los originales firmados del contrato al adjudicatario, que deber firmarlos en un plazo de
treinta das a partir de su recepcin.

El licitador o solicitante de la subvencin se quedar con un original y remitir los dems al rgano
de contratacin junto con las garantas financieras requeridas en el contrato. Si el adjudicatario no
cumple la condicin anterior dentro del plazo especificado o indica en cualquier momento que no
desea o no puede firmar el contrato, no se le podr adjudicar. Deber reiniciarse el proceso de
preparacin del contrato desde el primer paso y se preparar un nuevo expediente de contrato
recurriendo a la segunda mejor oferta (siempre que dicha oferta haya superado la puntuacin
tcnica mnima y se halle dentro de los lmites del presupuesto mximo disponible para el
contrato). En el caso de las subvenciones, el contrato se ofrecer al solicitante que aparezca en
primer lugar en la lista de reserva (vase el punto 6.5.10.2.).

GESTIN DIRECTA:
Una vez recibidos los originales firmados por el adjudicatario, el rgano de contratacin comprobar
que corresponden exactamente a los enviados inicialmente.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES
PREVIOS:
Una vez recibidos los originales firmados por el adjudicatario, el rgano de contratacin comprobar
que corresponden exactamente a los enviados inicialmente. Un original se conserva y el otro se enva a
la Delegacin de la Unin Europea.
El rgano de contratacin comprobar la facultad de representacin de la persona fsica que firma el
contrato en nombre de la entidad legal a la que se haya adjudicado.
El contrato entrar en vigor en la fecha de la ltima firma. No podr abarcar servicios o costes
anteriores, ni entrar en vigor antes de dicha fecha, salvo en casos excepcionales debidamente
justificados (vase el punto 6.3.8.).
Los rganos de contratacin debern conservar toda la documentacin relativa a la adjudicacin y
ejecucin del contrato durante un perodo mnimo de siete aos tras el pago del saldo y hasta la fecha
de prescripcin de los litigios conforme a la legislacin que regule el contrato.
Durante ese perodo y despus de l, el rgano de contratacin tratar los datos personales de
conformidad con su poltica de confidencialidad. La documentacin mencionada deber estar disponible
para su inspeccin por la Comisin Europea, la OLAF y el Tribunal de Cuentas.

2.9.3. Publicacin de la adjudicacin del contrato


La publicacin de los anuncios de adjudicacin es una obligacin legal importante para cumplir el
principio de transparencia.

2014
56

2.9.3.1.

Contratacin

En el caso de la contratacin pblica, tras haber recibido el contrato refrendado por el adjudicatario, el
rgano de contratacin deber cumplimentar el modelo adecuado de anuncio de adjudicacin del
contrato y remitirlo en formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin (vase el anexo
A11e).
La Comisin Europea publicar los resultados de la licitacin en el Diario Oficial (si procede) y en el sitio
web de EuropeAid.
Si el anuncio de adjudicacin tambin se publica a escala local, el rgano de contratacin deber
encargarse de ello.
Se publicar un anuncio de adjudicacin si se ha publicado el anuncio de contrato o si el valor del
contrato es superior a los lmites internacionales (servicios > 300 000 EUR, suministros > 300 000 EUR,
obras > 5 000 000 EUR), salvo si el contrato se ha declarado secreto o si su ejecucin debe acompaarse
de medidas especiales de seguridad, o si la proteccin de los intereses esenciales de la Unin Europea o
del pas beneficiario as lo requiere, y si no se considera adecuada la publicacin del anuncio de
adjudicacin.
Adems, con independencia del tipo de procedimiento, el rgano de contratacin deber:
-

informar por escrito a los licitadores no seleccionados utilizando el modelo adecuado (anexos B13b,
B13c, C8B o D8) en un plazo no superior a 15 das a partir de la recepcin del contrato refrendado;

dejar constancia de toda la informacin estadstica relativa al procedimiento de adjudicacin,


incluidos el valor del contrato y los nombres del adjudicatario y de los dems licitadores.

La informacin presentada a los licitadores que no hayan sido seleccionados deber ajustarse al modelo
mencionado en el apartado anterior. Si los licitadores que no han sido seleccionados i) cumplen los
criterios de seleccin y exclusin, y ii) solicitan informacin complementaria por escrito, se les podr dar
toda la informacin que no sea confidencial24, por ejemplo las observaciones sobre sus puntos fuertes y
dbiles (dentro de los lmites de las normas que rigen el acceso a los documentos), que pueden
ayudarles para ser seleccionados en futuras ofertas.

2.9.3.2.

Subvenciones

En el caso de las subvenciones, todas las concedidas durante un ejercicio financiero se publicarn al ao
siguiente en el sitio web de EuropeAid y, si procede, en otros medios de comunicacin apropiados,
utilizando el modelo adecuado (anexo E11).
Los solicitantes que no hayan sido seleccionados debern ser informados sin demora y, en cualquier
caso, a ms tardar en un plazo de quince das naturales tras el envo de informacin a los adjudicatarios,
por escrito y utilizando el modelo adecuado (anexo E9).

24

La informacin se considerar confidencial si su comunicacin pudiera obstaculizar la aplicacin de las leyes,


ser contraria al inters pblico, causar perjuicio a los intereses comerciales legtimos de empresas pblicas o
privadas o ir en detrimento de una competencia leal entre estas. Vase el Reglamento (CE) n 1049/2001 del
Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del pblico a los documentos del
Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisin.

2014
57

Podrn recibir, previa solicitud, informacin adicional sobre la evaluacin de su propuesta (deficiencias
detectadas, descripcin errnea o insuficiente de la accin, presupuesto que no se ajusta a las
actividades propuestas, falta de coherencia global, etc.).
Por regla general, todos los solicitantes debern ser informados de los resultados de la evaluacin de
sus solicitudes en un plazo de seis meses tras la fecha lmite de presentacin de la solicitud completa.

2.10. Modificacin de los contratos


Para las modificaciones de los contratos de concesin de subvencin, vase el apartado 6.8.
Los contratos pueden requerir alguna modificacin si las circunstancias que afectan a la ejecucin del
proyecto han variado desde la firma del contrato. Los contratos solo podrn modificarse durante su
perodo de ejecucin. Cualquier modificacin del contrato deber realizarse oficialmente mediante una
orden administrativa o una clusula adicional con arreglo a las condiciones generales. Las
modificaciones sustanciales al contrato debern realizarse por medio de un apndice. Dicho apndice
deber ser firmado por las Partes Contratantes (y, en caso de gestin indirecta con controles previos,
aprobado y refrendado por la Comisin Europea). El contratista podr proceder a una simple
notificacin, al rgano de contratacin, de los cambios de direccin, de cuenta bancaria o de auditor (en
el caso de los contratos de servicios), sin perjuicio del derecho del rgano de contratacin a rechazar la
eleccin de la cuenta bancaria o del auditor.

2.10.1. Principios generales


Siempre debern cumplirse los siguientes principios generales.
Los contratos no podrn modificarse tras el final del perodo de ejecucin. Cabe recordar que el perodo
de ejecucin del contrato es superior al perodo de aplicacin. Para la definicin del perodo de
ejecucin y del perodo de aplicacin del contrato, vase el anexo A1.
Un contrato podr modificarse mediante una orden administrativa o un apndice, con arreglo a las
condiciones previstas en el contrato. En circunstancias excepcionales, la modificacin podr tener un
efecto retroactivo siempre que el perodo de ejecucin no haya expirado, pero el contratista o el
beneficiario de la subvencin solo recibirn confirmacin de que el rgano de contratacin ha aceptado
la solicitud una vez haya sido debidamente firmado el apndice o se haya expedido una orden
administrativa. El contratista o beneficiario de la subvencin asumir el riesgo financiero de los costes
contrados, o de los bienes y servicios que haya prestado antes de la expedicin del apndice o de la
orden administrativa, ya que el rgano de contratacin tendr derecho a negarse a firmar el apndice o
a adoptar la orden. El contratista o el beneficiario de la subvencin solo podr reclamar el pago de los
costes, bienes o servicios una vez haya entrado en vigor el apndice o la orden.
Ejemplos:
a) Un contratista informa de la necesidad urgente de sustituir a un experto principal en marzo y la
sustitucin se acepta mediante un apndice en abril. La modificacin entrar en vigor en abril,
reconociendo el cambio a partir de marzo. El contratista solo podr solicitar el pago del trabajo
llevado a cabo en marzo despus de la entrada en vigor de la modificacin.
b) En el caso de una subvencin: el perodo de aplicacin expir en mayo y el beneficiario de la
subvencin solicita una ampliacin de un mes en junio. El rgano de contratacin acepta la
justificacin, incluso para la solicitud presentada fuera de plazo, y publica un apndice en julio, por

2014
58

el que se ampla un mes el perodo de aplicacin, de mayo a junio. Los costes contrados de mayo a
junio solo sern elegibles tras la entrada en vigor del apndice en julio.

Perodo
Contractde ejecucin
Exec u
tion
riod
del
coPnetrato
Perodo de aplicacin

IDurchmplementation
Period

Calendario
Informes;
Reporting
actividades
,
de cierre,

d garanta
perodo de
( (suministros),
),
liabi
lity d perodo
defectos,
( de responsabilidad
) etc.
(obras), etc.

Contract
Signature
Firma
del
contrato

Inicio de las actividades (*)


Start of Activities*
Fin
actividades
Enddeoflas
Activ
ities
(prestacin de servicios, entrega
(recepcin provisional
( suministros,
of se
rvices
,
de
obras,
ejecucin
de
de suministros y
deliactividades,
very of supetc.)
plies, works,
Acceptance for
las
obras)
exec
ution
of activities etc.)
(*)
para
las subvenciones,
el
supply & works)
* ogrants
implementpodr
a tion
per
do dethe
aplicacin
p
e
riod
may
exceptio
n
ally
start
empezar exce pcionalmente antes
b efore
the exec ude
tionejecucin
pe riod , see
que
el perodo
del
se c tion 6.2.8
contrato (ver el punto 6.3.8.).

Pago
recepcin
Finalfinal
Payoment
and/or
definitiva
(esta
ltima(the
se
Final Acce
ptance
refiere
nicamente
latter
for supply &
a suministros y obras)

Las modificaciones del contrato no podrn alterar las condiciones de adjudicacin vigentes en el
momento en que se adjudic el contrato.
Siguiendo esta lgica, las modificaciones importantes, como un cambio fundamental del pliego de
condiciones o de las especificaciones tcnicas, no podrn realizarse mediante un apndice o una orden
administrativa.
Las solicitudes de modificacin del contrato no debern ser aceptadas automticamente por el rgano
de contratacin. Debern responder a motivos justificados. El rgano de contratacin deber examinar
los motivos aducidos y desestimar las solicitudes que no estn plenamente justificadas.
Las modificaciones de los importes de los contratos podrn provocar modificaciones de las garantas
financieras vinculadas al contrato.
La finalidad del apndice o de la orden administrativa deber estar estrechamente relacionada con la
naturaleza del proyecto que es objeto del contrato inicial.
Las solicitudes de modificacin de un contrato debern ser formuladas (por una Parte Contratante a la
otra) con suficiente antelacin para que el apndice pueda ser firmado por ambas partes antes de que
finalice el perodo de ejecucin del contrato.
Si la modificacin del contrato prolonga actividades ya iniciadas, se requerir un procedimiento
negociado (vanse los puntos 3.2.3.1., 4.2.4.1. y 5.2.5.1. para informacin especfica sobre los
procedimientos negociados y los apartados 3.5., 4.6., y 5.7. para las modificaciones de los contratos).
Si se solicita financiacin de la UE o del FED, cualquier modificacin que suponga una ampliacin del
perodo de aplicacin deber permitir que tanto la ejecucin como los pagos finales puedan

2014
59

completarse antes de que finalice el convenio de financiacin por el que se rige la financiacin del
contrato inicial.

2.10.2. Preparacin de un apndice


El rgano de contratacin elaborar el apndice siguiendo los pasos siguientes:
1) Utilizar el modelo de apndice que figura en los anexos B16, C12, D11 y E10.
Toda referencia, en el apndice propuesto, a artculos o anexos que deban modificarse, deber
corresponder a los artculos y anexos correspondientes del contrato inicial.
Los apndices que modifiquen el presupuesto debern incluir un presupuesto que lo sustituya
indicando las modificaciones que ha supuesto ese apndice (y los anteriores, en su caso) respecto
del desglose presupuestario del contrato inicial (vanse los anexos B17, C13, D12 y E3h7).
Si el apndice modifica el presupuesto, deber modificarse el calendario de pagos en consecuencia,
teniendo en cuenta los pagos que ya se hayan efectuado durante la ejecucin del contrato.
El calendario de pagos no deber modificarse, salvo si se modifica el presupuesto o se prolonga el
contrato.
2) Preparar un expediente que contenga los elementos siguientes:
a) una nota explicativa (vase el modelo en el anexo A6) en la que se expongan las razones
tcnicas y financieras que justifican las modificaciones recogidas en el apndice propuesto;
b) una copia de la solicitud (o acuerdo) con las modificaciones propuestas;
c) los originales del apndice propuesto, basado en el modelo de apndice, con los anexos
revisados, en su caso.
GESTIN DIRECTA:
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
3) Firmar y fechar todos los originales del apndice y rubricar todas las pginas de las condiciones
particulares.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
3)

Enviar el expediente de apndice a la Delegacin de la Unin Europea para refrendo (rubricar


todas las pginas de las condiciones particulares) a fin de confirmar la financiacin de la UE. No
ser necesario el refrendo de la Delegacin en determinados casos mencionados en la Gua
Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas.

4) Remitir los originales firmados del apndice al contratista, que deber firmarlos en el plazo de treinta
das a partir de su recepcin y, posteriormente, devolver dos originales al rgano de contratacin
junto con las posibles garantas financieras estipuladas en el apndice.
GESTIN DIRECTA:
5) Una vez recibidos los originales firmados por el contratista, el rgano de contratacin comprobar
2014
60

que corresponden exactamente a los enviados inicialmente.


GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
5) Una vez recibidos los originales firmados por el contratista, el rgano de contratacin comprobar
que corresponden exactamente a los enviados inicialmente. Un original se conserva y el otro se
enva a la Delegacin de la Unin Europea.
El apndice entrar en vigor en la fecha de la ltima firma.

2014
61

3. Contratos de servicios
3.1. Introduccin
Los contratos de servicios incluyen los contratos de estudios y de asistencia tcnica. A veces se recurre a
los contratos de servicios para aprovechar conocimientos exteriores.
El contrato de estudios es un contrato de servicios celebrado entre un prestador de servicios y el rgano
de contratacin cuyo objeto es, entre otros, la realizacin de estudios sobre la definicin y la
preparacin de proyectos, estudios de viabilidad, estudios econmicos y de contratos, estudios tcnicos,
evaluaciones y auditoras.
El contrato de asistencia tcnica es un contrato de servicios en el que el prestador de servicios recibe el
encargo de ejercer una funcin de asesoramiento, asumir la gestin o supervisin de un proyecto, o
facilitar la experiencia especificada en el contrato.

3.1.1. Tipos de contratos de servicios


Un contrato de servicios puede celebrarse de dos formas distintas:
-

Contrato de precio global - si se prevn unas prestaciones concretas. El servicio se pagar en


funcin de la entrega de esas prestaciones. Los pagos podrn suspenderse total o parcialmente
si no se han alcanzado los resultados contractuales. Los pagos parciales debern determinarse
con arreglo a la ejecucin parcial de las prestaciones, y estarn sujetos a:
o

varias lneas presupuestarias por cada prestacin, lo que podr pedirse sin que sea
obligatorio,

negociaciones con el prestador de servicios.

Contrato basado en honorarios - si la prestacin es impredecible, o si resulta imposible


cuantificar de antemano la carga de trabajo necesaria para alcanzarla. Por tanto, resulta
econmicamente ms ventajoso pagar los servicios en funcin del tiempo real dedicado.

A continuacin se indican algunos ejemplos de actividades que suelen dar lugar a un contrato de
precio global:
Estudios, evaluaciones, auditoras, organizacin de eventos tales como conferencias o cursos de
formacin. Los estudios incluyen diversas tareas: identificacin y preparacin de proyectos, estudios de
viabilidad, estudios econmicos y de mercado, estudios tcnicos, redaccin de documentos jurdicos,
evaluaciones y auditoras. Los contratos de precio global siempre especifican las prestaciones: el
contratista debe entregar un producto determinado.
El licitador deber anunciar en su oferta qu medios tiene previsto movilizar. Sin embargo, durante la
ejecucin del contrato, los medios tcnicos y operativos empleados por el contratista para alcanzar la
prestacin especificada no se tendrn en cuenta para medir los resultados.
Ejemplos de actividades que suelen dar lugar a un contrato basado en honorarios:
Supervisin de proyectos, asistencia tcnica local, facilitacin en un proceso multilateral (en funcin de
la complejidad del entorno).

2014
62

Los contratos de asistencia tcnica suelen especificar tan solo los medios. Por ejemplo, corresponder al
contratista la responsabilidad de ejecutar las tareas previstas en el pliego de condiciones y de garantizar
la calidad de los servicios prestados. Ahora bien, el contratista deber contribuir a mejorar las
actuaciones de la institucin a la que est adscrito. Un consultor de servicios tambin estar sujeto, por
contrato, a una obligacin de diligencia: deber avisar a tiempo al rgano de contratacin de cualquier
acontecimiento que pueda afectar a la correcta ejecucin del proyecto.
Los contratos basados en honorarios podrn incluir asimismo actividades pagadas mediante cantidades
a tanto alzado. Un ejemplo podra ser un contrato basado en honorarios para la formacin, si la
formacin se paga en funcin de honorarios, mientras que la realizacin del material para la formacin
da lugar a un pago a tanto alzado.
En la mayora de los casos, el contrato en su totalidad se presenta en forma de contrato de precio global
o de contrato basado en honorarios.
Ahora bien, algunos contratos pueden combinar ambas formas. En tales casos, cada elemento o cada
apartado del contrato deber presentar un mtodo claro de medicin y comprobacin: precio global u
honorarios. Este extremo deber quedar claro en el pliego de condiciones y estipularse en el modelo de
oferta financiera.
Por ltimo, un ejemplo de un contrato combinado es un contrato de diseo y supervisin, que suele
constar de dos secciones: el apartado sobre el diseo ser una recopilacin de varios precios globales
(estudio geotcnico, estudio de impacto ambiental, estudio econmico, etc.), mientras que el apartado
de supervisin se basar en honorarios.
Por ejemplo, el contrato para la supervisin de una carretera incluye principalmente elementos basados
en honorarios, ya que el ingeniero supervisor se ve afectado por muchos factores que estn ms all de
su control, como obras adicionales o retrasos de alguna de las partes involucradas, incluido el propio
contratista, la autoridad pblica y el donante. No obstante, antes de publicar la licitacin, es posible
destacar, entre las tareas de supervisin, las que pueden ser objeto de un precio global: por ejemplo,
estudios sobre alternativas tcnicas que han de examinar especialistas ajenos al equipo local. Una vez
acordados los das de experto necesarios para la tarea, el elemento se contabilizar como un precio
global.
Los proyectos de asistencia tcnica pueden contener asimismo una combinacin de precio global y
basado en honorarios si se trata de proyectos estructurados en distintas fases:
-

Una primera fase crtica puede consistir en el diagnstico, mediante el anlisis de instituciones y
partes interesadas, con una evaluacin de su capacidad, lo que facilita un proceso conjunto para
definir medidas precisas y resultados concretos. Esta puede ser una actividad basada en
honorarios.

Una segunda fase ser la realizacin de esas acciones especficas. El resultado concreto puede
contratarse como un precio global.

Pueden encontrarse indicaciones de inters en la Gua para la reforma de la cooperacin tcnica. Vase
la pgina 99 del documento Guidelines on Making Technical Cooperation more Effective25.
Mayor recurso a contratos de precio global

25

http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensure-aid-effectiveness/reform_technical_cooperation_en.htm

2014
63

El recurso a contratos de servicios basados en honorarios, cuando las declaraciones de exclusividad y


disponibilidad son obligatorias, est justificado si la prestacin del contrato es difcil o imposible de
definir con anterioridad o el objetivo principal del contrato es dar apoyo de forma continua, por
ejemplo, a la administracin del pas beneficiario.
En otros casos, el recurso a contratos de servicios de precio global podra considerarse ms adecuado.
Las caractersticas siguientes son ventajas comparativas de los contratos de precio global:
Los contratos de precio global pueden incluir, si procede, un desglose de precios basado en las
prestaciones por los resultados contra los cuales se pueden hacer pagos parciales (por ejemplo,
los resultados podran estar relacionados con el informe de situacin inicial, intermedio o final o
con las distintas partes de un estudio o informe o acto) dependiendo del proyecto de que se
trate.
En circunstancias excepcionales, pueden contraerse gastos imprevistos en los contratos de
precio global, lo que permitira recurrir a este tipo de contratos para la organizacin de
seminarios, por ejemplo, si resulta difcil, para los licitadores, calcular el nmero de
participantes y las repercusiones financieras. El expediente de licitacin podr modificarse en
consecuencia para prever los imprevistos.
Los contratos de precio global no suelen requerir expertos principales. En esos casos, el pliego
de condiciones podr incluir unos perfiles a los que el licitador, en su oferta, deber demostrar
tener acceso. Un ejemplo en el que no se consideran necesarios expertos principales es una
misin consistente en unos resultados tcnicos claramente definidos, por ejemplo, los
documentos de diseo de un proyecto de inversin. En ese caso, si el contratista dispone de
capacidades internas, su responsabilidad profesional debera llevarlo a seleccionar el mejor
personal posible para alcanzar los resultados previstos. No obstante, dependiendo de las
particularidades del proyecto, el contrato puede necesitar la participacin de expertos
principales.
Estos debern firmar una declaracin de exclusividad y disponibilidad.
Un ejemplo de proyecto en el que podra resultar til la participacin de expertos principales es
un proyecto que requiera conocimientos tericos y una buena comprensin del contexto local,
por ejemplo, la elaboracin de un acto legislativo o una propuesta de reforma, que suponga
hablar con varias partes interesadas, crear una relacin de confianza y estar a la escucha. En tal
caso, la facilitacin y las capacidades de comunicacin deben ser un activo.
Los procedimientos de licitacin para los contratos de precio global podrn incluir un proceso de
certificacin por el que los expertos propuestos por el adjudicatario debern ser
entrevistados a fin de comprobar si son capaces de llevar a cabo lo anunciado en su oferta. Dado
que un contrato de estas caractersticas puede incluir muchos expertos, esta certificacin
tambin podr realizarse durante la ejecucin del contrato.
Las metodologas que figuren en las ofertas debern incluir un plan de trabajo, indicando los
recursos que se prev movilizar, lo que permite comparar mejor las ofertas, y ofrece una base
para la negociacin en caso de modificacin del contrato.
Los contratos de precio global generan menos microgestin y comprobacin de las horas de
trabajo e imprevistos y permiten, por tanto, dedicar ms tiempo a los asuntos sectoriales y
operativos.

2014
64

3.2. Procedimientos de contratacin pblica

3.2.1. Contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR


3.2.1.1.

Procedimiento restringido

Todos los contratos de servicios por un importe igual o superior a 300 000 EUR debern adjudicarse
mediante licitacin restringida tras la publicacin internacional de un anuncio de informacin previa y
de un anuncio de contrato (vase el punto 3.3.1.).

3.2.2. Contratos por un importe inferior a 300 000 EUR


Los contratos por un importe inferior a 300 000 EUR podrn adjudicarse en virtud de un contrato marco
(vase el punto 3.4.1.) o de un procedimiento negociado en rgimen competitivo (vase el punto 3.4.2.)
en el que participen al menos tres candidatos.

3.2.3. Contratos por un importe inferior a 20 000 EUR


El rgano de contratacin podr adjudicar los contratos de servicios por un importe inferior o igual a
20 000 EUR sobre la base de una sola oferta.
Para los servicios por un importe igual o inferior a 2 500 EUR, el rgano de contratacin podr limitarse
a pagar contra la presentacin de facturas, sin aceptacin previa de una oferta.

3.2.4. Procedimientos aplicables sin lmites mximos


3.2.4.1.

Procedimiento negociado

GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:


Deber obtenerse la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento
negociado.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento
negociado.
En los contratos de servicios, los rganos de contratacin podrn recurrir a un procedimiento negociado
a partir de una o varias ofertas en los casos siguientes:
a) cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los rganos de
contratacin y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por
los procedimientos contemplados en el artculo 104, apartado 1, letras a), b) y c), del Reglamento
Financiero de la UE;

2014
65

Las intervenciones en las situaciones de crisis a que se refiere el artculo 190, apartado 2, de las
normas de desarrollo del Reglamento Financiero de la UE se asimilarn a situaciones de urgencia
imperiosa (vase el anexo A11a)26.
b) Cuando las prestaciones se encomienden a organismos pblicos o a instituciones o asociaciones sin
nimo de lucro y tengan por objeto acciones de carcter institucional o acciones de asistencia social
en favor de la poblacin.
c) Cuando el contrato prolongue servicios ya iniciados, en las condiciones siguientes:
prestaciones complementarias no incluidas en el contrato inicial, pero que son necesarias, debido a
circunstancias imprevistas, para la ejecucin del contrato, siempre y cuando estas prestaciones
complementarias no puedan separarse, ni tcnica ni econmicamente, del contrato inicial sin
acarrear graves inconvenientes al rgano de contratacin y el importe acumulado de tales
prestaciones complementarias no rebase el 50 % de la cuanta del contrato principal;
prestaciones adicionales consistentes en la repeticin de servicios similares encomendados al
contratista que prest los servicios en el marco del contrato inicial, siempre que para el contrato
inicial se hubiera publicado el anuncio correspondiente, en el que se indicara claramente la
posibilidad de recurrir al procedimiento negociado en caso de nuevas prestaciones para el proyecto
y el coste estimado27. El contrato podr prolongarse por una cuanta y duracin que sea, como
mximo, igual a la cuanta y duracin del primer contrato.
d) Cuando una licitacin sea declarada desierta, o haya resultado fallido el intento de recurrir a un
contrato marco, porque ninguna oferta merece ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o
financiero, en cuyo caso, previa anulacin de la licitacin, el rgano de contratacin podr entablar
negociaciones con los licitadores que prefiera de entre los que hayan participado en la licitacin, si
cumplen los criterios de seleccin, y siempre que no se modifiquen sustancialmente las condiciones
iniciales del contrato y se respete el principio de competencia leal. Si no se recibi ninguna oferta, o
si ninguno de los licitadores cumple los criterios de seleccin, no podr autorizarse un procedimiento
de negociacin con arreglo a ese artculo.
e) Cuando el contrato en cuestin sea consecuencia de un concurso y deba otorgarse, de acuerdo con
las normas aplicables, al ganador del concurso o a uno de los ganadores del mismo, en cuyo caso
todos los ganadores del concurso sern invitados a participar en las negociaciones.
f) Cuando el contrato solo pueda encomendarse a un prestador de servicios determinado, por razones
tcnicas o por razones de proteccin de derechos exclusivos.
g) Cuando los contratos se declaren secretos o cuando su ejecucin deba ir acompaada de medidas
especiales de seguridad, o cuando as lo exija la proteccin de intereses esenciales de la Unin
Europea o del pas beneficiario.
h) Cuando deba celebrarse un nuevo contrato por la resolucin anticipada de un contrato en curso.

26

La ayuda de emergencia es otro supuesto especfico del FED, distinto de la urgencia imperiosa
mencionada, en el que se puede recurrir al procedimiento negociado para las acciones que no estn reguladas
en el artculo 19c del anexo IV del Acuerdo de Coton. La ayuda de emergencia est vinculada a la aplicacin de
los artculos 72 o 73 del Acuerdo de Coton (vase el anexo A11a). Vase asimismo el artculo 79, apartado 5,
de la Decisin PTU.

27

Este caso, por tanto, solo es aplicable tras una convocatoria de licitacin restringida.

2014
66

En todos los casos, deber prepararse un informe de negociacin (vase el modelo que figura en el
anexo A10) en el que se justifique el modo en que se han llevado las negociaciones y se motive la
decisin posterior de adjudicacin del contrato. Los procedimientos descritos en los puntos 3.3.12.1. y
3.3.12.2. se aplicarn por analoga. El informe de negociacin deber incluirse en el expediente del
contrato, y el rgano de contratacin deber aprobarlo.

3.2.4.2.

Dilogo competitivo

Vase el punto 2.4.7. para ms informacin.

3.3. Procedimiento restringido (para contratos por un importe igual o superior

a 300 000 EUR)

3.3.1. Publicidad
Para garantizar la participacin ms amplia posible en las licitaciones y la transparencia adecuada, el
rgano de contratacin deber publicar anuncios de informacin previa y anuncios de contrato para
todos los contratos de servicios por importe igual o superior a 300 000 EUR, de conformidad con las
directrices de publicacin (vase el anexo A11e).

3.3.1.1.

Publicacin de los anuncios de informacin previa

Deber publicarse un anuncio de informacin previa en el que se precisen las caractersticas especficas
de la licitacin, al menos treinta das antes de la publicacin del anuncio de contrato.

2014
67

El anuncio de informacin previa deber exponer de forma sucinta el objeto, el contenido y el importe
de los contratos en cuestin. La publicacin de un anuncio de informacin previa no comprometer al
rgano de contratacin a adjudicar los contratos propuestos; por consiguiente, los prestadores de
servicios no debern presentar sus solicitudes en esa fase.
Con independencia del modo de gestin, el rgano de contratacin elaborar el anuncio de informacin
previa utilizando el modelo adecuado (anexo B1) y lo enviar a su debido tiempo y en formato
electrnico a los servicios competentes de la Comisin Europea al menos quince das antes de la fecha
de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin (vanse las directrices de
publicacin en el anexo A11e).
Si procede, el rgano de contratacin se encargar de la publicacin local simultnea y de la publicacin
en cualquier otro medio de comunicacin adecuado.

3.3.1.2.

Publicacin de los anuncios de contrato

Cuando hayan transcurrido al menos treinta das desde la publicacin del anuncio de informacin
previa, deber publicarse el anuncio de contrato en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web
de EuropeAid28 (vanse las directrices de publicacin en el anexo A11e) y en cualquier otro medio de
comunicacin adecuado.
La Comisin Europea (en representacin del rgano de contratacin) se responsabilizar de la
publicacin en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid. Si el anuncio de
contrato se publica a escala local, el rgano de contratacin deber encargarse de ello.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
Los anuncios de contrato debern enviarse para su publicacin a los servicios competentes de la
Comisin Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo B2, al menos
quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Adems, el pliego de condiciones definitivo (vase el apartado 2.6.) deber presentarse a la Comisin
Europea, al mismo tiempo o con anterioridad, para demostrar que el anuncio de contrato propuesto
corresponde a los objetivos del contrato.
El anuncio de contrato deber permitir a los prestadores de servicios interesados disponer de la
informacin necesaria para valorar su capacidad de ejecutar debidamente el contrato de que se trate.
Los criterios de seleccin definidos en el anuncio de contrato debern:

28

estar redactados claramente, sin ambigedad alguna;

ser fciles de comprobar, en funcin de la informacin facilitada en el formulario de solicitud


normalizado (vase el anexo B3);

estar concebidos de tal modo que sea posible evaluar de forma inequvoca (S/NO) si los
candidatos cumplen un criterio de seleccin determinado;

https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome

2014
68

poder ser demostrados por el licitador.

Los criterios que figuran en los anexos de esta Gua Prctica se dan a ttulo de ejemplo y deben
adaptarse en funcin de la naturaleza, el coste y la complejidad del contrato.
El plazo concedido a los candidatos para la presentacin de solicitudes deber ser lo suficientemente
amplio como para hacer posible una competencia efectiva. El plazo mnimo para la recepcin de las
solicitudes ser de treinta das a partir de la fecha de publicacin del anuncio en el Diario Oficial de la
Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid. El plazo real depender de la magnitud y de la
complejidad del contrato.
Si el rgano de contratacin tambin pblica a escala local el anuncio de contrato, este deber ser
idntico al anuncio de contrato publicado en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio web de
EuropeAid y su publicacin deber ser simultnea.
El anuncio de contrato deber ser lo suficientemente claro como para evitar que los candidatos tengan
que solicitar aclaraciones o informacin complementaria durante el procedimiento.
Ahora bien, los candidatos podrn plantear preguntas si lo consideran necesario.
Si el rgano de contratacin, ya sea por iniciativa propia o en respuesta a la solicitud de un licitador,
modifica informacin del anuncio de contrato, deber enviar una correccin de errores utilizando el
modelo adecuado (vase el anexo A5b) y cumpliendo los plazos que establezcan las directrices de
publicacin (vase el anexo A11e) a los servicios competentes de la Comisin Europea para su
publicacin.
En la correccin de errores podr ampliarse el plazo para que los candidatos puedan tener en cuenta los
cambios.
La correccin de errores se publicar antes del plazo de presentacin inicial y, a ms tardar, diez das
despus de que la solicitud de publicacin se enviara a los servicios competentes de la Comisin
Europea.
El plazo de presentacin podr prorrogarse para permitir a los candidatos tener en cuenta los cambios.
Cabe recordar que, en el marco de una aclaracin, el rgano de contratacin no podr pronunciarse
sobre la evaluacin de la solicitud.
Si procede aclarar la informacin del anuncio de contrato, sin que sea necesario modificarlo, dicha
aclaracin deber publicarse en el sitio web de EuropeAid, no en el DOUE.

3.3.2. Preseleccin
Corresponder a un comit de evaluacin, nombrado por el rgano de contratacin y compuesto por un
presidente y un secretario, ambos sin voto, y un nmero impar de miembros con voto (los evaluadores),
realizar una preseleccin de candidatos. Deber haber un mnimo de tres evaluadores. Debern poseer
los conocimientos tcnicos y administrativos necesarios para emitir un juicio cualificado sobre las
candidaturas.
Adems, todos los miembros debern poseer un dominio razonable de la lengua en la que estn
redactadas las candidaturas presentadas. Todos los miembros del comit de evaluacin debern firmar
una declaracin de imparcialidad y confidencialidad (vase el anexo A4). Para las responsabilidades de
los miembros del comit de evaluacin, vase el punto 2.8.3.

2014
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GESTIN DIRECTA:
El comit de evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los evaluadores) deber ser nombrado a
ttulo personal por la Comisin Europea. El pas beneficiario podr participar segn proceda, ya sea
como miembro con voto (evaluador) o en calidad de observador.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Los miembros del comit de evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los evaluadores) debern
ser nombrados a ttulo personal por el rgano de contratacin y los nombramientos debern
presentarse a la Comisin Europea para su aprobacin. La Comisin Europea deber participar como
observador. Se considerar que la composicin del comit ha sido aprobada si la Comisin Europea no
presenta objeciones en el plazo de cinco das laborables. Como regla general, la Comisin Europea
designar a un observador para asistir a todas las reuniones del comit de evaluacin o a parte de ellas.
Se precisar la aprobacin previa de la Comisin Europea para que otros observadores puedan asistir.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
El comit de evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los evaluadores) deber ser nombrado a
ttulo personal por el rgano de contratacin.
El procedimiento de seleccin consistir en lo siguiente:
-

elaboracin de una lista general (vase el modelo que figura en el anexo B4) en la que queden
reseadas todas las solicitudes recibidas;

exclusin de los candidatos no elegibles (vase el punto 2.3.1.) o que se encuentren en una de
las situaciones descritas en los puntos 2.3.3. y 2.3.5.;

aplicacin de los criterios de seleccin, exactamente tal como fueron publicados.

Para la presentacin de los documentos justificativos en relacin con los criterios de exclusin y
seleccin, vanse los puntos 2.3.3. y 2.4.11.
Tras examinar las respuestas al anuncio de contrato, el comit de evaluacin preseleccionar los
prestadores de servicios que presenten las mejores garantas de ejecutar debidamente el contrato.
La preseleccin deber incluir entre cuatro y ocho candidatos.
Si el nmero de candidatos elegibles que cumplan los criterios de seleccin es superior a ocho, se
aplicarn los criterios adicionales publicados en el anuncio de contrato para reducir a ocho los mejores
candidatos. Para ms informacin, vase el punto 2.4.1.1. Criterios de seleccin.
Si el nmero de candidatos elegibles que cumplan los criterios de seleccin es inferior al mnimo de
cuatro, el rgano de contratacin solo podr invitar a presentar una oferta a los candidatos que
cumplan dichos criterios. Deber obtenerse una aprobacin previa antes de aceptar una competencia
reducida entre menos de cuatro candidatos, salvo en rgimen de gestin indirecta con control a
posteriori, como se indica en el recuadro que figura a continuacin. Esa aprobacin previa podr
concederse tras una comprobacin que demuestre que el calendario de la publicacin, los criterios de
seleccin aplicados y el alcance de los servicios en relacin con el presupuesto fueron satisfactorios.
Todo ello deber justificarse en el informe de evaluacin.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
2014
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Deber solicitarse la aprobacin previa de la Comisin Europea para invitar a menos de cuatro
candidatos.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea.
El proceso de preseleccin y la lista de preseleccin final resultante debern justificarse plenamente en
un informe de preseleccin (vase el modelo que figura en el anexo B5).
Antes de que el comit de evaluacin apruebe la preseleccin, el rgano de contratacin deber
comprobar que ningn candidato (incluidos los socios) figura en situacin de exclusin en el Sistema de
Alerta Rpida.
Firmarn el informe de preseleccin el presidente, el secretario y todos los evaluadores.
GESTIN DIRECTA:
El informe de preseleccin deber someterse al rgano de contratacin para su aprobacin; esta deber
decidir si acepta o no sus recomendaciones, antes de que se invite a los candidatos seleccionados a
presentar una oferta.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El informe de preseleccin deber someterse a la aprobacin del rgano de contratacin, que decidir si
acepta o no sus recomendaciones. A continuacin, el rgano de contratacin presentar el informe de
preseleccin junto con su recomendacin a la Comisin Europea, para su aprobacin, antes de invitar a
los candidatos seleccionados a presentar una oferta.
Si la Comisin Europea no acepta la recomendacin del rgano de contratacin, deber escribirle
motivando su decisin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea si el rgano de contratacin sigue las
recomendaciones del comit de evaluacin.
El rgano de contratacin deber informar por escrito a los candidatos que no hayan sido seleccionados
(vase el anexo B7).
Los candidatos seleccionados recibirn una carta de convocatoria para la presentacin de ofertas junto
con el expediente de licitacin (vase el modelo que figura en el anexo B8). La lista de preseleccin final
se publicar simultneamente en el sitio web de EuropeAid.
El rgano de contratacin preparar el anuncio de preseleccin utilizando el modelo adecuado
(anexo B6) y lo enviar a su debido tiempo y en formato electrnico a la Comisin Europea para su
publicacin en el sitio web de EuropeAid y, si procede, en el Diario Oficial de la UE (vanse las directrices
de publicacin en el anexo A11e).
Si los candidatos no seleccionados solicitan informacin complementaria, se les podr dar cualquier
informacin que no sea confidencial, por ejemplo, las razones por las que una referencia no cumple los
criterios tcnicos de seleccin, ya que esto podr ayudarles para ser seleccionados en futuras ofertas.

2014
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3.3.3. Redaccin y contenido del expediente de licitacin


Los documentos de la licitacin debern redactarse minuciosamente para garantizar que el contrato
est completo y que el procedimiento de licitacin se est llevando a cabo correctamente.
Los documentos debern contener todas las disposiciones e informaciones necesarias para que los
candidatos puedan presentar una oferta: los trmites que deben seguirse, los documentos que han de
presentarse, los casos de incumplimiento, los criterios de adjudicacin y su ponderacin, etc. Si el
rgano de contratacin es la Comisin Europea, puede ser conveniente que los representantes de los
beneficiarios finales participen en la preparacin de la licitacin en una fase temprana. Vase el
apartado 2.6. de las directrices para la redaccin de los pliegos de condiciones. Dada la complejidad
tcnica de muchos contratos, la preparacin del expediente de licitacin podr necesitar la asistencia de
uno o varios especialistas externos. Cada especialista deber firmar una declaracin de objetividad y
confidencialidad (vase el anexo A3).
La elaboracin de estos documentos corresponde al rgano de contratacin.
GESTIN DIRECTA:
La Comisin Europea deber aprobar el expediente de licitacin antes de su publicacin. La prctica
habitual es consultar y obtener la aprobacin del pas beneficiario y, si procede, de otras partes
interesadas, sobre el expediente de licitacin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El rgano de contratacin deber presentar el expediente de licitacin a la Delegacin de la Unin
Europea para su aprobacin previa.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea.
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE LICITACIN
Vase el anexo B8.
A.

Instrucciones para los licitadores

B.

Proyecto de contrato y condiciones particulares con sus anexos

C.

Otros datos (anuncio de preseleccin, tabla de conformidad administrativa, tabla de evaluacin)

D.

Formulario de presentacin de ofertas

En el expediente de licitacin deber indicarse claramente si el precio de la oferta es firme y no


revisable. En principio, los precios son normalmente fijos y no revisables, pero en casos especficos
podra justificarse una clusula de revisin de precios. En tal caso, el expediente de licitacin deber
exponer las condiciones o frmulas para la revisin del precio durante el perodo de vigencia del
contrato. A continuacin, el rgano de contratacin deber tener especialmente en cuenta:
a) la naturaleza del contrato y la coyuntura econmica en la que se produce;
b) la naturaleza y duracin de las tareas y del contrato;
c) sus intereses financieros.
2014
72

De conformidad con la reglamentacin aplicable, podr requerirse (o no) una garanta de


prefinanciacin. En tal caso, deber indicarse en el expediente de licitacin.

3.3.4. Criterios de adjudicacin


Los criterios de adjudicacin del contrato sirven para determinar cul es la oferta econmicamente ms
ventajosa. Estos criterios se refieren tanto a la calidad tcnica de la oferta como a su precio.
Los criterios tcnicos sirven para valorar la calidad de las ofertas tcnicas. Los dos tipos principales de
criterios tcnicos son la metodologa y, para los contratos basados en honorarios, la valoracin de los
curriculum vitae de los expertos principales propuestos. Los criterios tcnicos pueden dividirse en
subcriterios. La metodologa, por ejemplo, puede examinarse a la luz del pliego de condiciones, la
utilizacin ptima de los recursos tcnicos y profesionales disponibles en el pas beneficiario, el
calendario de trabajo, la adecuacin de los recursos a las tareas, el apoyo propuesto a los expertos in
situ, etc. Los curriculum vitae pueden puntuarse en funcin de criterios como las cualificaciones, la
experiencia profesional, la experiencia geogrfica, los conocimientos lingsticos, etc. El comit de
evaluacin deber cerciorarse de que todas las metodologas presentadas por el licitador se ajustan a
los requisitos del pliego de condiciones. La metodologa podr superar los requisitos del pliego de
condiciones, pero en ningn caso deber mermarlos.
Se atribuir a cada criterio un nmero de puntos, tomando como referencia una puntuacin mxima de
100 puntos distribuidos entre los diferentes subcriterios. Su ponderacin respectiva depender de la
naturaleza de los servicios requeridos y se especificarn en cada caso concreto en el expediente de
licitacin segn lo indicado en la tabla de evaluacin.
La puntuacin deber vincularse con la mayor exactitud posible al pliego de condiciones, donde figuran
descritos los servicios requeridos y referirse a parmetros que sean fcilmente identificables en las
ofertas y, si es posible, mensurables.
En el expediente de licitacin deber informarse plenamente sobre la tabla de evaluacin tcnica, con
sus criterios y subcriterios, y su ponderacin.
Debern diferenciarse claramente los criterios de seleccin utilizados para realizar la preseleccin y los
criterios de adjudicacin utilizados para determinar la oferta ms ventajosa.
Ofertas anormalmente bajas
Los rganos de contratacin podrn rechazar las ofertas que parezcan anormalmente bajas en relacin
con los servicios de que se trate.
Ahora bien, el rechazo por esa sola razn no ser automtico.
Deber solicitarse del licitador en cuestin, por escrito, que proporcione detalles de los elementos
constitutivos de su oferta, en particular los que se refieran al cumplimiento de la legislacin sobre
proteccin del empleo y las condiciones de trabajo en el lugar del contrato, como el proceso de
prestacin de servicios, las soluciones tcnicas escogidas o cualesquiera condiciones excepcionalmente
favorables a disposicin del licitador, la originalidad de la oferta, etc.
En funcin de las pruebas presentadas por los licitadores, el rgano de contratacin decidir si rechaza o
no la oferta.
Tanto dicha decisin como su justificacin debern constar en el informe de evaluacin.

2014
73

3.3.5. Informacin complementaria durante el procedimiento


El expediente de licitacin deber ser suficientemente claro para evitar que los candidatos
preseleccionados tengan que solicitar informacin complementaria en el curso del procedimiento. Si el
rgano de contratacin proporciona informacin complementaria sobre el expediente de licitacin, por
iniciativa propia o en respuesta a la solicitud de un candidato preseleccionado, deber hacerlo por
escrito, simultneamente, a todos los dems candidatos preseleccionados.
Los licitadores podrn presentar sus preguntas por escrito a ms tardar veintin das antes de la fecha
lmite de presentacin de las ofertas. El rgano de contratacin deber comunicar sus respuestas a las
consultas de todos los licitadores (enviando copia a la Comisin Europea, en el caso de gestin indirecta
con controles previos) a ms tardar once das antes de la fecha lmite fijada para la recepcin de las
ofertas. Cabe recordar que el rgano de contratacin no podr emitir un dictamen previo sobre la
evaluacin de la oferta. En aras de la transparencia, todas las preguntas y respuestas se enviarn
simultneamente a todos los licitadores.
Si el contenido tcnico de la oferta es complejo, el rgano de contratacin podr celebrar una reunin
informativa o realizar una visita in situ. Dicha reunin deber anunciarse en el expediente de licitacin y
celebrarse al menos veintin das antes de la fecha de expiracin del plazo de presentacin de las
ofertas. Todos los gastos ocasionados por la asistencia a esa reunin corrern a cargo de los licitadores.
El rgano de contratacin no podr organizar visitas individuales de las empresas durante el perodo de
convocatoria, habida cuenta de la necesidad de garantizar la transparencia y la igualdad de trato de los
licitadores. Aunque no son obligatorias, se anima a organizar esas reuniones de informacin, ya que han
demostrado ser una forma eficaz de aclarar muchas cuestiones relacionadas con el expediente de
licitacin. Cualquier presentacin o documentacin que vaya a ser entregada en la sesin de
informacin, as como los resultados y las actas, tambin debern publicarse al menos en el sitio web de
EuropeAid en el que se public la convocatoria.

3.3.6. Plazo de presentacin de las ofertas


Las ofertas debern remitirse al rgano de contratacin a la direccin indicada en la convocatoria para la
presentacin de ofertas, a ms tardar en la fecha y hora sealadas en dicha convocatoria. El plazo para
la presentacin de ofertas deber ser suficientemente largo, de modo que se garantice la calidad de las
ofertas y se permita una competencia efectiva. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto
impide a los candidatos hacer sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas.
GESTIN DIRECTA, GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS Y GESTIN INDIRECTA CON
CONTROLES A POSTERIORI:
El plazo mnimo entre la fecha de envo de la carta de convocatoria por el rgano de contratacin y la
fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas ser de cincuenta das. No obstante, en casos
excepcionales (gestin directa y gestin indirecta con controles previos, previa autorizacin de la
Comisin Europea), podr fijarse un plazo ms corto.

3.3.7. Perodo de validez


Vase el punto 2.8.5.

3.3.8. Presentacin de las ofertas


Las ofertas debern enviarse con arreglo al sistema de doble sobre, es decir, en un paquete o sobre
exterior que contenga dos sobres distintos y precintados, uno con la mencin Sobre A - Oferta tcnica
2014
74

y otro con la mencin Sobre B - Oferta financiera. Todas las partes de la oferta, salvo la oferta
financiera, debern presentarse en el sobre A.
Toda infraccin de estas normas (por ejemplo, el envo de sobres sin precintar o la inclusin de
indicaciones referentes al precio en la oferta tcnica) dar lugar a la desestimacin de la oferta.
Este sistema permite evaluar sucesiva y separadamente la oferta tcnica y la oferta financiera, y
garantiza que la calidad tcnica de las ofertas se juzgue independientemente del precio propuesto.
La oferta deber ajustarse a las instrucciones para los licitadores.

3.3.9. El comit de evaluacin


Para la composicin, la imparcialidad y la confidencialidad, las responsabilidades y el calendario del
comit, vase el apartado 2.8.

3.3.10. Fases del proceso de evaluacin


3.3.10.1. Recepcin y registro de las ofertas
Al recibir las ofertas, el rgano de contratacin deber proceder a su registro, con indicacin de la fecha
y hora de la recepcin, y emitir un acuse de recibo para las ofertas entregadas en mano. Los sobres con
las ofertas debern permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura. Los sobres exteriores
de las ofertas debern numerarse por orden de recepcin (independientemente de que se reciban antes
de la fecha lmite de presentacin de las ofertas).

3.3.10.2. Sesin de apertura de plicas


Parte 1: Fase preparatoria
La primera reunin del comit de evaluacin deber celebrarse antes del inicio de la evaluacin
propiamente dicha. El expediente de licitacin deber haber sido distribuido con anterioridad a sus
miembros. El presidente presentar la finalidad de la licitacin y expondr los procedimientos que
deber seguir el comit de evaluacin, incluida la tabla de evaluacin, los criterios de adjudicacin y los
coeficientes de ponderacin establecidos en el expediente de licitacin.
Parte 2: Apertura de plicas
Vase la lista de control de la apertura de plicas que figura en el anexo B9.
Parte 3: Cumplimiento de los requisitos formales de presentacin
Vase el anexo B10.
En esta fase, el comit de evaluacin deber decidir si las ofertas cumplen o no los requisitos formales
de presentacin. El resumen de las ofertas recibidas, que se adjuntar al informe de apertura de plicas
(vase el anexo B10), deber utilizarse para registrar la conformidad de cada una de las ofertas con los
requisitos formales de presentacin.
El presidente deber comprobar que ningn miembro del comit de evaluacin pueda tener un conflicto
de intereses por su vinculacin con alguno de los licitadores (sobre la base de la lista de candidatos
preseleccionados, las ofertas recibidas, los miembros de los consorcios y los subcontratistas
identificados). Vanse asimismo los puntos 2.8.2. y 2.8.3.
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75

Parte 4: Ofertas financieras


Los sobres con las ofertas financieras debern quedar precintados. Todas las ofertas financieras se
depositarn en una caja fuerte hasta que finalice la evaluacin tcnica de todas las ofertas.

3.3.10.3. Evaluacin de las ofertas


A peticin de la mayora de los miembros con voto del comit de evaluacin, el presidente podr
dirigirse por escrito a los licitadores cuyas ofertas requieran alguna aclaracin, concedindoles la
posibilidad de responder en un plazo razonable, que fijar el comit de evaluacin.
Parte 1: Conformidad administrativa
El comit de evaluacin comprobar que las ofertas se ajustan a las instrucciones contenidas en el
expediente de licitacin y, en particular, a la tabla de conformidad administrativa (vase el anexo B8).
Los vicios de forma o las restricciones importantes que afecten a la ejecucin del contrato o falseen la
competencia motivarn el rechazo de las ofertas en cuestin.
Nacionalidad de los subcontratistas: el comit de evaluacin deber comprobar en esta fase que los
subcontratistas indicados en la oferta tcnica cumplen el requisito de nacionalidad expuesto en el punto
2.3.1.
La tabla de conformidad administrativa incluida en el expediente de licitacin deber ser utilizada para
dejar constancia de la conformidad administrativa de cada una de las ofertas.
Cabe recordar que las pruebas documentales para los criterios de exclusin y seleccin y para los
expertos principales no se comprobarn durante esta fase de la evaluacin.
Parte 2: Conformidad tcnica
A continuacin, el comit de evaluacin proceder a la apertura de las ofertas tcnicas, permaneciendo
precintadas las ofertas financieras. En la evaluacin de las ofertas tcnicas, cada evaluador asignar una
nota a cada oferta hasta una puntuacin mxima de 100 puntos, conforme a la tabla de evaluacin
tcnica (en la que se precisan los criterios tcnicos, los subcriterios y su ponderacin) estipulada en el
expediente de licitacin (vase el punto 3.3.4.). Solo obtendrn la conformidad tcnica las ofertas que
obtengan al menos 80 puntos. El comit de evaluacin o sus miembros no podrn en ningn caso
modificar la tabla de evaluacin tcnica que fue comunicada a los licitadores en el expediente de
licitacin.
En la prctica, se recomienda calificar sucesivamente cada uno de los criterios en cada una de las
ofertas, en vez de calificar una oferta tras otra con arreglo a la totalidad de los criterios. Si el contenido
de una oferta es incompleto o se aparta de forma sustancial de uno o varios criterios tcnicos de
adjudicacin especificados en el expediente de licitacin (por ejemplo, si un experto no cumple los
requisitos del perfil), la oferta ser desestimada automticamente y no recibir ninguna puntuacin, lo
cual deber justificarse en el informe de evaluacin. Para las instrucciones y directrices sobre cmo
puntuar la evaluacin, vase la tabla del evaluador (anexo B12).
La puntuacin de los expertos deber otorgarse en funcin de los requisitos derivados de los criterios
mencionados en el pliego de condiciones. Los expertos principales debern cumplir los requisitos
mnimos de todos los criterios. De no ser el caso, deber rechazarse la oferta.
Los licitadores debern aportar documentos justificativos en relacin con los expertos principales que
propongan: una copia de los ttulos mencionados en el curriculum vitae y certificados o referencias de
empleadores que demuestren la experiencia profesional indicada en el curriculum vitae. Si se solicitan
2014
76

pruebas no presentadas, solo debern referirse a ttulos y experiencia pertinente que se encuentren
entre los requisitos del pliego de condiciones. Solo se tendrn en cuenta los ttulos y la experiencia
respaldados por documentos justificativos.
Los funcionarios pblicos y dems personal de la administracin pblica del pas beneficiario, o de
organizaciones internacionales/regionales con sede en el pas, cualquiera que sea su situacin
administrativa, solo sern aprobados por la Comisin Europea con una justificacin vlida. El licitador
deber incluir en su oferta informacin sobre el valor aadido que aportar el experto, as como la
prueba de que el experto se halla en comisin de servicio o en excedencia voluntaria.
En el caso posible de que los licitadores propongan como expertos a miembros del personal de las
Delegaciones de la UE (agentes locales), la Comisin Europea se cerciorar de que se ha puesto fin
oficialmente al contrato de ese experto con la institucin de la UE antes de que empiece a trabajar en
un proyecto financiado por la UE en el marco de un contrato con una organizacin o una empresa
externas.
Para los contratos basados en honorarios, el tiempo exacto dedicado por los expertos principales se
dejar a la discrecin de los licitadores, ya que deber determinarse en funcin de la metodologa
prevista. La metodologa debera incluir el tiempo que deber dedicar cada uno de los expertos
principales para alcanzar los resultados previstos en el proyecto.
Si se permiten expresamente variantes en el expediente de licitacin, las soluciones alternativas se
calificarn separadamente. En tal caso, el rgano de contratacin las tendr en cuenta si:
- son presentadas por el licitador con la oferta econmicamente ms ventajosa en la evaluacin; y
- cumplen los requisitos establecidos en el expediente de licitacin, alcanzando al menos la calidad y
las prestaciones mnimas exigidas.
Cada evaluador completar una tabla de evaluacin (vase el anexo B12) para dejar constancia de su
evaluacin de cada oferta tcnica, a fin de obtener una valoracin general de los mritos y de las
carencias de cada oferta tcnica.
Una vez terminado el trabajo de evaluacin tcnica, el comit de evaluacin reunido comparar las
notas atribuidas por cada uno de los evaluadores. Aparte de comunicar un resultado numrico, cada
miembro deber motivar sus decisiones y justificar la puntuacin ante el comit de evaluacin.
El comit de evaluacin deliberar sobre cada oferta tcnica y cada uno de sus miembros asignar una
puntuacin final. Los evaluadores podrn modificar su evaluacin a raz del debate general sobre los
mritos de cada oferta.
En caso de discrepancias importantes, los miembros que estn en desacuerdo debern justificar
plenamente su postura. Al trmino de las deliberaciones, cada evaluador completar su tabla de
evaluacin para cada una de las ofertas tcnicas y la firmar antes de entregarla al secretario del comit
de evaluacin. El secretario resumir las observaciones de los miembros del comit de evaluacin y las
incluir en el informe de evaluacin.
El secretario calcular la puntuacin final global, realizando la media aritmtica de las puntuaciones
individuales finales.
Las entrevistas debern ser una prctica habitual cuando los expertos propuestos no tengan experiencia
pertinente en proyectos de la UE, segn sus propios curriculum vitae, y si dicha experiencia es un
elemento determinante para el puesto y para la ejecucin del proyecto. En los dems casos (por
ejemplo, en rgimen de gestin directa), puede resultar ms adecuado que la Comisin Europea realice
2014
77

comprobaciones o controles. Por consiguiente, debern incluirse entrevistas en el expediente de


licitacin y se prepararn cuidadosamente si se llevan a cabo.
El mtodo preferido para realizar las entrevistas ser el telfono (o algn medio equivalente).
Excepcionalmente, y solo en casos debidamente justificados, dado el coste tanto para los licitadores
como para el rgano de contratacin, podr procederse a una entrevista presencial del experto.
Antes de concluir definitivamente la evaluacin de las ofertas tcnicas, el comit de evaluacin podr
decidir entrevistar a los expertos principales propuestos en las ofertas aprobadas desde el punto de
vista tcnico (es decir, las que hayan obtenido una puntuacin media de 80 puntos o ms en la
evaluacin tcnica). Se recomienda que los licitadores que se aproximan a esa puntuacin tambin sean
invitados a una entrevista. El comit de evaluacin celebrar las entrevistas a intervalos de tiempo
prximos para poder establecer comparaciones entre los expertos. Las entrevistas se desarrollarn con
arreglo a un formato predeterminado con preguntas redactadas por el comit y aplicado a todos los
expertos o equipos convocados. En el expediente de licitacin deber figurar el calendario indicativo de
las entrevistas.
Deber comunicarse la fecha y la hora de la entrevista a los licitadores con una antelacin mnima de
diez das. Si un licitador no puede asistir a la entrevista por razones de fuerza mayor, se acordar una
fecha y hora que convengan a ambas partes. Si el licitador no puede acudir a esa segunda cita, podr
eliminarse su oferta.
Al trmino de las entrevistas, el comit de evaluacin, sin modificar la composicin ni la ponderacin de
los criterios fijados en la tabla de evaluacin tcnica, estudiar si procede ajustar las notas
correspondientes a la evaluacin de los expertos entrevistados. Los ajustes debern motivarse. El
procedimiento deber quedar reflejado en el informe de evaluacin.
Una vez que el comit de evaluacin decida la nota final atribuida a cada oferta tcnica (la media
aritmtica de las notas atribuidas por cada miembro con voto), se eliminarn automticamente las
ofertas que no hayan obtenido una puntuacin mnima de 80 puntos. Si ninguna oferta alcanza una
puntuacin igual o superior a 80 puntos, la licitacin se declarar desierta.
Se asignarn 100 puntos a la mejor de las ofertas que alcancen el lmite establecido de 80 puntos. Las
dems ofertas se puntuarn con arreglo a la frmula siguiente:
Puntuacin tcnica = (puntuacin final de la oferta tcnica / puntuacin final de la mejor oferta tcnica)
x 100.

2014
78

Modelo de resumen de evaluacin de las ofertas:


Parte 1: Evaluacin tcnica
Puntuacin
mxima
Licitador 1
posible

Licitador 2

Licitador 3

Evaluador A

100

55

88

84

Evaluador B

100

60

84

82

Evaluador C

100

59

82

90

Total

300

174

254

256

Puntuacin media
(media aritmtica)

174/3 = 58,00

254/3 = 84,67

256/3 = 85,33

Puntuacin tcnica
(puntuacin final
efectiva/puntuacin
final ms alta)

Eliminado*

84,67/85,33 x 100
= 99,22

100,00

* Solo los licitadores con una puntuacin media de al menos 80 puntos pasarn a la evaluacin financiera .

3.3.10.4. Evaluacin de las ofertas financieras


Una vez concluida la evaluacin tcnica, se abrirn los sobres que contienen las ofertas financieras
correspondientes a las ofertas que no hayan sido eliminadas (es decir, las que obtengan una puntuacin
media de 80 puntos o ms) y tanto el presidente como el secretario del comit de evaluacin rubricarn
todos los originales de dichas ofertas.
El comit de evaluacin deber comprobar que las ofertas financieras cumplen todos los requisitos
formales.
Las ofertas financieras que no cumplan tales requisitos podrn ser desestimadas. Cualquier exclusin
decidida por ese motivo deber justificarse plenamente en el informe de evaluacin.
El comit de evaluacin comprobar que las ofertas financieras no contienen errores aritmticos obvios.
Los errores aritmticos obvios se corregirn sin penalizacin para el licitador.
Los sobres que contienen las ofertas financieras de los licitadores excluidos tras la evaluacin tcnica
debern permanecer cerrados y conservarse. El rgano de contratacin deber archivarlos junto con los
dems documentos de la licitacin.
El importe total del contrato incluir los honorarios (incluidos los gastos generales correspondientes),
los imprevistos, los importes a tanto alzado (si procede) y la provisin para la comprobacin de gastos29
especificados en el expediente de licitacin. Ese importe total se comparar con el presupuesto mximo

29

En casos excepcionales en los que la Comisin Europea compruebe los gastos, los documentos de la licitacin,
incluido el modelo contractual propuesto, debern adaptarse debidamente. Se requerir por tanto una
excepcin.

2014
79

disponible para el contrato. Se eliminarn las ofertas que superen el presupuesto mximo asignado al
contrato.
Acto seguido, el comit de evaluacin proceder a una comparacin financiera de los honorarios y de
los importes a tanto alzado entre las distintas ofertas financieras. Tanto la provisin para imprevistos
como la provisin para comprobacin de los gastos se excluirn de esa comparacin de las ofertas
financieras, ya que estn especificadas en el expediente de licitacin.
Se asignarn 100 puntos a la oferta con los honorarios totales + importes a tanto alzado ms bajos. Las
dems ofertas se puntuarn con arreglo a la frmula siguiente:
Puntuacin financiera = (honorarios totales ms bajos + importes a tanto alzado / honorarios totales +
importes a tanto alzado de la oferta en cuestin) x 100.
Al evaluar las ofertas financieras, el comit de evaluacin comparar nicamente los honorarios totales
y los importes a tanto alzado.
Modelo de resumen de evaluacin de las ofertas:
Parte 2: Evaluacin financiera*
Puntuacin
mxima
posible

Licitador 1

Honorarios totales
Puntuacin
financiera
(honorarios totales
ms bajos +
importes a tanto
alzado/honorarios
totales reales +
importes a tanto
alzado x 100)

Eliminado
tras la
evaluacin
tcnica

Licitador 2

Licitador 3

951 322 EUR

1 060 452 EUR

100

951 322/1 060 452


x 100 = 89,71

* Solo los licitadores con puntuaciones medias de al menos 80 puntos en la evaluacin tcnica pasarn a la
evaluacin financiera.

3.3.10.5. Conclusiones del comit de evaluacin


La seleccin de la oferta econmicamente ms ventajosa resulta de una ponderacin entre la calidad
tcnica y el precio de las ofertas con arreglo a una clave de reparto 80/20. Para ello:
-

los puntos atribuidos a las ofertas tcnicas se multiplican por un coeficiente de 0,80, y
los puntos atribuidos a las ofertas financieras se multiplican por un coeficiente de 0,20.

Modelo de resumen de evaluacin de las ofertas:


Parte 3: Evaluacin compuesta
Puntuacin
mxima posible

Licitador 1

2014
80

Licitador 2

Licitador 3

Puntuacin
tcnica x 0,80
Puntuacin
financiera x 0,20
Puntuacin
global

Eliminado tras la
evaluacin
tcnica

Clasificacin final

99,22 x 0,80 = 79,38

100,00 x 0,80 =
80,00

100,00 x 0,20 = 20,00

89,71 x 0,20 =
17,94

79,38 x 20,00 = 99,38

80,00 x 17,94 =
97,94

Se suman las puntuaciones tcnica y financiera ponderadas: la oferta con la puntuacin ms alta es la
que ofrece la mejor relacin calidad-precio. Es esencial efectuar los clculos aplicando rigurosamente el
mtodo que se acaba de describir. La recomendacin del comit de evaluacin ser adjudicar el
contrato a la oferta que haya obtenido la puntuacin general ms alta, tras comprobar y aceptar las
pruebas documentales presentadas por el licitador para los criterios de exclusin y seleccin.
PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED
Si dos ofertas se consideran equivalentes en funcin de la puntuacin final, se dar preferencia:
a) al licitador de un pas ACP; o
b) en su defecto, al licitador:
-

que permita el mejor uso posible de los recursos fsicos y humanos de los Estados ACP;
que ofrezca las mejores posibilidades de subcontratacin a las sociedades, empresas o personas
fsicas de los Estados ACP; o
que sea un consorcio de personas fsicas, sociedades y empresas de Estados ACP y de la Unin
Europea.

Como resultado de sus deliberaciones, el comit de evaluacin podr formular cualquiera de las
recomendaciones siguientes:

Adjudicar el contrato al licitador que haya presentado una oferta:


o
o
o
o

que cumpla los requisitos formales y de elegibilidad;


cuyo presupuesto total sea igual o inferior al presupuesto mximo disponible para el
proyecto;
que rena los requisitos tcnicos mnimos indicados en el expediente de licitacin; y
que resulte la ms ventajosa (adems de cumplir todos los requisitos mencionados).

Declarar desierta la licitacin.

(Vase el punto 2.4.13.).


Se elabora el informe de evaluacin. Acto seguido, el rgano de contratacin adoptar su decisin.
GESTIN DIRECTA:
El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se har constar en un informe de
evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo B11) que deber ser firmado por el presidente, el
secretario y todos los evaluadores. El informe de evaluacin deber remitirse a los servicios
competentes de la Comisin Europea, que decidirn si aceptan o no sus recomendaciones.
2014
81

GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:


El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se har constar en un informe de
evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo B11) que deber ser firmado por el presidente, el
secretario y todos los miembros con voto del comit de evaluacin. El informe de evaluacin deber
remitirse a los servicios competentes de la Comisin Europea, que decidirn si aceptan o no las
recomendaciones del comit. A continuacin, el rgano de contratacin someter el informe de
evaluacin y la correspondiente propuesta de decisin a la Comisin Europea para su aprobacin. Si hay
una propuesta de adjudicacin y la Comisin Europea no ha recibido an una copia de las ofertas,
debern remitrsele esos documentos.
Si la Comisin Europea no acepta la decisin propuesta, deber escribir al rgano de contratacin
motivando su decisin. La Comisin Europea tambin podr sugerir al rgano de contratacin cmo
debe proceder y especificar las condiciones en las que podra refrendar el contrato propuesto en
funcin del procedimiento de licitacin.
Si la Comisin Europea aprueba la propuesta de decisin, el rgano de contratacin podr iniciar la
adjudicacin del contrato (vase el punto 3.3.12.) o declarar desierta la licitacin, segn lo decidido.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea si el rgano de contratacin sigue las
recomendaciones del comit de evaluacin.
Se realizar la evaluacin de las ofertas paso a paso para llegar a una conclusin. Si se exige que la oferta
tcnica y la oferta financiera se presenten en sobres separados, es para garantizar que los evaluadores
no conozcan la oferta financiera y, por consiguiente, no puedan ser influidos por el precio al evaluar la
calidad tcnica de la oferta. Apartarse de la secuencia de la evaluacin podr dar lugar a la anulacin de
la licitacin. Por ejemplo, las propuestas tcnicas no se podrn volver a puntuar una vez que se hayan
abierto las ofertas financieras.
Todo el procedimiento de evaluacin, incluida la notificacin de la adjudicacin del contrato al
adjudicatario, deber desarrollarse durante el perodo de validez de las ofertas. Conviene tener
presente el riesgo de que el adjudicatario ya no est en condiciones de confirmar su oferta si se
prolonga en exceso el procedimiento de evaluacin. Vase el punto 2.8.5.
Sin perjuicio de la legislacin del rgano de contratacin sobre el acceso a los documentos, todo el
procedimiento de licitacin ser confidencial durante el proceso de evaluacin. Las decisiones del
comit de evaluacin sern colectivas y sus deliberaciones se mantendrn en secreto. Los miembros del
comit y los posibles observadores tienen la obligacin de guardar secreto. Si su legislacin entra en
conflicto con la confidencialidad requerida, el rgano de contratacin deber obtener una autorizacin
previa de la Comisin Europea antes de desvelar cualquier informacin.
En particular, el informe de evaluacin ser de uso exclusivamente oficial y no podr ser divulgado a los
licitadores ni a ninguna otra parte que no sean los servicios autorizados del rgano de contratacin, la
Comisin Europea o las autoridades de supervisin (por ejemplo, el Tribunal de Cuentas). Ahora bien,
podrn revelarse extractos del informe de evaluacin (vase el punto 3.3.12.1.)

3.3.11. Anulacin del procedimiento de licitacin


Vase el punto 2.4.13.

2014
82

3.3.12. Adjudicacin del contrato


3.3.12.1. Notificacin de la decisin de adjudicacin
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
Antes de la expiracin del perodo de validez de las ofertas, y sobre la base del informe de evaluacin
aprobado, el rgano de contratacin informar por escrito al adjudicatario de que su oferta ha sido
aceptada (vase el modelo de carta en el anexo B13a) y le comunicar los posibles errores aritmticos
obvios corregidos durante el proceso de evaluacin.
A ms tardar antes de adoptar la decisin de adjudicacin, el rgano de contratacin se habr
cerciorado de que la tercera parte de que se trate (es decir, el licitador y sus socios) no figura en el
Sistema de Alerta Rpida (SAR). Se trata de un sistema interno de alerta, con informacin restringida
sobre terceros que pueden representar una amenaza para los intereses financieros de la UE, en forma
de indicadores de alerta (en ingls suelen llamarse flags), que figuran en el Ficha de entidad legal
(Legal Entity File, LEF). El SAR fue creado por la Comisin Europea en 1997 y actualmente est regulado
por una Decisin de la Comisin Europea al respecto de 16 de diciembre de 2008 (vase la nota a pie de
pgina 12).
La finalidad de esas alertas es informar a los distintos servicios de la Comisin Europea de que esos
terceros:
- son sospechosos de haber cometido o han cometido fraude o errores administrativos graves;
- estn sujetos a una orden de embargo (saisie-arrt en francs) que impide a la Comisin Europea
pagar directamente a las terceras partes;
- estn sujetos a importantes rdenes de cobro emitidas por la Comisin Europea cuyo pago sufre un
retraso importante, por lo que son considerados muy malos deudores;
- o estn en situacin de exclusin conforme al Reglamento Financiero de la UE o a los Reglamentos
del Consejo que imponen restricciones financieras en el mbito de la PESC,
y animarles a que, en todas estas situaciones, tomen las medidas adecuadas previstas en la legislacin
de la UE para proteger los intereses financieros de la Unin Europea.
La informacin contenida en el SAR es confidencial y solo podr revelarse a la tercera parte en cuestin,
previa solicitud, con arreglo a lo dispuesto en el artculo 8 de la Decisin SAR.
Se notificar el resultado simultneamente al segundo mejor licitador (anexo B13b) y a los dems
licitadores no seleccionados (anexo B13c).
Todas las cartas de notificacin podrn enviarse asimismo por correo electrnico o por fax.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Adems de lo anterior, la Comisin Europea deber dar su aprobacin formal de adjudicacin antes de
que se enven las cartas de notificacin.
La carta de notificacin al adjudicatario (anexo B13a) implicar una prrroga automtica de sesenta das
del perodo de validez de su oferta.

2014
83

Se informar simultneamente del resultado al segundo mejor licitador (anexo B13b). El rgano de
contratacin se reserva el derecho a enviar una notificacin de la adjudicacin del contrato al segundo
mejor licitador en caso de imposibilidad de firmar el contrato con el licitador clasificado en primer lugar.
Por lo tanto, la validez de la segunda mejor oferta se mantendr y solo se prorrogar durante sesenta
das si se notifica la adjudicacin.
Simultneamente, el rgano de contratacin informar asimismo a los dems licitadores (anexo B13c).
Como consecuencia de esas cartas, la validez de sus ofertas no deber ser mantenida. Si los licitadores
no seleccionados solicitan informacin complementaria, se les podr desvelar toda la informacin que
no sea confidencial: por ejemplo, las observaciones sobre sus puntos fuertes y dbiles, que pueden
ayudarles para ser seleccionados en futuras ofertas.
En cuanto el contrato haya sido firmado por el adjudicatario, el rgano de contratacin deber informar
al segundo mejor licitador de que no se le adjudicar el contrato.

3.3.12.1.1. Disponibilidad de los expertos principales y sustituciones propuestas


En la notificacin de la adjudicacin, el rgano de contratacin solicitar del adjudicatario que confirme
la disponibilidad o indisponibilidad de los expertos principales en un plazo de cinco das a partir de la
fecha de la carta de notificacin. Como establece la declaracin de exclusividad y disponibilidad, si el
experto principal recibe un compromiso confirmado, deber aceptar el primer compromiso que se le
haya ofrecido por orden cronolgico.
En caso de indisponibilidad de uno de los expertos principales, el adjudicatario podr proponer un
sustituto. Este caso puede darse, por ejemplo, si el experto ya ha sido seleccionado en el marco de otra
licitacin. El adjudicatario deber justificar el intercambio de expertos, pero la aceptacin por el rgano
de contratacin no se limitar a casos especficos. El rgano de contratacin comprobar que la
puntuacin total del sustituto con respecto a los criterios de evaluacin sea al menos equivalente a la
otorgada en la evaluacin al experto que se propone sustituir. El rgano de contratacin podr consultar
al comit de evaluacin inicial y podr entrevistar a uno o varios sustitutos por videoconferencia o por
telfono. Debe hacerse hincapi en que el sustituto deber reunir los requisitos mnimos para cada
criterio de evaluacin.
El plazo mximo para proponer un sustituto ser de quince das a partir de la fecha de la carta de
notificacin. Se ofrecer un solo plazo al adjudicatario para proponer un sustituto y, de ser posible,
deber proponer varios candidatos a la sustitucin para el mismo puesto. El sustituto no podr ser un
experto presentado en la oferta de un licitador no seleccionado dentro del mismo procedimiento de
contratacin. El rgano de contratacin podr elegir entre los candidatos propuestos. Si el rgano de
contratacin acepta las sustituciones propuestas, el expediente del contrato deber incluir la
justificacin de esa aprobacin.
Si no se propone ningn sustituto o si el experto propuesto no cumple o no alcanza el resultado total del
experto propuesto inicialmente, el rgano de contratacin decidir o bien notificar la adjudicacin al
segundo mejor licitador (dndole asimismo la posibilidad de sustituir a un experto en caso de
indisponibilidad), o bien anular el procedimiento.
Resumen de los supuestos:
a. Los expertos principales estn disponibles.
El adjudicatario confirma que todos los expertos principales estn disponibles. Una vez recibida la
informacin, el rgano de contratacin proceder a la elaboracin y firma del contrato (vase el
punto 3.3.12.2.).
2014
84

b. Uno o varios de los expertos principales no estn disponibles, pero los sustitutos son aceptables.
El adjudicatario confirma que uno o varios de sus expertos principales no estn disponibles.
Propone sustitutos en el plazo estipulado, presentando las pruebas documentales necesarias
(segn lo solicitado a los expertos iniciales en la oferta) y justificando la indisponibilidad. El rgano
de contratacin comprobar que el sustituto cumple los requisitos mnimos del pliego de
condiciones y que habra alcanzado la misma puntuacin que el experto propuesto inicialmente
(puntuacin total). Si se proponen varios expertos para un mismo puesto, el rgano de contratacin
podr elegir entre ellos. El ordenador deber justificar por escrito su eleccin, que se incluir en el
expediente del contrato (vase el punto 3.3.12.2.).
c. Uno o varios de los expertos principales no estn disponibles y los sustitutos NO son aceptables.
El adjudicatario confirma que uno o varios de sus expertos principales no estn disponibles.
Propone sustitutos en el plazo estipulado, presentando las pruebas documentales necesarias
(segn lo solicitado a los expertos iniciales en la oferta) y justificando la indisponibilidad. El rgano
de contratacin comprobar que el experto cumple los requisitos mnimos del pliego de
condiciones y que habra alcanzado la misma puntuacin que el experto propuesto inicialmente
(puntuacin total). Si no se acepta ninguno de los sustitutos, el contrato podr ser adjudicado al
segundo mejor licitador o podr anularse el procedimiento. Si se notifica la adjudicacin al
segundo mejor licitador, deber drsele la misma posibilidad de confirmar la disponibilidad o la
indisponibilidad y de proponer sustitutos de sus expertos principales. Se aplicar el mismo plazo
para las respuestas (cinco y quince das).
GESTIN DIRECTA:
La justificacin del rechazo del sustituto deber consignarse por escrito y corresponder al ordenador
adoptar la decisin. A su vez, el ordenador tomar la decisin de adjudicar el contrato al segundo mejor
licitador o de anular el procedimiento.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
La decisin de aceptar o no a los sustitutos y de adjudicar el contrato al segundo mejor licitador o de
anular el procedimiento deber presentarse, para su aprobacin, a los servicios competentes de la
Comisin Europea, que decidir si acepta o no las recomendaciones. Si la Comisin Europea no acepta la
decisin propuesta, deber escribir al rgano de contratacin motivando su decisin. La Comisin
Europea tambin podr sugerir al rgano de contratacin cmo debe proceder y explicar en qu
condiciones podra refrendar las recomendaciones propuestas.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No se necesitar la aprobacin previa de la Comisin Europea para que el rgano de contratacin tome
una decisin.
Si un contrato se adjudica en el marco de un convenio de financiacin que no se haba celebrado en el
momento de iniciar el proceso de licitacin, el rgano de contratacin no deber notificar a los
licitadores mientras no se haya celebrado el convenio de financiacin.

2014
85

Notificacin de la
adjudicacin

Estn los expertos


principales
disponi bles?

S.
Firma del contrato.
3.3.12.3.

No.
Propone el licitador
sustitutos dentro del
plazo de 15 das?

No.
Adjudicacin al
segundo mejor
licit ador.

S.
Son estos sustitutos
al menos igual de
buenos?

S.
Firma del contrato.
3.3.12.3.

No.
Adjudicacin al
segundo mejor
licit ador.

Notificacin de la
adjudicacin

Estn los expertos


principales
disponi bles?

S.
Firma del contrato.
3.3.12.3.

No.
Propone el licitador
sustitutos dentro del
plazo de 15 das?

No.
Se anula
el proced imiento.

S.
Son estos sustitutos
al menos igual de
buenos?

S.
Firma del contrato.
.
3.3.12.3.

2014
86

No.
Se anula
el proced imiento.

3.3.12.2. Aprobacin de los expertos principales


Si la Comisin Europea es el rgano de contratacin y no ha sido invitada una representacin del pas
beneficiario al comit de evaluacin en calidad de evaluador, la Delegacin correspondiente de la Unin
Europea deber notificar al pas beneficiario, si procede30, el nombre del adjudicatario y pedirle que
apruebe los expertos principales propuestos antes de firmar el contrato.
El representante del pas beneficiario deber presentar objeciones debidamente motivadas y
justificadas para rechazar un experto (por ejemplo, si el experto es persona non grata, si existen
problemas de orden pblico, o si el comit de evaluacin ha divulgado alguna informacin desconocida
que podra haber afectado a los resultados de la evaluacin). Si el ordenador acepta el rechazo del
experto, se autorizar al adjudicatario a proponer un sustituto (vase el punto 3.3.12.1.1.). Si falla este
procedimiento, el contrato podr pasar al segundo mejor licitador, de haberlo. En tal caso, el
representante del pas beneficiario podr volver a aprobar los expertos. Si no hay segundo mejor
licitador o si una vez ms se rechazan los expertos, se anular la licitacin. Solicitar la aprobacin de los
expertos principales no constituye una solicitud de aprobacin de la evaluacin de la Comisin Europea.
Tambin deber obtenerse la aprobacin del pas beneficiario para cualquier sustitucin de los expertos
principales propuestos por el contratista. El representante del pas beneficiario no podr denegar su
acuerdo, salvo que presente objeciones debidamente motivadas y justificadas contra los expertos
propuestos y las comunique por escrito a la Delegacin de la Unin Europea. Si el representante del pas
beneficiario no aporta su aprobacin o rechazo en un plazo de quince das a partir de la fecha de la
solicitud, se considerar que el experto ha sido aprobado.
El representante del pas beneficiario solo podr solicitar la sustitucin de los expertos si presenta por
escrito objeciones debidamente motivadas y justificadas.

3.3.12.3. Preparacin y firma del contrato


En la preparacin del contrato para la firma, el rgano de contratacin deber seguir los pasos
siguientes:
Preparar un expediente de contrato (si es posible, con una impresin a dos caras) con la estructura
siguiente:
a) nota explicativa utilizando el modelo que figura en el anexo A6 (si procede, incluida la
justificacin por la que se acepta la sustitucin de expertos principales);
b) copia del convenio de financiacin por el que se autoriza el proyecto;
c) copia de los anuncios de la licitacin (anuncio de informacin previa, anuncio de contrato y
preseleccin), el informe de preseleccin, el informe de apertura de plicas, el informe de
evaluacin con decisin de adjudicacin, y de cualquier otra informacin pertinente;
d) tres originales (si se trata de una gestin indirecta; dos originales si se trata de una gestin
directa) del borrador de contrato, basado en el modelo de contrato.

30

Puede no resultar adecuado, por ejemplo, si se trata de un proyecto multinacional en el que participan muchos
pases beneficiarios, ya que resultara difcil, en la prctica, obtener las aprobaciones.

2014
87

Los anexos normalizados del contrato relativos a las condiciones generales, formularios y dems
documentos pertinentes debern reproducirse sin modificacin alguna en todos los contratos. Solo las
condiciones particulares debern ser completadas por el rgano de contratacin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El rgano de contratacin enviar el expediente de contrato a la Delegacin de la Unin Europea para su
refrendo. La Delegacin firmar todos los originales del contrato a modo de refrendo (y rubricar todas
las pginas de las condiciones particulares y el presupuesto) para confirmar la financiacin de la UE y los
enviar al rgano de contratacin. No ser necesario el refrendo de la Delegacin en determinados
casos mencionados en la Gua Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas.
- Firmar y fechar todos los originales del contrato y rubricar todas las pginas de las condiciones
particulares y el presupuesto.
- Remitir los originales firmados del contrato al adjudicatario, que deber firmarlos a su vez en un
plazo de treinta das a partir de su recepcin. El contratista conservar un original y devolver los
originales restantes al rgano de contratacin. Si el adjudicatario no cumple la condicin anterior
dentro del plazo especificado o indica en cualquier momento que no desea o no puede firmar el
contrato, este no se le podr adjudicar. El proceso de elaboracin del contrato deber reanudarse
con un nuevo expediente de contrato preparado con la segunda mejor oferta (siempre que dicha
oferta siga siendo vlida).
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
Una vez recibidos los originales firmados por el adjudicatario, se comprobar que corresponden
estrictamente a los enviados inicialmente y se enviar un original al servicio financiero responsable
de los pagos.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Una vez recibidos los dos originales firmados por el adjudicatario, el rgano de contratacin enviar
uno de ellos a la Delegacin de la Unin Europea.
El rgano de contratacin deber comprobar la facultad de representacin de la persona fsica que
firme el contrato en nombre de la persona jurdica a la que se haya adjudicado el contrato.
El contrato entrar en vigor en la fecha de la ltima firma. El contrato no podr aplicarse a servicios
anteriores, ni entrar en vigor antes de dicha fecha.
Los rganos de contratacin debern conservar toda la documentacin relativa a la adjudicacin y
ejecucin del contrato durante un perodo mnimo de siete aos tras el pago del saldo y hasta la fecha
de prescripcin de los litigios conforme a la legislacin que regule el contrato.
Durante ese perodo y despus de l, el rgano de contratacin tratar los datos personales de
conformidad con su poltica de confidencialidad. Esos documentos debern estar disponibles para su
inspeccin por la Comisin Europea, la OLAF y el Tribunal de Cuentas.
El contrato propuesto deber ajustarse al anexo B8.

2014
88

3.3.12.4. Publicacin de la adjudicacin del contrato


Con independencia del tipo de procedimiento, el rgano de contratacin informar lo antes posible a los
candidatos y licitadores de las decisiones tomadas sobre la adjudicacin del contrato, as como de los
motivos, en su caso, por los que hubiera decidido no adjudicar el contrato.
Una vez firmado el contrato, corresponder al rgano de contratacin redactar sin demora el anuncio
de adjudicacin, utilizando el modelo que figura en el anexo B14, y enviarlo en formato electrnico a la
Comisin Europea para su publicacin en el sitio web de EuropeAid y en el Diario Oficial (vanse las
directrices de publicacin en el anexo A11e). Si procede, el rgano de contratacin se encargar
directamente de la publicacin local simultnea en cualquier otro medio de comunicacin adecuado.
Se publicar un anuncio de adjudicacin si se ha publicado el anuncio de contrato o si el valor del
contrato es superior a los lmites internacionales (> 300 000 EUR), salvo si el contrato se ha declarado
secreto o si su ejecucin debe acompaarse de medidas especiales de seguridad, o si la proteccin de
los intereses esenciales de la Unin Europea o del pas beneficiario as lo requiere, y si no se considera
adecuada la publicacin del anuncio de adjudicacin.
Adems, el rgano de contratacin deber dejar constancia de toda la informacin estadstica relativa al
procedimiento de adjudicacin, incluidos el valor del contrato y los nombres del adjudicatario y de los
dems licitadores.
Vase el apartado 2.9.

3.3.13. Puesta a disposicin y sustitucin de los expertos


Si el contrato implica la puesta a disposicin de expertos, se esperar del contratista que cumpla su
obligacin segn lo especificado en el contrato. Esa especificacin podr adoptar distintas formas.
En cualquier caso, debern identificarse nominalmente en el contrato los expertos principales que el
contratista vaya a poner a disposicin.
El comit de evaluacin podr recomendar que un licitador sea excluido de la licitacin si la empresa o
los expertos propuestos ocultan deliberadamente la falta de disponibilidad de la totalidad o parte del
personal propuesto en su oferta a partir de la fecha especificada en el expediente de licitacin para el
inicio de la misin, o si puede demostrarse que esa empresa ha propuesto nombres de expertos que, en
realidad, no haban dado su consentimiento para participar. Se recuerda que, en tal caso, el licitador
tambin podr estar sujeto a las sanciones administrativas y financieras impuestas por la Comisin
Europea (vase el punto 2.3.4.), lo que, adems, podr dar lugar a su exclusin de otros contratos
financiados por la Unin Europea.

GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:


Si el rgano de contratacin tuviera conocimiento de que el licitador, habiendo confirmado la
disponibilidad del experto principal y firmado el contrato, ocult deliberadamente el hecho de que este
no estaba disponible en la fecha prevista para su puesta a disposicin, indicada en el expediente de
licitacin, podr decidir la resolucin del contrato en virtud del artculo 36, apartado 3, letra m), de las
condiciones generales.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Adems de lo mencionado anteriormente, se requerir la aprobacin previa de la Comisin Europea
2014
89

antes de anular el contrato.


No obstante, el contrato no solo deber indicar la identidad del personal esencial que debe
proporcionarse, sino especificar tambin las cualificaciones y la experiencia que debe poseer ese
personal. Esto es importante si el contratista debe sustituir a ese personal durante la ejecucin de las
tareas.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
El contratista deber recabar la aprobacin previa por escrito del rgano de contratacin, tras presentar
una justificacin en apoyo de su solicitud de sustitucin. El rgano de contratacin dispondr de treinta
das desde la fecha de recepcin de la solicitud para dar a conocer su respuesta.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Adems, se requerir la aprobacin previa de la Comisin Europea.
El contratista deber proponer una sustitucin por iniciativa propia en los casos siguientes:
- en caso de fallecimiento, enfermedad grave o accidente de un miembro del personal;
- si resulta necesario sustituir a un miembro del personal por cualquier otra razn ajena a la voluntad
del contratista (por ejemplo, dimisin).
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
Durante la ejecucin del contrato, el rgano de contratacin tambin podr presentar por escrito una
solicitud debidamente justificada pidiendo la sustitucin de un miembro del personal al que considere
incompetente o inadecuado para desempear las funciones que se le atribuyen en virtud del contrato.
Deber pedirse al contratista que presente sus observaciones a dicha solicitud, as como las de los
miembros de su personal.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Adems de lo mencionado anteriormente, se requerir la aprobacin previa de la Comisin Europea
antes de presentar la solicitud de sustitucin.
Durante la ejecucin de un contrato de servicios, si debe procederse a la sustitucin de un miembro del
personal, el sustituto deber poseer una cualificacin y experiencia al menos equivalentes y sus
honorarios no podrn, en ningn caso, ser superiores a los percibidos por el experto sustituido. Si el
contratista no puede encontrar un sustituto que posea una cualificacin y una experiencia equivalentes,
el rgano de contratacin podr decidir la resolucin del contrato, si considera que su correcta
ejecucin se ve comprometida o, en caso contrario, aceptar al sustituto, en cuyo caso los honorarios de
este ltimo se renegociarn a la baja para reflejar el nivel de remuneracin adecuado. Los gastos
suplementarios causados por la sustitucin del personal corrern a cargo del contratista, excepto en
caso de sustitucin por fallecimiento o si el rgano de contratacin solicita una sustitucin que no est
prevista en el contrato. Si un experto no es sustituido inmediatamente y transcurre un tiempo antes de
que el nuevo experto asuma sus funciones, el rgano de contratacin podr pedir al contratista que
asigne al proyecto un experto provisional hasta la llegada del nuevo experto o que adopte otras medidas
para compensar esa ausencia. En cualquier caso, el rgano de contratacin no pagar las
remuneraciones correspondientes al perodo de ausencia del experto o de su sustituto (temporal o
definitivo).
2014
90

3.4. Procedimientos de adjudicacin de contratos por un importe inferior a

300 000 EUR


3.4.1. Contratos marco
Los servicios por un valor superior a 20 000 EUR e inferior a 300 000 EUR podrn contratarse mediante
el contrato marco para beneficiarios de 2013 (FWC BENEF 2013), que entr en vigor el 1 de enero de
2014 y ser vlido hasta el 31 de diciembre de 2015. Se trata de un contrato marco mltiple con la
convocatoria de una nueva licitacin. Puede consultarse informacin detallada sobre el uso del contrato
marco FWC BENEF 2013 en las pginas web correspondientes de EuropeAid. La informacin que figura
en este apartado solo se aplica al contrato marco FWC BENEF 2013.

3.4.1.1.

Condiciones de uso

El contrato marco podr utilizarse para todas las operaciones que entren en su mbito de aplicacin, si
el rgano de contratacin es la Comisin Europea por cuenta de los pases socios.
Estas operaciones debern:
-

ser financiadas con fondos de ayuda exterior;


ser en el inters exclusivo de la autoridad que reciba la ayuda exterior;
no superar 300 000 EUR, incluidos sus apndices, sin ser divididas indebidamente;
no dar lugar a servicios que superen 260 das por experto;
realizarse en un perodo mximo de dos aos (730 das naturales), incluidos los apndices.

El contrato marco FWC BENEF 2013 podr ser utilizado por otras entidades que gestionen fondos de
ayuda exterior, con la autorizacin de EuropeAid, para operaciones que cumplan estos requisitos.
Dado que solo los contratos especficos basados en contratos marco irn precedidos de un compromiso
presupuestario (un contrato marco es una estructura vaca desde un punto de vista presupuestario), el
rgano de contratacin para un contrato especfico siempre deber disponer de los fondos necesarios a
fin de cubrir los servicios contratados en virtud del contrato marco.
El contrato marco constituye un medio rpido y transparente de contratacin de expertos para todas las
actividades del ciclo del proyecto. Se divide en varios lotes temticos, con varios contratistas
seleccionados para cada lote (6, 4 o 3 contratistas, dependiendo del lote). Se trata de consorcios, con
una empresa responsable que los representa, designada por los dems socios para que acte en su
nombre en lo referente al contrato. La empresa responsable es la nica que puede contraer
compromisos en nombre del consorcio y, por tanto, solo sern vlidos a efectos contractuales los
contactos con dicha empresa.

3.4.1.2.

Procedimiento

Como se trata de un contrato marco mltiple, la adjudicacin del contrato especfico se basar en un
concurso. Un contrato especfico solo podr celebrarse durante la validez del contrato marco.
Todos los documentos para las distintas etapas del procedimiento debern seguir los modelos
establecidos para el contrato marco FWC BENEF 2013.
a) Consulta
Se enviar una convocatoria de servicios a tres contratistas marco del mismo lote. En el caso de los lotes
de tres contratistas marco, si uno de ellos no puede presentar oferta (por una situacin de conflicto de
intereses, una situacin de exclusin o una razn debidamente justificada de indisponibilidad), an ser
2014
91

posible consultar a los otros dos contratistas marco y evaluar sus ofertas. Siempre que al menos una
oferta cumpla los criterios de seleccin y adjudicacin, el gestor operativo podr adjudicar el contrato
sobre esa base.
No obstante, si en opinin del gestor del proyecto no se ha recibido ninguna oferta vlida desde el
punto de vista cualitativo y/o financiero, el ordenador pertinente podr anular sin ms la consulta, o
anularla y:
reanudarla en el contexto del contrato marco; o
iniciar un procedimiento negociado con uno o varios licitadores de su eleccin de entre los que
participaron en la licitacin, a fin de pedirles mejores condiciones siempre que se ajusten a la
solicitud especfica, que no puede modificarse sustancialmente; o iniciar un procedimiento
negociado en rgimen competitivo al margen del contrato marco.
La consulta se ajustar a los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato, no
discriminacin y competencia leal y a lo dispuesto en el contrato marco.
El pliego de condiciones especfico para los contratos especficos propuestos se adjuntar a la solicitud,
a fin de proporcionar a los contratistas marco toda la informacin necesaria para presentar una oferta.
El pliego de condiciones deber ser claro en cuanto a la conformidad de las prestaciones pedidas con las
obtenidas. Su calidad, y especialmente su claridad, ser determinante para la calidad de la oferta y el
xito de la misin. La fecha lmite para la presentacin de ofertas ser al menos de catorce das31 a partir
del envo de la solicitud. Siempre ser posible prolongar este plazo si resulta necesario. Tambin podr
reducirse, con carcter excepcional, siempre que no se oponga ninguno de los contratistas marco
consultados.
Los contratistas marco podrn solicitar aclaraciones. Las respuestas se enviarn simultneamente a
todos los contratistas marco consultados. Si las modificaciones introducidas durante el perodo de
consulta pueden afectar a la eleccin de los expertos, el plazo para la presentacin de ofertas deber
adaptarse en consecuencia.
b) Evaluacin de las ofertas
Las ofertas sern vlidas durante los catorce das naturales siguientes a la expiracin del plazo de
presentacin de la oferta. Las ofertas recibidas, cualquiera que sea su nmero, debern ser evaluadas.
Deber haber al menos tres evaluadores. Si procede, uno de ellos podr ser un representante del pas
beneficiario.
Solo se evaluarn las ofertas que cumplan los siguientes criterios de admisibilidad:

31

se ha respetado la fecha lmite para la presentacin de ofertas;

la oferta cumple las normas de elegibilidad del Instrumento de ayuda exterior de la UE que
financia el contrato especfico;

Para el lote conferencias, el perodo de presentacin se reduce a siete das para los actos con hasta quince
participantes.

2014
92

las tarifas, incluidas las del desglose presupuestario del contrato especfico de precio global
(para el lote 5, los tipos fijos propuestos y los posibles honorarios) no exceden de los lmites
contractuales;

si se ha fijado un presupuesto mximo, no se rebasa;

para el lote 5, se dispone de la formacin mnima requerida, especificada como tal en el pliego
de condiciones especfico.

El rgano de contratacin elegir la oferta con la mejor relacin calidad-precio, aplicando un coeficiente
de 80/2032 entre la calidad tcnica y el precio.
Para evaluar la calidad tcnica del contrato especfico, el rgano de contratacin definir los criterios
detallados y sus respectivas ponderaciones en la tabla de evaluacin adjunta a la solicitud de servicios.
Salvo indicacin contraria en la tabla de evaluacin, toda oferta tcnica por debajo del umbral de 80 de
100 puntos quedar rechazada automticamente. De las ofertas que alcancen el umbral de evaluacin
de 80 puntos, se dar una puntuacin tcnica de 100 a la mejor oferta tcnica (utilizando la frmula
automtica del sistema informtico, equivalente a la que se ha explicado en el punto 3.3.10.3.).
Para la evaluacin financiera de un contrato especfico basado en honorarios, la provisin para gastos
imprevistos y la provisin para la comprobacin de gastos no se tendrn en cuenta en la comparacin
de las ofertas financieras. Para el lote 5, no obstante, la evaluacin financiera se efectuar sobre la base
del precio total. Para la evaluacin financiera de un contrato especfico de precio global, el precio total
se tendr en cuenta en la comparacin de las ofertas financieras. La oferta que proponga el precio total
ms bajo (teniendo en cuenta lo anterior) recibir una puntuacin financiera de 100 (utilizando la
frmula automtica del sistema informtico, equivalente a la que se ha explicado en el punto 3.3.10.4.).
En conclusin, la oferta ms ventajosa se establece mediante una ponderacin entre la calidad tcnica y
el precio (utilizando la frmula automtica del sistema informtico, equivalente a la que se ha explicado
en el punto 3.3.10.5.).
Si no se selecciona ninguna oferta, el gestor del proyecto, tras analizar el pliego de condiciones
especfico, podr modificar y reanudar la solicitud con los mismos contratistas marco.
En el plazo de catorce das a partir de la fecha lmite fijada para la recepcin de ofertas, todos los
contratistas marco que hayan presentado ofertas debern ser informados de los resultados de la
evaluacin y de la decisin de adjudicacin. El gestor del proyecto no deber esperar a la firma del
contrato especfico. La notificacin tambin es obligatoria si se enva una nueva solicitud de servicios a
los mismos contratistas marco (reanudacin).
c) Firma del contrato especfico
El contrato especfico se basar en la oferta que haya obtenido la mejor puntuacin.
El contrato especfico incluir el contrato, el pliego de condiciones especfico, la metodologa empleada
(en su caso) y la oferta financiera. Entrar en vigor cuando se notifique que el rgano de contratacin ha
firmado el contrato especfico. Un ejemplar firmado del contrato deber enviarse por fax al contratista
marco seleccionado, que podr empezar a prestar los servicios. Dos ejemplares del contrato especfico
se enviarn por servicio de mensajera para su ratificacin.

32

Para el lote conferencias, se aplicar una ponderacin de 50/50.

2014
93

d) Evaluacin de las prestaciones del contratista marco


El formulario de evaluacin de las prestaciones del contratista marco deber rellenarse cuando concluya
la misin. Dicha evaluacin examinar en qu medida el contratista marco ha ejecutado el contrato; se
le enviar para que formule sus observaciones.

3.4.2. Procedimiento negociado en rgimen competitivo


En funcin del contexto y de las necesidades (por ejemplo, la disponibilidad de los servicios exigidos en
los distintos lotes del contrato marco o en el pas beneficiario, la duracin y el presupuesto disponibles,
etc.), el rgano de contratacin podr recurrir a un procedimiento negociado en rgimen competitivo
como alternativa al contrato marco sin publicar el anuncio de contrato.
Conviene tener presente que este procedimiento negociado en rgimen competitivo requiere ms
tiempo que el contrato marco para iniciar la ejecucin del contrato.
El rgano de contratacin elaborar una lista de al menos tres prestadores de servicios de su eleccin.
Los candidatos seleccionados recibirn la carta de convocatoria de licitacin junto con el expediente de
licitacin. Debern utilizarse los anexos especficos para las ofertas simplificadas para este
procedimiento (tabla de conformidad administrativa, contrato, anuncio de contrato, carta de
convocatoria, instrucciones a los licitadores, lista de licitadores invitados y formulario de presentacin
de la oferta), as como para el procedimiento de contratacin directa (vase ms adelante). Para
cualquier otro documento del expediente de licitacin, se utilizarn los anexos habituales para los
servicios. El anuncio de contrato no se publicar, pero se incluir en el expediente de licitacin, ya que
contiene informacin importante para los prestadores de servicios que estn invitados a participar en la
licitacin. Las ofertas debern remitirse al rgano de contratacin a la direccin indicada en la
convocatoria para la presentacin de ofertas, a ms tardar en la fecha y hora sealadas en dicha
convocatoria. Deber concederse a los candidatos seleccionados un plazo mnimo de treinta das a partir
de la fecha de envo de la carta de convocatoria para la presentacin de ofertas. Las ofertas debern ser
abiertas y evaluadas por un comit de evaluacin que disponga de la cualificacin tcnica y
administrativa necesaria, designado por el rgano de contratacin.
Los licitadores para el procedimiento negociado en rgimen competitivo tambin podrn ser elegidos a
partir de una lista de proveedores. Esa lista se elaborar tras una convocatoria de manifestaciones de
inters y ser vlida durante un perodo mximo de cinco aos a partir de la fecha del anuncio. Se
desarrollar un marco jurdico en relacin con este procedimiento para su uso futuro.
Si, tras la consulta de los licitadores, el rgano de contratacin solo recibe una oferta que sea vlida
desde un punto de vista administrativo y tcnico, podr adjudicarse el contrato siempre que se cumplan
los criterios de adjudicacin.
Si falla el procedimiento negociado en rgimen competitivo, podr celebrarse el contrato mediante el
procedimiento negociado (vase el punto 3.2.4.1.). El procedimiento de evaluacin de las ofertas y de
adjudicacin del contrato es el mismo que en el procedimiento restringido (vanse los puntos 3.3.9. a
3.3.12.2.).

2014
94

Con carcter excepcional, los rganos de contratacin podrn recurrir al procedimiento negociado en
rgimen competitivo para servicios jurdicos con arreglo a la nomenclatura del Vocabulario comn de
contratos pblicos (CPV)33, cualquiera que sea el valor estimado del contrato.

3.5. Modificacin de los contratos de servicios


Vase el apartado 2.10. para informacin de carcter general sobre la modificacin de los contratos.
Cualquier modificacin justificada que implique un cambio en el valor total del contrato deber hacerse
mediante un apndice.
Los servicios adicionales y los servicios complementarios se considerarn procedimientos negociados
[vase el punto 3.2.4.1., letra b)], por lo que deber aprobarse un apndice o firmarse un nuevo
contrato.

33

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2008:074:0001:0375:es:PDF

2014
95

4. Contratos de suministros
4.1. Introduccin
Los contratos de suministros tienen por objeto la compra, el arrendamiento financiero, el
arrendamiento-venta, con o sin opcin de compra, de productos. Para los contratos mixtos, vase el
punto 2.4.9.

4.2. Procedimientos de contratacin pblica

4.2.1. Contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR

4.2.1.1.

Licitacin internacional abierta

Todos los contratos de suministros debern ser objeto de una licitacin internacional abierta tras la
publicacin de un anuncio de informacin previa y de un anuncio de contrato (vase el apartado 4.3.).

4.2.2. Contratos por un importe superior a 100 000 EUR e inferior a


300 000 EUR
Estos contratos de suministros podrn adjudicarse mediante un procedimiento abierto local.

2014
96

4.2.2.1.

Procedimiento abierto local

En este caso, el procedimiento aplicable a la adjudicacin de contratos de suministros ser el de


licitacin abierta mediante la publicacin del anuncio de contrato en el pas beneficiario y en el sitio web
de EuropeAid, con la direccin en la que las empresas pueden obtener informacin complementaria.
Para ms informacin, vase el apartado 4.4.

4.2.3. Contratos por un importe inferior a 100 000 EUR


Estos contratos de suministros podrn adjudicarse mediante un procedimiento negociado en rgimen
competitivo.

4.2.3.1.

Procedimiento negociado en rgimen competitivo

Los contratos de suministros por un importe inferior a 100 000 EUR se adjudicarn mediante
procedimiento negociado en rgimen competitivo. Al menos tres candidatos recibirn una convocatoria
de licitacin. No ser necesario publicar un anuncio de contrato. Para ms informacin, vase el
apartado 4.5.

4.2.4. Contratos por un valor igual o inferior a 20 000 EUR


Estos contratos de suministros podrn ser adjudicados sobre la base de una sola oferta.
Para suministros por un valor inferior a 2 500 EUR, el rgano de contratacin podr pagar sobre la base
de una factura, sin aceptacin previa de una oferta.

4.2.5. Procedimientos aplicables sin lmites mximos


4.2.5.1.

Procedimiento negociado

GESTIN DIRECTA:
Deber obtenerse la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento
negociado.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El rgano de contratacin deber solicitar la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al
procedimiento negociado.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea.
Los contratos de suministros podrn ser adjudicados por procedimiento negociado sobre la base de una
o varias ofertas en los casos siguientes:
a)

Cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los rganos de
contratacin y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por
los procedimientos en rgimen competitivo (contemplados en las letras a), b) y c) del artculo 111,
apartado 1, del Reglamento Financiero de la UE).

2014
97

Las intervenciones en las situaciones de crisis a que se refiere el artculo 190, apartado 2, de las
normas de desarrollo del Reglamento Financiero de la UE se asimilarn a situaciones de urgencia
imperiosa (vase el anexo A11a)34.
b) Cuando la naturaleza o caractersticas especiales de algunos suministros lo justifiquen, por ejemplo
cuando la ejecucin del contrato se reserve exclusivamente a los titulares de patentes o de licencias
que regulan su utilizacin.
c) En el caso de entregas complementarias efectuadas por el proveedor inicial que vayan destinadas
bien a la renovacin parcial de suministros o instalaciones de uso corriente, bien a la ampliacin de
suministros o instalaciones existentes, cuando el cambio de proveedor obligara al rgano de
contratacin a adquirir un material tcnico diferente que fuera incompatible o acarreara dificultades
tcnicas de utilizacin y de mantenimiento desproporcionadas.
d) Cuando una licitacin quede desierta, es decir, cuando no se haya recibido ninguna oferta que
merezca ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o econmico. En este caso, previa
anulacin de la licitacin, el rgano de contratacin podr entablar negociaciones con uno o ms
licitadores de su eleccin de entre los que hayan participado en la licitacin, si cumplen los criterios
de seleccin y siempre que no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato y
se respete el principio de igualdad de trato.
e) Cuando los contratos se declaren secretos o cuando su ejecucin deba ir acompaada de medidas
especiales de seguridad, o cuando as lo exija la proteccin de intereses esenciales de la Unin
Europea o del pas beneficiario.
f)

Para los contratos relativos al suministros de artculos cotizados y comprados en un mercado de


materias primas.

g) Para los contratos relativos a compras, en condiciones particularmente ventajosas, bien a un


proveedor en cese definitivo de actividad empresarial o a sndicos o administradores judiciales de
una quiebra, bien a raz de un concurso de acreedores o como consecuencia de un procedimiento
similar con arreglo al Derecho nacional.
h) Cuando deba celebrarse un nuevo contrato por la resolucin anticipada de un contrato en curso.
El rgano de contratacin deber preparar un informe de negociacin (vase el modelo que figura en el
anexo A10) que justifique el modo en que se han llevado las negociaciones y motive la adjudicacin
posterior del contrato. Los procedimientos descritos en los puntos 4.3.11.1. y 4.3.11.2. se aplicarn por
analoga y el informe de negociacin deber incluirse en el expediente del contrato.

4.2.5.2.

Sistema dinmico de adquisicin

Un sistema dinmico de adquisicin es un proceso totalmente electrnico para las adquisiciones


corrientes, por un perodo mximo de cuatro aos. Se publica un anuncio de contrato para invitar a la
presentacin de ofertas indicativas, que sern evaluadas en un plazo de quince das. Los licitadores que
cumplan las especificaciones sern admitidos en el sistema. El sistema estar abierto a cualquier agente
econmico que cumpla los criterios de seleccin y presente una oferta indicativa que se considere

34

La ayuda de emergencia es otro supuesto especfico del FED, distinto de la urgencia imperiosa
mencionada, en el que se puede recurrir al procedimiento negociado para las acciones que no estn reguladas
en el artculo 19c del anexo IV del Acuerdo de Coton. La ayuda de emergencia est vinculada a la aplicacin
del artculo 72 o 73 del Acuerdo de Coton (vase el anexo A11a).

2014
98

conforme.
Para cada contrato, se publicar un anuncio de contrato simplificado dando a los licitadores que no
hayan sido admitidos en el sistema la posibilidad de presentar una oferta indicativa en un plazo de
quince das. Acto seguido, el rgano de contratacin invitar a los licitadores admitidos en el sistema a
presentar una oferta en un plazo razonable. El contrato se adjudicar a la oferta que presente la mejor
relacin calidad-precio en funcin de los criterios de adjudicacin indicados en el anuncio de contrato
para el establecimiento del sistema dinmico de adquisicin.
El rgano de contratacin no podr recurrir a este sistema para evitar, restringir o falsear la
competencia.
El marco jurdico de este procedimiento se define para su uso futuro, pero las herramientas informticas
(confidencialidad, seguridad) para hacerlo posible an no estn disponibles en la Comisin Europea.

4.2.5.3.

Dilogo competitivo

Vase el punto 2.4.7. para ms informacin.

4.3. Licitacin internacional abierta para contratos por un importe igual o

superior a 300 000 EUR


4.3.1. Publicidad
A fin de garantizar la mayor participacin posible en las licitaciones y la transparencia necesaria, deber
publicarse un anuncio de informacin previa y un anuncio de contrato para cada procedimiento de
licitacin abierta, de conformidad con las directrices de publicacin (vase el anexo A11e).

4.3.1.1.

Publicacin de los anuncios de informacin previa

Al menos treinta das antes de la publicacin del anuncio de contrato, salvo circunstancias
excepcionales, deber publicarse un anuncio de informacin previa en el que se precisen las
caractersticas especficas de la licitacin que se va a convocar. Los anuncios de informacin previa
debern exponer de forma sucinta el objeto y el contenido de los contratos de que se trate. (Vase el
modelo que figura en el anexo C1). La publicacin de un anuncio de informacin previa no compromete
al rgano de contratacin a financiar los contratos propuestos; por consiguiente, los posibles
proveedores no debern presentar sus solicitudes en esa fase.
Los anuncios individuales de informacin previa se publicarn en el Diario Oficial de la Unin Europea,
en el sitio web de EuropeAid35 y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado, de conformidad
con las directrices de publicacin (vase el anexo A11e).

35

Vase http://ec.europa.eu/europeaid/index_en.htm

2014
99

GESTIN DIRECTA, GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS Y GESTIN INDIRECTA CON
CONTROLES A POSTERIORI:
Los anuncios de informacin previa debern enviarse para su publicacin a la Comisin Europea, en
formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo C1, al menos quince das antes de la
fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin. Debern publicarse al
menos treinta das antes de la publicacin del anuncio de contrato correspondiente.

4.3.1.2.

Publicacin de los anuncios de contrato

Adems de los anuncios de informacin previa, todos los contratos de suministros por un importe igual
o superior a 300 000 EUR tambin debern ser objeto de un anuncio de contrato publicado en el Diario
Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin
adecuado, de conformidad con las directrices de publicacin (vase el anexo A11e). Deber respetarse
un plazo mnimo treinta das entre la publicacin del anuncio de informacin previa y la del anuncio del
contrato.
Corresponder al rgano de contratacin redactar el anuncio de contrato utilizando el modelo adecuado
(anexo C2) y enviarlo en formato electrnico a la Comisin Europea.
Si procede, el rgano de contratacin se encargar de la publicacin local simultnea y de la publicacin
en cualquier otro medio de comunicacin adecuado.
GESTIN DIRECTA, GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS Y GESTIN INDIRECTA CON
CONTROLES A POSTERIORI:
Los anuncios de contrato y los expedientes de licitacin debern enviarse para su publicacin a la
Comisin Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo C2, al menos
quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin.
El anuncio de contrato deber permitir a los proveedores interesados disponer de la informacin
necesaria para valorar su capacidad de ejecutar debidamente el contrato de que se trate. Si el anuncio
de contrato tambin se publica localmente, deber ser idntico al publicado en el sitio web de
EuropeAid, y su publicacin deber ser simultnea.
El expediente de licitacin correspondiente al contrato de que se trate se publicar en el sitio web de
EuropeAid, pero deber enviarse a los proveedores interesados, previa peticin.
Si el rgano de contratacin, ya sea por iniciativa propia o en respuesta a la solicitud de un licitador,
modifica informacin del anuncio de contrato, deber enviar una correccin de errores utilizando el
modelo adecuado (vase el anexo A5b) y cumpliendo los plazos que establezcan las directrices de
publicacin (vase el anexo A11e) a los servicios competentes de la Comisin Europea para su
publicacin.
En la correccin de errores podr ampliarse el plazo para que los candidatos puedan tener en cuenta los
cambios.
La correccin de errores se publicar antes del plazo de presentacin inicial y, a ms tardar, diez das
despus de que la solicitud de publicacin se enviara a los servicios competentes de la Comisin
Europea.
Podr concederse una prrroga del plazo de recepcin de las ofertas para que los licitadores puedan
tener en cuenta los cambios.

2014
100

4.3.2. Redaccin y contenido del expediente de licitacin


Los documentos de licitacin debern redactarse minuciosamente para garantizar que el contrato y el
procedimiento de licitacin se lleven a cabo correctamente.
Los documentos de la licitacin debern contener todas las disposiciones e informaciones necesarias
para que los licitadores puedan presentar sus ofertas: los trmites que deben seguirse, los documentos
que han de presentarse, los casos de incumplimiento, los criterios de adjudicacin, etc. Si el rgano de
contratacin es la Comisin Europea, puede ser conveniente que los representantes de los beneficiarios
finales participen en la preparacin de la licitacin en una fase temprana. Vase el apartado 2.6. de las
directrices para la redaccin de las especificaciones tcnicas.
Las especificaciones tcnicas deben permitir a candidatos y licitadores concurrir en igualdad de
condiciones, sin que puedan tener por efecto crear obstculos injustificados a dicha competencia.
Especificarn lo que se requiere de un producto, servicio, material u obra a fin de cumplir la finalidad
para la que estn destinados. Incluirn lo siguiente:
a) una definicin clara de las tareas que deben realizarse;
b) el grado de calidad mnima;
c) el comportamiento medioambiental;
d) siempre que sea posible, los criterios de accesibilidad para personas con discapacidad o de diseo
para todos los usuarios;
e) los niveles y procedimientos de evaluacin de la conformidad;
f) la idoneidad para el uso;
g) la seguridad o las medidas, incluido, para los suministros, la denominacin de venta y el manual de
instrucciones y, para todos los contratos, la terminologa, los smbolos, los ensayos y mtodos de
ensayo, el embalaje, el marcado y etiquetado, los procedimientos y mtodos de fabricacin.
La elaboracin de estos documentos corresponde al rgano de contratacin.
Dada la complejidad tcnica de muchos contratos de suministros, la preparacin del expediente de
licitacin y, en particular de las especificaciones tcnicas, podr necesitar la asistencia de uno o varios
especialistas externos. Cada especialista deber firmar una declaracin de objetividad y confidencialidad
(vase el anexo A3).
Al igual que ocurre con el pliego de condiciones de los contratos de servicios, ser preciso prestar
especial atencin a la redaccin de las especificaciones tcnicas. Constituyen la clave del xito de la
licitacin, de la ejecucin del contrato de suministros y del proyecto.
Las especificaciones tcnicas indican (para cada lote, si procede) la naturaleza exacta y las prestaciones
de los suministros. En su caso, establecern asimismo las condiciones de entrega e instalacin, la
formacin y los servicios posventa.
Es fundamental que las caractersticas de rendimiento se ajusten a la finalidad prevista. Si debe
concertarse una reunin o una visita in situ a fin de aclarar los requisitos tcnicos para la instalacin de
los suministros, deber indicarse en las instrucciones a los licitadores, junto con las disposiciones al
respecto.

2014
101

La finalidad de las especificaciones tcnicas es definir con precisin los suministros solicitados. Los
requisitos mnimos de calidad definidos en las especificaciones tcnicas permitirn al comit de
evaluacin determinar las ofertas que cumplen los requisitos tcnicos.
Salvo que el objeto del contrato lo justifique, estarn prohibidas las especificaciones tcnicas que
mencionen o describan productos de una fabricacin o de una procedencia determinadas y que, por
ello, tengan por efecto favorecer o descartar ciertos productos. No obstante, cuando los productos no
puedan describirse en trminos suficientemente precisos e inteligibles, podrn identificarse por su
nombre comercial, siempre que se prevea que se admitirn tambin los productos equivalentes.
GESTIN DIRECTA:
La Comisin Europea deber aprobar el expediente de licitacin. La prctica habitual es tambin
consultar y obtener la aprobacin del pas beneficiario y, si procede, de otras partes interesadas.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El rgano de contratacin deber presentar el expediente de licitacin a la Delegacin de la Unin
Europea para su aprobacin previa.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea.
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE LICITACIN
A. Instrucciones para los licitadores
B. Proyecto de contrato, condiciones particulares y anexos (incluidas las especificaciones tcnicas)
C. Informacin complementaria
D. Formulario de presentacin de la oferta para un contrato de suministros
Vase el modelo normalizado que figura en el anexo C4.
En el expediente de licitacin se determinar si el precio de la oferta debe ser firme y no revisable. En
principio, los precios son fijos y no revisables, pero en casos especficos, podra justificarse una clusula
de revisin de precios. En tal caso, el expediente de licitacin deber exponer las condiciones o frmulas
para la revisin de los precios durante el perodo de vigencia del contrato. El rgano de contratacin
tendr en especial consideracin:
a) la naturaleza del procedimiento de adjudicacin del contrato y la coyuntura econmica en la que se
produce;
b) la naturaleza y duracin de las tareas y del contrato;
c) sus intereses financieros.
Una garanta de licitacin garantiza al rgano de contratacin que no se retirarn las ofertas
presentadas. El rgano de contratacin podr solicitar una garanta de licitacin, si la considera
adecuada y proporcionada, que represente entre el 1 % y el 2 % del importe total del contrato. El rgano
de contratacin restituir la garanta de licitacin tal como se prev en los puntos 4.3.9.3 y 4.3.10.:
i)

a los licitadores no seleccionados una vez finalizado el procedimiento de licitacin, y

2014
102

ii)

al adjudicatario tras la firma del contrato. El rgano de contratacin reclamar la garanta de


licitacin si una oferta presentada dentro del plazo fijado se retira a continuacin.

Segn la normativa aplicable, las garantas podrn exigirse o no (garanta de prefinanciacin o de buen
fin). En tal caso, deber indicarse en el expediente de licitacin.

4.3.3. Criterios de seleccin y adjudicacin


Los criterios de seleccin se basarn en la capacidad del licitador de ejecutar el contrato. El
procedimiento de seleccin consistir en lo siguiente:
1. excluir a los licitadores no elegibles (vase el punto 2.3.1.) o que se encuentren en una de las
situaciones descritas en los puntos 2.3.3. y 2.3.5.;
2. comprobar que la situacin financiera de los candidatos (capacidad econmica y financiera) es
slida, solicitando, por ejemplo, los extractos de sus balances y el volumen de negocios de los
ltimos tres aos (vase el punto 2.4.11.), si as lo requiere el expediente de licitacin;
3. comprobar la capacidad tcnica y profesional de los candidatos, examinando, por ejemplo, su
plantilla de personal media anual y la importancia y la experiencia profesional del personal
directivo, as como los principales servicios prestados y suministros efectuados en los ltimos
aos en el mbito de que se trata (vase el punto 2.4.11.).
Los criterios de seleccin que figuran en los anexos de esta Gua Prctica se dan a ttulo de ejemplo y
debern adaptarse en funcin de la naturaleza, el coste y la complejidad del contrato.
Si, por alguna razn excepcional que el rgano de contratacin considere justificada, el licitador no est
en condiciones de presentar las referencias solicitadas por el rgano de contratacin, podr demostrar
su capacidad econmica y financiera mediante cualquier otro medio que el rgano de contratacin
considere adecuado. En caso de que los servicios o productos sean complejos o deban lograr
excepcionalmente un objetivo especial, la capacidad tcnica y profesional podr justificarse mediante
un control efectuado por el rgano de contratacin o, en su nombre, por un organismo oficial
competente del pas en el que est establecido el licitador, previo acuerdo de ese organismo. Esos
controles evaluarn la capacidad tcnica y las capacidades de produccin del licitador y, si fuera
necesario, los medios de estudio e investigacin de que dispone, as como las medidas de control de
calidad.
Solo los adjudicatarios debern presentar documentos justificativos para los criterios de seleccin antes
de la adjudicacin del contrato (este extremo ser opcional para los contratos por un importe inferior a
300 000 EUR, vase el punto 2.4.11.).
El criterio de adjudicacin aplicado a las ofertas que cumplan los requisitos tcnicos ser el precio o, en
casos excepcionales mencionados en el punto 4.3.3.3., previa aprobacin de la medida por la Comisin
Europea, la mejor relacin calidad-precio.
Los criterios debern definirse con precisin, no podrn producir efectos discriminatorios y no debern
falsear la competencia leal. Todos los criterios debern aplicarse segn se especifique en el expediente
de licitacin y no podrn modificarse en el transcurso del procedimiento. La evaluacin tcnica se
llevar a cabo en funcin de la tabla de evaluacin publicada en el expediente de licitacin, que no
podr ser modificada en modo alguno en el transcurso del proceso de evaluacin. Habida cuenta de la
gran diversidad de suministros y de su naturaleza tcnica, los criterios debern estar adaptados a cada
licitacin, en un formato S /NO que permita evaluar claramente si la oferta cumple los requisitos
tcnicos establecidos en el expediente de licitacin.
2014
103

4.3.3.1.

Contratos de suministros sin prestacin de servicios auxiliares

El precio ser el nico criterio para la adjudicacin de los contratos de suministros que no incluyan
servicios auxiliares (como los servicios posventa y la formacin). Como ya se habrn eliminado todas las
ofertas no conformes, se adjudicar el contrato al licitador que haya presentado la oferta conforme
menos cara.
Si dicha oferta supera el presupuesto mximo disponible para el contrato, se aplicar lo dispuesto en el
punto 4.2.5.1., letra d).

4.3.3.2.

Contratos de suministros con servicios auxiliares

En el caso de los contratos de suministros que incluyan servicios auxiliares (como los servicios posventa
o la formacin), la evaluacin tcnica deber tener en cuenta la calidad de esos servicios, con un sistema
que permita responder por S o NO. Como ya se habrn eliminado todas las ofertas no conformes, se
adjudicar el contrato al licitador que haya ofertado el precio ms bajo para el equipo y los servicios
auxiliares.
Si dicha oferta supera el presupuesto mximo disponible para el contrato, se aplicar lo dispuesto en el
punto 4.2.5.1., letra d).

4.3.3.3.

Contratos de suministros con servicios auxiliares especialmente importantes

En el caso de los contratos de suministros que incluyan servicios auxiliares especialmente importantes
(como los servicios posventa o la formacin), la evaluacin podr realizarse con arreglo a lo dispuesto en
el punto 4.3.3.2. o, previa excepcin, aplicando el criterio de la mejor relacin calidad-precio.

4.3.4. Informacin complementaria durante el procedimiento


El expediente de licitacin deber ser suficientemente claro para evitar que los licitadores soliciten
informacin complementaria en el curso del procedimiento. Si el rgano de contratacin proporciona
informacin complementaria sobre el expediente de licitacin, por iniciativa propia o en respuesta a la
solicitud de un licitador, deber enviar dicha informacin por escrito, simultneamente, a todos los
licitadores.
Los licitadores podrn presentar sus preguntas por escrito a ms tardar veintin das antes de la fecha
lmite de presentacin de las ofertas. El rgano de contratacin deber contestar a todas las preguntas
de los licitadores (con copia a la Comisin Europea en caso de gestin indirecta con controles previos) a
ms tardar once das antes del plazo final de recepcin de las ofertas. Las preguntas y respuestas, las
aclaraciones y los cambios menores en el expediente de licitacin debern ser publicados en el sitio web
de EuropeAid. Cabe recordar que el rgano de contratacin no podr emitir un dictamen previo sobre la
evaluacin de la oferta.
Si las preguntas suponen una modificacin del anuncio de contrato, deber publicarse una correccin de
errores, tal como se explica en el punto 4.3.1.2.
Podr concederse una prrroga del plazo de recepcin de las ofertas para que los candidatos puedan
tener en cuenta los cambios. La correccin de errores tambin deber publicarse en el sitio web de
EuropeAid.
Si el contenido tcnico de la oferta es complejo, el rgano de contratacin podr celebrar una reunin
informativa o realizar una visita in situ. Dicha reunin deber anunciarse en el expediente de licitacin y
celebrarse al menos veintin das antes de que venza el plazo de presentacin de las ofertas. Todos los
costes ocasionados por la asistencia a esa reunin corrern a cargo de los licitadores. El rgano de
2014
104

contratacin no podr organizar visitas individuales de las empresas durante el perodo de convocatoria,
por razones de transparencia e igualdad de trato de los licitadores. Aunque no son obligatorias, se
anima a organizar esas reuniones de informacin, ya que han demostrado ser una forma eficaz de
aclarar muchas cuestiones relacionadas con el expediente de licitacin. Cualquier presentacin o
documentacin que vaya a ser entregada en la sesin de informacin, as como los resultados y las
actas, tambin debern publicarse al menos en el sitio web de EuropeAid en el que se public la
convocatoria.

4.3.5. Plazo de entrega de las ofertas


Las ofertas debern llegar al rgano de contratacin en la direccin indicada en el expediente de
licitacin, a ms tardar, en la fecha y a la hora sealadas en dicho expediente. El plazo para la
presentacin de ofertas deber ser suficientemente largo, de modo que se garantice la calidad de las
ofertas y se permita una competencia efectiva.
La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto impide a los candidatos hacer sus ofertas o les
induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas. El plazo para la presentacin de las ofertas
deber fijarse en un da laborable del pas del rgano de contratacin y, si es posible, combinarse con la
sesin de apertura de plicas.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El plazo mnimo entre la fecha de publicacin del anuncio de contrato y la fecha lmite fijada para la
recepcin de las ofertas ser de sesenta das. No obstante, en casos excepcionales, podr concederse un
plazo ms breve, previa autorizacin de la Comisin Europea.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la autorizacin previa de la Comisin Europea para acortar el plazo.

4.3.6. Perodo de validez


Vase el punto 2.8.5.

4.3.7. Presentacin de las ofertas


Las ofertas tcnicas y financieras debern introducirse en un nico sobre precintado, dentro de un
paquete o sobre exterior. La oferta deber ajustarse a las instrucciones para los licitadores.

4.3.8. El comit de evaluacin


Para la composicin, la imparcialidad y la confidencialidad, las responsabilidades y el calendario del
comit, vase el apartado 2.8.

4.3.9. Fases del proceso de evaluacin


4.3.9.1.

Recepcin y registro de las ofertas

Al recibir las ofertas, el rgano de contratacin deber proceder a su registro, con indicacin de la fecha
y hora de recepcin. Deber emitir un acuse de recibo para las ofertas entregadas en mano. Los sobres
con las ofertas debern permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura. Los sobres
2014
105

exteriores de las ofertas debern numerarse por orden de recepcin (independientemente de que se
reciban antes de la fecha lmite de presentacin de las ofertas).

4.3.9.2.

Reunin preliminar

La primera reunin del comit de evaluacin deber celebrarse antes de la sesin de apertura de plicas.
El expediente de licitacin deber haber sido distribuido con anterioridad a sus miembros. El presidente
presentar la finalidad de la licitacin y expondr los procedimientos que deber seguir el comit de
evaluacin, incluida la tabla de evaluacin, los criterios de seleccin y adjudicacin establecidos en el
expediente de licitacin.

4.3.9.3.

Sesin de apertura de plicas

La finalidad de la sesin de apertura de plicas es comprobar que las ofertas estn completas, que se
aporta la garanta de licitacin requerida y que, en trminos generales, las ofertas se han presentado
conforme a lo establecido.
La sesin de apertura de plicas es un acto oficial y pblico. El comit de evaluacin abre las ofertas en
sesin pblica a la hora y en el lugar fijados en el expediente de licitacin. Aunque sea pblica, la
participacin en la sesin de apertura de plicas quedar restringida a los representantes de las empresas
que participen en el contrato. Vase la lista de control de la apertura de plicas que figura en el anexo C5
donde se describen en detalle los trmites que debe realizar el presidente asistido por el secretario.
GESTIN DIRECTA:
El comit de evaluacin nombrado por la Comisin Europea deber realizar la sesin de apertura de
plicas.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
La Comisin Europea deber ser informada de la sesin de apertura de plicas. Podr estar representado
en calidad de observador en la apertura de plicas y recibir copia de cada oferta.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesario informar a la Comisin Europea de la sesin de apertura de plicas y no participar en
ella.
El presidente deber comprobar que ningn miembro del comit de evaluacin pueda tener un conflicto
de intereses por su vinculacin con alguno de los licitadores (sobre la base de la lista de candidatos
preseleccionados, las ofertas recibidas, los miembros de los consorcios y los subcontratistas
identificados). Vase el punto 2.8.2.
El comit de evaluacin deber decidir si las ofertas cumplen o no los requisitos formales. El resumen de
las ofertas recibidas, que se adjuntar al informe de apertura de plicas (vase el anexo C6), deber
utilizarse para registrar la conformidad de cada una de las ofertas con los requisitos formales de
presentacin. Las actas de esta reunin se incluirn en el informe de apertura de plicas, que deber
ponerse a disposicin de los licitadores que lo soliciten.
Las garantas de licitacin debern restituirse a los licitadores que no cumplan los requisitos formales de
presentacin. Esto implica que las ofertas que lleguen despus del plazo de presentacin tambin
debern abrirse (despus de la sesin de apertura) para que las garantas puedan ser restituidas.

2014
106

4.3.9.4.

Evaluacin de las ofertas tcnicas

El comit de evaluacin deber utilizar la tabla de conformidad administrativa y la tabla de evaluacin


publicadas en el expediente de licitacin.
Durante la evaluacin tcnica, el comit de evaluacin analizar si las ofertas cumplen los requisitos
establecidos en el expediente de licitacin, incluidos los posibles componentes de servicio que figuren
en las especificaciones tcnicas. Los resultados se consignarn en una tabla que permita responder S o
NO a todos los elementos especificados en el expediente de licitacin. No deber utilizarse ningn
mtodo basado en la atribucin de puntos. No deber utilizarse ningn mtodo basado en la atribucin
de puntos. Si la oferta se reparte en lotes, deber evaluarse cada lote.
Con el acuerdo de la mayora de los miembros con voto del comit de evaluacin, el presidente podr
dirigirse por escrito a los licitadores cuyas ofertas requieran alguna aclaracin, pidindoles que
respondan en un plazo razonable que fijar el comit de evaluacin.
Parte 1: Conformidad administrativa
Antes de proceder a la evaluacin pormenorizada de las ofertas, el rgano de contratacin comprobar
su conformidad con los requisitos fundamentales establecidos en el expediente de licitacin (es decir, la
tabla de conformidad administrativa).
Se considerar que una oferta es conforme cuando satisface todas las condiciones, procedimientos y
especificaciones fijados en el expediente de licitacin sin desviaciones ni restricciones sustanciales. Las
desviaciones o restricciones importantes son las que afectan al mbito, la calidad o la ejecucin del
contrato, o las que se apartan de manera sustancial del expediente de licitacin o limitan los derechos
del rgano de contratacin o las obligaciones del licitador en virtud del contrato y afectan a la situacin,
respecto de la competencia, de los licitadores que hayan presentado ofertas conformes.
Se examinar la conformidad de cada oferta con el expediente de licitacin, prestando especial atencin
a que:
- la documentacin aportada sea completa,
- se haya utilizado el idioma estipulado en el expediente de licitacin,
Para los consorcios: la confirmacin de su asociacin y la designacin de una empresa principal
haya sido firmada por todos los socios del consorcio.
- En el caso de los licitadores que tengan previsto subcontratar algunas actividades (siempre que el
expediente de licitacin lo autorice): el licitador haya incluido una declaracin sobre el contenido y
la proporcin de las actividades que tiene previsto subcontratar, que debern acomodarse a los
lmites fijados en el expediente de licitacin.
La conformidad administrativa de cada una de las ofertas deber constar en el informe de evaluacin
(vase el anexo C7).
Parte 2: Conformidad tcnica
La evaluacin tcnica pormenorizada de las ofertas se efectuar despus de comprobar la conformidad
administrativa.
Los criterios aplicables sern los publicados en el expediente de licitacin y, por ende, deber utilizarse
la tabla de evaluacin incluida en el expediente de licitacin. El comit de evaluacin o sus miembros no

2014
107

podrn en ningn caso modificar la tabla de evaluacin que fue comunicada a los licitadores en el
expediente de licitacin.
El objetivo de esta evaluacin es determinar si las ofertas admitidas cumplen los criterios de seleccin y
los requisitos tcnicos mnimos.
Norma de origen: Todas las ofertas debern cumplir los requisitos enumerados en el punto 2.3.1. En
caso de duda sobre el origen de los productos, se pedir informacin complementaria. Si aun as
persiste la duda, el caso deber someterse a la Comisin Europea (si no es el rgano de contratacin).
El licitador deber aportar la prueba de origen en forma de un certificado de origen u otro documento
oficial como prueba documental prima facie, antes de la firma del contrato si es posible.
Para determinar el origen, ser preciso identificar el lugar donde el producto ha sido obtenido o
producido.
Las ofertas que incumplan manifiestamente la norma de origen debern desestimarse.
Nacionalidad de los subcontratistas: El comit de evaluacin deber comprobar en esta fase que las
nacionalidades de los subcontratistas indicados en la oferta tcnica cumplen el requisito de nacionalidad
expuesto en el punto 2.3.1.
Tras la evaluacin de las ofertas, el comit de evaluacin deber pronunciarse sobre la conformidad de
cada oferta tcnica, clasificndolas en ofertas conformes y no conformes desde el punto de vista
tcnico. En el caso de contratos que incluyen servicios posventa o formacin, la calidad tcnica de esos
servicios tambin se evaluar con arreglo a los criterios publicados.

4.3.9.5.

Evaluacin de las ofertas financieras

Una vez concluida la evaluacin tcnica, el comit de evaluacin comprobar que las ofertas financieras
no contengan errores aritmticos obvios. Los errores aritmticos obvios se corregirn sin penalizacin
para el licitador.
Si la oferta est dividida en varios lotes, se compararn las ofertas financieras de cada lote. La
evaluacin financiera deber destacar la mejor propuesta financiera de cada lote, teniendo en cuenta
cualquier descuento concedido por los licitadores.
A continuacin se expone un ejemplo de tratamiento de los descuentos:
La empresa A ofrece un descuento del 20 % si se le adjudican los lotes 1 y 3, la empresa B ofrece un
descuento del 10 % si se le adjudican los tres lotes, la empresa C NO ofrece ningn descuento.
Empresa A

Empresa B

Empresa C

Clasificacin sin
descuento

LOTE 1

90

80

70

Empresa C

LOTE 2

No presenta
oferta

40

50

Empresa B

LOTE 3

60

70

55

Empresa C

Tras aplicar el descuento:

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108

Empresa A
(Descuento del 20 %)

Empresa B
(Descuento del 10 %)

Empresa C
(Sin descuento)

LOTE 1

72

72

70

LOTE 2

No presenta oferta

36

50

LOTE 3

48

63

55

Las tres combinaciones posibles:


Combinacin 1: 72 + 40 + 48 = 160
Combinacin 2: 72 + 36 + 63 = 171
Combinacin 3: 70 + 50 + 55, pero como hay una oferta ms barata para el lote 2, la suma se convierte
en: 70 + 40 + 55 = 165
El rgano de contratacin elegir la combinacin 1, adjudicar los contratos para los lotes 1 y 3 a la
empresa A y el lote 2 a la empresa B por el precio inicial propuesto.

4.3.9.6.

Eleccin del adjudicatario

El adjudicatario ser el que presente la oferta menos onerosa, clasificada entre las ofertas que cumplen
los criterios tcnicos durante la evaluacin tcnica. Ser la oferta ganadora, siempre que su importe sea
inferior o igual al presupuesto asignado al contrato.
Si la oferta elegida supera el presupuesto mximo disponible para el contrato, se aplicar lo dispuesto
en el punto 4.2.5.1., letra d).
Ofertas anormalmente bajas
Los rganos de contratacin podrn rechazar las ofertas que parezcan anormalmente bajas en relacin
con los bienes de que se trate.
Ahora bien, el rechazo no ser automtico meramente por esa razn.
Deber solicitarse del licitador en cuestin, por escrito, que proporcione detalles de los elementos
constitutivos de su oferta, en particular los que se refieran al cumplimiento de la legislacin sobre
proteccin del empleo y las condiciones de trabajo en el lugar del contrato, como las caractersticas
econmicas del producto, el proceso de fabricacin, las soluciones tcnicas escogidas o cualesquiera
condiciones excepcionalmente favorables a disposicin del licitador, la originalidad de la oferta, etc.
Teniendo en cuenta las pruebas presentadas por los licitadores, el rgano de contratacin decide
rechazar la oferta o no.
Tanto dicha decisin como su justificacin debern constar en el informe de evaluacin.
PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED:
Los licitadores de los Estados ACP que ofrezcan suministros de origen ACP que representen al menos un
50 % del valor del contrato se beneficiarn de una preferencia del 15 % cuando su oferta se compare
con ofertas de calidad econmica y tcnica equivalente.

2014
109

Adems, si dos ofertas se consideran equivalentes, se dar preferencia:


a) al licitador de un pas ACP; o
b) en su defecto, al licitador que:
- permita el mejor uso posible de los recursos fsicos y humanos de los Estados ACP;
- ofrezca las mejores posibilidades de subcontratacin a las sociedades, empresas o personas fsicas
de los Estados ACP; o;
- sea un consorcio de personas fsicas, sociedades y empresas de Estados ACP y de la Unin Europea.
Si se permiten expresamente variantes en el expediente de licitacin, las soluciones alternativas se
calificarn separadamente. En tal caso, el rgano de contratacin las tendr en cuenta si:
- son presentadas por el adjudicatario;
- cumplen los requisitos establecidos en el expediente de licitacin, alcanzando al menos la calidad y
las prestaciones mnimas requeridas por las especificaciones tcnicas; y
- el precio de la variante propuesta no supera el precio de la oferta ganadora.
Corresponder al comit de evaluacin comparar la variante y la oferta inicial, y recomendar la mejor
solucin al rgano de contratacin.

4.3.9.7.

Conclusiones del comit de evaluacin

Como resultado de sus deliberaciones, el comit de evaluacin podr formular cualquiera de las
recomendaciones siguientes:
Adjudicar el contrato al licitador que haya presentado una oferta:
o

que cumpla los requisitos formales y de elegibilidad;

cuyo presupuesto total sea igual o inferior al presupuesto mximo disponible para el
proyecto;

que rena los requisitos tcnicos mnimos indicados en el expediente de licitacin; y

que sea la oferta menos onerosa (adems de cumplir todos los requisitos mencionados).

Anular la licitacin (vase el punto 2.4.13.).

2014
110

GESTIN DIRECTA:
El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se har constar en un informe de
evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo C7) que deber ser firmado por el presidente, el
secretario y todos los evaluadores. El informe de evaluacin deber remitirse a la Comisin Europea,
que decidir si acepta o no las recomendaciones del comit.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se har constar en un informe de
evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo C7) que deber ser firmado por el presidente, el
secretario y todos los evaluadores. El informe de evaluacin deber remitirse al rgano de
contratacin, que decidir si acepta o no las recomendaciones del comit. A continuacin, el rgano
de contratacin someter el informe de evaluacin y la correspondiente propuesta de decisin a la
Comisin Europea para su aprobacin. Si hay una propuesta de adjudicacin y la Comisin Europea no
ha recibido an una copia de las ofertas, debern remitrsele esos documentos.
Si la Comisin Europea no acepta la decisin propuesta, deber escribir al rgano de contratacin
motivando su decisin. La Comisin Europea tambin podr sugerir al rgano de contratacin cmo
debe proceder y especificar las condiciones en las que podra refrendar un contrato propuesto en
funcin del procedimiento de licitacin.
Si la Comisin Europea aprueba la propuesta de decisin, el rgano de contratacin podr iniciar la
adjudicacin del contrato (vase el punto 4.3.11.) o anular la licitacin, segn lo decidido.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea si el rgano de contratacin sigue las
recomendaciones del comit de evaluacin.
Se elaborar el informe. Acto seguido, el rgano de contratacin adoptar una decisin. Todo el
procedimiento de evaluacin, incluida la notificacin de la adjudicacin del contrato al adjudicatario,
deber desarrollarse durante el perodo de validez de las ofertas. Conviene tener presente el riesgo de
que el adjudicatario ya no est en condiciones de confirmar su oferta si se prolonga en exceso el
procedimiento de evaluacin.
Sin perjuicio de la legislacin del rgano de contratacin sobre el acceso a los documentos, todo el
procedimiento de licitacin ser confidencial, desde el final de la sesin de apertura de plicas hasta que
ambas partes hayan firmado el contrato. Las decisiones del comit de evaluacin sern colectivas y sus
deliberaciones se mantendrn en secreto. Los miembros del comit de evaluacin y los posibles
observadores tendrn la obligacin de guardar secreto. Si su legislacin entra en conflicto con la
confidencialidad requerida, el rgano de contratacin deber obtener una autorizacin previa de la
Comisin Europea antes de desvelar cualquier informacin.
El informe de evaluacin ser de uso exclusivamente oficial y no podr ser divulgado a los licitadores ni
a ninguna otra parte que no sean los servicios autorizados del rgano de contratacin, la Comisin
Europea o las autoridades de supervisin (por ejemplo, el Tribunal de Cuentas).

4.3.10. Anulacin del procedimiento de licitacin


Vase el punto 2.4.13.

2014
111

Deber publicarse un anuncio de anulacin de conformidad con las directrices de publicacin (vase el
anexo A11e).
Los licitadores tendrn derecho a recuperar sin demora su garanta de licitacin. Si la licitacin se anula
antes de la sesin de apertura de plicas, los sobres cerrados y precintados debern devolverse a los
licitadores.

4.3.11. Adjudicacin del contrato


4.3.11.1. Notificacin al adjudicatario
Vanse el apartado 2.9. para la adjudicacin del contrato y el punto 2.4.12. en caso de clusula
suspensiva.

4.3.11.2. Preparacin y firma del contrato


Vase el apartado 2.9.
El contrato propuesto deber ajustarse al anexo C4.

4.3.11.3. Publicacin de la adjudicacin del contrato


Vase el apartado 2.9.

4.4. Licitacin abierta local para contratos de entre 100 000 EUR y 300 000 EUR
En tal caso, la publicacin de un anuncio de informacin previa no ser obligatoria y el anuncio de
contrato no se publicar en el Diario Oficial de la Unin Europea, sino tan solo en el pas beneficiario y
en el sitio web de EuropeAid, con la direccin en que las empresas podrn obtener informacin
complementaria. El anuncio de contrato para una licitacin local deber publicarse al menos en el
boletn oficial del pas beneficiario o en un medio equivalente. Esa publicacin ser responsabilidad del
pas beneficiario.
Dado que el coste de la publicacin del anuncio de contrato ntegro en los medios de comunicacin
nacionales puede ser elevado, el modelo que figura en el anexo C3 recoge la informacin mnima que
deber contener el anuncio publicado a escala nacional. No obstante, el texto ntegro del anuncio de
contrato deber poder obtenerse en la direccin indicada en la publicacin, junto con el expediente de
licitacin.
Es importante recordar que las licitaciones abiertas locales debern garantizar la participacin de otros
contratistas aptos en la misma medida que la de los contratistas locales. Estar prohibida toda condicin
destinada a restringir la participacin de otros contratistas aptos (por ejemplo, la obligacin de
registrarse en el pas beneficiario, de que se les hayan adjudicado ya contratos locales, etc.).
En este procedimiento, el plazo mnimo entre la fecha de publicacin del anuncio de contrato en la
prensa local y la fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas ser de treinta das. No obstante, en
casos excepcionales, podr fijarse un plazo ms corto.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Deber obtenerse la aprobacin previa de la Comisin Europea para un plazo ms corto.

2014
112

Las medidas aplicables en el marco de un procedimiento abierto, segn se establece en el punto 4.3., se
aplicarn por analoga en el procedimiento restringido para los contratos de obras.

4.5. Procedimiento negociado en rgimen competitivo para contratos por un

importe inferior a 100 000 EUR


El rgano de contratacin podr adjudicar contratos por un importe inferior a 100 000 EUR mediante un
procedimiento negociado en rgimen competitivo, sin publicacin del anuncio de contrato. El rgano de
contratacin elaborar una lista de al menos tres empresas, justificando su eleccin. Los candidatos
seleccionados recibirn la carta de convocatoria de licitacin junto con el expediente de licitacin. El
anuncio de contrato no se publicar, pero se incluir en el expediente de licitacin, ya que contiene
informacin importante para las empresas invitadas a participar en la licitacin.
Las ofertas debern remitirse al rgano de contratacin a la direccin indicada, a ms tardar en la fecha
y hora sealadas. Deber concederse a los candidatos seleccionados un plazo mnimo de treinta das a
partir de la fecha de envo de la carta de convocatoria.
Las ofertas debern ser abiertas y evaluadas por un comit de evaluacin que disponga de la
cualificacin tcnica y administrativa necesaria, designado por el rgano de contratacin.
Si, tras la consulta de los licitadores, el rgano de contratacin recibe solamente una oferta que sea
administrativa y tcnicamente vlida, podr adjudicarse el contrato a condicin de que se cumplan los
criterios de adjudicacin.
Si falla el procedimiento negociado en rgimen competitivo, podr adjudicarse el contrato mediante el
procedimiento negociado [vase el punto 4.2.4.1., letra d)]. El resto del procedimiento (incluida la
preparacin del expediente de licitacin, la evaluacin de las ofertas, la adjudicacin del contrato, etc.)
ser el mismo que para el procedimiento abierto internacional (vanse los puntos 4.3.2. a 4.3.11.2.).
El rgano de contratacin podr adjudicar los contratos de suministros por un importe inferior o igual a
20 000 EUR sobre la base de una sola oferta. Vase el punto 2.4.8.
Para los suministros por un importe igual o inferior a 2 500 EUR, el rgano de contratacin podr
limitarse a pagar contra la presentacin de facturas, sin aceptacin previa de una oferta.

4.6. Modificacin de los contratos de suministros


Vase el apartado 2.10. para informacin de carcter general sobre la modificacin de los contratos.
Dejando al margen las cantidades variables de conformidad con el artculo 22 de las condiciones
generales y Particulares (vase ms adelante), antes de la contratacin o durante la ejecucin del
contrato, el rgano de contratacin no podr, en ningn caso, incrementar el presupuesto del contrato
de suministros inicial o autorizar o acordar la compra de material que no est previsto en la licitacin
inicial y en el contrato subsiguiente.
La nica excepcin a esta norma ser para las entregas complementarias del proveedor inicial
destinadas ya sea a la renovacin parcial de suministros o instalaciones incluidas en el contrato inicial, o
a una ampliacin de los suministros o instalaciones existentes, si un cambio de proveedor obliga al
rgano de contratacin a adquirir material con caractersticas tcnicas distintas que pueda dar lugar a
una incompatibilidad o a dificultades tcnicas de utilizacin y mantenimiento desproporcionadas. El
acuerdo sobre las entregas complementarias se considerar un procedimiento negociado [vase el
punto 4.2.5.1., letra c)] y deber firmarse un apndice o un nuevo contrato.
2014
113

En virtud del artculo 22 de las condiciones generales, el rgano de contratacin tendr la facultad de
emitir una orden administrativa sobre las modificaciones. El contratista deber cumplir la orden de
modificacin.

2014
114

5. Contratos de obras
5.1. Introduccin
Los contratos de obras tienen por objeto la ejecucin, o conjuntamente la concepcin y ejecucin de
trabajos u obras en relacin con alguna de las actividades mencionadas en el anexo I de la Directiva
2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (para los programas financiados con cargo al
Presupuesto de la UE), as como la realizacin o ejecucin de una obra que responda a los criterios
exigidos por el rgano de contratacin. Se entender por obra el resultado del proyecto de
construccin o de ingeniera civil que por s sola baste para cumplir una funcin econmica o tcnica.
Suele celebrar los contratos de obras el pas beneficiario con el que la Comisin Europea tiene un
convenio de financiacin (en rgimen de gestin indirecta).

5.2. Procedimientos de contratacin pblica

5.2.1. Contratos por un importe igual o superior a 5 000 000 EUR


5.2.1.1.

Procedimiento abierto

El mtodo de adjudicacin de los contratos de obras suele ser la licitacin internacional abierta tras la
publicacin de todos los anuncios estipulados en las directrices de publicacin (anexo A11e). Para ms
informacin, vase el apartado 5.3.

2014
115

5.2.1.2.

Procedimiento restringido

Por las caractersticas de algunas obras, podr recurrirse a la licitacin restringida. Los servicios
competentes de la Comisin Europea debern dar su aprobacin previa para el recurso a este enfoque y
podrn proporcionar asistencia tcnica puntual. La publicacin del anuncio correspondiente, segn lo
estipulado en las directrices sobre publicacin (anexo A11e) seguir siendo obligatoria para garantizar la
participacin ms amplia posible. Para ms informacin, vase el apartado 5.4.

5.2.2. Contratos por un importe de ms de 300 000 EUR y menos de


5 000 000 EUR
5.2.2.1.

Procedimiento abierto local

Los contratos se adjudicarn tras una licitacin abierta mediante publicacin local, es decir, un
procedimiento en el que el anuncio de contrato se publicar en el pas beneficiario y en el sitio web de
EuropeAid, con la direccin en que las empresas pueden obtener informacin complementaria. Para
ms informacin, vase el apartado 5.5.

5.2.3. Contratos por un importe inferior a 300 000 EUR


5.2.3.1.

Procedimiento negociado en rgimen competitivo

Los contratos de obras por un importe inferior a 300 000 EUR se adjudicarn mediante procedimiento
negociado en rgimen competitivo. Al menos tres candidatos recibirn una convocatoria de licitacin.
No ser necesario publicar un anuncio de contrato. Para ms informacin, vase el apartado 5.6.

5.2.4. Contratos por un importe inferior a 20 000 EUR


El rgano de contratacin podr adjudicar los contratos de obras por un importe inferior o igual a
20 000 EUR sobre la base de una sola oferta.

5.2.5. Procedimientos aplicables sin lmites mximos


5.2.5.1.

Procedimiento negociado

GESTIN DIRECTA:
Deber obtenerse la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea para
recurrir al procedimiento negociado.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El rgano de contratacin deber solicitar la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al
procedimiento negociado.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea.
Los contratos de obras podrn ser adjudicados por procedimiento negociado sobre la base de una o
varias ofertas en los casos siguientes:

2014
116

a) Cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los rganos
de contratacin y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos
impuestos por los procedimientos en rgimen competitivo (contemplados en las letras a), b) y c)
del artculo 111, apartado 1, del Reglamento Financiero de la UE).
Las intervenciones en las situaciones de crisis a que se refiere el artculo 190, apartado 2, de las
normas de desarrollo del Reglamento Financiero de la UE se asimilarn a situaciones de urgencia
imperiosa (vase el anexo A11a)36.
b) Para las obras complementarias que no figuren en el contrato inicial pero que, por circunstancias
imprevistas, sean necesarias para la ejecucin de las obras descritas, siempre y cuando:
- las obras no puedan separarse ni tcnica ni econmicamente del contrato principal sin
perjuicio grave para el rgano de contratacin;
- cuando dichas obras, aun en el caso de que pudieran disociarse de la ejecucin del contrato
inicial, resulten estrictamente necesarias para llevarlo a trmino.
El importe acumulado de los contratos adjudicados para estas obras complementarias no deber
rebasar el 50 % del importe del contrato principal. Vase el apartado 5.7.
c) Cuando una licitacin haya sido declarada desierta, porque ninguna oferta mereca ser
seleccionada desde el punto de vista cualitativo o econmico. En tales casos, previa anulacin de
la licitacin, el rgano de contratacin podr entablar negociaciones con uno o varios licitadores
de su eleccin de entre los que hayan participado en la licitacin, si cumplen los criterios de
seleccin37 y siempre que no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato
y se respete el principio de igualdad de trato.
d) Cuando los contratos se declaren secretos o cuando su ejecucin deba ir acompaada de medidas
especiales de seguridad, o cuando as lo exija la proteccin de intereses esenciales de la Unin
Europea o del pas beneficiario.
e) Cuando deba celebrarse un nuevo contrato por la resolucin anticipada de un contrato en curso.
El rgano de contratacin deber preparar un informe de negociacin (vase el modelo que figura en el
anexo A10) que justifique el modo en que se han llevado las negociaciones y motive la decisin de
adjudicacin del contrato a raz de las mismas. Los procedimientos descritos en los puntos 5.3.11.1. y
5.3.11.2. se aplicarn por analoga y el informe de negociacin deber incluirse en el expediente de
contrato.

5.2.5.2.

Dilogo competitivo

Vase el punto 2.4.7. para ms informacin.

36

La ayuda de emergencia es otro supuesto especfico del FED, distinto de la urgencia imperiosa
mencionada, en el que se puede recurrir al procedimiento negociado para las acciones que no estn reguladas
en el artculo 19c del anexo IV del Acuerdo de Coton. La ayuda de emergencia est vinculada a la aplicacin de
los artculos 72 o 73 del Acuerdo de Coton (vase el anexo A11a).

37

De ah la importancia de elegir cuidadosamente los criterios de seleccin, que debern ser claros y no
discriminatorios, y no podrn ir ms all del mbito de las tareas o del presupuesto (vase el punto 2.4.11.1.
para ms informacin).

2014
117

5.3. Licitacin internacional abierta para contratos por un importe igual o

superior a 5 000 000 EUR


5.3.1. Publicidad
A fin de garantizar la mayor participacin posible en las licitaciones y la transparencia necesaria, deber
publicarse un anuncio de informacin previa y un anuncio de contrato para cada procedimiento de
licitacin abierta, de conformidad con las directrices de publicacin (vase el anexo A11e).

5.3.1.1.

Publicacin de los anuncios de informacin previa

Al menos treinta das antes de la publicacin del anuncio de contrato, salvo circunstancias
excepcionales, deber publicarse un anuncio de informacin previa en el que se precisen las
caractersticas especficas de la licitacin que se va a convocar.
Los anuncios de informacin previa debern indicar sucintamente el objeto y el contenido de las ofertas
(vase el modelo que figura en el anexo D1). Los anuncios de informacin previa se enviarn lo antes
posible tras la decisin por la que se aprueba el programa para los contratos de obras. La publicacin de
un anuncio de informacin previa no compromete al rgano de contratacin a financiar los contratos
propuestos; por consiguiente, los posibles contratistas no debern presentar sus solicitudes en esa fase.
Los anuncios de informacin previa se publicarn en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web
de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado.
GESTIN DIRECTA, GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS Y GESTIN INDIRECTA CON
CONTROLES A POSTERIORI:
Los anuncios de informacin previa debern enviarse para su publicacin a los servicios competentes de
la Comisin Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo B2, al menos
quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin.

5.3.1.2.

Publicacin de los anuncios de contrato

Adems de los anuncios de informacin previa, todos los contratos de obras por un importe igual o
superior a 5 000 000 EUR tambin debern ser objeto de un anuncio de contrato publicado en el Diario
Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin
adecuado. Deber respetarse un plazo mnimo de treinta das entre la publicacin del anuncio de
informacin previa y la del anuncio del contrato. La Comisin Europea (en representacin del rgano de
contratacin) se responsabilizar de la publicacin en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio
web de EuropeAid. El rgano de contratacin se encargar de la publicacin local simultnea y de la
publicacin en cualquier otro medio de comunicacin adecuado.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
Los anuncios de contrato debern enviarse para su publicacin a los servicios competentes de la
Comisin Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo D2, al menos
quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Adems, el expediente de licitacin definitivo (vase el punto 5.3.2.), deber presentarse a la Comisin
Europea, simultneamente o con anterioridad, para demostrar que el anuncio de contrato propuesto

2014
118

corresponde a los objetivos del contrato.


En el anuncio de contrato debern hacerse constar de forma clara, precisa y completa el objeto del
contrato y el rgano de contratacin. Si el anuncio de contrato tambin se publica localmente, deber
ser idntico al publicado en el sitio web de EuropeAid, y su publicacin deber ser simultnea.
El rgano de contratacin deber enviar los expedientes de licitacin a los posibles licitadores, previa
solicitud. Dado su volumen y el coste de su reproduccin, los expedientes de licitacin suelen enviarse
previo pago de un precio fijo. El expediente de licitacin se podr consultar asimismo en los locales del
rgano de contratacin. Si procede, se publicarn los datos bancarios completos en el anuncio de
contrato para que pueda transferirse el importe solicitado por la compra de los documentos de la
licitacin.
Si el rgano de contratacin, ya sea por iniciativa propia o en respuesta a la solicitud de un licitador,
modifica informacin del anuncio de contrato, deber enviar una correccin de errores utilizando el
modelo adecuado (vase el anexo A5b) y cumpliendo los plazos que establezcan las directrices de
publicacin (vase el anexo A11e) a los servicios competentes de la Comisin Europea para su
publicacin.
En la correccin de errores podr ampliarse el plazo para que los candidatos puedan tener en cuenta los
cambios.
La correccin de errores se publicar antes del plazo de presentacin inicial y, a ms tardar, diez das
despus de que se enve la solicitud de publicacin a los servicios competentes de la Comisin Europea.
En la correccin de errores podr ampliarse el plazo para que los candidatos puedan tener en cuenta los
cambios.

5.3.2. Redaccin y contenido del expediente de licitacin


Los documentos de licitacin debern redactarse minuciosamente para garantizar que el contrato y el
procedimiento de licitacin se lleven a cabo correctamente.
Los documentos de la licitacin debern contener todas las disposiciones e informaciones necesarias
para que los licitadores puedan presentar sus ofertas: los trmites que deben seguirse, los documentos
que han de presentarse, los casos de incumplimiento, los criterios de adjudicacin, etc. Si el rgano de
contratacin es la Comisin Europea, puede ser conveniente que los representantes de los beneficiarios
finales participen en la preparacin de la licitacin en una fase temprana. Vase el apartado 2.6. de las
directrices para la redaccin de las especificaciones tcnicas.
Las especificaciones tcnicas deben permitir a candidatos y licitadores concurrir en igualdad de
condiciones, sin que puedan tener por efecto crear obstculos injustificados a dicha competencia.
Especificarn lo que se requiere de un producto, servicio, material u obra a fin de cumplir la finalidad
para la que estn destinados.
Incluirn lo siguiente:
a) el grado de calidad;
b) el comportamiento medioambiental;
c) siempre que sea posible, los criterios de accesibilidad para personas con discapacidad o de
diseo para todos los usuarios;
2014
119

d) los niveles y procedimientos de evaluacin de la conformidad;


e) la idoneidad para el uso;
f)

la seguridad y las medidas, incluido, para los suministros, la denominacin de venta y el manual
de instrucciones y, para todos los contratos, la terminologa, los smbolos, los ensayos y
mtodos de ensayo, el embalaje, el marcado y etiquetado, los procedimientos y mtodos de
fabricacin;

g) los procedimientos relativos a la garanta de calidad y las normas de concepcin y clculo de las
obras, las condiciones de prueba, control y recepcin de las obras y las tcnicas o mtodos de
construccin y cualquier otra condicin de carcter tcnico que el rgano de contratacin pueda
prescribir, por va reglamentaria especfica o general, en lo referente a las obras terminadas y a
sus materiales o elementos constitutivos.
La elaboracin de estos documentos corresponde al rgano de contratacin.
Dada la complejidad tcnica de muchos contratos de obras, la preparacin del expediente de licitacin
y, en particular de las especificaciones tcnicas, podr necesitar la asistencia de uno o varios
especialistas externos. Cada especialista deber firmar una declaracin de objetividad y confidencialidad
(vase el anexo A3).
Al igual que ocurre con el pliego de condiciones de los contratos de servicios, ser preciso prestar
especial atencin a la redaccin de las especificaciones tcnicas. Constituyen la clave del xito de la
licitacin, de la ejecucin del contrato de obras y del proyecto.
Las especificaciones tcnicas indicarn (para cada lote, si procede) la naturaleza exacta y las
prestaciones que se esperan de las obras. En su caso, establecern asimismo las condiciones de entrega
e instalacin, la formacin y los servicios posventa.
Es fundamental que las caractersticas de rendimiento se ajusten a la finalidad prevista. Si debe
concertarse una reunin o una visita in situ a fin de aclarar los requisitos tcnicos en el lugar en que han
de ejecutarse las obras, esto deber indicarse en las instrucciones a los licitadores, junto con las
disposiciones al respecto.
La finalidad de las especificaciones tcnicas es definir con precisin las obras solicitadas. Los requisitos
mnimos de calidad definidos en las especificaciones tcnicas permitirn al comit de evaluacin
determinar las ofertas que cumplen los requisitos tcnicos.
Salvo que el objeto del contrato lo justifique, estarn prohibidas las especificaciones tcnicas que
mencionen o describan productos de una fabricacin o de una procedencia determinadas y que, por
ello, tengan por efecto favorecer o descartar ciertos productos. No obstante, cuando los productos no
puedan describirse en trminos suficientemente precisos e inteligibles, podrn identificarse por su
nombre comercial, siempre que se prevea que se admitirn tambin los productos equivalentes.
GESTIN DIRECTA:
Los servicios competentes de la Comisin Europea debern aprobar el expediente de licitacin antes de
su publicacin. La prctica habitual es consultar y obtener asimismo la aprobacin del pas beneficiario
y, si procede, de otras partes interesadas, sobre el expediente de licitacin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El rgano de contratacin deber presentar el expediente de licitacin a la Delegacin de la Unin
Europea para su aprobacin previa.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
2014
120

No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea.


El expediente deber contener los documentos siguientes:
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE LICITACIN
Volumen 1: Instrucciones para el licitador y formularios de presentacin de la oferta
Volumen 2: Proyecto de contrato y condiciones
Volumen 3: Especificaciones tcnicas
Volumen 4: Modelo de oferta financiera
Volumen 5: Documentos de diseo y planos
Vase el modelo en el anexo D4.
En el expediente de licitacin se determinar si el precio de la oferta debe ser firme y no revisable.
Podra justificarse una clusula de revisin de precios (los contratos de obras suelen estar sujetos a
precios revisables). Si tal es el caso, se recomienda incluir una frmula de revisin de precios, siguiendo
los modelos indicados en las condiciones particulares. Al tomar una decisin sobre la revisin de precios,
el rgano de contratacin deber tener en cuenta:
a) la naturaleza del procedimiento de adjudicacin del contrato y la coyuntura econmica en la
que se produce;
b) la naturaleza y duracin de las tareas y del contrato;
c) sus intereses financieros.
Una garanta de licitacin asegura al rgano de contratacin que no se retiren las ofertas presentadas. El
rgano de contratacin podr solicitar una garanta de licitacin, si la considera adecuada y
proporcionada, que represente entre el 1 % y el 2 % del importe total del contrato. El rgano de
contratacin restituir la garanta de licitacin, tal como se prev en los puntos 5.3.9.3 y 5.3.10: i) a los
licitadores no seleccionados una vez finalizado el procedimiento de licitacin, y ii) al adjudicatario tras la
firma del contrato. El rgano de contratacin reclamar la garanta de licitacin si una oferta presentada
dentro del plazo fijado se retira a continuacin.
Segn la normativa aplicable, las garantas podrn exigirse o no (garanta de prefinanciacin, de
retencin o de buen fin). En tal caso, deber indicarse en el expediente de licitacin.

5.3.3. Criterios de seleccin y adjudicacin


1. Los criterios de seleccin se basarn en la capacidad del licitador de ejecutar el contrato,
principalmente por referencia a obras similares realizadas en los ltimos aos.
El procedimiento de seleccin consistir en lo siguiente:
- excluir a los licitadores no elegibles (vase el punto 2.3.1.) o que se encuentren en una de las
situaciones descritas en los puntos 2.3.3. y 2.3.5.;

2014
121

- comprobar que la situacin financiera de los candidatos (capacidad econmica y financiera) es


slida, solicitando, por ejemplo, los extractos de sus balances y el volumen de negocios de los
ltimos tres aos (vase el punto 2.4.11.), si as lo requiere el expediente de licitacin;
- comprobar la capacidad tcnica y profesional de los candidatos, examinando, por ejemplo, su
plantilla de personal media anual y la importancia y la experiencia profesional del personal
directivo, as como los principales servicios prestados, suministros efectuados y obras realizadas
en los ltimos aos en el mbito de que se trata (vase el punto 2.4.11.).
Los criterios de seleccin que figuran en los anexos de esta Gua Prctica se dan a ttulo de ejemplo y
debern adaptarse en funcin de la naturaleza, el coste y la complejidad del contrato.
Si, por alguna razn excepcional que el rgano de contratacin considere justificada, el licitador o
candidato no est en condiciones de presentar las referencias solicitadas por el rgano de
contratacin, podr demostrar su capacidad econmica y financiera mediante cualquier otro medio
que el rgano de contratacin considere adecuado. En caso de que las obras sean complejas o
deban lograr excepcionalmente un objetivo especial, la capacidad tcnica y profesional podr
justificarse mediante un control efectuado por el rgano de contratacin o, en su nombre, por un
organismo oficial competente del pas en el que est establecido el licitador, previo acuerdo de ese
organismo. Esos controles evaluarn la capacidad tcnica y las capacidades de produccin del
licitador y, si fuera necesario, los medios de estudio e investigacin de que dispone, as como las
medidas de control de calidad.
Los criterios de seleccin debern definirse con precisin, no podrn producir efectos
discriminatorios y no debern falsear la competencia leal. Todos los criterios debern aplicarse
segn se especifique en el expediente de licitacin y no podrn modificarse en el transcurso del
procedimiento. La evaluacin tcnica se llevar a cabo en funcin de la tabla de evaluacin
publicada en el expediente de licitacin, que no podr ser modificada en modo alguno en el
transcurso del proceso de evaluacin. Habida cuenta de la gran diversidad de obras y de su
naturaleza tcnica, los criterios debern estar adaptados a cada licitacin, en un formato S/NO que
permita evaluar claramente si la oferta cumple los requisitos tcnicos establecidos en el expediente
de licitacin.
2. El criterio de adjudicacin aplicado a las ofertas que cumplan los requisitos tcnicos ser el precio.

5.3.4. Informacin complementaria durante el procedimiento


El expediente de licitacin deber ser suficientemente claro para evitar que los licitadores soliciten
informacin complementaria en el curso del procedimiento. El rgano de contratacin podr
proporcionar informacin complementaria sobre el expediente de licitacin, por propia iniciativa o en
respuesta a la solicitud de un licitador
Los licitadores podrn presentar sus preguntas por escrito a ms tardar veintin das antes de la fecha
lmite de presentacin de las ofertas. El rgano de contratacin deber contestar a todas las preguntas
de los licitadores (con copia a la Comisin Europea en caso de gestin indirecta con controles previos) a
ms tardar once das antes del plazo final de recepcin de las ofertas. Las preguntas y respuestas se
publicarn en el sitio web de EuropeAid. Cabe recordar que el rgano de contratacin no podr emitir
un dictamen previo sobre la evaluacin de la oferta.
Si las preguntas suponen una modificacin del anuncio de contrato, deber publicarse una correccin de
errores, tal como se explica en el punto 5.3.1.2.

2014
122

Deber ser publicada antes de la fecha lmite de presentacin de ofertas. Podr concederse una
prrroga del plazo de recepcin de las ofertas para que los candidatos puedan tener en cuenta los
cambios. La correccin de errores tambin deber publicarse en el sitio web de EuropeAid.
Si el contenido tcnico de la oferta es complejo, el rgano de contratacin podr celebrar una reunin
informativa o realizar una visita in situ. Dicha reunin deber anunciarse en el expediente de licitacin y
celebrarse al menos veintin das antes de que venza el plazo de presentacin de las ofertas. El rgano
de contratacin precisar en el expediente de licitacin si la asistencia a esa reunin o visita in situ es
muy recomendable u obligatoria. Todos los costes ocasionados por la asistencia a esa reunin corrern a
cargo de los licitadores. El rgano de contratacin no organizar visitas individuales de las empresas
durante el perodo de convocatoria, por razones de transparencia e igualdad de trato de los licitadores.
Aunque no son obligatorias, se anima a organizar esas reuniones de informacin, ya que han
demostrado ser una forma eficaz de aclarar muchas cuestiones relacionadas con el expediente de
licitacin. Cualquier presentacin o documentacin que vaya a ser entregada en la sesin de
informacin, as como los resultados y las actas, tambin debern publicarse al menos en el sitio web de
EuropeAid en el que se public la convocatoria.

5.3.5. Plazo de entrega de las ofertas


Las ofertas debern llegar al rgano de contratacin en la direccin indicada en el expediente de
licitacin, en la fecha y hora sealadas. Solo un plazo razonable de entrega de las ofertas podr
garantizar su calidad y permitir una competencia efectiva. La experiencia demuestra que un plazo
demasiado corto impide a los candidatos hacer sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas
o mal preparadas. La fecha lmite debera combinarse, de ser posible, con la sesin de apertura de
plicas.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El plazo mnimo entre la fecha de publicacin del anuncio de contrato y la fecha lmite fijada para la
recepcin de las ofertas ser de noventa das. No obstante, en casos excepcionales, podr concederse
un plazo ms breve, previa autorizacin de los servicios competentes de la Comisin Europea.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la autorizacin previa de la Comisin Europea para acortar el plazo.

5.3.6. Perodo de validez


Vase el punto 2.8.5.

5.3.7. Presentacin de las ofertas


Cada oferta tcnica y financiera deber introducirse, dentro de un paquete o de un sobre exterior, en un
nico sobre precintado. La oferta deber ajustarse a las instrucciones para los licitadores.

5.3.8. El comit de evaluacin


Para la composicin, la imparcialidad y la confidencialidad, las responsabilidades y el calendario del
comit, vase el apartado 2.8.

2014
123

5.3.9. Fases del proceso de evaluacin


5.3.9.1.

Recepcin y registro de las ofertas

Al recibir las ofertas, el rgano de contratacin deber proceder a su registro, con indicacin de la fecha
y hora de recepcin. Deber emitir un acuse de recibo para las ofertas entregadas en mano. Los sobres
con las ofertas debern permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura. Los sobres
exteriores de las ofertas debern numerarse por orden de recepcin (independientemente de que se
reciban antes de la fecha lmite de presentacin de las ofertas).

5.3.9.2.

Reunin preliminar

La primera reunin del comit de evaluacin deber celebrarse antes de la sesin de apertura de plicas.
El expediente de licitacin deber haber sido distribuido con anterioridad a sus miembros. El presidente
presentar la finalidad de la licitacin y explicar los procedimientos que deber seguir el comit de
evaluacin, incluida la tabla de evaluacin y los criterios de seleccin y adjudicacin establecidos en el
expediente de licitacin.

5.3.9.3.

Sesin de apertura de plicas

La finalidad de la sesin de apertura de plicas es comprobar que las ofertas estn completas, que se
aporta la garanta de licitacin requerida y que, en trminos generales, las ofertas se han presentado
conforme a lo establecido.
La sesin de apertura de plicas es un acto oficial y pblico. El comit de evaluacin abre las ofertas en
sesin pblica a la hora y en el lugar fijados en el expediente de licitacin. Aunque sea pblica, la
participacin en la sesin de apertura de plicas quedar restringida a los representantes de las empresas
que participen en el contrato.
Vase la lista de control de la apertura de plicas que figura en el anexo D5 donde se describen en detalle
los trmites que debe realizar el presidente asistido por el secretario.
GESTIN DIRECTA:
El comit de evaluacin nombrado por la Comisin Europea deber realizar la sesin de apertura de
plicas.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
La Comisin Europea deber ser informada de la sesin de apertura de plicas. Podr estar representado
en calidad de observador en la apertura de plicas y recibir copia de cada oferta.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesario informar a la Comisin Europea de la sesin de apertura de plicas y no participar en
ella.
El presidente deber comprobar que ningn miembro del comit de evaluacin pueda tener un conflicto
de intereses por su vinculacin con alguno de los licitadores (sobre la base de la lista de candidatos
preseleccionados, las ofertas recibidas, los miembros de los consorcios y los subcontratistas
identificados). Vase el punto 2.8.2.
El comit deber decidir si las ofertas cumplen o no los requisitos formales. El resumen de las ofertas
recibidas, que se adjuntar al informe de apertura de plicas (vase el anexo D6), deber utilizarse para
registrar la conformidad de cada una de las ofertas con los requisitos formales de presentacin. Deber
ponerse a disposicin de los licitadores que lo soliciten.
2014
124

Las garantas de licitacin debern restituirse a los licitadores que no cumplan los requisitos formales de
presentacin. Esto implica que las ofertas que lleguen despus del plazo de presentacin tambin
debern abrirse (despus de la sesin de apertura) para que las garantas puedan ser restituidas.

5.3.9.4.

Evaluacin de las ofertas

El comit de evaluacin deber utilizar la tabla de conformidad administrativa y la tabla de evaluacin


publicadas en el expediente de licitacin.
En el proceso de evaluacin tcnica, el comit de evaluacin analizar los aspectos comerciales y, si
procede, el componente de servicio de las ofertas para determinar si cumplen los requisitos
establecidos en el expediente de licitacin. Los resultados se consignarn en una tabla que permita
responder S o NO a todos los elementos especificados en el expediente de licitacin. No deber
utilizarse ningn mtodo basado en la atribucin de puntos. No deber utilizarse ningn mtodo basado
en la atribucin de puntos. Si la oferta se reparte en lotes, deber evaluarse cada lote.
Con el acuerdo de la mayora de los miembros con voto del comit de evaluacin, el presidente podr
dirigirse por escrito a los licitadores cuyas ofertas requieran alguna aclaracin, pidindoles que
respondan en un plazo razonable que fijar el comit de evaluacin.
Parte 1: Conformidad administrativa
Antes de proceder a la evaluacin pormenorizada de las ofertas, el comit de evaluacin comprobar su
conformidad con los requisitos fundamentales establecidos en el expediente de licitacin (es decir, la
tabla de conformidad administrativa).
Se considerar que una oferta es conforme cuando satisface todas las condiciones, procedimientos y
especificaciones fijados en el expediente de licitacin sin desviaciones ni restricciones sustanciales. Las
desviaciones o restricciones importantes son las que afectan al mbito, la calidad o la ejecucin del
contrato, o las que se apartan de manera sustancial del expediente de licitacin o limitan los derechos
del rgano de contratacin o las obligaciones del licitador en virtud del contrato y afectan a la situacin,
respecto de la competencia, de los licitadores que hayan presentado ofertas conformes.
Se examinar la conformidad administrativa de cada oferta con el expediente de licitacin, con arreglo a
la tabla de conformidad publicada.
La conformidad administrativa de cada una de las ofertas deber constar en el informe de evaluacin
(vase el anexo D7).
Parte 2: Conformidad tcnica de las ofertas
La evaluacin tcnica pormenorizada de las ofertas se efectuar despus de comprobar la conformidad
administrativa. Los criterios aplicables sern los publicados en el expediente de licitacin y, por ende,
deber utilizarse la tabla de evaluacin incluida en el expediente de licitacin. El comit de evaluacin o
sus miembros no podrn en ningn caso modificar la tabla de evaluacin que fue comunicada a los
licitadores en el expediente de licitacin. El objetivo de esta evaluacin ser determinar si las ofertas
admitidas cumplen los requisitos tcnicos mnimos y los criterios de seleccin.
Norma de origen: Todas las ofertas debern cumplir la norma en virtud de la cual los bienes adquiridos
y los materiales que se incorporen a obras permanentes debern cumplir los requisitos mencionados en
el punto 2.3.1. Las ofertas que incumplan la norma de origen debern desestimarse. La norma de origen
no se aplicar al equipo que el contratista utilice para la construccin, salvo que el pliego de condiciones
estipule explcitamente que ese equipo se convertir en plena propiedad del rgano de contratacin al
final del contrato. Para ms informacin, vase el punto 2.3.1.
2014
125

Nacionalidad de los subcontratistas: El comit de evaluacin deber comprobar en esta fase que las
nacionalidades de los subcontratistas indicados en la oferta tcnica cumplen el requisito de nacionalidad
del punto 2.3.1.
Tras la evaluacin de las ofertas, el comit de evaluacin se pronunciar sobre la conformidad de cada
oferta tcnica, clasificndolas en ofertas conformes y no conformes desde el punto de vista
tcnico.

5.3.9.5.

Evaluacin de las ofertas financieras

Una vez concluida la evaluacin tcnica, el comit de evaluacin comprobar que las ofertas financieras
no contengan errores aritmticos obvios. Los errores aritmticos obvios se corregirn sin penalizacin
para el licitador. Si la oferta est dividida en varios lotes, se compararn las ofertas financieras de cada
lote. La evaluacin financiera deber destacar la mejor propuesta financiera de cada lote, teniendo en
cuenta los posibles descuentos concedidos.
Para un ejemplo de tratamiento de los descuentos, vase el punto 4.3.9.5.

5.3.9.6.

Eleccin del adjudicatario

El adjudicatario ser el que presente la oferta menos onerosa, clasificada entre las ofertas que cumplen
los criterios tcnicos durante la evaluacin tcnica. Ser la oferta ganadora, siempre que su importe sea
inferior o igual al presupuesto asignado al contrato.
Si dicha oferta supera el presupuesto mximo disponible para el contrato, se aplicar lo dispuesto en el
punto 5.2.5.1., letra c).
Ofertas anormalmente bajas
Los rganos de contratacin podrn rechazar las ofertas que resulten anormalmente bajas en relacin
con las obras de que se trata.
No obstante, el rechazo no ser automtico meramente por esa razn.
Deber solicitarse del licitador en cuestin, por escrito, que proporcione detalles de los elementos
constitutivos de su oferta, en particular los que se refieran al cumplimiento de la legislacin sobre
proteccin del empleo y las condiciones de trabajo en el lugar del contrato, como el mtodo de
construccin, las soluciones tcnicas escogidas o cualesquiera condiciones excepcionalmente favorables
a disposicin del licitador, la originalidad de la oferta, etc.
Teniendo en cuenta las pruebas presentadas por los licitadores, el rgano de contratacin decide
rechazar la oferta o no.
Tanto dicha decisin como su justificacin debern constar en el informe de evaluacin.

PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED


Si dos ofertas se consideran equivalentes, se dar preferencia:
-

al licitador de un pas ACP; o


en su defecto, al licitador que:
permita el mejor uso posible de los recursos fsicos y humanos de los Estados ACP;
ofrezca las mejores posibilidades de subcontratacin a las sociedades, empresas o personas fsicas de

2014
126

los Estados ACP; o


- sea un consorcio de personas fsicas, sociedades y empresas de Estados ACP y de la Unin Europea.
Si se permiten expresamente variantes en el expediente de licitacin, las soluciones alternativas se
calificarn separadamente. En tal caso, el rgano de contratacin las tendr en cuenta si:
- son presentadas por el contratista seleccionado al final de la evaluacin; y
- cumplen los requisitos establecidos en el expediente de licitacin, alcanzando al menos la calidad y
las prestaciones mnimas requeridas por las especificaciones tcnicas; y
- el precio de la variante propuesta no supera el precio de la oferta ganadora.
Corresponder al comit de evaluacin comparar la variante y la oferta inicial, y recomendar la mejor
solucin al rgano de contratacin.

5.3.9.7.

Conclusiones del comit de evaluacin

Como resultado de sus deliberaciones, el comit de evaluacin podr formular cualquiera de las
recomendaciones siguientes:
o

Adjudicar el contrato al licitador que haya presentado una oferta:


que cumpla los requisitos formales y de elegibilidad;
cuyo presupuesto total sea igual o inferior al presupuesto mximo disponible para el
proyecto;
que rena los requisitos tcnicos mnimos indicados en el expediente de licitacin; y
-

que sea la oferta menos onerosa (adems de cumplir todos los requisitos mencionados).

Anular la licitacin (vase el punto 2.4.13.).

GESTIN DIRECTA:
El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se har constar en un informe de
evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo D7) que deber ser firmado por el presidente, el
secretario y todos los evaluadores. El informe de evaluacin deber remitirse a los servicios
competentes de la Comisin Europea, que decidirn si aceptan o no las recomendaciones del comit.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se har constar en un informe de
evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo D7) que deber ser firmado por el presidente, el
secretario y todos los evaluadores. El informe de evaluacin deber remitirse a los servicios
competentes del rgano de contratacin, que decidirn si aceptan o no las recomendaciones del comit.
Adems, el rgano de contratacin someter el informe de evaluacin y la correspondiente propuesta
de decisin a la Comisin Europea para su aprobacin. Si hay una propuesta de adjudicacin y la
Comisin Europea no ha recibido an una copia de las ofertas, debern remitrsele esos documentos.
Si la Comisin Europea no acepta la decisin propuesta, deber escribir al rgano de contratacin
motivando su decisin. La Comisin Europea tambin podr sugerir al rgano de contratacin cmo
debe proceder y especificar las condiciones en las que podra refrendar un contrato propuesto en
funcin del procedimiento de licitacin.
2014
127

Si la Comisin Europea aprueba la propuesta de decisin, el rgano de contratacin podr iniciar la


adjudicacin del contrato (vase el punto 5.3.11.) o anular la licitacin, segn lo decidido.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea si el rgano de contratacin sigue las
recomendaciones del comit de evaluacin.
Todo el procedimiento de evaluacin, incluida la notificacin de la adjudicacin del contrato al
adjudicatario, deber desarrollarse durante el perodo de validez de las ofertas. Conviene tener
presente el riesgo de que el adjudicatario ya no est en condiciones de confirmar su oferta si se
prolonga en exceso el procedimiento de evaluacin.
Sin perjuicio de la legislacin del rgano de contratacin sobre el acceso a los documentos, todo el
procedimiento de licitacin ser confidencial, desde el final de la sesin de apertura de plicas hasta la
firma del contrato por ambas partes. Las decisiones del comit de evaluacin sern colectivas y sus
deliberaciones se mantendrn en secreto. Los miembros del comit de evaluacin y los posibles
observadores tendrn la obligacin de guardar secreto. Si su legislacin entra en conflicto con la
confidencialidad requerida, el rgano de contratacin deber obtener una autorizacin previa de la
Comisin Europea antes de desvelar cualquier informacin.
El informe de evaluacin ser de uso exclusivamente oficial y no podr ser divulgado a los licitadores ni
a ninguna otra parte que no sean los servicios autorizados del rgano de contratacin, la Comisin
Europea o las autoridades de supervisin (por ejemplo, el Tribunal de Cuentas).

5.3.10. Anulacin del procedimiento de licitacin


Vase el punto 2.4.13.
Los licitadores tendrn derecho a recuperar sin demora su garanta de licitacin. Si la licitacin se anula
antes de la sesin de apertura de plicas, los sobres cerrados y precintados debern devolverse a los
licitadores.

5.3.11. Adjudicacin del contrato


5.3.11.1. Notificacin al adjudicatario
Vase el apartado 2.9. y el punto 2.4.12. (para la clusula suspensiva).

5.3.11.2. Firma del contrato


Vase el apartado 2.9.
El contrato propuesto deber ajustarse al anexo D4.

5.3.11.3. Publicacin de la adjudicacin del contrato


Vase el apartado 2.9.

2014
128

5.4. Procedimiento restringido (para contratos por un importe igual o superior

a 5 000 EUR)
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Por las caractersticas de algunas obras, podr recurrirse a la licitacin restringida. Los servicios
competentes de la Comisin Europea debern dar su aprobacin previa para el recurso a este enfoque y
podrn proporcionar asistencia tcnica puntual.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea. Si se propone recurrir a este mtodo, el
rgano de contratacin deber justificarlo en el informe de evaluacin y comunicarlo a la Comisin
Europea.

5.4.1. Publicidad
Para garantizar una participacin los ms amplia posible en las licitaciones y la transparencia adecuada,
el rgano de contratacin deber publicar anuncios de informacin previa y anuncios de contrato para
todos los contratos de obras por importe igual o superior a 5 000 000 EUR.

5.4.1.1.

Publicacin del anuncio de informacin previa

Al menos treinta das antes de la publicacin del anuncio de contrato, salvo circunstancias
excepcionales, deber publicarse un anuncio de informacin previa en el que se precisen las
caractersticas especficas de la licitacin que se va a convocar.
El anuncio de informacin previa se enviar lo antes posible tras la decisin por la que se aprueba el
programa para los contratos de obras y deber exponer de forma sucinta el objeto y el contenido de los
contratos de que se trate (vase el anexo D1). La publicacin de un anuncio de informacin previa no
compromete al rgano de contratacin a financiar los contratos mencionados; por consiguiente, los
candidatos no debern presentar sus solicitudes en esa fase.
Corresponder al rgano de contratacin redactar el anuncio de informacin previa utilizando el modelo
que figura en el anexo D1 y enviarlo en formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin
en EuropeAid y en el Diario Oficial (vanse las directrices de publicacin del anexo A11e). Si procede, el
rgano de contratacin se encargar de la publicacin local simultnea y de la publicacin en cualquier
otro medio de comunicacin adecuado.
GESTIN DIRECTA, GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS Y GESTIN INDIRECTA CON
CONTROLES A POSTERIORI:
Los anuncios de informacin previa debern enviarse para su publicacin a los servicios competentes de
la Comisin Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo D1, al menos
quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin.

5.4.1.2.

Publicacin de los anuncios de contrato

Cuando hayan transcurrido al menos treinta das desde la publicacin del anuncio de informacin
previa, deber publicarse el anuncio de contrato en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web
de EuropeAid (https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome)
y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado.

2014
129

La Comisin Europea (en representacin del rgano de contratacin) se responsabilizar de la


publicacin en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid. Si el anuncio de
contrato se publica a escala local, el rgano de contratacin deber encargarse de ello.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
Los anuncios de contrato debern enviarse para su publicacin a los servicios competentes de la
Comisin Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo D2, al menos
quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Adems de lo anterior, el pliego de condiciones definitivo, deber presentarse a la Comisin Europea, al
mismo tiempo o con anterioridad, para demostrar que el anuncio de contrato propuesto corresponde a
los objetivos del contrato.
El anuncio de contrato deber permitir a los posibles candidatos disponer de la informacin necesaria
para valorar su capacidad de ejecutar debidamente el contrato de que se trate.
Los criterios de seleccin definidos en el anuncio de contrato debern:

estar expuestos claramente, sin ambigedad alguna;

ser fciles de comprobar, en funcin de la informacin facilitada en el formulario de solicitud


normalizado (vase el anexo D4c);

estar concebidos de tal modo que sea posible evaluar de forma inequvoca (S/NO) si los
candidatos cumplen un criterio de seleccin determinado;

poder ser demostrados por el licitador.

Los criterios de seleccin que figuran en los anexos de esta Gua Prctica se dan a ttulo de ejemplo y
debern adaptarse en funcin de la naturaleza, el coste y la complejidad del contrato.
El plazo concedido a los candidatos para la presentacin de solicitudes deber ser lo suficientemente
amplio como para hacer posible una competencia efectiva. El plazo mnimo para la recepcin de las
solicitudes ser de treinta das a partir de la fecha de publicacin del anuncio en el Diario Oficial de la
Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid. El plazo real depender de la magnitud y de la
complejidad del contrato.
Si el rgano de contratacin tambin pblica a escala local el anuncio de contrato, este deber ser
idntico al anuncio de contrato publicado por la Comisin Europea en el Diario Oficial y en el sitio web
de EuropeAid y su publicacin deber ser simultnea.
El anuncio de contrato deber ser lo suficientemente claro como para evitar que los candidatos soliciten
aclaraciones o informacin complementaria durante el procedimiento. Ahora bien, los candidatos
podrn plantear preguntas si lo consideran necesario. Si el rgano de contratacin modifica el anuncio
de contrato, ya sea en respuesta a una pregunta o por iniciativa propia, deber presentar una correccin
de errores que incluya los cambios para su publicacin por los servicios competentes de la Comisin
Europea (vase el anexo A5b). La correccin de errores se publicar, a ms tardar, siete das despus de
la solicitud de publicacin. La correccin de errores deber ser publicada antes de la fecha lmite de
presentacin y el plazo podr prorrogarse para permitir a los candidatos tener en cuenta los cambios.
Cabe recordar que, en el marco de una aclaracin, el rgano de contratacin no podr pronunciarse
sobre la evaluacin de la solicitud.
2014
130

Si procede aclarar la informacin del anuncio de contrato, sin que sea necesario modificarlo, deber
publicarse una aclaracin en la pgina web de EuropeAid.

5.4.2. Preseleccin
Corresponder a un comit de evaluacin, nombrado por el rgano de contratacin y compuesto por un
presidente y un secretario, ambos sin voto, y un nmero impar de miembros con voto (los evaluadores)
preseleccionar candidatos.
Deber haber al menos cinco evaluadores. Debern poseer los conocimientos tcnicos y administrativos
necesarios para emitir un juicio cualificado sobre las candidaturas. Todos los miembros debern poseer
un dominio razonable de la lengua en la que estn redactadas las candidaturas presentadas. Todos los
miembros del comit de evaluacin debern firmar una declaracin de imparcialidad y confidencialidad
(vase el anexo A4). Para las responsabilidades de los miembros del comit de evaluacin, vase el
punto 2.8.3.
GESTIN DIRECTA:
El comit de evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los evaluadores) deber ser nombrado a
ttulo personal por la Comisin Europea.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Los miembros del comit de evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los evaluadores) debern
ser nombrados a ttulo personal por el rgano de contratacin y los nombramientos debern
presentarse a la Comisin Europea para su aprobacin. La Comisin Europea deber participar como
observador. Se considerar que la composicin del comit de evaluacin ha sido aprobada si la Comisin
Europea no presenta objeciones en el plazo de cinco das laborables. Como regla general, la Comisin
Europea designar a un observador para asistir a todas las reuniones del comit de evaluacin o a parte
de ellas. Se precisar la aprobacin previa de la Comisin Europea para que otros observadores puedan
asistir.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
El comit de evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los evaluadores) deber ser nombrado a
ttulo personal por el rgano de contratacin.
El procedimiento de seleccin consistir en lo siguiente:
- elaboracin de una lista general (vase el modelo que figura en el anexo D4) en la que queden
reseadas todas las solicitudes recibidas;
- exclusin de los candidatos no elegibles (vase el punto 2.3.1.) o que se encuentren en una de las
situaciones descritas en los puntos 2.3.3. y 2.3.4.;
- aplicacin de los criterios de seleccin, exactamente tal como fueron publicados.
Para la presentacin de los documentos justificativos en relacin con los criterios de exclusin y
seleccin, vanse los puntos 2.3.3. y 2.4.11.
Tras examinar las respuestas al anuncio de contrato, el comit de evaluacin preseleccionar los
candidatos que presenten las mejores garantas de ejecutar debidamente el contrato.
La preseleccin deber incluir entre cuatro y seis candidatos.
2014
131

Si el nmero de candidatos elegibles que cumplan los criterios de seleccin es superior a seis, se
aplicarn los criterios adicionales publicados en el anuncio de contrato para reducir a ocho los mejores
candidatos. Para ms informacin, vase el punto 2.4.11. Criterios de seleccin.
Si el nmero de candidatos elegibles que cumplan los criterios de seleccin es inferior al mnimo de
cuatro, el rgano de contratacin solo podr invitar a presentar una oferta a los candidatos que
cumplan dichos criterios. Deber obtenerse la aprobacin previa de la Comisin Europea antes de
aceptar una competencia reducida entre menos de cuatro candidatos. Esa aprobacin previa podr
concederse tras una comprobacin que demuestre que el calendario de la publicacin, los criterios de
seleccin aplicados y el alcance de las obras en relacin con el presupuesto fueron satisfactorios. Todo
ello deber justificarse en el informe de evaluacin.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Deber solicitarse la aprobacin previa de la Comisin Europea para invitar a menos de cuatro
candidatos.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea.
El proceso de preseleccin y la lista de preseleccin final resultante debern justificarse plenamente en
un informe de preseleccin (vase el modelo que figura en el anexo D5).
Antes de que el comit de evaluacin apruebe la preseleccin, el rgano de contratacin deber
comprobar que ningn candidato (incluidos los socios) figura en situacin de exclusin en el Sistema de
Alerta Rpida.
Firmarn el informe de preseleccin el presidente, el secretario y todos los evaluadores.
GESTIN DIRECTA:
El informe de preseleccin deber someterse a la Comisin Europea para su aprobacin; esta deber
decidir si acepta o no sus recomendaciones, antes de que se invite a los candidatos seleccionados a
presentar una oferta.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El informe de preseleccin deber someterse a la aprobacin del rgano de contratacin, que decidir si
acepta o no sus recomendaciones. A continuacin, el rgano de contratacin someter el informe de
preseleccin y su recomendacin a la Comisin Europea para su aprobacin.
Si la Comisin Europea no acepta la recomendacin del rgano de contratacin, deber escribirle
motivando su decisin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea si el rgano de contratacin sigue las
recomendaciones del comit de evaluacin.
El rgano de contratacin deber informar a los candidatos que no hayan sido seleccionados mediante
carta tipo, cuyo formato que figura en el anexo D7. Los candidatos seleccionados recibirn una carta de
convocatoria para la presentacin de ofertas junto con el expediente de licitacin (vase el modelo que
figura en el anexo Dr8a). La lista de preseleccin final se publicar simultneamente en el sitio web de
EuropeAid.
2014
132

Corresponder al rgano de contratacin preparar el anuncio de preseleccin utilizando el modelo que


figura en el anexo D6 y remitirlo en formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin en el
sitio web de EuropeAid en el momento de lanzar la licitacin.
Si los candidatos no seleccionados solicitan informacin complementaria, se les podr dar cualquier
informacin que no sea confidencial, por ejemplo, las razones por las que una referencia no cumple los
criterios tcnicos de seleccin, ya que esto podr ayudarles para ser seleccionados en futuras ofertas.
El plazo mnimo entre la fecha de envo de las cartas de convocatoria y la fecha lmite fijada para la
recepcin de las ofertas ser de sesenta das.
Las medidas aplicables en el marco de un procedimiento abierto, segn se establece en los puntos 5.3.2.
a 5.3.11.3., se aplicarn por analoga al resto del procedimiento restringido para los contratos de obras.

5.5. Licitacin abierta local (para contratos de entre 300 000 EUR y menos de

5 000 000 EUR)


En tal caso, la publicacin de un anuncio de informacin previa no ser obligatoria y el anuncio de
contrato no se publicar en el Diario Oficial de la Unin Europea, sino tan solo en el pas beneficiario y
en el sitio web de EuropeAid, con la direccin en que las empresas podrn obtener informacin
complementaria. El anuncio de contrato para una licitacin local deber publicarse al menos en el
boletn oficial del pas beneficiario o en un medio equivalente. Esa publicacin ser responsabilidad del
pas beneficiario.
Dado que el coste de la publicacin del anuncio de contrato ntegro en los medios de comunicacin
nacionales puede ser elevado, el modelo que figura en el anexo D3 recoge la informacin mnima que
debe contener el anuncio publicado a escala nacional. No obstante, el texto ntegro del anuncio de
contrato deber poder obtenerse en la direccin indicada en la publicacin, junto con el expediente de
licitacin.
Es importante recordar que las licitaciones abiertas locales debern garantizar la participacin de otros
contratistas aptos en la misma medida que la de los contratistas locales. Estar prohibida toda condicin
destinada a restringir la participacin de otros contratistas aptos (por ejemplo, la obligacin de
registrarse en el pas beneficiario, de que se les hayan adjudicado ya contratos locales, etc.).
En este procedimiento, el plazo mnimo entre la fecha de publicacin del anuncio de contrato en la
prensa local y la fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas ser de sesenta das. No obstante, en
casos excepcionales, podr concederse un plazo ms breve, previa autorizacin de los servicios
competentes de la Comisin Europea.
Si resulta imposible identificar a los posibles licitadores en una licitacin abierta local, deber publicarse
un anuncio de aclaracin o correccin en la que figuren los cambios introducidos en el expediente de
licitacin. Podr concederse una prrroga del plazo de recepcin de las ofertas para que los candidatos
puedan tener en cuenta los cambios. Cualquier aclaracin realizada durante el procedimiento de
licitacin deber publicarse a escala local y en el sitio web de EuropeAid, y deber adjuntarse una
referencia a la misma en el anuncio de contrato recapitulativo (anexo D3).
Las medidas aplicables en el marco de un procedimiento abierto, segn se establece en el punto 5.3., se
aplicarn por analoga en el procedimiento restringido para los contratos de obras. La diferencia
principal radica en que el nmero mnimo de evaluadores en el comit de evaluacin ser de tres.
PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED
2014
133

En el caso de los contratos de obras por un importe igual o inferior a 5 000 000 EUR, los licitadores de
los Estados ACP se beneficiarn, siempre que como mnimo una cuarta parte del capital y del personal
de direccin sea originario de uno o varios Estados ACP, de una preferencia del 10 % en la comparacin
de las ofertas de calidad econmica y tcnica equivalente.

5.6. Procedimiento negociado en rgimen competitivo


El rgano de contratacin podr adjudicar contratos por un importe inferior a 300 000 EUR mediante un
procedimiento negociado en rgimen competitivo, sin publicacin del anuncio de contrato. El rgano de
contratacin elaborar una lista de al menos tres contratistas de obras, justificando su eleccin. Los
candidatos seleccionados recibirn la carta de convocatoria de licitacin junto con el expediente de
licitacin. El anuncio de contrato no se publicar, pero se incluir en el expediente de licitacin, ya que
contiene informacin importante para las empresas invitadas a participar en la licitacin.
Las ofertas debern remitirse al rgano de contratacin a la direccin indicada en la convocatoria para la
presentacin de ofertas, a ms tardar en la fecha y hora sealadas en dicha convocatoria. Deber
concederse a los candidatos seleccionados un plazo mnimo de treinta das a partir de la fecha de envo
de la carta de convocatoria.
Las ofertas debern ser abiertas y evaluadas por un comit de evaluacin que disponga de la
cualificacin tcnica y administrativa necesaria, designado por el rgano de contratacin.
Si, tras la consulta de los licitadores, el rgano de contratacin recibe solamente una oferta que sea
administrativa y tcnicamente vlida, podr adjudicarse el contrato a condicin de que se cumplan los
criterios de adjudicacin.
En caso de producirse un fallo en el procedimiento negociado en rgimen competitivo, el contrato podr
adjudicarse mediante el procedimiento negociado previa, aprobacin de los servicios competentes de la
Comisin Europea. El resto del procedimiento (incluida la preparacin del expediente de licitacin, la
evaluacin de las ofertas y la adjudicacin del contrato) ser el mismo que para el procedimiento
abierto internacional (vanse los puntos 5.3.2. a 5.3.11.2.).
El rgano de contratacin podr adjudicar los contratos de obras por un importe inferior o igual a
20 000 EUR sobre la base de una sola oferta. Vase el punto 2.4.8.
PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED:
En el caso de los contratos de obras por un importe igual o inferior a 5 000 000 EUR, los licitadores de
los Estados ACP se beneficiarn de una preferencia del 10 % en la comparacin de las ofertas de calidad
econmica y tcnica equivalente, siempre que como mnimo una cuarta parte del capital y del personal
de direccin sea originario de uno o varios Estados ACP.

5.7. Modificacin de los contratos de obras


Vase el apartado 2.10. para informacin de carcter general sobre la modificacin de los contratos.
Si no es necesario modificar el contrato
En la gran mayora de los casos, en el contrato de obras se estipula que las obras se pagan por medicin:
en esos contratos, las cantidades indicadas en los estados de mediciones son estimaciones, como lo es
el precio inicial del contrato derivado de esas cantidades estimadas.

2014
134

Cuando se presente una solicitud de pago, el supervisor medir, para cada partida, las cantidades reales
de obra ejecutada y calcular el importe debido aplicando las tarifas unitarias.
Los aumentos con respecto al precio inicial del contrato, que se deban tan solo a la diferencia entre la
cantidad real medida y el estado de mediciones o la lista de precios, no representarn un cambio del
contrato y no requerirn una orden administrativa de modificacin del contrato ni un apndice.
Por analoga, tendr el mismo efecto la aplicacin de la clusula de revisin de precios del contrato. Una
vez ms, dado que la frmula de revisin de precios ya ha sido acordada por las Partes Contratantes en
el contrato inicial, el contrato no deber modificarse para permitir el aumento con respecto al precio
inicial del contrato en respuesta a ese efecto.
No podr utilizarse un apndice del contrato ni una orden administrativa para obtener obras
complementarias que no sean necesarias para la plena realizacin del contrato inicial.
Orden administrativa
En un contrato de obras, el supervisor tendr la facultad de emitir una orden administrativa para
modificar cualquier parte de las obras en caso necesario para el buen fin y funcionamiento de las obras.
Esas modificaciones podrn consistir en aadidos, supresiones, sustituciones, cambios de calidad o
cantidad, forma, naturaleza, tipo, posicin, dimensin, nivel o alineamiento y en cambios en la
secuencia, el mtodo o el calendario de ejecucin de las obras. Vase el artculo 37 de las condiciones
generales.
El contratista estar obligado a realizar los cambios solicitados. No podr diferir las obras ordenadas a la
espera de una decisin sobre una posible solicitud de ampliacin del perodo de ejecucin o de pago
adicional.
Apndice
Las modificaciones del contrato que no sean objeto de una orden administrativa debern formalizarse
mediante un apndice. Para las obras complementarias que no figuren en el contrato inicial y que,
debido a circunstancias imprevisibles, sean necesarias para la ejecucin de las obras contratadas, podr
adoptarse un apndice con arreglo a las condiciones que figuran en el punto 5.2.5.1., letra b).
Deber expedirse un apndice si el cambio supone un incremento o una reduccin del valor total de las
obras en un 15 % del precio del contrato inicial.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Si se solicita financiacin adicional de la UE, deber ser aprobada por la Comisin Europea antes de que
el rgano de contratacin adopte compromiso alguno.
El perodo total de ejecucin de un contrato de obras incluir el plazo de ejecucin de las obras y el
perodo de garanta entre la recepcin provisional y definitiva. Durante ese tiempo, los plazos de
ejecucin podrn ampliarse mediante una orden administrativa o un apndice al contrato, incluso
despus del vencimiento del perodo de aplicacin especificado en el contrato.
El contratista se comprometer a finalizar las obras y el rgano de contratacin, a pagar las obras
certificadas. Esos compromisos y el contrato seguirn siendo vlidos incluso si el contratista no finaliza
las obras en el plazo indicado en el contrato, en cuyo caso la indemnizacin por retraso podr deducirse
de los importes adeudados.

2014
135

6. Subvenciones
A efectos del presente apartado, se entender por beneficiario de la subvencin: i) el beneficiario
nico de la subvencin (en caso de subvenciones con un beneficiario nico) o ii) todos los beneficiarios
de la subvencin (en caso de subvenciones con varios beneficiarios).
Salvo que se especifique lo contrario, el solicitante y los cosolicitantes sern denominados
conjuntamente, en lo sucesivo, los solicitantes.

6.1. Normas bsicas aplicables a los contratos de subvencin

6.1.1. Definicin
Una subvencin es una donacin financiera o un pago no comercial que el rgano de contratacin, con
cargo al Presupuesto de la UE o al FED, concede a un beneficiario especfico de subvencin para
financiar:
-

una accin destinada a promover la realizacin de un objetivo de las polticas de la Unin


(subvencin de actividades);

o el funcionamiento (es decir, los costes de funcionamiento) de una entidad que persiga un objetivo
de inters general europeo y apoye las polticas de la Unin Europea (subvencin operativa)38.

Las entidades que firman un contrato de subvencin se denominan beneficiarias de la subvencin y


no deben confundirse con el pas beneficiario, el beneficiario final de la operacin39 o el grupo
destinatario40. Puede tratarse de entidades con fines educativos, formativos, informativos, de
innovacin o investigacin y estudio de las polticas europeas, o de cualquier actividad que contribuya al
fomento de la ciudadana otros derechos humanos, as como de organismos europeos de normalizacin;
o una entidad legal representativa de organismos sin nimo de lucro que operen en los Estados
miembros o en terceros pases candidatos, que promuevan principios y polticas inscritos en los
objetivos de los Tratados.
Las subvenciones deben distinguirse de otros compromisos jurdicos en materia de acciones exteriores y
han de ajustarse a las normas pertinentes. Un contrato de subvencin difiere de un procedimiento de
contratacin pblica en varios aspectos:

38

Para el Reglamento Financiero del 11 FED y el Reglamento Financiero modificado del 10 FED
(crdito-puente), el inters u objetivo pertinente se define del modo siguiente: a) una accin destinada a
contribuir a la consecucin de un objetivo del Acuerdo de Coton o de la Decisin de Asociacin Ultramar, o de
un programa o proyecto adoptado de conformidad con dicho Acuerdo o Decisin; o b) el funcionamiento de un
organismo que persiga uno de los objetivos contemplados en la letra a).

39

Beneficiarios finales, los que se beneficiarn del proyecto a largo plazo en la sociedad o en el sector en
general.

40

Grupos destinatarios, grupos o entidades a los que los objetivos del proyecto afectarn de forma directa y
positiva.

2014
136

Contratacin pblica
= compra
Compra de servicios,
suministros u obras

Subvenciones
= entrega de dinero
Propuesta de un solicitante de contribuir
a la consecucin de un objetivo poltico
mediante:

Objeto

- un proyecto (subvencin de
actividades);
o
- los costes de funcionamiento del
solicitante (subvencin operativa)
rgano de contratacin

Propietario de los
Beneficiario de la subvencin
resultados

100 % de los costes

Contribucin
financiera

La Unin financia una parte de los costes


que pueden acogerse a financiacin de la
UE. El beneficiario de la subvencin (u
otro donante) financia la otra parte.

Autorizados

Beneficios

Prohibidos

Una subvencin est destinada a una accin propuesta por un solicitante al rgano de contratacin, en
el marco habitual de las actividades del beneficiario. En ello radica su diferencia respecto de un
contrato, en el que el rgano de contratacin elabora el pliego de condiciones aplicable al proyecto que
desea llevar a cabo.
Los solicitantes podrn actuar individualmente o con cosolicitantes: ahora bien, si se les adjudica el
contrato de subvencin, tanto el solicitante como los cosolicitantes (en su caso) sern los beneficiarios
de la subvencin.
La accin deber estar claramente identificada. No podr dividirse una accin para eludir las normas
definidas en esta Gua Prctica.
El beneficiario de la subvencin ser responsable de la ejecucin de la accin y ser propietario de sus
resultados. Por el contrario, en el caso de los contratos, los resultados de la accin son propiedad del
rgano de contratacin.
El beneficiario de la subvencin suele contribuir a la financiacin de la accin, salvo que la financiacin
plena por parte de la Unin sea imprescindible para realizar la accin (vase el punto 6.3.9.). En el caso
de los contratos, el contratista no aporta su contribucin financiera al proyecto. El importe de un
contrato es un precio determinado de conformidad con las reglas de competencia.
Las subvenciones no podrn generar beneficios (es decir, deber limitarse al importe necesario para
equilibrar los ingresos y los gastos de la accin, vase el punto 6.3.10.), salvo que su objetivo sea
reforzar la capacidad financiera del beneficiario o generar ingresos para las acciones exteriores. La
norma de no rentabilidad se aplica a la accin y no necesariamente al beneficiario de la subvencin.
El hecho de que un organismo sea un organismo sin nimo de lucro no significa que solo pueda celebrar
contratos de subvencin; los organismos sin nimo de lucro pueden ser adjudicatarios de contratos.
2014
137

Solo podr firmarse un contrato de subvencin si la accin cumple los requisitos mencionados.
A continuacin se mencionan algunos actos que no constituyen subvenciones en virtud del Reglamento
Financiero de la UE41:
-

presupuestos-programas,

contratos pblicos42,

ayuda macrofinanciera, apoyo presupuestario y para reducir la carga de la deuda,

pagos realizados a organismos en los que se hayan delegado competencias de ejecucin


presupuestaria en virtud de los artculos 58, 59 y 60 del Reglamento Financiero de la UE43 (por
ejemplo, organizaciones internacionales, organismos nacionales de los Estados miembros o de
terceros pases, etc.),

instrumentos financieros a efectos de lo dispuesto en los artculos 139 y 140 del Reglamento
Financiero de la UE, incluidas las bonificaciones de intereses correspondientes. N.B.: las
bonificaciones de intereses y las subvenciones de primas de garantas que no estn combinadas en
una nica medida con instrumentos financieros se asimilarn a subvenciones, pero no estarn
sujetas a la norma de cofinanciacin y no rentabilidad.

En principio, las subvenciones abonadas en rgimen de gestin directa e indirecta con los pases socios
debern atenerse a las normas que figuran en el presente captulo.

6.1.2. Agentes implicados


Tres tipos de agentes pueden recibir financiacin en el marco de un contrato de subvencin:
-

el solicitante

En caso de concederse la subvencin, el solicitante pasar a ser el beneficiario designado como


coordinador en las condiciones particulares del contrato de subvencin. El coordinador ser el
interlocutor principal del rgano de contratacin. Representar a los dems beneficiarios (en su caso),
actuar en su nombre y coordinar la concepcin y la ejecucin de la accin.
-

los cosolicitantes (en su caso), que pasarn a ser los cobeneficiarios tras la concesin de la
subvencin

Los cosolicitantes participarn en el diseo y la ejecucin de la accin, y los gastos contrados sern
subvencionables de la misma manera que los efectuados por el solicitante.
y
-

las entidades afiliadas (en su caso).

nicamente el solicitante y los cosolicitantes sern Partes en el contrato de subvencin.

41

Vase el artculo 121, apartado 2, del Reglamento Financiero de la UE para una lista completa.

42

Artculo 101 del Reglamento Financiero de la UE.

43

Aplicable asimismo al FED segn el artculo 17, apartado 2, del Reglamento Financiero del 11 FED y del
Reglamento Financiero modificado del 10 FED (crdito-puente).

2014
138

Sus entidades afiliadas no sern beneficiarias de la accin, ni Partes en el contrato. Sin embargo,
participarn en el diseo y la ejecucin de la accin, y sern elegibles los gastos contrados (incluidos los
gastos derivados de los contratos de ejecucin y la ayuda financiera a terceros), siempre que cumplan
todas las disposiciones pertinentes que ya son aplicables a los beneficiarios conforme al contrato de
subvencin. Las entidades afiliadas debern satisfacer los mismos criterios de elegibilidad que el
solicitante y los cosolicitantes.
Solo las entidades que tengan una relacin estructural con los solicitantes, en particular un vnculo
jurdico o de capital, podrn ser consideradas entidades del mismo grupo que el solicitante y/o los
cosolicitantes.
Ese vnculo estructural abarca principalmente dos conceptos:
i)

El control, tal como se define en la Directiva 2013/34/UE sobre los estados financieros anuales,
los estados financieros consolidados y otros informes afines de ciertos tipos de empresas:
As pues, las entidades afiliadas a un beneficiario pueden ser:
Entidades controladas directa o indirectamente por el beneficiario (empresas filiales o de
primer nivel). Tambin pueden ser entidades controladas por una entidad controlada por el
beneficiario (filiales de segundo nivel) y lo mismo se aplica a los niveles siguientes de
control.

ii)

Entidades que controlen directa o indirectamente a los beneficiarios (empresas matrices).


Asimismo, podrn ser entidades que controlen una entidad que controla al beneficiario.

Entidades bajo el mismo control directo o indirecto que el beneficiario (empresas


asociadas).

La adhesin: el beneficiario est legalmente definido como, por ejemplo, una red, federacin o
asociacin en la que tambin participan las entidades afiliadas propuestas, o el beneficiario
participa en la misma entidad (por ejemplo, una red, federacin o asociacin) que las entidades
afiliadas propuestas.

El vnculo estructural no se limitar a la accin ni se crear con el nico objeto de su ejecucin. Esto
significa que el vnculo existira con independencia de la concesin de la subvencin; deber existir antes
de la convocatoria de propuestas y permanecer vlido tras el final de la accin.
Excepcionalmente, una entidad podr ser considerada afiliada a un beneficiario aunque el vnculo
estructural se haya creado especficamente con el nico objeto de la ejecucin de la accin en el caso de
los solicitantes nicos o beneficiarios nicos. Un solicitante nico o un beneficiario nico es una
entidad constituida por varias entidades (un grupo de entidades) que cumplan conjuntamente los
criterios para la concesin de la subvencin. Por ejemplo, una asociacin formada por sus miembros.
Qu es lo que no se considera entidad afiliada?
No se considerarn entidades afiliadas al beneficiario:
-

Entidades que hayan suscrito un contrato o subcontrato (de contratacin pblica) con un
beneficiario y acten como concesionarios o delegatarios de servicio pblico para un beneficiario.

Entidades que reciban ayuda financiera del beneficiario.

Entidades que cooperen de forma peridica con el beneficiario sobre la base de un memorndum
de acuerdo o compartan algunos activos.

Entidades que han firmado un acuerdo de consorcio en virtud del contrato de subvencin.

2014
139

Cmo comprobar la existencia del vnculo exigido con el beneficiario?


La afiliacin derivada del control puede demostrarse, en particular, sobre la base de las cuentas
consolidadas de los grupos de entidades a los que pertenecen el beneficiario y sus filiales propuestas.
La afiliacin derivada de la adhesin puede demostrarse, en particular, sobre la base de los estatutos u
otro acto equivalente de constitucin de la entidad (red, federacin, asociacin) que el beneficiario
constituya o en la que participe.
Si el anlisis de las cuentas o de los estatutos no prev una vinculacin clara entre el (co)solicitante y la
entidad que presenta como su filial, la entidad podr ser tratada como un (co)solicitante separado en la
misma propuesta. El cambio en el tratamiento de dicha entidad, de entidad afiliada a (co)solicitante, no
podr considerarse sustancial y entra en el mbito de las correcciones que podrn realizarse durante la
fase de finalizacin del contrato de subvencin.
Las siguientes entidades no sern (co)solicitante(s) ni entidades afiliadas:
-

Entidades asociadas

Otras organizaciones podrn participar en la accin. Estas entidades asociadas participarn de forma
efectiva en la accin, pero no podrn recibir financiacin procedente de la subvencin, excepto dietas y
gastos de viaje.
-

Contratistas

Los beneficiarios de la subvencin y sus entidades afiliadas podrn adjudicar contratos. Los asociados o
entidades afiliadas no podrn ser asimismo contratistas del proyecto.
-

Si se autoriza una ayuda financiera en virtud del contrato de subvencin de que se trate:

Los beneficiarios de la subvencin podrn conceder ayuda financiera a terceros. Esos terceros no sern
entidades afiliadas ni asociadas ni contratistas.

6.2.

Formas de las subvenciones

La subvencin se expresar en forma de importe mximo y porcentaje de los costes elegibles. Esto
significa que la contribucin del rgano de contratacin suele cubrir tan solo un porcentaje determinado
de los costes, con arreglo a las normas establecidas en la convocatoria de propuestas. La convocatoria
de propuestas establecer asimismo los importes mximos y mnimos de la contribucin.
La contribucin del rgano de contratacin ser un reembolso de los costes elegibles, establecidos en
funcin de:

los costes reales contrados por el beneficiario o beneficiarios de la subvencin,


una o varias opciones de costes simplificados.

Estas formas de reembolso podrn combinarse para abarcar varias categoras de costes elegibles,
siempre que se cumplan los lmites y las condiciones que establezca la convocatoria de propuestas.
Ejemplo: La subvencin para una accin podr concederse en forma de un importe a tanto alzado que
cubra los costes de equipos junto con los costes unitarios de los gastos personal y el
reembolso de los costes reales correspondientes a otros gastos de funcionamiento. (Vase el
punto 6.2.1.).
2014
140

6.2.1. Opciones de costes simplificados


Las opciones de costes simplificadas podrn adoptar la forma de costes unitarios, cantidades fijas o
importes a tanto alzado. Se determinarn durante la fase de contratacin, y su objetivo es simplificar la
gestin de la subvencin. Para ms informacin, vase el anexo E3a2 (Gua para los solicitantes de
subvenciones - lista de control para las opciones de costes simplificados).
En la fase de propuesta, los solicitantes podrn proponer esa forma de reembolso para algunos costes, y
el rgano de contratacin decidir si los acepta. Las opciones de costes simplificados podrn aplicarse a
una o varias de las lneas de costes directos del presupuesto (es decir, las lneas de costes 1 a 6), o las
subrbricas de costes o algunos elementos especficos de coste en dichas lneas.
Por regla general, el importe total de la financiacin sobre la base de las opciones de costes
simplificadas que podr autorizar el rgano de contratacin (con excepcin de los costes indirectos) no
podr ser superior a 60 000 EUR por cada beneficiario de la subvencin (incluidas las opciones de costes
simplificados propuestas por sus propias entidades afiliadas).
Ahora bien, podran establecerse condiciones distintas mediante una decisin de la Comisin Europea
que, en su caso, debern quedar reflejada en la convocatoria de propuestas44.
En la partida o lnea presupuestaria correspondiente, los solicitantes debern:
- describir la informacin y los mtodos utilizados para establecer los importes de los costes unitarios,
cantidades fijas o a tanto alzado a que se refieren los costes, etc.
- explicar claramente las frmulas para el clculo del importe elegible final
- determinar el beneficiario que recurrir a las opciones de costes simplificados (en caso de entidades
afiliadas, se especificar en primer lugar el beneficiario) para comprobar el importe mximo
correspondiente a cada beneficiario (incluidos, en su caso, las opciones de costes simplificados de sus
entidades afiliadas).
Los importes debern basarse en estimaciones que utilicen datos objetivos, como datos estadsticos o
cualquier otro medio objetivo o referencias al historial certificado o comprobable de los solicitantes. Los
mtodos empleados para determinar las cantidades de costes unitarios, cantidades fijas o a tanto alzado
debern cumplir los criterios establecidos en el anexo E3a2 (Gua para los solicitantes de subvenciones lista de control para las opciones de costes simplificados) y, en particular, garantizar que estas coincidan
en gran medida con los costes reales contrados por el beneficiario de la subvencin (o las entidades
afiliadas), se ajusten a sus prcticas contables, no produzcan beneficios y no cubran gastos que ya estn
cubiertos por otras fuentes de financiacin (se prohbe la doble financiacin). El anexo E3a2 (Gua para
los solicitantes de subvenciones - lista de control para las opciones de costes simplificados) contiene
instrucciones y una lista de controles para evaluar los requisitos mnimos necesarios que ofrezcan
garantas razonables para aceptar los importes propuestos.
Una vez que los importes hayan sido evaluados y aprobados por el rgano de contratacin (tal como se
establece claramente en el presupuesto de la accin45), no podrn ser impugnados en los controles a
44

El rgano de contratacin podr autorizar a los solicitantes a utilizar las opciones de costes simplificadas en el
presupuesto por importes de hasta 60 000 EUR por cada beneficiario y, mediante decisin de la Comisin
Europea, por importes superiores a 60 000 EUR.

45

Vase un ejemplo en el anexo E3a2 (Gua para los solicitantes de subvenciones - lista de control para las
opciones de costes simplificados).

2014
141

posteriori. Esto significa que los auditores no controlarn todos los documentos justificativos para
determinar los costes reales contrados, sino que se centrarn en la aplicacin correcta de las frmulas y
de las entradas correspondientes o de los hechos generadores establecidos en el contrato. Los auditores
no controlarn los costes reales para comprobar si se ha producido una prdida o una ganancia, si bien
los auditores o la Comisin Europea tendrn derecho a acceder a los registros del beneficiario,
especialmente a sus estados contables generales, a efectos estadsticos, metodolgicos o de lucha
contra el fraude (aplicable a todas las formas de subvenciones), de conformidad con el artculo 16 de las
condiciones generales. Esto significa que el beneficiario tendr que conservar los documentos que
demuestren que la subvencin ha sido aplicada efectivamente.
Si una inspeccin o auditora pone de manifiesto que las frmulas utilizada por el beneficiario para
determinar los costes unitarios, las cantidades fijas o a tanto alzado no cumple o que los hechos
generadores no se han producido y que, por tanto, se ha efectuado un pago indebido al beneficiario, el
rgano de contratacin podr recuperar la cantidad de las opciones de costes simplificados.

6.3. Descripcin general


Existen normas estrictas para regular la forma en que se conceden las subvenciones. Las subvenciones
requieren programacin, transparencia e igualdad de trato. No podrn acumularse ni ser concedidas
retroactivamente y, en general, debern suponer una cofinanciacin. El importe especificado en el
contrato de subvencin como importe elegible no podr rebasarse.
Como norma general, con algunas excepciones especficas, la subvencin no podr tener por objeto ni
como efecto generar beneficios para el beneficiario.
Las subvenciones se concedern mediante una decisin de la Comisin Europea notificada al solicitante
seleccionado o mediante un acuerdo escrito (modelo de contrato de subvencin) celebrado con este.
Las subvenciones concedidas en el marco de la accin exterior se adjudicarn mediante acuerdo escrito
(modelo de contrato de subvencin).

6.3.1. Modos de gestin


Vase el apartado 2.2. para una explicacin de los diferentes modos de gestin en materia de acciones
exteriores de la Unin Europea.
Las diferencias relativas a las subvenciones son las siguientes:
GESTIN DIRECTA:
La concesin de las subvenciones corresponder a la Comisin Europea, responsable de publicar los
programas de trabajo y las convocatorias de propuestas, recibir las propuestas, presidir los comits de
evaluacin, pronunciarse sobre los resultados de las convocatorias de propuestas y firmar los contratos.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
La concesin de las subvenciones corresponder al rgano de contratacin designado a tal efecto en el
convenio de financiacin, es decir, el Gobierno o la entidad del pas socio dotada de personalidad
jurdica con quien la Comisin Europea haya celebrado el convenio de financiacin.
Antes de publicar las convocatorias de propuestas, el rgano de contratacin presentar a la Comisin
Europea, para su aprobacin, el programa de trabajo y, en su caso, la Gua para los solicitantes.
En funcin de las decisiones aprobadas, corresponder al rgano de contratacin publicar los programas
2014
142

de trabajo y las convocatorias de propuestas, recibir las propuestas, presidir los comits de evaluacin y
pronunciarse sobre el resultado de las convocatorias de propuestas. El rgano de contratacin deber
presentar a la Comisin Europea, para su aprobacin, el informe de evaluacin y una descripcin
detallada de las subvenciones propuestas y, si procede, los proyectos de contrato. Ahora bien, no ser
necesario el refrendo de los contratos por la Comisin Europea en determinados casos contemplados en
el punto 4.2.3. de la Gua Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas.
Una vez aprobada la subvencin, el rgano de contratacin firmar los contratos y los notificar a la
Comisin Europea. Por regla general, la Comisin Europea estar representada en calidad de observador
en la apertura y en la evaluacin de las propuestas y siempre deber ser invitada.
El rgano de contratacin deber presentar a la Comisin Europea, para su publicacin, los programas
de trabajo, la Gua para los solicitantes y los anuncios de concesin de subvenciones, excepto en los
casos mencionados en la Gua Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
La concesin de las subvenciones corresponder al rgano de contratacin designado a tal efecto en el
convenio de financiacin, es decir, el Gobierno o la entidad del pas beneficiario dotada de personalidad
jurdica con quien la Comisin Europea haya celebrado el convenio de financiacin. Le corresponder
publicar el programa de trabajo y las convocatorias de propuestas, recibir las propuestas, presidir los
comits de evaluacin, pronunciarse sobre el resultado de la convocatoria de propuestas y firmar los
contratos, sin necesidad de obtener la aprobacin previa de la Comisin Europea.
El rgano de contratacin deber presentar a la Comisin Europea, para su publicacin, los programas
de trabajo, la Gua para los solicitantes y los anuncios de concesin de subvenciones.

6.3.2. Instrumentos de gestin


GESTIN DIRECTA:
PADOR (Potential Applicant Data On-Line Registration: base de datos para la inscripcin en lnea de
posibles solicitantes) es una base de datos sobre las organizaciones que solicitan subvenciones,
destinada asimismo a mejorar el servicio que se les presta. Est dirigida a los agentes no estatales y a las
autoridades locales (no a las persona) que solicitan financiacin de la Unin Europea mediante las
convocatorias de propuestas. Esas organizaciones podrn registrar y actualizar sus datos genricos (es
decir, los que no se refieran a una convocatoria de propuestas en concreto) y cargar sus documentos
justificativos (por ejemplo, sus estatutos o documentos equivalentes).
Una vez inscritos en el sistema PADOR, los solicitantes no debern rellenar la secciones generales del
formulario de solicitud de subvencin ni presentar justificantes, ya que los datos estarn registrados en
PADOR; en cambio, s debern cerciorarse de que la informacin de PADOR est actualizada.
Cada convocatoria de propuestas deber especificar si el registro previo en PADOR es obligatorio o no.
Para ms informacin, vase el enlace:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm, en el que podr encontrar:
- los Manuales de ayuda PADOR para solicitantes y cosolicitantes,
- el Manual de ayuda PADOR para las entidades afiliadas y

2014
143

- las preguntas ms frecuentes.


Si la inscripcin en lnea en PADOR resulta imposible por dificultades tcnicas, los solicitantes podrn
presentar, junto con la solicitud, el formulario en lnea PADOR siguiendo las instrucciones que figuran en
la Gua para los solicitantes.
En caso de gestin directa, en el Sistema Comn de Informacin RELEX (CRIS) figura un mdulo de
convocatoria de propuestas para facilitar el procedimiento de evaluacin. El uso de ese mdulo es
obligatorio, al menos para la inscripcin de las solicitudes. El mdulo tambin se utilizar para publicar
estadsticas generales sobre las convocatorias de propuestas.

6.3.3. Criterios de elegibilidad


6.3.3.1.

Norma de nacionalidad

Vase el punto 2.3.1.


La participacin en la adjudicacin de contratos de subvenciones estar abierta en igualdad de
condiciones a todas las personas fsicas y jurdicas y, previa aprobacin de la Comisin Europea, a las
entidades que carezcan de personalidad jurdica con arreglo al Derecho nacional aplicable, siempre que
sus representantes tengan capacidad de comprometerse jurdicamente en su nombre y asumir
responsabilidad financiera equivalente a la ofrecida por personas jurdicas. Adems, los solicitantes
debern estar establecidos en un pas elegible conforme al acto de base aplicable.

6.3.3.2.

Excepciones a la norma de nacionalidad

Vase el punto 2.3.2.


Las excepciones a la norma de nacionalidad debern figurar en la Gua para los solicitantes y estarn
sujetas a la aprobacin previa de la Comisin Europea. Las restricciones a la norma de nacionalidad no
se autorizarn como tales; ahora bien, si as lo prev el acto de base correspondiente, en funcin de los
objetivos del programa, el mbito y la localizacin concreta de las acciones, la elegibilidad de los
candidatos podr limitarse en la prctica. Por ejemplo, si el objetivo del programa es establecer la
cooperacin entre universidades europeas y universidades de una regin geogrfica determinada, por
definicin solo podrn presentarse las universidades de Europa y de esa regin.

6.3.3.3.

Motivos de exclusin

No podrn participar en las convocatorias de propuestas ni ser beneficiarias de una subvencin las
personas fsicas o jurdicas que se encuentren en una de las situaciones enumeradas en el punto 2.3.3.
Deber presentarse una declaracin al respecto para las subvenciones superiores a 60 000 EUR (es
decir, no para las subvenciones de escasa cuanta, vase el apartado 6.6.).

6.3.4. Programacin
El rgano de contratacin deber programar las subvenciones con arreglo a objetivos claramente
establecidos.
Antes de iniciar la ejecucin del programa de trabajo, este deber publicarse, por lneas presupuestarias
o programas, en el sitio web de EuropeAid, el sitio internet del rgano de contratacin o cualquier otro

2014
144

medio de comunicacin adecuado, segn proceda, de conformidad con el modelo que figura en el
anexo E1. Podrn preverse programas de trabajo plurianuales46.
Las modificaciones sustanciales del programa de trabajo durante el perodo de referencia debern ser
aprobadas y publicadas en las mismas condiciones que el programa de trabajo inicial.
GESTIN DIRECTA:
El programa de trabajo deber ser aprobado por la Comisin Europea y publicado en el sitio web de
EuropeAid, lo antes posible y, a ms tardar, el 31 de marzo de cada ejercicio presupuestario, salvo que el
programa de accin anual an no se haya adoptado en ese momento.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El programa de trabajo ser adoptado por el rgano de contratacin y publicado en su sitio internet (o
en cualquier otro medio de comunicacin adecuado) y en el sitio web de EuropeAid lo antes posible y, a
ms tardar, el 31 de marzo de cada ejercicio presupuestario.
El rgano de contratacin presentar el programa de trabajo a la Comisin Europea para su aprobacin
antes de publicarlo.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
El programa de trabajo ser adoptado por el rgano de contratacin y publicado en su sitio internet (o
en cualquier otro medio de comunicacin adecuado) y en el sitio web de EuropeAid lo antes posible y, a
ms tardar, el 31 de marzo de cada ejercicio presupuestario.

6.3.5. Transparencia
Las subvenciones disponibles debern ser objeto de una publicidad generalizada y fcilmente accesible.
El programa de trabajo se llevar a cabo mediante la publicacin de convocatorias de propuestas, salvo
en casos excepcionales y debidamente motivados en los que se justifique una adjudicacin directa
(vase el punto 6.4.2.).
Todas las subvenciones concedidas a lo largo de un ejercicio se publicarn anualmente con la
observancia debida de los requisitos de confidencialidad y seguridad.

6.3.6. Igualdad de trato


El procedimiento de concesin de las subvenciones deber desarrollarse en condiciones de absoluta
imparcialidad. Esto significa que las propuestas debern ser evaluadas por un comit de evaluacin,
asesorado, si procede, por expertos externos, en funcin de los criterios publicados (vase el
punto 6.5.3.).

46

En caso de que se establezcan programas de trabajo plurianuales, estos contendrn disposiciones que indiquen
que, para los aos posteriores al del compromiso inicial, los compromisos sern indicativos y estarn
supeditados al presupuesto anual futuro de la Unin.

2014
145

6.3.7. No acumulacin
Ningn beneficiario podr recibir ms de una subvencin a cargo de la Unin Europea para la misma
accin, salvo disposicin contraria en el acto de base aplicable. En rgimen de gestin directa, sin
embargo, una accin podr ser financiada conjuntamente con cargo a diferentes lneas presupuestarias
por varios ordenadores.
A un mismo beneficiario solo se le podr conceder una subvencin de funcionamiento financiada por la
Unin Europea por ejercicio presupuestario.
Los solicitantes debern especificar en el formulario de solicitud todas las solicitudes y subvenciones
concedidas en relacin con la misma accin o el mismo programa de trabajo.

6.3.8. No retroactividad
Por regla general, las subvenciones solo podrn cubrir los costes contrados despus de la fecha de firma
del contrato de subvencin.
Excepcionalmente, podr concederse una subvencin para una accin ya emprendida cuando los
solicitantes puedan demostrar y justificar la necesidad de iniciar la accin antes de la firma del contrato.
En tal caso, los gastos contrados antes de la presentacin de las solicitudes de subvencin, por regla
general, no podrn optar a financiacin. Deber solicitarse la aprobacin previa de la Comisin Europea
antes de tomar cualquier decisin.
La aceptacin de los costes contrados en una fecha anterior47 (antes de la presentacin de las
solicitudes de subvencin) solo ser posible en casos excepcionales debidamente justificados:
a) previstos especficamente en el acto de base de que se trate;
b) en caso de extrema urgencia para ayudas para la gestin de crisis, operaciones de proteccin
civil y operaciones de ayuda humanitaria;
c) en situaciones de peligro inminente o inmediato que amenace con derivar en un conflicto
armado o desestabilizar un pas, en las que una intervencin temprana por parte de la Unin
Europea sera de gran importancia para promover la prevencin de conflictos.
En los casos b) y c), los motivos de la excepcin habrn de ser debidamente justificados en la decisin de
financiacin. Y tanto la decisin de financiacin como el contrato de subvencin debern preverlo
explcitamente fijando una fecha de elegibilidad anterior a la fecha de presentacin de las solicitudes.
El plazo mximo para la concesin del contrato de una subvencin de funcionamiento ser de seis
meses a partir del inicio del ejercicio del beneficiario. Los costes que puedan optar a financiacin no
podrn ser anteriores a la fecha de presentacin de la solicitud de subvencin ni al comienzo del
ejercicio del beneficiario.
Queda excluida la subvencin retroactiva de acciones ya finalizadas.

47

Incluso en una fecha anterior a la de la decisin de financiacin.

2014
146

6.3.9. Cofinanciacin
Por regla general, una subvencin no podr financiar la totalidad de los costes de la accin o la totalidad
de los gastos de funcionamiento del organismo beneficiario, con las siguientes excepciones:
Financiacin ntegra
El rgano de contratacin deber poder justificar que la financiacin ntegra es imprescindible para
realizar la accin de que se trata y deber justificar su decisin de concesin en consecuencia. Deber
solicitarse la aprobacin previa de la Comisin Europea antes de tomar cualquier decisin.
Por ejemplo, la financiacin ntegra de una accin podr autorizarse en los casos siguientes, salvo que lo
prohba el acto de base:
- Ayuda humanitaria, incluida la asistencia a los refugiados, a las personas desarraigadas, a la
rehabilitacin y al desminado.
- Ayuda en situaciones de crisis.
- Medidas para proteger la salud o los derechos fundamentales de los pueblos.
- Acciones derivadas de la aplicacin de convenios de financiacin o acciones realizadas con
organizaciones internacionales.
- Cuando sea interesante para la Unin ser el nico donante de una accin y, en particular, para
lograr la visibilidad de una accin de la Unin. Deber justificarse este extremo en la decisin de
financiacin de la Comisin Europea.
La cofinanciacin podr revestir la forma de recursos propios del beneficiario (autofinanciacin),
ingresos generados por la accin o el programa de trabajo o contribuciones financieras o en especie de
terceros.
El rgano de contratacin podr aceptar la cofinanciacin en especie, si lo considera necesario o
apropiado. La cofinanciacin en especie consiste en el suministro de bienes o servicios al beneficiario de
la subvencin, gratuitamente, por un tercero. Por lo tanto, las contribuciones en especie no supondrn
ningn gasto para el beneficiario de la subvencin48. Las contribuciones en especie no se tendrn en
cuenta a efectos de la norma de no rentabilidad (vase el punto 6.3.10.).
Si se aceptan las contribuciones en especie a modo de cofinanciacin, el beneficiario deber garantizar
que se ajustan a las normas fiscales y de seguridad social nacionales.
El beneficiario deber declarar la cofinanciacin realmente aportada en el informe final. En ese
momento, el beneficiario o beneficiarios podrn sustituir cualquier contribucin prevista de sus recursos
propios por contribuciones financieras de terceras partes.
Para las subvenciones de escasa cuanta (es decir, cualquier subvencin de un mximo de 60 000 EUR),
el rechazo de la cofinanciacin deber justificarse claramente (si se propone pero no se considera
adecuada o necesaria).

48

Sin embargo, los costes reales generados por la aceptacin, distribucin, almacenamiento, etc., de
contribuciones en especie podrn optar a financiacin si se ajustan a lo dispuesto en el artculo 14 de las
condiciones generales.

2014
147

6.3.10. Norma de no rentabilidad


La subvencin no podr tener por objeto o efecto producir beneficio alguno en el marco de la accin o
del programa de trabajo, salvo en algunos casos especficos (vase ms abajo), tal como se prev en las
condiciones particulares del modelo de contrato de subvencin.
El beneficio se define como el saldo positivo resultante de la diferencia entre los ingresos y los costes
elegibles aprobados por el rgano de contratacin cuando se presenta la solicitud de pago del saldo.
Los ingresos que deben tenerse en cuenta son los ingresos consolidados en la fecha en que el
coordinador presenta la solicitud de pago del saldo, en una de las dos categoras siguientes:
i) ingresos generados por la accin, salvo que se especifique lo contrario en las condiciones
particulares del contrato;
ii) contribuciones financieras asignadas especficamente por otros donantes a la financiacin de los
mismos costes elegibles que financia la subvencin. Cualquier contribucin financiera que pueda
ser utilizada por el beneficiario o beneficiarios para cubrir gastos distintos de los elegibles en virtud
del contrato o que no se deba al donante por no haber sido utilizada al final de la accin no deber
considerarse un ingreso que deba tenerse en cuenta a fin de comprobar si la ayuda produjo un
beneficio para el beneficiario o beneficiarios.
En caso de subvenciones de funcionamiento, los importes dedicados a la constitucin de reservas no se
considerarn ingresos.
Si las subvenciones, o parte de ellas, se basan en las opciones de costes simplificados, esos importes
deberan establecerse de tal forma que excluyan a priori el beneficio. En tal caso, los importes de los
costes unitarios, cantidades fijas o a tanto alzado establecidos en el contrato no podrn ser impugnados
por los controles posteriores, es decir, mediante una comparacin con los costes reales (vanse el
apartado 6.2.1. y el anexo E3a2 Gua para los solicitantes de subvenciones - lista de control para las
opciones de costes simplificados).
En caso de beneficio, el rgano de contratacin podr sustraer del importe final de la subvencin el
porcentaje de los beneficios correspondientes a la contribucin final de la Unin a los costes elegibles.
La norma de no rentabilidad no se aplicar a:
a) acciones cuyo objetivo sea consolidar la capacidad financiera del beneficiario (si procede, esto
deber especificarse en el artculo 7 de las condiciones particulares);
b) acciones que generen una renta para garantizar su continuidad ms all del final del contrato (si
procede, esto deber especificarse en el artculo 7 de las condiciones particulares);
c) otras ayudas directas pagadas a personas fsicas ms necesitadas, como personas en desempleo o
refugiados; (si procede, esto deber especificarse en el artculo 7 de las condiciones particulares);
d) las becas de estudios, investigacin o formacin concedidas a personas fsicas;
e) subvenciones de escasa cuanta (es decir, por un importe igual o inferior a 60 000 EUR).

6.3.11. Otros aspectos esenciales


Vase el punto 2.3.6.
Reserva para imprevistos:
2014
148

Podr incluirse en el presupuesto para acciones exteriores una reserva para imprevistos o posibles
fluctuaciones en los tipos de cambio no superiores al 5 % de los costes directos elegibles, dada la
especificidad y el mayor grado de imprevisibilidad de las acciones exteriores.

6.4. Procedimientos de concesin

6.4.1. Convocatoria de propuestas


Las subvenciones debern concederse tras la publicacin de una convocatoria de propuestas, salvo en
los casos indicados a continuacin en el punto 6.4.2.

6.4.1.1.

Publicidad

Las convocatorias de propuestas se publican siempre en el sitio web de EuropeAid.


La convocatoria de propuestas tambin deber publicarse a escala nacional si no est organizada por un
servicio de la sede de la Comisin Europea.

6.4.1.2.

Convocatoria de propuestas abierta o restringida

Las convocatorias de propuestas son por defecto restringidas: se trata de un procedimiento en dos
fases, en el que todos los solicitantes pueden participar, pero solo se invitar a presentar una propuesta
completa a los solicitantes que hayan sido preseleccionados (sobre la base de un documento de sntesis
en respuesta a una convocatoria lanzada con arreglo a lo publicado en la Gua para los solicitantes).
En casos excepcionales, y previa aprobacin de la Comisin Europea, la convocatoria de propuestas
podr ser abierta, lo cual significa que todos los solicitantes podrn presentar una solicitud de
subvencin completa. Si debe presentarse un documento de sntesis junto con el formulario completo
de solicitud, el proceso de evaluacin seguir realizndose en dos etapas (preseleccin sobre la base del
documento de sntesis), en respuesta a la Gua para los solicitantes publicada (vase el punto 6.5.2.).
La decisin de optar por un procedimiento abierto en lugar de una convocatoria restringida deber
justificarse por las peculiaridades tcnicas de la convocatoria, el presupuesto limitado disponible, el
nmero limitado de propuestas que se espera recibir o por limitaciones de ndole organizativa (por
ejemplo si se trata de convocatorias organizadas por las Delegaciones de la Unin). En tal caso, deber
obtenerse una aprobacin previa.

6.4.1.3.

Colaboraciones

Los contratos de subvencin podrn inscribirse en convenios marco de colaboracin para establecer
relaciones de cooperacin a largo plazo con el rgano de contratacin. En los convenios marco se
precisarn los objetivos comunes, la naturaleza de las acciones previstas individualmente o con arreglo
al programa de trabajo que se apruebe, el procedimiento de concesin de subvenciones especficas con
arreglo a los principios y normas de esta Gua Prctica, as como los derechos y obligaciones generales
de cada parte en el marco de contratos especficos. La duracin de la cooperacin no podr exceder de
cuatro aos, salvo en casos excepcionales justificados por el objeto de la cooperacin marco. Los
convenios marco de colaboracin se asimilarn a las subvenciones en lo que respecta al procedimiento
de concesin.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Deber obtenerse la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea para
2014
149

recurrir a un convenio marco de colaboracin.


GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento de
convenio marco de colaboracin.

6.4.2. Subvenciones concedidas sin convocatoria de propuestas (concesin


directa)
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Deber obtenerse la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea para
recurrir al procedimiento de concesin directa.
El informe de negociacin (anexo A10a) deber presentarse para su aprobacin a los servicios
competentes de la Comisin Europea, que decidirn si aceptan o no los resultados de la negociacin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento de
concesin directa o para los resultados de las negociaciones que figuren en el informe de negociacin
(anexo A10a).
En las circunstancias siguientes, no ser necesario organizar una convocatoria de propuestas antes de
conceder las subvenciones:
- Para las operaciones de ayuda humanitaria y proteccin civil, o las operaciones de ayuda para la
gestin de crisis; las intervenciones en situaciones de crisis debern ajustarse a los procedimientos y
a la definicin establecida en el anexo A11a; esta disposicin se aplicar mutatis mutandis a los
programas financiados por el FED.
- En la ayuda de emergencia prevista en los artculos 72 y 73 del Acuerdo de Coton (vase el anexo
A11a).
- Si la subvencin se concede a un organismo que se encuentre en situacin de monopolio de hecho o
de derecho, debidamente motivada en la decisin de concesin; se entender por monopolio de
hecho o de derecho la situacin en la que uno de los beneficiarios de la subvencin (que tambin
podr ser un consorcio):
-

disfrute de una competencia exclusiva en el mbito de actividad o en la zona


geogrfica a que se refiera la subvencin en virtud de cualquier acto jurdico
aplicable; o

sea la nica organizacin que i) opere o ii) sea capaz de operar en el mbito de
actividad o en la zona geogrfica a que se refiere la subvencin debido a cualquier
circunstancia de hecho o de derecho.

- En el caso de acciones de carcter especfico que requieran un tipo particular de organismo por su
competencia tcnica, su alto grado de especializacin o sus competencias administrativas, siempre y
cuando dichas acciones no entren en el mbito de aplicacin de una convocatoria de propuestas;
estos supuestos debern justificarse debidamente en la decisin de concesin.

2014
150

- Si la subvencin se concede a organismos incluidos en el acto de base pertinente49, como


beneficiario de una subvencin, o a organismos designados por los Estados miembros, bajo su
responsabilidad, cuando dichos Estados miembros estn identificados mediante un acto de base
como beneficiarios de la subvencin; cabe recordar que se entender por acto de base el
Reglamento por el que se rija el programa; no bastar con identificar a un organismo para una
concesin directa en las decisiones de financiacin o en los programas de accin anuales, ya que
esos documentos no constituyen actos de base.
- En el caso de la investigacin y el desarrollo tecnolgico, a organismos mencionados en el programa
de trabajo, cuando el acto de base establezca expresamente esa posibilidad, y siempre que la
medida no entre en el mbito de aplicacin de una convocatoria de propuestas.
En todos los casos, el rgano de contratacin deber preparar un informe explicativo en el que se
justifique el modo en que se ha identificado al beneficiario de la subvencin y se han establecido los
importes de la misma, y se motive la decisin de concesin (vase el modelo de informe de
negociacin). El rgano de contratacin deber seguir los pasos indicados en el modelo de negociacin y
garantizar que se cumplan todos los principios de base aplicables a las subvenciones (incluidos los de
elegibilidad, capacidad y exclusin).
En el caso de las subvenciones concedidas sin convocatoria de propuestas, aunque un comit de
evaluacin puede resultar til, no ser obligatorio.
Los procedimientos descritos en el apartado 6.5.10. se aplicarn por analoga, incluyndose el informe a
que se refiere el apartado anterior en el expediente del contrato.

6.5. Convocatoria de propuestas

6.5.1. Publicidad
Para garantizar la participacin ms amplia posible y la transparencia necesaria, cada convocatoria de
propuestas deber ir acompaada de la Gua para los solicitantes.
La Gua para los solicitantes se publica en el sitio web de EuropeAid y en otros medios de comunicacin
adecuados (otros sitios web, prensa especializada, publicaciones locales, etc.). Tambin podr solicitarse
en formato impreso ante el rgano de contratacin. Deber estar disponible en las lenguas pertinentes
para la convocatoria de propuestas.
La Comisin Europea ser responsable de la publicacin de la Gua para los solicitantes en el sitio web
de EuropeAid. Si el rgano de contratacin no es un servicio de la sede de la Comisin Europea, deber
encargarse directamente de la publicacin local al tiempo que la publique en el sitio web especfico.

49

Para el IEDDH (marco financiero plurianual 2014-2020) el artculo 61, apartado 1, letra c) del Reglamento de
ejecucin comn tambin permite la adjudicacin directa en el caso de: i) subvenciones de escasa cuanta
destinadas a defensores de los derechos humanos para financiar acciones urgentes de proteccin, y ii) con
ciertas limitaciones, subvenciones destinadas a financiar acciones en las condiciones o situaciones ms difciles
a que se refiere el artculo 2, apartado 4, del Reglamento de ejecucin comn, cuando no resulte adecuado
publicar una convocatoria de propuestas.

2014
151

Dado que el coste de publicacin de toda la Gua para los solicitantes en la prensa local puede ser
prohibitivo, el modelo del anexo E2 menciona la informacin mnima que debe ser objeto de publicacin
local. Esa Gua deber estar disponible en la direccin mencionada en la publicacin local.
Tambin es muy recomendable organizar, despus del lanzamiento de la convocatoria de propuestas,
una o varias sesiones de informacin a las que puedan asistir todos los posibles solicitantes. Esas
sesiones de informacin debern celebrarse a ms tardar veintin das antes del plazo de presentacin
de los documentos de sntesis. Cualquier presentacin o documentacin que vaya a ser entregada en la
sesin de informacin tambin deber publicarse al menos en el sitio web de EuropeAid en el que se
public la convocatoria. En la gestin directa, las fechas, lugares y presentaciones para las sesiones de
informacin sobre convocatorias de propuestas debern coordinarse con la sede de la Comisin
Europea. La informacin que vaya a difundirse en todas las regiones seleccionadas deber armonizarse
sin discriminaciones.
Si el rgano de contratacin, por iniciativa propia o en respuesta a una solicitud de aclaracin, modifica
informacin de la convocatoria de propuestas, deber publicar una correccin de errores con los
cambios, con las mismas condiciones publicitarias que la convocatoria de propuestas. En la correccin
de errores podr ampliarse el plazo para que los candidatos puedan tener en cuenta los cambios.

6.5.2. Redaccin y contenido de la Gua para los solicitantes


En la Gua para los solicitantes (que incluye el formulario de solicitud y otros anexos) se describe el
objeto de la convocatoria de propuestas, los requisitos de elegibilidad de los solicitantes, los tipos de
acciones y gastos que pueden acogerse a financiacin, y los criterios de evaluacin (seleccin y
concesin) (vase el modelo de Gua para los solicitantes). Tambin contendr instrucciones para
cumplimentar el formulario de solicitud, la informacin que debe adjuntarse y los procedimientos
pertinentes. Contiene informacin sobre el proceso de evaluacin posterior (incluido un calendario
indicativo) y las condiciones contractuales aplicables a los solicitantes seleccionados.
La Gua para los solicitantes debe definir con gran claridad y precisin los objetivos y las prioridades de
la convocatoria de propuestas, y prestar especial atencin a los criterios de elegibilidad. Estos criterios
han de publicarse y cualquier modificacin que pueda producirse deber ser asimismo objeto de
publicacin. La informacin publicada ser vinculante para el comit de evaluacin transcurrido el plazo
para la presentacin de propuestas.
El formulario de solicitud que deben cumplimentar los solicitantes incluir las partes siguientes:
- un documento de sntesis,
- informacin sobre la accin propuesta, incluido el presupuesto,
- informacin sobre los solicitantes.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
La Gua para los solicitantes deber ser adoptada por el rgano de contratacin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
El rgano de contratacin deber presentar la Gua para los solicitantes a la Delegacin de la Unin
Europea para que sea aprobada antes de su publicacin.

2014
152

6.5.3. Criterios de elegibilidad y de evaluacin (seleccin y concesin)


6.5.3.1.

Criterios de elegibilidad

Los criterios de elegibilidad determinarn las condiciones de participacin en la convocatoria de


propuestas. Debern redactarse teniendo en cuenta los objetivos de la accin, ser transparentes y no
discriminatorios. Se referirn a dos aspectos distintos:

Elegibilidad de los solicitantes: se trata de los criterios aplicables a la situacin jurdica y


administrativa de los solicitantes - vanse en particular los puntos 6.3.3.1. (normas de
nacionalidad) y 6.3.3.3. (motivos de exclusin). Si un anuncio de convocatoria de propuestas se
refiere a acciones que pueden o deben ser ejecutadas por varias entidades, se podr especificar
el nmero mnimo, mximo o recomendado de entidades y los criterios de elegibilidad
aplicables a cada entidad o a todas ellas.

Elegibilidad de la accin: se trata de los criterios aplicables a los tipos de actividades, sectores o
temas y zonas geogrficas cubiertos por la convocatoria de propuestas.

6.5.3.2.

Criterios de evaluacin: seleccin y concesin

Los criterios de evaluacin se dividen en criterios de seleccin y criterios de concesin, todos ellos
definidos en la tabla de evaluacin.

Los criterios de seleccin permiten evaluar la capacidad financiera del solicitante, as como la
capacidad operativa del solicitante y de los cosolicitantes para llevar a cabo la accin propuesta:

El solicitante deber disponer de fuentes de financiacin estables y suficientes para


mantener su actividad durante el perodo de aplicacin de la accin y, si procede, para
participar en su financiacin.

Los solicitantes [y su(s) entidad(es) afiliada(s)] debern tener en conjunto la experiencia,


las competencias y cualificaciones profesionales necesarias para llevar a cabo la accin
propuesta.

Deber comprobarse siempre la capacidad financiera, aun cuando el beneficiario est designado
en el acto de base o se halle en una situacin de monopolio, ya que los intereses financieros de
la Unin Europea deben protegerse en cualquier caso50. La nica excepcin ser si los
beneficiarios son personas fsicas beneficiarias de una beca, personas fsicas ms necesitadas y
que reciben ayuda directa, organismos pblicos u organizaciones internacionales, en cuyo caso
esa comprobacin carece de sentido (para las personas fsicas) o se considera que no existe
riesgo alguno.
Las evaluaciones se efectuarn sobre la base de los documentos justificativos presentados en el
contexto de la convocatoria de propuestas. Estas podrn incluir un informe de auditora externa
del solicitante, la cuenta de gestin y el balance del ltimo ejercicio clausurado. En caso de duda
sobre la capacidad de los candidatos, el comit de evaluacin podr solicitar pruebas
adicionales.

50

Para los convenios marco de colaboracin, la comprobacin de la capacidad financiera se realizar antes de
suscribir el convenio marco.

2014
153

Los criterios de concesin permitirn apreciar las propuestas presentadas frente a los objetivos
y prioridades establecidos y conceder las subvenciones a las acciones que optimicen la eficacia
global de la convocatoria de propuestas. Debern permitir al rgano de contratacin seleccionar
las propuestas que le garanticen el cumplimiento de sus objetivos y prioridades y la visibilidad
de la financiacin de la Unin Europea.
Los criterios de concesin se referirn, en particular, a la pertinencia de la accin y su
compatibilidad con los objetivos del programa de subvenciones en cuyo marco se financie la
convocatoria de propuestas; a la calidad, el impacto previsto y la sostenibilidad de la accin, as
como a su rentabilidad.

Todos los criterios de elegibilidad y de evaluacin establecidos en la convocatoria de propuestas


debern aplicarse con arreglo a lo especificado, y no podrn ser modificados en el transcurso del
procedimiento. Los criterios debern ser precisos y no discriminatorios. Vanse los modelos de tabla de
evaluacin.

6.5.4. Informacin complementaria antes del vencimiento del plazo de


presentacin de propuestas
Durante el perodo de tiempo comprendido entre la publicacin y la fecha lmite para la presentacin de
propuestas, adems de cualquier sesin de informacin celebrada (vase el punto 6.5.1.), deber
permitirse a los solicitantes formular consultas para ayudarles a cumplimentar el formulario y preparar
sus solicitudes. As pues, el rgano de contratacin deber proporcionar un punto de contacto al que
puedan dirigir sus consultas. Los solicitantes podrn presentarlas por escrito hasta veintin das antes de
la fecha lmite para la presentacin de propuestas. El rgano de contratacin deber contestar todas las
preguntas al menos once das antes del vencimiento del plazo para la presentacin de ofertas. En aras
de la igualdad de trato de los solicitantes, el rgano de contratacin no podr emitir una opinin
preliminar sobre la elegibilidad de un solicitante, una entidad afiliada, una accin o una actividad en
concreto.
En aras de la transparencia y la igualdad de oportunidades, la respuesta a los solicitantes sobre un
extremo que pudiera ser de inters para otros solicitantes deber ponerse a disposicin de todos los
solicitantes. Para ello, se publicar en el sitio web de EuropeAid un cuadro con todas las preguntas
recibidas y las respuestas ofrecidas. Ese cuadro deber actualizarse peridicamente hasta once das
antes de la fecha lmite para la presentacin de propuestas.

6.5.5. Plazo para la presentacin de propuestas


Las propuestas debern presentarse al rgano de contratacin, a la direccin y, a ms tardar, en la fecha
(y hora, en caso de entrega en mano) que se indica en la convocatoria de propuestas, dando fe de ello la
fecha de envo, el matasellos de correos o la fecha del resguardo de envo (para las entregas en mano, el
plazo de recepcin ser la fecha y la hora fijadas en la Gua para los solicitantes). Ahora bien, si aceptar
documentos de sntesis o solicitudes que se presentaron a tiempo pero llegaron tarde retrasa
considerablemente el procedimiento de concesin o pone en peligro las decisiones ya adoptadas y
notificadas, el rgano de contratacin, por motivos de eficacia administrativa, podr rechazar cualquier
solicitud recibida despus de la fecha efectiva de aprobacin de la primera fase de evaluacin. En los
procedimientos abiertos en los que se requiere un documento de sntesis, el primer paso ser la
aprobacin de su evaluacin. En los procedimientos abiertos en los que no se requiere un documento
de sntesis, el primer paso ser la evaluacin de la solicitud completa. En los procedimientos
restringidos, el primer paso ser la aprobacin de la evaluacin del documento de sntesis (primera fase)
o la aprobacin de la evaluacin de la solicitud completa (segunda fase).
2014
154

El plazo de presentacin deber ser suficientemente largo para garantizar la calidad de las propuestas.
La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto puede impedir a los posibles solicitantes hacer
sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas.
El plazo mnimo entre la fecha de publicacin de la Gua para los solicitantes y el plazo para la
presentacin de las propuestas ser de noventa das para las convocatorias de propuestas abiertas. Si el
importe mximo de cada una de las subvenciones que vayan a concederse en el marco del programa es
inferior o igual a 100 000 EUR, el perodo mnimo ser de sesenta das. Para las convocatorias de
propuestas restringidas, el plazo mnimo para la presentacin ser de cuarenta y cinco das. En casos
excepcionales, podr fijarse un plazo ms corto a modo de excepcin.

6.5.6. Presentacin de propuestas


Las propuestas debern presentarse con arreglo a las instrucciones que figuran en la Gua para los
solicitantes (vase el modelo correspondiente).
El ordenador responsable de la convocatoria de propuestas individual decidir de forma discrecional si
pide los documentos justificativos a todos los solicitantes junto con el formulario de solicitud o solo a los
solicitantes que hayan sido seleccionados de forma provisional tras la evaluacin (en cuyo caso deber
obtenerse una autorizacin previa de la Comisin Europea). Aunque esto no modifique el principio
bsico de que solo se examinarn los documentos justificativos de los solicitantes seleccionados de
manera provisional, la Gua para los solicitantes y el formulario de solicitud deberan adaptarse en
consecuencia. No se solicitarn documentos justificativos para las subvenciones de escasa cuanta.
Los documentos justificativos debern presentarse en forma de documento original o de fotocopias. Si
los documentos justificativos no estn redactados en una de las lenguas oficiales de la Unin Europea o,
en su caso, del pas en el que se ejecutar, podr solicitarse una traduccin a la lengua o a una de las
lenguas de la convocatoria de propuestas de los extractos pertinentes de los documentos que
demuestren la elegibilidad de los solicitantes para interpretar la propuesta.
En el caso de las subvenciones para actividades superiores a 750 000 EUR y las subvenciones de
funcionamiento superiores a 100 000 EUR, el Coordinador deber presentar un informe de auditora
elaborado por un auditor externo autorizado en el que se certifique la contabilidad del ltimo ejercicio
financiero disponible.
Excepciones:
Esta obligacin no se aplicar a las organizaciones internacionales ni a los organismos pblicos.
Dependiendo de su evaluacin de riesgos, el rgano de contratacin podr eximir de esta obligacin de
auditora a los establecimientos de educacin secundaria y superior, a los centros de formacin y a los
beneficiarios que se hubieran obligado conjunta y solidariamente o que no tengan ninguna
responsabilidad financiera, si el contrato de subvencin se celebr con varios beneficiarios.
Los solicitantes debern indicar todas las fuentes y los importes de la financiacin de la Unin Europea
recibida o solicitada para la misma accin o parte de la accin o para su funcionamiento durante el
mismo ejercicio financiero, as como cualquier otra financiacin recibida o solicitada para la misma
accin.
GESTIN DIRECTA:
Los documentos justificativos requeridos para una convocatoria especfica de propuestas debern
2014
155

introducirse en PADOR en el plazo establecido por la Comisin Europea.

6.5.7. El comit de evaluacin


6.5.7.1.

Composicin

Las propuestas sern evaluadas por un comit de evaluacin nombrado por el rgano de contratacin,
compuesto por un presidente y un secretario, ambos sin voto, y un nmero impar de miembros con
voto (los evaluadores), que sern un mnimo de tres.
En caso de concesin directa de las subvenciones (vase el apartado 6.4.2.), pese a su posible utilidad,
no ser obligatorio crear un comit de evaluacin.
Los evaluadores debern poseer los conocimientos tcnicos y administrativos necesarios para emitir un
juicio cualificado sobre las propuestas. Debern poseer un dominio razonable de la lengua en la que
estn redactadas las propuestas presentadas. Debern representar al menos a dos entidades
organizativas del rgano de contratacin sin vinculacin jerrquica entre s, salvo que no existan
entidades distintas (por ejemplo, en una Delegacin de la UE). En caso de necesidad, podrn nombrarse
sustitutos en las mismas condiciones que los miembros.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
El comit de evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los evaluadores) deber ser nombrado
personalmente por el rgano de contratacin. La participacin de observadores deber ser autorizada
previamente por el rgano de contratacin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Los miembros del comit de evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los evaluadores), sern
nombrados personalmente por el rgano de contratacin, que informar a la Comisin Europea a ms
tardar quince das hbiles antes del comienzo de la evaluacin. Si la Comisin Europea no presenta
objeciones en un plazo de cinco das laborables, se considerar que el comit de evaluacin ha sido
aprobado. La Comisin Europea deber ser invitada a designar un observador y se la anima
encarecidamente a asistir a todas las reuniones o a parte de ellas. La participacin de otros
observadores deber someterse a la aprobacin previa de la Comisin Europea.
Los miembros del comit de evaluacin debern asistir a todas las reuniones, salvo a la reunin de
apertura. Cualquier ausencia de un miembro del comit deber registrarse y justificarse en el informe
de evaluacin. Un miembro que se retire del comit de evaluacin por cualquier motivo deber ser
sustituido por otro evaluador, que ser designado con arreglo al procedimiento normal de
nombramiento de los miembros del comit de evaluacin. El presidente del comit de evaluacin
determinar en qu medida debe reiniciarse el proceso de evaluacin. Esa decisin y cualquier otra en
relacin con la sustitucin de un miembro del comit deber registrarse y justificarse en el informe de
evaluacin.
Todos los evaluadores tendrn los mismos derechos de voto.
El comit de evaluacin deber constituirse con suficiente antelacin para cerciorarse de que los
miembros (y los posibles observadores nombrados por la Comisin Europea en caso de gestin indirecta
con pases socios con controles previos) estn disponibles en las fechas previstas para preparar y llevar a
cabo el proceso de evaluacin.

2014
156

6.5.7.2.

Recurso a asesores

Si las propuestas recibidas son especialmente numerosas o muy tcnicas, puede suceder que el comit
de evaluacin no est en condiciones de examinarlas todas en detalle. En caso necesario, podr
encomendarse a asesores parte o la totalidad de ese examen pormenorizado, de tal modo que el comit
de evaluacin pueda deliberar sobre la base de sus evaluaciones. Los asesores podrn asistir a las
reuniones del comit en calidad de observadores para exponer los resultados de su anlisis y responder
a las preguntas de los miembros del comit de evaluacin.
Si no se recurre a asesores, el comit de evaluacin completar un tabla de evaluacin colectiva para
cada fase del procedimiento.
Los asesores trabajarn bajo la supervisin del presidente del comit de evaluacin. Aunque podr
recurrirse a los mismos asesores para las distintas fases, pueden requerirse competencias de distinto
tipo para las distintas evaluaciones, en cuyo caso se recomienda recurrir a personas diferentes, de ser
posible.
Si la convocatoria de propuestas est organizada por un servicio de la sede de la Comisin Europea, uno
de los dos asesores ser de la delegacin de la UE del pas donde vaya a realizarse la accin (para las
acciones regionales ser la delegacin responsable o, en su caso, su sede, quien consultar a las
Delegaciones de la UE interesadas en la regin, segn proceda).
El asesor procedente de la delegacin ser nombrada por el jefe de la delegacin, siguiendo las
instrucciones aplicables al nombramiento de los comits de evaluacin. Aunque no se recurra a
asesores, debera consultarse debidamente a la delegacin de la UE. Si una delegacin de la UE no est
en condiciones de llevar a cabo la evaluacin en el plazo estipulado, para no retrasar el procedimiento
podr realizar su evaluacin un miembro con voto del comit de evaluacin.

Para los controles administrativos y de elegibilidad, los asesores debern analizar cada
propuesta en funcin de la lista de controles y la declaracin del solicitante (vase el formulario
de solicitud). Cada propuesta solo deber ser controlado por un asesor.
Es preferible delegar esta tarea en el personal del rgano de contratacin. Se podrn contratar
asesores exteriores en caso de necesidad.

Para la evaluacin de los documentos de sntesis y las propuestas, los asesores debern redactar
su evaluacin utilizando las tablas de evaluacin publicadas (vase el modelo de tablas de
evaluacin). Cada propuesta y cada documento de sntesis debern ser evaluados por al menos
dos asesores que trabajen con independencia el uno del otro. Los dos asesores debern elegirse
preferentemente entre personal de la Comisin Europea. A falta de personal suficiente en la
Comisin Europea, podrn contratarse asesores externos. Estos debern tener un conocimiento
profundo de las materias objeto del programa de subvenciones de que se trate. Su capacidad
deber determinarse en funcin de su curriculum vitae. Cabe esperarse un mnimo de cinco
aos de experiencia especfica.

2014
157

GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:


Corresponder al rgano de contratacin seleccionar a los asesores. Los asesores externos que no sean
funcionarios o empleados del rgano de contratacin o de la administracin del pas beneficiario
debern ser seleccionados con arreglo al procedimiento para los contratos de servicios, es decir, de
acuerdo con los lmites aplicables.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Corresponder al rgano de contratacin seleccionar a los asesores. La lista deber presentarse a la
Comisin Europea para su aprobacin. Los asesores externos que no sean funcionarios o empleados del
rgano de contratacin o de la administracin del pas beneficiario debern ser seleccionados con
arreglo al procedimiento para los contratos de servicios.

6.5.7.3.

Imparcialidad y confidencialidad

Vase el punto 2.8.2.

6.5.7.4.

Responsabilidades del comit de evaluacin

Vase el punto 2.8.3.

6.5.8. Fases del proceso de evaluacin


El proceso de evaluacin se iniciar con la recepcin de los documentos de sntesis (en el caso de las
convocatorias restringidas) o las propuestas completas (en el caso de las convocatorias abiertas) por el
rgano de contratacin y terminar con la decisin de concesin de las subvenciones a los solicitantes
seleccionados.

6.5.8.1.

Recepcin y registro de las propuestas

Al recibir las propuestas, el rgano de contratacin deber proceder a su registro y emitir un acuse de
recibo para las que se entreguen en mano (vase el anexo A7). Los sobres debern permanecer
precintados y en lugar seguro hasta su apertura.

6.5.8.2.

Sesin de apertura y controles administrativos

Todas las propuestas recibidas debern abrirse en una sesin de apertura en la que se comprobarn los
datos consignados en el registro y se numerarn las propuestas.
El secretario del comit supervisar la sesin de apertura y solicitar la asistencia de otros agentes del
rgano de contratacin si resulta necesario.
El registro de los documentos de sntesis o de las propuestas deber contener la siguiente informacin:
-

nmero de registro del documento de sntesis o de la propuesta,


fecha de presentacin,
nombre y domicilio del solicitante.

Para cada propuesta:


-

se guardar el original de un modo seguro en los archivos del rgano de contratacin;


se distribuirn las copias entre los evaluadores y, en su caso, entre los asesores.

2014
158

Las propuestas que hayan cumplido el plazo se sometern a un control administrativo para comprobar si
se ha contestado con un s a todos los criterios mencionados en la lista de control del apartado 2 del
formulario de solicitud de subvencin. Los asesores y los miembros del comit de evaluacin no podrn
en ningn caso modificar la lista de control.
La ausencia o incorreccin de alguna de las informaciones solicitadas podr ser motivo suficiente para
rechazar la solicitud y no seguir con su evaluacin. Sin embargo, si por un error de redaccin de los
solicitantes, estos no presentan alguna prueba o declaracin, el comit de evaluacin, salvo en casos
debidamente justificados, podr pedir al solicitante que le facilite, dentro de un plazo determinado, la
informacin que falte o que aclare los documentos justificativos. Dicha informacin o aclaracin no
podr modificar sustancialmente la propuesta ni las condiciones de la convocatoria. Si se enva una
aclaracin, el comit de evaluacin podr decidir de forma discrecional si ha de evaluarse, garantizando
la igualdad de trato de las propuestas y la proporcionalidad. Cualquiera que sea la decisin del comit
de evaluacin, se registrar ntegramente y se indicarn las razones correspondientes en el informe de
evaluacin (vase el punto 2.8.3.).
El rgano de contratacin deber conservar las propuestas que no pasen a la fase siguiente del proceso
de evaluacin.
Los controles administrativos podrn ser realizados por miembros del comit de evaluacin o por uno o
varios asesores.
Si los miembros del comit de evaluacin no proceden a esos controles, el comit de evaluacin deber
revisar las conclusiones de los asesores a partir de las tablas que hayan cumplimentado. Para facilitar la
revisin de las evaluaciones por el comit de evaluacin, el secretario deber garantizar que se elabore
una lista con las propuestas que no hayan cumplido los controles administrativos. Deber justificarse
cada entrada en esa lista.
Tras la sesin de apertura y los controles administrativos, el comit de evaluacin se reunir para
resolver los posibles contenciosos y proceder a evaluar los documentos de sntesis.

6.5.8.3.

Evaluacin del documento de sntesis

Se evaluar la pertinencia y la concepcin de la accin analizando, mediante una tabla de evaluacin, los
documentos de sntesis presentados dentro del plazo estipulado y que hayan superado los controles
administrativos (vase el anexo E5a). La evaluacin global se basar en la puntuacin obtenida en cada
subapartado, que se sumar por apartados. Si el comit de evaluacin no evala los documentos de
sntesis, la puntuacin total ser la media aritmtica de las puntuaciones otorgadas por los asesores.
Si la convocatoria de propuestas est organizada por un servicio de la sede de la Comisin Europea,
deber enviarse una copia de cada documento de sntesis a la Delegacin de la Unin Europea en el pas
donde vaya a realizarse la accin propuesta para su evaluacin sobre la base de la misma tabla de
evaluacin (vase el anexo E8).
A continuacin, el secretario establecer una lista de todos los documentos de sntesis en funcin de la
puntuacin obtenida. En una primera fase, solo se tendrn en cuenta para la preseleccin los
documentos de sntesis que hayan recibido al menos 30 puntos. En una segunda fase, se reducir la lista
de documentos de sntesis en funcin de la puntuacin obtenida, como mnimo al doble del
presupuesto disponible para la convocatoria. Las tablas de evaluacin cumplimentadas para cada
documento de sntesis debern enviarse a los asesores del comit de evaluacin, en su caso.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
El informe de evaluacin de la fase 1 (sesin de apertura, controles administrativos y documentos de
2014
159

sntesis) debern remitirse al rgano que contratacin, que deber decidir si acepta las
recomendaciones del comit de evaluacin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Adems, el rgano de contratacin deber someter el informe de evaluacin a la Comisin Europea para
su aprobacin.
Tras la evaluacin de los documentos de sntesis, el rgano de contratacin informar a todos los
solicitantes por escrito de los resultados de la evaluacin y de si han superado o no con xito la sesin
de apertura y controles administrativos.

6.5.8.4.

Evaluacin del formulario de solicitud completo

En el procedimiento restringido, la sesin de apertura y controles administrativos descrita en el punto


6.5.8.2. tambin se realizar antes de evaluar la solicitud completa.
La calidad de las solicitudes completas se evaluar utilizando la tabla de evaluacin (vase el anexo E5b)
que contiene los criterios de seleccin y concesin. Se formularn comentarios para cada subapartado
en funcin de las preguntas y de los criterios de la seccin de que se trate. La evaluacin global se
basar en la puntuacin obtenida en cada subapartado, que se sumar por apartados. Si el comit de
evaluacin no evala las solicitudes, la puntuacin total ser la media aritmtica de las puntuaciones
otorgadas por los asesores.
Si la convocatoria de propuestas est organizada por un servicio de la sede de la Comisin Europea,
deber enviarse una copia de cada formulario de solicitud a la Delegacin de la Unin Europea en el pas
donde vaya a realizarse la accin propuesta para su evaluacin sobre la base de la misma tabla de
evaluacin (vase el anexo 8).
A continuacin, el secretario establecer una lista de todas las propuestas en funcin de la puntuacin
obtenida. Las tablas de evaluacin cumplimentadas para cada propuesta debern enviarse al comit de
evaluacin.
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
El informe de evaluacin sobre los formularios de solicitud (fase 2) se remitir al rgano de contratacin,
que decidir si acepta o no las recomendaciones del comit de evaluacin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Adems, el rgano de contratacin someter el informe de evaluacin a la Comisin Europea para su
aprobacin.
Una vez que se hayan recibido las autorizaciones necesarias, el rgano de contratacin deber enviar a
los solicitantes una carta normalizada, indicando si sus propuesta han superado la apertura y los
controles administrativos (en los procedimientos restringidos) y si han sido seleccionadas
provisionalmente segn su puntuacin, e invitando a aquellos cuyas propuestas hayan sido
seleccionadas provisionalmente a suministrar los documentos justificativos necesarios.

2014
160

6.5.8.5.

Control de la elegibilidad

Esta evaluacin se llevar a cabo utilizando la declaracin del solicitante, los documentos justificativos
solicitados y los criterios establecidos en la Gua para los solicitantes. Los asesores y los miembros del
comit de evaluacin no podrn en ningn caso modificar la declaracin.

Es conforme la declaracin del solicitante con los documentos justificativos solicitados?


La ausencia de algn justificante o cualquier incoherencia entre la declaracin y los documentos
justificativos ser suficiente para desestimar la propuesta. No obstante, el comit de evaluacin
podr decidir discrecionalmente si la propuesta debe seguir siendo evaluada, en aras de la
igualdad de trato y la proporcionalidad. Cualquiera que sea la decisin del comit de evaluacin,
se registrar ntegramente y se indicarn las razones correspondientes en el informe de
evaluacin (vase el punto 2.8.3.).

Elegibilidad: Son elegibles los solicitantes y la accin?


Este punto se evaluar en funcin de los criterios definidos en la Gua para los solicitantes.

Los controles de elegibilidad podrn ser realizados por miembros del comit de evaluacin o por
asesores. Cada propuesta podr ser examinada por una persona.
Aunque los controles de elegibilidad suelen aplicarse tan solo a los solicitantes seleccionados
provisionalmente al final del procedimiento, el comit de evaluacin podr optar por controlar la
elegibilidad en cualquier fase del procedimiento. En aras de la buena prctica administrativa, el comit
de evaluacin podr controlar los candidatos (y excluirlos, en su caso) en cualquier fase de la evaluacin
si resulta obvio que no cumplen los criterios de elegibilidad.
Si los miembros del comit de evaluacin no proceden a esos controles, el comit de evaluacin deber
revisar las conclusiones de los asesores a partir de las tablas que hayan cumplimentado. Para facilitar la
revisin de las evaluaciones por el comit de evaluacin, el secretario deber garantizar que se elabore
una lista con las propuestas no elegibles. Deber justificarse la no elegibilidad de cada entrada de la
lista.

6.5.8.6.

Conclusiones del comit de evaluacin

El comit de evaluacin redactar sus recomendaciones despus de que los asesores hayan examinado
todas las propuestas. No deber cambiar las puntuaciones o las recomendaciones de los asesores ni
modificar las tablas de evaluacin cumplimentadas por los asesores.
El comit de evaluacin podr decidir aceptar la clasificacin establecida por el secretario basndose en
el informe de los evaluadores. Si el comit de evaluacin no acepta las puntuaciones establecidas por
los asesores para una propuesta (por ejemplo, cuando hay una diferencia considerable o discrepancias
claras entre las puntuaciones otorgadas por los asesores), deber motivar su decisin en el informe de
evaluacin. Acto seguido, el comit deber preparar una nueva tabla de evaluacin colectiva para la
propuesta en cuestin, teniendo cuenta los puntos que se mencionan a continuacin. Se elaborar una
nueva lista a partir de las puntuaciones resultantes de la nueva evaluacin, que sustituirn las
puntuaciones otorgadas por los asesores.
Toda las decisiones adoptadas debern registrarse y justificarse plenamente en el informe de
evaluacin. Las tablas de evaluacin cumplimentadas por los miembros del comit de evaluacin
debern conservarse junto con las de los asesores.
Las decisiones del comit de evaluacin se adoptarn de forma independiente y tendrn carcter
consultivo. En ltima instancia, el comit de evaluacin deber elaborar una lista de las propuestas
2014
161

seleccionadas para su financiacin, indicando la puntuacin obtenida por cada propuesta, el importe de
la subvencin propuesta y el porcentaje de los gastos elegibles propuestos que se vayan a financiar.
Dicha lista incluir las propuestas que hayan obtenido las mejores puntuaciones, clasificadas por orden y
dentro del lmite de los fondos disponibles en el marco de la convocatoria de propuestas, a reserva de
las consideraciones siguientes:

El comit de evaluacin podr recomendar la seleccin de una propuesta si se cumplen


determinadas condiciones antes de la firma del contrato. Ahora bien, tales condiciones no
debern cuestionar la decisin de conceder la subvencin ni la igualdad de trato entre los
solicitantes (vase el punto 6.3.6.).

El comit de evaluacin podr decidir no atribuir todos los fondos disponibles si considera que
no ha habido propuestas suficientes de la calidad requerida para acogerse a la subvencin.
Dicho de otro modo, la mera disponibilidad de fondos no deber dar lugar a la concesin de una
subvencin a propuestas que no alcancen el nivel de calidad necesario.

El comit de evaluacin podr elaborar una lista por temas o regiones geogrficas con arreglo a
la Gua para los solicitantes.

El comit de evaluacin podr desestimar una propuesta si ha seleccionado otra de naturaleza


similar que haya obtenido mayor puntuacin.

Si varias propuestas presentadas por el mismo solicitante se seleccionan para su financiacin,


pero este no dispone de la capacidad financiera y operativa necesarias para ejecutar todas las
acciones al mismo tiempo, el comit podr desestimar las propuestas que hayan obtenido una
puntuacin inferior, y seleccionar las propuestas que el solicitante pueda llevar a cabo.

El comit de evaluacin tambin podr elaborar, en las mismas condiciones, una lista de reserva con un
nmero limitado de las propuestas que hayan obtenido las mejores puntuaciones despus de las
seleccionadas para financiacin. Esa lista de reserva ser vlida durante el perodo indicado en el
informe de evaluacin. Las propuestas incluidas en esa lista podrn recibir una subvencin en la medida
en que haya fondos disponibles en la convocatoria de propuestas (por ejemplo, si se reducen los costes
elegibles de las propuestas seleccionadas o si resulta imposible firmar un contrato con un solicitante
seleccionado, etc.).

El informe de evaluacin final, que cubrir los controles de elegibilidad, se elaborar tras la
reunin final del comit de evaluacin. Deber ser firmado por todos los miembros del comit
de evaluacin.

GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:


Todo el procedimiento de evaluacin se har constar en un informe que deber ser firmado por el
presidente, el secretario y todos los evaluadores. El informe de evaluacin deber remitirse al rgano de
contratacin, que decidir si acepta o no las recomendaciones del comit.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Adems, el rgano de contratacin someter el informe de evaluacin y las recomendaciones del
rgano de contratacin a la Delegacin de la Unin Europea para su aprobacin.
Si el rgano de contratacin confirma que no ha habido modificaciones en las condiciones particulares
ni en los anexos del contrato propuesto respecto de las condiciones del contrato normalizado que figura
como anexo de la Gua para los solicitantes, la aprobacin por la Comisin Europea del informe de
evaluacin, incluida la lista de propuestas de concesin, se considerar un refrendo global de los
2014
162

contratos correspondientes (si se requiere tal refrendo). La lista deber incluir todos los elementos
necesarios para la celebracin de los contratos (incluidos los datos de los solicitantes, el importe
mximo de la subvencin y la duracin del contrato). No ser necesario el refrendo de la Delegacin de
la UE en determinados casos mencionados en la Gua Prctica de procedimientos para los presupuestosprogramas.
Una vez haya obtenido la aprobacin, el rgano de contratacin podr iniciar el procedimiento de
concesin de las subvenciones (vase el punto 6.5.10.).
La decisin de concesin incluir el objeto y el importe global de la subvencin, el informe de evaluacin
aprobado y, en su caso, los motivos por los que el rgano de contratacin ha decidido no atenerse a las
recomendaciones formuladas por el comit de evaluacin en el informe con respecto a una propuesta
determinada.
Sin perjuicio de la legislacin del rgano de contratacin sobre el acceso a los documentos, todo el
procedimiento ser confidencial, desde la elaboracin de la convocatoria de propuestas hasta la
determinacin de los solicitantes seleccionados. Las decisiones del comit de evaluacin sern
colectivas y sus deliberaciones se mantendrn en secreto. Los miembros del comit de evaluacin
tendrn la obligacin de respetar la confidencialidad. Si su legislacin entra en conflicto con la
confidencialidad requerida, el rgano de contratacin deber obtener una autorizacin previa de la
Comisin Europea antes de desvelar cualquier informacin.

6.5.9. Anulacin del procedimiento de convocatoria de propuestas


El rgano de contratacin podr decidir anular el procedimiento de convocatoria de propuestas en
cualquier momento, en especial a la luz del informe de evaluacin, si:

la convocatoria de propuestas ha quedado desierta, es decir, si no se ha recibido ninguna


propuesta de inters o ninguna respuesta;

los elementos tcnicos o econmicos del proyecto se han modificado de manera fundamental;

circunstancias excepcionales o de fuerza mayor hacen imposible la ejecucin de las acciones


previstas;

se han producido irregularidades graves en el procedimiento, en particular si estas han


impedido la igualdad de trato.

GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:


La responsabilidad de la anulacin de una convocatoria de propuestas corresponder al rgano de
contratacin.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Adems, se requerir la aprobacin previa de la Comisin Europea.
Si, tras una aprobacin previa, se anula una convocatoria de propuestas, los solicitantes debern ser
informados de la anulacin por el rgano de contratacin, pero no tendrn derecho a ningn tipo de
indemnizacin.
Acto seguido, el rgano de contratacin enviar un anuncio de anulacin a los servicios pertinentes de la
Comisin Europea para su publicacin en el sitio web de EuropeAid.
2014
163

6.5.10. Concesin de subvenciones


6.5.10.1. Notificacin a los solicitantes
GESTIN DIRECTA Y GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES A POSTERIORI:
Las notificaciones a los solicitantes seleccionados (en el caso de las acciones con varios beneficiarios, no
ser necesario informar tambin a los cosolicitantes) sobre el resultado de la evaluacin de sus
solicitudes debern producirse en un plazo de seis meses tras la fecha lmite de presentacin de la
solicitud completa. No obstante, para las acciones complejas (convocatorias con varios beneficiarios o
convocatorias con muchas propuestas) o si ha habido retrasos imputables a los solicitantes, podr
ampliarse ese plazo en seis meses.
Tras aprobar oficialmente la lista definitiva de las subvenciones que sern concedidas, el rgano de
contratacin notificar a todos los candidatos seleccionados (en caso de acciones con varios
beneficiarios, bastar con informar al solicitante y no ser necesario informar tambin a los
cosolicitantes) por escrito que sus solicitudes han sido seleccionadas.
GESTIN INDIRECTA CON CONTROLES PREVIOS:
Adems, se requerir la aprobacin previa de la Comisin Europea.
Si la convocatoria de propuestas es organizada por un servicio de la sede de la Comisin Europea,
deber enviarse una copia de esas notificaciones y, en su caso, todos los documentos y la informacin
de la evaluacin necesaria para redactar y gestionar el contrato, a la Delegacin de la Unin Europea del
pas en el que vaya a realizarse la accin propuesta.
Las cartas a los solicitantes seleccionados debern enviarse en un plazo de quince das a partir de la
decisin de concesin: los solicitantes que no hayan sido seleccionados (en caso de acciones con varios
beneficiarios, bastar con informar al solicitante) debern ser informados al respecto mediante una
carta tipo (que incluya los motivos para no haber sido elegidos) en un plazo de quince das tras la
notificacin a los candidatos seleccionados.
El calendario y las diferentes fases de las convocatorias de propuestas abiertas y restringidas pueden
resumirse del modo siguiente:

2014
164

6.5.10.2. Preparacin y firma del contrato


En la preparacin de los contratos de subvencin correspondientes a cada uno de los solicitantes
seleccionados incluidos en la lista definitiva, el rgano de contratacin deber seguir los pasos indicados
en el punto 2.9.2.
El presupuesto de la accin propuesta por el beneficiario con motivo de la convocatoria de propuestas
deber ser corregido antes de la firma del contrato para eliminar los errores aritmticos obvios o los
costes no elegibles. La descripcin de la accin se modificar en caso necesario.
El rgano de contratacin podr decidir aportar otras aclaraciones o correcciones menores a la
descripcin de la accin o al presupuesto en la medida en que ello no cuestionen la decisin de
concesin de la subvencin, no impidan la igualdad de trato de los solicitantes, y:
-

se refieran a asuntos claramente definidos por el comit de evaluacin; o

su objetivo sea tener en cuenta los cambios que se hayan producido desde la fecha de recepcin
de la propuesta.

Esas modificaciones no podrn dar lugar a un incremento del importe de la subvencin ni del porcentaje
de cofinanciacin fijado por el comit de evaluacin para la contribucin de la Unin Europea. A este
respecto, deber mantenerse en el expediente un registro de los contactos con los solicitantes.
En la gestin directa, la firma de un contrato de subvencin con un solicitante deber celebrarse en un
plazo de tres meses a partir de la notificacin de la decisin de concesin. No obstante, en
circunstancias excepcionales, especialmente en caso de acciones complejas (como convocatorias con
varios beneficiarios o convocatorias con un nmero elevado de propuestas) o si se han producido
retrasos atribuibles a los solicitantes, esta norma no deber aplicarse.
Queda prohibida cualquier otra modificacin de la propuesta del beneficiario o cualquier negociacin
con este.
Recurso a las listas de reserva:
Tras haber cursado el procedimiento mencionado, y firmado todos los posibles contratos con los
solicitantes seleccionados en la lista definitiva, puede darse el caso de que queden algunos fondos
2014
165

disponibles en el presupuesto de la convocatoria de propuestas. Puede incluso ocurrir que se aadan


fondos durante el perodo de validez de la lista de reserva.
En tal caso, el procedimiento para la firma de contratos adicionales a partir de la lista de reserva ser el
siguiente:
-

Si los fondos disponibles son suficientes para financiar la contribucin de la Unin Europea
solicitada por el n 1 de la lista de reserva, se aplicarn las disposiciones mencionadas
anteriormente sobre notificacin, preparacin y firma del contrato. Para comprobar si los fondos
son suficientes, debern haberse tenido en cuenta los errores aritmticos y los posibles costes no
elegibles, ya que pueden dar lugar a una reduccin del presupuesto.

Si los fondos disponibles no son suficientes, se ofrecer a ese mismo solicitante la posibilidad de
aumentar su cofinanciacin para cubrir la diferencia. Si el solicitante est en condiciones de hacerlo
(debe tenerse en cuenta que, como resultado de ese ejercicio, el porcentaje de los costes elegibles
debe permanecer dentro de las normas de cofinanciacin autorizadas, establecidas por la Gua de
la convocatoria), el contrato ser firmado de conformidad con las instrucciones que figuran en este
captulo. Si el solicitante no puede aportar ningn fondo adicional, o si el nuevo porcentaje de
cofinanciacin no se ajusta a lo dispuesto en la Gua para los solicitantes, no se firmar ningn
contrato y deber entrarse en contacto con el n 2 de la lista. Se seguir el mismo planteamiento
(disponibilidad de fondos para financiar la accin tras la correccin de posibles errores aritmticos
o gastos no elegibles, posibilidad de aumentar su contribucin si los fondos restantes no puede
cubrir la financiacin de la UE solicitada, etc.).

En caso de necesidad, se aplicar el mismo procedimiento a los solicitantes siguientes de la lista de


reserva (3, 4, etc.).
En ningn caso se pedir a los solicitantes que reduzcan o modifiquen sus acciones (al margen de las
posibles correcciones y aclaraciones explicadas en este captulo) para que se ajusten a la financiacin
de la Unin Europea disponible, ya que ello supondra una negociacin y una modificacin de la
propuesta.
Este procedimiento podr dar lugar a situaciones en las que el contrato se conceda finalmente a
propuestas peor clasificadas. En aras de la transparencia y la igualdad de trato, es importante mantener
un registro de todas las comunicaciones mantenidas con los solicitantes en la aplicacin del proceso
descrito anteriormente.

6.5.11. Caractersticas del contrato normalizado de subvencin


En caso de concesin del contrato de subvencin, los solicitantes sern los beneficiarios del contrato de
subvencin y las partes en el mismo. En particular, el solicitante se convertir en el beneficiario
designado en el anexo E3h1 (condiciones particulares) como coordinador.

El coordinador ser el interlocutor principal del rgano de contratacin. Representar a los dems
beneficiarios (en su caso), actuar en su nombre y coordinar la concepcin y la ejecucin de la
accin.

Los costes que pueden optar a la financiacin sern los costes contrados por el beneficiario de la
subvencin (o beneficiarios en caso de subvencin con varios beneficiarios). Los costes
construidos por las entidades afiliadas a un beneficiario tambin podrn ser aceptados como
costes elegibles.

2014
166

El contrato normalizado de subvencin reconocer la autonoma del beneficiario de la accin y


establecer las normas simplificadas de gestin correspondientes. En particular, permitir al
coordinador adaptar o modificar la accin sin aprobacin previa del rgano de contratacin,
siempre que las modificaciones no sean substanciales (es decir, no cuestionen las condiciones de
adjudicacin del contrato) y no supongan una modificacin de ms del 25 % de ninguna de las
partidas del presupuesto.

En la celebracin de posibles contratos necesarios para los fines de la accin, el beneficiario


deber cumplir las normas establecidas en el anexo IV del contrato.

Salvo solicitud o acuerdo en contra de la Comisin Europea, el beneficiario de la subvencin


deber adoptar las medidas necesarias para garantizar la visibilidad de la financiacin o de la
Unin (vase el punto 2.3.5.).

6.5.11.1. Publicidad de la concesin de subvenciones


Una vez firmados los contratos, el rgano de contratacin elaborar un anuncio de concesin para cada
convocatoria de propuestas (vase el anuncio de adjudicacin, anexo E11). Lo enviar de inmediato en
formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin en el sitio web de EuropeAid.
Adems, el rgano de contratacin deber dejar constancia de toda la informacin relativa al
procedimiento (incluidos el nmero de solicitantes en el ao anterior, el nmero y el porcentaje de
solicitudes seleccionadas por convocatoria de propuestas; la duracin media del procedimiento desde la
fecha de cierre de la convocatoria a la concesin de la subvencin, el importe de las subvenciones, los
nombres de los solicitantes y los datos de los beneficiarios).
Al final de cada ao, el rgano de contratacin tambin elaborar y presentar a la Comisin Europea,
para su publicacin, un cuadro recapitulativo basado en el modelo que figura en el anexo de la Gua
Prctica (anexo E11, incluido el cuadro de Subvenciones adjudicadas sin convocatoria de propuestas).
Corresponder asimismo al rgano de contratacin publicar esta informacin en su propio sitio internet
o en cualquier otro medio de comunicacin adecuado.
La Comisin Europea podr autorizar al rgano de contratacin a no aplicar esas obligaciones si la
divulgacin de la informacin pudiera atentar contra la seguridad de los beneficiarios o perjudicar a sus
intereses comerciales.

6.6.

Subvenciones de escasa cuanta

Se trata de las subvenciones por un importe inferior o igual a 60 000 EUR.


En tal caso, se aplicarn algunas simplificaciones concretas:
- Deber justificarse el rechazo de la cofinanciacin en especie.
- No se pedir a los solicitantes que presenten la declaracin jurada de que no se encuentran en
ninguna de las situaciones de exclusin.
- No se solicitarn documentos justificativos.
- Podr no pedirse la garanta de prefinanciacin.
- Los registros contables y los documentos justificativos debern conservarse durante tres aos a
partir de la fecha de pago del saldo.
2014
167

- No se aplicar la norma de no rentabilidad.

6.7.

Convocatoria de propuestas restringida

Las medidas aplicables a una convocatoria de propuestas abierta, descritas en el apartado 6.4., se
aplicarn por analoga a las convocatorias restringidas de propuestas, con las siguientes excepciones:
En una convocatoria restringida de propuestas, la Gua para los solicitantes les exige presentar primero
un documento de sntesis.
Los controles administrativos de los documentos de sntesis, y a continuacin de los formularios de
solicitud completos, se realizan utilizando las listas de control.
La Gua para los solicitantes especifica que se invitar a un nmero determinado de solicitantes, sobre la
base del presupuesto disponible, a presentar una propuesta definitiva. Se elaborar una lista restringida
al nmero publicado, con los solicitantes cuyos documentos de sntesis que hayan obtenido las mejores
puntuaciones, clasificados por orden. Se elabora redactar un informe para documentar los resultados
de la sesin de apertura, de los controles administrativos y de la evaluacin del documento de sntesis.
Los solicitantes preseleccionados sern invitados posteriormente por escrito a presentar un formulario
de solicitud completo. Los controles de legibilidad slo se efectuarn para las propuestas que han sido
seleccionadas de forma provisional al final de la evaluacin, sobre la base de los documentos
justificativos solicitados por el rgano de contratacin y de las declaraciones del solicitante, con arreglo
a las normas establecidas en la Gua para los solicitantes y dentro del presupuesto disponible para la
convocatoria.
Los solicitantes no podrn modificar la informacin evaluada sobre la base del documento de sntesis en
el formulario de solicitud completo. La contribucin solicitada de la Unin Europea para la accin no
podr variar de la estimacin inicial en ms de un 20 %. Si esa contribucin solicitada difiere de la
estimacin inicial, la diferencia entre la contribucin de la Unin Europea y el coste total de la accin
deber permanecer dentro de los lmites impuestos por la Gua para los solicitantes.
El plazo mnimo entre la fecha de publicacin de la Gua para los solicitantes y la fecha lmite para la
presentacin de los documentos de sntesis ser de cuarenta y cinco das. El plazo mnimo entre la fecha
de envo de las cartas de convocatoria para presentar los formularios de solicitud completos y la fecha
lmite fijada para la presentacin de las propuestas ser de cuarenta y cinco das. En casos
excepcionales, podr fijarse un plazo ms corto a modo de excepcin.

6.8. Modificacin de los contratos de subvencin

6.8.1. Principios generales


Vase el punto 2.10.1.
Los contratos de subvencin solo podrn modificarse mediante clusulas adicionales por escrito, y no
mediante rdenes administrativas. Esas clusulas adicionales, incluidas las destinadas a aadir o
suprimir a un beneficiario, no podrn tener por objeto o efecto ni introducir en el contrato
modificaciones que pudieren cuestionar la decisin de concesin de la subvencin, ni violar la igualdad
de trato entre los solicitantes.
El importe mximo de la subvencin y el porcentaje mximo de la cofinanciacin de la Unin Europea no
podrn incrementarse.
2014
168

6.8.2. Preparacin de un apndice


Vase el punto 2.10.2.

6.9. Adjudicacin de contratos y apoyo financiero a terceros por los

beneficiarios de subvenciones
6.9.1. Adjudicacin de contratos
Contratos de servicios, suministros y obras para una accin financiada mediante subvencin: si la
ejecucin de la accin o del programa de trabajo requiere la contratacin de servicios, suministros u
obras por el beneficiario de la subvencin, debern aplicarse los procedimientos de adjudicacin de
contratos que figuran en el anexo IV del contrato de subvencin para cada contrato. Si el beneficiario de
la subvencin no cumple lo dispuesto en el anexo IV, los gastos correspondientes no podrn optar a
financiacin del FED o de la Unin.
No obstante, esos contratos solo podrn referirse a una parte limitada de la accin.

6.9.2. Ayuda financiera a terceros por los beneficiarios de subvenciones


Si la accin requiere la concesin de ayuda financiera a terceros, debern cumplirse los siguientes
requisitos:

que, antes de conceder la subvencin, el rgano de contratacin haya comprobado que el


beneficiario de la subvencin ofrece garantas adecuadas en lo que se refiere a la recuperacin
de las cantidades adeudadas a la Comisin Europea;

que las condiciones para la concesin de dicha ayuda estn definidas estrictamente en el
contrato de subvencin a fin de evitar el ejercicio de capacidad discrecional por parte del
beneficiario de la subvencin; esto incluira que se especifiquen los tipos de entidades que
pueden optar a la ayuda, los criterios de adjudicacin (incluidos los criterios para determinar el
importe exacto) y una lista fija de los distintos tipos de actividad que pueden recibir dicho apoyo
financiero;

que la cantidad mxima de apoyo financiero que pueda pagarse no exceda de 60 000 EUR por
tercero, salvo si la ayuda financiera es el objetivo principal de la accin, en cuyo caso no se
aplicarn lmites51.

6.10. Subvenciones a organizaciones internacionales y organismos nacionales

6.10.1. Subvenciones a organizaciones internacionales


Si, como resultado de una convocatoria de propuestas52, el beneficiario de una subvencin es una
organizacin internacional, se aplicar ntegramente lo dispuesto en este captulo.

51

Con arreglo al primer Reglamento Financiero del 10 FED (y a los anteriores), la ayuda financiera no poda ser el
objetivo principal de la accin.

2014
169

Definicin de organizacin internacional


De conformidad con las normas de desarrollo del Reglamento Financiero de la UE, se entender por
organizacin internacional las organizaciones de Derecho internacional pblico creadas por acuerdos
intergubernamentales y las agencias especializadas creadas por aqullas (puede tratarse de
organizaciones de escala mundial o regional). Las organizaciones constituidas con arreglo a una
normativa nacional no son organizaciones internacionales (por ejemplo, una ONG nacional con varias
oficinas regionales o nacionales).
Las organizaciones como las Naciones Unidas y sus agencias y entidades especializadas, el Banco
Mundial, la Organizacin de Cooperacin y Desarrollo Econmicos, la Organizacin Mundial del
Comercio, el Fondo Monetario Internacional, la Organizacin para la Seguridad y la Cooperacin en
Europa, el Banco Europeo de Reconstruccin y Desarrollo y la Organizacin Internacional para las
Migraciones entran claramente dentro de la definicin de organizacin internacional. En caso de
duda, para garantizar que una organizacin queda amparada por la definicin, deber determinarse su
naturaleza, principalmente sobre la base de sus instrumentos jurdicos (por ejemplo, sus estatutos o el
acuerdo intergubernamental por la que se cree).
Las organizaciones siguientes figuran explcitamente en las normas de desarrollo del Reglamento
Financiero de la UE como organizaciones internacionales: el Comit Internacional de la Cruz Roja (CICR)
y la Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (pero no las
organizaciones nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja).
Otras organizaciones sin nimo de lucro podrn asimilarse a organizaciones internacionales mediante
decisin de la Comisin.
Mtodos de ejecucin y procedimientos
Corresponder a la Comisin Europea (el Colegio) especificar en la decisin de financiacin el modo de
ejecucin especfico de la accin.
Si, como resultado de una convocatoria de propuestas (lanzada en rgimen de gestin directa o de
gestin indirecta por un pas beneficiario53) o como resultado de una adjudicacin directa, se ha
seleccionado a una organizacin internacional para una subvencin, el apoyo financiero que se le
proporcione ser una subvencin y deber firmarse un contrato de subvencin en consecuencia.
Por regla general, el contrato de subvencin que deba firmarse con organizaciones internacionales ser
el contrato de subvencin normalizado (anexos E3h1, E3h2 y resto de anexos normalizados para las
subvenciones). No obstante, el anexo E3h11 del contrato de subvencin incluir disposiciones para
tener en cuenta los acuerdos existentes entre la organizacin internacional de que se trate y la Unin
Europea, sus privilegios e inmunidades y el cumplimiento de las normas internacionales, que se
comprobar en la evaluacin por pilares. Ahora bien, si la Comisin Europea y una organizacin
internacional han llegado a un acuerdo sobre un modelo de contrato de subvencin distinto en el

52

Cuyo lanzamiento y adjudicacin correspondan a la Comisin Europea en rgimen de gestin directa o a un


pas socio en rgimen de gestin indirecta.

53

Es ms probable que las convocatorias de propuestas se den en rgimen de gestin directa dada la importancia
de las lneas presupuestarias temticas que suelen aplicarse a travs de contratos de subvencin tras una
convocatoria de propuestas (o, excepcionalmente, de subvenciones directas). Aunque son menos frecuentes
en rgimen de gestin indirecta con terceros pases, algunos convenios de financiacin tambin prevn la
utilizacin de subvenciones, por lo que son vlidas las mismas observaciones.

2014
170

contexto de un convenio marco, dicho modelo se utilizar tanto para subvenciones en el marco de
convocatorias de propuestas como para las adjudicaciones directas.
Cabe observar que se firmar un Acuerdo de Delegacin en rgimen de gestin indirecta (IMDA, por sus
siglas en ingls)54 con las organizaciones internacionales si la decisin de financiacin prev la gestin
indirecta con una organizacin internacional. Este tipo de contrato no implica una contribucin
financiera para una accin propuesta por la organizacin, sino la delegacin de tareas de ejecucin
presupuestaria a la organizacin internacional en calidad de delegatario. No debe confundirse con la
ejecucin de una accin en forma de subvencin como resultado de la presentacin con xito de una
solicitud para una convocatoria de propuestas (o, excepcionalmente, para una adjudicacin directa de
subvenciones) a una organizacin internacional.

6.10.2. Subvenciones a organismos nacionales


Las subvenciones concedidas a organismos pblicos nacionales por los Estados miembros o por
terceros pases donantes debern ajustarse a las normas y procedimientos establecidos en este captulo
y en el contrato de subvencin normalizado. Ahora bien, podrn acogerse a normas especficas
aplicables a organismos pblicos (por ejemplo, se les podr eximir de aportar la garanta financiera o se
les podr autorizar a aplicar sus propios procedimientos de contratacin pblica - cuando el
beneficiario de la subvencin sea un rgano de contratacin o una entidad adjudicataria en el sentido
de las directrices comunitarias aplicables a los procedimientos de contratacin pblica, aplicar las
disposiciones pertinentes de estos textos).
Un IMDA con organismos nacionales, por el que la Comisin Europea delega competencias de ejecucin
presupuestaria a esos organismos para que acten como rgano de contratacin, solo podr aplicarse si
la decisin de financiacin dispone una gestin indirecta con un organismo nacional en ese sentido. Tal
como se ha indicado en el punto 6.10.1., el IMDA no se ajusta a las normas y principios aplicables a las
subvenciones. Por ende, no podr utilizarse para conceder una subvencin a organismos nacionales. Si
un organismo nacional firma un IMDA, ese organismo no ser un beneficiario, sino que asumir el papel
del propio rgano de contratacin.
Si un organismo pblico de un pas socio que forme parte del Gobierno nacional participa en la
ejecucin de una accin financiada por la Unin, dicha accin se ejecutar en virtud de un convenio de
financiacin con el pas de que se trate, en lugar de un contrato de subvencin55.
No obstante, si un organismo pblico de un pas socio que no forme parte del Gobierno nacional del pas
de que se trate participa con xito en una convocatoria o recibe una adjudicacin directa, firmar el
contrato de subvencin normalizado con el rgano de contratacin y no un convenio de financiacin.

54

En 2014, el IMDA sustituy al acuerdo de contribucin normalizado que se utiliz como contrato cuando se
trabajaba con organizaciones internacionales con arreglo al antiguo rgimen de gestin conjunta.

55

Podrn aplicarse normas distintas a acciones ejecutadas en el marco de la cooperacin transfronteriza.

2014
171

7. Textos jurdicos
7.1. Marco jurdico para los procedimientos de contratacin pblica
Programas financiados con cargo al presupuesto de la UE: El siguiente marco jurdico se aplica a los
contratos de servicios, suministros y obras financiados con cargo al Presupuesto de la UE, celebrados en
el marco de la cooperacin de la Unin Europea con terceros pases y concedidos por un rgano de
contratacin del pas beneficiario, o por la Comisin Europea en nombre y por cuenta del beneficiario:

Reglamento (CE, Euratom) n 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se
aprueba el Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas
(y, en particular, el captulo III del ttulo IV de la segunda parte sobre las disposiciones particulares
sobre contratacin pblica en las acciones exteriores), tal como ha quedado modificado por el
Reglamento (CE, Euratom) n 1995/2006, de 13 de diciembre de 2006.

Reglamento (CE, Euratom) n 2342/2002 de la Comisin, de 23 de diciembre de 2002, sobre


normas de desarrollo del Reglamento Financiero mencionado en el punto anterior (y, en
particular, el captulo III del ttulo III de la segunda parte, relativo a las disposiciones particulares
sobre contratacin pblica en las acciones exteriores), tal como sido modificado por:
-

Reglamento (CE, Euratom) n 1261/2005 de la Comisin, de 20 de julio de 2005.


Reglamento (CE, Euratom) n 1248/2006 de la Comisin, de 7 de agosto de 2006.
Reglamento (CE, Euratom) n 478/2007 de la Comisin, de 23 de abril de 2007.

Los Reglamentos56 y otros actos de base especficos relativos a los distintos programas de
cooperacin.

Asimismo, sern de aplicacin las disposiciones siguientes:

El acuerdo marco firmado entre la Unin Europea y el pas beneficiario de que se trate, si existe
un acuerdo de ese tipo. Ese acuerdo contendr las normas de cooperacin administrativa entre
ambas partes para la ejecucin de la ayuda exterior.

El Convenio de Financiacin firmado por la Unin Europea y el pas beneficiario de que se trate
para cada programa financiado por la UE. En l se establecern los objetivos y el presupuesto del
programa.

Esta Gua Prctica, junto con los documentos y modelos normalizados que figuran en sus anexos.

7.1.1. Programas financiados con cargo al FED


El siguiente marco se aplicar a los contratos de servicios, suministros y obras financiados por el Fondo
Europeo de Desarrollo:

56

Como el Reglamento (CE) n 450/2008 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de abril de 2008, por el
que se establece el cdigo aduanero comunitario (cdigo aduanero modernizado), que establece las normas
relativas al origen de los productos.

2014
172

Acuerdo de Asociacin ACP-CE firmado en Coton el 23 de junio de 2000, tal como fue modificado
por el Acuerdo por el que se modifica el Acuerdo de Asociacin ACP-CE, firmado en Luxemburgo
el 25 de junio de 2005 y en Uagadug el 22 de junio de 2010, y su anexo IV;

Decisin 2013/755/UE del Consejo, de 25 de noviembre de 2013, relativa a la asociacin de los


pases y territorios de ultramar con la Unin Europea (Decisin de Asociacin ultramar).

Anexo V de la Decisin n 3/90 del Consejo de Ministros ACP-CEE, de 29 de marzo de 1990,


relativo a las normas de procedimiento en materia de conciliacin y arbitraje.

Reglamento (CE) n 215/2008 del Consejo, de 18 de febrero de 2008, por el que se aprueba el
Reglamento Financiero aplicable al dcimo Fondo Europeo de Desarrollo, que se modificar sobre
la base de la Decisin de la Comisin Europea [COM(2014) ].

Decisin 2013/759/UE del Consejo (crdito-puente).

11 FED: se adoptar sobre la base de la propuesta de la Comisin Europea COM(2013) 660.

Asimismo, sern de aplicacin las disposiciones siguientes:

El Convenio de Financiacin firmado por la UE y el pas beneficiario de que se trate para cada
programa financiado por la UE. En l se establecern los objetivos y el presupuesto del programa.

Esta Gua Prctica, junto con los documentos y modelos normalizados que figuran en sus anexos.

7.2. Marco jurdico para los procedimientos de concesin de subvenciones

7.2.1. Programas financiados con cargo al presupuesto de la UE


El marco jurdico siguiente se aplicar a los contratos de subvencin financiados por la Unin Europea y
celebrados en el marco de la cooperacin con terceros pases:

Reglamento (CE, Euratom) n 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se
aprueba el Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas
(y, en particular, el ttulo VI de la primera parte, sobre las subvenciones, y el captulo IV del ttulo
IV de la segunda parte, sobre las disposiciones particulares sobre contratacin pblica en las
acciones exteriores), tal como ha quedado modificado por el Reglamento (CE, Euratom)
n 1995/2006 de la Comisin, de 13 de diciembre de 2006;

Reglamento (CE, Euratom) n 2342/2002 de la Comisin, de 23 de diciembre de 2002, sobre


normas de desarrollo del Reglamento Financiero (y, en particular, el ttulo VI de la primera parte,
relativo a las subvenciones, y el captulo IV del ttulo III de la segunda parte, sobre las
disposiciones particulares sobre contratacin pblica en las acciones exteriores), modificado por:

Reglamento (CE, Euratom) n 1261/2005 de la Comisin, de 20 de julio de 2005;

Reglamento (CE, Euratom) n 1248/2006 de la Comisin, de 7 de agosto de 2006;

Reglamento (CE, Euratom) n 478/2007 de la Comisin, de 23 de abril de 2007;

los reglamentos o decisiones del Consejo, denominados actos de base en el Reglamento


Financiero y en esta Gua Prctica, y otros instrumentos especficos relativos a los distintos
programas de cooperacin.

2014
173

7.2.2. Programas financiados con cargo al FED


El marco jurdico siguiente se aplicar a los contratos de subvencin celebrados con cargo al 10 FED:

Acuerdo de Asociacin ACP-CE firmado en Coton el 23 de junio de 2000, tal como fue modificado
por el Acuerdo por el que se modifica el Acuerdo de Asociacin ACP-CE, firmado en Luxemburgo
el 25 de junio de 2005 y en Uagadug el 22 de junio de 2010.

Decisin 2013/755/UE del Consejo, de 25 de noviembre de 2013, relativa a la asociacin de los


pases y territorios de ultramar con la Unin Europea (Decisin de Asociacin ultramar).

Reglamento (CE) n 215/2008 del Consejo, de 18 de febrero de 2008, sobre el Reglamento


Financiero aplicable al dcimo Fondo Europeo de Desarrollo, en particular el ttulo VII de la
primera parte, relativo a las subvenciones. Este Reglamento se modificar sobre la base de la
Decisin de la Comisin Europea [COM(2014) ].

Decisin 2013/759/UE del Consejo (crdito-puente).

11 FED: se adoptar sobre la base de la propuesta de la Comisin Europea COM(2013) 660.

Asimismo, sern de aplicacin las disposiciones siguientes:

El Convenio de Financiacin firmado por la UE y el pas beneficiario de que se trate para el


programa, si existe un acuerdo de ese tipo. En l se establecern los objetivos y el presupuesto
del programa.

La Gua Prctica junto con los documentos y modelos normalizados que figuran en los anexos, que
incluyen el contrato de subvencin normalizado para la ayuda exterior (vase el anexo E3) y los
documentos normalizados para las convocatorias de propuestas (vanse los anexos E1, E2 y E3).

2014
174

8. ndice de los anexos


A

Generalidades

A1a

Glosario

a1a_glossary_es.doc

A1b

Glosario multilinge

a1b_glossarymulti_es.doc

A2a

Elegibilidad para los programas 2014-2020

a2a_ecprogrammes_eligibility2014_2020
_es.doc

A2b1

Programas de ayuda exterior de la UE

a2b1_ecprogrammes_es.doc

A2b2

Elegibilidad para los programas 2007-2013

a2b2_eligibilityprogrammes2007_2013_e
s.doc

A2c

Elegibilidad para los programas anteriores a


2007

a2c_eligibilityprogrammesbefore2007_es
.doc

A3

Declaracin de objetividad y confidencialidad

a3_decl_ob_conf_es.doc

A4

Declaracin de imparcialidad y confidencialidad

a4_decl_imp_conf_es.doc

A5

Anuncios

A5a

Anuncio de anulacin

a5a_cancnotice_es.doc

A5b

Correccin de errores del anuncio de contrato

a5b_corrigcontractnotice_es.doc

A6

Nota explicativa

a6_explnote_es.doc

A7

Recibo para solicitudes, ofertas o propuestas


entregadas en mano

a7_receipt_es.doc

A8

Carta de notificacin para suministros y obras

a8_notifletter_supplyworks_es.doc

A9

Carta de presentacin de un contrato o


apndice

a9_coverletter_es.doc

A10a

Informe de negociacin para procedimientos


negociados (contratos pblicos) y concesin
directa (subvenciones)

a10a_negotiationreport_es.doc

A10b

Informe de negociacin para los


procedimientos sobre la base de una sola
oferta

a10b_singletenderreport_es.doc

A11

Directrices

2014
175

Generalidades

A11a

Directrices sobre los procedimientos


contractuales para situaciones de crisis en el
marco del presupuesto de la UE y del FED

a11a_guidelines_crisis_es.zip

A11b

Directrices para la redaccin de las


especificaciones tcnicas de las ofertas TI en el
mbito de las acciones exteriores

a11b_it_guidelines_es.doc

A11c

Directrices para la redaccin de las


especificaciones tcnicas de las licitaciones
para suministros de oficina en el mbito de las
acciones exteriores

a11c_guidelines_furniture_es.doc

A11d

Directrices para la redaccin de las


especificaciones tcnicas de las licitaciones
para vehculos en el mbito de las acciones
exteriores

a11d_guidelines_vehicles_es.doc

A11e

Directrices de publicacin

a11e_publication_guidelines_es.doc

A12

Anexo V de la Decisin n 3/90 del Consejo de


Ministros ACP-CEE, de 29 de marzo de 1990,
por la que se aprueban las disposiciones
generales, las condiciones generales y las
normas de procedimiento para la conciliacin y
el arbitraje, relativas a los contratos de obras,
de suministros y de servicios financiados por el
FED

a12_conciliationandarbitration_es.pdf

A13

Declaracin de privacidad

a13_privacy_statement_es.doc

Servicios

B1

Anuncio de informacin previa

b1_priorinfo_es.doc

B2a

Anuncio de contrato

b2a_contractnotice_es.doc

B2b

Resumen del anuncio de contrato


Publicacin local

b2b_summarycn_es.doc

B3

Formulario de solicitud normalizado

b3_applform_es.doc

B4

Lista general

b4_longlist_es.doc

B5

Informe de preseleccin

b5_shortreport_es.doc

2014
176

B6

Anuncio de preseleccin

b6_shortnotice_es.doc

B7

Carta a los candidatos que no han sido


preseleccionados

b7_letternotshort_es.doc

B8

Expediente de licitacin normalizado (incluido el contrato normalizado)

B8a

Carta de convocatoria de licitacin

b8a_invit_es.doc

B8b

Instrucciones para los licitadores

b8b_itt_es.doc

B8c

Proyecto de contrato: condiciones particulares

b8c_contract_es.doc

B8d

Proyecto de contrato: condiciones generales


(anexo I)

b8d_annexigc_es.pdf

B8e

Proyecto de contrato: pliego de condiciones


para los contratos basados en honorarios
(anexo II)

b8e_annexiitorfee_es.doc

B8f

Proyecto de contrato: pliego de condiciones


global (anexo II)

b8f_annexiitorglobal_es.doc

B8g

Proyecto de contrato: organizacin y


metodologa (anexo III)

b8g_annexiiiom_es.doc

B8h

Proyecto de contrato: lista de los expertos


principales con sus curriculum vitae (anexo IV)

b8h_annexivexperts_es.doc

Proyecto de contrato: presupuesto (anexo V)


B8i1

Presupuesto para un contrato de precio global

b8i1_annexvbudgetglobal_es.doc

B8i2

Desglose presupuestario para un contrato


basado en honorarios

b8i2_annexvbudgetfee_es.xls

Proyecto de contrato: formularios y otros documentos pertinentes (anexo VI)


B8j1

Ficha de identificacin bancaria

b8j1_annexvifif_es.pdf

B8j2

Modelo de garanta financiera

b8j2_annexviguarantee_es.doc

B8j3

Ficha de entidad legal (personas fsicas)

b8j3_annexvilefind_es.pdf

B8j4

Ficha de entidad legal (empresas privadas)

b8j4_annexvilefcompany_es.pdf

B8j5

Ficha de entidad legal (organismos pblicos)

b8j5_annexvilefpublic_es.pdf

2014
177

B8k

Proyecto de contrato: Comprobacin de los


gastos: pliego de condiciones e informe de
conclusiones factuales (anexo VII)

b8k_annexviiexpverif_es.doc

B8l

Tabla de conformidad administrativa

b8l_admingrid_es.doc

B8m1

Tabla de evaluacin (honorarios)

b8m1_evalgrid_fees_es.doc

B8m2

Tabla de evaluacin (precio global)

b8m2_evalgrid_global_es.doc

B8n

Formulario de presentacin de ofertas

b8n_tenderform_es.doc

B8o

Expediente simplificado de licitacin (para el


procedimiento negociado en rgimen
competitivo y para el procedimiento de
contratacin directa)

b8o_simplified_es.zip

B8p

Rgimen fiscal y aduanero

b8p_taxcustomsarrangements_es.doc

B9

Lista de control para la apertura de plicas

b9_openchecklist_es.doc

B10

Informe de la apertura de plicas

b10_openreport_es.doc

B11

Informe de evaluacin

b11_evalreport_es.doc

B12a

Tabla de evaluadores (honorarios)

b12a_evaluatorsgrid_fees_es.doc

B12b

Tabla de evaluadores (precio global)

b12b_evaluatorsgrid_global_es.doc

B 13a

Carta de notificacin al adjudicatario

b13a_notification_letter_es.doc

B13b

Carta al segundo mejor licitador

b13b_lettersecond_best_es.doc

B13b

Carta al licitador no seleccionado

b13c_letterunsuccessful_es.doc

B14a

Anuncio de adjudicacin del contrato para


convocatorias internacionales

b14a_awardnotice_internationalcalls_es.
doc

B14b

Anuncio de adjudicacin del contrato para


otros procedimientos

b14b_awardnotice_es.doc

B15

Formulario de evaluacin del contratista

b15_assessment_es.doc

B16

Apndice al contrato

b16_addendum_es.doc

B17

Modificacin del presupuesto de un contrato

b17_budgetmodif_es.xls

2014
178

Suministros

C1

Anuncio de informacin previa

c1_priorinfo_es.doc

C2

Anuncio de contrato

c2_contractnotice_es.doc

C3

Resumen del anuncio de contrato Anuncio


local

c3_summarycn_es.doc

C4

Expediente de licitacin normalizado (incluido el contrato normalizado)

C4a

Carta de convocatoria de licitacin

c4a_invit_es.doc

C4b

Instrucciones para los licitadores

c4b_itt_es.doc

C4c

Proyecto de contrato

c4c_contract_es.doc

C4d

Proyecto de contrato: condiciones particulares

c4d_specialconditions_es.doc

C4e

Proyecto de contrato: condiciones generales

c4e_annexigc_es.pdf

C4f

Especificaciones tcnicas (anexo II) y oferta


tcnica (anexo III)

c4f_annexiitechspeciiitechoffer_es.doc

C4g

Oferta financiera (anexo IV)

c4g_annexivfinoffer_es.doc

C4h

Garanta de buen fin (anexo V)

c4h_perfguarantee_es.doc

C4i

Garanta de prefinanciacin (anexo V)

c4i_prefinanceguarantee_es.doc

C4j

Tabla de conformidad administrativa

c4j_admingrid_es.doc

C4k

Tabla de evaluacin

c4k_evalgrid_es.doc

C4l

Formulario de presentacin de ofertas

c4l_tenderform_es.doc

C4m

Rgimen fiscal y aduanero (anexo V)

c4m_taxcustomsarrangements_es.doc

C4n

Garanta de licitacin

c4n_tenderguarantee_es.doc

C4o1

Ficha de identificacin bancaria

c4o1_fif_es.pdf

C4o2

Ficha de entidad legal (personas fsicas)

c4o2_lefind_es.pdf

C4o3

Ficha de entidad legal (empresas privadas)

c4o3_lefcompany_es.pdf

C4o4

Ficha de entidad legal (organismos pblicos)

c4o4_lefpublic_es.pdf

2014
179

C5

Lista de control para la apertura de plicas

c5_openchecklist_es.doc

C6

Informe de la apertura de plicas

c6_openreport_es.doc

C7

Informe de evaluacin

c7_evalreport_es.doc

C8a

Carta de notificacin a los licitadores

c8a_notifletter_supply_es.doc

C8b

Carta a los licitadores no seleccionados

c8b_letterunsuccessful_es.doc

C9a

Anuncio de adjudicacin del contrato para


convocatorias internacionales

C9a_awardnotice_internationalcalls_es.d
oc

C9b

Anuncio de adjudicacin del contrato para


otros procedimientos

c9b_awardnotice_es.doc

C10

Formulario de evaluacin del contratista

c10_assessment_es.doc

C11

Recepcin provisional y definitiva

c11_provfinalaccept_es.doc

C12

Apndice al contrato

c12_addendum_es.doc

C13

Modificacin del presupuesto

c13_budgetmodif_es.doc

Obras

D1

Anuncio de informacin previa

d1_priorinfo_es.doc

D2

Anuncio de contrato

d2_contractnotice_es.doc

D3

Resumen del anuncio de contrato Anuncio


local

d3_summarycn_es.doc

D4

Expediente de licitacin normalizado (incluido el contrato normalizado)


VOLUMEN 1
Apartado 1

D4a

Carta de convocatoria de licitacin

d4a_invit_es.doc

D4b

Instrucciones para los licitadores

d4b_itt_es.doc

Apartado 2
D4c

Formulario de presentacin de la oferta

2014
180

d4c_tenderform_es.doc

Apartado 3
D4d

Garanta de licitacin

d4d_tenderguarantee_es.doc

Apartado 4
D4e

Cuestionario sobre la oferta tcnica

d4e_techofferquestion_es.doc

D4f

Formulario de la oferta tcnica 4.1

d4f_techofferform_4.1_es.doc

D4g

Formulario de la oferta tcnica 4.2

d4g_techofferform_4.2_es.doc

D4h

Formulario de la oferta tcnica 4.3

d4h_techofferform_4.3_es.doc

D4i

Formulario de la oferta tcnica 4.4

d4i_techofferform_4.4_es.doc

D4j1

Ficha de identificacin bancaria

d4j1_fif_es.pdf

D4j2

Ficha de entidad legal (personas fsicas)

d4j2_lefind_es.pdf

D4j3

Ficha de entidad legal (empresas privadas)

d4j3_lefcompany_es.pdf

D4j4

Ficha de entidad legal (organismos pblicos)

d4j4_lefpublic_es.pdf

D4k

Formulario de la oferta tcnica 4.6

d4k_techofferform_4.6_es.doc

Apartado 5
D4l

Tabla de conformidad administrativa

d4l_admingrid_es.doc

D4m

Tabla de evaluacin

d4m_evalgrid_es.doc

VOLUMEN 2
D4n

Proyecto de contrato

d4n_contract_es.doc

D4o

Proyecto de contrato: condiciones particulares

d4o_specialconditions_es.doc

D4p

Proyecto de contrato: condiciones generales

d4p_annexgc_es.pdf

D4q

Garanta de prefinanciacin

d4q_prefinanceguarantee_es.doc

D4r

Garanta de buen fin

d4r_perfguarantee_es.doc

D4s

Garanta de retencin

d4s_retentionguarantee_es.doc

D4t

Rgimen fiscal y aduanero

d4t_taxcustomsarrangements_es.doc

2014
181

VOLUMEN 3
D4u

Especificaciones tcnicas

d4u_techspec_es.doc

VOLUMEN 4
D4v

Nota financiera interpretativa

d4v_finoffer_4.1_es.doc

D4w

Oferta financiera para contratos a tanto alzado

d4w_finoffer_4.2_es.doc

D4x

Oferta financiera para contratos de precio


unitario

d4x_finoffer_4.3_es.doc

VOLUMEN 5
D4y

Planos del proyecto

d4y_designdrawing_es.doc

D5

Lista de control para la apertura de plicas

d5_openchecklist_es.doc

D6

Informe de la apertura de plicas

d6_openreport_es.doc

D7

Informe de evaluacin

d7_evalreport_es.doc

D8

Carta a los licitadores no seleccionados

d8_letterunsuccessful_es.doc

D8a

Carta de notificacin

d8a_notifletter_works_es.doc

D9a

Anuncio de adjudicacin del contrato para


convocatorias internacionales

d9a_awardnotice_internationalcalls_es.d
oc

D9b

Anuncio de adjudicacin del contrato para


otros procedimientos

d9b_awardnotice_es.doc

D10

Formulario de evaluacin del contratista

d10_assessment_es.doc

D11

Apndice al contrato

d11_addendum_es.doc

D12

Modificacin del presupuesto

d12_budgetmodif_es.xls

DR1

Expediente de licitacin para licitacin


restringida

dr1_tender_dossier_restr_es.zip

Subvenciones

E1

Programa de trabajo

e1_workprogr_es.doc

2014
182

E2

Publicacin local

e2_localpub_es.doc

E3

Gua para los solicitantes de subvenciones

E3a

Gua para los solicitantes

e3a_guidelines_es.doc

E3a1

Informacin sobre el rgimen fiscal aplicable a


los contratos de subvencin

e3a1_guidelines_annexJ_es.doc

E3a2

Lista de control para las opciones de costes


simplificados

e3a2_checklistsimplifiedcostoptions_es.d
oc

E3b

Formulario de solicitud

e3b_applicform_es.doc

E3c

Presupuesto

e3c_budget_es.xls

E3d

Marco lgico

e3d_logframe_es.doc

E3e1

Ficha de entidad legal (personas fsicas)

e3e1_lefind_es.pdf

E3e2

Ficha de entidad legal (empresas privadas)

e3e2_lefcompany_es.pdf

E3e3

Ficha de entidad legal (organismos pblicos)

e3e3_lefpublic_es.pdf

E3f

Ficha de identificacin financiera

e3f_fif_es.pdf

E3h1

Condiciones particulares

e3h1_speccond_es.doc

E3h2

Condiciones generales (anexo II)

e3h2_gencond_es.pdf

E3h3

Procedimientos de adjudicacin de contratos


(anexo IV)

e3h3_awardproc_es.doc

E3h4

Solicitud de pago (anexo V)

e3h4_requestpay_es.doc

E3h5

Informe descriptivo intermedio (anexo VI)

e3h5_interreport_es.doc

E3h6

Informe descriptivo final (anexo VI)

e3h6_finalreport_es.doc

E3h7

Informe financiero (anexo VI)

e3h7_financialreport_es.xls

E3h8

Comprobacin de los gastos (anexo VII)

e3h8_expendverif_es.doc

E3h9

Garanta financiera (anexo VIII)

e3h9_finguarantee_es.doc

E3h10

Transferencia de propiedad de los activos

e3h10_transferassetsownership_es.doc

E3h11

Excepciones organizaciones internacionales

e3h11_derogations_ios_es.doc

2014
183

E4a

Pliego de condiciones para los asesores

e4a_torassessors_es.doc

E4b

Gua para los asesores

e4b_guidelinesassessors_es.doc

E5a

Tabla de evaluacin del documento de sntesis

e5a_conceptevalgrid_es.doc

E5b

Tabla de evaluacin del formulario de solicitud


completo

e5b_propevalgrid_es.doc

E6a

Informe de evaluacin fase 1 Apertura,


controles administrativos y evaluacin del
documento de sntesis

e6a_opening_conceptevalrep_es.doc

E6b

Informe de evaluacin fase 2 Evaluacin de la


solicitud completa

e6b_applicevalrep_es.doc

E6c

Informe de evaluacin fase 3 Controles


finales de elegibilidad

e6c_finalevalrep_es.doc

E8

Carta a la delegacin - evaluacin

e8_note_delegation_evaluation_es.doc

E9a

Carta fase 1

e9a_letter_step_1_es.doc

E9b

Carta fase 2

e9b_letter_step_2_es.doc

E9c

Carta fase 3

e9c_letter_step_3_es.doc

E10

Apndice al contrato

e10_addendum_to_contract_es.doc

E11

Publicacin de la adjudicacin del contrato

e11_publication_of_award_es.doc

2014
184