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2009 Fernando Arce and Joseph Bitran

Avaliao e Priorizao de Iniciativas/Projetos

Estratgicos Usando uma Inovadora Soluo de
Software em Gerenciamento de Portflios
Por Fernando Arce e Joseph Bitran

Resumo
A avaliao e priorizao de projetos estratgicos e operacionais concorrentes so tarefas
intimidantes, especialmente em vista do seu impacto sobre a disponibilidade e desempenho dos
sistemas de informao (SI) e a infraestrutura da tecnologia da informao (TI) da empresa.
As demandas e expectativas de clientes e executivos corporativos para servios inovadores e
instantaneamente disponveis, representam desafios para executivos seniores em SI e TI para
gerenciarem o desenvolvimento de sistemas e atualizaes de infraestrutura, garantindo operaes
contnuas e melhorias ininterruptas. Eles devem introduzir a inovao e reduo de custos esperados
pela alta administrao e pelas unidades de negcios estratgicos da empresa para garantir a contnua
competitividade e crescimento de negcios e para a realizao de seus objetivos estratgicos.
Atualizaes e melhorias contnuas de ambos, sistema de informao e infraestrutura, que do
suporte a produtos e servios, so realizados por uma grande gama de projetos de desenvolvimento
e de melhoramento. Dado esses recursos limitados, a determinao de quais projetos devem ser
financiados a cada ano, pode apresentar conjuntos potencialmente assustadores e controversos de
desafios, uma vez que nem todos os projetos so ou merecem ser financiados e implementados.
Aps uma breve introduo, este artigo fornece uma viso geral de uma soluo estratgica de um
software para gerenciamento de portflios. Implementado em um importante banco internacional
como uma avaliao inovadora e abordagem de priorizao, esta soluo representa os fatores
crticos de sucesso que se aplicam a todos os projetos, padres de desempenho e regras de avaliao
esperados pelas partes interessadas. O resultado desta experincia discutido e so apresentados
resultados atuais.

Em um mundo no qual se tem sobrecarga de

informaes e um ambiente altamente
competitivo e mutvel, as empresas
regularmente enfrentam uma srie de
negcios, tecnologias e questes polticas
complexas. Para serem bem sucedidos, os
executivos devem colaborar para ter
vantagens competitivas; promover uma viso
de longo prazo em um mundo de presses de
curto prazo; referenciar seu desempenho em

comparao ao melhor; e estabelecer alianas

com outros negcios e com funcionrios (1).
A avaliao e priorizao de projetos
estratgicos e operacionais concorrentes so
tarefas intimidantes, especialmente em vista
do seu impacto sobre a disponibilidade e
desempenho dos sistemas de informao (SI) e
a infraestrutura da tecnologia da informao
(TI) da empresa.

No entanto, a realidade de projetos de TI

em todos os seguimentos industriais, est
repleta de complicadores. A seguir so alguns
exemplos encontrados nos grandes mercados
de TI:
42% dos projetos de TI foram
abandonados antes da concluso e cerca de
50% de todos os projetos tecnolgicos no
conseguirem satisfazer as expectativas dos
executivos (2)
Apenas 34% dos projetos de aplicativos
so finalizados no prazo estimado e dentro
do oramento. 51% dos projetos so
desafiadores (projetos que esto com o
prazo estourado, acima do oramento e/ou
falta crtica de recursos) (3)
10% dos projetos de TI foram
abandonados antes da concluso. Mais de
15% dos projetos de TI foram
considerados falhos aps a concluso(4)
As estatsticas do setor indicam uma taxa
de insucesso de 75% dos projetos devido
aos resultados decepcionantes ou projetos
abandonados (5)
90% dos gerentes de projetos
frequentemente subestimam o tamanho e
complexidade do projeto
Aproximadamente a metade (44%) estoura
os custos entre 10% a 40%, e apenas 16%
conseguem cumprir o cronograma(6)

da alocao de recursos e ir em direo a

estratgias que:
Inteligentemente compara as iniciativas
atravs de um conjunto de imperativos
estratgicos e dimenses.
Prioriza iniciativas de toda a organizao
em uma base informada.
Efetivamente aloca recursos para ter
sucesso na execuo.
Fornece informaes para entender
melhor os custos em curso e progresso
dos esforos.
Ganha melhor visibilidade no valor
(financeiro e estratgico) que os
investimentos agregam para a empresa. (7)

Assim, os executivos e gerentes devem

introduzir a inovao e reduo de custos
esperados pela alta administrao e pelas
unidades de negcios estratgicos da empresa
para garantir a contnua competitividade e
crescimento de negcios e para a realizao
de seus objetivos estratgicos. Durante o
processo, eles devem avaliar a contribuio
dos projetos para a concretizao dos
objetivos estratgicos e garantir a
continuidade operacional. Os executivos e
gerentes devem ento, selecionar os projetos
que mais contribuem para a consecuo
dessas metas e, ao mesmo tempo, aderir a
estritas diretrizes oramentrias e
permanecerem imparciais s presses das
A quase dependncia total das empresas
partes interessadas. Alm disso, executivos de
com o setor de TI, para entregar produtos e
SI e TI devem chegar a essas
servios aos clientes,
decises com rapidez e convico,
demanda estruturas
e com o total apoio
eficientes em TI e
Para
alcanar
o
organizacional necessrio para a
concluso pontual de
correta implementao.
projetos de SI. As
sucesso, os executivos
demandas e expectativas
devem se afastar da
Desafios
de clientes e executivos
definio
de
prioridades
corporativos para servios
Este artigo utiliza um
e da alocao de
inovadores e
importante banco internacional
instantaneamente
como um exemplo que possui
recursos...
disponveis, representam
uma infraestrutura de
desafios para executivos
tecnologia da informao
seniores em SI e TI para
modelo, uma ampla gama de
gerenciarem o desenvolvimento de sistemas e
produtos inovadores de servios bancrios e
atualizaes de infraestrutura, garantindo
financeiros, atendendo clientes em todo o
operaes contnuas e melhorias
mundo.
ininterruptas.

Para alcanar o sucesso, os executivos

devem se afastar da definio de prioridades e

Atualizaes e melhorias contnuas de

ambos, sistema de informao e infraestrutura,
que do suporte a produtos e servios, so
realizados por uma grande gama de projetos

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de desenvolvimento e de melhoramento.
Dado esses recursos limitados, a
determinao de quais projetos devem ser
financiados a cada ano, pode apresentar
conjuntos potencialmente assustadores e
controversos de desafios, uma vez que nem
todos os projetos so ou merecem ser
financiados e implementados.
O projeto de priorizao e avaliao do
banco solucionou os desafios enfrentando a
gerencia snior e os executivos de TI e SI, ao
desenvolver uma excelente soluo que
consistia em uma avaliao objetiva e um
sistema de priorizao.
Impulsionada por uma avaliao inovadora
e um software de otimizao, esta soluo
representou os fatores crticos de sucesso que
se aplicavam a todos os projetos, padres de
desempenho e regras de avaliao esperados
pelas partes interessadas.
O sucesso da avaliao e a priorizao de
projetos existentes e quaisquer novas
iniciativas foram fortemente dependentes de
mltiplos fatores, tais como:
Contribuies demonstrveis para a
concretizao dos objetivos estratgicos;
"Condies de concorrncia equitativas"
demonstrveis para a avaliao e
priorizao;
Concordncia sobre fatores crticos de
sucesso com atributos mensurveis e
contestveis;
A avaliao sistemtica dos riscos e
benefcios- qualitativos e quantitativos;
Entender e gerenciar as expectativas das
partes interessadas;
"Despolitizao" do processo e os
resultados da avaliao;
Fornecer orientaes ideais para
financiamento e implementao.
Abordagem
Utilizando o Enterprizer - um inovador
sistema de modelagem corporativo e um
gerador de aplicativos- concebido,
desenvolvido e patrocinado por Enterprizer
Technologies, foi criada interativamente uma
soluo bancria especfica em um ambiente
de oficina e em sesses de trabalho de
pequenos grupos. A soluo incluiu uma

representao de alto nvel dos diversos

projetos e iniciativas que alimentam as
unidades de negcios estratgicos do banco.
Cada projeto ou iniciativa foi representada em
trs dimenses: estratgica,
econmica/comercial e realizao.
As regras de avaliao especficas do banco
foram ento desenvolvidas em um processo
solicitado pelo software, com todas os dados
inseridos em um modelo especfico da
empresa. Os principais passos no processo
incluram, para cada dimenso, os itens a
seguir: (a) definio dos fatores crticos de
sucesso que atendem a concretizao dos
objetivos estratgicos do banco e dos
objetivos de tecnologia, (b) definio das
partes interessadas, internas e externas,
incluindo profissionais e fornecedores de
padres de garantia da qualidade, e (c)
definio das expectativas das partes
envolvidas e os diversos padres de
desempenho.
Aplicando estas regras de avaliao
especficas do banco para cada dimenso e
utilizando a capacidade computacional e de
algortmicos do software, esta soluo gera
ento pontuaes de sucesso (Figura 1) que
mostram a contribuio de vrios fatores de
sucesso para a pontuao geral de uma
iniciativa/projeto especfico. Pontuaes de
sucesso foram gerados pelo software para
todos os projetos/iniciativas individualmente,
juntamente com pontuaes comparativas
para todos os portflios de projetos (Figura
2). Ambas as pontuaes, individual e
comparativa, foram utilizadas para decises de
aprovao e financiamento.
Para projetos e iniciativas de baixa
pontuao, o software forneceu metas e
critrios sobre estratgias de melhoria,
seguido por prescries de melhorias
otimizados - recomendaes que poderiam
ser seguidas posteriormente para melhorar o
ranking do projeto na lista completa dos
valores comparativos em cada uma das
dimenses (estratgico, econmico /
comercial e realizao). Esta abordagem
garantiu no contexto, uma avaliao de
multiparametros que permitiram a priorizao
sistemtica e apoio a melhorias contnuas e
implementao.

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O fundamental para esta abordagem tem

sido a participao plena no projeto de um
coordenador designado e o acesso a
informaes de projetos/iniciativas (mediante
a um termo de confidencialidade) assim como
a solicitao de informaes das principais

partes interessadas via a combinao de

questionrios e entrevistas.

Aps insero de informaes da

iniciativa Dawn, ns podemos ver a
estratgica pontuao de sucesso
(ou a pontuao em outra
dimenso), junto contribuio
relativa dos fatores de sucessos para
a pontuao geral.

Invocar os algoritmos do
Enterprizer >>>

>>>...nos podemos agora determinar
novas metas de desempenho e, com a
ajuda do Enterprizer , tente diferentes
estratgias de melhoria e se ao invocar
os algoritmos disponveis e ento gerar
prescries otimizadas mas melhorias e
implementao

Figura 1: Exemplo de uma pontuao estratgica de sucesso de uma iniciativa (primeira tela) e uma
prescrio otimizada de melhoria (segunda tela).

Resultados
O projeto resultou em um software que
consiste em um modelo representando os
vrios projetos/ iniciativas do banco
(organizados por unidades estratgicas de
negcios). O software foi configurado para
apresentaes interativas das pontuaes de
sucesso, individual e comparativa, permitindo
o estabelecimento de metas e a gerao de

prescries otimizadas para a melhorias e

implementao. Esta soluo tambm
proporcionou o seguinte:
Entender os fatores de sucesso
estratgicos- econmico/comercial e
realizao- que impactam cada projeto e
iniciativa;
Pontuaes de sucesso individuais e
comparativas para os projetos e iniciativas

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que auxiliam na priorizao e decises para

financiamento e implementao;
Anlises e se e gerao de estratgias
para melhorias e implementaes em
vrios cenrios;
algoritmos de otimizao selecionados pelo
usurio;
Avaliao multiparametro e relatrios
abrangentes dos projetos/iniciativas,

unidade de negcios, e o empreendimento

em geral; e
Prescries otimizadas para melhoria do
desempenho.

Figura 2: Pontuaes de sucesso comparativas (os nomes dos projetos e iniciativas so fictcios)

Concluso

O modelo funciona como um sistema

estratgico de gerenciamento para os
A crescente complexidade de projetos
portflios de projetos e iniciativas includas no
de TI e SI e os potenciais conflitos entre as
mesmo. Ele leva em conta as diversas partes
partes interessadas criaram a necessidade de
interessadas que possuem interesses em um
uma avaliao objetiva e da priorizao de
projeto/iniciativa e calcula pontuaes de
projetos e iniciativas estratgicas. Esta
sucesso baseado em transparncia e regras de
necessidade tem sido preenchida por um
avaliao especficas da empresa.
modelo de software
Finalmente, o sistema permite a
Enterprizer que permite a
gerao de prescries
avaliao objetiva de todos
O modelo funciona como
otimizadas para a melhoria e
os projetos e iniciativas e
planejamento da
um sistema estratgico de
auxilia nas apresentaes
implementao, sob vrios
gerenciamento para os
executivas, decises efetivas
cenrios "e se, juntamente
portflios de projetos e
de financiamento e
com poderosos recursos para
iniciativas includas no
implementao pelas
o gerenciamento estratgico
equipes de gerenciamento
de todos os portfolios.
mesmo.
snior.
Esta abordagem e o
software possibilitam uma

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avaliao verdadeiramente multidimensional e

de multiparametro, simplificando problemas
complexos e reduzindo-os pontuaes de
sucesso de fcil compreenso e gerenciveis.
Todas as partes interessadas vlidas, fatores
de sucesso, regras e padres de desempenho
so representados no modelo, o qual deve
incluir, a todo momento, todos os parmetros
que afetam ou possivelmente afetaro a
empresa.
O desenvolvimento e validao disto e de
qualquer outra soluo Enterprizer
acumulativa, evolutiva e contnua, tendo
auxiliado o banco em seus ltimos seis ciclos
oramentrios. Atualizaes contnuas e
comentrios obtidos de executivos e gerentes,
bem como resultados de pesquisas
disponveis, permitem que o sistema
demonstre a qualquer momento, apresente a
avaliao de potencial e de desafios
prioritrios, enquanto representa de maneira
acumulativa o conhecimento coletivo e
sabedoria da empresa
Referncias
(1) Department of Trade & Industry. UK,
Competitiveness White Paper, 1998
(2) Wall Street Journal, April 30, 1998
(3) CHAOS Chronicles, 2003, The Standish
Group International, Inc.
(4) Improving IT projects Performance and
Success, META Group, March 2001
(5) Financial Executive Magazine, June, 2001
(6) Robbins-Gioia Inc, white paper, Ten Critical
Steps to Successful Portfolio Management, 2002
(7) Hartman A. (2003). Ruthless execution.
Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall
Sobre os autores
Para mais informaes entre em contato com
Fernando Arce (farce@enterprizer.com) e
Joseph Bitran (jbitran@enterprizer.com).

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