HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

Muskus Alfonso1; Restrepo, Adriana2.

1

Profesor de administracion.
Estudiante de Pregrado del Programa de Ingeniera Civil de la
Universidad de Cartagena.

RESUMEN
En el presente trabajo encontraremos informacin sobre algunas de las
herramientas administrativas ms usadas como son just in time,bench marking,
gestin de calidad total, out placement y empowerment las cuales nos
permiten optimizar el trabajo administrativo en las empresas mediante la
implementacin de mtodos sencillos con objetivos especficos de los cuales
hablaremos a continuacin.
Palabras claves: herramienta, administrativa, optimizacin.
ABSTRACT
This paperwork shows information about some of the most used administrative
tools as just in time, bench marking, gestin de calidad total, out placement
and empowerment which allow us to optimize the administrative job through the
implementation of easy methods with specific objectives which will be mentioned
then.
Key words: tools, administrative, optimization
INTRODUCCIN
En las herramientas administrativas podemos encontrar la solucin a los
problemas presentados regularmente en las empresas, ellas nos permiten mejorar
el rendimiento, la competitividad, las ganancias, la calidad, entre otros aspectos lo
cual nos permite desarrollar un mejor ambiente de trabajo asi como cumplir con
los objetivos principales de las empresas y por supuesto permitir el desarrollo
adecuado y crecimiento del negocio.
1. Justo a tiempo
Es una filosofa que define la forma
en que debera optimizarse un
sistema de produccin, bsicamente
se trata de entregar materias primas
o componentes a la lnea de
fabricacin de forma que lleguen
justo a tiempo a medida que son
necesarios. Este sistema fue

automviles Toyota, causando un

gran auge y expandindose de
manera inmediata en el pas, debido
a que muchas empresas del pas
deseaban mejorar su produccin a
causa de la alta competitividad del
mercado. Es de mucho cuidado
mantener la regulacin y orden para
evitar
inconvenientes
en
la
fabricacin, debido al bajo nivel de
sus suministros o componentes.
Presentaremos
a
continuacin

Implementado por primera vez en

Japn en 1980 por el fabricante de
1

algunos aspectos relevantes de este

mtodo:

empresas, sino a cualquier tipo de

servicio, y lo necesario para cumplir
los objetivos es desarrollar un
proceso de mejora continua de la
calidad a travs de un mejor
conocimiento y control del sistema,
para lo cual es necesario establecer
conciencia de calidad, creatividad,
responsabilidad, y organizacin y
control de los factores tcnicos,
administrativos y humanos que
afecten la calidad de sus productos y
servicios. Lo importante no es
controlar la calidad, sino hacerla, es
decir, integrar los fundamentos de
calidad en el diseo de productos y
procesos. Dentro del proceso se debe
crear un grupo especificaciones
estrictas a cumplir por el producto o
servicio, las cuales son satisfacer una
necesidad y las expectativas de los
clientes,
cumplir
las
normas,
especificaciones y requisitos legales
establecidos, y ofrecer un precio
competitivo y que genere un
beneficio. Actualmente la calidad es
una necesidad de primer orden de
una empresa, e histricamente se ha
evidenciado que las empresas que
usan la calidad son ms rentables y
ganan cuota en el mercado. Segn
golomski, al aplicar estos procesos la
empresa refuerza su imagen de
merca y su aceptacin entre los
consumidores, justifica su liderazgo
de precios y se reducen los costes
derivados de los defectos de calidad.

Ventajas
Menores niveles de inventarios en
lnea productiva.
Cesan perdidas por suministros
obsoletos.
Cercana con los suministradores.
Mejor planeamiento de compras.
Flexibilidad y cambios efectivos.
Desventajas
Posibles problemas, retrasos o
suspensiones a falta de suministros,
afectando lnea de produccin.
2. Gestin de calidad total
Naci en la dcada de 1950 en
manos de a.v. Feigenbaum, el cual
planteo que la responsabilidad,
actividades de mantenimiento y
mejoras fueron dadas a grupos de
personas dentro de la organizacin,
sin embargo, el compromiso de la
calidad se viene dando desde los
trabajos pioneros de estadsticos del
siglo xx, as como en la segunda
guerra mundial con el control
estadstico de calidad. El concepto
alude a la satisfaccin del cliente
interno y externo de la empresa,
siendo el cliente interno el personal e
instituciones vinculadas a directa o
indirectamente a la organizacin, y
por externo a todas persona o
institucin inmersa en la demanda
real o potencial de la organizacin.
Este proceso no alude nicamente a

3. Out Placement
El conjunto de tcnicas para reubicar
trabajadores cuando por fusiones,
adquisiciones y reestructuraciones
hay que prescindir de parte del
personal. Se trata de contenerlos y
reorientarlos, para facilitarles una
positiva reinsercin laboral y que no
2

se vea afectada su reputacin en el

mercado de trabajo ni su vida familiar.
Es que muchas veces se ha
observado que los desvinculados
comprenden
perfectamente
las
razones por las que se prescinde de
ellos, pero quedan resentidos al notar
un manejo desprolijo o poco amable
de la situacin.
Se trata de reorientar positivamente a
los ejecutivos que se desvinculan,
redefinindoles
su
horizonte
profesional y generndoles una visin
optimista sobre su propio futuro
mediante una serie de herramientas
adaptables a cada caso individual, y
ayudar en el diseo de estrategias
para alcanzar nuevos objetivos
laborales.
Implica toda una reeducacin del
ejecutivo, actualizndolo sobre las
realidades del mercado y como su
perfil puede ser recibido en las redes
de contactos que le ayudan a
construir con un entrenamiento
especfico.
Uno de los objetivos desde el punto
de vista de la empresa que contrata
servicios de outplacement es reducir
conflictos emocionales, y que el
colaborador desvinculado se sienta
gratificado por el inters que se
muestra por l, percibiendo la nueva
situacin no como algo rspido sino
como un nuevo desafo profesional,
mediante una reformulacin de su
marketing personal.

capacidades,
conocimientos,
experiencias y aptitudes de quien
ser desvinculado, y como puede
potenciar al mximo sus calidades
profesionales. Luego, en funcin de
los resultados de la primera etapa, se
colabora con el ejecutivo saliente en
buscar ofertas de empleo para
funciones similares a las que estaba
realizando; luego, se estudian sus
posibilidades ante un cambio de
tareas, para despus considerar una
total ruptura de sus hbitos laborales,
mixturando las situaciones. Por ltimo
se lo orienta para el caso que deba
emprender un proyecto en forma
autnoma. Adems se lo asiste
facilitndole herramientas fsicas
como
puede
ser
acceso
a
computadoras y cuentas de e-mail,
documentacin y bases de datos, etc.
Tambin se incluyen ejercicios para
mejorar la comunicacin y un
seguimiento del empleado de hasta
un ao a partir de que consigue
reinsertarse en otra organizacin,
para verificar su grado de integracin
al
nuevo
entorno.
En resumen, se trata de enfrentar una
situacin que puede ser traumtica y
transformarla en una fuente de
oportunidades, considerando que el
despido
muchas
veces
puede
transformarse en un impulso para que
algunos empleados mejoren en su
desempeo profesional, obligndolos
a tomar la direccin de su propio
destino laboral y alejndolos del
conformismo que siempre genera la
rutina.
Incluso,
la
creciente
popularidad de estos servicios se va
extendiendo a todos los estamentos
empresariales, dejando de ser solo
un privilegio de los altos ejecutivos.
De ese modo, se han visto muy
reducidos en cuanto a tiempo

El outplacement es una herramienta

de creciente popularidad, porque los
procesos de fusiones y adquisiciones,
de permanente aumento en cuanto a
velocidad y frecuencia, son el
perfecto escenario para su difusin.
Normalmente, se identifican varias
etapas en estos procesos. La primera
es
una
evaluacin
de
las
3

empleado los procesos de bsqueda

de empleo, promediando entre cinco
y seis meses contra un ao o ms
que se empleaba antes, lo cual
resulta beneficioso para la empresa
que se desprende de trabajadores, ya
que es menor la tensin entre el
personal y el tiempo que los
desvinculados le dedican a conseguir
nuevo empleo desde que toman
conocimiento de la situacin. Y
ciertamente eso es muy bueno para
el futuro del empleado, ya que en
general los empresarios no suelen
ver bien a quienes han pasado largos
periodos de inactividad.

ptima y responsable, alcanzando de

esta manera los objetivos propuestos.
En el marco de esta nueva filosofa
empresarial,
el
lder
de
la
organizacin
delega
poder
y
autoridad a sus empleados. La toma
de decisiones ya no depende de una
sola
persona,
sino
que
los
trabajadores poseen la autoridad,
crtica y responsabilidad necesarias
para llevar a cabo sus labores
cotidianas.
Con esta nueva herramienta se le da
la oportunidad al empleado de dar lo
mejor de s, de obtener un mayor
rendimiento en el plano humano y
profesional, de que sea dueo de su
propio trabajo; reemplazando el
modelo
jerrquico
de
impartir
rdenes, ejercido desde el nivel ms
alto de la empresa, e impulsando de
forma estratgica el trabajo en
equipo.
En algunas ocasiones, este modelo
pudiese no ser adaptado por algunos
gerentes, por aquello de que "mi
liderazgo no me lo quita nadie". Sin
embargo, la misin de stos ser
determinar una serie de lmites bien
definidos, antes de delegar autoridad
en sus subordinados. A continuacin
detallamos algunas ventajas de
otorgar mayor poder a los empleados:

En cuanto a la financiacin del

proceso de outplacement, la empresa
que prescinde de empleados es la
que se hace cargo de la cuenta, que
generalmente se calcula en base a la
remuneracin bruta anual de los
empleados desvinculados, oscilando
siempre entre un 16 y un 20% de la
misma. Varios consultores destacan
que esto ayuda a que la empresa
tenga una imagen mucho mejor en su
comunidad de negocios, y se ocupan
de la redaccin de cartas de
agradecimiento
y
presentacin
destinadas a impresionar muy
favorablemente a los posibles nuevos
empleadores de cada trabajador, de
acuerdo a parmetros utilizados en
cada regin.

4. Empowerment

Abarca todas las reas de la

empresa, desde recursos y capital,
hasta ventas y mercadotecnia. A
travs de esta herramienta de
"empoderamiento", la organizacin
les otorga a sus trabajadores la
tecnologa e informacin necesaria
para que hagan uso de ella de forma

Se impulsa la autoestima y la
confianza
El personal participa en la
toma de decisiones
Se puede medir el rendimiento
de los empleados
El trabajo se convierte en un
reto, no en una carga
Se reconoce a las personas
por sus ideas y esfuerzos

Los trabajadores tienen mayor

control sobre su trabajo

comparan cunto producen y

cunto consumen para obtener
esa cantidad con el objetivo de
comparar eficiencia en los
procesos.

Antes de otorgarle mayor capacidad y

potestad al personal para decidir en
nombre de la empresa, los gerentes
deben
conocer
bien
a
sus
trabajadores (si es posible, por medio
de indicadores o focus groups), las
relaciones deben ser respetuosas,
efectivas y slidas; los roles deben
estar bien definidos y debe existir un
alto nivel de disciplina en todos los
departamentos; el compromiso debe
ser promovido por los lderes y se
deben asignar responsabilidades.

Tipos de benchmarking

5. Bench marking
El benchmarking es un punto de
referencia
sobre
el
cual
las empresas comparan algunas de
sus reas; es un proceso sistemtico
y continuo para evaluar los productos,
servicios y procesos de trabajo de las
organizaciones reconocidas como las
mejores
prcticas,
aquellos
competidores ms duros.
Objetivos del benchmarking
Nos encontramos en un mundo
enormemente competitivo donde
las empresas han de compararse con
lo mejor que haya en el mercado para
ganar
ventaja
en
reas
fundamentales
como
en:

Nivel de calidad: el valor creado

sobre un producto, teniendo en

cuenta su precio y los costes
necesarios para su fabricacin
y venta.
Productividad: las empresas
5

Interno: se suele dar en grandes empresas formadas por numerosos

departamentos y/o divisiones, en las que es muy comn compara los niveles
alcanzados dentro de la misma organizacin.
Competitivo: se utiliza cuando hay una competencia agresiva, comparando

algunos aspectos con los competidores ms directos o con los lderes del
mercado sobre un cierto producto. Normalmente, es el tipo de benchmarking
ms complicado de llevar a cabo dada la limitada informacin que las
empresas ofrecen sobre sus procesos.
Funcional: consiste en compararse con empresas que no pertenecen a tu
misma industria; con este consigues la ventaja de obtener la informacin
necesaria al no ser competidor de la empresa.