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Kay Ann Cassell, Sharon Johnson, Judith Mansfield y Sha Li Zhang para
la Seccin de Adquisiciones y Desarrollo de Colecciones de la IFLA
Versin en espaol por Helen Ladrn de Guevara
Donaciones para las Colecciones: Directrices para las Bibliotecas / Kay Ann Cassell,
Sharon Johnson, Judith Mansfield y Sha Li Zhang para la Seccin de Adquisiciones y
Desarrollo de Colecciones de la IFLA
La Haya, IFLA Headquarters, 2010. - 23 pp. 30 cm.- (IFLA Professional Report: 121)
Spanish translation of IFLA Professional Report 112
ISBN 978-90-77897-43-0
ISSN 0168-1931
Contenido
Introduccin ................................................................................................................... 1
1. Enunciado de la poltica de donaciones ( para uso interno del personal) .................. 3
1.1 Lo que se acepta y lo que no se acepta ........................................................... 3
1.2 Propiedad una vez aceptada ............................................................................ 4
1.3 Autoridades ...................................................................................................... 4
1.4 Retencin de registros ...................................................................................... 5
2. Donaciones no solicitadas: Instrucciones para el pblico ......................................... 5
3. Manejo de donaciones no solicitadas ....................................................................... 6
3.1 Donaciones no solicitadas sin informacin del donador ................................... 6
3.2 Donaciones no solicitadas con informacin del donador .................................. 6
3.3 Donaciones no solicitadas ofrecidas a, pero no depositadas en la biblioteca... 8
4. Negociaciones en la solicitud de donaciones ............................................................ 8
4.1 Negociaciones informales ................................................................................. 8
4.2 Negociaciones formales.................................................................................... 9
5. Evaluacin de donaciones para su incorporacin en el acervo ................................ 9
5.1 Propiedad ......................................................................................................... 9
5.2 Materiales susceptibles ................................................................................... 10
5.3 Procedencia .................................................................................................... 10
5.4 Motivo de la donacin .................................................................................... 10
5.5 Materiales apropiados ofrecidos ................................................................... 11
5.6 Condiciones especiales .................................................................................. 12
6. Consideraciones de los recursos requeridos .......................................................... 14
6.1 Adquisicin ..................................................................................................... 14
6.2 Procesamiento ................................................................................................ 15
6.3 Organizacin para el acceso ......................................................................... .15
6.4 Preservacin.......................... ......................................................................... 15
6.5 Ubicacin-almacenamiento ............................................................................. 16
7. Reconocimientos de la donacin............................................................................. 16
7.1 Carta ............................................................................................................... 16
7.2 Convenios formales de donacin .................................................................... 16
7.3 Otros reconocimientos ................................................................................... 17
Apndice. Ejemplos de textos para un convenio formal de donacin......................... 18
Fuentes ....................................................................................................................... 20
Introduccin
Las donaciones son un componente importante de las actividades para la construccin de
colecciones en las bibliotecas. El enfoque de estas directrices o lineamientos se refiere
exclusivamente a las donaciones para los acervos de colecciones de las bibliotecas ya sean
solicitadas activamente o adquiridas pasivamente. Se recomienda que las bibliotecas
establezcan procesos claros para el manejo y evaluacin de las donaciones en
concordancia con su poltica para estas.
Ello proporcionar claridad entre el personal de la biblioteca y los donadores, reducir
exponerse a riesgos y demandas potenciales y asegurar que las oportunidades futuras
asociadas con las colecciones adquiridas para el acervo de la biblioteca sean utilizadas al
mximo.
Propsito
El propsito de estas directrices es asentar los protocolos y las mejores prcticas comunes
utilizadas a nivel mundial cuando son solicitadas y aceptadas las donaciones de materiales
para las colecciones. Ciertamente se han efectuado intentos para sealar la mayora de los
asuntos relacionados con la solicitud y aceptacin de obsequios y donaciones. Aunque
estos han quedado asentados dentro de las directrices, no todos los temas estn cubiertos
puesto que cualquier decisin que se tome, toma en cuenta el contexto cultural local.
Aunque las donaciones estn libres de costo, si implican costos para la biblioteca
receptora. Por este motivo es necesario un conjunto de lineamientos para donaciones.
Historia
Alcance
Autora
Kay Ann Cassell, Sharon Johnson, Judith Mansfield y Sha Li Zhang son las autoras de las
presentes directrices.
1.
1.1
Las bibliotecas deben desarrollar directrices acerca de las donaciones que deben
aceptar o no aceptar en sus colecciones; fundamentando estos en su poltica de
desarrollo de colecciones.
Las bibliotecas deben asentar que aceptarn materiales de donacin para agregar a sus
colecciones mientras cubran los mismos estndares o criterios de seleccin de la
compra de materiales. Con frecuencia; es ms fcil indicar que estos no se podrn
aceptar. Por ejemplo, materiales en mal estado de conservacin, material con
informacin obsoleta, o colecciones de publicaciones peridicas populares.
Puede darse la situacin de que se incluyan objetos o materiales que son ms
apropiados para museos como pinturas, esculturas (u otras obras de arte
tridimensionales), mobiliario, vestuario, medallas, monedas, estampillas, gafetes,
emblemas, decoraciones, efectos personales, u otros no pertinentes en colecciones de
bibliotecas. Generalmente y en la mayora de los casos la biblioteca no adquirir o
aceptar este tipo de objetos; an cuando tengan conexin con la donacin o legados,
pertenecientes o asociados con la persona o la institucin.
Alguna biblioteca en casos excepcionales, podra aceptar para sus colecciones objetos
de ndole no bibliotecario. Con el objeto de proteger en el futuro a la biblioteca, se debe
preparar una justificacin escrita de como maneja los planes de custodia en que estn
asentadas las clusulas obligatorias a que se sujetan las donaciones. Tales
recomendaciones deben de ser aprobadas por escrito por el director de la biblioteca o
otra persona autorizada.
Las bibliotecas podrn aceptar donaciones no solicitadas sin restricciones, para que la
biblioteca decida si la necesita o no. Muchas donaciones pueden duplicar material ya
existente del acervo, ser obsoletas o desacordes con la temtica (alcance) . Los
materiales donados que no se incorporan a las colecciones; por ejemplo, pueden
regalarse a otra biblioteca, o destinarse a la venta de libros de la biblioteca. Materiales
no bibliotecarios, que pudieron ser recibidos en donaciones no solicitadas, o que
acompaen la donacin adquirida para la biblioteca, pueden ser trasladados a un
repositorio apropiado, devueltos al donante o disponer de ellos segn lo decida la
biblioteca.
1.2
Toda vez que la donacin haya sido aceptada por la biblioteca, los materiales pasan a ser
propiedad de la misma y esta tiene la facultad de disponer de ellos como mejor decida.
1.3
Autoridades
La biblioteca debe de crear la lista de autoridades que la representan en cada una de las
fases del proceso de la adquisicin de donaciones. Ejemplos de tales listas incluyen:
La biblioteca debe decidir que persona es la ms apropiada para solicitar donaciones para
las colecciones. Generalmente esta persona ser el director de la biblioteca, el responsable
de fondos adicionales para el desarrollo de la biblioteca o el bibligrafo especializado en
alguna temtica.
El director de la biblioteca es la autoridad que deber aceptar las donaciones segn n las
recomendaciones que le proporcione el personal experto.
Los formatos de los impuestos deben de ser firmados por el tasador. La biblioteca
simplemente acredita la donacin.
1.4
Retencin de registros
Se recomienda a las bibliotecas que retengan todos los registros relacionados con las
donaciones de forma permanentemente. Estos registros son, entre otros: correspondencia,
mensajes por correo electrnico, formas de depsito y convenios formales de las
donaciones.
2.
La biblioteca [Nombre] acepta los materiales que reflejen los intereses actuales y
necesidades de la comunidad, para complementar sus colecciones actuales,
programas y metas, en formatos, cobertura temtica, profundidad y filosofa, para
lograr un balance entre la informacin, puntos de vista y tipos de formato.
3.
al depositario sobre las condiciones a que se sujetan los materiales mientras la biblioteca
toma la decisin de aceptar o no la donacin.
Al contar con un formato duplicado de depsito, uno para el donador y otro para la
biblioteca, se cuenta con una prueba de control del proceso. El formato debe incluir detalles
de los trminos y condiciones del tipo de donacin. Este puede incluir las siguientes
menciones:
Una vez que el donador ha cumplido con la informacin requerida y est de acuerdo en los
trminos y condiciones del depsito, la forma debe ser firmada por la persona autorizada de
la biblioteca y ambas partes obtendrn sus copias respectivas.
Si se juzga que los materiales cumplen con las polticas de desarrollo de colecciones de la
biblioteca y existe inters en aceptar la donacin, se procurar en esta etapa obtener
informacin adicional. Esto, con el objeto de apoyar en la toma de decisiones. Los detalles
se describen en la Seccin 5.
4.
4.2
Negociaciones formales
5.
5.2
Procedencia
Para algunos tipos de material sobre todo los de propiedad cultural, puede requerirse la
procedencia del mismo. Las bibliotecas deben de practicar gran diligencia y ejercitar la ms
alta tica al tratar con ofrecimientos de materiales, como:
Para materiales provenientes del extranjero se debe contar con los documentos para
legitimar la importacin de ellos. Si es necesaria una orientacin adicional para estos casos,
puede consultar el Cdigo de tica para Museos, 2006, prrafos 2.2,2.3 y 2.4 en el sitio
Web del Consejo Internacional de Museos.
(http://icom.museum/ethics.html#intro
5.4
Motivo de la donacin
Es fundamental conocer los motivos por los cuales se ofrecen estos materiales
a la
biblioteca y conocer si el donador la ofreci anteriormente a otro lugar. Tambin es
necesario saber si existen lmites de tiempo entre el proceso de decisin de la biblioteca y
su entrega a la misma.
Si el donador esta interesado en donar bajo el esquema de herencia o Contribucin
Caritativa en Especie No Monetaria; entonces es importante que el personal de la biblioteca
cuente con la gua que le asesore en cualquier accin de esta naturaleza, tomando en
cuenta su posicin respecto a tasaciones / avalos, leyes, reglas y reglamentos que
apliquen al caso.
10
5.5
11
En base a las respuestas del donador, la biblioteca puede acordar el estado de condicin
del material, e.g., excelente, buena, pobre, no utilizable. Si la biblioteca nicamente
acepta materiales en buenas o excelentes condiciones, la informacin puede ser til
para tomar la decisin de aceptar o no la donacin. En algunas ocasiones la biblioteca
puede aceptar materiales nicos o valiosos en mala o pobre condicin. Esto es; al contar
con informacin de la condicin del material, permitir a la biblioteca entender como el
material deber de ser manejado al recibirlo y evitar un riesgo al resto de las
colecciones, as como conocer los costos para su restauracin y conservacin. Para
donaciones significativas ( y en algunos casos individuales) se aconseja verlas in situ
antes de tomar la decisin de aceptarla(s) o no.
5.6
Condiciones especiales
Como regla general, las bibliotecas prefieren desalentar las donaciones con
condicionantes. Se puede argumentar que as lo sealan las polticas respectivas. Vase
Seccin 1. Para no desalentar la adquisicin de donaciones valiosas, la biblioteca como
parte de su poltica puede, 1) establecer en que casos existen excepciones a la regla,
o, 2) establecer que las donaciones que tienen restricciones o condiciones especiales,
sern revisadas y aceptadas caso por caso. Por lo tanto, es importante entender
claramente desde un principio, todas las restricciones o condiciones especiales incluidas
en un ofrecimiento de donacin. Esto permitir evaluar los costos e implicaciones para
los servicios junto con el valor de los materiales ( valor monetario y el valor para las
colecciones).
La siguiente seccin detalla algunas de las condiciones especiales y restricciones que un
donante puede estipular cuando ofrece una donacin:
12
13
6.
Adquisicin
14
La biblioteca puede elegir pagar el empaque/ embalaje y el envo con tal de asegurar que
la donacin llegue en buenas condiciones.
Completando la donacin .
Cuando las donaciones llegan incompletas o son seriadas, es probable que se necesiten
presupuestos adicionales para presentarla(s) completas a los usuarios de la biblioteca.
6.2
Procesamiento
Una donacin puede ser tan grande que ser necesario contratar ms personal y e
implementos adicionales ( e.g., cdigos de barra, etiquetas para los lomos) y equipo ( e.g.,
mobiliario de trabajo, computadoras).
Los materiales retenidos deben de ser sellados, controlados y asegurados con el cdigo de
barras antes de ser puestos en circulacin.
6.3
La organizacin para el acceso de los materiales donados debe de determinarse por las
necesidades de los usuarios de la biblioteca. El acceso puede ser por los registros de la
catalogacin ms completa o por otros medios de localizacin.
6.4
Preservacin
El cuidado de las colecciones tiene como objeto preservar los materiales en su mejor
condicin fsica. El efectuar reparaciones de materiales daados, tanto en la biblioteca o
comercialmente, les extender su ciclo de vida. Se deben poseer materiales
especializados como cajas de archivo para manuscritos y contar con los controles de
temperatura y humedad.
15
6.5
Ubicacin - almacenamiento
7.
Reconocimientos de la donacin
7.1
Carta
Una carta de agradecimiento de la biblioteca debe ser enviada para cada donacin,
incluidas las de un convenio formal de donacin. ( Vase prrafo 2 del rubro 7.2).
7.2
En todos los casos, la biblioteca debe asegurar que la donacin provenga del
individuo y / o entidad corporativa que firmar el Convenio de Donacin y se
16
Se debe incluir una declaracin de las intenciones del donador respecto a los
derechos de la propiedad intelectual y / o el copyright del material de la coleccin. La
biblioteca debe sugerir al donador a que transfiera el copyright y / o los derechos de
propiedad intelectual existente en la donacin al dominio pblico. Esto permite a la
biblioteca administrarla libremente y exhibir el material. Con un texto apropiado en el
Convenio de Donacin; el donador puede transferir los derechos de propiedad
intelectual a la biblioteca, y adems, retenerlos mientras viva.
7.3
Otros reconocimientos
17
donacin
18
19
FUENTES
British Library Due Diligence Guidelines, July 2006.
British Library Due Diligence Guidelines Checklist, November 2006.
British Library Acquisitions Form for donations or private sale ( i.e., from non-trade) to the
Library, May 2008.
Cassell, K.A. Handling gift books in libraries: a view from the US. New Library World.
106:1216/1217 (2005): 450-453(4).
Library of Congress Collection Policy Committee Recommending Officers Checklist for Gift
Acquisition: a Joint Project of the Anglo-American Acquisitions Divisin and the Office of the
General Councel, Spring 2003.
Library of Congress Regulation 317-1 Solicitation and Acceptance of Gifts of Materials for
the Collections, December 14, 1999.
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