CAPTULO 3

Diseo de base de datos

Tablas

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

Como se mencion anteriormente, las tablas son

el elemento principal de la base de datos, ya que
es donde se almacena la informacin, y es a partir
de sta que se crean los dems objetos.
En una base de datos se pueden crear las tablas
que sean necesarias para guardar la informacin,
la mayora de las veces estas tablas estn
relacionadas entre s.

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La tabla se compone de campos y registros:

Un campo es un conjunto de valores de datos de un tipo en

particular, por ejemplo: Ttulo, Autor, Editorial, etc.

Un registro est formado por el conjunto de informacin

que rene un elemento de la tabla. Ejemplo: todos los datos
de un libro.

Cada campo de Access slo puede tener un tipo de datos que

puede ser de texto, numrico, fechas, autonumrico, etc., y
esto depender del valor que se quiera guardar.

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

Antes de empezar a trabajar con tablas es

necesario conocer los tipos de datos que se
pueden establecer, ya que de acuerdo a la
informacin que va a contener el campo, se
elige el tipo de datos.
Access permite los siguientes tipos de datos:
Texto: Se ocupa para almacenar datos
alfanumricos(texto, nmeros y caracteres
especiales)

El nmero mximo de caracteres son 255.

Se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier nmero que no se utilice en
clculos matemticos, como nmeros de telfono o
cdigos postales.

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Memo: Almacena bloques de textos de ms de

255 caracteres hasta 2gb de datos.

Se utiliza para almacenar observaciones, descripciones

detalladas o comentarios.
Su longitud mxima es de 65,536 caracteres.

Nmero: Almacena valores numricos utilizados

en clculos matemticos.

La propiedad tamao del campo permite elegir

diferentes tamaos: Byte, Entero, Entero largo, etc.

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Fecha/Hora: Almacena fechas y horas desde el

ao 100 hasta el ao 9999.

Los formatos disponibles para las fechas son: Fecha

general, larga, mediana, corta, hora larga, hora mediana
y hora corta.

Moneda: Almacena valores de moneda y datos

numricos utilizados en clculos matemticos.

Agrega a los datos introducidos el smbolo de pesos ($).

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

Autonumrico: Es un nmero secuencial nico,

que se incrementa de uno en uno cada vez que
se agrega un nuevo registro.

Suele utilizarse para claves principales.

S/No: Almacena uno de los dos valores posibles:

S/No
Verdadero/Falso
Activado/desactivado

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Objeto OLE: Almacena objetos como hojas de

clculo de Excel, documento Word, grficos,
imgenes, sonidos, entre otros tipos de archivos
adjuntos a los registros.

Almacena hasta 2gb.

Hipervnculo: Almacena texto o combinacin de

texto y nmeros que se utiliza como direccin de
hipervnculo.

Suele utilizarse para ingresar direcciones de pginas

web.
Puede almacenar vnculos a sitios o archivos ubicados en
la computadora o en una red local.

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Datos
adjuntos:
Almacena
imgenes,
archivos de hojas de clculo, documentos,
grficos y otros tipos de archivos que sean
compatibles.

Los adjuntos se insertan de manera similar a como se

adjuntan los archivos a los mensajes de correo
electrnico.
Se pueden ver y editar los archivos adjuntos.
Son ms flexibles que los tipos de datos Ole.

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Los tipos de datos son, en cierta medida una

validacin, ya que obligan al usuario a introducir
la informacin correcta. Por ejemplo no puede
introducir texto en un campo que estableci como
Fecha/hora, ya que esta configurado nicamente
para aceptar fechas.
Adems del tipo de dato, los campos manejan
propiedades que permiten diversas posibilidades
de modificacin y configuracin. Estas propiedades
varan de acuerdo al tipo de dato que se est
configurando. A continuacin se enlistan:

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

Tamao del campo: Establece el tamao mximo de

los datos almacenados en el campo.

Tipo de dato Texto: Aceptan 255 caracteres como mximo,

sin embargo, este valor puede ser modificable de acuerdo al
nmero de caracteres que se considere pertinente.
Tipo de dato Nmero: Los tamaos que ms se utilizan son:

Byte: Dgitos enteros entre 0 y 255.

Entero: Enteros entre -32,768 y 32,767.
Entero largo: Enteros entre -2,147,483,648 y 2,147,483,647.

Definir correctamente el tamao del campo, es de

gran utilidad ya que ahorrar espacio en su base de
datos. Se recomienda especificar el valor ms
pequeo posible, ya que se procesan ms rpido y
requieren menos memoria.

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Formato del campo: Personaliza la forma de presentar los

datos en pantalla.
Tipo de dato Nmero y Moneda tienen los siguientes Formatos:

General:
10,000
Moneda: $10,000
Euro:
10,000
Fijo:
10000
Estndar: 10000.50
Porcentaje: %100

Tipo de dato Fecha/Hora tiene los siguientes formatos:

Fecha General: 18/09/2011 07:54:21 p.m.

Fecha Larga: Lunes 19 de septiembre de 2011
Fecha mediana: 19-Sep-2011
Fecha corta: 19/09/11
Hora Larga: 18:10:00
Hora mediana: 6:10 p.m.
Hora corta: 18:100

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Mscara de entrada: Muestra caracteres de edicin para guiar al usuario en la entrada de datos.
Al crearla, se utilizan caracteres especiales para hacer que la introduccin de determinados
datos sea obligatoria y otros sean opcionales. Estos caracteres especifican el tipo de datos, el
nmero o el carcter que debe introducir para cada espacio de la mscara de entrada. Para crear
una mscara de entrada se utilizan los siguientes caracteres:
Carcter

0
9
#
L
?
A
a
&
C
<
>

Definicin
Dgito del 0 al 9, entrada obligatoria. Signos [+] y [-] no permitidos.
Dgito o espacio, entrada no obligatoria. Signos [+] y [-] no permitidos.
Dgito o espacio, entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo.
Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos. Signos [+] y [-] no permitidos.
Letra de la A a la Z, entrada obligatoria.
Letra de la A a la Z, entrada opcional.
Letra o dgito, entrada obligatoria.
Letra o dgito, entrada opcional.
Cualquier carcter o un espacio, entrada obligatoria.
Cualquier carcter o un espacio, entrada opcional.
Hace que todos los caracteres introducidos se conviertan a minsculas.
Hace que todos los caracteres introducidos se conviertan a maysculas.

Por ejemplo: Si en su tabla tiene un campo que almacenar un RFC, puede establecer la siguiente
mscara para facilitar la entrada de datos y a la vez validar la informacin que se introduce, ya que
slo se podrn introducir los caracteres en las posiciones indicadas:
LLLL000000-AAA
As, el usuario tendr que introducir de manera obligatoria 4 letras, 6 nmeros y 3 letras o nmeros.

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Ttulo: Indica el texto que se mostrar de

forma predeterminada en las tablas. Por
ejemplo si el campo se llama Apater, escriba
en la propiedad Apellido paterno.
Valor predeterminado: Es un valor que se
almacena de forma automtica cuando se
agrega un nuevo registro. Por ejemplo puede
predeterminar al campo Fecha escribiendo el
valor Fecha() para que aparezca por default la
fecha actual del sistema.

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Regla de validacin: Controla la entrada de

datos segn la condicin que se escriba. El
usuario deber cumplir con esa condicin para
que se le permita la entrada de los datos.
Puede hacer uso de los operadores de
comparacin.

>, <, >=, <=, <>, Entre y

Texto de validacin: Es el mensaje que

aparecer en un pequeo cuadro de dilogo
cuando se introduzca un valor que no cumpla
con la regla de validacin previamente definida.

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

Vamos a ver algunos ejemplos:

El campo RFC, se estableci con el tipo de datos
Texto y sus propiedades podran ser las siguientes:
El tamao mximo de caracteres que se aceptarn
son 13, el signo > convierte el texto ingresado a
maysculas, el campo se llamar RFC, sin embargo
en el encabezado de la tablas aparecer el texto
Registro Federal y por ltimo la entrada de datos es
obligatoria.

El campo Fecha de salida, se estableci con el tipo

de datos Fecha/Hora y sus propiedades podran ser las
siguientes:
El valor predeterminado para el
campo ser la fecha actual del
sistema y solo se permitir la
entrada de fechas posteriores al
01 de Enero del 2000.

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El campo Cdigo Postal, se estableci con el tipo de

datos Texto y sus propiedades podran ser las
siguientes:
El tamao mximo de caracteres que se aceptarn
son 5, obliga al usuario a introducir nicamente
cinco dgitos.

El campo Precio, se estableci con el tipo de datos

Moneda y sus propiedades podran ser las siguientes:
El formato moneda agregar a los valores
del campo el signo de pesos($), aceptar
nmeros de hasta 2 decimales entre 1 y
1000.

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Una clave principal es un campo que se establece

como valor nico para identificar de forma
exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Se
recomienda establecer un campo como clave
principal dentro de una tabla, ya que:

Puede acelerar las consultas.

Ordena de forma automtica por ese campo.
Evita la duplicacin de datos.
Permiten relacionar tablas.

Imagine que tiene la tabla libros, la manera de

identificar cada libro es, estableciendo una clave
principal que podra llamarse IDLIBRO y que servir
como liga para unir a la tabla prstamos.

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Existen diversas maneras de crear tablas cada una de stas, depender

de las necesidades y/o gustos del usuario:

Crea una tabla vaca que permite introducir los

datos directamente; segn el valor que introduzca en la columna
determinar el tipo de datos que tendr cada campo.
Crea una nueva tabla basada en plantillas
prediseadas, con campos y tipos de datos personalizados. Las plantillas
son: Contactos, Tareas, Problemas, Eventos y Activos.
Permite crear un objeto compatible con un sitio
SharePoint para compartir los datos almacenados en las tablas con otras
personas que tengan acceso al sitio.
Crea una tabla en blanco en Vista diseo para definir la
estructura de la tabla (agregar los campos, tipos de datos y
propiedades). Es el mtodo ms utilizado.