Soluciones SAP para pequeñas y medianas empresas

Abriendo el camino para poder

tomar decisiones más rápidas
e inteligentes
La información instantánea y
precisa aporta ventaja competitiva
las decisiones lo son todo en el negocio
Todo líder de empresa sabe muy bien lo crucial que puede resul-
tar tomar la decisión adecuada en el momento adecuado. En los
mercados hipercompetitivos actuales, las pequeñas y medianas
empresas se enfrentan a diario, e incluso cada hora, a la necesi-
dad de tomar rápidamente la decisión correcta: Si atendemos
este pedido urgente, ¿pondremos en peligro este otro contrato?
Si asignamos más empleados a este trabajo, ¿no perderemos un
margen tan ajustado? Las decisiones estratégicas a largo plazo
pueden resultar aún más difíciles: ¿Qué productos y servicios
nos harán progresar? ¿Qué clientes y mercados son realmente
rentables? ¿Hacia dónde debemos ir ahora?
Para tomar decisiones oportunas y bien fun-
damentadas, sólo necesita esto: tiempo e
información. Para esto se necesita un acce-
so rápido a información precisa de cada de-
partamento de la empresa y arañar tiempo a
la gestión de las dificultades cotidianas para
poder centrarse en las prioridades, en la re-
solución de problemas y en las oportunida-
des de mercado.
Este documento estudia cómo se puede ob-
tener información fiable y accesible de siste-
mas de TI integrados y eficientes y cómo
utilizar esta información para tomar decisio-
nes más acertadas con mayor rapidez. A su
vez, las decisiones correctas tendrán como
resultado la mejora de las operaciones y el
fortalecimiento de la posición frente a la
competencia.
¿Decisiones por Obstáculos para la toma de
cálculos decisiones rápidas y
aproximados? fundamentadas
En los entornos empresariales actuales, hay
muy poco margen para el error. Las empre-
sas no se pueden permitir de ningún modo
jugarse su futuro con cálculos aproximados
o intuiciones en un mercado que se mueve
rápidamente. Las empresas que toman deci-
siones acertadas y rápidas basadas en vi-
siones sólidas e información precisa pueden
distinguirse del grueso de la competencia.
Tenga en cuenta estos dilemas cotidianos y
cómo pueden afectar al resultado final una
decisión acertada o inadecuada:
• Está en la campaña de navidad y acepta
otro pedido de gran envergadura. ¿Está
seguro de que dispone de capacidad para
hacerse cargo del pedido o simplemente
está haciendo un cálculo aproximado por
suposición?
• Está realizando una oferta para conseguir
un proyecto de un nuevo cliente potencial.
¿Dispone de los datos sobre los costes y
los activos para poder garantizar que pue-
de presentar una oferta competitiva pero
no tan baja como para acabar haciéndole
perder dinero?
• Está estudiando una inversión de capital
sustancial en maquinaria nueva para hacer
posible la expansión de la empresa. ¿Qué
información sobre el rendimiento pasado
y previsto le ayudará a decidir si debe rea-
lizar la inversión o no? Además, ¿puede
acceder a esta información?
IEn cada uno de estos casos, una decisión
intuitiva basada en la situación específica
puede traducirse en una oferta que no resul-
te rentable, un cliente insatisfecho, una
oportunidad perdida u otro paso en falso.
Por lo contrario, la decisión adecuada puede
mejorar la posición de la empresa frente a la
competencia. Obviamente, debe basar sus
decisiones en hechos y análisis, pero los
obstáculos comunes a muchas pequeñas y
medianas empresas pueden barrarle el
paso.
Seamos realistas. Hoy en día, muchas em-
presas aún confían básicamente en los pro-
cesos manuales y en soporte papel. Cuan-
do la información necesaria está encerrada
en el archivo de un empleado o incluso en la
mente de alguien, tomar la decisión correcta
puede resultar difícil.
Luego está la desorganización de la informa-
ción: datos abundantes pero a los que resul-
ta difícil acceder. Lo más probable es que su “La mayoría de los mejores
empresa confíe en una mezcla de software fabricantes . . . utilizan tec-
de contabilidad, hojas de cálculo o informes
aislados, o en un conjunto de bases de da- nología para automatizar la
tos no integradas que no comparten ni si- recopilación de datos de
quiera datos básicos como los contactos de
clientes o los códigos de productos. Entre planta y mostrar posterior-
estos sistemas incoherentes e inconexos se mente los datos relevantes
esconde información valiosísima como la de
ventas, pedidos, planificaciones y facturas, a los correspondientes res-
por ejemplo. Si no puede obtener rápida y ponsables de la toma de de-
fácilmente datos relevantes, fiables y cohe-
rentes de fuentes dispares, cuando final- cisiones en el momento
mente pueda tomar una decisión la oportuni- adecuado”.
dad de negocio se habrá perdido
definitivamente.
Matt Littlefield, Analista de investi-
Además, también se debe tener en cuenta gación, Fabricación.The Business
el tiempo. Cuando por fin encuentre un mo- Value of Plant Floor Visibility (El valor
empresarial de la visibilidad de la
mento para planificar el próximo gran paso
planta), Aberdeen Group, 2007
de su empresa, una llamada telefónica ur-
gente volverá a interrumpir la importante se-
sión de planificación. De hecho, un reciente
estudio de SAP® revela que los propietarios
de pequeñas empresas aseguran que su
principal reto es que: “No tenemos tiempo
suficiente para tomar decisiones
importantes”.
El camino hacia la ejecución

Para propiciar una ejecución decisiva, la

claridad y la visibilidad de la información
de todas las operaciones resulta indis-
“Con SAP Business One disponemos de una fuente unificada de
pensable. Muchas pequeñas y medianas información que nos aporta mayor agilidad en la gestión de los
empresas actuales están adoptando me-
jores prácticas probadas que les ayudan
pedidos de nuestros clientes y de nuestros procesos
a tomar decisiones más acertadas con administrativos internos”
mayor rapidez.
Jose Antonio Herrero, Director Financiero, DS4
En primer lugar, se debe disponer de toda
la información empresarial esencial en
una sola ubicación mediante el desplie-
gue de un sistema de gestión empresarial
integrado que abarque todas las opera-
ciones empresariales. Esta síntesis per-
mite obtener una visión completa y facili-
tar a todas las personas representativas
de la organización una sola versión de la
realidad. Además, los procesos automati-
zados e integrados son más rápidos y es-
tán más optimizados, con lo que se elimi-
nan las entradas duplicadas y se
consigue que los datos estén más actua-
lizados y resulten más accesibles.

También se debe asegurar de que los

usuarios empresariales dispongan de he-
rramientas sencillas y flexibles para la
elaboración de informes, de modo que Responsables de la toma de decisiones Los mejores Los peores
las decisiones verdaderamente funda- empresariales
mentadas no se basen en las tecnologías Pueden pasar de datos de resumen a 47% 31%
de la información para la obtención de in- transacciones específicas
formes aislados especiales. En lugar de Tienen visibilidad en tiempo real de to- 42% 17%
tener que esforzarse para reunir informa- dos los procesos desde el pedido hasta
ción obsoleta de modo reactivo para la el cobro
gestión de crisis, puede tomar decisiones
proactivas basadas en la visibilidad de to-
dos los departamentos, en el rendimiento Cindy Jutras, Vicepresidenta, Directora de investigación de ERP.
pasado y en las previsiones de futuro. La Informe comparativo de ERP en el mercado medio de 2007, Aberdeen Group, septiembre de 2007
visibilidad de la información hace posible
tanto el pensamiento estratégico de vi-
sión global como la inteligencia táctica
que permite una acción rápida.

Y, lo que es más importante, se debe
conseguir la aprobación de las personas
que deben adoptar integralmente dicha
tecnología. Aunque los sistemas de ges-
tión empresarial integrados pueden con-
trarrestar los obstáculos que suponen los
errores humanos, no son mejores que las
personas que los adoptarán y los utiliza-
rán. Debido a la limitación de los recur-
sos y de la experiencia en TI, las peque-
ñas y medianas empresas deben prestar
especial atención al factor humano. La
formación del personal y la tecnología de
fácil uso pueden evitar el síndrome de “si
entra basura, sale basura” que aqueja a
tantos sistemas manuales inconexos.
Con decisiones más acertadas se
obtiene mayor productividad
Las mejoras generan mejoras: los sistemas
de información eficientes, integrados y opti-
mizados propician decisiones oportunas y
fundamentadas y, a su vez, las decisiones
más acertadas permiten que todos los pro-
cesos empresariales resulten más eficientes
y productivos. Mediante la implementación
de software empresarial integral, puede im-
pulsar mejoras inmediatas de la eficiencia
operativa y la estandarización. La mejora de
la capacidad de toma de decisiones permite
a las empresas:
• Aprovechar las oportunidades adecuadas
y alinear recursos e inversiones. Utilizan-
do datos precisos sobre ventas, materia-
les, inventario y costes, las empresas
pueden centrarse en los productos, clien-
tes, partners y canales más rentables y
gestionar los recursos
correspondientemente.
• Incrementar la productividad en toda la
empresa. La visibilidad de la información
ayuda a todo el mundo a realizar los movi-
mientos adecuados con mayor rapidez.
• Gestionar las necesidades de los clientes
y sus requisitos de servicio. Equilibrar el
valor de los clientes con los costes que
implica la satisfacción de sus demandas,
de modo que pueda centrar la atención en
los clientes más rentables.
• Minimizar los riesgos y corregir el rumbo
rápidamente si es necesario. Al centrarse
en las prioridades correctas, se arriesgan
menos dinero y esfuerzos en actividades
con un rendimiento de la inversión poten-
cialmente bajo.
• Deshacerse de los inconvenientes opera-
tivos para centrarse en una estrategia de
alto valor. Puesto que los procesos son
más eficientes, se puede disponer de
tiempo para pararse a pensar y empren-
der un rumbo de acción bien
fundamentado.
Resumen
La toma de decisiones decisivas pueden
elevar a su empresa por encima de la com-
petencia y ayudarle a crecer y estabilizarse.
Pero, para lograr el liderazgo y anticiparse a
los competidores, se necesita información
precisa, oportuna y accesible, además de
las herramientas de software adecuadas: in-
formes y análisis flexibles y fáciles de usar.
Soluciones SAP® para pequeñas y medianas empresas
Cuando se trata de las muy variadas
necesidades de las pequeñas y
medianas empresas, no puede apli-
carse una solución única. SAP propo-
ne una cartera de soluciones de ges-
tión empresarial flexibles y
asequibles diseñadas específicamen-
te para las necesidades en continua
evolución de pequeñas y medianas
empresas.
Al integrar sin fisuras las ventas, los
clientes, las finanzas y las operacio-
nes, las soluciones de SAP® le pro-
porcionan la visibilidad sobre toda la
empresa que necesita para poder ba-
sar todas sus decisiones en la infor-
mación en tiempo real. Al disponer
de una visión de todos los aspectos
de su empresa, puede supervisar fá-
cilmente el rendimiento, eliminar las
La cartera de soluciones empresariales inte-
gradas y completas de SAP, diseñadas es-
pecíficamente para las pequeñas y media-
nas empresas, proporciona la información
empresarial instantánea y unificada que se
necesita para conseguir operaciones supe-
riores y el liderazgo decisivo.
ineficiencias, y, lo que es más impor-
tante, identificar las oportunidades
rentables. Gracias a la plataforma de
soluciones probadas estandarizadas
de SAP, con un coste previsible, las
pequeñas y medianas empresas pue-
den optimizar las operaciones, actuar
en base a información instantánea y
completa y acelerar el crecimiento
rentable.
SAP goza de la confianza de más de
25.000 clientes de pequeñas y media-
nas empresas de todo el mundo y
ofrece la experiencia en el sector y la
gama de soluciones requeridas para
ayudar a las empresas a mantenerse
por delante de la competencia y tener
éxito.
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