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Tpico de Lectura
Plan de monitoreo del Programa de Reduccin de la
Vulnerabilidad y Atencin de Emergencias por Desastres
1.1 POR QU ES IMPORTANTE MONITOREAR EL PLAN DE GRD?

El monitoreo y la evaluacin son fundamentales para construir una adecuada base de informacin
sistematizada para superar dificultades con la aplicacin de los planes de gestin del riesgo de
desastres y proteger a la comunidad educativa.

A nivel global el monitoreo, es una herramienta para identificar, documentar programas y enfoques
exitosos haciendo seguimiento de su progreso hacia la obtencin de indicadores comunes de
proyectos relacionados. El monitoreo y la evaluacin constituyen las bases para fortalecer la forma
como se comportan los mltiples factores que subyacen en el anlisis de riesgo; su proceso de
retroalimentacin permite introducir mejoras e incrementar la calidad de las respuestas en la
preparacin- respuesta y rehabilitacin del fenmeno.

A nivel de programa, el propsito del monitoreo y la evaluacin es hacer seguimiento sistemtico a

la implementacin y los productos, midiendo su eficacia. Ayuda a determinar exactamente cundo
un programa est bien encaminado y cundo es necesario introducir cambios. El monitoreo y
la evaluacin constituye la base para modificar las intervenciones y determinar la calidad de las
actividades que se realizan.

El monitoreo y la evaluacin puede servir para demostrar que los esfuerzos del programa han
tenido un impacto mesurable en los resultados esperados. Es esencial para ayudar a la comunidad
educativa, a los hacedores de las polticas de prevencin de riesgos, al entorno, administradores y
donantes a adquirir la informacin y el conocimiento que necesitan para tomar decisiones sobre
las operaciones programticas.

Cmo saber si el PPR 068 Escuela Segura est siendo ejecutado de manera efectiva y
eficiente o que el entorno socioeconmico de la Educacin en Gestin del Riesgo de
las escuelas, permanece igual?

El monitoreo es la herramienta de gestin que nos proporciona esta informacin y por tanto
permite administrar mejor el programa con el fin de lograr el mximo impacto. El monitoreo es en
esencia el proceso de rastrear y medir el progreso y el cambio. El monitoreo nos permite aprender
y mejorar .
1.2 ENFOQUE DEL MONITOREO

Se utilizar el sistema de monitoreo participativo, pues se considera que su metodologa facilita

la interaccin de los diversos actores involucrados en la gestin del riesgo de desastres y no

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solamente el aspecto tecnocrtico de la medicin de indicadores. Se asume que el Monitoreo

Participativo (MP) logra resultados mas eficientes, efectivos, e incluso ms sociales y vincula el
impacto en el contexto de los objetivos establecidos por la GRD. Idealmente el MP involucra a
todos los actores sociales tanto en la planificacin y desarrollo de la evaluacin, lo que ayuda a
construir el consenso y la comprensin mutua, en especial si lo consideramos desde el punto
de vista de la importancia de las acciones que se asuman, cuando la vida est de por medio.

El primer principio del MP es el de participacin que se traduce en la interaccin de los diversos

actores sociales tanto en las fases de la implementacin del plan de GRD hasta su fase de
rehabilitacin; por lo tanto los actores sociales, no son slo proveedores de informacin.

El segundo principio es de aprendizaje, lo que se debe traducir en la construccin de capacidades

locales en monitoreo y evaluacin de lo actuado e incluso antes. Se busca propiciar as el
empoderamiento de la comunidad educativa.

El tercer principio es de negociacin puesto que articula la diversidad de percepciones, necesidades

y demandas, desarrollando el sentido de empata entre los grupos.

El cuarto principio de flexibilidad implica procesos dinmicos y flexibles en continua adaptacin a

las necesidades y circunstancias locales.

El monitoreo es parte de un proceso de autoevaluacin, un instrumento de reflexin y

aprendizaje para adaptar mejor las actividades del proyecto a un entorno cambiante. Incluye
dos aspectos: la observacin (monitoreo) y la interpretacin (valoracin) del entorno cambiante
y las consecuencias de ste en el proyecto. Solamente una combinacin de ambos aspectos
proporciona un instrumento til para el control de calidad en la gestin del ciclo del proyecto.
El monitoreo deber ser llevado de manera objetiva para establecer una adecuada y confiable
base de informacin, en tanto la valoracin implica la consideracin subjetiva de diferentes
grupos de inters segn sus percepciones individuales
El INEE seala en la Norma 3, las caractersticas del monitoreo esperado y que se rigen,
precisamente, por las orientaciones del Monitoreo Participativo. Se realiza un monitoreo regular
de las actividades de respuesta educativa y las cambiantes necesidades de aprendizaje de la
poblacin afectada.

Las acciones claves del monitoreo sealan que :

Existen sistemas eficaces para un seguimiento regular de las actividades de respuesta educativa
en situaciones de emergencia, hasta la recuperacin inclusive.
Las actividades de respuesta educativa son vigiladas para garantizar la seguridad y proteccin
de todos los educandos, maestros y dems personal educativo.
Se consulta regularmente a las personas vulnerables, se las capacita en metodologas de
obtencin de datos y se les da participacin en las actividades de seguimiento.
Se recogen de manera regular y sistemtica datos desglosados sobre educacin, que sirven de
base para las respuestas educativas.
Los datos sobre educacin se analizan y se distribuyen a intervalos regulares a todos los
interesados, en especial las comunidades afectadas y los grupos vulnerables.

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1.3 VENTAJAS DEL MONITOREO, SEGN EL INEE.

Las siguientes son ventajas sealadas por el INEE y que justifican la necesidad de su implementacin
en el marco de la GRD.
Determina si los programas satisfacen o no las cambiantes necesidades educativas de la
poblacin y cmo responden a los cambios del contexto.
Garantiza que las intervenciones sean pertinentes y sensibles;
Reconoce posibilidades de mejora;
Contribuye a mitigar conflictos y a reducir el riesgo de desastres;
Promueve la rendicin de cuentas.
Son necesarios para detectar violaciones a la seguridad y el bienestar de los educandos, los
maestros y dems personal educativo, as como para vigilar el estado de la infraestructura
educativa.
Las actividades de (de) la respuesta educativa en curso pueden ser modificadas, segn los
resultados del monitoreo.

Pero tambin cuando el monitoreo nos proporciona informacin vital cuando logra responder a
preguntas como:
a.
b.
c.
d.
e.

El programa desenlaza las actividades especificadas en su programacin?

entrega los servicios en la cantidad y calidad esperadas?
est llegando a los beneficiarios apropiados?
el calendario de ejecucin y entrega de servicios se cumple cabalmente? y
los recursos del programa se utilizan de manera apropiada?

En estos anlisis, el punto de referencia es el plan de trabajo o plan de accin para el programa
y se analiza la ejecucin del programa con respecto a dicho plan. El monitoreo hace un
acompaamiento de la ejecucin de actividades, la entrega de productos y el uso de recursos.
Este acompaamiento permite juzgar con transparencia la ejecucin del programa, manteniendo
el supuesto que el plan de accin pre-programado siga siendo el camino indicado para lograr los
objetivos del programa.

Tambin es importante y se justifica el monitoreo porque permite prever (tomar acciones de

reajuste) para evitar el colapso del programa. Se conoce que, por lo menos, existen tres razones
que conducen a una situacin de fracaso:
Errores de diseo: originados por la inexistencia o mala estimacin de las metas; poca claridad
o mala organizacin de los procesos y/o actividades; poca congruencia entre las actividades
programadas y la estructura organizacional.
Fallas de implementacin: falta de cumplimiento de lo programado (procesos, actividades,
estructura) por parte de quienes estn a cargo de la operacin.
Factores externos: incumplimiento de los supuestos o surgimiento de elementos contextuales
nuevos e impredecibles que modifican el escenario en que se implementa el programa.

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Finalmente que el sistema de planificacin, monitoreo y evaluacin debe proporcionar

retroalimentacin sobre la ejecucin e identificar xitos y problemas, facilitando as la oportuna
correccin y los ajustes en la ejecucin del programa, es decir, el sistema debe ser parte integral
de las tareas de la buena gestin y administracin del programa.
1.4 QU CARACTERSTICAS DEBE TENER UN BUEN MONITOREO?
1. Ser relevante, objetivo, transparente y, lo que es ms importante, disponible como fuente de
informacin.
2. Debe servir como herramienta de gestin para la implementacin del programa y aseguramiento
de la calidad.
3. Debe ser sistemtico y continuo en otras palabras, los sistemas de monitoreo deben recopilar
y comparar la informacin de manera organizada, metdica, estandarizada, continua y bien
planeada a lo largo del ciclo de vida del programa.
4. El monitoreo permite identificar cualquier problema relacionado con la ejecucin para tomar
decisiones encaminadas a cambiar o mejorar el programa.
5. La informacin obtenida durante el monitoreo le da al ente ejecutor la oportunidad de
aprender de sus xitos y fracasos, identificar problemas y fortalezas, recomendar las acciones
correspondientes y hacer ajustes al programa cuando quiera que ello sea necesario.
6. Debe permitir fijar metas e indicadores para todos los insumos, actividades, productos y
resultados. Es decir, hay que empezar por determinar los indicadores de desempeo que
permitirn establecer si el programa est logrando lo que debe lograr. Los indicadores son
criterios realistas que permiten medir el progreso del programa, lo que a su vez permite
a los funcionarios del programa monitorear si el programa est logrando lo previsto en la
planificacin.
1.5 QUINES DEBEN PARTICIPAR DE LAS ACCIONES DEL MONITOREO?
Los miembros del equipo de GRD (especialistas) capacitados para obtener la informacin
pertinente, con la necesaria sensibilidad cultural, informacin de todos los grupos de
la comunidad educativa y su entorno. Es importante que el equipo tenga dominio de los
enfoques de la GRD y conozca la cultura local.
Representantes de la comunidad educativa y autoridades locales o sociedad civil organizada,
pueden participar del monitoreo de la efectividad del programa.
1.6 PLANEAMIENTO DEL MONITOREO.
Todo plan de monitoreo est sujeto a diversas fases de desarrollo que se inician desde la
planeacin hasta el uso prctico de los datos obtenidos.

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FASES DEL
MONITOREO

QUE IMPLICA

PLANEACIN

Decidir el tipo de informacin requerida (indicadores) y

quin la necesita.
Decidir la frecuencia para recopilar la informacin.
Determinar cmo se puede obtener la informacin y de quin.
Evaluar las implicaciones que ello tiene en el presupuesto o
planeacin.

PREPARACIN

Determinar quin tendr la responsabilidad de obtener la

informacin.
Disear y probar todo registro de recopilacin de informacin.
Capacitar al personal responsable del monitoreo.
Informar el sistema de monitoreo al personal del programa.

RECOPILACIN DE
INFORMACIN

Recoger la informacin acordada sobre una base rutinaria.

Monitorear el funcionamiento del sistema

ANLISIS DE LA
INFORMACIN Y
VERIFICACIN

Comparar la informacin recopilada con los indicadores

establecidos, tomar nota de cualquier diferencia.
Identificar cualquier otro aspecto.
Buscar la causa de cualquier problema e identificar posibles
acciones.

REPORTAR LOS
RESULTADOS

Documentar la informacin y los hallazgos.

Dar retroalimentacin a la administracin del programa, los
ejecutores, y otros actores.

USAR LOS
RESULTADOS

Usar los resultados para mejorar la gestin e implementacin

del programa.

1.7 IMPLEMENTACIN DEL MONITOREO

Este Plan debe estar precedido de medidas claves para asegurar su xito y actuar de manera
flexible para afrontar los imprevistos que se pudieran presentar. As, y de acuerdo con Cohen , es
importante tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Sensibilizar a los encargados del registro de la informacin sobre su utilidad y la importancia de

seguir los procedimientos diseados. Para ello, es conveniente transmitir a todos el uso que se
har de la misma. Cuando no se sabe para qu se recoge la informacin y no se retroalimenta la
actividad, disminuye el compromiso y baja la confiabilidad de los resultados obtenidos.

Los instrumentos, formas de registro y procesamiento de los datos deben ser estables para
mantener su atributo de comparacin tanto en el tiempo como en relacin a procesos similares.
Si se requieren cambios, se los debe hacer de forma planificada, con una fase de prueba en que
operen en paralelo las tcnicas preexistentes y las nuevas.

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En el procesamiento de datos es importante tener presente el diseo muestral al segmentar la

informacin. Cada subdivisin adicional de la muestra incrementa su error de estimacin, por lo
que se deben sopesar los beneficios de tener informacin ms detallada con los costos de su
menor confiabilidad.

Si existe factibilidad tcnica y econmica, utilizar sistemas informticos para el registro y transmisin
de la informacin se disminuyen considerablemente los errores de manipulacin.

Es aconsejable conformar grupos de supervisores por zonas geogrficas. Esto permite la suficiente
cercana como para conocer los proyectos y la distancia necesaria para limitar un excesivo
involucramiento en la gestin diaria.

Para las salidas a terreno es necesario que los supervisores cuenten con una gua de registro
de datos que consigne actividades, indicadores, unidades de registro y recomendaciones (o
informacin que requiere especial atencin).

1.8 ASPECTOS CLAVES QUE DEBE CONSIDERARSE EN EL MONITOREO.

Se puede observar que la literatura sobre monitoreo ofrece diversos conceptos como calidad,
eficiencia, eficacia, pertinencia, procesos o resultados todos los cuales conforman parte del lxico
del monitoreo y la evaluacin. En este acpite ofrecemos una sntesis de este marco conceptual
a fin de comprender por donde debe discurrir el proceso de monitoreo que ha delineado el INEE
y cuyo contenido hemos procurado desarrollar para este mdulo.

Eficacia: la eficacia de una poltica o programa puede entenderse como el grado en que se
alcanzan los objetivos y metas en la poblacin beneficiaria, en un perodo determinado. Una
organizacin eficaz cumple cabalmente su misin. Un programa es eficaz si logra los objetivos que
le dieron razn de ser.
Efectividad: constituye la relacin entre los resultados (previstos y no previstos) y los objetivos.
Eficiencia: Algunos autores definen la eficiencia como la relacin entre costos y productos
obtenidos. Se indica que un sistema eficiente obtiene ms productos con un determinado
conjunto de recursos, insumos o logra niveles comparables de productos con menos insumos,
manteniendo a lo dems igual. En suma podemos definir la eficacia como el grado en que se
cumplen los objetivos de una iniciativa al menor costo posible. El no cumplir cabalmente los
objetivos y/o el desperdicio de recursos o insumos hacen que la iniciativa resulta ineficiente (o
menos eficiente).
Calidad: Indica el grado en que se est alcanzando el estndar previsto para los productos. La
calidad de cualquier producto (Qj) es una relacin entre el producto real en un perodo o proyecto
determinado (qij) y el estndar establecido (Sj), la calidad de otro proyecto o el promedio de los
proyectos (j).
Focalizacin: el grado de focalizacin (F), es la proporcin de la poblacin beneficiaria que forma
parte de la poblacin objetivo.
ndice de Comparacin: relaciona la cantidad de actividades crticas atrasadas con las adelantadas

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 ndice de Avance Fsico o de Resultado: mide la eficiencia de la gestin al momento de control.

Compara los productos (o actividades) realizados con los programados en relacin con los costos
previstos y reales.
ndice de Situacin: analiza el grado de ejecucin del presupuesto al momento de control. ndice
de avance financiero: estima los desembolsos realizados como proporcin de los planificados a la
fecha de control
1.9 CMO IDENTIFICAR LOS INDICADORES EN UN PLAN DE MONITOREO?
Qu es un indicador? En trminos sencillos, un indicador es una medicin de cambio y para que tenga
xito en acometido, se ha diseado una formula nemotcnica que resumen las caractersticas que
debe poseer todo buen indicador. Esta se expresa en SMART.
As un buen indicador es SMART cuando:
S=

Especficos. Es decir los cambios medidos pueden expresarse en trminos precisos y su

evaluacin debe sugerir acciones.

M= Medibles. Es decir, cuando los indicadores pueden relacionarse con cosas o situaciones
que se pueden medir sin ambigedades.
A= Alcanzable. Es decir, los indicadores muestran ser razonables y posibles de alcanzar, y
por lo tanto sensibles a los cambios generados por el programa.
R=

Replicables. Es decir, cuando medicin es la misma independientemente que sta sea

hecha por diferentes personas que utilizan la misma metodologa.

T=

Tiempo. Es decir, que existe un lapso de tiempo dentro del cual se mide el cambio

1.10 PLAN DE MONITOREO

En la Matriz del Plan de Monitoreo siguiente, se ha optado por definir los productos o resultados
que se esperan de cada uno de los componentes de la GRD. De acuerdo a este marco, los
indicadores debern ser monitoreados de acuerdo a un cronograma que responde a productos
o resultados previstos (no actividades). Tanto la DRE como la UGEL implementan el plan de
monitoreo cuya unidad de referencia es la institucin educativa. Esta informacin debe retornar a
la DIECA (VER ANEX0)

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II. Reduccin de la vulnerabilidad y respuesta a la emergencia
Educacin en Gestin del Riesgo de Desastres para directores y docentes de Instituciones
Educativas Seguras
Respuesta a la emergencia del sector educacin para directores y docentes de Instituciones
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