UNIVERSIDAD JUREZ

AUTNOMA DE TABASCO
D
DIVISIN ACADMICA DE INFORMTICA Y SISTEMAS

Alumno:
Gabriel Sevilla Snchez
Carrera:
Lic. en Informtica Administrativa
Materia:
Administracin de Tecnologas de la Informacin
Profesor:
MATI. Rosalino Ovando Cho
Tarea:
Componentes de la Planeacin y Etapas de la
Organizacin

Cunduacan, Tabasco.

9
de febebrero del 2015

Proceso de Planeacin
Componentes de la planeacin:
Propsitos:
La planeacin, se inicia a partir de la definicin de los propsitos, stos
son los fines esenciales o directrices que definen la razn de
ser, naturaleza y carcter de cualquier organizacin.
Los propsitos proporcionan las pautas para el diseo de un plan
estratgico, se expresan genricamente y su determinacin es
una funcin reservada a los altos ejecutivos de la empresa.
Toda organizacin debe establecer los propsitos como base para la
formulacin de un plan; en muchas ocasiones es comn confundir un
propsito de un objetivo, por lo que existen algunas caractersticas de
los propsitos que se diferencian de los objetivos, como:
1. Son bsicos o trascendentales, porque constituyen el fundamento
base de los dems elementos.
2. Son genricos o cualitativos, porque no se expresan en trminos
numricos.
3. Son permanentes, porque permanecen vigentes durante el perodo
de vida de la organizacin.
4. Son semi-permanentes, porque pueden abarcar un perodo
determinado.
Por ejemplo un propsito de una empresa puede ser: "Incrementar las
utilidades sobre la inversin de los accionistas".
Los propsitos son muy importantes dentro del proceso de planeacin
debido a que:
1. Sirven de cimiento para los dems elementos de la planeacin, as
como para los dems tipos de planes.
2. Permiten orientar a los responsables de la planeacin sobre el
curso de accin que deben seguir al formular los planes.
3. Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con
una imagen de responsabilidad social.
4. Son la razn de la existencia de la organizacin, tanto en
su estado presente como en su proyeccin hacia el futuro.
5. Definen el xito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan
las directrices generales de los mismos.
Objetivos:

Los objetivos representan los resultados que la empresa espera

obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y
determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico.
Una vez que se han establecido los propsitos e investigado las
premisas que pueden afectar su realizacin, se determinan los objetivos,
que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un
tiempo determinado.
Por ejemplo: "Lograr una utilidad neta de 150 millones de pesos durante
los dos prximos aos".
Segn Ackoff en funcin del rea que abarquen y del tiempo al que se
establezcan los objetivos pueden ser:
1. Estratgicos o generales. Comprenden toda la empresa y se
establecen a largo plazo. Por Ejemplo: "Obtener una utilidad neta
de 100 millones de pesos en los prximos cinco aos".
2. Tcticos o departamentales. Se refieren a un rea o departamento
de la empresa, se subordinan a los objetivos generales y se
establecen a corto o mediano plazo. Por Ejemplo: "Incrementar
las ventas totales a tres millones de pesos mensuales en el
presente ao".
3. Operacionales o especficos. Se establecen en niveles o secciones
ms especficas de la empresa, se refieren a actividades ms
detalladas e invariablemente son a corto plazo.
Se determinan en funcin de los objetivos
obviamente de los generales.
Los objetivos operacionales pueden ser:

departamentales

a) Seccinales. Cuando se refieren a una seccin o grupo. Por

Ejemplo: "Vender medio milln de pesos semanales del producto X
por medio del grupo de ventas de las zona Y".
b) Individuales. Son metas personales. Por Ejemplo: Cada vendedor
adscrito a la seccin X vender diariamente Y nmero de
unidades".
Los lineamientos para establecer objetivos son los siguientes:
1. Asentarlos por escrito.
2. No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
3. Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de
la administracin. Que, Como, Donde, Quin, Cuando, Por que?

4. Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por

todos los miembros de la organizacin.
5. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos
originan conflictos y confusiones.
Estrategias:
Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que
muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos,
para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas.
Se establecen en el nivel estratgico, muestran la direccin o camino
que debe seguirse, sin indicar detalladamente como emplear los
recursos.
Contar con una amplia gama de estrategias o alternativas por
seleccionar, ayuda a elegir la ms adecuada para minimizar dificultades
en el logro de los objetivos.
Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:
1. Determinacin de los cursos de accin o alternativas. Consiste en
buscar el mayor nmero de alternativas para lograr cada uno de
los objetivos.
2. Evaluacin. Analizar y evaluar cada una de las alternativas
tomando en consideracin las ventajas y desventajas de cada una
de
ellas,
auxilindose
de la
investigacin y
de
algunas tcnicas como la investigacin de operaciones, rboles de
decisin, etc.
3. Seleccin de alternativas. Considerar las alternativas ms idneas
en cuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que
permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la
empresa.
Para que las estrategias sean operables y cumplan con su funcin, es
necesario:
1. Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del
objetivo.
2. Determinarlas con claridad.
3. No confundir las estrategias con las tcticas, ya que stas ltimas
combinan la accin con los medios para alcanzar el objetivo.

4. Considerar las experiencias pasadas en su establecimiento, esto

permitir sugerir un mayor nmero de cursos de accin.
5. Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento
de aplicarlas.
6. Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de
planeacin.
Polticas:
Las polticas son guas para orientar la accin; son lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre algn problema
que se repite una y otra vez dentro de una organizacin.
En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin que
auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementacin de las
estrategias.
Existen diferentes tipo de polticas entre las que destacan las siguientes:
1 Estratgicas o generales.
Se formulan al nivel de alta gerencia y su funcin es establecer y emitir
lineamientos que guen a la empresa como una unidad integrada.
Por Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrn la
posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y
antigedad".
2 Tcticas o departamentales.
Son lineamientos especficos que se refieren a cada departamento.
Por Ejemplo: "El departamento de produccin determinara los turnos de
trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones
legales".
3 Operativas o especficas.
Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse
en cada una de las unidades de las que consta un departamento.
Por Ejemplo: "Seccin de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es
conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su
caso, al departamento de mantenimiento".
Las polticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y
contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo,
su redaccin debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal
forma que su interpretacin sea uniforme.
Programas:

Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades

especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el
tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos
aquellos eventos involucrados en su consecucin.
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si
mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un
programa ms general.
La elaboracin tcnica de un programa considera los siguientes puntos:
1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.
2. Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades.
3. Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que actividad
debe realizarse antes de otra, que actividades se dan
simultneamente, y por ltimo, que actividades deben efectuarse
posteriormente.
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin.
El xito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de
jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a
su ejecucin en cuanto a la fecha de inicio y terminacin de cada
actividad.
Los programas se pueden clasificar de dos formas:
1. Tcticos.
Son aquellos que se establecen nicamente para un rea de actividad,
su funcin consiste en establecer el programa, as como de coordinar y
supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido.
2. Operativos.
Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones
de las que consta un rea de actividad, siendo ms especfico que el
tctico.
El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se
presenten; as mismo, debe considerar las consecuencias que operarn
en el futuro.
Procedimientos:
Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las
actividades rutinarias y especficas; se establecen de acuerdo con la
situacin de cada empresa, de su estructura organizacional, clase de
producto,
turnos
de
trabajo,
disponibilidad
de
equipo
y
material, incentivos, etc.

Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de

actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo
repetitivo.
Tanto los procedimientos como los mtodos estn ntimamente
relacionados, ya que los primeros determinan el orden cronolgico que
se debe seguir en una serie de actividades, y los segundos indican como
efectuar dichas actividades, por tanto, los mtodos son parte de los
procedimientos.
El uso de procedimientos presenta las siguientes ventajas:
1. Determina el orden lgico que deben seguir las actividades.
2. Promueven la eficiencia y especializacin.
3. Delimitan responsabilidades y evitan duplicidad.
4. Determinan como deben ejecutarse las actividades y tambin
cuando y quin deben realizarlas.
5. Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.
Presupuestos:
Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las
actividades; implican una estimacin de capital, de los costos, de
los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los
objetivos.
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a
travs de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que
necesita la empresa para cumplir con sus objetivos.
Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de
utilizacin y asignacin de los recursos, a la vez que controlan las
actividades de la organizacin en trminos financieros.
Caractersticas de los presupuestos:
1. Es un documento formal, ordenado sistemticamente.
2. Es un plan expresado en trminos cuantitativos.
3. Es general, porque se establece para toda la empresa.
4. Es especfico, porque puede referirse a cada una de las reas en
que esta dividida la organizacin.
5. Es diseado para un perodo determinado.

Los presupuestos van relacionados con el nivel jerrquico dentro de la

organizacin, defiendo as diferentes tipos de presupuestos como:
1. Estratgicos o corporativos.
Cuando se establecen en el ms alto nivel jerrquico de la empresa y
determinan la asignacin de recursos de toda la organizacin.
Ejemplo; El presupuesto de resultados.
2. Tcticos o departamentales.
Aquellos que son formulados para cada una de las reas de actividad de
la empresa. Ejemplo; Presupuesto de ventas.
3. Operativos.
Se calculan para secciones de los departamentos.
Ejemplo; Presupuesto de la seccin de mantenimiento.
Los presupuestos financieros son el resultado de todo el proceso de
planeacin estratgica por lo que su importancia se base en:
1. Convierte los aspectos de ejecucin de los planes en unidades de
medidas comparables.
2. Mide el desempeo de las unidades organizativas y provee unas
metas comparables en cada uno de los departamentos y secciones
en forma conjunta.
3. Sirve como estndar o patrn de ejecucin en obras monetarias.
4. Coordina las actividades de los departamentos y secciones en
forma conjunta.
5. Es un medio de control que permite controlar las operaciones.
6. Determina el lmite y alcance de las erogaciones.
7. Establece una base para la accin correcta,
desviaciones son fcilmente identificadas.
8. Estipula por centros de responsabilidad,
responsables de su aplicacin.

ya

quienes

que

las

son

los

9. Genera una comprensin ms clara de las metas organizativas.

10.
Presenta por anticipado los gastos en que incurrirn las
actividades.
11.
Reduce al
programados.

mnimo

los

costos

evitando

gastos

no

Etapas de la Organizacin
Divisin del trabajo:
Es la separacin y delimitacin de las actividades , con el fin de realizar
una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo ,
dando lugar a la especializacin y el perfeccionamiento en el trabajo.
Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las
siguientes etapas :
Jerarquizacin:
Es la disposicin de las funciones de una organizacin por un orden de
rango, grado o importancia.
Los niveles jerrquicos son el conjunto de rganos agrupados de
acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean,
independientemente de la funcin que realicen.
La Jerarquizacin implica la definicin de la estructura de la
empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad
que se relacionen ente sin con precisin.
Las reglas de la jerarquizacin
Los niveles jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo
social deben ser los mnimos e indispensables.
Se debe definir claramente el tipo de autoridad (lineal ,funcional
,y/o staff) de cada nivel.

Departamentalizacin:
Concepto:
A la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en
unidades con base en su similitud.
Secuencia de partamentalizacin:
1.- Listar todas las funciones de la empresa
2.- Clasificarlas
3.- Agrupar segn orden jerrquico
4.- Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas o
departamentos
5.- Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin
entre las funciones y los puestos
6.- Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los
departamentos
7.- El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un
departamento debern relacionarse con el tamao y las necesidades
especficas de la empresa y de las funciones involucradas.
Tipos de departamentalizacin:
Se aplican de acuerdo con la situacin especifica de cada empresa.
Los mas usuales son los siguientes :
Funcional:
Consiste en agrupar las actividades anlogas segn su funcin
primordial para lograr la especializacin y con ello una mayor eficiencia
personal
Es comn en la empresas industriales.
Por Productos:
Es caracterstica de las empresas que se dedican a la fabricacin de
diversas lneas de productos.
La Departamentalizacin se hace en un producto o grupo de productos
relacionados entre si.
Secuencia:
Este tipo de departamentalizacin se utiliza en niveles intermedios e
inferiores. Es necesario por razones tcnicas o econmicas , si se aplica
este tipo de departamentalizacin es necesario hacerlo por secuencias
alfabticas, numricas o de tiempo.
Descripcin de funciones , actividades y obligaciones:
Despus de haber establecido los niveles jerrquicos y departamentos
de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y

actividades que habrn de desarrollarse en cada una de las unidades

concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la
organizacin.
Esta es la ultima etapa de la divisin del trabajo y consiste en la
recopilacin ordenada y clasificada de todos los factores y actividades
necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo; la
descripcin de funciones se realiza, primordialmente, a travs de las
tcnicas de anlisis de puestos y de la carta de distribucin del trabajo o
cuadro de distribucin de actividades.
Coordinacin:
Coordinacin. Se refiere a la sincronizacin de los recursos y los
esfuerzos de un grupo social, con el propsito de lograr oportunidad,
unidad, armona y rapidez, en el desarrollo de los objetivos.
La coordinacin nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los
esfuerzos para realizar eficientemente una tarea Cuando se realizan
adecuadamente las funciones administrativas y se da la debida atencin
a sus interrelaciones, el resultado es una combinacin de esfuerzos bien
integrados y balanceados de un grupo de trabajo.