Вы находитесь на странице: 1из 41

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL


MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

MANUAL DE CALIDAD

21 de junio de 2010

Manual de Calidad

Pgina 1 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

LISTA DE DISTRIBUCION

Informacin del Documento


Proyecto/rea:

DIRECCCION DE CALIDAD

Director General de
Proyecto/ Jefe de Area:

Gustavo Adolfo Torres Melo


MANUAL DE CALIDAD

Nombre del documento:

7.0

# Versin documento

21/06/10

Fecha vigencia:

Lista de Distribucin
De:

Fecha

GUSTAVO ADOLFO TORRES MELO

A:
Comit de Calidad

Telfono/Fax

21/06/2010

Accin*

Fecha

21/06/2010

Firma

Acciones: Aprobacin, Revisin, Archivo, Informativo, Otros (especificar)

Control de cambios
No. Ver.
1.0

Fecha Ver.

Revisado por

Descripcin

Ruta

23/02/2007

Representante de la Direccin
y Comit de Calidad

N. A.

N.A

N.A

N.A

2.0

09/05/2007

Representante de la Direccin
y Comit de Calidad

Se modificaron los numerales: 0.2. Sistema de Gestin de Calidad


(incluyendo el Mapa de Procesos); 0.3. Alcance; 2.3.3. Poltica de
Calidad; 2.5.2.2. Revisin de los requisitos relacionados con el
servicio; 2.5.4.1. Proceso de 2ealizacin de Bienes y Servicios;
2.5.5.1. Control de la 2ealizaci del servicio; 2.5.5.2. 2ealizaci de
los procesos de la 2ealizaci del servicio; 2.5.5.3. 2ealizacin2n y
Trazabilidad; 2.5.5.4.2ealizaci del usuario; 2.5.5.5. Preservacin del
servicio; 2.6.4. 2ealizac de Datos

3.0

03/08/2007

Representante de la Direccin
y Comit de Calidad

Se modificaron los numerales: 0.2. Sistema de Gestin de Calidad


(incluyendo el Mapa de Procesos); 0.3. Alcance; 2.3.3. Poltica de
Calidad;

Manual de Calidad

Pgina 2 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
No. Ver.

Fecha Ver.

Revisado por

Descripcin

Ruta

4.0

05/09/2007

Representante de la Direccin
y Comit de Calidad

Se modific texto de la Poltica de Calidad (2.3.3) y el numeral


2.3.6. de Revisin por la Direccin, incluyendo la fecha de
3ealizacin de la Revisin por la Direccin

N.A

5.0

16/10/2007

Representante de la Direccin
y Comit de Calidad

Se modific el numeral 0.4 del Manual, eliminando la exclusin


referente al numeral 7.6 de la norma NTCGP 1000:2004.

http:://Red
Autoral/SGC/Planificacin

Actualizacin Mapa de Procesos: Se elimina cuadro que sugiere el


proceso de Gestin de Calidad como subcontratado y se cambia
Asistencia Legal por Asistencia Jurdica.
Resea Histrica: Se modifica el nmero de decreto que modifica la
estructura de los cargos en la DNDA.
Se modifica el Organigrama de la Organizacin
En el numeral 2.3.5.2, se actualiza la pagina Web de la
Organizacin.
Revisin por la direccin: Ajustar fechas de la revisin por la
direccin.
6.0

21/07/09

Representante de la Direccin
y Comit de Calidad- Version
Aprobada Acta 028 de Agosto
6 de 2009

En el numeral 2.5.3 se aclara que no se excluye el numeral 7.3


En el numeral 2.5.4.1 se modifica el decreto que rige el proceso de
compras.

N.A.

2.5.5.1 Control de la prestacin del servicio, incluir Tablero General


de Indicadores.
Control de Dispositivos de Seguimiento y Medicin: Se indica a
quien se presenta la informacin consolidada.
Auditorias Internas: Se especifican fechas de ejecucin de los dos
ciclos de Auditoria Interna que se realizan en el ao.
A lo largo de todo el manual se ajustaron los cargos segn la
resolucin expuesta en la resea histrica. (Las divisiones se
modificaron por dependencias).
1.4 Se incluyo el marco general de las polticas de la DNDA.

7.0

21/06/2010

Manual de Calidad

Representante de la direccin
y Comit de calidad Aprobada
comit de calidad No 34 de
agosto 9 de 2010

La revisin por la direccin se debe realizar en julio y diciembre de


cada ao.
Las auditorias de calidad deben realizarse en mayo y noviembre de
cada ao

Gtorresm/publica/TRD201
0/G5/SGC/planificacin
/manual de calidad

Pgina 3 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

MANUAL DE CALIDAD
LISTA DE DISTRIBUCION......................................................................................................2
0. INTRODUCCIN.................................................................................................................. 6
0.1. OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD.................................................................................6
0.2. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD...................................................................................6
0.3. ALCANCE.......................................................................................................................8
0.4. EXCLUSIONES................................................................................................................8
0.5. CONTROL Y REVISIN.....................................................................................................8
0.6. ESTRUCTURA GLOBAL DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD...........................................9
CAPTULO I......................................................................................................................... 10
INFORMACIN SOBRE LA ENTIDAD........................................................................................10
1.1. RESEA HISTORICA..................................................................................................11
1.2. MISION.........................................................................................................................11
1.3. VISION.........................................................................................................................12
1.9. ORGANIGRAMA.............................................................................................................12
CAPITULO II......................................................................................................................... 14
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR.............14
2.1. REQUISITOS GENERALES..............................................................................................15
2.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN.............................................................................15
2.2.1. Control de documentos.............................................................................................15
2.2.2. Control de registros..................................................................................................16
2.3. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION.............................................................................16
2.3.1. Compromiso de la Direccin.......................................................................................16
2.3.2. Enfoque al Usuario..................................................................................................16
2.3.3. Poltica de Calidad...................................................................................................17
2.3.4. Planificacin...........................................................................................................21
2.3.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin..................................................................21
2.3.5.1. Responsabilidad y Autoridad....................................................................................21
2.3.5.2. Representante de la Direccin y Comit de Calidad......................................................22
2.3.6. Revisin por la Direccin...........................................................................................24
2.3.6.1. Informacin para la Revisin por la Direccin...............................................................24
2.4. GESTIN DE LOS RECURSOS.........................................................................................25
2.4.1. Provisin de Recursos..............................................................................................25
2.4.2. Recursos Humanos..................................................................................................25
2.4.3. Infraestructura........................................................................................................ 26
2.4.4. Ambiente de trabajo.................................................................................................26
2.5. PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO...................................................................27
2.5.1. Planificacin de la Prestacin del servicio......................................................................27
2.5.1.1. Procesos misionales..............................................................................................28
Manual de Calidad

Pgina 4 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
2.5.1.2. Procesos administrativos y de apoyo.........................................................................29
2.5.1.3.Clasificacin de las dependencias por tipo de proceso....................................................29
2.5.1.3.1. Por procesos misionales.......................................................................................29
2.5.1.3.2. Por procesos administrativos y de apoyo..................................................................30
2.5.2. Procesos relacionados con los usuarios........................................................................30
2.5.2.1. Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio............................................30
2.5.2.2. Revisin de los requisitos relacionados con el servicio...................................................31
2.5.2.3. Comunicacin con el usuario...................................................................................32
2.5.3 Diseo y Desarrollo...................................................................................................33
2.5.4. Adquisicin de Bienes y Servicios................................................................................33
2.5.4.1. Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios..............................................................33
2.5.4.2. Informacin para la adquisicin de bienes y servicios.....................................................33
2.5.4.3. Verificacin de los productos y/o servicios adquiridos.....................................................34
2.5.5. Prestacin del Servicio.............................................................................................34
2.5.5.1. Control de la prestacin del servicio...........................................................................34
2.5.5.2. Validacin de los procesos de la prestacin del servicio..................................................35
2.5.5.3. Identificacin y Trazabilidad.....................................................................................35
2.5.5.4.Propiedad del usuario.............................................................................................36
2.5.5.5. Preservacin del servicio........................................................................................36
2.5.6. Control de los Dispositivos de Seguimiento y de Medicin.................................................36
2.6. MEDICION, ANLISIS Y MEJORA.....................................................................................37
2.6.1. Generalidades........................................................................................................37
2.6.2. Seguimiento y medicin............................................................................................37
2.6.2.1. Satisfaccin del usuario..........................................................................................37
2.6.2.2. Auditoras Internas de Calidad..................................................................................38
2.6.2.3. Seguimiento y Medicin de los procesos.....................................................................38
2.6.2.4. Seguimiento y Medicin del servicio..........................................................................38
2.6.3. Control del Servicio No Conforme................................................................................39
2.6.4. Anlisis de Datos.....................................................................................................39
2.6.5. Mejora continua......................................................................................................40
2.6.5.1. Mejora continua....................................................................................................40
2.6.5.2. Accin correctiva...................................................................................................40

Manual de Calidad

Pgina 5 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

0. INTRODUCCIN
El presente manual de la Direccin Nacional de Derecho de Autor se encuentra fundamentado en la Ley 872
de 2003 y la respectiva Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004, con el objetivo
de establecer los lineamientos de la poltica de calidad de la entidad, en procura de satisfacer las necesidades
de sus usuarios internos y externos y fomentando la creacin de una cultura de calidad que se refleje en la
mejora continua en la prestacin de sus servicios.
0.1. OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD
El presente Manual describe la estructura del Sistema de Gestin de Calidad de la DIRECCION NACIONAL
DE DERECHO DE AUTOR, implementado bajo los estndares de la Norma Tcnica NTCGP 1000:2004.
0.2. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
El Sistema de gestin de Calidad de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR tiene una
orientacin enfocada a los procesos, al mejoramiento continuo y al cumplimiento de los requerimientos de sus
usuarios, tal como se ve en el siguiente diagrama:

Manual de Calidad

Pgina 6 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

Manual de Calidad

Pgina 7 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

0.3. ALCANCE
El presente Manual cubre el Sistema de Gestin de Calidad de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE
AUTOR, orientado a los procesos de:

Proceso
REGISTRO DE DERECHOS DE AUTOR;
CAPACITACIN, INVESTIGACIN Y DESARROLLO EN
DERECHO DE AUTOR
INSPECCION Y VIGILANCIA DE SOCIEDADES DE
GESTION COLECTIVA
ASISTENCIA LEGAL
GESTION DOCUMENTAL

Ubicacin

Http: //Red Autoral/SGC/Procesos

NOTA: Los procesos antes enunciados tambin se denominan Procesos misionales en razn a que a travs de estos
es que la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR presta los servicios a sus usuarios segn el objeto social
de la Entidad.

0.4. EXCLUSIONES
No aplica
0.5. CONTROL Y REVISIN
Este manual es elaborado por el Comit de Calidad de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR
y es revisado por el Representante de la Direccin y los dueos de los procesos de cada rea en la Entidad.
Su control se realiza a travs del formato Control de Documentos Internos.
La revisin del presente Manual proceder en los casos en que las acciones de mejoramiento lo requieran; en
caso contrario, se realizar una revisin semestral por parte del Comit de Calidad de la entidad.
Documento
Control de Documentos Internos
Ayuda de Memoria de Revisin
por la Direccin donde consta la
revisin del Manual de Calidad

Manual de Calidad

Ubicacin
Http://Red Autoral/SGC/Procesos/Gestin de Calidad/Control /Control
de Documentos Internos
Http://Red Autoral/SGC/Registros/Revisin por la Direccin/

Pgina 8 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

0.6. ESTRUCTURA GLOBAL DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD


A continuacin se muestra un diagrama donde se visualiza la ubicacin del Manual de Calidad de la
DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR dentro de la estructura global de la documentacin del
Sistema de Gestin de Calidad.

Manual de Calidad

Pgina 9 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
CAPTULO I
INFORMACIN SOBRE LA ENTIDAD

Manual de Calidad

Pgina 10 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

1.1.

RESEA HISTORICA

La Direccin Nacional de Derecho de Autor es un organismo del Estado Colombiano, que posee la estructura
jurdica de una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio del Interior.
La Direccin Nacional de Derecho de Autor fue creada como una Unidad Administrativa Especial, con
personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio independiente, mediante el Decreto 2041 de 1991 y
el Decreto 4835 de 2008, que modifica su estructura. No obstante, el nacimiento de la entidad se remonta al 9
de diciembre de 1886, fecha en la cual se inscribi la primera obra de la produccin del ingenio y del talento
colombiano.
La Direccin Nacional de Derecho de Autor es el rgano institucional que se encarga del diseo, direccin,
administracin y ejecucin de las polticas gubernamentales en materia de derecho de autor y derechos
conexos. En tal calidad posee el llamado institucional de fortalecer la debida y adecuada proteccin de los
diversos titulares del derecho de autor y los derechos conexos, contribuyendo a la formacin, desarrollo y
sustentacin de una cultura nacional de respeto por los derechos de los diversos autores y titulares de las
obras literarias y artsticas.
Dentro de este entorno, la accin institucional de la Direccin Nacional de Derecho de Autor involucra el
estudio y proceso de expedicin, de la normatividad autoral de nuestro pas, as como la adhesin a los
principales convenios internacionales sobre proteccin del derecho de autor y los derechos conexos, y la
inspeccin y vigilancia las sociedades de gestin colectiva.
De igual forma, la Direccin Nacional de Derecho de Autor participa activamente en todos los procesos de
negociacin comercial que adelanta nuestro pas a nivel bilateral y multilateral, y en los cuales se discuten los
temas del derecho de autor y los derechos conexos.
A la Direccin Nacional de Derecho de Autor, corresponde la administracin del Registro Nacional de Derecho
de Autor, el cual tiene por finalidad la inscripcin de todo tipo de obras en el campo literario y artstico, as
como los actos y contratos relacionados con la enajenacin o cambio de dominio de stas; todo con el fin de
otorgar un ttulo de publicidad y seguridad jurdica a los diversos titulares en este especial campo del derecho.
1.2. MISION
La Direccin Nacional de Derecho de Autor es una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio del
Interior y de Justicia, cuya misin institucional es:
Fortalecer la debida y adecuada proteccin de los titulares de derecho de autor y de los derechos conexos
contribuyendo al desarrollo de una cultura de respeto a estos derechos.
Inculcamos la nocin del derecho de autor como un nuevo concepto de riqueza que genera empleo, impulsa
el desarrollo de la nacin, protege la creacin de las obras literarias y artsticas que contribuyen a
engrandecer la cultura, el conocimiento, el arte, el entretenimiento y la calidad de vida, y responde a los retos
impuestos por los avances tecnolgicos.

Manual de Calidad

Pgina 11 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

Convertimos el conocimiento en oportunidad formando a los funcionarios de la entidad para que sean
promotores y difusores del respeto por el derecho de autor y los derechos conexos.
Para ello constituimos alianzas estratgicas, a nivel nacional e internacional, con los sectores pblico y
privado para hacer realidad una cultura de respeto por el derecho de autor y los derechos conexos.
1.3. VISION
Posicionarse como una entidad dinmica y reconocida que contribuya en forma permanente a la plena
vigencia del respeto al derecho de autor y los derechos conexos en Colombia.
1.4. DEFINICIN DEL MARCO GENERAL DE LAS POLTICAS DE LA DIRECCIN NACIONAL DE
DERECHO DE AUTOR.
En concordancia con lo establecido en los Decretos 2041 de 1991 y 4835 de 2008, la accin institucional de la
Direccin Nacional de Derecho de Autor estar dirigida a disear, dirigir, administrar y ejecutar las polticas
gubernamentales en materia de derecho de autor y derechos conexos.
El marco general de las polticas de la Direccin Nacional de Derecho de Autor est dirigido, de igual manera,
a fomentar el desarrollo de una cultura de respeto del derecho de autor a nivel nacional, impulsando las
acciones que permitan lograr una efectiva y adecuada proteccin a los creadores de las obras literarias y
artsticas; as como al diseo o implementacin de preceptos legales que fomenten la actividad creativa de
los autores, de tal forma que se le d contenido al derecho de autor como un nuevo concepto de riqueza que
genera empleo, impulsa el desarrollo de la nacin, aumenta la calidad de vida y contribuye a engrandecer el
arte, la cultura y el conocimiento.
1.5. ORGANIGRAMA
El mbito de las funciones de la entidad comprende todo el territorio nacional, teniendo como domicilio
principal la ciudad de Bogot, y la estructura interna se organizar de la siguiente manera:

Manual de Calidad

Pgina 12 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

Manual de Calidad

Pgina 13 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

CAPITULO II
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR

Manual de Calidad

Pgina 14 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

2.1. REQUISITOS GENERALES


La DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR ha identificado los procesos requeridos para el
cumplimiento de su objeto social, alineado con la Visin y Misin corporativas.
Los procesos misionales, su secuencia y su interaccin con los dems procesos se pueden ver en la
caracterizacin de los mismos. Esta descripcin, a travs de sus documentos constitutivos (caracterizaciones,
diagramas, descripciones de procedimientos, instructivos) determina los criterios y mtodos necesarios para
asegurar la eficacia de su operacin y control.
La disponibilidad de recursos para apoyar la operacin y el seguimiento se aseguran a travs del compromiso
de la Direccin General y los procesos Administrativos y de Apoyo, tales como Recursos Humanos, Compras,
Sistemas, etc.
El seguimiento, medicin y anlisis se realiza tal como se indica en el numeral 8.2 de la norma tcnica
NTCGP 1000:2004. A partir de estas actividades se implementan las acciones necesarias para completar el
ciclo de mejoramiento.

2.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN


2.2.1. Control de documentos
Las normas bsicas establecidas por la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR para el control y
elaboracin de sus documentos se encuentran consignadas en el procedimiento Control de Documentos. En
este procedimiento se definen los controles requeridos para la aprobacin, revisin, actualizacin,
identificacin y estado de revisin actual. Este documento igualmente controla los documentos externos y los
obsoletos.
Los documentos de origen interno y externo del Sistema de Gestin de Calidad de la DIRECCION NACIONAL
DE DERECHO DE AUTOR se encuentran relacionados en los formatos Control de Documentos Internos y
Control de Documentos Externos por cada proceso.
Documento
Ubicacin
Procedimiento
Control
de http://Red Autoral/SGC/Procesos/Gestin Documental/Control de
Documentos
Documentos
Control de Documentos Internos
http://Red Autoral/SGC/Registros de Calidad/Maestro de documentos
Control de Documentos Externos
y registros.

Manual de Calidad

Pgina 15 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
2.2.2. Control de registros
Las normas bsicas establecidas por la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR para el control
de los registros de calidad se encuentran consignadas en el procedimiento Control de Registros. En este
procedimiento se definen los controles requeridos para la identificacin, almacenamiento, proteccin y
recuperacin, as como los tiempos de retencin y disponibilidad final de los registros.
Los registros son controlados por cada proceso mediante relacin en el Listado Maestro de Registros.
Documento
Procedimiento Control de Registros
Listado Maestro de Registros

Ubicacin
http: //Red Autoral/SGC/Procesos/Gestin Documental/Control de
Registros
http://Red Autoral/SGC/Registros de Calidad/Maestro de documentos
y registros.

2.3. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION


2.3.1. Compromiso de la Direccin
La Direccin General de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR evidencia su compromiso
hacia la calidad a travs del suministro de los recursos, los medios, la capacitacin y el personal necesarios
para la prestacin del servicio y el seguimiento a las actividades del Sistema de Gestin de Calidad. Este
compromiso se ve reflejado en la definicin y adopcin de la poltica y objetivos de calidad que propenden por
el mejoramiento de los procesos y la satisfaccin del usuario as como comunicando la importancia de cumplir
sus requisitos.
Existe la Resolucin No. 045 del 3 de marzo de 2006, en la cual se nombra el Comit de Calidad para la
implementacin, mantenimiento, revisin y perfeccionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad
2.3.2. Enfoque al Usuario
El Director General se asegura de la determinacin y cumplimiento de los requisitos del usuario a travs de
tres medios principales:

A travs de los procesos documentados: En cada proceso misional se determinan los requisitos de
los usuarios que se cumplirn a travs de tales procesos misionales.
A travs del seguimiento a los Indicadores en la Revisin por la Direccin
A travs de la retroalimentacin de los usuarios que se realiza en los procesos.
A travs de la realizacin y anlisis de encuestas del servicio de atencin a los usuarios.

Manual de Calidad

Pgina 16 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

2.3.3. Poltica de Calidad

La Unidad Administrativa Especial Direccin Nacional de Derecho de Autor


fomenta la satisfaccin de los intereses de autores y titulares de derecho de
autor y derechos conexos, para ello adelanta su actividad mediante un enfoque
basado en procesos, adoptando las acciones preventivas y correctivas
necesarias para atender de manera efectiva sus actividades de registro,
inspeccin y vigilancia a las sociedades de gestin colectiva, capacitacin y
difusin. Para ello, la poltica de calidad de la institucin articula de manera
eficiente y eficaz su talento humano, y busca constantemente mantenerse
como entidad pionera a nivel nacional e internacional, tanto en su gestin
como en la excelencia e innovacin de sus servicios, y la aplicacin de
tecnologas actuales.
Polticas Institucionales

Bsqueda de la excelencia en todos los planes, proyectos y actividades tendientes a consolidar una
cultura de respeto por el derecho de autor y los derechos conexos.

Investigacin y actualizacin constante en cuanto a los aspectos filosficos, legislativos y


jurisprudenciales del derecho de autor y los derechos conexos, con el fin de asegurar la efectiva y
adecuada proteccin de los autores y titulares de estos derechos.

Permanente actitud proactiva frente al cambio, especialmente en lo que concierne a la implementacin de


nuevas tecnologas que aseguren la excelencia en la prestacin de los servicios de la entidad y otorguen
los debidos patrones de seguridad a los usuarios del Registro Nacional del Derecho de Autor.

Permanente actitud proactiva frente a la cooperacin interinstitucional y a los programas de sinergia,


destinados a alcanzar los fines esenciales del Estado.

La DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR ha establecido esta Poltica de Calidad, en la que


manifiesta el compromiso que tiene con la calidad de sus servicios.
La poltica fue creada por el Comit de Calidad a travs de una lluvia de ideas las cuales, a travs de
relaciones de afinidad, arrojaron las directrices principales de calidad, as:

Satisfaccin de los intereses de autores y titulares de derecho de autor y derechos conexos


Gestin mediante un enfoque basado en procesos y adopcin de las acciones preventivas y correctivas
necesarias
Articulacin eficaz y eficiente del Talento Humano
Atencin efectiva de las actividades de registro, capacitacin e inspeccin y vigilancia a las Sociedades
de Gestin Colectiva

Manual de Calidad

Pgina 17 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

Bsqueda constante de mantenerse como Entidad pionera a nivel nacional e internacional en gestin,
excelencia, innovacin de servicios y aplicacin de tecnologa.

La DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR ha asegurado que su Poltica de Calidad sea


adecuada a su propsito a travs de la relacin entre sta y la Misin corporativa. El criterio es: para ........
(eje y), es necesario .......................... (eje x); por ejemplo: Para Fortalecer la debida y adecuada proteccin
de los titulares de derecho de autor y de los derechos conexos contribuyendo al desarrollo de una cultura de
respeto a estos derechos, es necesario la Satisfaccin de los intereses de autores y titulares de derecho de
autor y derechos conexos, la Gestin mediante un enfoque basado en procesos y adopcin de las acciones
preventivas y correctivas necesarias, la Articulacin eficaz y eficiente del Talento Humano, la Atencin
efectiva de las actividades de registro, capacitacin e inspeccin y vigilancia a las Sociedades de Gestin
Colectiva y la Bsqueda constante de mantenerse como Entidad pionera a nivel nacional e internacional en
gestin, excelencia, innovacin de servicios y aplicacin de tecnologa.

DIRECTRICES DE LA POLITICA DE CALIDAD

POLITICA DE
CALIDAD
Satisfaccin de los
intereses de autores y
titulares de derecho
de autor y derechos
conexos

Gestin mediante un
enfoque basado en
procesos y adopcin
de las acciones
preventivas y
correctivas
necesarias

Atencin efectiva
de las actividades
de registro,
capacitacin e
inspeccin y
vigilancia a las
Sociedades de
Gestin Colectiva

Bsqueda
constante de
mantenerse como
entidad pionera a
nivel nacional e
internacional en
gestin, excelencia,
innovacin de
servicios y
aplicacin de
tecnologa

Articulacin
eficaz y eficiente
del Talento
Humano

MISIN
Fortalecer la debida y adecuada proteccin
de los titulares de derecho de autor y de los
derechos conexos contribuyendo al
X
X
desarrollo de una cultura de respeto a
estos derechos.
Inculcamos la nocin del derecho de autor
como un nuevo concepto de riqueza que
genera empleo, impulsa el desarrollo de la
nacin, protege la creacin de las obras
literarias y artsticas que contribuyen a
X
X
engrandecer la cultura, el conocimiento, el
arte, el entretenimiento y la calidad de vida,
y responde a los retos impuestos por los
avances tecnolgicos.
Convertimos
el
conocimiento
en
oportunidad formando a los servidores
pblicos de la entidad para que sean
X
promotores y difusores del respeto por el
derecho de autor y los derechos conexos.
** Matriz Misin de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR vs. Poltica de Calidad

El compromiso que tiene la poltica de calidad de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR con
el mejoramiento, se ve reflejado en el marcado inters por mantener altos niveles de satisfaccin del usuario a
travs de los factores relacionados en la matriz. El trabajo eficiente de los servidores pblicos al servicio de la
DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR imperativamente se ver reflejado en un mejoramiento
de la gestin.
Manual de Calidad

Pgina 18 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

La Poltica de Calidad proporciona un marco de referencia para el establecimiento y revisin de objetivos tal
como consta en el siguiente grfico:

Manual de Calidad

Pgina 19 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

DIRECTRICES DE LA POLITICA DE CALIDAD

Satisfaccin de
los intereses de
autores y titulares
de derecho de
autor y derechos
conexos

Gestin mediante
un enfoque basado
en procesos y
Articulacin
adopcin de las
eficaz y eficiente
acciones
del Talento
preventivas y
Humano
correctivas
necesarias

Atencin efectiva
de las actividades
de registro,
capacitacin e
inspeccin y
vigilancia a las
Sociedades de
Gestin Colectiva

Bsqueda
constante de
mantenerse como
entidad pionera a
nivel nacional e
internacional en
gestin,
excelencia,
innovacin de
servicios y
aplicacin de
tecnologa

OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Aumentar la satisfaccin del usuario de los


servicios que presta la Direccin Nacional de
Derecho de Autor, mediante la utilizacin de
recursos tecnolgicos actuales y el
X
X
X
mejoramiento continuo de sus procesos,
disminuyendo los tiempos de atencin y
respuesta en sus trmites.
2. Fortalecer nuestro talento humano
promoviendo su capacitacin, formacin y las
condiciones para su desarrollo personal y
X
X
X
profesional, lo cual se ver reflejado en un
servicio amable y eficiente.
3. Afianzar el reconocimiento nacional e
internacional de la entidad a travs de la
investigacin y diseo de programas de
X
X
promocin y difusin del derecho de autor y
los derechos conexos, soportado en nuestro
eficaz modelo de gestin.
** Matriz Poltica de Calidad de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR vs. Objetivos de Calidad

La Poltica de Calidad es revisada por el Comit de Calidad y por la Alta Direccin de la entidad en cada
Revisin del Sistema de Gestin de Calidad
Documento

Ubicacin
Http://Red Autoral/SGC/Planificacin/Poltica y Objetivos de Calidad/
Poltica de Calidad
Poltica de Calidad
Poltica de Calidad vs. Objetivos de Http://Red Autoral/SGC/Planificacin/Poltica y Objetivos de Calidad/
calidad
Poltica de Calidad, Objetivos de Calidad
Comunicaciones de la Poltica de
AZ Sistema de Gestin de Calidad/Registros/Sensibilizacin
Calidad

Manual de Calidad

Pgina 20 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
Objetivos de Calidad
Los objetivos de calidad fueron formulados a partir de la Poltica de Calidad. La relacin entre poltica y
objetivos de calidad se evidencia en la matriz Objetivos vs. Poltica de Calidad. Los objetivos son medibles
a travs de los Indicadores. Se cuenta con una relacin entre Objetivos y procesos y otra que relaciona los
Indicadores vs. Procesos, lo cual permite garantizar que cada proceso y cada objetivo tienen mediciones
asociadas.
Documento
Objetivos de calidad
Objetivos vs. Poltica de Calidad

Ubicacin
Http: //Red Autoral/SGC/Planificacin/Poltica y Objetivos de
Calidad/Objetivos de Calidad
Http: //Red Autoral/SGC/Planificacin/Poltica y Objetivos de Calidad/
Poltica de Calidad

Indicadores de los objetivos de


Http: //Red Autoral/SGC/Planificacin/Indicadores
calidad
Http: //Red Autoral/SGC/Planificacin/ Indicadores/Procesos vs.
Procesos vs. indicadores
indicadores
Ayuda de Memoria de la reunin de
http: //Red Autoral/SGC/Registros/Planificacin/Poltica y Objetivos
establecimiento de los objetivos de
de Calidad
calidad.
2.3.4. Planificacin
La planificacin del Sistema de Gestin de Calidad, as como su integridad, se manejan a travs de diferentes
procedimientos, los cuales aseguran que el Sistema de Gestin de Calidad responda a los requerimientos
definidos en la Norma NTCGP 1000:2004 y mantenga su coherencia e integridad. Adicionalmente se cuenta
con el proceso de Gestin de la Calidad, el cual incluye disposiciones sobre la Planificacin del SGC.
Documento
Formatos de control

Ubicacin
Http: //Red Autoral/SGC/Procesos/<Cdigo
proceso>/Control

nombre

del

Control del Sistema de Gestin de


Http: //Red Autoral/SGC/Planificacin
Calidad
2.3.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin
2.3.5.1. Responsabilidad y Autoridad
Las responsabilidades y autoridades estn definidas en el Manual Especfico de Funciones y Competencias
laborales. Adicionalmente, el Director General mediante resolucin aprueba dichas responsabilidades y
autoridades, se nombra a los servidores pblicos (en planta y provisionales), se delegan funciones,
vacaciones, licencias, se enva personal en comisin. Se conforman comits y se crean Grupos de Trabajo al
interior de la Entidad. En la induccin al personal nuevo se comunican dichas responsabilidades y
autoridades, lo cual se puede evidenciar en los registros de entrega de formatos para afiliacin a Caja de
compensacin, EPS, Fondo Nacional de Ahorro, con el que tambin se le entregan el Manual de Funciones
del cargo, Manual de Induccin Administrativo, Estatuto Anticorrupcin, Ley Ambiental, Plan Estratgico
Manual de Calidad

Pgina 21 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
(Indicativo), etc. Tambin quedan los registros de notificacin a la induccin al nuevo servidor pblico a a
travs de las diferentes dependencias de la Unidad Administrativa.
2.3.5.2. Representante de la Direccin y Comit de Calidad
En la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, el Representante de la Direccin ser la persona
designada por el Director General, quien cumplir con las siguientes funciones:

Asegura el establecimiento, implementacin y mantenimiento de los procesos del Sistema de


Gestin de Calidad a travs de Auditoras de Calidad e Indicadores de Gestin.
Informa a la Direccin General sobre el desempeo del Sistema de Gestin de Calidad a travs de
las Revisiones por la Direccin.
Se asegura de la toma de conciencia a travs de sensibilizaciones que son lideradas por el Comit
de Calidad.

El nombramiento del Representante de la Direccin, se hizo a travs de la Resolucin No. 038 del 14 de
febrero de 2007. Con anterioridad se nombr el Comit de Calidad por Resolucin No. 045 del 3 de marzo de
2006
Documento
Ubicacin
Resolucin No. 045 del 3 de marzo de 2006, en la cual
se nombra el Comit de Calidad para la
AZ Sistema de Gestin de Calidad /Resoluciones
implementacin, mantenimiento, revisin y
perfeccionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad
Resolucin 038 /2007en la cual se efectu el
nombramiento del Representante de la Direccin para el AZ Sistema de Gestin de Calidad /Resoluciones
Sistema de Gestin de Calidad.
La DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, consciente de la necesidad de establecer medios de
comunicacin que garanticen la efectividad y difusin de su Sistema de Gestin de Calidad, tiene establecido
los siguientes mecanismos:
-

Reuniones del Comit de Calidad cuya evidencia de ejecucin son las Actas de Reunin levantadas como
registro de las mismas, debidamente firmadas por el Presidente y Secretario.
Fax
Comunicacin escrita
Llamadas telefnicas (de las cuales se lleva registro)
Pgina Web http://www.derechodeautor.gov.co

En el Sistema de Gestin de Calidad de la Entidad se tienen establecidos algunos criterios para generar un
documento por escrito cuando se expiden:

resoluciones o actos administrativos


comunicados que contienen informacin que puede ser olvidada fcilmente; p. ej: direcciones, cifras o
datos numricos
comunicados que contienen gran nmero de datos
informacin para ser comunicada a otras personas

Manual de Calidad

Pgina 22 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

informacin dirigida a usuarios y proveedores


comunicados cuyo contenido no caduca prontamente
comunicaciones que pueden o deben ser consultadas por otras personas
instrucciones de ndole institucional
cuando se analizan y resuelven Quejas

Entre los medios escritos, los considerados como formales al interior de la DIRECCION NACIONAL DE
DERECHO DE AUTOR, son:

Todas las Ayudas de Memoria de las reuniones.

Cualquier Resolucin o Acto Administrativo, Circular, carta o memorando firmado por el Director
General o firmado por cualquier servidor con competencia para emitir y firmar documentos.

Los documentos y formatos definidos en el Sistema de Gestin de Calidad.

Los mensajes va correo electrnico.


Los criterios establecidos dentro del Sistema de Gestin de Calidad para establecer comunicaciones va
telefnica, son:

El mensaje incluye razones de carcter urgente y pueden ser ejecutadas sin inconvenientes.
Las acciones comunicadas pueden desarrollarse sin necesidad de otra herramienta.
Este medio se considera el ms efectivo para lograr el objetivo del comunicado.

Las reuniones se realizan a nivel directivo y a nivel de los servidores pblicos de toda la Entidad.
Algunos de los temas tratados en las reuniones, son:

Informes del estado de los proyectos misionales de Registro de Derechos de Autor, Capacitacin,
Desarrollo e Investigacin y Asistencia Legal que se estn desarrollando
Informe de cada dependencia y jefatura acerca de su gestin en la Entidad
Observaciones por parte de cada una de las dependencias y jefaturas
Sugerencias de los servidores pblicos
Toma de decisiones que requieren ser consultadas
Sugerencias para el mejoramiento de los procesos (de toda rea de la Entidad)

Algunos de los temas que pueden ser tratados a nivel de todo el personal, son:

Planeacin de actividades
Observaciones frente a la labor realizada por el equipo humano
Divulgacin de acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento adoptadas por la Entidad
Divulgacin de cambios realizados al interior de cada una de las reas
Sugerencias para el mejoramiento de los procesos

La divulgacin del Sistema de Gestin de Calidad se realiza a travs de:

Carteleras en la sede de la Entidad.


Intranet de la Entidad (http://192.168.0.1/Red Autoral/Sistema de Gestin de la Calidad)
Capacitaciones y conferencias, en las cuales se menciona la poltica de calidad.

Manual de Calidad

Pgina 23 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
La induccin al personal nuevo, en donde se le da a conocer la poltica, objetivos y en general el
Sistema de Gestin de Calidad de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR

En razn a que la mayora de divulgaciones se hacen a travs de reuniones, los registros de las
sensibilizaciones son las Ayudas de Memoria de las mismas o registros de capacitacin.
Documento
Actas
de
reuniones
sensibilizacin

Ubicacin
de

AZ Gestin de Calidad /Registros/Sensibilizacin

2.3.6. Revisin por la Direccin


El Comit de Calidad de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR estableci que la Reunin de
Revisin por la Direccin se realizar dos veces al ao, la primera en el mes de Julio y la segunda en el mes
de Diciembre, con fin de asegurar la conveniencia y eficacia del Sistema de Gestin de Calidad, as como su
adecuacin a los cambios que sufra la Entidad y que lo impacten. La revisin incluye la evaluacin de la
Poltica de Calidad y los Objetivos asociados.
Documento

Ubicacin
AZ Sistema de Gestin de Calidad/Registros/Revisin por la
Ayuda de Memoria de Revisin por Direccin
la Direccin
Http://Red Autoral/SGC/Registros Revisin por la Direccin
2.3.6.1. Informacin para la Revisin por la Direccin
La informacin de entrada para realizar la Revisin parte de la Direccin General es como mnimo:

Resultados de las auditoras internas de calidad


Informacin de las encuestas de satisfaccin del usuario (evaluacin comercial) con su
retroalimentacin
Desempeo de los procesos y conformidad del servicio
Estado de las acciones correctivas y preventivas
Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la Direccin
Cambios que podran afectar el Sistema de Gestin de Calidad
Recomendaciones para la mejora.
Riesgos actualizados e identificados para la entidad.

En las Actas de la Revisin por la Direccin se consignan las conclusiones generadas por la revisin del
Sistema de Gestin de Calidad de la Entidad, las cuales como mnimo incluyen las acciones de mejora para
dicho Sistema, la mejora de los servicios cumpliendo requisitos del usuario y la necesidad de nuevos
recursos.

Manual de Calidad

Pgina 24 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

2.4. GESTIN DE LOS RECURSOS


2.4.1. Provisin de Recursos
En atencin a que para el desarrollo de la misin institucional de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO
DE AUTOR el talento humano es el recurso clave, as como para garantizar la satisfaccin de los
requerimientos de los usuarios, la Entidad trabaja en el desarrollo del recurso humano y en la optimizacin de
sus habilidades.
Documento
Proceso Recursos Humanos

Ubicacin
http://Red Autoral/SGC/Procesos/Recursos Humanos

Cuando se requieren recursos fsicos, tcnicos o tecnolgicos adicionales, stos son gestionados por la
Subdireccin Administrativa previo recibo de las especificaciones tcnicas por parte del rea solicitante y de
acuerdo al procedimiento de Compras.
Documento
Proceso Compras

Ubicacin
http://Red Autoral/SGC/Procesos/Compras

2.4.2. Recursos Humanos


La Subdireccin Administrativa tiene a su cargo las actividades de reclutamiento, seleccin, evaluacin y
control de la planta de personal que labora en la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, de
acuerdo a los siguientes objetivos:

Manual de Calidad

Pgina 25 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

Objetivo
Garantizar la idoneidad del
recurso humano

Documento

Ubicacin
Subdireccin
Administrativa/Recursos
Manual de Funciones y
Humanos/ Manual de Funciones y
Competencias
Competencias

Proporcionar formacin o tomar


Plan de Capacitacin,
acciones para satisfacer
Cartelera de Recursos Humanos
Plan de Bienestar Social
necesidades de formacin
Evaluar eficacia de acciones de
AZ Recursos Humanos/Evaluaciones de
Evaluacin del Desempeo
formacin
Desempeo
Http:
//Red Autoral/SGC/Planificacin/
Aseguramiento de conciencia Indicadores
Indicadores
de sus actividades y su
AZ Sistema de Gestin de Calidad
contribucin a los objetivos de Sensibilizacin
/Registros/Sensibilizacin
calidad
Descripcin de procesos
Http: //Red Autoral/SGC/Procesos
Registros de educacin,
formacin, habilidades y
experiencia

Hojas de Vida y soportes

Subdireccin Administrativa/Hojas de vida de


los servidores pblicos

Las funciones que debe desarrollar cada servidor pblico se especifican en el momento de la creacin del
cargo, en el Manual de Funciones y Competencias, en las descripciones de actividades de los procedimientos
en las que se define la participacin de cada cargo y dependencia, as como en las especificaciones de roles
en los equipos de trabajo para la ejecucin de proyectos segn el Modelo de Planeacin.
Posteriormente se hace la evaluacin del desempeo con base en el cumplimiento de los objetivos de los
procedimientos que ejecuta, para lo cual el jefe inmediato diligencia un registro en el que evidencia el
cumplimiento de las funciones y desarrollo de habilidades del funcionario evaluado. El resultado de la
evaluacin se analiza y con ste se alimenta el Plan de Capacitacin Anual con el fin de convertir en
fortalezas las debilidades del recurso humano.
2.4.3. Infraestructura
La DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR es una entidad que cuenta con una sede ubicada en
la Calle 28 No. 13A-15, Torre Bancaf - Piso 17, en la ciudad de Bogot, planta que cuenta con espacios para
la Direccin General y las dependencias administrativas y misionales.

Manual de Calidad

Pgina 26 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
2.4.4. Ambiente de trabajo
Para la ejecucin de los procesos de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, los servidores
pblicos cuentan con la dotacin suficiente de mobiliario, hardware y software necesarios para cumplir con
sus funciones, as como con un entorno apropiado de factores ambientales adecuados como: iluminacin,
temperatura, sanitarios, servicio telefnico, correo electrnico, fax, miscelneos y otros que facilitan el
cumplimiento de sus tareas.
La Subdireccin Administrativa tiene afiliados a todos los servidores pblicos a la Administradora de Riesgos
Profesionales Colmena, y cumple con las disposiciones de sta en cuanto a las normas de salud ocupacional.
Existe el Comit de Salud Ocupacional COPASO. Tambin tiene afiliados a los servidores pblicos al Fondo
Nacional de Ahorro para cesantas, Fondos de Pensiones y EPS que estos escojan a voluntad, y a la Caja de
Compensacin Colsubsidio, que les presta a los servidores pblicos los servicios de turismo, recreacin,
capacitacin y subsidio familiar.
En carteleras se evidencia el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial expedido con fecha de Julio 27 de
2006.
2.5. PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO
2.5.1. Planificacin de la Prestacin del servicio
Los procesos de Registro Nacional de Derecho de Autor; Capacitacin, Investigacin y Desarrollo; Asistencia
Legal; Inspeccin y Vigilancia de Sociedades de Gestin Colectiva; y Gestin Documental se materializan en
servicios por medio de los cuales la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR desarrolla su
cometido institucional. La DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR desarrolla un Plan de Calidad
(Plan de Accin) para cada proyecto tanto en el campo misional como en el de apoyo administrativo. La
descripcin de procesos y de los procedimientos asociados a stos, estn consignados en los siguientes
documentos descriptivos.
Documento
Ubicacin
Objetivos de calidad para los procesos y su http: //Red Autoral/SGC/Planificacin/
medicin asociada
Indicadores/Indicadores de Gestin
Http: //Red Autoral//SGC/Procesos/Registro de Derecho
Proceso Registro de Derecho de Autor
de Autor
Http: //Red Autoral/SGC/Procesos/ Capacitacin,
Proceso Capacitacin, Investigacin y Desarrollo
Capacitacin, Investigacin y Desarrollo
Proceso Insp. y Vigilancia de Sociedades de Http: //Red Autoral/SGC/Procesos/ Insp. y Vigilancia de
Gestin Colectiva
Sociedades de Gestin Colectiva
Proceso Asistencia Legal

Http: //Red Autoral/SGC/Procesos/Asistencia Legal

Proceso Gestin Documental

Http: //Red Autoral/SGC/Procesos/Consulta Bibliogrfica

Manual de Calidad

Pgina 27 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

Los procesos de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR se clasifican en:


Proceso estratgico
Se entiende como tal el proceso por el cual la Entidad elabora las estrategias y polticas, fijacin de objetivos,
comunicacin, disposicin de recursos necesarios, para dar cumplimiento a las leyes, decretos y normatividad
en general relacionada con el cometido institucional de la entidad, as como la Revisin por la Direccin.
Son procesos estratgicos el de Planeacin Estratgica, que provee todas las directrices para la planeacin,
ejecucin, control y mejoramiento de las estrategias gerenciales de la DIRECCION NACIONAL DE
DERECHO DE AUTOR; el de Gestin de Calidad, el de Asesoras a la Direccin y el Divulgacin y Prensa.
Proceso misional
Se entiende como tal el proceso por medio del cual la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR
desarrolla su cometido institucional o razn de ser y su estrategia gerencial, y proporciona el resultado
previsto por la entidad; P. ej: Registro de Derecho de Autor; Capacitacin, Investigacin y Desarrollo
Procesos administrativos y de apoyo
Son los que proveen a los procesos misionales los recursos humanos, financieros y logsticos necesarios para
la ejecucin y cumplimiento de los procesos estratgicos, misionales y a los de evaluacin y control. P. Ej:
Recursos Humanos, Compras, Tesorera, etc
Procesos de Evaluacin y Control
Son los necesarios para medir y recopilar datos para el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la
eficiencia, y son una parte importante de los procesos estratgicos, misionales y administrativos. P. Ej:
Mejoramiento Continuo y Control Interno.
2.5.1.1. Procesos misionales
La estructura de proceso misional definida en la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR se
aplica a los procesos Registro Nacional de Derecho de Autor, Capacitacin, Investigacin y Desarrollo,
Inspeccin y Vigilancia de Sociedades de gestin Colectiva, Asistencia Legal, y Gestin Documental,
segn las estipulaciones y requerimientos de los usuarios de dichos servicios, o en cumplimiento de normas
de ley.
Los requerimientos para atender las solicitudes del Registro Nacional de Derecho de Autor son tramitadas por
la Oficina de Registro, rea que ingresa la solicitud en el aplicativo ULRICH y le hace seguimiento hasta la
expedicin del certificado correspondiente.
El proceso Capacitacin, Investigacin y Desarrollo, se ejecuta bajo planes de trabajo y segn
requerimientos y expectativas de los usuarios que requieren dichos servicios. Las necesidades de
capacitacin son atendidas por la Subdireccin de Capacitacin, Investigacin y Desarrollo, dependencia que
Manual de Calidad

Pgina 28 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
cuenta con su equipo de trabajo y con el apoyo de los abogados, especializado en Derecho de Autor y
Derechos Conexos de las oficinas de Asesora Jurdica y Registro, con una amplia experiencia en este campo
para ejecutar los planes correspondientes.
El proceso de Capacitacin, Investigacin y Desarrollo cubre las fases de planeacin, ejecucin, verificacin
y validacin de las capacitaciones e investigaciones, para garantizar la calidad requerida por los usuarios.
Tambin se tienen los procesos Inspeccin y Vigilancia de Sociedades de Gestin Colectiva y Asistencia
Legal, que adems de la Inspeccin y Vigilancia sobre Sociedades de Gestin Colectiva, los abogados
atienden y asesoran a los autores y compositores en materia legal.
El proceso Gestin Documental corresponde a la Unidad de Informacin para atender consultas de los
usuarios en materia bibliogrfica sobre derecho de autor y derechos conexos, para esto se cuenta con
colecciones y material especializado en apoyo a la labor de investigadores y estudiosos de la temtica
autoral, como son documentos, monografas y publicaciones peridicas.
2.5.1.2. Procesos administrativos y de apoyo
Dentro del Sistema de Gestin de Calidad de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR se
tienen como proceso de apoyo los procesos Gestin de Recursos Humanos, Compras y Almacn, que
proveen los recursos humanos, financieros y logsticos necesarios para la ejecucin de los procesos
misionales y garantizan as la satisfaccin de las necesidades de los usuarios.
Tambin se tienen como apoyo los procesos de Contabilidad, Presupuesto, Tesorera, Sistemas.
2.5.1.3. Clasificacin de las dependencias por tipo de proceso
2.5.1.3.1. Por procesos misionales
La dependencias que ejecutan los procesos misionales tienen definidas sus objetivos y responsabilidades de
acuerdo a la forma como intervienen en los procesos.
Direccin General
Tambin es responsable de planificar, coordinar y verificar todas las actividades durante el desarrollo de los
proyectos misionales, como por ej.: Registro Nacional de Derecho de Autor; Capacitacin, Investigacin y
Desarrollo, Asistencia Legal y Gestin Documental de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR,
de acuerdo con los requisitos de los usuarios y la razn de ser de la Entidad.
Oficina Asesora Jurdica
Dependencia de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR que cumple actividades de Asistencia
Legal a los usuarios e Inspeccin y Vigilancia sobre las Sociedades de Gestin Colectiva, as como los
procesos disciplinarios.

Manual de Calidad

Pgina 29 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

Subdireccin tcnica de Capacitacin, Investigacin y Desarrollo

Dependencia de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR que cumple actividades de


investigacin, capacitacin y difusin en materia de derecho de autor y derechos conexos a los usuarios.
2.5.1.3.2. Por procesos administrativos y de apoyo
Subdireccin Administrativa
Ejecuta los procesos logsticos que dan apoyo a los procesos misionales de la DIRECCION NACIONAL DE
DERECHO DE AUTOR, mediante el desarrollo de actividades para proporcionar los recursos humanos,
bienes y servios necesarios para la ejecucin de tales procesos.
Unidad de Informacin
Dependencia que atiende todo lo relacionado con la gestin documental de la entidad (incluyendo la gestin
bibliogrfica, gestin de correspondencia y gestin de archivo).
2.5.2. Procesos relacionados con los usuarios
2.5.2.1. Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio
En la gestin de requerimientos, la Oficina de Registro es la responsable de atender las necesidades y
requisitos de los usuarios y de dejar registro del nivel de cumplimiento por parte de DIRECCION NACIONAL
DE DERECHO DE AUTOR , en cuanto a expectativas del servicio previamente establecido.
En los dems procesos misionales, adems de contemplar las necesidades y expectativas de los usuarios de
los servicios de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, se establecen los procedimientos
para el desarrollo del servicio, pautas adicionales que garantizan un servicio que cumpla los requerimientos
definidos, incluyendo los legales y reglamentarios, y las buenas prcticas generalmente aceptadas.
En la Pgina web: www.derechodeautor.gov.co/capacitacion, se encuentran los requisitos para que un
interesado pueda acceder a los cursos de capacitacin que dicta la DNDA, los que se pueden consultar en un
portafolio de conferencias.
En la Pgina web: www.derechodeautor.gov.co/centro de documentacin, se encuentran las requisitos para
que un usuario pueda acceder a los servicios de consulta en el Centro de Documentacin Arcadio Plazas,
que cuenta con una coleccin catalogada y clasificada en la base de datos WIN-ISIS con mdulo de consulta
automatizada para recuperacin de libros, documentos, artculos de publicaciones peridicas nacionales e
internacionales y conceptos emitidos por la Direccin.

Manual de Calidad

Pgina 30 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
Por otra parte, el Decreto 4835 de 2008, por el cual se crea la Direccin Nacional del Derecho de Autor como
Unidad Administrativa Especial, establece su estructura orgnica y determina sus funciones, incluyendo los
siguientes cometidos institucionales:
1. Disear, dirigir administrar y ejecutar las polticas gubernamentales en materia de derecho de
autor y derechos conexos.
2. Emitir conceptos sobre las normas que regulan el derecho de autor y los derechos conexos.
3. Recomendar la adhesin y procurar la ratificacin y aplicacin de las convenciones
internacionales suscritas por el Estado Colombiano.
4. Dictar las providencias necesarias con el fin de obtener el cumplimiento de las normas que
regulan el derecho de autor en Colombia: los convenios internacionales, el derecho comunitario y
la legislacin interna.
5. Impulsar la adopcin de normas que protejan el derecho de autor y derechos conexos y buscar
su efectivo cumplimiento.
6. Mantener intercambio con las diferentes organizaciones, gremios y entidades relacionadas con la
temtica autoral, en el pas o en el exterior.
7. Ejercer inspeccin y vigilancia sobre las sociedades de gestin colectiva de derecho de autor y
derechos conexos, con el propsito de obtener el fortalecimiento integral de su gestin y asegurar
niveles ptimos de eficiencia y transparencia.
8. Disear y desarrollar las estrategias para la creacin de una cultura de respeto y proteccin del
derecho de autor y derechos conexos a travs de procesos de difusin y capacitacin al interior y
exterior de la entidad.
9. Brindar informacin bibliogrfica, documental y audiovisual, nacional y extranjera, especializada y
apoyar la investigacin sobre el derecho de autor y los derechos conexos.
10. Administrar el Registro Nacional de Derecho de Autor, destinado a la inscripcin de las obras
literarias y artsticas, de los fonogramas, de los actos, contratos y decisiones jurisdiccionales
relacionados con el derecho de autor y los derechos conexos y de los pactos y convenios
suscritos entre las sociedades de gestin colectiva colombianas con asociaciones extranjeras de
derecho de autor y derechos conexos, como medio de seguridad y publicidad a sus autores y/o
titulares.
11. Documentar, implementar y mantener el Sistema de Gestin de Calidad y el Sistema de Control
Interno, con el fin de mejorar el desempeo y capacidad de la Direccin Nacional de Derecho de
Autor para proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus
usuarios.
2.5.2.2. Revisin de los requisitos relacionados con el servicio
Durante la gestin de los procesos misionales, la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR revisa
los requisitos relacionados en las necesidades y expectativas de los usuarios y analiza su capacidad para
cumplir con el servicio solicitado.
Tambin, para el desarrollo de cada proyecto misional o de apoyo la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO
DE AUTOR se compromete a satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios, los requisitos
reglamentarios y legales, as como los criterios de aceptacin y rechazo de los servicios prestados por la
DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR por parte de los usuarios.

Manual de Calidad

Pgina 31 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
Segn el Decreto 2041 del 29 de agosto de 1991, modificado por el decreto 4835 de 2008 y posteriormente
con el Decreto 4834 de 2008 por el cual se reestructura la Unidad Administrativa, la DNDA cuenta con una
estructura orgnica, as:

Director General de Unidad Administrativa


Especial
Asesor
Profesional Especializado
Profesional Especializado
Planta Global
Subdirector Tcnico
Subdirector Administrativo
Jefe de Oficina
Jefe de Oficina Asesora Jurdica
Profesional Especializado
Profesional Especializado
Profesional Universitario
Profesional Universitario
Tcnico Administrativo
Tcnico

Tambin mediante resoluciones se crearon otros estamentos, como son:

Resolucin 003 de 1993 (modificada por las Resoluciones 006 de 1997 y 148 de 1997), por la cual se
conforman grupos de trabajo en la Unidad Administrativa, como son: Grupo de Recursos Humanos,
Grupo de Contabilidad, Grupo de Presupuesto y Tesorera, Grupo de Almacn, Bienes e Inventarios,
grupo de Servicios Internos, Grupo de Compras.

Resolucin 996 del 4 de octubre de 1994, por la cual se crea el Comit Administrativo

Resolucin 997 del 4 de octubre de 1994, por la cual se crea el Grupo de Planeacin

Resolucin 1097 del 31 de octubre de 1994, por la cual se conforma el grupo Asesor para atender los
procedimientos de seleccin y escogencia de los contratistas
Resolucin 234 del 17 de marzo de 1995, por la cual se crea la Unidad de Coordinacin de Control
Interno y se establecen sus funciones.
Resolucin 0098 del 8 de agosto de 1996, por la cual se crea la Unidad de Informacin y se establecen
sus funciones

2.5.2.3. Comunicacin con el usuario


Los mecanismos bsicos de comunicacin con el usuario, son:

Manual de Calidad

Pgina 32 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

Pgina web: www.derechodeautor.gov.co. Aqu se encuentra la informacin sobre los servicios de la


DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR .
Va internet, prensa o cualquier medio de comunicacin, el Director General o cualquier servidor pblico
consulta las licitaciones o contrataciones directas que pueden ser oportunidades para la Entidad.
Una vez prestado cada servicio, el rea encargada del mismo hace seguimiento.
La Oficina de Asesores recibe quejas y reclamos de los usuario sobre la prestacin de los servicios de la
DNDA y resuelve cualquier diferencia que se haya presentado, dejando registro de las acciones tomadas
en el formato de Quejas y Reclamos.
Reunin de seguimiento de los proyectos (planes de accin) misionales y de apoyo mediante audiencias
pblicas

2.5.3. Diseo y Desarrollo


En la DNDA se estableci la implementacin del Numeral 7.3 (Diseo y Desarrollo) de la NTC GP 1000:2004
para los procesos de Capacitacin, investigacin y Desarrollo y el de sistemas, donde se planifica y controla
las etapas de implementacin de estudios de investigacin y desarrollos de Software.
Para el proceso de Capacitacin, investigacin y Desarrollo se han implementado las etapas de definicin de
los elementos de entrada para el Diseo y desarrollo, resultados del diseo y desarrollo, revisin, verificacin,
validacin y control del Diseo y Desarrollo mediante el procedimiento de Planeacin y Ejecucin de
Investigaciones y el instructivo Desarrollo de Investigaciones.
Para el Proceso de Sistemas, se ha definido el procedimiento de Diseo y Desarrollo de Aplicativos, donde
se establecen las etapas que se deben adelantar para asegurar resultados ptimos en el desarrollo realizado.
2.5.4. Adquisicin de Bienes y Servicios
2.5.4.1. Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios
Para la ejecucin de los procesos misionales la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR adquiere
o contrata servicios, siempre enmarcados en la determinacin detallada de los criterios de compra y de
evaluacin de proveedores, de acuerdo a las normas de presupuesto y gasto pblico vigentes y al Plan de
Compras Anual. La normatividad que se aplica en esta gestin son la Ley 80 de 1993, el Decreto 855 de
1994, el Decreto 4835 de 2008, Decreto 2170 de 2002, la Directiva Presidencial No. 12 de 2002, la
Resolucin 05313 de 2002 (CGR), la Ley 789 de 2002, el Decreto 3512 de 2003 y el Decreto 2434 de 2006.
Documento
Proceso Compras

Ubicacin
Http: //Red Autoral/SGC/Procesos/Compras

Cuando se requieren recursos fsicos, tcnicos o tecnolgicos adicionales, stos son gestionados por la
Subdireccin Administrativa, previo recibo de las especificaciones tcnicas por parte de la dependencia
solicitante, enmarcado tambin en el Plan de Compras Anual.
2.5.4.2. Informacin para la adquisicin de bienes y servicios

Manual de Calidad

Pgina 33 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
La DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR asegura el cumplimiento de los requisitos en la
adquisicin de bienes y servicios, comparando las especificaciones del bien contra los parmetros
consignados en el respectivo contrato, y si son coincidentes, dando ingreso al Almacn y generando un
comprobante de ingreso.
Para el caso de los servicios, generando un certificado de recibo a satisfaccin del servicio recibido.
2.5.4.3. Verificacin de los productos y/o servicios adquiridos
La verificacin del producto o servicio adquirido se realiza contra la solicitud de compra en el Almacn de la
entidad o en el sitio que establezca el contrato.
Documento
Proceso Compras

Ubicacin
http: //Red Autoral/SGC/Procesos/Compras

2.5.5. Prestacin del Servicio


2.5.5.1. Control de la prestacin del servicio
Las condiciones controladas en los procesos misionales de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE
AUTOR incluyen:

Informacin sobre las caractersticas de los servicios a prestar a travs de:


Los requisitos plasmados en los formatos de solicitudes de registro de derechos de autor y derechos
conexos recibidas en medio fsico en la Oficina de Registro o en medio digital a travs de la pgina
www.derautor.gov.co/registro en lnea, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 23 de 1982, la Ley
44 de 1993 Arts. 4. a 9., la Decisin Andina 351 de 1993, el Decreto 1360 de 1989, Decreto 2041
de 1991, el Decreto 460 de 1995 y la Resolucin No. 112 de 2008.
Servicio de Capacitacin, Investigacin y Desarrollo en cumplimiento del Decreto 178 del 23 de julio de
1996, consiste en brindar capacitacin sobre los aspectos generales del Derecho de Autor y Derechos
conexos, sociedades de gestin colectiva, registro de obras y contratos, etc. La formacin acadmica
busca que el pblico interesado, adquiera un conocimiento preciso del marco legal existente sobre el
Derecho de Autor y los Derechos Conexos en el mbito nacional e internacional. Las capacitaciones
realizadas estn enfocadas a titulares y usuarios del Derecho de Autor y Derechos Conexos,
Sociedades de Gestin Colectiva, universidades, colegios, centros de formacin artstica y cultural,
organismos pblicos y privados, y pblico en general interesado en la materia.
Servicio de Inspeccin y Vigilancia de Sociedades de Gestin Colectiva, segn las siguientes normas:
Decreto 2041 de 1991, Decreto 162 de 1996, Decreto 4835 de 2008, Ley 44 de 1993, Decisin Andina
351 de 1993, Resolucin 651 de 1994, Resolucin 088 de 2002, Resolucin 152 de 2009.
Servicio de Asistencia Legal segn las siguientes normas: Decreto 2041 de 1991, Ley 734 de 2002,
Resolucin 136 de 2002, Resolucin 028 de 2009, Decisin Andina 351 de 1993, Decreto 162 de
1996, Decreto 01 de 1984 (Cdigo Contencioso Administrativo) y Decreto 4835 de 2008.

Manual de Calidad

Pgina 34 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

Servicio de Gestin Documental, por la Unidad de Informacin, segn la Ley 594 de 2000 y la Ley 87 de
1993.
Las instrucciones plasmadas en la documentacin de los procesos misionales Registro de Derecho de
Autor, Capacitacin, Investigacin y Desarrollo; Asistencia Legal y Gestin Documental.
El seguimiento a travs de reuniones, la evaluacin de desempeo y la evaluacin de la percepcin del
usuario.
Tablero General de Indicadores aprobados en Comit de Calidad del 30 de Junio de 2009, revisin
efectuada dentro del Plan de Mejoramiento propuesto por la Direccin Nacional de Derecho de Autor
frente a la observaciones realizadas por la Visita de Contralora General de la Repblica.
Documento

Ubicacin
http:
//Red
AutoralProcesos/<cdigo
proceso>/Controles/Control de proceso

Control del proceso

nombre

del

2.5.5.2. Validacin de los procesos de la prestacin del servicio


Aunque las deficiencias de los procesos misionales que ejecuta la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO
DE AUTOR, se pueden evidenciar durante el desarrollo o prestacin de cada servicio, la entidad surte los
siguientes controles para aumentar su capacidad de cumplir con los requisitos especificados:
Disposicin

Documento

Mediante las Auditorias Internas de


Calidad se realiza validacin de los
Procedimiento
procesos definidos para la Direccin
Auditorias Internas
Nacional de Derecho de Autor. Esta se
realiza dos veces al ao.
Calificacin de personal

Proceso Recursos Humanos

Mtodos y procedimientos especficos Documentacin de procesos


Registros

Los indicados en las matrices de control


de registros

Revalidacin

La Oficina de Control Interno hace un


seguimiento a los procesos, efecta
auditoras para evaluar el cumplimiento
de los mismos y busca la mejora de los
mismos ante los riegos en la gestin,
presentando recomendaciones a la
Direccin General.

Ubicacin
http: //Red Autoral/SGC/
Procesos /Gestin Documental/
Auditorias Internas
http: //Red Autoral/SGC/ Procesos/
Recursos Humanos
http: //Red Autoral/SGC/Procesos
<Cdigo y nombre del proceso>
http: //Red Autoral/SGC/<nombre
del proceso>/Control/Control de
registros
http: //Red Autoral/SGC/Procesos/
Evaluacin y Control/Control
Interno

2.5.5.3. Identificacin y Trazabilidad


En los procesos misionales que adelanta la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, la
identificacin de los servicios finales se realiza marcando los informes con el nombre o razn social del
usuario y la referencia del servicio prestado. La entrega del servicio al usuario queda registrada en un informe
final, en el que se registra la firma de quien recibe a satisfaccin.
Manual de Calidad

Pgina 35 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

Durante la ejecucin de los proyectos se les hace seguimiento con base en el documento Plan de Trabajo,
para tener en cuenta que se estn cumpliendo las especificaciones del usuario, normas legales y
reglamentarias y se cumplen los plazos.
Para los registros de derecho de autor se tiene el aplicativo Ulrich, que permite ver la trazabilidad desde que
se recibe la solicitud de registro hasta que se expide el certificado correspondiente.
Adicionalmente, para identificacin y trazabilidad de los servicios que presta la DNDA se establece una matriz
de trazabilidad por servicio, que permite identificar el estado del servicio con respecto a los requisitos del
seguimiento y medicin.
2.5.5.4. Propiedad del usuario
En la Oficina de Registro se garantiza la custodia sobre los bienes y documentos entregados por los autores y
compositores para ejercer sus derechos autorales y conexos, de quienes recibe obras inditas, que son
conservadas en las instalaciones de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, por la Unidad de
Informacin, debidamente identificados, adecuadamente manipulados y protegidos, y mantiene tales registros
fsicos en su archivo segn los plazos de retencin establecidos en las Series Documentales
correspondientes.
En los dems procesos misionales no se requiere entrega de bienes de propiedad de los usuarios para la
prestacin de los servicios, salvo la documentacin e informacin para la inspeccin y vigilancia que ejerce la
Oficina de Asesora Jurdica sobre las Sociedades de Gestin Colectiva.
2.5.5.5. Preservacin del servicio
La preservacin del servicio se logra a travs de:
Registro
1. Se informa al usuario el tiempo del registro de su obra,
2. La documentacin requerida para el registro debe estar completa y es verificada por el Jefe de Registro
3. Toda la informacin del usuario es registrada en el Aplicativo Ulrich, la cual es respaldada mediante
respaldos (backups) que efecta diariamente la Unidad de Sistemas.
4. Envo del Certificado de Registro al usuario, mediante el cual se le confirma oficialmente la realizacin de
la inscripcin de su obra.
5. Todos los requerimientos emitidos por los usuarios a las diferentes dependencias de la DNDA,
consignados en el aplicativo ULRICH en medio magntico y en medio fsico, lo que permite el seguimiento
y la identificacin del usuario frente a la Direccin Nacional de Derecho de Autor.
Capacitacin
1.
2.
3.
4.

Se mantiene un portafolio de capacitaciones, para que sea consultado por los usuarios
Atencin personalizada de cualquier requerimiento o consulta sobre el portafolio de cursos
Asignacin de personal especializado en cada tema de capacitacin
Evaluacin y seguimiento a los conferencistas

Manual de Calidad

Pgina 36 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
5. Anlisis de los informes de capacitacin frente a la percepcin de los usuarios
2.5.6. Control de los Dispositivos de Seguimiento y de Medicin
La Direccin Nacional de Derecho de Autor no posee equipos de medicin como tal, o instrumentos que
requieran someterse a procesos de calibracin interna o externa. Sin embargo, el seguimiento y la medicin
de los procesos se surte en primer lugar a travs de los informes trimestrales de seguimiento presentados por
cada proceso, los cuales contienen el clculo de los indicadores y permiten identificar el cumplimiento sobre
las metas establecidas por el Plan de Accin de la Entidad. De igual manera, estos informes contienen la
percepcin del usuario sobre la prestacin del servicio y sobre la gestin de la organizacin.
Cada informe es analizado por la oficina de planeacin en conjunto con cada dueo de proceso identificando
los resultados presentados, el origen de estos datos y las acciones necesarias que se deriven de dicho
anlisis. Posteriormente toda la informacin analizada se consolida en el informe presentado al Director
General.
2.6. MEDICION, ANLISIS Y MEJORA
2.6.1. Generalidades
La Direccin Nacional de Derecho de Autor ha planificado e implementado el proceso Mejoramiento
Continuo, que incluye los procedimientos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para:

Demostrar la conformidad del servicio


Asegurarse de la conformidad del sistema de gestin de la calidad, y
Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestin de la calidad

Documento
Proceso Mejoramiento Continuo

Ubicacin
http: //Red Autoral/SGC/Procesos/Mejoramiento Continuo

2.6.2. Seguimiento y medicin


2.6.2.1. Satisfaccin del usuario
En la Coordinacin de Planeacin, se realiza la actividad de medicin de la satisfaccin del usuario. Para tal
efecto se usa una encuesta que se aplica a los usuarios que visitan la entidad para requerir sus servicios. El
servidor pblico encargado de la evaluacin de dichas encuestas, realiza seguimiento a las encuestas
calificadas deficientemente por los usuarios, con el fin de auscultar, en cada caso, la no conformidad y
Manual de Calidad

Pgina 37 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
plantear las acciones correctivas. Sobre este particular se presenta un informe a la Direccin General de la
entidad.
Documento
Encuesta de satisfaccin del usuario

Ubicacin
Segn lo establecido en Series Documentales

Informes sobre retroalimentacin del usuario

Segn lo establecidos en Series Documentales

2.6.2.2. Auditoras Internas de Calidad


La Direccin Nacional de Derecho de Autor realizar Auditorias de Calidad cada seis (6) meses (La primera
en Mayo y la segunda en Noviembre de cada perodo). Para planificar las auditoras internas de calidad, la
DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR establece un plan de auditoras de calidad, en el cual se
identifican los meses de ejecucin. Comprende la programacin durante el ao de los ciclos de auditoras
internas de calidad para verificar el Sistema de Gestin de Calidad, y se ha designado al Comit de Calidad
como responsable del dicho programa. El Comit de Calidad es el encargado de fijar los numerales de la
Norma NTCGP 1000:2004 a auditar, los procesos y procedimientos que se deben auditar.
Para la elaboracin del programa de auditoras internas de calidad el Comit de Calidad tendr en cuenta las
prioridades del Director General, la independencia de los auditores de calidad y los resultados de las
auditoras anteriores, adems de las solicitudes de mejoramiento que luego del trmite correspondiente
ameritan la realizacin de una auditora, segn se tiene establecido en el procedimiento.
El procedimiento que comprende las responsabilidades, requisitos, planificacin y realizacin de auditoras, se
identifica dentro del Sistema de Gestin de Calidad como Procedimiento de Auditoras Internas de Calidad,
Documento
Ubicacin
Procedimiento
de
Auditoras http: //Red Autoral/SGC/Procesos/Mejoramiento Continuo/Auditoras
Internas de Calidad
de Calidad
http: //Red Autoral/SGC /Registros de Calidad/Auditoras Internas de
Registros de las Auditoras
Calidad
Los auditores internos de calidad son servidores pblicos calificados que cuentan con el grado de Auditor
Interno de Calidad. Su calificacin se hace anualmente a partir de la fecha de ingreso al grupo de auditores de
la Entidad.
Tambin se cuentan con las auditoras de Control Interno que son planeadas y ejecutadas por la Oficina de
Control Interno.
2.6.2.3. Seguimiento y Medicin de los procesos
Los procesos se siguen a travs de los indicadores de gestin que son analizados de acuerdo con lo indicado
en el Tablero Balanceado de Indicadores y en la ficha de indicadores por proceso. Cuando no se logran las
metas especificadas en las fichas, se generan oportunidades de mejoramiento de acuerdo con lo indicado en
el procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas.

Manual de Calidad

Pgina 38 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
2.6.2.4. Seguimiento y Medicin del servicio
La DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR cuenta con indicadores de servicio. Dichas
mediciones se encuentran en el Tablero Balanceado de Indicadores y en la ficha de indicadores por proceso.
Documento

Ubicacin

Tablero Balanceado de Indicadores


Fichas tcnicas de indicadores

HTTP://Red Autoral/SGC/Planificacin/Indicadores

Resultados de indicadores

HTTP ://Red Autoral/SGC/Registros de Calidad/Indicadores

2.6.3. Control del Servicio No Conforme


Cuando se prestan los servicios, el servicio no conforme se genera en la misma prestacin del servicio. La
DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR tiene establecido el procedimiento Control del Servicio
No Conforme. Los controles, las responsabilidades y las autoridades relacionadas con el tratamiento del
servicio no conforme estn definidos en las matrices de control de cada proceso.
Dentro de la Direccin Nacional de Derecho de Autor se tiene establecido que el procedimiento de Control de
Servicio No Conforme aplica solo para los procesos misionales de la Organizacin. La deteccin, registro y
control se lleva a cabo en las matrices de identificacin de Servicio No Conforme por Proceso.
Cuando se detecta un servicio no conforme, se toman acciones correctivas o preventivas de acuerdo con el
impacto de dicho servicio.
Documento
Procedimiento Control del servicio
No Conforme

Ubicacin
HTTP: //Red Autoral/SGC/Procesos/Mejoramiento Continuo/Control
del servicio No Conforme

Matrices de control del proceso

HTTP://Red Autoral/SGC/Procesos/ /<nombre del proceso>/Control

Matriz de identificacin de Servicio


No Conforme por Proceso.
2.6.4. Anlisis de Datos
Como resultado de la aplicacin de las encuestas de satisfaccin del usuario, de los informes de indicadores
de gestin y de los resultados de auditoras internas de calidad, el Comit de Calidad realiza un anlisis que
es revisado en la Revisin por la Direccin.
No obstante lo anterior, la Coordinacin de Planeacin hace retroalimentacin de las evaluaciones con el
usuario a los responsable de los procesos misionales.
Documento
Control del proceso

Manual de Calidad

Ubicacin
HTTP://Red Autoral/SGC/Procesos/ /<nombre del proceso>/Control
Pgina 39 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

Informe
usuario

Documento
sobre satisfaccin

Ubicacin
del

AZ Sistema de Gestin de Calidad/Registros/ Informes

Como resultado de la aplicacin de las encuestas de satisfaccin del usuario, de los informes de indicadores
de gestin y de los resultados de auditoras internas de calidad, el Comit de Calidad realiza un anlisis que
es examinado en la Revisin por la Direccin. En las ficha tcnica del indicador de gestin Tiempo
Respuesta a Quejas y Reclamos aprobado mediante Resolucin No. 240 de Diciembre 31 de 2002, por el
cual se controla el tiempo dedicado a tramitar una queja o reclamo, se establece el mtodo de anlisis de
datos, que consiste en medir tiempo de respuesta a quejas y reclamos: a-b = promedio de das para
responder quejas y reclamos. Periocidad: Trimestral y Estndar: 15 das
2.6.5. Mejora continua
2.6.5.1. Mejora continua
Como resultado del anlisis de la retroalimentacin del usuario, las Revisiones por la Direccin (que incluyen
las entradas indicadas en el numeral 2.3.6.1. de este documento), las auto-evaluaciones y los resultados de
Auditoras Internas de Calidad, as como las recomendaciones de la Oficina de Control Interno, la
DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR est en un constante mejoramiento que se evidencia a
travs de la gestin de las solicitudes de mejoramiento, originadas por acciones correctivas y preventivas.
2.6.5.2. Accin correctiva y Accin Preventiva
Las acciones correctivas y preventivas resultan bsicamente de:
-

Revisar las no conformidades (incluidas las quejas y reclamos)


Determinacin de las causas de las no conformidades
Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan
a ocurrir
Determinar e implementar las acciones necesarias
Registrar los resultados de las acciones tomadas
Auto-evaluaciones
Solicitudes de los servidores pblicos de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR
Anlisis de datos

Las acciones correctivas y preventivas en la DNDA surten los procedimientos Acciones Preventivas y
Acciones Correctivas.
Cualquier usuario (interno o externo) del Sistema de Gestin de Calidad puede originar una accin preventiva
diligenciando un formato Solicitud de Mejoramiento, en la que propone los cambios para eliminar las causas
de las no conformidades que estn afectando o que afecten potencialmente al Sistema de Gestin de Calidad
de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR. Dicha propuesta se debe dirigir al jefe de Proceso,
quien definir la conveniencia de implementar las acciones de mejoramiento propuestas. En aquellos casos
en que las acciones requieran aprobacin de una estancia superior (En caso de requerirse asignacin
presupuestal o decisiones gerenciales), se debe dirigir al Comit de Calidad a travs de los medios de
Manual de Calidad

Pgina 40 de 37
Versin 6.0

DIRECCIN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
comunicacin legitimados para este fin por la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, quien
evala el impacto y conveniencia de la propuesta y la aceptar o negar.
Documento
Procedimiento Acciones Preventivas
y/o Correctivas
Registros de solicitudes de
mejoramiento

Ubicacin
HTTP://Red Autoral/SGC/Procesos/Mejoramiento Continuo/Acciones
Correctivas
Carpeta en responsabilidad del Gestor de Acciones Correctivas y
Preventivas.
(Fin del documento)

Manual de Calidad

Pgina 41 de 37
Versin 6.0

Оценить