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EQUIPO.
Cunto tiempo te llev realizar esta tarea en el ltimo proyecto? Esta es una de
las preguntas que realizamos frecuentemente los project managers a los
miembros del equipo y que en muchos casos no saben contestar con exactitud.
Cualquier project manager se habr dado cuenta que esto va muy unido a la
carencia de lecciones aprendidas en las organizaciones.
Es una pena no disponer de informacin tan valiosa como el tiempo que se ha
empleado en realizar determinadas tareas o el proyecto anterior ya que ayuda
fielmente a calcular la duracin de proyecto en el que estemos trabajando en ese
momento. Esto nos permite estimar las tareas con mayor precisin.
Los project managers tenemos ms recursos para realizar estimaciones, pero lo
que nos hubiera facilitado las cosas si ese miembro del equipo hubiera sido capaz
en ese mismo instante de darnos esta informacin. Estamos hablando de
gestionar el tiempo y en ese momento hubisemos ganado tiempo que luego
perdimos buscando otras herramientas de estimacin del tiempo.
En project management se destaca continuamente la importancia del seguimiento
y control del tiempo en los proyectos. En muchos casos este seguimiento del
tiempo puede parecer una sobrecarga administrativa. Cualquier project manager
sabe que este seguimiento y control del tiempo, es lo que realmente puede
ayudarle a mantener el proyecto segn lo establecido y a recoger informacin til
para ayudarle con otros proyectos en el futuro.
Aqu hay 7 claves que como project manager puedes compartir con los miembros
del equipo para hacer el seguimiento y control del tiempo ms eficaz.
1. Utiliza software en lnea.
Utilizar software es la forma ms fcil para los miembros del equipo de completar
sus hojas de tiempo, y muchas organizaciones que gestionan proyectos todava
no se estn beneficiando.
Utilizar software significa que el project manager o cualquier otro perfil que
intervenga en el proyecto con permisos puede actualizar su informacin desde
cualquier lugar.
El software especfico en gestin de proyectos tambin tiene un montn de
caractersticas adicionales que lo hacen ms rpido para que los miembros del
equipo introduzcan sus avances. Por ejemplo, puede utilizar una copia de la
semana anterior caracterstica para rellenar rpidamente una hoja de tiempo para
ahorrar tener que introducir todos los datos de nuevo. Esto puede ser realmente