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TITULO II Sistema Educativo Nacional CAPITULO I Definicin, Caractersticas,

Estructura, Integracin Y Funcin del Sistema


ARTICULO 3.
Definicin:
El sistema Educativo Nacional es el conjunto ordenado e interrelacionado de
elementos, procesos y sujetos a travs de los cuales se desarrolla la accin
educativa, de acuerdo con las caractersticas, necesidades e intereses de la
realidad histrica, econmica y cultural guatemalteca.
COMITS DE FINAZAS (ACUERDO MINISTERIAL No. 185) INSTRUCTIVO PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITS DE FINAZAS ACUERDO MINISTERIAL No.
185 FEHA. 29 DE ENERO DE 1988
EL MINISTERIO DE EDUCACIN DE
GUATEMALA
CONSIDERANDO: Que el ministerio de Educacin es el encargado de normar, y
controlar y ejecutar las acciones educativas pertinentes y tomando en cuenta
que los Comits de Finanzas y los Tesoreros de los Centros Educativos
confrontan problemas para desarrollar sus actividades por carecer de un
instructivo que norma los procesos legales tendientes a la aplicacin del
Acuerdo No. 399 de fecha 7 de Diciembre de 1968;
POR TANTO: En ejercicio de las funciones que le confiere el artculo 164 literal
(f) de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala y con base en lo
preceptuado en el artculo 15 literales b) y c) del Decreto Legislativo nmero
73-76 y de Acuerdo Presidencial No. 399 de fecha 7 de Diciembre de 1968,
ACUERDA: Autorizar el instructivo del funcionamiento de los Comits de
Finanzas, aplicacin de los fondos y control de los mismos. TTULO I COMIT DE
FINANZAS, FORMACIN
ARTCULO 1. El Comit de Finanzas debe ser formado por un mnimo de dos
miembros del personal docente del establecimiento quienes en este caso uno
como funcin de Presidente y uno como Tesorero.
ARTCULO 2. En las escuelas de maestro nico el Presidente del Comit ser un
miembro de la comunidad y fungir como Tesorero el maestro.
ARTCULO 3. En los Centro Educativos de mayor personal, alumnado y por
ende, un ingreso voluminoso deber ser integrado de la manera siguiente:
a) Presidente;
b) Vicepresidente;
c) Tesorero;
d) Pro
tesorero;
e) Secretario;
f) Prosecretario
ARTCULO 4. Son funciones especficas para cada uno de los integrantes del
comit, las siguientes: a) Presidente: 1) Velar por el buen manejo de los fondos
recibidos siendo responsable mancomunadamente con el resto del comit por

cualquier anomala. 2) Coordinar las actividades del comit, durante el ciclo


que permaneciere. 3) Supervisar las operaciones de los libros actividades y
compras para que se apeguen a las leyes contables vigentes. b) Tesorero: 1)
Operar el libro de caja del Comit. 2) Emitir los recibos de los fondos
percibidos. 3) Tramitar la autorizacin de los Talonarios respectivos ante la
Seccin de Inventarios de la Oficina de Registro y trmite Presupuestal del
ramo, durante el perodo de agosto a octubre cuya solicitud deber ser firmada
por la direccin del Establecimiento rigindose lo estipulado en la circular ESP.
ORTP, que se indica al final del Presente (anexo 1). 4) Tramitar la autorizacin
de los libros del Comit. 5) Es el principal responsable del manejo de los
fondos. 6) Operar los libros auxiliares que se necesitare. 7) Abrir una cuenta
bancaria, corriente o de ahorro, a nombre del comit, para seguridad de los
fondos, registrando las firmas mancomunadas con el Presidente, cuyo cambio
se efectuar antes de suscribir el Acta de entrega y recibo en el cambio de los
miembros. 8) Mostrar al Comit las operaciones de Caja y Auxiliares
mensualmente e informar del movimiento bancario registrado dentro de ese
perodo. 9) Es el encargado de las compras, solicitando las respectivas
facturas, recibos u otros comprobantes para respaldo de la operacin de
egresos. c) Secretario: 1) Es el encargado de la correspondencia interna y
externa del y para el comit. 2) Deber velar por el cumplimiento del Acuerdo
Presidencial No. 399 del 7 de diciembre de 1968 y las disposiciones que
establece el presente instructivo. 3) Leer y dar a conocer el Contenido de las
circulares para beneficio en el buen funcionamiento del Comit.
Artculo 5. Todas las obligaciones descritas anteriormente, sern realizadas con
el visto bueno de la direccin del plantel y respondern mancomunadamente
de las operaciones que efecten.
Artculo 6. En caso de ausencia temporal del Presidente, lo sustituir el
Vicepresidente, al Tesorero, el Pro tesorero y al Secretario, el Prosecretario y
por ausencia definitiva de cualquier miembro, deber procederse
inmediatamente a nueva eleccin, para llenar el cargo vacante.
Artculo 7. El perodo de funciones del Comit, ser de un ao improrrogable,
exceptundose el caso de los centros educativos que tengan menos de tres
maestros, en los cuales solamente cambiaran cargos.
Artculo 8. El cambio de Comit debe efectuarse sin excusas, durante el mes de
octubre; debiendo los miembros que entregan, dejar cerradas las operaciones
al ltimo da, entregar al nuevo comit los fondos del saldo consignados en el
libro de caja, libros, documentos archivados y los talonarios de recibos
autorizados para el siguiente ciclo, debindose para el efecto, levantar el acta
respectiva de entrega-recibo.
TITULO II FONDOS DE INGRESOS PRIVATIVOS

Artculo 9. Los fondos son exclusivamente para beneficio del alumnado, por lo
cual sern manejados por el Comit y dentro del perodo escolar, inicindose
en la fecha del acto de apertura de labores cerrndose en la fecha del acta de
clausura de ciclo.
Artculo 10. Los fondos de refaccin escolar se destinarn nica y
exclusivamente para la elaboracin de la misma.
Artculo 11. Los ingresos por cuotas privativas son de carcter benfico para el
establecimiento y los alumnos, por lo que dentro de sus gastos puede incluir de
papelera, tiles escritorio, cuota telefnica (dando oportunidad al alumnado en
caso necesario o de emergencia), pintura y materiales para reparaciones de
menor cuanta, siempre y cuando el inmueble sea propiedad del Estado.
Artculo 12. Toda cuota extraordinaria debe ser autorizada por la Supervisin
del nivel respectivo, conforme el Artculo 5 del Acuerdo Presidencial No. 399 del
7 de diciembre de 1968.
Artculo 13. Los fondos de estas cuotas sern destinados nica y
exclusivamente para los gastos y perodo del que fueron autorizados.
Artculo 14. En caso de algn remanente, deber solicitar a la Supervisin, la
autorizacin para incrementar un fondo que estuviere deficiente.
Artculo 15. La tienda escolar se manejar y generar fondos conforme las
siguientes estipulaciones: a) Estos fondos se manejan igualmente a lo indicado
en los artculos 11 y 9 de este instructivo; b) Queda prohibido que cualquier
miembro docente o administrativo sea propietario o arrendatario de la tienda
escolar; en caso especial, el alumnado podr atenderla en forma de
cooperativa; c) Los ingresos normales de la tienda son por concepto de ventas
diarias, comisin sobre ventas por personas particulares dentro del plantel,
cualquier fondo por actividad que se realice en el establecimiento, previamente
autorizada por la Supervisin (funciones de cine, rifas, kermeses, etctera),
siempre que la misma deje beneficio econmico; d) Si los fondos de la
refaccin escolar resultaren insuficientes, la tienda escolar deber como
prioridad uno, cubrirlos; e) En virtud de la necesidad del Comit de Finanzas de
adquirir, talonarios de recibos con impresin especial o corrientes, sellos de
hule libros conforme su necesidad, podr tomarse de los fondos que de la
ganancia neta de la se perciban de la tienda. f) La ganancia neta deber ser
entregada al Comit, el que a su vez en un perodo diario, semanal o como
considere conveniente, extender el recibo correspondiente debidamente
firmado por el Presidente y Tesorero, el cual servir como documento de abono
en las operaciones de egresos del libro Auxiliar respectivo; g) En el caso de
tienda particular, sta deber absorber sus gastos e instalar su propio
contador elctrico, para el funcionamiento de sus aparatos elctricos.

Artculo 16. Los saldos existentes en Caja, al finalizar el ciclo y si hubiera que
realizar gastos necesarios, debern permanecer en la cuenta respectiva,
disponiendo de los mismos, hasta la apertura del ciclo escolar siguiente.
TTULO III LIBROS Y DOCUMENTOS
Artculo 17. La Oficina de Registros y Trmite Presupuestal, nicamente
autoriza los libros privativos que maneja el Comit de Finanzas siguientes:
Caja, cuenta bancaria y los auxiliares, (tienda, refaccin, almacn, cuotas
especficas autorizadas), los cuales debern tener el rayado adecuado y
suficiente folios para un uso prolongado.
Artculo 18. El libro de Caja o Caja Central, debern ser empastados y a doble
folio (debe y haber) con dos columnas en cada pgina, centralizando los
ingresos y egresos de todas las cuotas privativas, cuotas especficas y
ganancias de la tienda. Cerrndose mensualmente con los saldos de cada una
de las cuentas al ltimo da del mes y que pasarn al siguiente, firmando al pie
de las operaciones al Tesorero, Presidente y con el Visto Bueno de la Direccin.
Artculo 19. El libro de Actas deber registrar principalmente las actividades
relevantes del Comit, especialmente el inicio y cierre de las actividades,
entrega-recibo del saliente al entrante. Las sesiones que establece el artculo 6
del Acuerdo Presidencial No. 399, relacionado con las compras mayores de
Q.10.00, en las escuelas de preprimaria y primaria y de Q.50.00 en los centros
de Educacin Media. Tambin en los casos de compras en las que uno o ms
miembros no estn de acuerdo deber de hacer constar en punto de acta el
motivo que fundamente su oposicin, que posteriormente resulte anmala o
impropia la inversin y fuere motivo de reparo, excluirlos de responsabilidad.
Firman los que intervienen.
Artculo 20. El libro de Cuenta Bancaria se llevar nicamente en los centros
cuyos fondos sobrepasen de los Q.500.00, firmaran las operaciones el Tesorero,
Presidente y Visto Bueno de la Direccin.
Artculo 21. Los libros Auxiliares sern llevados cuando sus operaciones se
consideren voluminosos y deben registrarse por separado las diversas cuentas,
para su manejo y control mejor de las mismas, puesto que en esto se asentar
la informacin completa, especialmente en los egresos. Estos libros podrn,
optativamente, ser los siguientes:
a) Tiendas Escolares: En este se registran las ventas diarias, comisiones sobre
ventas y actividades previamente autorizadas por la supervisin (rifas,
funciones varias, kermeses, etctera). Los egresos lo constituyen las facturas
de los productos y golosinas que se pondrn a la venta y los recibos que por
concepto de ganancia neta extiende el Comit;
b) Refaccin Escolar: En
este se operarn los ingresos y egresos relacionados nicamente de la cuota y

gastos de su elaboracin (azcar, carbn o gas, ocote, canela y pago por


servicio de su preparacin);
c) Almacn: Este registrar las entradas y
salidas de los materiales guardados en bodega, adquiridos de los fondos
privativos o donados, tales como: azcar, papelera, materiales de
construccin, pintura, plomera, etctera;
d) Cuotas Especficas: ste
operar los ingresos y egresos de cualquier cuota extraordinaria que fuere
autorizada por la supervisin correspondiente, debiendo comprobar nica y
exclusivamente gastos afines para lo que fueron creadas. Estos libros sern
firmados por el Comit en pleno y Visto Bueno de la Direccin.
Artculo 22. Los ingresos sern aceptados nicamente cuyo respaldo sea a
travs de un recibo autorizado por la Oficina de Registro y Trmite
Presupuestal, Seccin de Inventarios y extendido por el Comit.
Artculo 23. La documentacin de los egresos deber constituir:
a) Factura debidamente legalizadas;
b) Recibos en papel sellado en los
casos de servicios (extraccin de basura, elaboracin de refaccin), con los
requisitos siguientes: Complemento en timbre de conformidad a la ley de los
mismos; papel y timbres comprados por el interesado; detalle completo del
servicio y perodo del mismo, llevando al pie del recibo la firma, nombre,
direccin residencial y nmero de cdula de vecindad de quien cobra;
c)
Detalle de gastos de plaza, stos se elaborarn para aquellas compras en que
por su naturaleza no extienden los proveedores facturas ni recibo legal, tales
como carbn, ocote, canela, fsforos, etctera, debindose hacer un listado en
hoja de papel simple, encabezando la indicacin del gasto y perodo al que
corresponde; enumerando uno a uno los artculos con su precio unitario y total,
al final de los totales sumarlos para indicar el gran total del gasto y al pie de la
hoja, firmado por el Secretario, Tesorero y Presidente y el Visto Bueno de la
Direccin. Toda documentacin de los egresos deber estar firmada y sellada al
dorso, por el Comit y el Visto Bueno de la Direccin del Plantel.
TITULO IV AUDITORAS
Artculo 24. El personal autorizado conforme el Artculo 13 del Acuerdo
Presidencial No. 399, son los Supervisores Tcnicos de Educacin del nivel
correspondiente.
Artculo 25. El Despacho Ministerial, a travs de la Oficina de Registro y Trmite
Presupuestal para la aplicacin de ste instructivo, designa al personal
siguiente:
a) Auditor Interno de la Planta Central;
b) Auxiliar del
Auditor Interno;
c) Personal de la Seccin de Inventarios de la Planta
Central.
Artculo 26. Las auditoras deben realizarse dentro del perodo escolar en las
formas siguientes: a) Selectivas; b) Ordenadas por la Superioridad; c)

Solicitadas por las Direcciones, miembros de los comits, maestros, padres de


familia, que no estn de acuerdo con el manejo de los fondos u observacin de
alguna anomala, siempre que se identifiquen las personas y las solicitudes
tengan base legal; las cuales debern dirigirse al Supervisor del plantel y una
copia de la Seccin de Inventarios de la Oficina de Registro y Trmite
Presupuestal del Ministerio de Educacin.
Artculo 27. Las intervenciones de las auditoras privativas, tienen como objeto
velar por el buen manejo y aplicacin de los fondos; as como las operaciones
correspondientes que estn correctamente registradas en los libros y los
requisitos legales que deben llenar los comprobantes de ingresos y egresos.
Artculo 28. En el caso de encontrar gastos que no benefician al alumno en
especial, considerndolos como suntuosos o innecesarios, se proceder
inmediatamente al reparo de los mismos, levantando, para el efecto, un acta
en la que se dejar constancia y se ordenar al Comit y Direccin del Plantel,
el reintegro de dicho gasto, exonerndose a la o las personas que en su
oportunidad se opusieron, conforme acta de tal situacin levantada con
anterioridad.
Artculo 29. Si se suscitara desacato o reincidencia de una o ms personas, se
har del conocimiento de la Superioridad, para los efectos legales que
considere conveniente.
Artculo 30. El presente Acuerdo empieza a regir inmediatamente y deber
publicarse en el Diario Oficial.
EL MINISTERIO DE EDUCACIN DE GUATEMALA Publicado por Carlos Humberto
Garca en domingo, octubre 03, 2010