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Artculo 9. Los fondos son exclusivamente para beneficio del alumnado, por lo
cual sern manejados por el Comit y dentro del perodo escolar, inicindose
en la fecha del acto de apertura de labores cerrndose en la fecha del acta de
clausura de ciclo.
Artculo 10. Los fondos de refaccin escolar se destinarn nica y
exclusivamente para la elaboracin de la misma.
Artculo 11. Los ingresos por cuotas privativas son de carcter benfico para el
establecimiento y los alumnos, por lo que dentro de sus gastos puede incluir de
papelera, tiles escritorio, cuota telefnica (dando oportunidad al alumnado en
caso necesario o de emergencia), pintura y materiales para reparaciones de
menor cuanta, siempre y cuando el inmueble sea propiedad del Estado.
Artculo 12. Toda cuota extraordinaria debe ser autorizada por la Supervisin
del nivel respectivo, conforme el Artculo 5 del Acuerdo Presidencial No. 399 del
7 de diciembre de 1968.
Artculo 13. Los fondos de estas cuotas sern destinados nica y
exclusivamente para los gastos y perodo del que fueron autorizados.
Artculo 14. En caso de algn remanente, deber solicitar a la Supervisin, la
autorizacin para incrementar un fondo que estuviere deficiente.
Artculo 15. La tienda escolar se manejar y generar fondos conforme las
siguientes estipulaciones: a) Estos fondos se manejan igualmente a lo indicado
en los artculos 11 y 9 de este instructivo; b) Queda prohibido que cualquier
miembro docente o administrativo sea propietario o arrendatario de la tienda
escolar; en caso especial, el alumnado podr atenderla en forma de
cooperativa; c) Los ingresos normales de la tienda son por concepto de ventas
diarias, comisin sobre ventas por personas particulares dentro del plantel,
cualquier fondo por actividad que se realice en el establecimiento, previamente
autorizada por la Supervisin (funciones de cine, rifas, kermeses, etctera),
siempre que la misma deje beneficio econmico; d) Si los fondos de la
refaccin escolar resultaren insuficientes, la tienda escolar deber como
prioridad uno, cubrirlos; e) En virtud de la necesidad del Comit de Finanzas de
adquirir, talonarios de recibos con impresin especial o corrientes, sellos de
hule libros conforme su necesidad, podr tomarse de los fondos que de la
ganancia neta de la se perciban de la tienda. f) La ganancia neta deber ser
entregada al Comit, el que a su vez en un perodo diario, semanal o como
considere conveniente, extender el recibo correspondiente debidamente
firmado por el Presidente y Tesorero, el cual servir como documento de abono
en las operaciones de egresos del libro Auxiliar respectivo; g) En el caso de
tienda particular, sta deber absorber sus gastos e instalar su propio
contador elctrico, para el funcionamiento de sus aparatos elctricos.
Artculo 16. Los saldos existentes en Caja, al finalizar el ciclo y si hubiera que
realizar gastos necesarios, debern permanecer en la cuenta respectiva,
disponiendo de los mismos, hasta la apertura del ciclo escolar siguiente.
TTULO III LIBROS Y DOCUMENTOS
Artculo 17. La Oficina de Registros y Trmite Presupuestal, nicamente
autoriza los libros privativos que maneja el Comit de Finanzas siguientes:
Caja, cuenta bancaria y los auxiliares, (tienda, refaccin, almacn, cuotas
especficas autorizadas), los cuales debern tener el rayado adecuado y
suficiente folios para un uso prolongado.
Artculo 18. El libro de Caja o Caja Central, debern ser empastados y a doble
folio (debe y haber) con dos columnas en cada pgina, centralizando los
ingresos y egresos de todas las cuotas privativas, cuotas especficas y
ganancias de la tienda. Cerrndose mensualmente con los saldos de cada una
de las cuentas al ltimo da del mes y que pasarn al siguiente, firmando al pie
de las operaciones al Tesorero, Presidente y con el Visto Bueno de la Direccin.
Artculo 19. El libro de Actas deber registrar principalmente las actividades
relevantes del Comit, especialmente el inicio y cierre de las actividades,
entrega-recibo del saliente al entrante. Las sesiones que establece el artculo 6
del Acuerdo Presidencial No. 399, relacionado con las compras mayores de
Q.10.00, en las escuelas de preprimaria y primaria y de Q.50.00 en los centros
de Educacin Media. Tambin en los casos de compras en las que uno o ms
miembros no estn de acuerdo deber de hacer constar en punto de acta el
motivo que fundamente su oposicin, que posteriormente resulte anmala o
impropia la inversin y fuere motivo de reparo, excluirlos de responsabilidad.
Firman los que intervienen.
Artculo 20. El libro de Cuenta Bancaria se llevar nicamente en los centros
cuyos fondos sobrepasen de los Q.500.00, firmaran las operaciones el Tesorero,
Presidente y Visto Bueno de la Direccin.
Artculo 21. Los libros Auxiliares sern llevados cuando sus operaciones se
consideren voluminosos y deben registrarse por separado las diversas cuentas,
para su manejo y control mejor de las mismas, puesto que en esto se asentar
la informacin completa, especialmente en los egresos. Estos libros podrn,
optativamente, ser los siguientes:
a) Tiendas Escolares: En este se registran las ventas diarias, comisiones sobre
ventas y actividades previamente autorizadas por la supervisin (rifas,
funciones varias, kermeses, etctera). Los egresos lo constituyen las facturas
de los productos y golosinas que se pondrn a la venta y los recibos que por
concepto de ganancia neta extiende el Comit;
b) Refaccin Escolar: En
este se operarn los ingresos y egresos relacionados nicamente de la cuota y