INVENTARIOS.

CONCEPTOS BASICOS
inventarios
El inventario, en el mundo empresarial, es el conjunto de todos los
bienes propios y disponibles para la venta a los clientes. Se convierte
en efectivo dentro del ciclo operacional de la empresa, por lo que se
considera como un activo corriente. Los inventarios estn constituidos
por los bienes de una entidad que se destinan a la venta o a la
produccin para su posterior venta, tales como son la materia prima,
la produccin en proceso, los artculos terminados y otros materiales
que se utilicen en el empaque, envase de mercanca o las refacciones
para el mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.
Si se vende hay un ingreso. Son los bienes en espera de ser utilizados
los cuales se registran en el nivel de inventario.
En este caso no se venden en el ciclo de operaciones los inventarios,
esto ocasiona que se hagan obsoletos y por lo tanto se vende a un
muy bajo coste o tal vez se llegue a donar a alguna institucin. Hasta
que los equipos se daen por viejos.
No slo el inventario obsoleto, sino tambin el inmovilizado, supone
un importante coste de gestin, financiera y operativa, para una
empresa o institucin que realice gestin de logstica.
Es por ello fundamental conseguir una adecuada determinacin del
objetivo de acopio y los niveles de inventario mnimo, mximo y de
seguridad, en funcin de los parmetros de periodo operativo,
consumo y demora y teniendo en cuenta los factores de seguridad y
garanta en caso de interrupcin del suministro que se quieran aplicar.

Temas: Los Inventarios y Control de Inventarios.

Los Inventarios y su control
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo
primordial de toda empresa: obtener utilidades.
La obtencin de utilidades obviamente reside en gran parte de
Ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sin embargo, si la
funcin del inventario no opera con efectividad, ventas no tendr
material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la

oportunidad de tener utilidades se disuelve.

inventarios, simplemente no hay ventas.

Entonces,

sin

El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin

que en la micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin
tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas
que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea.
EN TODOS LOS GIROS resulta de vital importancia el control de
inventarios, dado que su descontrol se presta no slo al robo hormiga,
sino tambin a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte
impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos
el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado que
ste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de
produccin y servicios.
Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un
restaurante, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y
liquidez) se convierten automticamente en debilidades.
El objetivo principal del presente documento es proporcionar
herramientas bsicas y simplificadas del control de inventarios, a
modo de hacer de esta funcin rutinaria pero sencilla, que permita
llevar a cabo la planeacin y la maximizacin de utilidades.

Temas: Inventario de Mercancas y

Inventarios

Control

Interno de

El inventario de mercancas Representa el valor atribuido a las

mercancas que se encuentran en existencia en los almacenes de la
entidad o establecimiento para la venta posterior.

Las existencias de mercancas para la venta que no se controlan por

el precio de adquisicin sino por los precios de venta a la poblacin,
requieren de la utilizacin de la cuenta Descuento Comercial e
Impuesto, para registrar las diferencias entre ambos precios.

Esta cuenta se debe analizar en las siguientes subcuentas:

1. En almacn
2. En los departamentos o reas de ventas

La recepcin de la mercanca debe contener adems los gastos por

fletes, seguro, acarreo y manipulacin y todos los dems gastos en
que se incurran, hasta la entrada al almacn de los productos
adquiridos, ya sean los incluidos en la propia factura como los
servicios prestados por otras entidades ajenas al suministrador.
La recepcin de los productos deber recoger tambin, los
descuentos comerciales que efecte el suministrador, como
deduccin del costo total de los productos adquiridos.
En la recepcin se conformar un nuevo precio de los productos, el
cual contendr el costo inicial facturado, y la parte proporcional de los
gastos de fletes, seguro, acarreo y manipulacin, y otros gastos y la
deduccin del descuento comercial.
Se debita:
1.
2.
3.
4.
5.

Por el precio de adquisicin de las mercancas compradas.

Por sobrantes al momento de detectarse.
Por devoluciones de los departamentos de ventas al almacn.
Por ajuste de precios por aumento.
Por la devolucin de mercancas en la venta y la disminucin del
costo.

Se acredita:
6. Por devoluciones a proveedores.
7. Por ajuste de precios por disminucin
8. Por faltantes, roturas y averas en el momento en que se tiene
conocimiento.
9. Por la venta de mercancas.
10. Salida de la mercanca del almacn y fijando el costo.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los
inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de
comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de
proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno
sobre
los
inventarios
incluyen:
1.

Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no

importando cual sistema se utilice
2. Mantenimiento
eficiente
de
compras,
recepcin
y
procedimientos de embarque
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo,
dao descomposicin
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no
tiene acceso a los registros contables

5.

Mantener registros de inventarios perpetuos para las

mercancas de alto costo unitario
6. Comprar el inventario en cantidades econmicas
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir
situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo,
evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos
innecesarios
Posibles

procedimientos

desarrollar

El mtodo PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de

productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En
una economa inflacionaria esto quiere decir que el costo de las
mercancas o productos vendidos se determina con base en los
precios ms antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas
van a ser artificialmente ms altas, aunque los inventarios no
vendidos queden registrados, en el balance, a los precios ms
prximos o actuales.
Por supuesto, ste mtodo de valoracin de inventarios se emplea
para efectos contables ms no para propsitos tributarios, pues a
mayor utilidad tambin mayor impuesto a pagar.
El ajuste por inflacin no produce ningn efecto en la utilidad, por
cuanto el crdito que se registra en la cuenta de correccin monetaria
(ingreso) se ve compensado por el mayor valor del costo de ventas,
producto, precisamente, de dicho ajuste por inflacin. Y esto se debe
a que los inventarios ms antiguos que producen el mayor ajuste
por inflacin son los que se toman como base para el clculo del
costo de la mercanca vendida.
El

mtodo

UEPS

Es el inverso del mtodo PEPS porque ste, contrario a aqul, parte

de la suposicin de que las ltimas unidades en entrar son las que
primero se venden y, en consecuencia, el costo de ventas quedar
registrado por los precios de costo ms altos, disminuyendo as la
utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto monetario
de los inventarios, que aparecer valorizado a los precios ms
antiguos.
Bajo ste mtodo la valorizacin de los inventarios finales y el costo
de ventas arrojar resultados diferentes segn se lleve sistema
peridico o permanente. Y esto ocurre porqu, en tanto que en el
sistema peridico las ltimas entradas correspondern a fechas
cercanas al ltimo da del perodo que se est valorizando, en el
sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarn los
ltimos costos slo hasta sa fecha. Lo que significa que durante el
perodo que se est valorizando habr liquidaciones parciales de

inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no ocurre bajo

sistema
de
inventarios
peridicos.
El mtodo UEPS fue creado con el claro propsito de cargar mayores
valores al costo de la mercanca vendida y disminuir as la base para
el clculo del impuesto sobre la renta. Por ste motivo, muchas
empresas empleaban PEPS o promedio ponderado para sus informes
contables y UEPS para la declaracin de renta, generando una
diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la
creacin de una partida denominada "provisin UEPS" (o LIFO por sus
siglas en ingls), la cual se encuentra ahora expresamente prohibida
en nuestro pas, lo cul significa que, para el caso de los inventarios,
no pueden existir diferencias entre los valores declarados y los
contabilizados.
Como se ver en seguida, al aplicar el sistema integral de ajustes por
inflacin su efecto quedar reflejado casi en su totalidad en el valor
informado para los inventarios finales en el balance general, en tanto
que el costo de ventas se registrar por los costos reales incurridos en
la compra o produccin de la mercanca vendida, excepto en lo que
tiene que ver con los dems factores que integran el costo de
produccin, especialmente las depreciaciones, agotamiento y
amortizaciones.

Lea e interprete: Artculo 63 del decreto 2649/93

Art. 63. Inventarios. Los inventarios representan bienes corporales
destinados a la venta en el curso normal de los negocios, as como
aquellos que se hallen en proceso de produccin o que se utilizaran o
consumirn en la produccin de otros que van a ser vendidos.
El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los
cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones
de utilizacin o venta, se debe determinar utilizando el mtodo PEPS
(Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS (ltimos en Entrar,
Primeros en Salir), el de identificacin especfica o el promedio
ponderado. Normas especiales pueden autorizar la utilizacin de otros
mtodos de reconocido valor tcnico.

SISTEMAS DE INVENTARIOS
Tema: Sistemas de Inventarios

El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado

perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el
registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control
se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el
registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisicin,
el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del
inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el
saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
Adems del control permanente de los inventarios, este sistema
permite la determinacin del costo al momento de hacer la venta,
debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y
costo.
El sistema de inventarios peridico, como su nombre lo indica,
realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es
necesario hacer un conteo fsico. Para poder determinar con exactitud
la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con
la utilizacin de este sistema, la empresa no puede saber en
determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es el
costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo
de venta, en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo
general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual,
semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es
preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en
tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las
devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo
de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante,
es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se
pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo
cuando se hacen los conteos fsicos, lo cual permite o facilita posibles
fraudes.
Control de Mercancas y Kardex.
Temas: Inventario de mercancas.

Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas

adoptan los sistemas pertinentes para valuar sus existencias de
mercancas con el fin de fijar su posible volumen de produccin y
ventas

Comprender el concepto, caractersticas y los fundamentos de los

sistemas de valoracin de inventarios puede ser de gran utilidad para
la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de
produccin que se pueda tener en un periodo. El administrador
financiero debe tener la informacin pertinente que le permita tomar
decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo
organizacional.
Los inventarios son un puente de unin entre la produccin y las
ventas. En una empresa manufacturera el inventario equilibra la lnea
de produccin si algunas maquinas operan a diferentes volmenes de
otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es
proporcionando inventarios temporales o bancos. Los inventarios de
materias primas, productos semiterminados y productos terminados
absorben la holgura cuando fluctan las ventas o los volmenes de
produccin, lo que nos da otra razn para el control de inventarios.
Estos tienden a proporcionar un flujo constante de produccin,
facilitando
su
programacin.
Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de
compra de la empresa. Sin ellos en la empresa existe una situacin
"de la mano a la boca", comparndose la materia prima estrictamente
necesaria para mantener el plan de produccin, es decir, comprando
y
consumiendo.
Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos
circulantes. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de
hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando una firma solo
falla en que involuntariamente se queda sin inventario, los resultados
no son agradables. Si la firma es una tienda de menudeo, el
comerciante pierde la utilidad bruta de este artculo. Si la firma es un
fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer un artculo
del inventario) podra en casos extremos, hacer que se detenga la
produccin. Por el contrario si una firma mantiene inventarios
excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la
diferencia entre utilidades y prdidas. Nuestra conclusin debe ser
que la administracin habilidosa de los inventarios, puede hacer una
contribucin importante a las utilidades mostradas por la firma.
Con l la empresa puede realizar sus tareas de produccin y de
compra economizando recursos, y tambin atender a sus clientes con
ms rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa. Sin
embargo, se presenta una desventaja: el costo de mantenimiento; ya
que se debe considerar el costo de capital, el costo de almacenaje, el
costo de oportunidad causando por inexistencia, y otros.
Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben
incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el
costo total de mantener un inventario adicional. La eficiencia del
proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena
coordinacin entre las diferentes reas de la empresa, teniendo como
premisas sus objetivos generales.

Los Inventarios y su control

Temas: Contabilizacin de los Inventarios.
El sistema de control de inventario controla y gestiona eficazmente
las existencias de la organizacin y asegura un perfecto flujo de la
informacin y los productos. Con control de inventario, podrn
registrarse y controlar los movimientos de los productos para
asegurar la entrega del producto correcto, de la calidad adecuada, al
precio exacto, y en el tiempo y lugar establecidos. Control de
inventario facilita la distribucin de suministros y el reabastecimiento
del inventario.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para
los sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del
inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general,
el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente
el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser
esta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes
operaciones, necesitaran de una constante informacin resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una
serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles
Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes
propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio;
es decir la mercanca vendida se convertir en efectivo dentro de un
determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los
bienes en espera de su venta (las mercancas de una empresa
comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artculos
en proceso de produccin y los artculos que sern consumidos
directa o indirectamente en la produccin. Esta definicin de los
inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciacin, o
los artculos que al usarse sern as clasificados.

Con base en las lecturas anteriores, realice las

siguientes actividades:
1. Elabore un cuadro comparativo sobre caractersticas,
ventajas y desventajas de cada uno de los sistemas de
inventarios de mercancas.

Sistema Peridico

Valor
inventario
final
Costo
ventas

Sistema Permanente

Para terminar el inventario

final tenemos que hacer un
conteo
fsico
de
la
mercanca.

de Par determinar el costo de

las ventas tenemos que
realizar
un
juego
de
inventarios en cual consiste
en tomas el inventario
inicial y (+) las compras, (-)
las
devoluciones
en
compras y el inventario
final

Utilidad

Cuentas
que utiliza

Nmeros
de registro

6205 de mercanca, 6225 1435 mcia no fabricada por

devoluciones de mercanca. la empresa, 4135 comercio
al por mayor y al por menor
y las 6135 costo de venta.