Programa: Diplomado de Logstica

Mdulo: Logstica de Produccin

Expositor: Ing. Roberto Collazos Zelada

Introduccin

Sesin 2

Compras

Introduccin

Objetivo de la Sesin 2
Al finalizar la sesin, el participante identifica los
conceptos del proceso de compras en la empresa desde
el enfoque de los procesos de
adquisicin y
aprovisionamiento de los recursos necesarios y previos
a la fase de produccin.

1. IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

1.

Propsito
Aseguramiento del aprovisionamiento en:
a)
b)
c)
d)

2.

Cantidades (Cunto pedir?)

Plazos establecidos (Cundo pedir?)
Niveles de calidad
Buen precio

Objetivo:
a) Maximizar el valor del dinero invertido (criterio econmico)
b) Mejora de la posicin competitiva (Criterio estratgico)

PROCESO INTEGRADO DE COMPRAS

PRONOSTICO

Almacn

Mercado de
Proveedores

EMPRESA

ENTREGA

TRANSPORTE

PROCESO DE ABASTECIMIENTO

Materias primas
Materiales
Suministros
Bienes de Capital

LOGISTICA DE PRODUCCION

Planta de Produccin
Gerencia de Operaciones
Gerencia de
Abastecimiento

FUNCIONES DEL AREA DE COMPRAS

1. Pronsticos de Compras
Se busca: Optimizacin del aprovisionamiento
2. Negociacin de precios
Se busca: Rentabilidad por precios
3. Bsqueda de Fuentes de Aprovisionamiento
Se busca el Punto de Equilibrio: seguridad en las
entregas y potencia de compra (concentracin)
4. Contratos de Aprovisionamientos
Se busca: Compra por sistemas
5. Rotacin de Stocks
Se busca el equilibrio entre la minimizacin de
recursos inmovilizados y el servicio de entrega.

6. Normalizacin
Se busca: la estandarizacin (homologacin)
7. Fabricar o Comprar: subcontratacin
Se busca alternativas en el mercado
8. Capacitacin del personal de compras
Se busca: personal competente y motivado

9. Relaciones fluidas con todas la direcciones

Se busca la capacidad de negociacin interna

IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS COMO

GENERADOR DE RENTABILIDAD

1. Disminuyendo el costo total que representan las

compras
Se consigue:
1.1 Aumentando las cantidades a negociar en cada
pedido (costo de oportunidad)
1.2 Minimizar plazos de entrega
1.3 Cumplir con el plazo de compra.
1.4 Concentracin de las compras
1.5 Capacidad de adaptacin al mercado y/o
proveedor.
1.6 Calidad del equipo de compras
8

2. Reduciendo los costos operativos en compras

Se consigue:
2.1 Racionalizacin de los mtodos de trabajo:
Pronstico, estandarizacin y compromisos
2.2 Soporte informtico
2.3 Procesamiento de informacin (datos)
2.4 Reduccin de los tiempos de gestin interno
3. Reducir los costos relacionados con los Stocks
3.1 Determinacin del personal necesario para el
control de Stocks.
3.2 Aumentar los productos estndar, homologados,
y normalizados.
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3.3 Eliminar productos de baja rotacin

3.4 Informar sobre disponibilidades a los usuarios
PARA LOGRAR ESTA RENTABILIDAD SE PARTE:

1. PRONOSTICOS Y CONTROL DE COMPRAS

2. SELECCIN EXAUSTIVA DE PROVEEDORES

3. RESPUESTA RAPIDA INTERNA Y EXTERNA

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FUNCIONES DE LA DIRECCION
DE COMPRAS
La utilizacin estratgica de la actividad de compras
requiere un Director que observe el entorno de la
empresa, prevea los cambios de ese entorno, comparta
la informacin pertinente con proveedores y colegas de
otras funciones e identifique las ventajas y desventajas
competitivas de la empresa con respecto a sus
proveedores.
La nueva funcin de Compras
Harvard Business Review

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1. Identificacin y Descripcin de necesidades

(Qu comprar?)
Propsito:
Cuantificar los requerimientos
Contribucin de los proveedores

Tcnica a utilizar:
Pronstico de compras

Punto de Partida:
Pronstico de Produccin y / o Ventas
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2. Investigacin y Bsqueda de Fuentes de

Aprovisionamiento
(Fabricar o Comprar?)
Propsito:
Evaluar costos, calidades, tendencias y
disponibilidad que ofrece el mercado proveedor
Disponer de personal de compras capacitado
Seleccionar Fuentes de Aprovisionamientos
Tcnica a utilizar:
Estudio de Mercado:
a) Mercado de produccin: materias primas, mtodos
de fabricacin, fabricantes ms significativos,
evolucin de la produccin, etc.
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b) Consumo y distribucin de los productos, datos

estadsticos sobre consumo, evolucin y pronsticos.

Resultados:
Jerarquizacin de proveedores
Recomendaciones de compra

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3. Preparacin de la Compra
(A quin y cmo comprar)
Propsito: Prospeccin y examen final de proveedores.

Punto de partida:
Informacin y / o Visita a fuente de aprovisionamiento
seleccionada
Definir probable poltica de compras, considerando la fuerza del
mercado suministrador.

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4. Ejecucin de la Compra

(Emitir rdenes de compra)

Propsito:
Analizar y evaluar precio + garanta de cumplimiento de
las especificaciones tcnicas, plazos de entrega y la
posible continuidad del suministro.
Resultados:
Garanta de calidad de producto / servicio elaborado
y / o por comercializar
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5.Seguimiento y Control
(Mejoramiento de la calidad)
Propsito:
Abordar situaciones imprevistas
Coordinacin con las reas de almacenes / control de inventarios /
distribucin fsica / Servicio de entrega.

Resultado: Asegurar la calidad de las compras

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COMPETITIVIDAD DE LAS
COMPRAS

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Importancia del Departamento de

Compras

Funcin: Invertir el dinero presupuestado.

Concepto de Compras
Proceso por el cual se adquieren los recursos
necesarios para la realizacin de las operaciones.

Calidad en Compras
1. Calidad adecuada.
2. Buen precio que se paga.
3. Servicio y Oportunidad.
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Negociacin en Compras
Relacin que establecen dos o ms
representantes de las empresas en trato, con un
asunto determinado (adquirir materiales,
insumos u otra cosa) con vista a equilibrar
posiciones y poder llegar a un acuerdo que sea
beneficioso para todos ellos.

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Estrategia de Negociacin en
Compras
La estrategia de la negociacin define la manera
en que cada parte trata de conducir la misma con
el fin de alcanzar sus objetivos. :

Estrategia de "ganar- ganar", en la que se busca

que ambas partes ganen, compartiendo el
beneficio.

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Planificacin de las Compras

Significa definir qu necesita comprar la

organizacin, cunto y para cundo lo necesita,
dentro de un perodo de tiempo determinado.
Adems en la planificacin se identifican los
proveedores potenciales de cada compra y una
estimacin de sus principales parmetros, tales
como precio, plazos de entrega, calidad, etc.

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Nivel de Servicio
Es el porcentaje de clientes que hacen un pedido
para ser servidos en plazos habituales (no se
incluyen las excepciones) y que pueden
completar la compra al primer intento.
Se confunde Nivel de Servicio" con Servicio al
Cliente". El nivel de servicio es una medida del
desempeo en el manejo del inventario de
producto, que involucra al cliente a travs de la
demanda que ste genera.
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Requisitos para Asegurar la Calidad de

las Compras
1. El rea de compras necesita saber lo que se
requiere.
2. La orden /contrato de compra debe estar
desarrollado con la descripcin exacta de lo que se
necesita.
3. Se deben aplicar medidas de inspeccin y
prueba a todos los materiales con el fin de
comprobar que cumple con todos los requisitos.
4. Las especificaciones deben permitir al proveedor
construir la calidad en el producto (numero de lote,
fecha de fabricacin, vencimiento, trazabilidad).
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Fijacin de la Cantidad de Compras

1. Por necesidad del cliente
Mtodo: Los requerimientos de produccin /
operaciones.
Previsin: rea de ventas.
Exactitud: Alta, para los lotes de compra.

2. Por Previsin anticipada

Mtodo: La necesidad se calcula en base al
consumo del pasado.
Previsin: Tendencia del consumo.
Exactitud: Exactitud media / Posible desviacin.
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Fijacin de la Cantidad de Compras

3. Por Estadsticas
Mtodo:

Previsin:

La necesidad se calcula en base a

estadsticas tomadas del consumo
del pasado(3 a 6 meses atrs).
Tendencia del consumo.
Exactitud: Exactitud media /
Posible desviacin.

La Fijacin ms adecuada es "por Necesidad del

Cliente", ya que nos permite planificar de acuerdo a
las necesidades reales sin provocar sobre stocks.

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Clasificacin de las Compras

Principales Categoras:
1.
2.
3.
4.
5.

Compras por el tipo de material.

Compras por la frecuencia del material.
Compras para reabastecer stocks
Compras por trayectoria.
Compras por la naturaleza de los
materiales.
6. Compras por el costo del material.

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Costos Asociados con las Compras

Problema:

1. Influencia de las compras en el control de

los niveles de los stocks y la reposicin de
los mismos.
Cmo mantener el equilibrio?
Entre la continuidad de su ritmo de
produccin / operaciones y el
mantenimiento de las existencias.
2.

El riesgo de la rotura de stocks.

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Costos Asociados con las Compras

Efectos del Problema:

1. Exceso de las existencias.

2. Escasez de Existencias
Problemtica Central:
1. Cunto comprar?...... Cantidad
2. Cundo comprar?..... Fecha

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ESTRATEGIA DE COMPRAS
Ing. Roberto Collazos Zelada

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Estrategia de Compras

Plan / Programa que involucra un despliegue de

esfuerzos y recursos para asegurar las compras para
asegurar la sincronizacin de los suministros con la
demanda.
Actividades asociadas:
1. Seleccin y Evaluacin de Proveedores.
2. Negociacin de las compras: precio calidadservicios.
3. Programar las compras.
4. Evaluar el valor recibido.
5. Investigacin del mercado de proveedores

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Quien compra bien, vende bien

1. Equilibrio de la negociacin.
2. Establecer relaciones a largo plazo con proveedores.

Beneficios

Mantenimiento / ampliacin / reduccin de la base

de proveedores.

Acuerdos a largo plazo.

Comunicacin abierta.

Frecuencia en las respuestas y filosofa de

mejoramiento continuo.

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Estrategias de Compras
1.

Estrategia de Compra anticipada

Adquirir recursos en cantidades que exceden las

disponibilidades actuales, para reponer inventarios
y asegurar suministros
Beneficios:
1. Aseguramiento de stocks en almacenes.
2. Se justifica si el precio se va a incrementar.
Exige: Mayor control de inventarios.

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Conceptos:
Unidades

Pp
Qo
Qo/2

Sp

Td

INVENTARIO DE PROTECCION

Stock
Mximo

Meses
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Conceptos:

1. Lote de Magnitud Econmica o Cantidad

Econmica de Pedido (Qo)
Nivel de unidades que se compra para hacer frente
a las demandas normales del proceso productivo
de la empresa o de los clientes.
Es un inventario de rotacin continua, cuyo nivel
fijado refleja el costo ptimo de utilizacin

Q o = ( 2 x C p x D / C m ) x x 1/2

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2.

Stock de Proteccin (S p)

Nivel de unidades que se tiene en almacn, para

hacer frente a fluctuaciones en exceso de la demanda
y/o a los retrasos imprevistos de los proveedores.
Es un inventario fijo y es necesario cuando:
a)
b)
c)
d)

Demanda aleatoria y plazo de entrega conocido

Demanda conocida y plazo de entrega aleatorio
Demanda y plazo de entrega aleatorios
Cuando el sistema de aprovisionamiento se realiza mediante
fechas fijas preestablecidas.

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3. Punto de Pedido (P p)
Nivel de existencias que se toma como referencia
para emitir una orden de reposicin del Lote
econmico
Pp., est conformado por una cantidad de
inventario equivalente a la suma de dos partidas.
a) El inventario normal al que se espera dar salida
durante el plazo de entrega.
b) El inventario de seguridad: stock fijo cuyo
movimiento fsico est regido por el sistema
PEPS

P p = S p + (C me. x T d)
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4. Tiempo de demora ( T d)
Es el tiempo que transcurre entre la emisin de
la orden de reposicin y el instante en que se
produce la llegada del inventario solicitado

T d = Ti + Te

Ti: Tiempo interno, que comprende todas las actividades

dentro de la empresa para gestionar la solicitud de
compra.
Te: Tiempo externo, que corresponde al tiempo de
abastecimiento por parte del proveedor
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5. Stock Mximo ( S mx.)

Es el nivel superior de existencias que se logra en el
instante en que llega el lote de reposicin

S mx. = S p + Q o

6. Stock medio o Inventario promedio ( Qo / 2)

Es aquel volumen de existencias que est en almacn,

de manera constante y en cualquier instante y cuyo
tamao es equivalente a la mitad de Qo.

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Poltica de Control de Compras

Son los procedimientos formales para controlar
la proveedura de existencias en almacenes y
que permiten el control de stas para solucionar
la problemtica central del control de stocks
Es decir:

1. Cunto pedir, comprar o reponer?

2. Cundo pedir, comprar o solicitar?
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2. Estrategia de compra al da

Tipo de compra ventajosa cuando los precios se

encuentran descendiendo, evitando de esta forma
adquirir mayores cantidades cuando la compra
retrasada puede obtener menores precios.

La combinacin efectiva de estas dos estrategias,

cuando los requerimientos son estacionales, puede
llevar a ventajas sustanciales del precio.

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