Organizao de Eventos Esportivos

APOSTILA: ORGANIZAO DE EVENTOS

DISCIPLINA: EDUCAO FSICA
PROFESSOR: RICARDO RODRIGUES MENDES

CAMPUS: PORTO SEGURO

MARO / 2009

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Organizao de Eventos Esportivos

OBJETIVO
Proporcionar o conhecimento dos tipos, tcnicas de organizao e execuo de eventos, caracterizando cada elemento e suas aplicaes.
I) Produo de eventos
Os eventos h muito fundamentais vida humana vm-se tornando cada vez mais essenciais
vida econmica das empresas. Ano a ano eles crescem em nmero, propores e grau de sofisticao. Competindo com e at, eventualmente, superando em importncia a publicidade e a propaganda, assumiram o papel de carto de visitas das empresas e, ultimamente, tambm o de ambiente voltado para o fechamento de negcios dos seus produtos e servios.
1) Origens histricas
O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformao do meio) e da sua necessidade
de estabelecer laos de sociabilidade. Acompanha-no desde a antiguidade, atravessando diferentes
perodos de desenvolvimento. H registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros
grupamentos humanos, de celebraes envolvendo a fartura de caa em volta de uma fogueira.

Antigo Egito
China
Grcia
Roma
Europa Medieval

2) Conceito
A busca por uma compreenso do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de definies. Das mais simples, as mais complexas:
1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunio social (Dicionrio Aurlio)
Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com
planejamento prvio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas
participar.
uma ao profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organizao, da
coordenao, do controle e da implantao de um projeto, visando atingir ao pblico alvo com
medidas concretas e resultados projetados.
Em essncia, a idia de evento remete aquilo que eventual ou casual, o que foge rotina, mas
que programado para reunir um grupo de pessoas.
Ou simplesmente: evento uma reunio de pessoas com um mesmo objetivo
3) A importncia dos eventos
Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interao entre seus pares. E dentre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade esto os eventos. Por ser uma
ao diferenciada, adaptvel, itinerante, relativamente econmica e impactante, os eventos vem a
cada dia conquistando maior espao no planejamento de marketing das empresas.

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Em um levantamento recente sobre a Dimenso Econmica da Indstria de Eventos no Brasil

dados impressionantes foram revelados: R$ 37 bilhes de renda anual, o que representa 3,1% do
PIB brasileiro; 330 mil eventos por ano, com a participao de 79,9 milhes de pessoas; e gerao
de 3 milhes de empregos diretos, terceirizados e indiretos 1.
Oferecendo uma boa relao custo x benefcio, quando bem planejados e executados, os eventos
transformam-se em acontecimentos marcantes, que causam repercusso altamente positiva na
mente do consumidor, promovendo no apenas o engajamento do pblico, mas tambm uma excelente forma de divulgao de marcas e/ou produtos.
Entidades representativas do setor:

ABEOC (Associao Brasileira de Empresas de Eventos);

ABRACCEF (Associao Brasileira dos Centros de Convenes e Feiras);
UBRAFE (Unio Brasileira dos Promotores de Feiras);
COCAL (Confederao das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da Amrica Latina);
ICCA (International Congress and Convention Association);

4) Caractersticas principais
- aproximar o pblico da empresa e do produto;
- associar a marca ao evento ou atividade, criando um residual de lembrana;
- criar imagem favorvel junto opinio pblica good will;
- reduzir barreiras existentes geradas por fatos, acontecimentos e situaes negativas ocorridas no
mercado em virtude de problemas com produtos, fatores ambientais, culturais, sociais, etc;
- ampliar o nvel de conhecimento da marca
5) Benefcios
Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a ateno do pblico de interesse. Eventos
so eficientes instrumentos de comunicao que, em comparao com outras ferramentas, so
munidos de uma srie de vantagens:

Gerao de divisas
Mdia de permanncia
Aumento do nvel de emprego
Efeito multiplicador

E, alm disso:

Como mdia itinerante, permitem a entrada em novos mercados;

Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao pblico;
Alavancam a promoo de marcas e/ou produtos;
Fidelizam antigos clientes e conquistam novos, assegurando sua lealdade;

Os eventos exercem uma enorme atrao sobre as pessoas, pelo glamour que a atividade confere, pelas personalidades envolvidas, pela decorao escolhida, pela alimentao disponibilizada,
pelos brindes oferecidos, pelo atendimento prestado, enfim, por toda a atmosfera que a ocasio
reserva.

I Dimensionamento Econmico da Indstria de Eventos no Brasil, FBC&VB/SEBRAE, 2004.

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Os eventos so momentos nicos na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve
ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. Mas, organizar eventos uma atividade que
exige disciplina, organizao, bom gosto, bom humor, facilidade de relacionamento e enorme jogo
de cintura.

6) Classificao dos eventos

A forma de organizar um evento envolve inmeros objetivos, demandando sua classificao, critrios variados, dentre os quais se destacam:

Por categoria
Por rea de interesse
Por tipo
Por dimenso

A) Por categoria: divide-se em dois gneros.

Institucional
Promocional

B) Por rea de interesse

Artstica
Cientfica
Cultural
Cvica
Poltica
Governamental
Empresarial
Lazer
Social
Religiosa
Turstica
Folclrica

C) Por tipo:

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Exposio
Feira
Salo
Mostra
Congresso
Conferncia
Palestra
Simpsio
Mesa redonda
Painel
Seminrio
Frum
Brainstorming
Jornada
Curso
Workshop
Colquio
Festival
Visita
Assemblia
Encontro
Simpsio
Jornada
Encontro
Plenria
Salo
Exposio
Mostra
Show
Roda de Negcios
Videoconferncia
Showcasing
Leilo
Lanamento
Inaugurao
Visita/Open Day
Noite de Autgrafos
Vernissage
Desfile
Festival
Excurso
Torneio
o Concurso
o Treinamento
o Comcio
o Passeata
o Sarau
o Entrevista Coletiva
o Curso
o Workshop
o Happy Hour
o Gincana
o Festas
o Aula Magna
o Aula Inaugural

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Estudos de Caso
Cerimnias Fnebres
Eventos Sociais
Brunch
Banquete
Coffee-break
Coquetel
Churrasco
Caf da Manh
Ch da Tarde
Jantar (Negcios)

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D) Por dimenses: pequeno porte, mdio porte, grande porte e mega evento

Em relao a quantidade de pessoas

Em relao ao tempo de durao
Em relao a variedade de pblicos
Em relao aos custos envolvidos

2) O evento esportivo
Os eventos ligados ao ambiente esportivo so apenas um dos muitos tipos de eventos existentes. Destacam-se, entretanto, pela enorme visibilidade alcanada, por fora da empatia e interesse que o esporte desperta universalmente.
a) Definio
Fundamentalmente, o evento esportivo consiste na realizao de modalidades esportivas, cada
qual subdividida em categorias, nas quais se disputam ttulos com a presena de um pblico
torcedor.
b) Classificao
Os eventos esportivos tambm comportam alguma especificidade na sua tipologia, sendo o
seu gnero mais comum os eventos:

Olimpadas
Campeonato
Torneio
Taa ou Copa
Festival
Gincana
Desafios
Exibio

3) O evento esportivo no tempo

a) Aspectos histricos
A fonte clssica de referncia para os eventos esportivos so os Jogos Olmpicos. Foram 1170
anos de Jogos, que comearam em 776 a.C e s terminaram no ano 393 d.C, quando a Grcia
foi conquistada pelos Romanos. Credita-se a esta experincia histrica o formato convencional
dos eventos esportivos com critrios organizacionais detalhados, servindo, deste modo,
como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na histria.
b) Marcos fundamentais
O esporte, percebido e tratado como empreendimento, produto de sculos de histria. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atrao para as massas
Egito Lutas (1850 aC)
Roma Coliseu (1500 aC)
Irlanda Arremesso peso (1160 aC)
China Arco (530aC)
Prsia Plo (651)
No Japo Sumo (754)
Inglaterra Crquete (1520)
Frana Tnis (1635)

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No Brasil, h diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colnias. Em 1641, no
Recife, portugueses e brasileiros disputam torneios eqestres para comemorar a trgua nas
lutas contra holandeses e espanhis.
Remo (1846)
Natao (1898)
Copa do Mundo (1950)
4) Elementos tpicos
Para a realizao de um evento imprescindvel o domnio de fundamentos mnimos de administrao. Independente de sua natureza, tamanho ou importncia, um evento, qualquer que
seja, sempre administrado. Improvisaes de ltima hora de pessoas sem o devido preparo podem comprometer no apenas o evento em si, como tambm a imagem da empresa e
dos produtos ou servios a ele (evento) circunstancialmente vinculados.
a) Funes administrativas
Administrar fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos bsicos, de forma ordenada, na direo de objetivos previamente definidos. So, portanto, quatro as funes basilares da administrao:

Planejamento
Organizao
Direo
Controle

As palavras chaves para quem administra so: tcnica, criatividade, bom senso, dedicao,
comprometimento, viso e acompanhamento;
b) Etapas bsicas de um evento esportivo

Planejamento (pesquisa)
Pr-evento (organizao)
Desenvolvimento (execuo)
Ps-Evento (avaliao)

II) Caractersticas dos eventos esportivos

a) Tipologia das competies
Os eventos esportivos, antes preferencialmente institucionais, passaram a ter finalidades predominantemente econmicas (comerciais/promocionais) -com a intensificao das disputas
pelo mercado, em face da concorrncia e da crescente dependncia das empresas com relao opinio pblica.
Olimpada: evento suis generis; ao mesmo tempo gnero e espcie (tipo) de evento, dado
o seu carter singular. uma competio que rene vrias modalidades esportivas e consome alguns dias na realizao das diversas categorias. Tem periodicidade prpria (na origem das mais antigas).
Campeonato: forma de competio em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma
vez e tem uma durao relativamente longa. Recomendvel quando h disponibilidade de
tempo e de recursos.

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Torneio: competio de carter eliminatrio, que realizada em um curto espao de tempo.

Neste tipo de competio, dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Recomendvel quando se tem pouco tempo e um grande nmero de participantes.
Taa ou Copa: uma varivel dos torneios ou campeonatos; com exceo dos eventos mais
tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol), normalmente utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador, associando sua marca ou produto ao nome do evento.
Festival: atividade esportiva participativa e informal. Visa a integrao e a promoo da modalidade, alm de motivar os participantes e familiares.
Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estaes criativas e/ou objetivos a serem atingidos. Voltada para o lazer.
Desafios: atividade normalmente individual, que tem os processo de escala como referncia.
Exibio: atividade de performance individual ou coletiva, em que so valorizadas as destrezas do(s) participante(s), sem finalidade competitiva.
b) Calendrio esportivo
A idia de calendrio remete a um sistema convencional de dias, semanas, meses e anos, usado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes s necessidades civis,
religiosas e culturais das sociedades.
A observao de critrios como: o perodo do ano, bem como a data especfica, o horrio, a
freqncia, a durao e a intensidade de um evento esto diretamente relacionado s possibilidades de sucesso do mesmo.
Por isso, importante atentar para:

no colidir com eventos cvicos ou religiosos, locais, regionais ou nacionais;

no coincidir com outros eventos similares;
no coincidir com outros eventos de grande porte;
no confrontar com a grade de programao dos meios de comunicao;
no desafiar hbitos, costumes e prticas locais;

O calendrio internacional do esporte

Olimpadas
Copa do Mundo de Futebol
Calendrio brasileiro do esporte
No Brasil, o calendrio esportivo segue um critrio mais local, adequado aos costumes da regio, interrompendo-se com mais freqncia ao final do ano, (embora tambm privilegiando os
finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organizao das competies futebolsticas.
c) Local
A localizao geogrfica do evento, bem como as suas caractersticas fsicas (estrutura) so
igualmente importantes para o xito da atividade. O lugar (regio) que abrigar a competio
bem tem tanta relevncia quanto o tipo de local (ambiente) que abrigar as disputas. Sem medo de exageros, deve-se pensar que no lugar e local determinado que uma batalha ir ocorrer, mesmo que a luta seja silenciosa, sorridente, efusiva e estratgica.
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Escolha do lugar e local do evento depende:

Objetivos e porte do evento

Condies econmicas dos participantes
Facilidades de acesso
Condies tursticas
Condies de hospedagem
Concentrao local dos participantes
Custo x benefcio

Tipos de estruturas de eventos:

Arenas
Estdios
Ginsios
Quadras
Piscinas
Pistas
Parques
Ruas

d) Pblico
Pblico, para efeito esportivo, qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou
potencial ou que possa causar impacto ou at impedir a capacidade de uma empresa de atingir
seus objetivos com o evento esportivo.
O pblico-alvo se define a partir de critrios de segmentao de mercado, que o resultado da
diviso de um mercado em pequenos grupos. Este processo derivado do reconhecimento de
que o mercado total representa o conjunto de grupos com caractersticas distintas, que so
chamados segmentos.
Alm de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes, os eventos esportivos,
dado seu carter universal, alcanam um grande nmero de pblicos interessados e outros
potenciais formadores de opinio. So eles:

Organizaes: acionistas, fornecedores e revendedores;

Lideranas comunitrias;
Governo e polticos;
Associaes e sindicatos;
Veculos de comunicao;
Funcionrios;

Os critrios bsicos para a conformao do pblico-alvo so:

Geogrfico
Demogrfico
Psicogrfico
Comportamental

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MODELO DE SITE:

e) Regulamento
O regulamento de uma competio esportiva se constitui na pea fundamental para um desenrolar justo, organizado e dinmico da mesma. O regulamento deve observar as seguintes caractersticas:

Objetividade
Preciso
Clareza
Abrangncia

Estrutura bsica de um regulamento:

Histrico ou justificativa

Descritivo da competio

Objetivo
Participantes
Categorias
Programa
Direo (do evento)
Datas, locais e horrios
Fases de disputa
Sistemas de disputa

Inscries
Data e local
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Numero de inscritos por modalidade

Especificaes para cada modalidade
Condies para inscrio
Valor de inscrio

Normais disciplinares
Arbitragem
Penalidades
Recursos
- Premiao
Direitos dos participantes
Relao de prmios

Aspectos gerais
Cerimnia de abertura e encerramento
Atividades especiais
III) Planejamento
O homem sbio antecipa o que o futuro lhe
trar, observando as experincias do passado
(Sfocles)
O planejamento fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade, pois permite a
definio dos objetivos, a racionalizao dos meios e o gerenciamento das funes necessrias a implantao do projeto.
Sem um planejamento adequado, as decises acabam entregues ao improviso, as incertezas e
aos inevitveis imprevistos que, por certo, adviro do empreendimento. Ao planejar, sistematiza-se as solues, gerando economia.
Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente, parte do sucesso j est garantido. Caber a cada organizador, utilizando sua capacidade de coordenao
e bom senso, ajust-lo aos meios e condies disponveis para o tipo e tamanho do evento que
se est desenvolvendo.
1) Tipos de planejamento
a) Quanto natureza:
Estratgico

Ttico

Operacional

b) Quanto aos objetivos e metas organizacionais:

Permanente

nico

c) Quanto ao tempo:
Longo prazo
Mdio prazo
Curto prazo

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Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos:

Nvel das decises
Dimenso temporal
Amplitude de efeitos
2) Regras para um planejamento ideal
O que eu temo no a estratgia do inimigo, mas os nossos
erros (Pricles)

Quanto mais apurado for o planejamento, mas efetivas as chances de sucesso do empreendimento. Mas no existe uma maneira nica de planejar. Em verdade, se faz isso o tempo inteiro,
ainda que nem sempre adequadamente.
A observao de algumas regras bsicas pode ajudar bastante no processo:

Deve ser feito SEMPRE com antecedncia;

Estruturado de acordo com realidade para quem est se organizando;
Compatvel com os recursos disponveis;
Orientado por objetivos pr-estabelecidos, conhecidos e fundamentados;

Dentre as tcnicas usadas, a mais importante a PDCA 2. Todo gerenciamento de processo

consiste em estabelecer a manuteno nas melhorias dos padres organizacionais, que servem como referncias para o seu gerenciamento.
O mtodo visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiveis nas atividades de uma
organizao. um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. Padroniza as informaes do controle da qualidade, evita erros lgicos nas anlises, e torna as informaes
mais fceis de se entender.
O ciclo composto por quatro fases bsicas:

Planejar
Executar
Verificar
Atuar corretivamente

O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. Shewart na dcada de 20, mas comeou a ser conhecido
como ciclo de Deming (W.E. Deming) em 1950, por ter sido amplamente difundido por este, sobretudo no Japo. uma tcnica simples que visa o controle do processo, podendo ser usado de forma
contnua para o gerenciamento das atividades de uma organizao.

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A partir desta tcnica, as atividades que a integram, dentre as quais, o planejamento consiste
na aplicao de mltiplas ferramentas que dado seu grande nmero e uso amplo e variado
no sero analisadas -para sua elaborao.
Como ferramenta auxiliar na utilizao do PDCA, principalmente na fase de planejamento, aplica-se preferencialmente o mtodo 5W 2H 3.
O que: (what) qual ao vai ser desenvolvida?
Quando: (when) quando a ao ser realizada?
Por que: (why) por que foi definida esta soluo (resultado esperado)?
Onde: (where) onde a ao ser desenvolvida (abrangncia)?
Como: (how) como a ao vai ser implementada (passos da ao)?
Quem: (who) quem ser o responsvel pela sua implantao?
Quanto: (how much) quanto ser gasto?
O planejamento um processo no se esgota nunca. Deve, ao contrrio, percorrer o evento do
comeo ao fim, obedecendo a um fluxo contnuo, que estar sempre se renovando ou sendo
atualizado conforme as etapas vo sendo alcanadas, descartadas ou reavaliadas.
Em uma frmula mais sucinta, mas nem por isso menos eficiente, o planejamento de eventos
deve contemplar ao menos trs variveis:
a) Anlise situacional
A base de um bom planejamento o conhecimento apurado do maior nmero possvel de informaes sobre o universo em que se est atuando. O investimento para compreend-lo no
pode ser relevado, sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento, qualquer que
seja a rea de atividade.
Para fundamentar esta etapa do planejamento imprescindvel o emprego de pesquisa de
mercado 4, direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do
mercado em que se est operando.
Sua nfase deve recair principalmente sobre:

Proposta temtica do evento (ideal)

Definio de data e local mais adequados
Perfil dos participantes potenciais

b) Anlise de viabilidade
Para avaliar o potencial de realizao do evento, uma tcnica relevante (sobretudo no sentido
de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) a anlise SWOT. A despeito
de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratgico (os especialistas recomendam
que seja realizada ao menos uma vez por ano), por sua simplicidade pode ser aplicada na anlise de qualquer tipo de cenrio de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1.
A sigla SWOT, vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (foras), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaas), pois so estes justamente os pontos
a serem analisados por esta tcnica que, no obstante a terminologia contempornea, j era
utilizada h mais de trs mil, por Sun Tzu: Concentre-se nos pontos fortes, reconhea as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaas (SUN TZU, 500 a.C.)
A finalidade principal do instrumento :
3

A aplicao do mtodo bastante antiga. No "Tratado sobre Oratria", escrito por Marcus Fabius
Quintilianus (entre os anos 30 e 100 d.C.), o autor observava que, para se obter a compreenso do
pblico sobre qualquer tema era necessria a utilizao do hexgono de perguntas (e respostas).
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Pesquisas importantes sobre esporte: IBGE, IBOPE, Marplan/Sportv.

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Definir objetivos e metas a serem alcanados

c) Levantamento de aspectos tcnicos e operacionais

Por fim, outro decisivo mecanismo de viabilizao, para a organizao do evento esportivo a
planificao dos recursos de ordem tcnica e operacional, necessrios a concretizao do projeto. As necessidades do um evento so em quantidade sempre proporcional ao seu porte.
Quanto maior o evento, mais complexas, minuciosas e imperativas so as providncias que
precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo.
Em linhas gerais, ao menos trs variveis de recursos precisam ser projetadas:
i) Recursos materiais
Todos os produtos necessrios s etapas de operacionalizao do evento, com informaes
sobre a quantidade e qualidade (tipo, modelo e padro).

Material de expediente e secretaria

Material de participante
Material grfico
Material para imprensa
Equipamentos e materiais para projeo
Equipamentos e materiais para sonorizao

Incluem-se, ainda, nestas projees, toda estimativa da infra-estrutura tcnica, arquitetnica,

urbanstica necessria no caso dos grandes eventos.
ii) Recursos humanos
A estimativa de quantos e de quem so os (perfis) profissionais necessrios para a concretizao do evento no simples. O organograma deve levar em considerao no apenas os responsveis pela organizao, mas tambm aqueles necessrios execuo do evento no dia
de sua realizao.
E, quase sempre, quando se incorpora pessoas que no fazem parte das equipes internas (da
organizao) faz-se necessrio investir em treinamento, principalmente daqueles que estaro
lidando diretamente com o pblico.
A organizao de eventos invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. Acontece ao vivo e qualquer falha comprometer o conceito/imagem da organizao para a
qual realizado -e do prprio organizador.

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iii) Recursos financeiros

O oramento uma pea bsica do evento, cuja previso ser definitivamente confirmada aps
o levantamento de todos os custos necessrios. Estes devero ser apresentados normalmente
em trs propostas (cotaes) para cada necessidade (para estudo, avaliao e aprovao) -as
quais devero cobrir as projees de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados).
Custos fixos
Custos variveis
As fontes de despesa podem ser: locaes, contrataes, promoes, compra de mailing, cartas e envios postais, material impresso, decorao, convidados, transportes, diverso, anncios, hospedagem, alimentao, etc.
Para formular os custos necessrios a realizao do evento, devero ser considerados todas
as informaes obtidas com o planejamento, como: durao, nmero de participantes, lugar,
tipo de evento, convidados, etc.
Variam tambm de acordo com as cargas tributrias incidentes (impostos), complexidade do
empreendimento, temporada em que estiver se realizando (turstica, por exemplo). Deve ser
feito detalhadamente, orando-se tudo.
As receitas podem ser: recursos preexistentes; taxas de inscrio/ingresso; cotas de patrocnio;
auxlio governamental; doaes/permutas; financiamento; venda de espaos para exposio e
anncios; merchandising; eventos paralelos.
IV) Pr-evento
Se o planejamento a etapa mais importante, e, portanto, a mais demorada do processo da
organizao de eventos, a que se segue crucial para testar a viabilidade das projees traadas. Trata-se do pr-evento ou fase de testes, que o espao de tempo que medeia da idealizao realizao.
Processo intenso e trabalhoso, porm indispensvel. Para que o evento ganhe corpo necessrio que as atividades sejam divididas lgica e funcionalmente, para que cada profissional
especializado fique responsvel por determinados assuntos e tarefas. Essa diviso a primeira
etapa da montagem do evento, que comear a materializar as definies e aes previamente
planejadas.
a) Comisso organizadora
A comisso organizadora do evento poder ter formatos diversos -que variam de acordo com o
tipo de evento que se pretende realizar. Sua posio sempre nuclear no empreendimento,
ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompanhar o mesmo, supervisionando.
A comisso organizadora opera em torno de mltiplas equipes de trabalho, divididas por reas
de especialidade estratgicas, traando objetivos de mdio e curto prazo (e sempre cobrando
resultados), deixando a par todas as reas envolvidas no evento, garantindo o alinhamento que
o mesmo deve seguir.
Estruturar fisicamente o evento uma parte que exige grande ateno. Alm de ser cansativa
e detalhista das etapas mais delicadas, pois antecede a execuo e precisar lidar, inevitavelmente, com toda ordem de problemas.

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So tarefas da comisso organizadora:

Definio de normas e procedimentos

Reunies para distribuio de tarefas
Calendarizao e alocao de recursos
Criao de listas de verificao especficas
Gesto de informaes e processos
Contatos com fornecedores e prestadores de servios

Presta, ainda, suporte tcnico ao empreendimento como um todo, contando com:

Assessoria jurdica
b) Comit de logstica (administrativo-financeiro)
Responde pela disponibilizao do material de apoio e da infra-estrutura de servios e produtos
necessrios ao andamento do evento. Organiza os fluxos de distribuio dos recursos, com
base no planejamento das atividades:

Recursos humanos
Recursos materiais
Recursos financeiros
Transportes
Alimentao
Hospedagem
Instalaes

Operam sob a estrutura logstica aparatos de coordenadoria, que uma vez estruturados passaro a responder de forma direta ou indiretamente a uma superviso geral, no transcurso do
evento:

Secretaria geral
Coordenao apoio (geral)
Coordenao tcnica
Coordenao de solenidades
Coordenador de modalidades
Coordenao de convnios
Coordenador de transportes
Coordenador de hospedagem e alimentao
Equipe mdico-hospitalar
Equipe operacional
Equipe de arbitragem

c) Comit de comunicao e marketing

Cuida do processo de divulgao do evento, estabelecendo as ferramentas necessrias a explorar o mximo potencial de visibilidade para o empreendimento. Compreende, dentre outras
responsabilidades:

Elaborar a estratgia de comunicao

Cuidar dos aspectos formais das comunicaes escritas
Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados
Escolha adequada de meios (critrios de admissibilidade e de custo)
Divulgao do evento
Coordenao das assessorias de imprensa e relaes pblicas
Contratao de publicidade paga
Produo de cartazes, mala direta, maling

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Construo de site (internet)

Zelar pela imagem do evento

Atuam de forma subordinada ao comit de comunicao, os ncleos responsveis diretamente

pelas relaes com os parceiros comerciais, imprensa e pblico:
Assessoria de comunicao e marketing
Assessoria de imprensa
Assessoria de relaes pblicas
d) Comit de comercializao (vendas)
Dedica-se a tarefa de captao das fontes de receitas vislumbradas no planejamento, desenvolvendo esforos de negociao das propriedades disponveis para explorao comercial do
evento. Desenvolve sobretudo:
Prospeces de mercado

Elaborao de propostas

Formalizao de contratos

Delineamento de parcerias

V) Desenvolvimento do evento

Administrar eventos administrar pessoas

1) Noes de administrao
A administrao eficiente uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades.
No diferente com um evento. O gestor deste tipo de atividade, mais do que responsvel por
fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento, tambm est incumbido da tarefa de
dirigir e controlar as operaes, por meio do esforo conjunto dos colaboradores alocados em
funes especficas.
Administrao consiste em orientar, dirigir e controlar os esforos de um grupo de indivduos
para um objetivo comum (William Newman).
a) Variveis tcnicas
Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo, preciso saber operar cinco variveis
bsicas da Teoria Geral da Administrao.

Tarefas
Estruturas
Relaes pessoais
Ambiente
Tecnologia

Fatores bsicos da organizao administrativa:

Autoridade
Responsabilidade
Diviso do trabalho

Tipos ou classificaes da organizao administrativa:

Organogramas
Fluxogramas
Objetivos principais da atividade administrativa:
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Direo
Controle

Ferramentas de direo empresarial:

a) Ordens ou instrues
b) Motivao
c) Comunicao
d) Coordenao
e) Liderana
f) Tomada de decises
Caractersticas do controle administrativo:
maleabilidade
instantaneidade
correo

b) Perfil do administrador
O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas caractersticas essenciais, que capacitam o sujeito para a funo:

Cultura geral, combinada a conhecimentos especficos;

Permanente curiosidade intelectual;
Amplo embasamento terico -teoria aliada prtica;
Boa expresso verbal -noes de oratria;
Capacidade gerencial -saber planejar, liderar e executar;
Dominar tcnicas de redao idias abstratas devem se traduzir em palavras, atingindo maior nmero de pessoas;
Gostar de gente lidar com o pblico indispensvel;
Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pessoas; importante entender a psicologia humana;
Dominar regras de comportamento social;
Ser prestativo, sem ser servil;
Desenvolver gosto esttico do coletivo e no individual;
Saber ouvir e fazer auto-crtica;
Ser persuasivo ter habilidade para vender uma idia, convencer pessoas com argumentos slidos e tangveis, e no de maneira imperativa;
Busca pelo aperfeioamento constante.

2) Produo executiva de eventos esportivos

O objetivo central do evento esportivo a sua realizao da forma mais harmnica e estvel
possvel. Mas, as projees e a preparao prvia sero confrontados com a realidade prtica
do prprio acontecimento, que inevitavelmente reservar circunstncias e imprevistos de toda
ordem.
Compete a organizao aplicar o empenho necessrio para manter a operao em funcionamento, atravs do staff constitudo para tal fim. A finalidade do evento cumprir-se. O compromisso dos organizadores viabiliza-lo.

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O modelo estrutural de organizao do evento obedecer a um critrio de repartio de responsabilidades e funes, com as seguintes caractersticas:
Superviso geral: comandar aes com responsabilidade integral, compra, venda e emprstimos de materiais, convnios, membros, funcionrios, contratos, correspondncia, reunies, prazos, relatrio final;
Assessoria jurdica: elaborar e aprovar contratos, regulamentos e cdigos, cdigo disciplinar, comandar trabalhos de justia desportiva, acompanhar reunies, representar judicialmente os organizadores;
Assessoria de comunicao e marketing: contatos com os meios de comunicao, definio de acordos de patrocnio, apoio e permutas, relao com grficas de impresso regulamentos, smulas, ficha de inscrio;
Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local, divulgao integral do evento, mala
direta, central de notcias sobre o evento, administrao sala de imprensa, trabalho de fotografia e filmagem do evento, cobertura jornalstica;
Relaes pblicas: representar a organizao em atividades sociais, receber e encaminhar
membros das equipes, organizar recepo, preparar homenagens, enviar convites, envio de
ofcios de agradecimento;
Comit financeiro: servios de tesouraria, recebimentos de taxas, assinar (em conjunto
com supervisor geral) cheques, ordens de pagamento, arrecadar receita do evento, comprar, pagar, folhas de pagamento, servio de bilheteria;
Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comisses, protocolo e arquivo de documentos, ofcios, cartas, memorandos, convites, comunicados, atendimento de telefone e fax,
controle de material de escritrio e informtica;
Coordenao geral: contratao e controle de pessoal ou de servio terceirizado, controle
de uniformes das equipes da organizao, crachs, equipe de sonorizao, policiamento ou
segurana particular;
Coordenao tcnica: especificao das premiaes, contratos de arbitragem, regulamentao geral, comando coordenadores de modalidade, recebimento e cadastramento de inscries, triagem dos dados dos competidores, checagem de tabela de jogos e provas (coordenador modalidade), estatstica dos resultados, enviar tabela de jogos a coordenao geral, controle de smulas, programao e realizao das fases finais;
Coordenao de solenidades: local do congresso tcnico, realizao do cerimonial de abertura e encerramento, entrega de premiao, podium, bandejas de medalhas, esquema
de emergncia no caso de chuvas, som, mastro, bandeira, locais p/ autoridades, localizao
de participantes nas solenidades, seleo musical, apresentador, desfile (croquis), placas de
identificao;
Coordenao de convnios: laboratrios fotogrficos e de filmagem, hotis, restaurantes,
hospital, materiais eltricos, hidrulico, farmcias, web studio;
Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federaes, equipe de arbitragem, apresentar relao de materiais, regulamentao, fichas de inscrio, smulas, sistema de disputa, tabela de jogos, locais e horrios competies e treinamento, levantamento de dados
estatsticos, registrar perda de materiais;
Corpo de representantes: conferir documentao de atletas, encaminhar ocorrncias, retirar materiais necessrios, definir escala de servios, comparecer com antecedncia as insEducao Fsica IFBahia Campus: Porto Seguro
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talaes, supervisionar e no permitir pessoas estranhas no banco de reservas, verificar segurana, smula;
Coordenador de transportes: comandar frota de veculos, escala de transportes, planta e
croqui da cidade, veculo para emergncia;
Coordenador de hospedagem e alimentao: relao de hotis e restaurantes, reservar
acomodaes, preparar alojamentos e cozinha, relacionar material de cozinha, almoxarifado, regimento interno, nutricionista, horrios de refeies, segurana;
Equipe mdico-hospitalar: equipe mdica, fisioteraputica e medicamentos, atendimento
mdico de urgncia, manual de procedimentos, contato com hospitais, corpo de bombeiros;
Equipe operacional: montagem, desmontagem, conserto, reparo, manuteno, limpeza,
vigilncia;
Equipe de arbitragem: escalas de rbitros e auxiliares, uniformidade, antecedncia, responsabilidade para aplicar as regras, regulamentos e normas, iseno de comentrios, verificar necessidade de reparos;

VI) Ps-evento
Uma das caractersticas mais interessantes dos eventos esportivos a possibilidade de o patrocinador, sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experincia, da identificao e das emoes vividas pelos torcedores, durante a realizao de uma dada competio
esportiva.
Ao associar a imagem do empreendimento s marcas que investiram na sua realizao, formase um elemento decisivo na estratgia de valorizao, divulgao e se necessrio, rejuvenescimento das empresas e de seus produtos e servios.
Para coroar de xito tal experincia, dando legitimidade e concretude aos objetivos eventualmente alcanados, fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforos tarefa
de consolidao final do evento, promovendo atividades de encerramento das aes desenvolvidas.
1) Elaborao de relatrios
Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatrios de avaliao de eventos. Das mais
simples s mais sofisticadas, as possibilidades iro variar em funo da dimenso do empreendimento, no nvel de competncia dos envolvidos, dos recursos alocados para a finalidade,
dentre outro fatores.
a) Relatrio Geral
A proposta bsica do relatrio reunir, ao final de cada evento, uma gama de variveis com a
avaliao dos resultados obtidos. Tudo que tenha ocorrido de relevante poder interessar
confeco do relatrio. O que determinar a incluso ou a supresso de informaes o objetivo dos organizadores.

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Tpicos do relatrio geral:

Pesquisa inicial
Memorial do projeto
Membros do comit organizador
Patrocnios e convnios
Relao de participantes
Regulamentos, cdigos e normas tcnicas
Locais das competies e demais atividades
Tabela de jogos e resultados
Relao de vencedores e premiados
Classificao final
Estimativa de pblico
Registro de cerimonial e apresentaes artsticas
Material grfico e outros formatos de divulgao
Prestao de contas
Custo estimado e final
Bens adquiridos
Cronograma e execuo
Ofcios e cartas de agradecimento
Clipping (eletrnico e impresso)
Pesquisas de avaliao (satisfao, recall)

2) Prestao de contas
A superviso financeira ter administrado os fluxos de recursos econmicos do evento, perpassando todas as fases do trabalho de organizao, desde o perodo anterior, de planejamento,
passando pela sua execuo, at finaliz-lo. Seu papel crucial no fechamento e avaliao de
toda a empreitada. Da superviso financeira e sua administrao resultam as condies materiais de viabilidade.
Itens do relatrio de contas:
Entradas e sadas
Saldo bancrio
Contas a receber
Contas a pagar
Notas fiscais
Tributos
Resumo financeiro (balano)
3) Cartas de agradecimento
Outro mecanismo importante de concluso do evento a formalizao, atravs de ofcios solenes, dos agradecimentos a todos aqueles que, de alguma maneira contriburam para sua realizao. Da equipe de colaboradores aos participantes, dos prestadores de servios aos patrocinadores, enfim, o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivao da atividade
no pode faltar.
O formato, bem como o contedo do documento que ir exteriorizar o agradecimento varivel. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elaborados, como vdeos editados (com as imagens do evento), lbuns de fotos ou mesmo algum
outro tipo de lembrana (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo registrar a
importncia daquele a quem se est agradecendo para o sucesso do empreendimento.
A quem se agradece ?
Autoridades
Participantes
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Colaboradores (equipes de trabalho)

Prestadores de servio
Patrocinadores, apoiadores e demais parceiros
Imprensa

3) Avaliao da qualidade
De certa forma, um evento comea com uma pesquisa e termina com outra. E embora as propostas de uma e outra sejam distintas, ambas acabam conferindo ao organizador, subsdios
fundamentais a realizao do evento.
Uma pesquisa visa a construo de conhecimentos, que tem como metas principais gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pr-existente. basicamente um processo de aprendizagem tanto do indivduo que a realiza quanto do empreendimento
no qual esta se desenvolve.
A principal razo que atende a pesquisa de avaliao final do evento corroborar de maneira
instrumental os acentos e erros do evento, podendo ainda se voltar para delinear novas perspectivas de ao para iniciativas futuras.
O objeto da pesquisa de avaliao pode ser qualitativo ou quantitativo, dependendo do objetivo
dos organizadores do evento isto , do que se quer saber.
A mensurao da satisfao dos participantes pode ser um diferencial de eventos bemsucedidos em relao a outros. A organizao precisa ter essa mensurao externa por uma
ou todas as razes seguintes:

Satisfao frequentemente equiparada a qualidade

O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade
Apenas mensuraes internas podem ser inadequadas ou imprprias
Ouvindo o cliente o evento passa a ser uma voz ativa no mercado
Um programa de satisfao uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos
produtos ou servios

A maioria dos programas de mensurao de satisfao, alm de apontar nveis de satisfao,

fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados. Tais programas auxiliam a
organizao do evento na priorizao de tais expectativas e no acompanhamento das mudanas que essas possam sofrer, alm de permitirem que se conhea o valor das necessidades
existentes.

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