PATROCINADORES OURO

Lisboa | 28 e 29 Junho 2011

Museu do Oriente

Projecto Kaizen - DAFCG

LIPOR

Apresentao
8 Municpios

rea 648 km2

Populao 1 milho habitantes
Produo RU (2010) 509.527 ton
Capitao 1,44 kg/hab/dia
Pegada Carbnica :
2010 372.551 ton CO2eq
Capitao 401 kg CO2eq/hab

29 de Junho de 2011

Projecto Kaizen- DAFCG

- Mnica Monteiro -

Viso da Organizao
Ser cada vez mais uma
Organizao de referncia,
atravs da valorizao de
recursos, da responsabilidade
social e da eco-eficincia do
desempenho.
3

Estrutura Organizacional
AI

CA

AdministradorDelegado

Gabinete de Auditoria,
Sustentabilidade e
Qualidade Total

DAFCG
Departamento de
Administrao Finanas
e Controlo de Gesto

Gabinete Jurdico e de
Apoio aos rgos da
Associao

Gabinete de Servios
de Informtica e
Tecnologias da
Informao

Departamento de Produo e
Logstica

Departamento de Educao,
Comunicao e Relaes
Institucionais

Departamento de
Administrao, Finanas e
Controlo de Gesto

Diviso de Operaes,
Manuteno e Obras

Diviso de
Contabilidade,
Finanas e Controlo
de Gesto

Diviso de
Valorizao Orgnica

Diviso de Recursos
Humanos e Formao

Diviso de
Reciclagem e
Valorizao
Multimaterial

Diviso de Compras e
Aprovisionamento

Diviso de
Valorizao
Energtica e
Confinamento Tcnico

Grupo dos Agentes

da Mudana

Grupo do Plano
Estratgico*

Grupo da Preveno

Grupo de Carbono
Zero

DAFCG - Enquadramento
Maior Rentabilidade e
Custos Menores
Clientes Satisfeitos

Abertura

Honestidade

Prestar servios de
suporte, em diferentes
valncias,
actividade
Processos geis e Eficazes
Inovao
desenvolvida pela
Organizao nas Trabalho
diversas
em
Equipa competente e alinhada reas de actuao.Equipa
Misso

Clientes
A &C Processos

Prestar
servios de
suporte, em
diferentes
valncias,
actividade
desenvolvida
pela
Organizao nas
diversas reas
de actuao.

Financeira

Misso

Fazer a diferena na
Organizao,
dinamizando a
Mudana e a
Inovao!

Exigncia

Projecto Kaizen Office - DAFCG

Reduo
de Custos

Projecto
Kaizen

Melhoria da
Reforo Produtividade
do
Melhoria Esprito de
Equipa
de
Processos

29 de Junho de 2011

Projecto Kaizen- DAFCG

- Mnica Monteiro -

Kaizen - Significado
KAI

ZEN

Mudana
Bom
(para melhor)

K A I Z E N = Melhoria Contnua
Todas as Pessoas (Everybody)!
Todos os Dias (Everyday)!
Todos as reas (Everywhere)!

Kaizen - Fases do Projecto

1. Auto-Organizar

Arquivo Ineficiente gesto visual e elevada

quantidade de monos.

Economato Artigos armazenados sem

qualquer mtodo e difcil visualizao do
que estava em falta.

29 de Junho de 2011

Projecto Kaizen- DAFCG

- Mnica Monteiro -

Secretrias
Desarrumao,
desorganizao
e excesso de
papeis
desnecessrios
ou repetidos.
9

Auto-Organizar

Arquivo Pastas ordenadas de forma

a facilitar arquivo e eliminao de
monos.

Economato Artigos ordenados e

com kanbans para rpida
identificao do que est em falta.
Secretria Arrumao 100%
29 de Junho de 2011

Projecto Kaizen- DAFCG

- Mnica Monteiro -

10

2. Melhorar Tarefas

Norma de utilizao de
fotocopiadora

Norma de utilizao de fax

29 de Junho de 2011

Projecto Kaizen- DAFCG

- Mnica Monteiro -

11

3. Melhorar Processos
rea
Recursos Humanos

Indicador
Lead Time de Processamento de
Salrios

Antes
10 dias

Controlo de Gesto

Lead Time na Emisso do Reporte

Mensal
(tempo despendido na produo de
informao vrs na nalise de
informao)

3 Dias

Contabilidade

Lead time do fecho do ms

contabilstico

Financeira

Lead Time do Processo de

Pagamentos a Fornecedores

Aprovisionamento

Lead time do processo de Compras

Gesto de Armazns

N de produtos em carteira

29 de Junho de 2011

Projecto Kaizen- DAFCG

- Mnica Monteiro -

79% vrs 21%

8 dias

8,7 dias

Regime Geral 34 dias

Regime Simplificado-5 dias

660 Produtos diferentes

12

3. Melhorar Processos
Metodologia
de Trabalho
Anlise do processo
actual com os
colaboradores
intervenientes no
processo;
Identificao das
Oportunidades de
melhoria;
Definio do Plano de
Aco (tarefa; data;
responsvel e custo);
29 de Junho de 2011

Contabi l i da de

Dificuldades de
processamento

Veri fi ca r
Control o Ges to 1 a ctua l i za
o de da dos

Envi o ema i l
a
comuni ca r
fecho do
ms

Tes te a o
funci ona mento
dos ma pa s

Email cognos
informar alterao
destes dados

Veri fi ca r a
a ctua l i za o
dos cubos no
cognos

Necessidade de
actualizar folha a
folha

Control o Ges to 3

Impri mi r ma pa s
contabi l i s ticos

Veri fi ca r
ma pa s
contabi l s ticos

Actua l i za r
da dos no
cognos

PDF

Veri fi ca r
a ctua l i za o
de da dos de
es tra tgi a

rea s Externa s

Impri mi r ema i l s

Recol ha de
i nforma o

Impri mi r
fa ctura s
ges to l i por

Fa zer ma pa s
excel

Impri mi r
ma pa s excel

Introdu o
ma nua l dos
da dos

Gra va r
ma pa s na
pa s ta

Actua l i za
o ma pa s
l oja

Necessidade de
introduzir
subcontratos 2x

Desenvolvimento
dos cubos /
integrao por SQL

Garantir mapas a
100% a sada da
contabilidade

Dados escritos
no prprio
email

Fi na na s

rea s Interna s

Gua rda r
ema i l s

Erros nos
mapas

Alteraes cdigos
RH, contas POC e
artigos

Control o Ges to 2

Gua rda r
ema i l na
pa s ta

Introdues Manuais (sistemas no integrados)

Actua l i za r
da dos

Envi o ema i l
com
i nforma o

Actua l i za r da dos
no APEX

Dados no
enviados a

Desenvolvimento
dos cubos /

Envi o ema i l
com
i nforma o

Dados no
enviados a

Plano de Aces - reas de

trabalho
Tema

rea

Geral

Pessoal

kaizen

DAFCG

Finanas

DAFCG

Controlo de Gesto

DAFCG

Contabilidade

DAFCG

Aprovisionamento

DAFCG

RH

Geral

P (vermelho): ainda no iniciado

PD (amarelo): em curso
PDCA (verde): j concludo

Observaes

Responsvel

Data
Planeada

PDCA

Desenvolvimento das tarefas do Projecto Internacional

MM

24-05-2011

pdca

5's Informaticos

MM

30-05-2011

pd

Preparao da Reunio de Finanas

MM

Preparao da Reunio de Controlo Gestao

MM

Preparao da Reunio de Contabilidade

MM

Preparao da Reunio de Aprovisionamento

MM

Aco
Semana 13-17 Junho

Projecto Kaizen- DAFCG

- Mnica Monteiro -

Internacional

Estratgia

Preparao da Reunio de Recursos Humanos

MM

Preparao da Reunio de definio estratgica

MM

31-05-2011

pdca

27-05-2011

pd

DAFCG

RH

reunio Recursos Humanos

MM

10

DAFCG

Geral

Comunicar Reestruturao

MM

11

DAFCG

kaizen

Projecto Melhoria Continua - Requesies Internas

MM

30-05-2011

pdca

12

DAFCG

kaizen

Projecto Melhoria Continua - Avaliao de Fornecedores

MM

30-05-2011

pdca

13

Geral

Depoimento PAEX

FL

14

DAFCG

kaizen

16-06-2011

pdca

15

DAFCG

Estratgia

16

Geral

Geral

17

Geral

Geral

Estratgia

Auditoria Kaizen

MM

Preparao da Reunio de Definio estratgica com a

EQUIPA

MM

Reporte Mensal

MM

Ler Estudo do BPI

MM

13

Copi a r
ma pa s pa ra
pa s ta

Actua l i za r
hi perl i ga
es

4. Gesto por Objectivos

Matriz
Responsabilidades

PLANO
MENSAL

MONITORIZAO
CONCURSOS
PBLICOS
BSC

29 de Junho de 2011

INDICADORES
LEAD TIME

Projecto Kaizen- DAFCG

- Mnica Monteiro -

14

4. Gesto por Objectivos

ANTES
HOJE
660 ARTIGOS 486 ARTIGOS

OBJECTIVO
379 ARTIGOS

Dias Emisso Reporte 2011

-27%

-40%
5

5
4
3

Jan. Fev. Mar. Abril Mai. Jun

3,6

Jul Agos. Set. Out.

Dias emisso reporte

Mdia

% Anlise vs % Tratamento da
Informao
Real Reportes Set. e Out.:
- % Anlise

= 41%

- Tratamento = 59 %

29 de Junho de 2011

Projecto Kaizen- DAFCG

- Mnica Monteiro -

15

4. Autonomizar/Optimizar Processos
rea

Indicador

Antes

Recursos Humanos

Lead Time de
Processamento de Salrios

10 dias

5 dias

5 dias

Controlo de Gesto

Lead Time na Emisso do

Reporte Mensal
(tempo despendido na
produo de informao vrs
na nalise de informao)
Lead time do fecho do ms
contabilstico

3 Dias

2 Dias

2 Dias

Contabilidade

79% vrs 21%

8 dias

Financeira

Lead Time do Processo de

Pagamentos a
Fornecedores

8,7 dias

Aprovisionamento

Lead time do processo de

Compras

Regime Geral 34 dias

Regime Simplificado-5
dias

Gesto de
Armazns

N de produtos em carteira

660 Produtos
diferentes

29 de Junho de 2011

Projecto Kaizen- DAFCG

- Mnica Monteiro -

Dez.2010

59% vrs 41%

6 dias

3,5 dias

Regime Geral 22
dias
Regime
Simplificado-3 dias
486 Produtos

Hoje

60% vrs 40%

5 Dias

3,5 dias

Regime Geral 22
dias
Regime Simplificado
0,8 dias
471 Produtos

16

4. Autonomizar/Optimizar Processos
Auditoria Kaizen
120%
100%
80%

60%
40%
20%

Plano de Aces 2011

0%
Aprovisionamento

Contabilidade

Controlo Gesto

Maro
8

Direco

Finanas /
Tesouraria

RH

Abril

23

p
114

pd
pdca

29 de Junho de 2011

Projecto Kaizen- DAFCG

- Mnica Monteiro -

17

5. Reforo da Comunicao Interna

REUNIO DO DIA - DAFCG
Horrio:
Durao:
Local:
Moderador:
Inicio:

Reunio do Dia:

rea

Monitorizar a actividade das

diferentes reas;
Partilha de informao e de
identificao de problemas;
Maior proximidade entre as
equipas;
Participao de todos os
elementos do Departamento;
Projecto Kaizen- DAFCG
- Mnica Monteiro -

Indicador

13-Dez

N de novos Processos compra Elaborados

N de Procedimentos
valor de Requisies Internas recepcionadas
N de Informaes Propostas
N de ocorrncias processos
N de Ocorrencias Responsabilidade
Ponto situao Kaizen

Dirio
semanal 6
Dirio
Dirio
semanal 6
semanal 6
Dirio

Grau de Execuo do Processo Fecho de Ms

Total de Despesa cabimentada
Grau de execuo da Despesa
Contabilidade N de correces contabilisticas efectuadas
Rubricas com execuo Superior ao Esperado
Resultado de auditoria Interna
Ponto de situao kaizen

Dirio
Dirio
Dirio
semanal 6
semanal 6
semanal
Dirio

DCA

Financeira

RH

29 de Junho de 2011

12:00
30m
Tesouraria
Rotativo
30-11-2010

Controlo
Gesto

Comum

14-Dez
8
9
n.a.
n.a.
13 (5.489,53)
12 ( 30.548,32)
17
18
n.a
n.a
n.a
n.a
proc. 87%; 5s 90,68%
proc. 87%; 5s 90,68%
n.a.
65.285.215,03
75,98%
n.a.
n.a.
n.a.
76,30%

n.a.
65.286.523,46
75,98%
n.a.
n.a.
n.a.
88,60%

Saldos Bancrios Explorao

Saldos bancrios - BEI
Saldos bancrios - Reservas
Titulos
juros Bancrios DP
Fluxos de Caixa (Recebimentos e pagamentos)
Responsabilidades da Organizao
Pagamentos fora de Prazo >60d - Valor
N pagamentos Manuais
Ponto situao Kaizen

Dirio
Mensal
Mensal
Mensal
Mensal
Dirio
semanal 6
Dirio
Dirio
Dirio

Proc. 10% 5's 100%

Proc. 10% 5's 100%

N de esclarecimentos a colaboradores
Tempo dispendido com colaboradores
N aces de formao interna realizadas
N de inscrio em formao Externa
N de horas de Formao
N de horas Extraordinrias realizadas
Taxa de absentismo
Taxa de Rotatividade
N Admisses
N de Demisses
N de participaes ao Seguro
Ponto Situao kaizen

Dirio
Dirio
Dirio
Dirio
Mensal
Mensal
Mensal
Mensal
Dirio
Dirio
Dirio
Dirio

24
150
5'S- 100%; P-77,3%

20
110
5'S- 100%; P-77,3%

Grau de actualizao dos Cubos de informao

Dirio

N de trabalhos Solicitados/propostos

semanal 6

Nivel de servio da Informatica (tickets informatica)

Dirio

Grau de Execuo do QUAR

Grau de execuo da Estratgia
Resultado liquido actual/ projectado
EBITDA

Mensal
Mensal
Mensal
Mensal

Ponto situao Kaizen

Dirio

Problemas/Informaes relevantes
Curiosidade

Dirio
Dirio

5.151.285,00

8.779.567,26

440,13

-373.409,06

0
4

1
14

ok

ok

- 52 tickets abertos (10,2% do

total tickets - 512) at dia 13 s
11h46m.
Tickets criados: 0
Tickets fechados: 0

- 52 tickets abertos (10,2% do

total tickets - 512) at dia 13 s
11h46m.
Tickets criados: 0
Tickets fechados: 0

Execuo Total = 5296% num

total de 51 aces.
5 S's -> 88%
Num total de 25 aces:
- 3 no iniciadas (deslocao
monitores + 2 de normalizao);
- 1 em curso (trolleys).
Processos -> 19,2%
Total de 26 aces.

Execuo Total = 5296% num

total de 51 aces.
5 S's -> 88%
Num total de 25 aces:
- 3 no iniciadas (deslocao
monitores + 2 de normalizao);
- 1 em curso (trolleys).
Processos -> 19,2%
Total de 26 aces.

18

6. Sentimento dos colaboradores

PONTOS POSITIVOS

PONTOS NEGATIVOS

Sistematizao/ viso integrada do

trabalho dirio de processos crticos;

Organizao, regras e procedimentos
Pensar e fazer simples
Compromisso da equipa com a melhoria
contnua;
Eliminao de tarefas sem valor
acrescentado

Dificuldade de concretizao de aces

dependentes de 3s;
Acumulao de tarefas;

PONTOS PARA O FUTURO

5s informticos;
Manuteno do principio da Melhoria Continua;
Troca de experincias entre as reas;

29 de Junho de 2011

Projecto Kaizen- DAFCG

- Mnica Monteiro -

19

Questes:

29 de Junho de 2011

Projecto Kaizen- DAFCG

- Mnica Monteiro -

20