Gua de Aprendizaje: Organizar eventos que promuevan las relaciones

empresariales

Fecha:
26_03_2012
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1. IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE

Nombre del Programa de Formacin: Tcnico Asistencia Administrativa

No. Ficha en Sofa:

Nombre del Proyecto:

Fase del Proyecto:

Entregable de Fase:
Informe de la planeacin, ejecucin y evaluacin de un
evento

Competencias a Desarrollar
210601002. Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social
de la empresa
Resultados de Aprendizaje
Tiempo
Estimado de
21060100201 Realizar eventos en la Unidad Administrativa teniendo en cuenta el tipo de
Ejecucin:120
evento, la conformacin de comits, la coordinacin de las diferentes actividades, y las
horas
polticas institucionales.
21060100202 Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el
propsito, objetivo, plan, protocolo, los medios de divulgacin y las polticas de la
organizacin.
21060100203 Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de
la organizacin.
2. INTRODUCCIN
La organizacin de eventos como herramienta de comunicacin organizacional ha experimentado un importante
desarrollo en los ltimos aos. La saturacin de algunos medios y la prdida de eficacia de las formas tradicionales
de publicidad, han llevado a las empresas a buscar nuevas formas para relacionarse con su pblico. Por esta
razn los eventos han demostrado ser una herramienta estratgica de comunicacin empresarial, que consigue
impactos directos y efectivos con su pblico objetivo.
La organizacin de eventos es una herramienta de comunicacin de marketing capaz de aportar valor a las marcas
a partir de la relacin experiencial con el cliente.
El desarrollo de esta gua permitir al aprendiz, comprender los conocimientos para la aplicacin de los
procedimientos, enfocados a la planeacin, ejecucin y evaluacin de eventos, as como las normas de gestin de
la calidad vigentes para el desarrollo de los mismos.
3. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE:
Para desarrollar la actividad, debes estudiar los materiales de apoyo y seguir las siguientes instrucciones:
Motivacin e identificacin de saberes previos para la organizacin de eventos:

Lectura de una noticia o artculo sobre el xito en la organizacin de eventos.

Preguntas del docente a los aprendices sobre: inters por aprender sobre organizacin de eventos,
experiencias en organizacin de eventos empresariales, eventos en que le gustara participar, relacin de
los conocimientos tericos y de las herramientas necesarias para organizar un evento con el perfil y
ocupacin del Asistente Administrativo, incidencia en la fidelidad y satisfaccin del cliente a partir de los
resultados de la evaluacin de un evento empresarial.
Contextualizamos la organizacin de eventos
De manera grupal realizar lectura a los documentos de estudio, facilitados por el instructor:
a) Norma Tcnica Sectorial NTS-OPC 001. Operacin de Congresos, Ferias y Convenciones. Requisitos
de Servicio

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b) NCL 21060102. Promover eventos que promueven las relaciones empresariales, teniendo en cuenta
el objeto social de la empresa
c) Decreto 770 de 1982. Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la Repblica
Realizar intercambio de conocimientos entre aprendices a travs de la tcnica de la Rejilla
Elaborar mapa conceptual en Cmap Tools de los conocimientos adquiridos y preparar para socializar en
encuentro grupal.

Consultar de manera individual la Clasificacin de los Protocolos y elaborar cuadro comparativo a partir
aspectos como: concepto, objetivos, pblicos, tipos de actos, ejemplos de eventos nacionales e
internacionales, socializar mediante la tcnica de los carteles.

Realizar un ensayo de 2 pginas (letra arial 12, espaciado sencillo) para uno de los siguientes: Relacin
entre la organizacin de eventos (el protocolo) y su difusin general (la comunicacin), los eventos como
estrategia para promover la imagen e identidad corporativa, etiqueta social y etiqueta empresarial, artes
aplicadas a eventos (ambientacin (elementos como: flores, dibujos, fotos, plantas escenogrficas, como
para tener un contacto prctico, sensorial y creativo con la ambientacin), maquillaje, aplicaciones de
sonido y msica, estrategias para la comunicacin y difusin de eventos

En equipo colaborativo: a partir del contenido de los documentos ya estudiados, consulta en la pagina
web: http://protocolo.org, http://asociacioncolombianadeprotocolo.blogspot.com/ y otras fuentes de
informacin, elaborar Cuestionario Cultura General de Eventos, el cual deber estar conformado por 15
preguntas que integre los contenidos de conocimiento y de proceso de la competencia: Organizar eventos
que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa, segn el
programa de formacin.
Realizar socializacin a partir de dinmicas grupales como: lotera, sopa de letras, puntos clave,
cuestionario general, entre otras.

Aprendemos organizando, viendo y participando en eventos empresariales

En equipos colaborativos: evidenciar el logro de los resultados de aprendizaje de la competencia
Organizar eventos mediante prctica en la: planeacin, desarrollo y evaluacin de un evento real o
simulado de tipo: acadmico, poltico, deportivo, cultural, empresarial, social y/o religioso. Cada equipo
colaborativo deber asumir un tipo de evento diferente al de los dems.
Elaborar y presentar informe administrativo largo sobre de la planeacin, ejecucin y evaluacin del
evento realizado con los respectivos anexos que evidencien el cumplimiento de cada etapa del proceso
desde la planeacin hasta la evaluacin, post-evento y propuestas de mejoramiento.
Ambiente(s) requerido(s): Aula de informtica, aula con mesas polivalentes para trabajo colaborativo,
espacio amplio para el montaje del evento, auditorio, placas deportivas
Medios y Recursos requeridos:
Medios: Equipo de computo con conectividad, video Beam, Sofa Plus: Sistema Optimizado para el
Aprendizaje Activo (Software acadmico del Sena)
4. EVALUACION
Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento
Cuestionario sobre Cultura General
Organizacin de eventos
Evaluacin escrita: Organizacin de
eventos

Criterios de Evaluacin
Estructura eventos menores aplicando las
etapas, los conceptos bsicos y las
directrices de la organizacin.
Selecciona los recursos humanos, tcnicos y
tecnolgicos requeridos para la planeacin,
coordinacin y ejecucin del evento.
Selecciona
los
medios
tcnicos
y

Tcnicas e
instrumentos de
Evaluacin
Tcnica: Preguntas y
respuestas, tcnicas de
juego para socializacin
grupal
Instrumento:
Cuestionario

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Evidencias de Aprendizaje

Criterios de Evaluacin

Evidencias de Desempeo
Socializacin
cuestionario
Cultura General Organizacin
de Eventos
Observacin de la participacin
en la planeacin, ejecucin y
evaluacin del evento
Evidencia de producto

tecnolgicos para la divulgacin del evento.

Realiza la divulgacin del evento, de acuerdo
con las polticas de la organizacin
Conserva los documentos, producto del
evento, de acuerdo con el soporte y la
legislacin vigente.
Selecciona
las
propuestas
de
los
proveedores, teniendo en cuenta los
requerimientos para el evento y cumpliendo
con el presupuesto asignado.
Determina las medidas de seguridad
necesarias para la realizacin del evento.
Realiza el evento de acuerdo con lo planeado
y las polticas institucionales

Mapa conceptual contextualizo

la organizacin de eventos
Cuadro
comparativo:
Clasificacin de eventos
Ensayo sobre organizacin de
eventos
Informe de la planeacin,
ejecucin y evaluacin de un
evento realizado en grupo
colaborativo

Forma y fecha de entrega de las evidencias:

Tcnicas e
instrumentos de
Evaluacin
Tcnica:
Observacin
Instrumento: Lista de
chequeo:
planeacin
ejecucin y evaluacin
de eventos.
Tcnica: Valoracin de
Producto
Instrumento: Lista de
chequeo Informe de la
planeacin, ejecucin y
evaluacin
de
un
evento.

Colocar fecha de entrega

5. GLOSARIO
Evento: Acontecimiento programado que responde a una finalidad especfica, en el cual el sujeto
fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.
Protocolo: Regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o por costumbre.
6. FUENTES
Norma Tcnica Sectorial NTS-OPC 00, ICONTEC
NCL 210601002. Promover eventos que promueven las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el
objeto social de la empresa
Protocolo y etiqueta: http://www.protocolo.org/
Presidencia de la Republica. Decreto 770 de 1982. Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la
Presidencia de la Repblica.http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=40050 Accesado
30 de julio de 2012.
Asociacin Colombiana de Ceremonial y Protocolo: Bloger.
http://asociacioncolombianadeprotocolo.blogspot.com/, Accesado, 31 de julio de 2012
7. DOCENTES ASOCIADOS A LA FASE:
Nombres
Especialidad

8. Gua elaborada por: Instructores Articulacin Educacin Media

Fecha
Tcnica, Asistencia Administrativa, Centro de Comercio
Gua ajustada por:
ELABOR

31

07

Fecha
REVIS

APROB

VERSIN

FECHA

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