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ADMINISTRADOR O ANALISTA?
-Poltico y defensor de los intereses de su departamento
-El tiempo de un gerente va le cinco veces ms que lo cuestan
Tres horas de un tcnico
DR: - Bien. Usted me pidi., hace tres semanas, siete mil dlares porque necesitamos alguna cosa
de SP, y hoy viene a pedirme cinco mil dlares ms.
GS: - Es TCP/IP doctor. Lo que sucede es que los problemas de Tecnologa de Informacin son
imprevistos, pero no estoy pidiendo solamente cinco mil dlares. Necesito cambiar nuestra
conexin Dial-up por una lnea dedicada, y a mejorar nuestro servidor para que nuestros clientes
puedan hacer FTP de nuestros manuales y...
DR: - Basta. Dgame cunto necesitamos gastar esta semana en tecnologa y lo discutir con
Finanzas. Deje su reporte en la mesa y maana le dar mi decisin.
GS: - Reporte?
DR: - Claro! Su anlisis del retorno de inversin...Maana hablar con el director financiero.
GS: - Retorno de inversin? No solamente hice esa hoja donde relacion lo que necesito con los
precios aproximados.
DR: - Muy bien, muy bien. Deje la hoja y maana hablar con Finanzas. Ahora vuelva a su trabajo,
gracias.
Analizando el dilogo anterior. Qu conclusin podramos obtener? El ejemplo de arriba es tpico.
Muchos gerentes de sistemas cometen el error de hablar en informats(lenguaje informtico) con
personas fuera del rea. Es muy importante entender que la posicin gerenteno es simplemente
una posicin de jefe; en ese cargo las personas dejan de ser tcnicos en su rea para convertirse en
polticos.
Como polticos y defensor de los intereses de su departamento, un gerente de sistemas tiene que
saber planear y presentar sus necesidades sin utilizar el informats. Muchas los directores piensan
que deben aprender informtica para estar actualizados. Yo estoy de acuerdo, pero deben aprender a
utilizar la informtica sin necesidad de convertirse en tcnicos. En realidad, un gerente de sistemas
tiene que saber de administracin. Por suerte, lo que tiene que saber el gerente se sistemas es ms
fcil de aprender que convertir un administrador en un tcnico.
En el dilogo de arriba podemos percibir que el gerente de sistemas se equivoc en algunas cosas:
-Habl en informats.
-No realiz su presentacin con un plan de inversin.
-No presento los beneficios que se obtendran de una forma clara y prctica.
-Ser verdad que necesita realmente todo lo que pide?Dnde estn las estadsticas que dan base a
su solicitud?
-Su forma de comportarse, sin bases ni justificaciones, irrit al director, quien no quiso hablar ms
del asunto.
En la siguiente parte de este artculo vamos a sealar que puede hacerse para evitar este tipo de
problemas.
Anlisis de tiempos
En qu se gastan las horas / hombre en informtica? Esta pregunta es muy importante para
justificar las inversiones y prever bien los plazos de entrega de trabajos. Es indispensable que el
gerente de sistemas conozca que ocurre en su departamento y que no este sentado en una mquina
desarrollando o solucionando problemas. Muchas veces es preferible que un tcnico invierta tres
horas para solucionar un conflicto que el gerente, con su experiencia, resolvera solamente en 30
minutos, porque el tiempo del gerente cuesta cinco veces ms que las tres horas del tcnico.
Para analizar los tiempos, debemos implementar en el departamento de sistemas un reporte de
actividades de los tcnicos. Aunque muchos gerentes de sistemas afirman que los reportes de los
analistas, es importante analizar cmo se invierte el tiempo para conocer su valor. El reporte
individual debe contener la siguiente informacin:
Con los reportes internos, un gerente de sistemas puede hacer el siguiente planteamiento. Necesito
comprar un software de administracin de varias versiones e inventario de la red, porque tengo un
gasto de 10 horas semanales en soporte a usuario, es decir, 600dlares al ao por usuario. Como
pueden comprobar en este reporte de soporte de los ltimos meses, comprando este software que
cuesta 50 dlares por usuario, voy a reducir a dos horas semanales el soporte, y por consecuencia,
reducir de 600 a slo 120 dlares al ao por usuario. Con una inversin de 50 dlares puedo
reducir hasta 80 dlares de mis costos.
En su opinin, cree usted que la direccin general aprobar la inversin con esta forma de
presentar la solicitud? Claro que s, pero el gerente tiene que presentar un anlisis estadstico para
justificar su solicitud. Y regresando al anuncio de contratacin de un gerente de sistemas por una
empresa, una forma ms eficiente de bsqueda de un profesional, sera la siguiente:
Gerente de Sistemas: Formacin en Informtica o de Administracin pero con conocimientos
slidos en las dos reas. Conocimientos en planes de inversiones, administracin de personal y
control de tiempos. Habilidades de negociacin y para hablar en pblico. Conocimientos del idioma
ingls superiores al 90 por ciento.
En conclusin, cualquier gerente, de sistemas o no, debe tener conocimientos de administracin
para poder coordinar el trabajo de su personal. El gerente se sistemas tiene un agravante: su
departamento requiere inversiones constantes y sus plazos son crticos para el buen funcionamiento
de la empresa. No podemos olvidar que el departamento de Informtica es un centro de costo y no
agrega ganancias a la empresa de forma directa, excluyendo las empresas de informtica, por
supuesto. Un gerente de sistemas debe ser administrador y analista, pero ms administrador que
analista.
El autor es Gerente de Negocios de
Trend Micro Latinoamrica y
Director general de
Trend Latinoamrica Mxico.