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G u a de El a bo r a ci n d e R e po rte s Her r am i ent a d e A dm i ni st ra ci n 2. 0

A - CREAR COPIA FSICA Y HEREDAR REGISTRO DE CONFIGURACIN
NOTA: Los pasos de esta seccin deben ser ejecutados si identifica realizar modificaciones sobre un reporte o formato original del
sistema. Si el archivo personalizado ya existe, y lo que desea es modificarlo, omita este paso y ejectelos a partir de la seccin B,
segn lo que aplique.

6.

1.

Ingrese a la Herramienta de Administracin 2.0

2.
3.

Seleccione el men Herramientas, la opcin Reportes y el

producto sobre el que va realizar el reporte.
En la pantalla Modificar Reportes (Nombre del producto),
seleccione la pestaa que corresponde al reporte que desee
trabajar.

4.

Ubique el grupo del reporte, posicinese sobre l y haga doble

5.

clic, o haga un clic en el botn

.
En la pantalla Configuracin de Reportes/Procesos (Nombre

del producto) desplcese hasta encontrar el registro del

formato o Reporte a Modificar.
Verifique/Asigne (si estuviese vacio) en el campo Ruta, el directorio donde se encuentra el Reporte a modificar. Una
vez asignado se mantendr, y solo requerir cambiarlo si desea modificar un reporte de otro producto.

7.

Haga clic en el botn Diseador de Informe.

8.

Desde el Diseador del Informe haga clic en el Botn Guardar en archivo Crystal Report
, coloque el
nombre del archivo fsico del Nuevo reporte (tome nota del nombre ya que lo utilizar posteriormente) , asegurndose
que se almacena en la ruta donde se guardan todos los reportes del sistema. (con esto ya realiz la copia del archivo
rpt original).

9.

Cierre el Diseador de Informe

10. Marque la casilla

, haga clic en el botn Agregar Nuevo para que se cree una
copia de la configuracin del registro sobre el que est posicionado. (Usted visualizar el campo ubicacin en
blanco).
11. Modifique el campo Descripcin y coloque all el nombre del nuevo Reporte o formato. (Ser el nombre que
visualizar el usuario al ejecutarlo en el sistema).
12. Indique en el campo Ubicacin el nombre que asign al reporte en el paso 8 y agregue al nombre el sufijo .rpt.
13. Presione el Botn Esquema del Reporte,

se va generar la advertencia No se consigue la ruta del archivo XSD

asociado al reporte, presione OK y se abrir la pantalla esquema del reporte .

14. Seleccione en:
la Base de datos en SQL, en la que va a ejecutar el
reporte. Si fuesen varias, basta con que indique una de ellas.
15. Haga clic en el botn Actualizar, y el sistema se encarga de generar el esquema del reporte.
16. Haga clic en el botn Guardar (en la pantalla esquema del reporte), y se crear en la ruta donde se almacenan los
reportes, un archivo con extensin .xsd del mismo nombre dado al reporte en el campo Ubicacin y sufijo DS
(Sintaxis: NombreReporteDS.xsd). Se muestra un mensaje archivo almacenado con xito
17. En la pantalla de Configuracin del reporte o formato, Haga clic en el Botn Guardar
18. Ejecute desde el Sistema Profit Plus Nmina el reporte y/o formato , y verifique que puede ejecutarse y que funciona
de forma idntica al reporte original. (ya est listo para iniciar las modificaciones a su formato o reporte)

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B- MODIFICAR DISEO DESDE LA HERRAMIENTA DE ADMINISTRACIN 2.0

NOTA: Los pasos de esta seccin asumen que usted ya trabaja sobre la copia de un archivo original del sistema, y sern ejecutados si
desea dar formato a etiquetas y/o campos existentes en el diseo del reporte agregar campos que ya estn en el dataset
(esquema), agregar secciones al diseo clculos basados en campos existentes. Para modificaciones que requieran agregar campos
y/o realizar operaciones sobre campos que no existen en el dataset, agregar filtros o criterios de ordenamiento, debe omitir estos
pasos y ejecutar los indicados a partir de la seccin C.

1.

Ubique la configuracin de registro del reporte o formato a modificar en la Herramienta de Administracin 2.0 (si
tiene dudas consulte los pasos del 1 al 4 indicados en la seccin A)

2.
3.

Haga clic en el botn Diseador de Informe.

Realice los cambios a nivel de diseo que desee.

4.

Si desea verificar si un campo que no est en el diseo ya est definido en el dataset del informe, realice los siguientes
pasos :
a.
b.
c.
d.

Haga clic en el botn Cambiar la vista del campo

, para visualizar en la seccin izquierda una pestaa
de nombre Informe Principal.
Expanda el nodo Campos de bases de datos
Expanda el nodo que se encuentra debajo de HeaderRep, y all vera listado los campos disponibles para
agregar.
Si identific el campo requerido, arrstrelo hasta la seccin del diseo donde desee mostrarlo, agrguelo en
el campo de frmula, entre otros.

5.

Desde el Diseador del Informe haga clic en el Botn Guardar en archivo Crystal Report
, y guarde los
cambios asignando un nombre transitorio por ejemplo Temporal (no se le permite guardar con el mismo nombre
del archivo abierto, pero tome note del nombre que tiene asignado antes de cambiarlo).

6.
7.
8.

Cierre el Diseador de Informes

En la configuracin del reporte modifique el campo de Ubicacin y coloque temporal.rpt.
Haga clic en el Botn Diseador de Informe se abrir el Reporte Temporal (puede reali zar otros cambios a nivel

de diseo, si tena pendientes por realizar).

Desde el Diseador del Informe haga clic en el Botn Guardar como y asigne al archivo temporal el nombre que
originalmente tena su reporte (el que tomo nota en el paso 5 de esta seccin).
10. Cierre el Diseador de Informes
9.

11. Coloque en la configuracin de reporte en el campo de Ubicacin el nombre original del reporte, es decir, el
nombre que asign al guardar el archivo en el paso anterior con sufijo .rpt. Ejemplo NombreReporte.rpt
12. Guarde la Configuracin del Reporte.
13. Ejecute el reporte y confirme los cambios realizados
NOTA: En las modificaciones realizadas desde la Herramienta de Administracin 2.0 esta iteracin con el nombre del reporte ,
deber realizarle las veces que guarde las modificaciones.

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C - AGREGAR FILTROS Y CR ITERIOS DE ORDENAMIENTOS

C.1) AGREGAR U N F I L T R O

1.

Para agregar un filtro, ubique la configuracin de registro del

reporte, y en la seccin Campos Filtros posicinese en la
ltima fila.

2.

En la columna Parmetro indique el nombre de la variable

que se pasar al Store Procedure (SP), manteniendo las
siguientes convenciones en la letra inicial :
sparametro = Char y vchar(String)
iparametro = Integer
bparametro = Boolean (Bit)
dparametro = Date

3.
4.

5.

En la columna nombre indique el nombre del filtro que visualizar el usuario al ejecutar el reporte.
En la columna tipo seleccione el tipo de dato al que pertenecer el filtro creado:
Carcter -> Cadena de caracteres o String
Nmero -> Formato tipo entero
Numrico -> Formato tipo decimal (18,2)
Fecha -> Formato tipo fecha
Tabla -> Valores proveniente de tablas del sistema. Ej.: centro de costo cuentas, etc.
Fijo -> Lista de valores precargados en la tabla MPFijos, editable desde la herramienta
administrativa
Guarde los cambios en la configuracin de registro. (falta ejecutar un paso sobre el SP que se realizar posteriormente
en la seccin C.3).
C.2) AGREGAR U N CRITERIO DE ORDENAMIENTO

1.

Para agregar un nuevo criterio de ordenamiento, ubique la

configuracin de registro del reporte, y haga clic sobre el botn
Criterio de ordenacin

2.

En la pantalla Campos a ordenar, en la columna Cdigo indique el

nombre d el campo por el cual desea ordenar el reporte (el nombre del
campo en el SP).

3.

En la columna Descripcin indique el nombre del nuevo criterio de ordenamiento tal como desea lo visualice el
usuario.

4.

Guarde los cambios realizados en la configuracin de registro. (falta ejecutar un paso sobre el SP que se realizar
en la siguiente seccin).

C.3) MODIFICAR O CREAR PROCEDIMIENTO ALMACENAD O ( S P )

NOTA: Los pasos de esta seccin los ejecutaremos para culminar la inclusin del nuevo filtro o del nuevo criterio de ordenamiento,
pero adems tambin podemos utilizarlo para agregar campos al reporte que no estn en el Dataset (esquema), haciendo la
modificacin del SP. Las instrucciones de esta seccin, son ejecutadas desde la Herramienta de Administracin 2.0, pero tambin
podra examinar y/o modificar el SP desde SQL Server.

1.
2.

Ubique la configuracin de registro del reporte, y tome nota del valor del campo Funcin (este es el nombre
del SP que buscaremos en la base de datos).
Seleccione el men Herramientas, la opcin Ejecutar Script (en la Herramienta de Administracin 2.0)

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3.

Marque la base de datos o bases de datos en las que desea

generar/modificar el script (las bases de datos seleccionadas
correspondern a las empresas en las que se podr ejecutar el
reporte formato).

4.

Seleccione el botn
, el sistema listar los SP almacenados en las bases de datos seleccionadas (si
no seleccion ninguna base de datos en el paso anterior, el sistema listar los SP de la base de datos Maestra)
5.

Elija de la lista el SP cuyo nombre tom nota en el primer paso de esta

seccin

6.

Se muestra el contenido del SP de la siguiente manera:

Mantenga la clusula Create, para
generar un nuevo SP (lo que debe
cambiar es el nombre . Se sugiere
mantener prefijo Rep). Si el SP ya es
una copia del original y lo que desea es
hacer modificaciones, simplemente
cambie el Create por Alter.

NOTA: No se debe modificar (aplicar alter) directamente sobre los SP del sistema. Si usted requiere aplicar un cambio y tomar
como base el que trae el sistema, haga una copia usando la instruccin create y colocando el nombre que usted decida .

Filtros propios
del SP original
(obligatorios)

Variables que
debe mantener en
los reportes

7.

Es recomendable mantener las variables de

los filtros que trae el SP original (obligatorias),
es decir, no debemos eliminar las variables
que trae el estndar. Estas variables las vamos
a encontrar despus del nombre del SP.

8.

Declare el nuevo filtro (slo si aplica): Utilice

el nombre de la columna parmetro de los
campos de filtros que agreg en la
configuracin del reporte. Indique el tipo de
dato y el valor inicial.

9.

Agregue el filtro en la clausula Where.

Recuerde que los parmetros que manejan
rango de valores, deben tener como sufijo en
el nombre _d para denotar el valor inicial, y
_h para el valor final.

10. Es muy importante que tome en cuenta que si el usuario no selecciona nada en los filtros (adems el usuario no
est obligado a hacerlo) en estos casos el sistema devuelve null, y usted debe contemplar esta validaciones en el
SP en la clausula where.

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11. Agregue el nuevo criterio de ordenamiento (slo si aplica):

en la seccin del Order by, utilice el cdigo de los campos a
ordenar indicados en la Configuracin del Reporte.
12. Cuando termine de modificar el SP haga clic en el botn
ejecutar, para que los cambios sean guardados.
NOTA: No se deben armar cadenas en el store y luego mandarlas a
ejecutar.

C.4 ACTUALIZAR ESQUEMA (DATASET)

1.
2.

3.

Ubique la configuracin de registro del reporte o formato que est creando o

modificando.
Modifique el campo funcin y coloque all el nombre del Nuevo SP (slo si el
SP lo cre en la seccin C.3; pero, si lo que hizo fue modificarlo no tiene que
cambiar el nombre del campo).
Presione el Botn Esquema del Reporte,

4.

5.

Seleccione en:
la Base de datos en
SQL, en la que va a ejecutar el reporte. Si fuesen varias , basta con que indique
una de ellas.
Haga clic en el botn Actualizar, y el sistema se encarga de actualizar el esquema del reporte.

6.

Presione el Botn Guardar

C.5) ASOCIAR ESQUEMA (DATASET)
NOTA: Los pasos de esta seccin slo se ejecutan la primera vez que est creando la copia el SP basado en el SP original del
sistema (porque los campos quedan desvinculados) y cuando se realice sobre el SP modificaciones que impliquen agregar campos

1.

Ubique la configuracin de registro del reporte o formato que est creando o modificando.

2.

Haga clic en el botn Diseador de Informe.

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3.

En la seccin izquierda del Diseador de

Informes haga clic sobre el nodo Campos de
Base de Datos.

4.

Haga clic derecho posicionado sobre esa

opcin, y en el men contextual seleccione
Asistente de base de datos.

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5.

Elimine todos los elementos de la seccin Tablas Seleccionadas. Para eliminarlo haga clic en el

6.
7.

botn
.
Posicinese sobre la carpeta Crear nueva conexin y expndala.
Expanda el nodo ADO.NET (XML), y seleccione en la pantalla que le aparece, el archivo (.xsd) del mismo
nombre del reporte, y luego haga clic en el botn Finalizar.

Ruta del nuev o DS creado.

8.

El esquema agregado, ser visualizado debajo del nodo ADO.NET (XML) en la seccin orgenes de datos
disponibles.

9.

Selecciones el esquema y agrguelo a la seccin Tablas Seleccionadas . Para agregarlo haga clic en el botn

.
10. Al hacer clic en el botn OK, se posiciona en la pestaa vnculos . Haga clic en el botn Ok nuevamente
y se mostrar el mensaje: Su actual configuracin de vnculos contienen mltiples puntos de partida, Haga
caso omiso al mensaje.
11. Como los campos que estaban en el diseo del reporte estaban vinculados al Dataset (esquema) anterior,
son removidos de forma automtica y deben ser agregados nuevamente. Si el reporte tiene incluidos campos
de formula, los mismos deben ser editados y actualizado el nombre del Dataset anterior por el nuevo que fue
generado.
12. Guarde el reporte (recuerde usar el archivo temporal segn lo explicado en la seccin B y luego volver a
guardar con el nombre de su reporte).
13. Ejecute el informe para verificar que todos los cambios fueron exitosos

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