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CASO PRCTICO
Para PROCOFORMAS S.A., para realizar un buen control debe haber unas
herramientas y unas tcnicas que nos ayuden o permitan realizar esta funcin ms
fcilmente. Entre los objetos ms que un gerente ms debe controlar es la
informacin. La informacin apropiada en el momento oportuno y en cantidad
precisa puede ser la clave para salir de un problema o de una situacin de riesgo.
Para controlar esta informacin en las empresas, existe el Sistema de
Informacin para la Gerencia (MIS) el cual es un sistema que proporciona a la
gerencia la informacin que necesita a intervalos peridicos. Lo que los gerentes
ms debemos tener en cuenta es que es muy diferente la informacin a
simplemente los datos.
Una empresa puede tener muchos datos, pero si esta no los tiene analizados y no
los usa para su control es como si no tuviera nada. Datos son hechos escuetos y
sin analizar, en cambio la informacin son hechos analizados y procesados. Pero
no basta con tener la informacin, hay que saber como usarla para el control. Para
comenzar, hay que saber que cuando se toma una dedicin hay que estar
consciente de la informacin que se va a necesitar, reunir las decisiones que
necesiten informacin similar o parecida y finalmente disear un buen proceso de
informacin.
Una vez que se tenga un buen proceso de informacin, hay que saber
implementarlo. Antes de la implementacin hay que hacerle una prueba al
sistema, si se encuentran fallas en estos ensayos, es necesario corregirlas y
buscar una solucin. Luego toca prepara al usuario con la capacitacin adecuada,
en este punto toca estar preparado para encontrar resistencia puesto que las
personas tienden a resistirse al cambio. Toca lograr que los empleados y clientes
se involucren y vigilar que a este sistema de informacin no entre gente que no
pueda tener acceso a estos. Finalmente hay que realizar revisiones peridicas de
la informacin e ir extractando lo que sea necesario.
Los sistemas de informacin actuales, obligan a los administradores a participar
directamente en los sistemas de informacin y no a delegar a otras personas,
tambin obliga al gerente a mejorar su capacidad de toma de decisiones y obliga
tambin a crear nuevos diseos organizacionales.
Hay tambin que hacer control a empresas financieras. Toca analizar el
presupuesto que haya y compararlo con el presupuesto que se necesite para
lograr lo propuesto. Lo que se ha planeado, tiene que adaptarse al presupuesto
que haya. Para PROCOFORMAS S.A. para planear y controlar hay que tener en
claro el presupuesto disponible debido a que no puede pretenderse hacer algo que
no se pueda hacer por falta de recursos.
Para controlar las operaciones en una empresa, toca tener en cuenta el grado de
eficiencia y eficacia de los procesos de transformacin en una organizacin. Para
hacer este tipo de controles, existen graficas de control TQM calculadas por
mtodos estadsticos que muestran resultados de unas mediciones hechas sobre
las operaciones, existe tambin el modelo EQO (modelo de la cantidad
econmica del pedido) que equilibra los costos de compras, pedidos,
mantenimiento de inventarios, faltantes, con el fin de calcular la cantidad optima
para una orden de compra.
Los controles del comportamiento, son de los ms importantes en la
administracin porque hay que trabajar con personas. Como para
PROCOFORMAS S.A. es ms importante el control a los empleados y las
personas vamos a ampliar estos mtodos de comportamiento: