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Introduo ao MS-Access:
Recapitulao:
Tabelas:
Uma coleo de dados de mesmo assunto ou tpico, uma tabela armazena
os dados em Registros (linhas) e Campos (colunas)
Consultas:
Objeto que seleciona registros e campos armazenados nas tabelas. Voc
pode pensar numa consulta como uma pesquisa num conjunto particular de dados.
Formulrios:
Objeto no qual voc coloca controles para a entrada, exibio e edio de
dados nos campos.
Relatrios:
Objeto que apresenta os dados formatados e organizados segundo as
especificaes do usurio.
Segurana:
Antes de comear :
Deve-se criar uma cpia de reserva do banco de dados do grupo de trabalho,
SYSTEM.MDA, onde o Microsoft Access armazena as especificaes das opes de
cada usurio e as configuraes da barra de ferramentas. Em um ambiente de multiusurio, o banco de dados do grupo de trabalho tambm contm as informaes de
cadastro de segurana do seu grupo. Se o seu arquivo SYSTEM.MDA for perdido ou
danificado, voc no poder iniciar o Microsoft Access. Uma vez feita uma cpia de
reserva desse arquivo, s ser preciso copi-lo novamente caso haja mudanas nas
opes, barra de ferramentas ou nas informaes da cadastro de segurana.
Exerccio:
Implemente a segurana no banco de dados do curso, criando trs
grupos:
DBA
- administrador (Todas as permisses)
Gerentes - usurio
(somente para leitura)
Digitadores- usurio
(com permisses para leitura, gravao,
excluso e atualizao)
Consultas:
Usando SQL no MS-Access
A Structured Query Language SQL uma linguagem muito usada na consulta,
atualizao e gerenciamento de banco de dados relacionais. Cada consulta criada no MSAccess tem uma instruo SQL associada que define as aes daquela consulta.
Normalmente mais conveniente usar a grade QBE e as ferramentas grficas de
estruturao de consulta do Access para criar e modificar consultas. Mas se voc est
familiarizado com SQL, pode usar instrues SQL para:
Consultas Unio
uma consulta especfica SQL que cria um resultado contendo dados de todos os
registros especificados em duas ou mais tabelas. Pelo contrrio, uma consulta baseada em
uma associao cria um dynaset contendo dados somente de registros cujos campos
relacionados encontram uma condio especificada.
Por exemplo, uma consulta unio da tabela clientes e data da tabela fornecedores
resulta um Resultado que contm todos os registros especificados em ambas as tabelas, a
de clientes e a de fornecedores.
A consulta unio a seguir, consiste de duas instrues SELECT que retornam os
nomes de empresa e cidades que estejam tanto na tabela Fornecedores como na tabela
Clientes, e sejam do Brasil.
A seguinte consulta unio consiste de duas instrues SQL SELECT que retornam
os nomes de companhias e cidades que esto nas tabelas Fornecedores e Clientes e so do
Brasil.
SELECT [Nome da empresa], [Cidade]
FROM [Fornecedores]
WHERE Pais="Brasil"
UNION SELECT [Nome da empresa], [Cidade]
FROM [Clientes]
WHERE Pais="Brasil";
para recuperar
Tipo
Contador
Texto
Texto
Tamanho
4 bytes
50
50
Tamanho
1 byte
BIT
1 byte
BYTE
COUNTER
1 byte
4 bytes
CURRENCY
8 bytes
Descrio
Para consultas em tabelas anexadas em produtos
de banco de dados que definem um tipo de dados
Binrio. O Microsoft Access no usa o tipo de
dados Binrio.
Valores Sim e No e campos que contm apenas
um entre dois valores.
Um valor inteiro entre 0 e 255.
Um nmero incrementado automaticamente pelo
Microsoft Access quando um novo registro
adicionado a uma tabela. No Jet database engine,
o tipo de dado para este valor Long.
Um
inteiro
dimensionado
entre
-922.337.203.685.477,5808
e
922.337.203.685.477,5807.
Tipo de dado
DATETIME(Consulte
DOUBLE)
SINGLE
DOUBLE
SHORT
LONG
LONGTEXT
LONGBINARY
TEXT
Tamanho
8 bytes
Descrio
Um valor data ou hora entre os anos 100 e 9999.
4 bytes
Exerccio
Criar uma consulta Definio de Dados para criar uma tabela com a seguinte
estrutura:
Nome do Campo
Tipo do dado Tamanho
Cdigo do Produto
Contador
Nome do Produto
Texto
40
Quantidade Por Unidade Texto
20
Preo Unitrio
Moeda
Unidades em Estoque
Nmero
Inteiro
Categoria
Texto
15
Fornecedor
Texto
40
O nome da tabela a ser criada ser Informaes dos produtos. Como chave
primria ser utilizado o campo Cdigo do Produto.
Criar sub-consultas
para criar uma sub-consulta, voc usa a grade QBE, mas insere uma instruo
SQL SELECT como critrio.
Para maiores informaes consulte Criando uma Sub-consulta dentro de SQL:
sub-consultas na ajuda do MS-Access.
Consulta excluso:
Exclui os registros de uma ou mais tabelas que atendem a um critrio.
Consulta anexao:
Adiciona uma grupo de registros de uma ou mais Tabelas para outra ou mais
tabelas.
Consulta atualizao:
Altera ou dados em um grupo de registros de uma ou mais tabelas.
Exerccio I
Crie uma consulta de Criao de tabela para listar o Nome do produto,
Quantidade em estoque e o Fornecedor , Cdigo do Fornecedor, onde a quantidade em
estoque seja menor que 20. O nome da tabela de sada ser Produtos em Baixa.
Salve a consulta como Cria Produtos em Baixa.
Consulta excluso:
1. Quando desejamos excluir vrios dados de uma tabela com dados alguns dados em
comum, ns devemos criar uma consulta seleo para exibir estes registros e depois
transformar numa consulta excluso.
2. Quando voc clicar no boto Executar, o MS-Access informa quantas linhas
( registros ) sero excludas da tabela, nesta mensagem, voc pode confirmar a
eliminao ou no.
3. Se voc clicar no boto Modo Folha de Dados, a consulta seleo ser executada e
voc ver os registros que vo excludos.
Exerccio II
Crie uma consulta para excluir todos da tabela de produtos, todos os produtos que
estejam com a quantidade em estoque abaixo de 20.
Salve com o nome de Exclui Produtos em Baixa.
Consulta Atualizao:
1. A consulta atualizao atualiza os dados de um ou mais campos, cria-se a consulta
seleo com os campos desejado e depois pressione o boto da consulta atualizao e
na linha atualizar para voc coloca o valor ou expresso que ir atualizar o campo.
Exerccio III
Crie uma consulta para atualizar o campo Unidades em estoque em 50% se o
valor for diferente de 0 (zero) ou 50 se for igual a 0 (zero).
Salve com o nome Atualiza Produtos.
Consulta anexao:
1. A consulta anexao nos permite anexar dados de uma tabela a outra. Para isso
devemos criar uma consulta seleo com os campos que desejamos anexar, e depois
clicamos no boto da consulta anexao e est pronta a consulta anexao.
2. Quando voc clicar no boto Executar, o MS-Access informa quantas linhas
( registros ) sero anexadas da tabela, nesta mensagem, voc pode confirmar a
anexao ou no.
3. Se voc clicar no boto Modo Folha de Dados, a consulta seleo ser executada e
voc ver os registros que vo ser anexados.
Exerccio IV
Criar uma consulta para Anexar os campos para a tabela Informaes do
produto.
Estruturando formulrios
Criando Controles
Quando comea um formulrio em branco, voc mesmo adiciona todos os
controles. Se criou um formulrio com o assistente de formulrio, pode-se tambm
desejar adicionar controles para exibir dados adicionais ou para tornar o formulrio mais
atraente ou mais fcil de usar. Por exemplo, voc pode desejar adicionar uma etiqueta que
inclua instrues sobre como utilizar um formulrio no modo formulrio.
Propriedade
Origem do Controle
Descrio
Nome de Campo ou Expresso para usar como fonte de
dados para Controle
Tabular Automaticamente
Pode gerar ou no uma tabulao quando o ltimo
caracter permitido em uma mscara de entrada de uma
caixa de texto inserido.
Comportamento da Tecla Enter Padro troca de campo e Nova Linha no campo, cria uma
linha em branco no mesmo campo para insero.
Visvel
Torna o objeto visvel
Ativado
Habilitar controle no modo formulrio
Parada de Tabulao
Permite tabulaes no controle
ndice de Tabulao
Definir ordem de tabulao
Pode Ampliar
Controle ou seo expande automaticamente para caber
no texto.,
Pode Reduzir
Determina se o tamanho de uma sesso ou controle ser
Reduzido verticalmente para acomodar a quantidade de
dados.
Ao Entrar
Macro ou funo executada quando o controle recebe o
primeiro foco
Ao Sair
Macro ou funo executada quando o controle perde o
foco no mesmo formulrio.
Para obter mais informaes consulte Definindo Propriedades no Help do
MS-Access.
Personalizando formulrios
Voc pode ser mais produtivo com formulrios personalizados que se adaptem s
suas necessidades particulares. Por exemplo, voc pode personalizar que apresente listas
de opes para sua escolha, adicionar um boto que torne fcil a abertura de um
formulrio relacionado e usar imagens em vez de texto em botes.
O comando Ordem de Tabulao exibe apenas os nomes dos controles que voc
pode selecionar ou para os quais pode-se tabular no modo formulrio. Os nomes dos
controles que no podem ser selecionados, como etiquetas ou linhas, no so includos.
Os nomes so exibidos na ordem tabulada atravs dos controles. Voc pode fazer com
que o MS-Access crie automaticamente uma ordem de tabulao que percorra os
controles da esquerda para a direita e de cima para baixo ou mesmo criar um ordem de
tabulao personalizada.
Para criar uma ordem de tabulao da Esquerda para a Direita e de Cima
para Baixo
1. Com o formulrio aberto no modo estrutura, escolha Ordem de Tabulao no
menu Editar.
2. Escolha o boto Ordem Automtica.
A caixa de ferramentas tem ferramentas para todos os tipos de controles que voc
pode criar na estrutura de um formulrio.
Move-se a caixa de ferramentas selecionando e arrastando a mesma, e pode fechla clicando na caixa controle no canto superior esquerdo.
Uma vez que a lista no exibida at que se abra, o controle ocupa menos espao
no formulrio. Voc pode digitar os primeiros caracteres de um valor na caixa de
combinao para rapidamente encontrar esse valor. Alm disso, pode-se optar por
permitir a entrada de valores novos na caixa de combinao ou impedir a entrada de
valores novos.
Formulrios e folha de dados: Coloque os controles como voc deseja que eles
apaream no modo formulrio. Defina a propriedade VisualizaoAutorizada para
ambos. Defina a propriedade Modo Padro para formulrios Simples, formulrios
contnuos ou folha de dados. Dependendo de como voc deseja que o sub-formulrio seja
visualizado quando voc abre o formulrio.
2. Salve e feche o sub-formulrio.
Para adicionar um sub-formulrio a um formulrio
1. Abra o formulrio no modo estrutura.
2. Alterne para a janela de Banco de Dados (Pressione F11).
3. Arraste o sub-formulrio que quiser da janela Banco de Dados e coloque-o
onde voc o deseja no formulrio.
O MS-Access adiciona o controle do sub-formulrio a suas etiquetas anexadas
ao formulrio. O controle do sub-formulrio est vinculado ao sub-formulrio e
aproximadamente do mesmo tamanho do sub-formulrio (o controle do subformulrio inclui espao para os seletores de registros, de forma que se torna maior).
4. Mova o controle do sub-formulrio e, se necessrio, ajuste o seu tamanho.
5. Alterne para o modo formulrio para ver o formulrio com seu sub-formulrio.
6. Para fazer alteraes no formulrio, alterne para o modo Estrutura.
Para fazer alteraes no sub-formulrio, consulte o seguinte procedimento.
1. No modo estrutura, clique em qualquer lugar do formulrio fora do controle do
sub-formulrio (para ter certeza de que o controle do sub-formulrio no est
selecionado).
2. Clique duas vezes em qualquer dentro do sub-formulrio. (O MS-Access exibe
o sub-formulrio no modo estrutura).
3. Faa as alteraes na estrutura do sub-formulrio.
4. Salve e feche o sub-formulrio no modo estrutura ou no modo folha de dados.
5. Clique no boto Modo do Formulrio na barra de ferramentas.
Exerccio V
1. Crie um Formulrio para mostrar os pedidos feitos por um cliente.
2. Crie um Formulrio para mostrar as informaes do cliente
3. Crie um Formulrio Principal/SubFormulrio colocando no Principal as
informaes do cliente e no subFormulrio os pedidos feitos por cada
cliente
Exerccio VI
Crie um formulrio tabular para mostrar todas os itens de um
pedido e seus respectivos preos . No rodap do formulrio crie um campo somando
todas os preos dos produtos.
Estruturando relatrios
Adicionando sees
Voc pode aumentar a eficincia de um relatrio adicionando sees, que so
elementos prprios da estrutura do relatrio. O MS-Access possui sete tipos de sees,
que pode ser usado em qualquer combinaes. Por exemplo, se voc deseja imprimir
informaes introdutrias a um relatrio, voc adicionar um cabealho que imprima
apenas na primeira pgina do relatrio.
No modo estrutura, voc v a estrutura do relatrio como sees e controles. O
modo estrutura apresenta o modelo para o relatrio, cada seo do relatrio
representada uma vez, ainda que, no relatrio impresso, algumas sees podem repetir
algumas vezes. Por exemplo, quando voc imprime um relatrio, o cabealho do grupo e
o rodap do grupo se repetem para cada grupo, enquanto a seo detalhe se repete para
cada registro.
Cabealho do Relatrio
Aparece uma nica vez no incio do relatrio. Voc pode us-lo para itens tais
como logotipo. O cabealho do relatrio impresso antes do cabealho da pgina
somente na primeira pgina do relatrio.
Cabealho da Pgina
Aparece na parte superior de todas as pginas do relatrio. usado para exibir
itens tais como legendas de colunas em relatrio tabular.
Cabealho do Grupo
Aparece no incio de um novo grupo de registros. usado para exibir itens, tais
como o nome do grupo.
Seo detalhe
Contm o corpo principal dos dados de um relatrio. Os controles desta seo
repetem-se para cada registro retirado do banco de dados.
Rodap do grupo
Aparece no final de um grupo de registro. usado para exibir itens, tais como os
totais de grupo.
Rodap da pgina
Aparece na parte inferior de todas as pginas do relatrio. usado para exibir
itens tais como a numerao de pginas.
Rodap do relatrio
Aparece uma vez no final do relatrio. usado para exibir itens tais como totais
de relatrio. a ltima seo na criao do relatrio, mas aparece antes do rodap da
pgina na ltima pgina do rodap impresso.
Exerccio VII
Crie um relatrio para mostrar uma sada como o padro abaixo:
Macros
Usando macros, voc fazer seus formulrios, relatrios e outros objetos de banco
de dados trabalharem juntos mais eficientemente. As macros podem automatizar tarefas
rotineiras ou repetitivas tais como imprimir relatrios semanais. As macros tambm
oferecem capacidade de personalizao, tais como validao de dados complexas para
formulrios. Voc pode at usar macros para criar suas prprias barras de menu
personalizadas para seus formulrios.
A Janela Macro
Voc usa a parte superior da janela macro para adicionar aes. Voc pode incluir
um comentrio para explicar as razes por trs de cada ao (O MS-Access ignora
comentrios quando executa uma macro). Voc usa a parte inferior da janela macro para
especificar argumentos para uma ao. Os argumentos do ao MS-Access informaes
adicionais sobre como executar uma ao, tal como qual objeto ou dados utilizar.
Definindo argumentos
A maioria das aes tem argumentos que do ao MS-Access informaes
adicionais sobre como executar a ao, tais como qual objeto ou dados utilizar. Por
exemplo, a ao AbrirUmaTabela tem um argumento Nome da Tabela que informa ao
MS-Access qual tabela do banco de dados abrir. Depois de adicionar uma ao, voc
define os argumentos para a ao na parte de baixo da janela Macro. Para definir um
argumento, voc pode digitar um valor na caixa de argumentos ou em muitos casos voc
pode selecionar o argumento apropriado de uma lista.
Muitas aes tm um argumentos que pede o nome de um objeto de banco de
dados. Voc pode usar uma tcnica similar de arrastar e largar para definir estes e
outros argumentos: voc arrasta o objeto para a parte inferior da janela Macro e o larga
no argumento que deseja definir. Por exemplo, suponha que voc adicione a ao
AbrirUmaTabela a uma macro inserindo a ao na linha de ao. Para definir o
argumento Nome da Tabela da ao, voc tanto pode selecionar a tabela desejada da lista
do argumento Nome da Tabela, como voc j pode arrastar a tabela da janela Banco de
Dados para o argumento Nome da Tabela.
Resultado
Se o valor no controle Idade do Formulrio
Estudantes for maior que 21, ento...
[Cidade]=Paris
Se o valor no controle Cidade do formulrio
do qual a macro foi executada for Paris,
ento...
Formulrios![Clientes]![Pas] = USA E Se o valor no controle Pas do formulrio
Formulrios![Clientes]![Cdigo do Cliente] Clientes for USA e o valor do controle
<31
Cdigo do Cliente do formulrio Clientes for
menor que 31, ento...
Voc insere condies na coluna Condio na janela Macro. Se uma condio for
verdadeira, o MS-Access executa a ao naquela linha. Voc pode fazer com que o MSAccess execute uma srie de aes se a condio for verdadeira digitando elipses (...) na
coluna Condies das aes que seguem imediatamente a condio.
Para adicionar uma condio a uma macro
1. Na janela Macro, escolha Condio no menu Exibir (ou clique no boto
Condio na barra de ferramentas).
O MS-Access exibe a coluna Condio na janela macro.
2. Na coluna Condio, insira uma expresso condicional na linha onde voc
deseja definir a condio.
3. Na coluna Ao, insira a ao que voc deseja que o MS-Access execute
quando a condio for verdadeira.
Se voc quiser que o MS-Access execute mais de uma ao, adicione as aes e
digite elipses (...) na coluna Condio ao lado de cada ao que voc queira executar se a
condio for verdadeira, como mostrado na seguinte ilustrao.
Descrio
e Restringir dados
Mover atravs dos dados
Execuo
Executar um comando
Ao
AplicarFiltro
EncontrarPrxima,
EncontrarRegistro,
IrParaControle, IrParaPgina,
IrParaRegistro
ExecutarItemDoMenu
Executar
uma
Macro, AbrirConsulta,
procedimento ou consulta
ExecutarCdigo,
ExecutarMacro,
ExecutarSQL
Executar um outro aplicativo
ExecutarAplicativo
Parar execuo
CancelarEvento, Sair, Parar
Macro, PararTodasMacros
Importar/Exportar
Categoria
Manipulao de objetos
Descrio
Ao
Definir o valor de um campo, DefinirValor
controle ou propriedade
Atualizar dados ou a tela
Selecionar
dados
um
banco
RedesenharObjeto,
RepetirAconsulta,
ExibirTodosRegistros
de SelecionarObjeto
ExcluirObjeto
Miscelnea
pressionamento
Soar um aviso
de EnviaSequnciaDeCaracteres
AvisoSonoro
A seguir, adicione duas aes para executar quando a condio for atendida: a
ao CaixaDeMensagem e a ao CancelarEvento. A tabela seguinte mostra os
argumentos chave para a ao CaixaDeMesagem.
Argumento
Mensagem
Tipo
Ttulo
Definio
Descrio
O cdigo Postal precisa ser A mensagem a exibir na
de 5 caracteres.
caixa de mensagem
Informao
O tipo de cone a exibir com
a mensagem
Erro de Cdigo Postal
O ttulo que aparece no topo
da caixa de mensagem
Definio do Menu
1. Crie uma Macro nova;
2. Adicione a coluna de nomes macro;
3. Na coluna nome digite o nome do menu, se desejar que uma letra fique
sublinhada para ser tecla de acesso, antes da letra coloque o smbolo &;
4. Na coluna ao, coloque o que voc deseja que a macro faa.
Veja o exemplo:
Nome
&Abrir
&Fechar
&Sair
Ao
AbrirUmaTabela
Fechar
Sair
Descrio
Abre a tabela de Clientes
Fecha o objeto ativo
Adiciona um separador ao menu
Sai do Access
Salve a macro com o nome da Barra de menu que voc deseja criar.
Mdulos
Para uma maior flexibilidade na manipulao dos seus dados, foi implementada
no Access uma linguagem de programao chamada Access Basic, um dialeto do Visual
Basic, que permite uma rea para criao de rotinas vo complementar o seu banco de
dados.
Estrutura do Mdulo
Sub - SubFuno, uma seqncia de comandos que executa alteraes
em formulrios, tabelas ou qualquer outro objeto do MS-Access. Mas no retornado
nenhum valor para quem chamou esta Sub.
Function - Faz exatamente a mesma coisa que a Sub, mas tem
obrigatoriamente que retornar um valor para que a chamou.
Declarando Variveis
Existem dois tipos de declaraes de variveis, uma a nvel de Mdulo,
que visvel em todas as Subs e Functions do Mdulo e as que so visveis apenas em
numa funo ou numa subfuno.
Declarao Global - Utilizada no nvel de mdulo para declarar
variveis globais (variveis disponveis em todos os procedimentos em todos os mdulos)
e alocar espao de armazenamento.
Declarao Dim - Utilizada no nvel de mdulo e no nvel de
procedimento para declarar as variveis e alocar espao de armazenamento. Quando
utilizada a nvel de mdulo, as variveis declaradas so visveis a todos os procedimentos
contidos no modulo. Se declaradas dentro de procedimentos, estas s sero visveis no
procedimento onde foram declaradas.
Tipos de Dados
A seguinte tabela mostra os tipos de dados fundamentais suportados pelo Access
Basic, sufixo de declarao de tipo, tamanho dados e valores aceitveis.
Tipo de Dados
Sufixo
Integer
Long(inteiro longo)
Single(ponto
flutuante de preciso
simples)
Double
(ponto
flutuante de preciso
dupla)
%
&
!
Currency(inteiro
dimensionado)
String
Variant
Nenhu
m
Tamanho
dos dados
2
4
4
Valores aceitveis
-32.768 a 32.767.
-2.147.483.648 a 2.147.483.647.
-3,402823E38 a -1,401298E-45 para valores
negativos; 1,401298E-45 a 3,402823E38
para valores positivos; e 0.
8
-1,79769313486232
E308
a
-4,94065645841247 E-324 para valores
negativos; 4,94065645841247 E-324 a
1,79769313486232 E308 para valores
positivos; e 0.
8
-922.337.203.685.477,5808
a
922.337.203.685.477,5807.
1 byte por 0 at aproximadamente 65.535 bytes. (Devecaractere
se
deixar
uma
margem
para
o
armazenamento).
Conforme Qualquer valor numrico at o intervalo de
apropriado um tipo de dados Double ou qualquer texto
de caractere.
Ao
Descrio
Forms![Produtos]!Descontinuado=SIM
CaixaDeMensage
m
Descrio
O DBEngine representa o sistema de recuperao e armazenamento de dados
do Access, ele tem controle sobre todos os outros objetos
WorkSpace Um objeto Workspace define uma sesso para um usurio. Contm bancos
de dados abertos e provm mecanismos para transaes simultneas e para
um grupo de trabalho seguro.
Database
Banco de Dados em si, um arquivo MDB, com suas tabelas, consultas e etc...
TableDef
Contem todos os itens de uma tabela, campos e ndices.
Field
Contem as definies para um campo
Index
Contem as definies para um ndice, campo, nico e etc...
QueryDef Definies de uma consulta, qualquer tipo
RecordSet Conjunto de registros de uma tabela
Relation
O objeto Relation representa um relacionamento entre duas tabelas
Todos os itens em negrito representam uma coleo de objetos, a diferena que
a coleo no plural e o objeto tem o nome no singular. Para sabermos o nome dos
campos de uma tabela, devemos utilizar a coleo fields.
Processo para trabalhar com o banco de dados atual:
01 Function Exemplo
02
03
Dim db As Database
Dim I As Integer
05
Set db = DBEngine(0)(0)
06
07
08
Next
09
db.Close
tabela
10 End Function