MANUAL DE PROCEDIMIENTO:

INVENTARIOS

CONTENIDO

VERSION 1.0
MARZO 2014

PGINA

OBJETIVO

ALCANCE

POLITICAS

DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO

DOCUMENTOS SOPORTE

10

DISTRIBUCIN DE COPIAS:

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

Contraloria

Director General

rea de Ventas
rea de Crdito y Cobranza
rea Jurdica
rea Administrativa
rea de Operaciones
Administracion Corporativo

OBJETIVO

Este informacin es confidencial y para uso exclusivo de la empresa

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS

Contar con informacin confiable de la existencia fsica real de los productos, en cada una
de las empresas de Grupo Gowan.
2

ALCANCE
A todo el personal encargado del control de Inventarios.

POLITICAS
3.1 Todo producto para su ingreso a las instalaciones de la empresa, deber estar
soportado documentalmente donde defina su procedencia y la forma de ingreso
(consignacin, compras nacionales e internacionales, traspaso almacenaje), en los
formatos establecidos y con las autorizaciones correspondientes.
3.2 Para salvaguardar y mantener en buenas condiciones los productos del almacn, se
deber contar con una construccin cerrada, ventilada y con buena iluminacin para
minimizar los efectos de la activacin anticipada de la bacteria, polvos y humedad,
as como el espacio suficiente para el debido acomodo de los productos,
clasificndolos por tipo de producto y presentacin.
3.3 Los productos de alto consumo debern contar con fcil acceso y rpida localizacin
dentro del almacn.
3.4 Todos los productos debern estar sealados con letreros que indiquen el grupo y
presentacin; as tambin, se deber mantenerse el rea ordenada, despejada y
limpia, evitando derrames y manteniendo libres las reas de evacuacin, las
destinadas a los extintores y dems sealamientos de seguridad.
3.5 El encargado de almacn ser el responsable de vigilar que las entregas por ventas
a clientes y rdenes de traspasos, se surtan en la forma en que se indica en las
salidas.
3.6 Las salidas de productos debern estar soportadas documentalmente definiendo su
destino (consignacin, venta, traspaso muestras), en los formatos establecidos y
autorizaciones correspondientes.
3.7 nicamente el Gerente General de la empresa autorizar las entregas de muestras
de producto a Clientes, firmando las salidas de producto correspondientes.
3.8 El encargado de Compras o Inventarios de la empresa que solicita el producto, ser
el responsable de su traslado entre bodegas, eligiendo el medio de transporte ms
adecuado y vigilando las coberturas ptimas contra riesgos posibles.
3.9 El encargado de inventarios y costos de cada empresa, llevar un registro
actualizado de las existencias de almacn y mercancas en trnsito.
3.10

Los Gerentes regionales de ventas o de Sucursal que tengan mercanca en

GOWAN-MPINVT-V1.0
Derechos Reservados GOWAN GROUP
Confidencial

Pgina 2 de 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS

consignacin, tienen la obligacin de cuando menos una vez al mes, hacer
inventarios fsicos al consignatario.
3.11 No se surtir producto a los consignatarios, cuando stos no cumplan con las
polticas de crdito, establecidas por la compaa.
3.12

El Encargado de Inventarios ser el responsable de gestionar los mximos y

mnimos de stock por producto y presentacin, de acuerdo a las necesidades de
operacin para que en ningn momento escasee el producto y esto repercuta en la
operacin de venta.

3.13

El inventario fsico en almacenes propios y/ en consignacin, deber realizarse por

los siguientes niveles y tiempos:
1. Inventario fsico semanal aleatorio del Encargado de Almacn.
2. Inventario fsico mensual Encargado de almacn y Jefe Inmediato.
3. Inventario fsico al 100%, mnimo 3 veces por ao a cada bodega por Encargado
de Almacn, Jefe Inmediato y Auditor de la empresa.
Aclarando lo ms pronto posible las diferencias que en ellos resulten y
resguardando el documento soporte con las firmas de los involucrados.

3.14

Es responsabilidad del Encargado de Inventarios y Contabilidad, el conciliar

mensualmente la informacin del sistema correspondiente a: salidas de almacn vs.
Facturacin.

DIAGRAMA DE FLUJO

GOWAN-MPINVT-V1.0
Derechos Reservados GOWAN GROUP
Confidencial

Pgina 3 de 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS

GOWAN-MPINVT-V1.0
Derechos Reservados GOWAN GROUP
Confidencial

Pgina 4 de 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS

GOWAN-MPINVT-V1.0
Derechos Reservados GOWAN GROUP
Confidencial

Pgina 5 de 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS

GOWAN-MPINVT-V1.0
Derechos Reservados GOWAN GROUP
Confidencial

Pgina 6 de 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS

5

PROCEDIMIENTO
Responsable
Actividad
REQUISICION
Encargado de
Almacn
Inventarios

Descripcin de la Actividad
Elabora y enva reporte de inventario.
Recibe reporte, coteja en sistema el inventario existente y
analiza necesidades segn presupuesto de ventas.
Si no hay necesidad de compra, contina su anlisis
semanalmente.
Si identifica una necesidad de compra, elabora requisicin de
productos, especificando tipo de producto, presentacin y
cantidad.
Turna requisicin y soportes, para autorizacin segn cuadro
de delegacin de autoridad y lmites de autorizacin.

Autoridad Facultada

Recibe requisicin, soportes y analiza necesidad de compra.

Si procede, firma requisicin y enva.
Si no procede, termina el proceso.

Inventarios

Recibe requisicin autorizada, generando la orden de compra

correspondiente.
Captura en el sistema del proveedor, la orden de compra
detallando producto, cantidad y lugar de entrega. Genera
nmero de pedido.
Distribuye copias de la orden de compra y pedido al
Encargado de Almacn y Operaciones.

Proveedor

Identifica pedido capturado y orden de compra del Cliente y

programa su envo segn instrucciones recibidas.

RECEPCIN DE PRODUCTOS
Encargado de
almacn y
Operaciones

Reciben copia de la orden de compra y pedido, donde se

especifique el producto a recibir, cantidad, lugar de recepcin,
proveedor, condiciones, as como el medio de transporte.

Operaciones

Si el producto viene va Ferrocarril martimo, se encargar

de la contratacin de personal para realizar las maniobras de
carga y descarga, verificando la documentacin soporte y
producto recibido.

Encargado de

Si el producto viene en camin, recibe el camin verificando

GOWAN-MPINVT-V1.0
Derechos Reservados GOWAN GROUP
Confidencial

Pgina 7 de 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS

almacn

la carta porte o remisin.

Al arribo de la mercanca al almacn, verificar y cotejar con
la orden de compra que la mercanca que se reciba sea la
solicitada, as como que cumplan con las normas y
condiciones establecidas.
En caso de diferencias, las notificar a Inventarios.

Inventarios

Solicita aclaracin de diferencias de producto recibido, con el

Proveedor y/ medio de transporte. Una vez aclarado informa
acuerdo.

Encargado de
almacn

Elabora nota de entrada manual, para su envo adjuntando

documentacin del fletero y en su caso relacin de personal
eventual y maniobras realizadas.

Inventarios

Recibe y registra en sistema la recepcin de inventarios,

generando automticamente el registro contable.

CONTROL DE INVENTARIOS
Encargado de
almacn

Supervisar peridicamente que el producto propiedad de la

empresa, se encuentre en las condiciones adecuadas para
mantener la calidad del producto.
Llevar a cabo los inventarios fsicos en los tiempos y formas
segn polticas de la empresa.
En caso de encontrar diferencia, proceder a aclarar
inmediatamente entre las partes involucradas y/o se
informar a Contabilidad para su revisin y/o registro.
Supervisar que los productos estn acomodados en el
almacn, cuidando siempre de mantener un orden y no
mezclar productos de diferente variedad.
Las variaciones al costo de adquisicin por almacenamiento
del grano para ser procesado (cribado y/o envasado), sern
detalladas en el pedido/contrato de venta del grano as como
el flete, en caso de ser parte del costo de venta.
Toda mercanca que no est en condiciones de venta, deber
reprtalo a su Jefe Inmediato para que informe al Contador
General, para toma de decisin.

Inventarios

GOWAN-MPINVT-V1.0
Derechos Reservados GOWAN GROUP
Confidencial

Conciliar mensualmente
facturacin.

las

salidas

de

almacn

Pgina 8 de 10

vs.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS

SALIDA DE PRODUCTOS
Ventas

Enva copia de la factura y/ orden de formulacin al

Encargado de almacn a fin de que libere el producto
solicitado.

Inventarios

Enva salida de almacn y/ orden de traspaso, al Encargado

de almacn a fin de que libere el producto solicitado.

Encargado de
almacn

Recibe documentacin de salida, revisando cuente con las

firmas de autorizacin correspondientes.
Verificar la existencia en almacn de los productos
solicitados.
Si el producto solicitado NO es producto terminado, lo elabora
de acuerdo a la materia prima y cantidades sealadas en la
orden de formulacin, siendo empacado en la presentacin
que corresponda para mantener la calidad del producto.
Si el producto es producto terminado, programar su carga
en tiempo y forma en el medio de transporte designado para
su traslado.
En conjunto con el Cliente, representante, Vendedor y/o
fletero, corroborarn que el producto sea el que se solicit,
tanto en descripcin, como en cantidad, firmando salida de
almacn de conformidad.
En caso de ser necesario, solicitar permiso de aduana para
la salida de producto del lugar de origen a destino.
Entregar a Inventarios, original y copia de la salida de
almacn de producto firmada; orden de formulacin, salida de
almacn de material de empaque, as como, en su caso, el
ticket de bscula (calidad del producto, peso bruto, tara y
neto).

Inventarios

Revisa y valida documentacin de salida de producto y enva

al departamento de contabilidad.
En caso de producto enviado para traspaso entre bodegas
y/ consignacin, dar seguimiento a la logstica hasta
confirmar de recibido el producto.

GOWAN-MPINVT-V1.0
Derechos Reservados GOWAN GROUP
Confidencial

Pgina 9 de 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS

6

DOCUMENTOS SOPORTE
6.1 Reporte de inventario
6.2 Requisicin de producto
6.3 Orden de compra
6.4 Pedido
6.5 Nota de entrada
6.6 Entrada en almacn (en sistema)
6.7 Carta porte
6.8 Pliza contable
6.9 Acta de cierre de inventario fsico
6.1 Salida de almacn
0
6.11 Orden de formulacin
6.1 Factura
2
6.1 Orden de traspaso
3
6.1 Ticket de bscula
4
6.1 Permiso de aduana
5

GOWAN-MPINVT-V1.0
Derechos Reservados GOWAN GROUP
Confidencial

Pgina 10 de 10