Especificação de Processos - Draft Nov-2014

Especificao de Processos
Especificao
de Processos
Cliente: Casa &
Terra
Sumario
1
PROCESSO DE COMPRAS 2
1.1
Compras
2
1.1.1
Solicitao de Compras2
1.1.2
Cotao
2
1.1.3
Aprovao de Compra 2
1.2
PROCESSO RELACIONADO
2
1.3
FLUXOGRAMA DO SUB-PROCESSO
INFORMAES DO PROCESSO 2
1.3.1
Sadas do Sistema (opcional)
1.3.2
Interfaces
2
1.3.3
Converso
2
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
2
2
RECEBIMENTO DE MERCADORIA / SERVIO

2
2.1.1
Notas Fiscais de Mercadoria
2
2.1.2
Notas Fiscais de Imobilizado
2
2.1.3
Entrada de Notas Fiscais de Servio/Produto
2.1.4
RPA Recibo de Pagamento a Autnomo
2
2
DESCRIO DETALHADA DO SUB-PROCESSO 2
2.5.1
Sadas do Sistema (opcional) 2
2.5.2
Interfaces
2
2.5.3
Converso
2
FATURAMENTO
2
2
Faturamento de Servios
2
2
2
DESCRIO DETALHADO DO SUB-PROCESSO
3.5.1
3.5.2
Interfaces
2
3.5.3
Converso
2
CONTROLE DE ESTOQUE 2
Estoque
2
4.1.1
Entrada de Estoque
2
4.1.2
Baixa de Estoque
2
Estoque de Material de Obra 2
4.2.1
Entrada de Estoque
2
4.2.2
Baixa de Estoque
2
4.2.3
Inventario
2
4.2.4
Nota fiscal de venda (Almoxarifado Central)
2
2
DESCRIO DETALHADO DO SUB-PROCESSO 2
4.6.1
4.6.2
Interfaces
2
4.6.3
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
Converso
GESTO DE CONTRATOS 2
Contrato
2
2
2
5.5.1
5.5.2
Interfaces
2
5.5.3
Converso
2
APROVADORES
1 PROCESSO DE COMPRAS
1.1 Compras
O sub-processo de Compras / Entradas representa o fluxo de compras dentro da
empresa, desde a solicitao da compra at a entrada da mercadoria na empresa.
So englobadas nesse processo estruturado de compras as aquisies de material de
consumo, os servios e os bens e insumos para aplicao na construo civil.
Sero englobadas nesse processo estruturado de compras as operaes de compra
de material de consumo, aquisio de servios, compras de bens e insumos para
aplicao na construo civil.
So pr-requisitos para o funcionamento do sub-processo de compras os seguintes
cadastros:
Cadastro de Fornecedores: Como o cadastro de fornecedores ser

usado ao longo do processo de compras, antes mesmo da gerao das
cotaes e/ou qualquer informao ao financeiro, os fornecedores
devero estar cadastrados. Existem particularidades no preenchimento
dos campos para cada tipo de relao que devem ser observadas:
Quadro 1
TIPO
CAMPOS
OPERAES
AFETADAS
OBSERVAO
Fornecedor de
Materiais Pessoa Jurdica.
Nome fantasia,
razo social, CNPJ,
inscrio estadual,
todos os campos
relacionados ao
endereo principal,
default contbil e
dados bancrios.
Processo de
cotao, gerao
de ordem de
compras, previses
financeiras,
recebimento de
notas fiscais e
lanamentos
contbeis.
No caso do cadastro
se referir a ambos
(cliente e
fornecedor), ser
necessrio que se
amarre no default
contbil as contas
de cliente e
fornecedor.
Fornecedor de
Servio - Pessoa
Jurdica.
Nome fantasia,
razo social, CNPJ,
inscrio estadual,
todos os campos
relacionados ao
endereo principal,
default contbil,
dados bancrios,
cdigo da receita,
tributos defaults do
fornecedor, dados
relacionados ao ISS
Processo de
cotao, gerao
de ordem de
compras, previses
financeiras,
recebimento de
notas fiscais,
lanamentos
contbeis e
gerao
automtica das
retenes e
No preenchimento
dos tributos
defaults do
fornecedor, ser
informado o tributo
federal CSRF
Contribuio Social
Retida na Fonte (ou
PCC, como
conhecido
popularmente). No
caso do fornecedor
Fornecedor de
Servio - Pessoa
Fsica.
e se optante pelo
regime simplificado
de tributao, o
SIMPLES.
escriturao fiscal.
possuir iseno de
algum tributo que
compe o CSRF,
deve ser informado
quais tributos que
afetam a sua
operao.
Nome fantasia,
razo social, CPF,
RG, nmero de
dependentes,
nacionalidade,
todos os campos
relacionados ao
endereo principal,
default contbil,
dados bancrios,
cdigo da receita e
categoria de
autnomo.
Processo de
cotao, (pode-se
deixar de fora a
cotao, j que a
contratao pode
ser uma deciso
gerencial?) gerao
de ordem de
compras, previses
financeiras,
gerao de RPA,
gerao de nota
fiscal avulsa,
lanamentos
contbeis e
gerao
automtica das
retenes.
Para correta
gerao dos
impostos retidos na
fonte necessrio
que as tabelas
progressivas do
IRRF e INSS,
estejam
cadastradas no
TOTVS Gesto de
Folha de
Pagamento. O
campo categoria
de autnomo
tambm dever ser
informado no
momento da
gerao do RPA ou
da nota fiscal
avulsa.
Cadastro de Produtos/Servios: Todas as operaes realizadas no

sistema esto diretamente ligadas ao cadastro de materiais/servios, e a
qualidade na realizao desse cadastro ir afetar diretamente a
qualidade das informaes extradas do sistema, seguem abaixo
consideraes importantes sobre o preenchimento desse cadastro:
Quadro 2
TIPO
Produto
CAMPOS
OPERAES
AFETADAS
OBSERVAO
Nesses cadastros
sero registradas
as caractersticas
fsicas de produtos;
ser necessrio
Controle de
Estoque, processo
de cotao,
gerao de ordem
de compras,
Recomendamos que o
cadastro seja controlado
por nveis, facilitando
no somente no
desenvolvimento de
avaliar em cada
caso o nvel de
detalhamento a ser
adotado, levando
em considerao,
como ser feito o
controle de
estoque.
recebimento de
notas fiscais,
integrao
patrimonial e
lanamentos
contbeis.
relatrios e cubos, como

tambm na incluso de
novos cadastros, pois o
sistema poder ser
parametrizado para
autocompletar o ltimo
nvel.
Exemplo:
##.##.#######
Para produtos
destinados ao
imobilizado que ao
serem comprados
devero ser
imobilizados,
obrigatrio que os
campos de Grupo
de Contas e Grupo
de Bens sejam
preenchidos.
01. Equipamentos
01.01 Equipamentos
de obra
01.01.0000001
Betoneira
01.01.0000002
Furadeira
01.02 Equipamentos
de Informtica
01.02.00000001
Rack
01.02.00000002
Impressora matricial
Servio
Para os servios,
deve ser observado
atentamente o
preenchimento dos
campos
relacionados :
Alquota
de
ISS
por
municpio
Permitir que o
sistema controle
a aplicao da
alquota
conforme
o
municpio onde
o
servio
foi
contratado
ou
Processo de
cotao, gerao
de ordem de
compras,
previses
financeiras,
gerao de RPA,
gerao de notas
fiscais avulsas,
notas fiscais de
servios, notas
fiscais de
servio/materiais,
lanamentos
contbeis e
gerao
automtica das
retenes.
A gesto do cadastro de
servio no ERP um dos
mais difceis, por possuir
diversas variveis a
serem atendidas, as
quais dependem da
natureza de cada
servio. Sugerimos que
esse cadastro seja
delegado a colocado nas
mos de profissionais
que tenham detiverem
conhecimentos tcnicos
capazes de analisar e
classificar corretamente
aspectos fiscais
relacionados prestao
realizado.
Cdigo
da
receita
para
INSS PJ Ser
utilizado,
nos
servios
que
possurem
legislao
especifica
que
permita
a
aplicao de um
percentual
de
deduo
na
base de clculo
do
INSS
destacado
no
documento
fiscal.
ou tomao de servios.
Cadastro de Condio de Pagamento: Define as regras usadas na

gerao dos lanamentos financeiros, como prazo, nmero de parcelas,
intervalo entre as parcelas.
Foram identificados alguns fluxos de atendimento que devem correr pelo workflow de
compras, porm esses no se encontram no escopo inicial do projeto, portando sero
listados a seguir no Quadro 3 e posteriormente na Anlise do pessoal responsvel
pela implantao do GRC.
Quadro 3
WORKFLOW
Cadastro de
Produto/Servios
e Fornecedor.
OPERAO
Validao do
cadastro de
produto/Servio e
Produto/servio
possibilitar a gerao da
solicitao de compras no
caso de no existir o
cadastro na base de
dados.
Fornecedor possibilitar o
processo de cotao e de
seus
subsequentes,
quando o fornecedor no
existir na Base de Dados.
Produto verificao do
correto
preenchimento
dos campos relacionados
DIFINIES
No foi definido
o fluxo no qual o
processo
seguir.
O Start desse
workflow, ainda
no foi definido
STATUS
Fora do
escopo
inicial.
Fora do
escopo
inicial.
de
cliente/fornecedor
.
Aprovao de
venda para SPE,
na verificao de
saldo no
Almoxarifado
Central.
integrao patrimonial,
do
preenchimento
do
campo de classificao
fiscal
do
produto
(obrigatrio
para
EFD
PIS/COFINS) e verificao
do campo de natureza
oramentria/financeira,
para os produtos oriundos
do cadastro de insumos
do TOTVS Gesto de
Projetos.
Servios validao do
preenchimento
dos
campos relacionados
alquota
de
ISS
por
municpio,
cdigo
da
receita para INSS no caso
de alocao de pessoal e
redues de base de
clculo do IRRF-PF/IRRF-PJ
se houver.
Cliente verificao dos
campos: nome fantasia,
razo social, CPF, RG,
nmero de dependentes,
nacionalidade, dados do
cnjuge
(clientes
de
empreendimentos),
endereo principal, e-mail,
default contbil e dados
bancrios.
Fornecedores verificao
de todos os aspectos
descritos no Quadro 1,
listado na pagina 4.
pela Casa &

Terra.
Aprovao de Venda
workflow de aprovao do
processo de venda de
mercadoria(s),
existente(s)
no
almoxarifado central, para
empresas do grupo SPE.
No foi definido
o fluxo no qual o
processo
seguir.
Foi proposto
Casa & Terra que
inicie esse
workflow pelo
comprador, logo
aps a
verificao de
uma solicitao
de compra
pendente.
Foi definido que
todas as etapas
desse workflow
devero estar
concludas antes
dos documentos
fiscais chegarem
empresa (NF
de Matrias e
Servio, NF de
Imobilizado, RPA
e NF Avulsa).
Fora do
escopo
inicial.
Aprovao de
Solicitao de
compras.
Aprovao de
compra por mapa
de aladas.
Aprovao de solicitao
workflow de aprovao
das
solicitaes
de
compras, geradas pelos
departamentos
da
empresa.
Aprovao de compras
por mapa de aladas
workflow que encaminha
automaticamente
um
atendimento
para
aprovao, baseando-se
em regras definidas por
mapeamento
de
aprovaes
por
aprovador, valor, centro
de custo e outros.
No foi definido
o fluxo no qual o
processo
seguir.
Inicialmente a
Casa & Terra no
possui
aprovaes por
valor, o que
caracterizaria
inicialmente
aprovaes por
aprovador e por
centro de custo.
Fora do
escopo
inicial.
Fora do
escopo
inicial.
Sero citados no decorrer desse documento os fluxos de workflow identificados

dentro do escopo inicial do projeto. O detalhamento ser feito na documentao do
TOTVS Gesto de Relacionamento com o Cliente.
O processo de compra foi embasado, moldado em sua grande maioria, embasandose em um estudo previamente realizado pelos arquitetos de soluo da TOTVS
(Solicitao de Compra, Cotao, Ordem de Compra, Workflow de Aprovao de
Compras).
1.1.1 Solicitao de Compras
Nessa fase identificada a necessidade de aquisio de mercadorias ou servios,
sendo feito registro detalhado do produto e da quantidade necessria. O processo de
compras ser usado tanto para compras de material de consumo, servios e
imobilizado, quanto para reposio/formao do estoque das obras.
A solicitao de compra se originar de trs fontes distintas:
TOTVS Obras e Projetos Solicitaes geradas atravs do

cronograma aquisitivo da obra
o Para as solicitaes de compras oriundas das obras, ser
obrigatrio que exista no TOTVS Gesto de Obras e Projetos, o
cadastrado do projeto e que este j tenha concludo o cadastro de
oramento e cronograma aquisitivo.
Atravs das As solicitaes de compra geradas pelo TOTVS Gesto
de Obras e Projetos que tornam possvel o rastreamento das
informaes gerenciais relacionadas ao projeto. Para que isso seja
possvel obrigatrio o preenchimento dos seguintes campos: que
todas as solicitaes possuam os campos: projeto, tarefa e
natureza oramentria/financeira, preenchidos, os quais sero
carregados automaticamente no projeto.
TOTVS Portal Solicitaes geradas atravs de um portal web.

o Atravs do acesso internet, seja por computador, smartphones,
tablets e outros, ser possvel, a criao de solicitaes via portal,
ficando a estando solicitao de compras disponvel em tempo
real para o comprador aps a sua finalizao. A segurana desse
processo definida pelo controle de login e senha, e pela
elaborao de uma regra de acessos atravs de perfis.
TOTVS Gesto de Estoque, Compras e Faturamento Solicitaes

geradas diretamente no aplicativo.
o As solicitaes de compra tambm podero ter seus inputs
diretamente na aplicao nativa. O controle de acesso aos
movimentos feito atravs de perfis e do cadastro de usurio,
portanto necessrio que exista um criterioso estudo sobre as
diretrizes de acesso, por departamento e por funcionrio (usurio
do sistema).
Nas solicitaes de compras, as informaes de Centro de Custo, Departamento e

Natureza Oramentria/Financeira so obrigatrias. Essas informaes sero
transportadas por todo o processo de compras e posteriormente para as integraes
contbeis e financeiras.
1.1.1.1
Fluxo sistmico de solicitao de compras

TOTVS
Gesto
de
Relaciona
mento
com
Cliente
Port
al
Web
TOTVS
Estoqu
e,
Compr
as e
Fatura
mento
Compra
s de
insumos
de obra
Compras
administr
ativas
TOTVS
Gesto
de
Obras e
Projetos
Solicitao
de Compras
(Via sistema
ou Portal
Web)
NO
SIM
NO
NAO
SIM
SIM
Solicitao
SIM
NO
SIM
NO
NO
NO
Orde
m
Processos
de Compras
(via
integrao)
3
Cadastro de
Produto/Servi
os
NO
SIM
NO
NO
NO
SIM
Cadastro de
Insumos de
obra.
SIM
NO
SIM
NO
NO
NO
Cadastro de
e
Fornecedores
SIM
SIM
NO
NO
NO
SIM
1.1.2 Cotao
Nesta fase feito o registro da composio da cotao (itens e fornecedores), dos
preos cotados pelos fornecedores, das negociaes realizadas e so feitos os
clculos para definir o fornecedor vencedor.
Podero ser reunidos itens de diversas solicitaes e diversas coligadas para compor
um processo de cotao, sendo respeitadas as quantidades de cada item informadas
na requisio.
que o fornecedor seja cadastrado Ser obrigatrio cadastrar o fornecedor antes de
inclu-lo na cotao; logo, somente sero cotados preos de fornecedores
cadastrados.
Devero ser registrados os preos cotados dos fornecedores de cada item, podendo
essa coleta ser feita por fax, e-mail ou preferencialmente pelo portal de compra
(includo diretamente pelo fornecedor). O fornecedor vencedor poder ser definido
com base na melhor oferta global ou melhor oferta por item. O responsvel
pela compra poder interferir na escolha do fornecedor vencedor para aplicar outros
critrios, como qualidade do item ou alguma habilidade singular, por exemplo. Ao
final do processo ser gerado um movimento com os itens do(s) fornecedor(es)
vencedor(es).
O processo de cotao permite que o comprador realize as cotaes para diversas
coligadas do grupo ao mesmo tempo, atravs do conceito de Central de Compras.
A Central de Compra permite que o comprador escolha solicitaes de compras
pendentes de diversas coligadas diferentes, e realize a coleta de preos de forma
global para os itens selecionados.
Aps a concretizao da compra, o sistema ir gerar ordens de compras
separadamente, as quais sero disponibilizadas por coligada.
1.1.3 Aprovao de Compra
Essa fase s ocorrer quando todo o processo de cotao for concludo, de forma a
favorecer a compra. As aprovaes sero controladas pelo workflow de compras e
ser detalhado na documentao do TOTVS Gesto de Relacionamento com o
Cliente.
1.2 PROCESSO RELACIONADO
Solicitao de Compras;
Cotaes e,
Workflow de Compras Aprovao de Compras (GRC).
1.3 FLUXOGRAMA DO SUB-PROCESSO

Cadastro de Produtos/Servios
Cadastro de Fornecedor
Solicitao de Compras
Cotao
Aprovao de Compras
#
Nome
Descrio
Opo
P
Padro
EEspecfic
a
Escopo
S Sim
N - No
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Alterar o cadastro de
produtos conforme
seja necessrio
N/A
Condio do produto?
N/A
Compras - Cadastro de Produtos

Necessidade de
Incio do processo de
10
cadastrar Produto cadastro de Produto
20
30
Acessar cadastro
e buscar produto
Produto J
Cadastrado
O usurio dever
acessar o cadastro e
pesquisar pelo nome
do produto
Transao
Verificar se o produto
j est cadastrado.
<SE SIM> para 50
<SE NO> para 40
40
50
Realizar cadastro
e classificao do
produto
necessria
alguma alterao
Incluir novo registro

relativo ao produto,
com descrio,
unidades de controle
e classificaes
adicionais.
necessrio alterar
alguma informao do
produto cadastrado.
<SE SIM> ir para 60
<SE NO> ir para 100
60
70
Alterar Cadastro
do produto
Condio do
produto?
<SE Imobilizado> ir
para 90
<SE Estocvel> ir
para 80
<SE NO Estocvel>
ir para 100
80
Incluir
informaes
especficas do
estoque
Incluir informaes
adicionais necessrias
para o controle do
estoque
N/A
90
Informao
especifica para o
imobilizado
Incluir informaes de
integrao: Grupo de Contas e
Grupo de Bens
N/A
100
Produto disponvel
para utilizao
Produto cadastrado
N/A
110
Fim
Fim do processo de
cadastro de produtos
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Compras - Cadastro
Necessidade de
10
Cadastrar
Fornecedor
20
30
de Fornecedor
cadastramento de
fornecedores
Acessar Cadastro
de
Clientes/Forneced
ores
Acessar viso de
fornecedores e
pesquisar fornecedor
por nome ou CNPJ\CPF
Cliente/
Verificar se o
fornecedor j est
cadastrado
Fornecedor J
Cadastrado
<SE SIM> ir para 50

<SE NO> ir para 40
40
50
Cadastrar novo
Cliente/Fornecedo
r
necessria
alguma alterao
Incluir um novo
registro referente ao
fornecedor contendo
o mximo de
informaes possvel.
Verificar se
necessrio atualizar
informaes no
cadastro do
fornecedor.
<SE SIM> ir para 60
<SE NO> ir para 80
60
Alterar Cadastro
de
Cliente/Fornecedo
r
Realizar atualizao
de informaes no
cadastro de
fornecedores.
N/A
70
Cliente/Fornecedo
r disponvel para
utilizao
Fornecedor
Cadastrado
N/A
80
Fim
Fim do processo de
cadastro
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Compras - Solicitao de Compras

Solicitao de
10
Solicitao de
Compras
Compras.
Solicitao da Obra?
20
Solicitao da
Obra
<SE SIM> ir para 30

<SE NO> ir para 40
30
40
Solicitao de
compra
Engenharia
Solicitao de
compra
Administrativa
A rea de engenharia
ir gerar as
solicitaes atravs
do Totvs Gesto de
Projetos, apoiando-se
no cronograma
executivo da obra.
Solicitao de compra
gerada pelos
departamentos
administrativos.
Origem da
Solicitao?
50
Origem da
Solicitao
<SE Remoto> ir para

60
<SE Local
70
60
Remoto
> ir para
A solicitao ter sua

origem atravs do
Portal
70
Local
A solicitao ter sua

origem atravs do:
Totvs Gesto de
Estoque, Compras e
Faturamento ou Totvs
Gesto de Projetos.
N/A
N/A
Solicitao de
material estocvel?
80
Material Estocvel
<SE Sim> ir para 90

<SE No> ir para 100
90
Processo de
Controle de
Estoque
Processo de controle
de estoque
N/A
100
Disponvel para
cotao
Disponvel para
cotao.
N/A
110
Fim
Fim do processo de
solicitao de
compras.
N/A
N/A
N/A
N/A
Compras Cotao
Necessidade de
realizar cotao
10
cotao.
junto aos
fornecedores
20
30
ComprasCadastro de
Fornecedores
Selecionar Itens e
fornecedores que
iro compor a
cotao
Atravs desse subprocesso, ser

realizada a consulta,
incluso ou seleo
dos fornecedores que
iro participar do
processo de cotao.
Devero ser
selecionados os itens
das solicitaes de
compra pendentes,
podendo ser utilizados
itens de diversas
solicitaes diferentes
na mesma cotao.
Tambm devero ser
selecionados os
fornecedores que iro
participar do processo
de cotao.
40
Solicitar
oramentos aos
fornecedores
Enviar aos
fornecedores por
escrito (portal de
compras, e-mail ou
FAX).
N/A
50
Inserir
oramentos de
fornecedores
Registrar no mdulo
de cotao os valores
informados pelos
fornecedores.
N/A
60
Calcular Mapa de
Cotao e
fornecedor
vencedor
Executar a rotina de
clculo do mapa
comparativo de
preos.
N/A
Fornecedor
Vencedor Atende
as Necessidades?
Verificar se o
fornecedor calculado
como vencedor,
atende as
necessidades da
empresa.
N/A
N/A
N/A
70
<SE SIM> ir para 90

<SE NO> ir para 80
80
90
Selecionar
fornecedor
vencedor via
interferncia
Gerar Movimento
de Ordem de
compra e enviar
para controladoria
Realizar interferncia
no processo de
cotao, para alterar
o fornecedor
vencedor da cotao
(Por item ou de todos
os itens). Ser
obrigatrio informar
um motivo para
realizao dessa
interferncia.
Gerar movimentos de
Ordem de Compra, a
partir da cotao,
usando o fornecedor
vencedor em cada
item.
100
Fim
Fim do processo de
cotao
N/A
Compras Aprovao de Compras
10
Aprovao de
Compras
Disponibilizao do
Movimento no TOTVS
Estoque, Compras e
Faturamento.
N/A
20
Atendimento
encaminhado para
o aprovador
Atendimento
encaminhado para o
aprovador
N/A
30
Anlise para
Aprovao
Anlise do aprovador
N/A
N/A
Compra Aprovada?
40
Aprovao
<SE SIM> ir para 50

<SE NO> ir para 70
Finaliza
Atendimento
Aprovador finaliza o
atendimento com o
status de aprovado
N/A
Encaminhamento
da Ordem de
compra
O comprador
encaminha a ordem
de compra para o(s)
fornecedor (es)
vencedores
N/A
Encaminhamento
do atendimento
para soluo das
pendncias
O aprovador ir
encaminhar o
atendimento para
rea administrativa
responsvel pela
soluo das
pendncias.
N/A
80
Anlise das
pendncias
A rea administrativa
responsvel pela
soluo ir analisar e
sugerir ou no uma
soluo.
N/A
90
Soluo
Solucionado?
N/A
50
60
70
<SE SIM> ir para 30
<SE NO> ir para 100
Existe soluo?
100
Existe soluo
para pendncia?
<SE SIM> ir para 30
N/A
<SE NO> ir para 110

110
Encaminha
atendimento para
concluso
Encaminha
atendimento para
concluso.
N/A
120
Finalizar
Atendimento
Finaliza atendimento
como no aprovado.
N/A
130
Concluir
Movimento
Conclui movimento de
Aprovao de Compra
como no atendido.
N/A
140
Fim
Fim do processo de
Compras
N/A
INFORMAES DO PROCESSO
1.3.1 Sadas do Sistema (opcional)
Relatrio
Descrio
Comentrios
Solicitao
de
Oramento
Formulrio contendo os itens que

compem uma cotao, que ser
enviado para solicitar oramento aos
fornecedores.
Relatrio padro localizado

no Menu Relatrios.
Mapa de
Cotao
Relatrios com os itens que compe a

cotao, demonstrando os preos
orados por cada fornecedor e o
fornecedor vencedor da cotao.
Relatrio padro localizado

no Menu Relatrios.
1.3.2 Interfaces
Interface
No se
Aplica
Descrio
Comentrios
1.3.3 Converso
Converso
No se
Aplica
Descrio
Comentrios
2 RECEBIMENTO DE MERCADORIA / SERVIO
Nesse sub-processo realizado o registro das notas fiscais de entrada de material ou
servio, recebidas pelas reas administrativa/financeira. Podero ser inseridos
documentos originados do processo de compras atravs do recebimento do pedido
de compras, documentos relacionados a compras feitas diretamente (sem utilizao
do sub-processo de Compras), documentos recebidos diretamente nas reas
referente a outros tipos de pagamentos.
So pr-requisitos para o processo de Recebimento de Mercadoria/Servio, no caso
de documentos de entrada que no se originaram do processo de compras (Entradas
Diretas):
Cadastro de produtos: detalhado no sub-processo de Compras;

Cadastro de Fornecedores: detalhado no sub-processo de Compras;
Cadastro de Condio de Pagamento: detalhado no sub-processo de
Compras;
Para casos assim, quando no existe Pedido de Compras, necessrio incluir todas
as informaes obrigatrias, a saber: Produtos, Fornecedores, Centro de Custo,
Natureza Oramentria/Financeira e Forma de Pagamento.
Quando houver um Pedido de Compras pendente para ser vinculado nota fiscal, as
informaes presentes no Pedido de Compras sero copiadas para o movimento da
NF, sendo necessrio confirmar as quantidades e valores dos itens recebidos, e
complementar as informaes especficas do documento, como Nmero da NF e Data
de Emisso. Nesse caso, tanto fornecedor quanto produtos j estaro cadastrados.
Aps a entrada da Nota Fiscal na empresa, ser gerado um novo atendimento para o
que recebedor possa informar os dados referentes Avaliao de Qualidade. Sero
geradas todas as integraes (estoque, financeira, contbil e fiscal, se for o caso)
somente aps a Nota Fiscal ser de fato recebida no sistema.
As principais operaes de entradas identificadas no levantamento so listadas
abaixo, incluindo o detalhamento de suas principais caractersticas:

2.1.1 Notas Fiscais de Mercadoria
As compras so feitas principalmente pela rea Administrativa e pelas
obras, para atender as demandas das reas solicitantes ou cronograma
aquisitivo da obra, respectivamente. Para as compras administrativas,
no ser afetado o saldo do estoque, pois a mercadoria no
armazenada, sendo entregue diretamente ao solicitante ou para rea
administrativa solicitante - Secretria. Para as compras solicitadas pelas
obras, existir o controle de estoque, que ser alimentado atravs do
recebimento da Nota Fiscal pelo almoxarife da obra. Sero gerados os
registros financeiros para pagamento do fornecedor conforme a
condio de pagamento selecionada. Para as notas fiscais decorrentes
de solicitaes das obras, dever ser observado o preenchimento dos
campos: projeto, tarefa e natureza oramentria/financeira.
2.1.2 Notas Fiscais de Imobilizado
Para que as notas fiscais referentes compra de Ativo Imobilizado
tenham sua integrao, entre o TOTVS Gesto de Estoque, Compras e
Faturamento e o TOTVS Gesto Patrimonial funcionando corretamente;
necessrio que os campos Grupo de Contas Contbil e Grupo de
Bem estejam preenchidos para todos os cadastros de produtos que
sero imobilizados. Aps o preenchimento desses campos pela
Contabilidade, a mesma acessar o TOTVS Gesto Patrimonial e far a
integrao de todos os bens constantes na nota fiscal, confirmando a
integrao dos bens e a sua correta adequao aos moldes de controle
patrimoniais.
2.1.3 Entrada de Notas Fiscais de Servio/Produto
O clculo das retenes e tributaes ser informado no lanamento das
notas fiscais para correta gerao dos valores financeiros. Sero
disponibilizados os seguintes tributos e retenes, que ocorrero
somente quando se tratar de servio:
ISS;
INSS;
IRRF e,
Contribuies Sociais 4,65% (PIS = 0,65%, COFINS = 3% e
CSLL = 1%).
A Casa & Terra Engenharia, poder realizar compras nas localidades

onde o fornecedor emitir as notas fiscais atravs de suas filiais. Neste
caso, no momento do recebimento da nota no sistema, dever ser
alterado para o fornecedor da nota fiscal e, se o fornecedor no estiver
cadastrado, ser necessrio que o seja feito. No movimento de nota
fiscal onde o parmetro Controla base de CNPJ, esse dever estar
marcado.
2.1.4 RPA Recibo de Pagamento a Autnomo
O pagamento de RPA usado para pagamento de colaboradores e
prestadores de servio pessoal fsica. Estes RPAs sero lanamentos no
Totvs Gesto de Compras, Estoque e Faturamento, sendo necessrio que
o funcionrio tambm seja includo no cadastro de Fornecedores. Alguns
campos adicionais especficos para o processo de RPA devero ser
preenchidos, entre eles nmero de dependentes, N do Contribuinte no
INSS, Categoria de Autnomo, n CBO Autnomo. A partir das
informaes includas na RPA, ser gerado um registro para pagamento
no Totvs Gesto Financeira. Sero
retenes no movimento de RPA:
disponibilizadas
as
seguintes
INSS Ser calculado com base na tabela progressiva;

IRRF Ser calculado com base na tabela progressiva e,
ISS Alquota informada no cadastro do servio.
O processo de recebimento dos documentos fiscais foi moldado, embasando-se em

um estudo previamente realizado pelos arquitetos de soluo da TOTVS Braslia.
Segue abaixo, parte de citao referente ao processo de Nota Fiscal (Ordem de
compra, Workflow de Avaliao de Qualidade). No decorrer deste documento podero
existir outras citaes desse parecer, desde que o processo em questo possua
algum embasamento no parecer tcnico.
...as notas fiscais (NFs) de materiais adquiridos para

obras continuam sendo conferidas pelo almoxarife de
cada obra. Ele confere o material e a NF de acordo com o
pedido de compras registrado no sistema. Caso verifique
alguma divergncia, ele entra em contato com o Depto
de Compras e, este depto negocia as divergncias com o
fornecedor. Caso esteja tudo correto, o Almoxarife
registra a NF no sistema a partir do recebimento do
Pedido de Compras pendente. Em seguida, o sistema ir
disparar um workflow para que o Almoxarife realize a
avaliao de qualidade do material recebido. Logo aps,
ele dever encaminhar a NF para o Depto de Compras.
O Depto de Compras dever conferir a NF lanada pelo
Almoxarifado e realizar a avaliao de qualidade da
compra. Depois, dever encaminhar a NF e boleto ao
Depto Financeiro para providncias de pagamento.
Entendemos que a NF no precisa passar novamente pela
autorizao do aprovador, visto que, o Pedido de
Compras que originou a NF j passou por esta aprovao
e todas as informaes do mesmo j foram conferidas
anteriormente. Recomendamos tambm que a avaliao
de qualidade realizada pelo Almoxarifado e pelo Depto de
Compras seja realizada atravs de workflow, utilizando o
TOTVS Gesto do Relacionamento com o Cliente (RM
Agilis). O movimento de Nota Fiscal dever disparar as
duas ocorrncias de avaliao. A mdia do fornecedor
poder ser obtida atravs de relatrios.
Os outros tipos de NFs (materiais no estocveis,
consumo, bens) seguiro o mesmo fluxo descrito acima,
porm, a incluso ser feita pelo Depto de Compras.
Entendemos que as NFs de Servio no precisaro passar
pela conferncia do Depto Contbil neste momento, pois
todas as regras tributrias podem ser parametrizadas, de
forma que a tributao seja includa automaticamente no
lanamento.
1
Soluo proposta em parecer tcnico desenvolvido pelos arquitetos de soluo TOTVS: Daniele M. de Oliveira
Gimenez e Fabio Henrique Paz de Sousa em setembro de 2011.
Para o processo de Avaliao de Qualidade, o cliente solicitou a criao de algum
mecanismo para que fosse possvel a insero desses dados no ERP. A sugesto
proposta ser descrita na MIT046 Analise de GAP, por no fazer parte do escopo
inicial contratado.
Pedido de Compras
Controle de Estoque
Workflow de Compras Avaliao de Qualidade (GRC)
Recebimento de Mercadorias/Servios
No quadro 100, o ttulo est para Depto. Compras, quando o correto parece ser
Almoxarife.
Sugesto de alterao incluindo os seguintes passos:
Criar passo102 Para deciso: Compras resolve no ato? Se Sim, v 1para 120; se No,
Mercadoria no recebida por falta ou desacordo com PC / e Comunica o Compras; ato
seguinte, Compras assume no passo 110, volta para passo 50, seguindo da o procedimento
normal.
Nome
Descrio
Transao
Opo
P
Padro
EEspecfic
a
Escopo
S Sim
N - No
Compras - Recebimento de Mercadorias/Servios
10
Necessidade de
registrar
documentos
recebidos
20
Pedido de
Compra
30
Aquisio de
material para
obra
Incio do sub-processo de
recebimento de notas fiscais
de materiais e servios
N/A
Verificar Pedido de Compra

pendente.
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Aquisio de material para

obra?
<SE SIM> ir para 70
<SE NO> ir para 40
40
Selecionar
Pedido de
Compras
Pendente e
marcar Itens
recebidos
50
NF em
conformidade
com o pedido de
compras?
60
70
Registrar a NF
no sistema atravs do
recebimento do
Pedido de
Compras.
Selecionar
Pedido de
Compras
Pendente e
marcar Itens
Departamento de compras
seleciona o pedido de compra
pendente.
NF em conformidade com o
pedido de compras?
<SE SIM> ir para 60
<SE NO> ir para 110
O comprador registra a nota
fiscal atravs do recebimento
do pedido de compra
pendente.
O almoxarife da obra seleciona

o pedido de compra pendente
e marca os itens que esto
sendo entregues.
recebidos
80
90
Conferir o
material
recebido e a
nota fiscal de
acordo com o
pedido de
compras
registrado no
sistema.
Material e NF em
conformidade com o
pedido de compras?
O almoxarife deve conferir o

material recebido e a nota
fiscal de acordo com o pedido
de compras registrado no
sistema.
N/A
N/A
N/A
N/A
O Almoxarife libera o
entregador da mercadoria
informando ao Compras que a
mesma no foi recebida por
falta ou desacordo com o PC
N/A
Material e NF em conformidade
com o pedido de compras?
<SE SIM> ir para 120
<SE NO> ir para 100
100
102
Entrar em contato com

o Depto de Compras.
Compras resolve no
ato/curtssimo prazo
a(s) divergncia(s)?
O almoxarife entra em contato

com o Depto de Compras, para
delatar os problemas ocorridos
no recebimento da NF.
O Almoxarife aguarda alguns
instantes para que Compras
resolva e ele proceda ao
recebimento; resolvida a
divergncia?
<SE NO> ir para 104
104
A mercadoria no
recebida e o PC
continua em aberto
110
Entrar em contato com

o fornecedor e
negociar as
divergncias.
O departamento de Compras
entra em contato com o
fornecedor e negocia as
divergncias.
N/A
120
Registrar a NF no
sistema - atravs do
recebimento do Pedido
de Compras.
O almoxarife Registra a NF no
sistema - atravs do
recebimento do Pedido de
Compras.
N/A
130
Preencher a avaliao
de qualidade gerada
atravs de workflow no
Totvs Gesto do
Relacionamento com o
Cliente (RM Agilis).
O almoxarife preenche a
avaliao de qualidade,
disponvel no atendimento
gerado automaticamente. ( o
almoxarife quem preenche?
No o entregador preposto
do Fornecedor?)
N/A
140
Encaminhar a Nota
Fiscal (NF) ao Depto de
Compras para
conferncia.
O almoxarife envia a NF para o

departamento de Compras,
para conferncia.
N/A
150
Conferir a NF
registrada no sistema.
O departamento de compras
confere a NF registrada no
sistema.
N/A
160
Preencher a avaliao
de qualidade gerada
atravs de workflow no
Totvs Gesto do
Relacionamento com o
Cliente (RM Agilis).
O comprador preenche a
avaliao de qualidade gerada
atravs de workflow no Totvs
Gesto do Relacionamento
com o Cliente (RM Agilis). (Essa
avaliao da Qualidade de
Compras/Recebimento do
material no deveria ser
avaliada pelo
Fornecedor/Entregador do
material? entendo que isso
que fala o penltimo pargrafo
do item 2.1 e o ltimo
pargrafo do item 2.1.4, aps a
nota dos consultores Daniele
M. de Oliveira Gimenez e Fabio
Henrique Paz de Sousa)
N/A
170
Encaminha a nota
fiscal e o boleto ao
financeiro para
providncias de
pagamento.
O comprador encaminha a
nota fiscal e o boleto ao
financeiro para providncias de
pagamento.
N/A
180
Fim
Fim do processo de
recebimento de notas fiscais
de materiais/servios.
N/A
2.4 INFORMAES DO PROCESSO
Relatrio
Descrio
Comentrios
No se
Aplica
2.4.2 Interfaces
Interface
Descrio
Comentrios
No se
Aplica
2.4.3 Converso
Converso
No se
Aplica
Descrio
Comentrios
3 FATURAMENTO
No sub-processo de faturamento sero gerados os movimentos de sada de Venda
de Mercadoria e prestao de servios.
Sero pr-requisitos para o sub-processo de faturamento os seguintes cadastros:
Cadastro de Clientes: Recomenda-se que o cadastro de clientes seja

revisado e inserido novamente.
Cadastro de Produtos: Alem das informaes detalhado no subprocesso de Compras. Sero obrigatrias as informaes adicionais
exigidas para correta gerao de Notas Fiscais de venda.
CFOP (Naturezas de Operao): O cadastro de naturezas de operao
dever ser feito para possibilitar a emisso de notas fiscais e para correto
funcionamento da EFD PIS/COFINS.
3.1 Faturamento de Servios

O processo de emisso de documentos fiscais foi moldado, embasando-se em um
estudo previamente realizado pelos arquitetos de soluo da TOTVS Braslia. Segue
abaixo, parte de citao referente ao processo de emisso de Nota Fiscal (Nota Fiscal
de Faturamento). No decorrer deste documento podero existir outras citaes desse
parecer, desde que o processo em questo possua algum embasamento no parecer
tcnico.
2
Inicialmente a contabilidade ou o departamento

responsvel dever registrar os contratos no TOTVS
Gesto de Estoques, Compras e Faturamento (RM
Nucleus). No recurso de contratos algumas modalidades
de faturamento podem ser utilizadas: medio,
peridico contratos com parcelas fixas e no
peridicas contrato com parcela nica. Quando o
contrato for por medio, as medies peridicas
devero ser registradas no contrato. Solicitaes de
Faturamento sero geradas a partir da modalidade de
faturamento escolhida. Estas solicitaes podero gerar
lanamentos de previso financeira para o TOTVS Gesto
Financeira (RM Fluxus). Periodicamente estas solicitaes
sero recebidas para um movimento de Nota Fiscal de
Faturamento que por sua vez, ir gerar a integrao
financeira, contbil e fiscal. Alm disso, o formulrio de
nota fiscal ser impresso a partir deste movimento. Para
facilitar o processo de impresso das notas fiscais,
sugerimos a utilizao de formulrio contnuo.
Soluo proposta em parecer tcnico desenvolvido pelos arquitetos de soluo TOTVS: Daniele M. de Oliveira Gimenez e Fabio Henrique Paz de
Sousa em setembro de 2011.
No se Aplica
Cadastro de Clientes
3.4 DESCRIO DETALHADO DO SUB-PROCESSO
#
Nome
Descrio
Cadastro de Clientes
Necessidade de
Cadastrar
10
cadastramento de
Cliente/Fornecedo
Clientes
r
20
30
40
50
Acessar Cadastro
de
Clientes/Forneced
ores
Acessar viso de
clientes e pesquisar
fornecedor por nome
ou CNPJ\CPF
Cliente/
Verifica se o cliente j
est cadastrado
Fornecedor J
Cadastrado
<SE SIM> ir para 50
Cadastrar novo
Cliente/Fornecedo
r
Incluir um novo
registro referente ao
cliente contendo o
mximo de
informaes possveis.
necessria
alguma alterao
Transao
Opo
P
Padro
EEspecfic
a
Escopo
S Sim
N - No
N\A
N\A
N\A
N\A
N\A
<SE NO> ir para 40
Verificar se
necessrio atualizar
informaes no
cadastro do cliente.
<SE SIM> ir para 60
<SE NO> ir para 80
60
Alterar Cadastro
de
Cliente/Fornecedo
r
Realizar atualizao
de informaes no
cadastro de cliente
N\A
70
Cliente/Fornecedo
r disponvel para
utilizao
Cliente Cadastrado
N\A
80
Fim
Fim do processo de
N\A
cadastro
Necessidade de
10
emisso de Nota
faturamento de
servios.
Fiscal Servios
20
30
Registro de
contrato
Tipo de
Recebimento
Contabilidade registra
o contrato de
prestao de servio
no Totvs Gesto de
Estoques, Compras e
Faturamento (RM
Nucleus)
N\A
N\A
N\A
Recebimento por
medio?
<SE SIM> ir para 40
<SE NO> ir para 50
Registrar as
medies mensais
no contrato.
Registrar as medies
mensais no contrato.
N\A
Gerar as
Solicitaes de
Faturamento.
Gerar as Solicitaes
de Faturamento, essa
poder ser feito pelo
Totvs Gesto de
Estoque, Compras e
Faturamento ou pelo
Totvs Gesto de
Projetos.
N\A
60
Previso
financeira
Gerao da previso
financeira, pelo
contrato, quando no
for do tipo Medio
ou previso financeira
gerada por contratos
peridicos.
N\A
70
Nota Fiscal de
faturamento
Contabilidade realiza
a emisso da NF.
N\A
Emisso da NF
Emisso de relatrio,
em formulrio
continuo.
N\A
40
50
80
90
Integrao
financeira
Lanamentos gerados
automaticamente no
Totvs Gesto
Financeira, atravs da
condio de
pagamento.
100
Integrao
contbil
Gerao contbil das

provises.
N\A
Integrao fiscal
Gerao dos
lanamentos fiscais de
forma off-line.
N\A
Fim
Fim do processo de
emisso de
documento fiscal.
N\A
110
120
N\A

Relatrio
Descrio
Nota Fiscal de
Servio
Relatrio de Nota Fiscal Modelo 3
Comentrios
3.5.2 Interfaces
Interface
Descrio
Comentrios
No se
Aplica
3.5.3 Converso
Converso
No se
Aplica
Descrio
Comentrios
4 CONTROLE DE ESTOQUE
A Gesto de Materiais consiste da viso macro do fluxo de requisio/aquisio de
produtos estocveis na companhia, motivada pelas necessidades de suprimento de
materiais aplicados na realizao das atividades meio e/ou fim.
O processo de controle de estoque foi moldado em sua grande maioria, embasandose em um estudo previamente realizado pelos arquitetos de soluo da TOTVS
Braslia. Segue abaixo, parte de citao referente ao processo de controle de
estoque. No decorrer deste documento podero existir outras citaes desse parecer,
desde que o processo em questo possua algum embasamento no parecer tcnico.
4.1 Estoque
3
...os usurios registraro suas requisies de materiais

diretamente no sistema, atravs do Portal TOTVS. Estas
requisies parecero automaticamente como pendentes
para o Almoxarifado das Obras. Caso exista o material em
estoque, o almoxarife dever entreg-lo e baixar a
requisio gerando automaticamente uma baixa de
estoque dos produtos entregues. Caso contrrio, o
almoxarife dever gerar uma Solicitao de Reposio (a
partir da requisio de materiais, sem necessidade de
redigitao). Esta solicitao ser analisada pelo
Almoxarifado Central. Caso exista o material disponvel
no Almoxarifado Central, este dever transferir os
produtos para o estoque solicitante. Caso contrrio,
dever gerar uma Solicitao de Compras.
A Solicitao de Compras aparecer automaticamente
para o setor responsvel (Depto de Compras) para
realizao do processo de aquisio (j descrito no tpico
Processo de Compras). Ao dar entrada na NF,
automaticamente o estoque dos produtos aumentar.
Ento, o almoxarife dever entregar o material ao
solicitante e baixar a requisio que continuou
pendente desde o incio do processo.
A realizao de inventrios peridicos fundamental para
verificar a efetividade do controle de estoques.
Sugerimos que os inventrios sejam realizados
inicialmente em intervalos de 3 em 3 meses. Estes
inventrios devero ser feitos no sistema e os possveis
ajustes devero ser devidamente identificados,
registrados e principalmente justificados.
Para controlar o estoque mnimo dos produtos essenciais,
o Corpore RM possui um recurso chamado
Ressuprimento. Este recurso atende perfeitamente e
automatiza todo este controle, garantindo que no
ocorram faltas destes produtos. Alm disso, com um
histrico confivel de consumo (em torno de 12 meses),
as variveis do Ressuprimento (ponto de pedido, estoque
mximo, estoque mnimo, lote econmico de compra)
podem ser parametrizadas para ajuste automtico, com
base no histrico de entradas e sada de cada produto.
3
Recomendamos ainda que os Almoxarifados das Obras e
o Almoxarifado Central sofram auditorias peridicas,
mesmo que estas auditorias sejam feitas internamente.
Nestas auditorias relatrios de saldos de produtos em
estoque, registros de inventrios, histricos de consumo,
podem ser exigidos do almoxarife.
necessrio que o Depto de Engenharia defina quais
produtos sero controlados no oramento das obras, pois
nestas situaes as Solicitaes de Compras devero ser
geradas pelo Depto de Engenharia, a partir do TOTVS
Obras e Projetos e no pelo Almoxarifado.
4.1.1 Entrada de Estoque

A entrada de saldo em estoque ser feita atravs do lanamento das notas fiscais.
Os detalhes sobre entradas de Notas Fiscais de Material em Estoque foram descritos
anteriormente no Sub-processo de Recebimento de Materiais/Servios.
Ser necessrio realizar uma entrada inicial do saldo de estoque atual para iniciar o
controle de estoque a partir da implantao do sistema.
4.1.2 Baixa de Estoque
Esse movimento receber todas as solicitaes destinadas ao ressuprimento de
materiais de escritrio, material aplicado e outros que por sua vez possuem saldo no
estoque. Todas as solicitaes sero apreciadas pelo almoxarife responsvel, o que
consiste dizer que ser feita uma pr-analise dos saldos existentes de todos os
materiais solicitados, possibilitando assim a entrega total do material, que o saldo de
estoque igual ou maior do que a quantidade solicitada, bem como o
encaminhamento para o workflow de compras quando o saldo do material no
estoque no atender ou atender parcialmente a solicitao, se no existir a
necessidade do ressuprimento total (no caso do atendimento parcial) o almoxarife
poder concluir a solicitao com os itens que no foram atendidos, decidindo assim
no envi-los para o workflow de compra.
4.2 Estoque de Material de Obra

As obras faro o controle do estoque dos materiais utilizados em seus projetos. Esse
controle ser feito por Local de Estoque, onde tanto na entrada em estoque de tais
insumos como na baixa (entrega de insumos para ser usado na obra) devero ser
informados o Local de Estoque, centro de custo, projeto e tarefa.
Hoje, no existe controle de estoque do almoxarifado da administrao.
Alm do saldo fsico, o controle de estoque tambm ser feito atravs do saldo
financeiro calculado pelo custo mdio do item. Com isso os movimentos de entrada e
sada devero afetar tanto o saldo fsico quanto o saldo fsico dos itens em estoque.
4.2.1 Entrada de Estoque
A entrada de saldo em estoque ser feita atravs do lanamento das notas fiscais.
Os detalhes sobre entradas de Notas Fiscais de Material em Estoque foram descritos
anteriormente no Sub-processo de Recebimento de Materiais/Servios.
Ser necessrio realizar uma entrada inicial do saldo de estoque atual para iniciar o
controle de estoque a partir da implantao do sistema.
4.2.2 Baixa de Estoque
A baixa de estoque ocorrer no momento que o almoxarife atender as solicitaes de
estoque pendentes, as quais devero ser controladas pelo cronograma do projeto.
de extrema importncia que na entrega do material os campos: projeto, centro de
custos, natureza oramentria/financeira estejam preenchidos.
4.2.3 Inventario
Este sub-processo tem como objetivos registrar o inventrio fsico e possibilitar o
acerto do estoque virtual controlado pelo sistema.
Anualmente, ser impresso um relatrio com todos os itens do almoxarifado para
contagem. O responsvel pelo almoxarife efetuar a contagem fsica do estoque.
Cada item dever ser conferido com o saldo constante no sistema. Eventuais desvios
devero ser verificados e corrigidos para o registro do inventrio.
4.2.4 Nota fiscal de venda (Almoxarifado Central)
Foi identificado que no ser necessrio o processo de transferncia de produtos em
estoque entre filiais, pois os estoques sero controlados por SPE e essa no possuir
filial. No entanto existir a transferncia entre as SPEs ou entre SPEs e o
Almoxarifado Central. Para atender esse processo ser emitido uma nota fiscal de
venda de mercadoria, por se tratar de transao entre empresas distintas.
Compras
Recebimento de Material / Servio
Controle de Estoque
Controle de Estoque
Nota Fiscal de Venda (Almoxarifado Central)
Inventrio
#
Nome
Descrio
Controle de Estoque
Necessidade de
Incio do sub-processo
requisitar
10
de requisio de
materiais/insumo
materiais/insumos.
s
Requisitar os
materiais
20
atravs de
Requisies de
Materiais
(eletrnica) VIA
As requisies podero
ser feitas atravs do
portal web ou pelo
Totvs Gesto de
Estoque, Compras e
Faturamento.
Transao
Opo
P
Padro
EEspecfic
a
Escopo
S Sim
N - No
N\A
N\A
N\A
PORTAL TOTVS.
30
Existe material
em estoque?
Existe material em
estoque?
<SE SIM> ir para 40
<SE NO> ir para 80
40
Entregar o
material
solicitado e
baixar a
requisio no
sistema.
O almoxarife entrega o
material solicitado e
baixa a requisio no
sistema.
N\A
50
Baixa de Estoque
Baixa automtica do
estoque
N\A
60
Imprimir a Ficha
de Sada
Imprimir
(automaticamente a
partir do sistema) a
Ficha de Sada de
Estoque.
N\A
70
Ficha de Sada
Relatrio de sada de
estoque.
N\A
Requisio de
material
Gerar uma Solicitao

de Reposio (tambm
eletrnica) a partir da
Requisio de
Materiais (sem
necessidade de
redigitao).
N\A
Almoxarifado
Central
Almoxarifado Central
analisa o saldo dos
itens integrantes da
requisio de
materiais.
N\A
N\A
Solicitao de
Compras
Almoxarife gera uma

solicitao de compras
para o departamento
de compras, com os
itens que no possuam
saldo.
N\A
120
Emisso de NF
de Venda
Emisso de nota fiscal

de venda para que
seja possvel transitar
com a mercadoria. A
emisso da NF se far
necessria quando a
transao for entre
SPEs ou entre SPEs e a
holding.
N\A
130
Departamento de
Compras
Processo de Compras
N\A
140
Almoxarife
Aps o processo de
compras, o almoxarife
receber a nota fiscal,
a qual ser fruto de
uma ou mais Ordem
de Compra pendente
registrada pelo
Departamento de
N\A
80
90
100
Existe material
no Estoque
Central?
Existe material no
Estoque Central?
<SE NO> ir para 110
110
Compras.
150
Material em
conformidade
com o PC e a NF?
Material em
conformidade com a
Ordem de Compra e a
NF?
N\A
Entrar em
contato como
departamento de
compras
O almoxarife entrar
em contato com o
Depto de Compras
para que as
divergncias sejam
negociadas com o
fornecedor.
N\A
170
Receber Material
Receber o material e
registrar a NF no
sistema.
N\A
180
Aumento de
Estoque
Aumento automtico
do saldo de estoque
para os itens recebidos
na nota fiscal.
N\A
190
Enviar a NF para
o Depto Contbil.
Enviar a NF para o
Depto Contbil.
N\A
200
Requisies
Pendentes
O almoxarife ir
verificar as
requisies pendentes.
N\A
Fim
Fim do sub-processo
de controle de
estoque.
N\A

<SE NO> ir para 160.
160
210
Nota Fiscal de Venda (Almoxarifado Central)
10
Necessidade de
emisso de Nota
Fiscal
emisso de nota fiscal
de venda de
mercadoria.
N\A
20
Verifica solicitao de
material
O almoxarife do Almoxarifado
Central verifica via e-mail ou
N\A
fax, a existncia de solicitao
de material.
Existe Saldo?
30
Existe Saldo?
<SE SIM> ir para 40
N\A
<SE NO> ir para 50

40
Emite Nota Fiscal

contra a SPE solicitante
O almoxarife do Almoxarifado
Central emite Nota Fiscal contra
a SPE solicitante.
N\A
50
Informa o solicitante
que no existe saldo
O almoxarife informa ao
solicitante, via email ou fax, o
que no existe saldo.
N\A
60
Emisso de Nota
Fiscal
Impresso de Nota
Fiscal
N\A
70
Integrao
Financeira
Integrao Financeira
N\A
80
Integrao
Contbil
Integrao Contbil
N\A
Fim
Fim do processo de
emisso de documento
fiscal.
N\A
10
Necessidade de
realizar
inventario
de Controle de Estoque
Inventario.
N\A
20
Emite relatrio
para contagem
Gerar a ficha fsica

financeira (Relatrio de
Saldos e Valores do
Estoque)
N\A
30
Efetuar a
contagem fsica
do estoque
Efetuar a contagem
fsica dos produtos em
estoque.
N\A
40
Conferir com o
saldo constante
no sistema
Confrontar o saldo do
relatrio ficha fsica
financeira com as
quantidades
identificadas na
contagem do estoque.
N\A
50
Verificar e
Caso sejam detectas
N\A
90
Inventario
corrigir eventuais
desvios
divergncias entre o
saldo do sistema e o
levantado na contagem
do estoque, devero
ser tratas as correes
necessrias.
60
Registrar
inventrio
Registrar a contagem
fsica conseguida
durante a execuo do
inventario fsico.
N\A
70
Gerar
Movimentos de
Acerto de
Inventario
Gerar os movimentos
de acerto, a partir das
diferenas entre o
saldo do sistema e a
contagem fsica.
N\A
Fim
de Controle de Estoque
Inventario.
N\A
80
Relatrio
Descrio
Recibo de
entrega de
material
Formulrio contendo informaes do

usurio solicitante, itens com
quantidade e centro de custo.
Ficha Fsica
Financeira
Relatrio sinttico ou analtico com

saldo anterior, a movimentao em
estoque (Entrada e Sada) e Saldo
final, exibindo tanto valor fsico quanto
financeiro.
Comentrios
Relatrio interno do sistema

j disponibilizado na
aplicao.
4.6.2 Interfaces
Interface
Descrio
Comentrios
No se
Aplica
4.6.3 Converso
Converso
No se
Aplica
Descrio
Comentrios
5 GESTO DE CONTRATOS
5.1 Contrato
O processo de contrato foi moldado embasando-se em um estudo previamente
realizado pelos arquitetos de soluo da TOTVS Braslia. Segue abaixo, parte de
citao referente ao processo de contratos. No decorrer deste documento podero
existir outras citaes desse parecer, desde que o processo em questo possua
algum embasamento no parecer tcnico.
...O TOTVS Gesto de Obras e Projetos (RM Solum)

possui um recurso completo para controle dos contratos
com empreiteiros. Oferece funcionalidades para controlar
este processo do momento da contratao at o controle
efetivo das medies, retenes, recolhimentos, contas a
pagar. Alm disso, permite acompanhar a produtividade
do empreiteiro e o consumo tido por ele para verificar o
grau de produtividade e a qualidade do servio prestado.
Podemos citar como benefcios que podem ser
alcanados com a utilizao da ferramenta:
Controle
das
informaes
contratuais:
fornecedor, vigncia, servios;
Contratados e etc.;
Controle das compras realizadas para cada
contrato;
Controle das medies e dos saldos de contratos
e,
Alta
disponibilidade
da
informao
para
consultas e para extrao em relatrios, cubos e
ferramentas gerenciais.
Compras
Recebimento de Material / Servio

Controle Contratos Incluso
Controle Contratos Gesto de contrato
Controle Contratos Recebimento de documento

#
Nome
Descrio
Transao
Opo
P
Padro
EEspecfic
Escopo
S Sim
N - No
a
Controle Contrato Incluso

Necessidade de
de Gesto de
10
Formalizar
Contratos Gesto de
Contrato
Contratos.
N\A
20
Digitaliza o
contrato
Guardar cpia
digitalizada do
contrato assinado.
N\A
60
Incluir registro
do contrato no
sistema
Registrar no sistema o
contrato formalizado.
N\A
70
Arquivar
contrato original
Arquivar a via original

do contrato assinado.
N\A
Cpia Contrato
Cpia do contrato
Original que ser
arquivada.
N\A
Fim
Fim do sub-processo
de Gesto de
Contratos Gesto de
Contratos
N\A
80
90
Controle Contratos Gesto de contrato

10
Incio da Gesto
de Contratos
de Gesto de
Contratos.
N\A
N\A
N\A
Quem controla o
contrato?
20
Controlado por?
<SE Engenharia
para 30
> ir
<SE Administrativo> ir
para 40
30
Gesto de
Contrato
Gesto de Contrato
realizada pelo
departamento de
engenharia atravs do
Totvs Gesto de
Projetos.
40
Gesto de
Contrato
Gesto de Contrato
realizada pelo
departamento
administrativo atravs
do Totvs Gesto de
Estoque, Compras e
Faturamento.
N\A
N\A
Cadastrar
Medio
Contrato faturado por

medio. O
controlador do
contrato dever lanar
no sistema as
medies que sero
faturadas.
N\A
Gerar
faturamento
O controlador do
contrato dever gerar
a(s) solicitao (es)
de Pagamento ou de
Recebimento.
N\A
N\A
Tipo de faturamento
do contrato?
50
Tipo
<SE Medio > ir para

60
<SE Peridico > ir
para 70
60
70
Natureza do contrato?
80
Natureza do
Contrato
<SE Compra > ir para

90
<SE Venda > ir para
100
90
Processo de
recebimento de
documento
Processo de
Recebimento de
documento.
N\A
100
Processo de
Faturamento
Processo de
faturamento
N\A
Fim
Fim do sub-processo
de Gesto de
Contratos.
N\A
110
Controle Contratos Recebimento de documento
10
20
30
40
50
60
Necessidade de
Conferir
Contratos
de Recebimento e
conferncia de
documentos
comprobatrios de
pagamento.
N\A
Recebe NF do
fornecedor e
entrega rea
de contratos
O Administrativo ir
receber a nota fiscal
do fornecedor,
identificar que se trata
de uma nota fiscal
relacionada a contrato
e encaminhar para a
rea de contratos.
N\A
Nota Fiscal
Documento fiscal
emitido pelo
fornecedor.
N\A
Conferencia entre a
nota fiscal recebida e
as condies firmadas
em contrato
N\A
Listagem de condies
que precisam ser
atendidas por
contrato.
N\A
N\A
N\A
N\A
Confere com
condies do
contrato: check
list
Check List (j
existe modelo de
check-list?)
NF confere com
contrato?
Nota Fiscal est de

acordo com as
condies previstas
em contrato?
<SE SIM> ir para 80
<SE NO> ir para 70
70
80
Regulariza com
fornecedor
Regularizar
divergncias junto ao
fornecedor.
Carimba verso
da nota e inclui
nmero do
Carimbar o verso da
nota fiscal e incluir o
numero do contrato.
contrato
Envia para
atesto do
solicitante
Enviar nota fiscal para

que o solicitante possa
atestar o documento.
N\A
100
Recebimento de
Materiais/Servio
s
No processo de
Recebimento de
Materiais/Servios ser
registrada a nota fiscal
recebida.
N\A
110
Entrega ao
financeiro
Entrega ao financeiro a
nota fiscal para
pagamento.
N\A
Fim
Fim do sub-processo
de Gesto de
Contratos
Recebimento e
conferncia de
documentos
comprobatrios de
pagamento
N\A
90
120

Relatrio
Descrio
Comentrios
02.013Ficha
Financeira
por Contrato
02.013-Ficha Financeira por Contrato
Relatrio padro (book)
5.5.2 Interfaces
Interface
Descrio
Comentrios
No se
Aplica
5.5.3 Converso
Converso
No se
Aplica
Descrio
Comentrios
6 APROVADORES
TOTVS
Assinatura
Coordenadora de Projeto
___/___/___
Analista de Negcio
Casa & Terra Engenharia
Coordenador de Projeto
Data
___/___/___
Assinatura
Data
___/___/___

Especificação de Processos - Draft Nov-2014

Загружено:

Сведения о документе

Оригинальное название

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Especificação de Processos - Draft Nov-2014

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Especificao de Processos

RECEBIMENTO DE MERCADORIA / SERVIO

Cadastro de Fornecedores: Como o cadastro de fornecedores ser

Cadastro de Produtos/Servios: Todas as operaes realizadas no

relatrios e cubos, como

Cadastro de Condio de Pagamento: Define as regras usadas na

pela Casa &

Sero citados no decorrer desse documento os fluxos de workflow identificados

TOTVS Obras e Projetos Solicitaes geradas atravs do

TOTVS Portal Solicitaes geradas atravs de um portal web.

TOTVS Gesto de Estoque, Compras e Faturamento Solicitaes

Nas solicitaes de compras, as informaes de Centro de Custo, Departamento e

Fluxo sistmico de solicitao de compras

1.2 PROCESSO RELACIONADO

1.3 FLUXOGRAMA DO SUB-PROCESSO

Compras - Cadastro de Produtos

Incluir novo registro

<SE SIM> ir para 50

Compras - Solicitao de Compras

<SE SIM> ir para 30

<SE Remoto> ir para

A solicitao ter sua

A solicitao ter sua

<SE Sim> ir para 90

Atravs desse subprocesso, ser

<SE SIM> ir para 90

Compras Aprovao de Compras

<SE SIM> ir para 50

<SE SIM> ir para 30

<SE NO> ir para 110

Formulrio contendo os itens que

Relatrio padro localizado

Relatrios com os itens que compe a

Relatrio padro localizado

Cadastro de produtos: detalhado no sub-processo de Compras;

2.1 PROCESSO RELACIONADO

A Casa & Terra Engenharia, poder realizar compras nas localidades

INSS Ser calculado com base na tabela progressiva;

O processo de recebimento dos documentos fiscais foi moldado, embasando-se em

...as notas fiscais (NFs) de materiais adquiridos para

2.2 PROCESSO RELACIONADO

Compras - Recebimento de Mercadorias/Servios

Verificar Pedido de Compra

Aquisio de material para

O almoxarife da obra seleciona

O almoxarife deve conferir o

Entrar em contato com

O almoxarife entra em contato

Entrar em contato com

O almoxarife envia a NF para o

Cadastro de Clientes: Recomenda-se que o cadastro de clientes seja

3.1 Faturamento de Servios

Inicialmente a contabilidade ou o departamento

<SE SIM> ir para 50

<SE NO> ir para 40

Gerao contbil das

3.5 INFORMAES DO PROCESSO

Relatrio de Nota Fiscal Modelo 3

...os usurios registraro suas requisies de materiais

4.1.1 Entrada de Estoque

4.2 Estoque de Material de Obra

4.3 PROCESSO RELACIONADO

Nota Fiscal de Venda (Almoxarifado Central)