SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Centro Internacional de Produccin Limpia Lope

TITULACION
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
ORGANIZAR LA DOCUMENTACIN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIN

GUIA DE APRENDIZAJE No. 5 A

INSTRUCTORES

GUIA DE APRENDIZAJE

Titulacin:

Asistencia administrativa

Resultados de Aprendizaje:

Recibir los documentos de acuerdo con las polticas organizacionales y la

legislacin vigente.
Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en
cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas tcnicas colombianas
para la elaboracin y presentacin de los documentos, las normas internas y la
legislacin vigente.
Operar los recursos tecnolgicos requeridos para el recibo, el despacho y la
organizacin de los documentos, de acuerdo con las polticas institucionales.
Preservar los documentos (soporte fsico o digital) para el suministro de
informacin de acuerdo con las normas, las tcnicas, la tecnologa disponible y la
legislacin vigente..

2. SABER
SUBTEMAS

1. Necesidad de conservar la documentacin

2. Concepto de archivo y tipos de archivos segn el ciclo vital del documento
y procesos que se desarrollan del programa de gestin documental
3. Archivo de documentos: captacin, elaboracin y custodia
4. Organizacin del archivo.
5. Sistemas de ordenacin del archivo: Convencionales, microfilme,
informticos, digitalizacin
6. Funcionamiento habitual del archivo y normas prcticas de utilizacin,
control del archivo, confidencialidad de la informacin y documentacin,
ficheros, destruccin y purga de los archivos
7. Tablas de retencin concepto, importancia y ejemplos
8. Manual de archivo
9. Normatividad legal vigente
10. Muebles, equipos y materiales de archivo
11. Procesos de organizacin archivstica: Foliacin: definicin, requisitos,
materiales, procedimientos

3. OBJETIVO:
Comprender la importancia de conservar o guardar la documentacin en las
empresas.
3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS
3.1.1. Identificar y definir que es un archivo y su importancia
3.1.2. Comprender y diferenciar las fases de elaboracin, utilizacin y archivo
de
Datos.
3.1.3. Conocer los diferentes sistemas de archivo

4. ORIENTACIONES GENERALES

La importancia del archivo en una empresa moderna

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia
para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estn involucrados en la labor aunque la gestin y ordenacin
sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fcil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio
requiere decisiones y para cualquier tipo de informacin tenemos tres tipos de decisiones:
tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Tirar es la primera opcin. Segn Brbara Hemphill Si usted no sabe lo que tiene, o no
puede encontrarlo, no vale nada para usted.
Nos es difcil tirar por los siguientes motivos: el hbito de ojear, no tener los objetivos
claros y el miedo a tirar.
Antes de empezar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:
Requiere esto alguna accin por mi parte?
Puedo encontrarlo en otro sitio?
La informacin es suficientemente reciente para ser til?
Para qu puedo utilizar esta informacin?
Existen implicaciones legales o financieras?
Qu es lo peor que me podra pasar si no tengo esta informacin?

Necesita alguien esta informacin?

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y
reglas bsicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y
recuperar de inmediato.
En toda organizacin las finalidades del archivo son:
Ser el centro de la informacin y de la documentacin.
Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
Asegurar la conservacin de los documentos.
Los fundamentos metodolgicos de un archivo son:
-

Lgica.

Como me piden los documentos.

Como necesitamos la informacin.
-

Rigor.

Sencillez.

Los criterios para un archivo eficaz son:

Inequvocos.
Explcitos.
Objetivos.
La organizacin bsica de un archivo es la siguiente:
Existencia de unas normas de archivo o manual.
Existencia de un ndice.
Instalaciones.
El guin para un manual de archivo de departamento o central sera el siguiente:
Introduccin general.
Relacin de tipos de documentos ms corrientes.
Proceso de llegada del documento al archivo.
Normas y sistemas de clasificacin.
Tipos y niveles de archivos.
Tipos y criterios para documentos.
Conservacin de la documentacin en cada nivel.
Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histrico.
Normas de eliminacin y conservacin.
Normas de retencin o caducidad.
Normas de solicitud de documentacin.
Normas para prstamos.
Medios materiales necesarios.
Medios personales necesarios.
Un ndice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos
nuestra documentacin, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminacin.
Tomado de: http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-archivo-empresa/importanciaarchivo-empresa-moderna

5. EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

5.1 DE CONOCIMIENTO
Respuesta a preguntas sobre:
Explica la necesidad de los archivos en las empresas
Define que se entiende por archivo
Cules son los tipos de archivos segn el ciclo vital del documento y qu procesos se
desarrollan al interior de cada uno de ellos, acorde con el programa de Gestin
Documental?
Explica el proceso de archivo de documentos.
Describe el proceso de organizacin del archivo
Presenta y explica cada uno de los sistemas de ordenacin del archivo
Explica Funcionamiento habitual del archivo y normas prcticas de utilizacin, control del
archivo, confidencialidad de la informacin y documentacin, ficheros, destruccin y purga
de los archivos.
Define, explica y establece la importancia de: Tablas de retencin documental y el manual
de archivo
Presenta una lista de Materiales, muebles y equipos empleados en el archivo.
Lee y explica la normatividad legal vigente para el archivo.
Explica el proceso de organizacin archivstica denominado foliacin,

5.2 DESEMPEO
Presenta:
Un ejercicio sobre los sistemas de ordenacin en el archivo
Presenta un ejercicio de foliacin.
Presenta una tabla de retencin documental y la explica

5.3 DE PRODUCTO
Elabora un informe sobre la normatividad bsica que regulan los archivos en el pas.
Elabora un diagrama de flujo aplicable ala organizacin en un archivo
Presenta un boceto virtual de oficina de archivo con sus muebles, materiales y equipos
que se necesitan para su funcionamiento

6. DOCUMENTOS SOPORTE

En este espacio usted deber relacionar La informacin que empleo en:

Libros con su correspondiente bibliografa
Direcciones en la Web
Bases de datos que se consultaron
Blokcs Visitados
Repositorios sobre los diferentes temas
Videos youtube

7. LECTURAS COMPLEMENTARIAS

En esta parte usted deber incluir los documentos escritos que a manera de artculos
haya consultado y ledo como soporte y ampliacin de cada uno de los subtemas
socializados en clase.