EJERCICIO 10 CAPITULO 5 - MANUALES ADMINISTRATIVOS

Instrucciones: Analice la descripcin del puesto Secretaria Ejecutiva que

pertenece al Manual de puesto de una organizacin de Comercializacin y
defina si cumple con los requerimientos de acuerdo al material estudiado.
Adems debe sugerir los cambios que a su criterio son necesarios.
Puesto: Secretaria Ejecutiva
Depende De: Gerente de Compras y Gerente de Ventas
Subordinado: Ninguno
Funcin Bsica: Apoyo en las actividades administrativas
Responsabilidades:
1. Apoyar al Director General y al Gerente de Compras y Ventas
2. Llevar la agenda de ambos
3. Simplificar la informacin recibida y archivarla para proporcionarla cua
ndo se necesite.
4. Informar de las ltimas noticias en la empresa segn sea su incumbenc
ia.
5. Responder las llamadas telefnicas del departamento.
6. Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se l
e asigne en ese momento.
7. Redactar las cartas, memorando, requisiciones que el Gerente General
o el de compras y Ventas requieran.
8. Preparar y ordenar la documentacin y la informacin relacionada con l
os pagos deimpuestos que ser enviada al despacho de contadores
que maneja la contabilidad de la empresa.
9. Mantener al tanto al director general de cualquier anomala observada.
Caractersticas requeridas: Debe ser una persona de buen carcter y
disposicin, debido a que debe mantener una buena relacin con los
gerentes, proveedores, clientes, empleados y autoridades. Debe ser discreta
con la informacin que se le confe.
Como requisito tiene que ser una Contadora Publica o tener una carrera
tcnica profesional.
Si cumple de acuerdo con el material estudiado.

Los cambios que a mi criterio realizara serian:

 Dejarla como secretaria solamente del Gerente General o del Gerente

de Compras y Ventas.
Esto lo realizara con el fin de que no est saturada y pueda trabajar efi
cientemente con un solo Jefe.
Adems como requisito adicional solicitara que fuera bilinge por la
razn que existen clientes extranjeros y se pueden caer negocios por
no hablar ingls.
Que tenga gran conocimiento de computacin.
Experiencia mnima de 2 aos
Establecer claramente cules son sus funciones y atribuciones y no
estarle colocando cargas que no le corresponden para evitar retrasos
en el cumplimiento de tareas asignadas.