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4.
TERMINOLOGA
Requisicin:
Contrato:
Pedido (Contrato de Adquisicin):
Orden de servicio:
Manual:
OSD:
DGAS:
DRMSG:
UA:
DGAJ:
5. POLTICAS DE OPERACIN
5.1. GENERALES
1.
La DRMSG promover entre las UA el uso ptimo y racional de los recursos materiales.
2.
La DGAS, deber presentar en su primera sesin ordinaria de cada ao al Comit, el Programa Anual de Adquisiciones,
Arrendamientos y Contratacin de Servicios para su revisin, acorde al techo presupuestal autorizado y notificado por la
Comisin de Vigilancia de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal. Asimismo, deber presentar al OSD el Programa
revisado para su aprobacin, as como las modificaciones efectuadas en el proceso de ejecucin al mismo.
Dicho programa no deber contemplar los servicios a que se refiere el concepto 3100 Servicios Bsicos, con
excepcin de los servicios correspondientes a las partidas 3103 Servicio Telefnico; 3106 Servicio de conduccin
de seales analgicas y 3107 Servicios de telefona celular, asimismo, no deber contemplar los servicios de las
partidas nmero 3407 Otros Impuestos y Derechos y 3411 Servicio de vigilancia.
3.
La DRMSG vigilar que las adquisiciones, arrendamientos y contratacin de servicios se realicen con base en el
Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios y de acuerdo con la disponibilidad
presupuestal y en general de acuerdo a la Ley y su Reglamento.
4.
Los titulares de las UA remitirn a la DRMSG un listado con las firmas de los Directores de rea y Secretarios
Particulares facultados para suscribir las requisiciones de bienes y servicios.
5.
La DGAS, por conducto de la DRMSG, es la nica rea facultada para establecer en forma oficial compromisos con
proveedores y prestadores de servicios en materia de adquisiciones, arrendamientos y contratacin de servicios.
6.
La DRMSG informar a los proveedores y prestadores de servicios sobre las condiciones de entrega de bienes al almacn y
de prestacin de servicios, respectivamente.
7.
La DGAS, no estar obligada a publicar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios en
la Gaceta Oficial del Distrito Federal.
8.
Todos los contratos de prestacin de servicios o de arrendamientos que celebre la Contadura, sern suscritos por el
titular de la DGAS y, como testigos, el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y el titular de la UA
solicitante. En los casos de bienes y servicios requeridos por la Direccin General de Administracin y Sistemas,
firmar como testigo adems, el Subdirector de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios o el Subdirector de Servicios
Generales, segn corresponda.
9.
Cuando el monto de cada operacin no sea mayor de $2,000.00, la DRMSG podr, bajo su responsabilidad, realizar
adquisiciones o contratar servicios sin mediar pedido u orden de servicios, a travs de recursos del fondo revolvente.
10. La DRMSG podr, bajo su responsabilidad, realizar adquisiciones o contratar servicios mediante gastos por comprobar,
cuando los proveedores o prestadores de servicios, requieran el pago de la adquisicin del bien o contratacin de
servicio contra la entrega de stos. En esos casos la solicitud a la Direccin de Recursos Financieros, deber incluir
copia de la requisicin correspondiente con suficiencia presupuestal.
11. La DRMSG no otorgar anticipos para la adquisicin de bienes o para la contratacin de servicios, salvo casos excepcionales
y debidamente justificados por la UA solicitante y autorizados por el Director General de Administracin y Sistemas, los
cuales no podrn exceder del 50% del monto contratado, y sern garantizados por el 100% del importe total del anticipo.
12. Para
agilizar su operacin, la DRMSG, bajo su responsabilidad, podr efectuar adquisiciones y contratacin de servicios
hasta por un monto de $5,000.00 y $8,000.00 antes de IVA, respectivamente, sin mediar pedido u orden de servicios,
mediante la figura de gastos a comprobar, a partir de la cantidad sealada para bienes, se debern fincar pedidos.
El formato de pedido preestablecido ser sancionado jurdicamente por nica vez, en cuanto a los requisitos de validez y
existencia por parte de la DGAJ.
13. La
DRMSG, bajo su responsabilidad, podr formalizar la contratacin de los servicios hasta por un monto de
$75,000.00, mediante el formato denominado Orden de Servicio; y de $75,000.01 en adelante se requerir un
contrato, el cual ser revisado y sancionado jurdicamente en cuanto a los requisitos de validez y existencia por parte
de la DGAJ y autorizado por el Director General de Administracin y Sistemas.
14. Los
pedidos, contratos y rdenes de servicio sern firmados por los servidores pblicos de acuerdo con sus
atribuciones, conforme a los siguientes rangos:
Hasta $15,000.00, por el Jefe de Departamento de Adquisiciones, y el Subdirector de Adquisiciones, Almacenes e
Inventarios y por el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales.
De $15,000.01 en adelante, por los servidores pblicos mencionados y por el Director General de Administracin y Sistemas.
15. Con
la finalidad de establecer la suma de las operaciones que se realicen mediante invitacin restringida a cuando
menos tres proveedores o prestadores de servicios y por adjudicacin directa, los cuales no podrn exceder el 20%
del volumen anual de adquisiciones, arrendamientos y prestacin de servicios autorizado, quedan excluidos los
siguientes tipos de procedimientos:
a)
Licitacin pblica.
b)
Adjudicaciones directas o invitaciones restringidas a cuando menos tres proveedores o prestadores de servicios,
derivadas de una licitacin pblica declarada desierta en segunda convocatoria. Tambin quedan comprendidas las
adjudicaciones directas de partidas declaradas desiertas en dichos procesos licitatorios.
c)
Adjudicaciones directas o invitaciones restringidas a cuando menos tres proveedores o prestadores de servicios,
dictaminados por el Comit de acuerdo con el artculo 54 de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal.
d)
Las adquisiciones y contratacin de servicios formalizados con fundamento en el artculo 1o. de la Ley de
Adquisiciones para el Distrito Federal.
16. La DRMSG, bajo su responsabilidad, podr autorizar por una sola vez una prrroga en la entrega de los bienes o en la
prestacin de los servicios, previa solicitud por escrito del proveedor o prestador de servicios plenamente justificada,
siempre y cuando el monto pactado en la partida correspondiente no sea mayor de $15,000.00. Si se rebasa ese
monto, la prrroga deber ser autorizada por el Director General de Administracin y Sistemas.
Las prrrogas se ajustarn a los plazos siguientes:
a)
b)
Veinte das hbiles como mximo en bienes de fabricacin especial y en la prestacin de servicios de cualquier
naturaleza.
17. Las solicitudes de prrrogas que rebasen los plazos establecidos en el numeral anterior sern sometidas a la dictaminacin
del Comit.
18. La DRMSG podr, bajo su responsabilidad, eximir a los proveedores de presentar la garanta de cumplimiento cuando
el monto de adjudicacin no sea superior a $50,000.00 antes de IVA y los bienes sean entregados antes de la fecha
establecida en el pedido. En los casos de licitacin pblica e invitacin restringida a cuando menos tres proveedores,
o prestadores de servicios dicha exencin se deber sealar en las bases respectivas.
19. Las
garantas que reciba la Contadura para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de pedidos, rdenes de
servicios o contratos quedarn bajo custodia de la DRMSG, y sern liberadas por sta, previa solicitud por escrito del
interesado.
20. Por el atraso en la entrega de bienes o en la prestacin de un servicio, en la fecha establecida en el pedido; orden de servicio
o contrato la DRMSG aplicar una pena convencional equivalente al 2% sobre el monto de la partida no entregada por cada
da de atraso, hasta cubrir el 10% del importe del monto total del contrato sin IVA, en cuyo caso, se har efectiva la garanta
de cumplimiento. Toda pena por el atraso en la entrega de bienes o en la prestacin de un servicio, se aplicar mediante
notas de crdito o cheque certificado.
21. La
Contadura no podr establecer compromisos con proveedores o prestadores de servicios inhabilitados por la
Secretara de la Funcin Pblica o por la Contralora General del Distrito Federal, durante el plazo que stas
determinen en la resolucin respectiva.
24. La
DRMSG enviar a la DRF, las facturas para el pago de bienes y servicios, para lo cual recabar firma de Visto
Bueno del rea usuaria en la factura con la cual se acreditar que los bienes y servicios fueron recibidos de
conformidad por la misma.
25. En el caso de la contratacin de servicios de profesionistas especializados a los que se refiere el artculo 32 de la Ley
Orgnica de la Contadura Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, la UA que los solicit,
deber participar desde el inicio y a lo largo del proceso que corresponda.
26. La DRMSG podr modificar los pedidos, ordenes de servicio o contratos, de acuerdo a las necesidades de operacin.
5.2.
1.
En las requisiciones se deber incluir la descripcin completa del bien o servicio y especificar la unidad de medida
correspondiente y la cantidad solicitada. El servidor pblico autorizado de la UA deber suscribir las requisiciones, las
cuales comprendern requerimientos que afecten una sola partida presupuestal, de conformidad con el Clasificador
por Objeto del Gasto del Gobierno del Distrito Federal vigente.
2.
Las UA entregarn las requisiciones de lunes a viernes, de 9:00 a 15:00 y de 16:00 a 18:00 hrs., en la DRMSG.
3.
Cuando para desempear sus funciones las UA requieran un bien que no exista en el almacn o un servicio que no
pueda ser prestado por la Subdireccin de Servicios Generales formularn la requisicin correspondiente y la
tramitarn ante la DRMSG.
4.
El monto de la disponibilidad presupuestal autorizado en una requisicin, para la contratacin de servicios profesionales,
podr ser afectada hasta por 10% ms, siempre y cuando se cuente con recursos en la partida correspondiente.
5.
Las requisiciones de bienes y servicios cuyo importe estimado no sea mayor de $2,000.00 y cuya adquisicin o contratacin
de servicios se realicen mediante recursos del fondo revolvente no requerirn sello de disponibilidad presupuestal.
6.
Las requisiciones de bienes y servicios cuya adquisicin o contratacin de servicio se realicen mediante fondo revolvente,
sern tramitadas por la Subdireccin de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios o por la Subdireccin de Servicios
Generales, segn corresponda.
7.
Las requisiciones de bienes y servicios cuyo importe sea mayor de $2,000.00 sern atendidas por la Subdireccin de
Adquisiciones, Almacenes e Inventarios.
8.
Las requisiciones de bienes y servicios cuyo importe sea mayor de $2,000.00 sern turnadas en dos tantos a la
Direccin de Recursos Financieros (DRF), solicitando la validacin de la disponibilidad presupuestal.
9.
La DRMSG autorizar las requisiciones de bienes y servicios, cuyos montos estimados no sean mayores de $15,000.00
antes de IVA. Las requisiciones con montos estimados superiores al sealado sern autorizadas por la DGAS.
5.3. DE LA ADJUDICACIN DIRECTA
1.
La DRMSG fijar y aplicar los montos de actuacin para los procedimientos de adjudicacin directa, de acuerdo con los
rangos establecidos en el Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el ejercicio presupuestal
correspondiente. Dichos montos se harn del conocimiento del Comit.
2.
La DRMSG integrar un expediente por cada proceso de adquisicin o de contratacin de servicios que se realice
mediante las figuras de pedido, orden de servicio o contrato. Los expedientes contendrn la documentacin
justificativa y comprobatoria derivada de las operaciones.
Los expedientes de adjudicaciones directas cuyos importes no sean superiores a $130,000.00 antes de IVA contendrn:
a)
Requisicin con validacin de disponibilidad presupuestal y, en caso de bienes, sello de no existencia en el almacn o
existencia mnima.
b)
Acuse de la solicitud de cotizacin, el cual puede ser mediante escrito, fax o correo electrnico.
Para el caso de adquisiciones y contratacin de servicios mayores a $75,000.00, se enviar como mnimo 3 solicitudes de
cotizacin, salvo el caso de proveedor nico.
c)
Cotizacin (es).
d)
e)
Copia de la factura.
Los expedientes de adquisiciones y contratacin de servicios, de asuntos que fueron sometidos a dictaminacin del Comit
debern contener:
a)
Requisicin con validacin de disponibilidad presupuestal y, en caso de bienes, sello de no existencia en el almacn o
existencia mnima.
b)
Acuse de la solicitud de cotizacin, el cual puede ser mediante escrito, fax o correo electrnico.
c)
Cotizacin (es).
d)
e)
f)
g)
h)
Copia de la factura.
3.
Para someter a dictamen del Comit la adjudicacin directa de la adquisicin de bienes o contratacin de servicios, en
los casos previstos por el artculo 54, salvo los casos de las fracciones IV y XII y artculo 57 de la Ley de
Adquisiciones para el Distrito Federal; la DRMSG deber presentar como mnimo la siguiente documentacin:
a)
Requisicin con disponibilidad presupuestal y, en su caso, con sello de no existencia en el almacn o existencia
mnima.
b)
c)
d)
1.
La DRMSG fijar y aplicar los montos de actuacin para los procedimientos de invitacin restringida a cuando menos
tres proveedores o prestadores de servicios, de acuerdo con los rangos establecidos en el Decreto de Presupuesto de
Egresos del Distrito Federal para el ejercicio presupuestal correspondiente. Dichos montos se harn del conocimiento
del Comit.
2.
Para efecto de una adjudicacin directa, derivada de declarar desierto un segundo procedimiento de invitacin
restringida a cuando menos tres proveedores o prestadores de servicios, la DRMSG no podr solicitar cotizaciones a
las empresas que fueron invitadas a participar en dicho proceso y no presentaron propuestas.
3.
Los procesos de invitacin restringida a cuando menos tres proveedores o prestadores de servicios debern ser
presididos por el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y/o el Subdirector de Adquisiciones,
Almacenes e Inventarios.
4.
Los expedientes de los procedimientos de invitacin restringida a cuando menos tres proveedores o prestadores de servicios,
debern contener.
a)
Requisicin con validacin de disponibilidad presupuestal. Si se trata de la adquisicin de bienes, con el sello de no
existencia en el almacn o existencia mnima.
b)
Oficios para la Subcontralora en la Contadura, la DGAJ y, en su caso, la UA solicitante anexando proyecto de bases de la
invitacin restringida a cuando menos tres proveedores o prestadores de servicios para su revisin.
c)
Oficios para la Subcontralora en la Contadura, la DGAJ y, en su caso, la UA solicitante, remitiendo bases definitivas.
d)
Oficios de invitacin a proveedores o prestadores de servicios, con acuse de recibo el cual puede ser mediante fax.
e)
f)
Acta de presentacin y apertura del (los) sobre(s) que contenga(n) la documentacin legal y administrativa, propuestas
tcnicas y econmicas (con toda la documentacin solicitada).
g)
h)
i)
j)
k)
Oficios de remisin del acta de comunicacin del dictamen y fallo a los proveedores que no asistieron al acto de fallo.
l)
m)
n)
Copia de la factura.
o)
En su caso, la dems documentacin que se genere durante el proceso, incluyendo el supuesto de que sea sometido al
Comit.
5.
La DRMSG podr, bajo su responsabilidad, en los procedimientos de invitacin restringida a cuando menos tres
proveedores o prestadores de servicios adjudicar los bienes o la prestacin de un servicio por partida a un solo
participante o mediante el abastecimiento simultneo, a travs de dos o ms concursantes, cuando en las bases del
procedimiento (de invitacin restringida a cuando menos tres proveedores o prestadores de servicios), se establezca
ste. En ese caso, el diferencial de precio no podr ser superior al 10% del precio ms bajo ofertado.
6.
Para la realizacin de este tipo de procedimientos en los que formen parte bienes o servicios de importacin, la
Secretara de Desarrollo Econmico conforme a los lineamientos y criterios que establezca, dictaminar el porcentaje
de integracin nacional, de conformidad con el artculo 30 de la Ley.
7.
Solo se realizarn procedimientos de invitacin restringida a cuando menos tres proveedores o prestadores de servicios de
carcter internacional cuando previa investigacin de mercado que realice la DRMSG, no exista oferta en cantidad o calidad
de proveedores y/o prestadores de servicios nacionales; o que no existan proveedores o fabricantes en el mercado nacional
que puedan garantizar las mejores condiciones de calidad, oportunidad, precio, financiamiento, menor impacto ambiental y
servicio en las adquisiciones.
1.
Toda requisicin de bienes de consumo que se adquieran mediante licitacin pblica deber contener sello de no
existencia en el almacn o de existencia mnima.
2.
La DRMSG fijar y aplicar los montos de actuacin para los procedimientos de licitacin pblica, de acuerdo con los
rangos establecidos en el Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el ejercicio presupuestal
correspondiente. Dichos montos se harn del conocimiento del Comit.
3.
a)
Requisicin con validacin de disponibilidad presupuestal, en el caso de adquisicin de bienes, con sello del almacn
de no existencia o de existencia mnima.
b)
Oficios para la Subcontralora en la Contadura, la DGAJ y, en su caso, a la UA solicitante anexando proyecto de bases de
licitacin para su revisin.
c)
Oficios para la Subcontralora en la Contadura, la DGAJ y, en su caso, a la UA, remitiendo bases definitivas e
invitacin para participar en los eventos.
d)
e)
f)
g)
Acta de presentacin y apertura de los sobres que contengan la documentacin legal y administrativa, propuestas
tcnicas y econmicas (con toda la documentacin solicitada).
h)
i)
j)
k)
l)
Oficios de remisin del acta de comunicacin del dictamen y fallo a los proveedores que no asistieron al acto del fallo
de la licitacin.
m)
n)
o)
Copia de la factura.
p)
4.
La DRMSG podr, bajo su responsabilidad en los procedimientos de licitacin pblica, adjudicar bienes o la prestacin
de un servicio por partida a un solo concursante o a travs de dos o ms licitantes, cuando en las bases de la
licitacin se establezca el abastecimiento simultneo. En ese caso, el diferencial de precio no podr ser superior al
10% del precio ms bajo ofertado.
5.
Los procesos de licitacin pblica debern ser presididos por el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y/o el
Subdirector de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios.
6.
Solo se realizarn licitaciones de carcter internacional cuando previa investigacin de mercado que realice la
DRMSG, no exista oferta en cantidad o calidad de proveedores y/o prestadores de servicios nacionales; o que no
existan proveedores o fabricantes en el mercado nacional que puedan garantizar las mejores condiciones de calidad,
oportunidad, precio, financiamiento y menor impacto ambiental y servicio en las adquisiciones.
7.
Para la realizacin de licitaciones pblicas en las que formen parte bienes o servicios de importacin, la Secretara de
Desarrollo Econmico conforme a los lineamientos y criterios que establezca dictaminar el porcentaje de integracin
nacional, de conformidad con el artculo 30 de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal.
Descripcin de Actividades
RESPONSABLE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA)
1.
2.
3.
ALMACN
(A)
4.
5.
UA
6.
SUBDIRECCIN DE ADQUISICIONES,
ALMACENES E INVENTARIOS
(SAAI)
7.
8.
DIRECCIN DE RECURSOS
FINANCIEROS
(DRF)
ACTIVIDAD
Detecta la necesidad del bien o servicio y verifica que el bien no
se encuentre disponible en el almacn o que el servicio no
pueda ser proporcionado por la Subdireccin de Servicios
Generales.
Elabora la requisicin (vase el Anexo nm. 1) en cuatro tantos
y recaba las firmas de autorizacin correspondientes.
En caso de servicios, entrega los cuatro tantos a la Subdireccin de
Adquisiciones, Almacenes e Inventarios y contina en la actividad
nm. 7.
En caso de bienes, contina en la siguiente actividad.
Acude al almacn para recabar el sello de no existencia o de
existencia mnima.
Recibe la requisicin, verifica que no existan los bienes y hace
constar, con el sello, el nombre y firma del responsable, la no
existencia o existencia mnima.
Entrega a la UA solicitante los cuatro tantos de la requisicin
sellada.
Recibe los cuatro tantos de la requisicin y los entrega a la
Subdireccin de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios.
Recibe los cuatro tantos, sella, asigna el nmero de requisicin, y
proporciona el acuse de recibo a la UA.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
SAAI
UA
DRF
cancelacin.
SAAI
SUBDIRECCIN
DE ADQUISICIONES,
ALMACENES E INVENTARIOS
(SAAI)
ALMACN
(A)
INICIO
1
Detecta la necesidad
del bien o servicio y verifica
que el bien no se encuentre en
el almacn o que el servicio no
pueda ser proporcionado
por la SSG
2
Elabora la requisicin
en cuatro tantos y recaba
las firmas de autorizacin
correspondientes
Servicios?
No
4
Recibe la requisicin, verifica
que no existen los bienes y
hace constar, con el sello, el
nombre y firma del responsable,
la no existencia
o existencia mnima
La Informacin
correcta?
No
Importe mayor a
$2,000?
Turna la requisicin
en dos tantos a la DRF
No
10
DIRECCIN DE RECURSOS
FINANCIEROS
(DRF)
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA)
SAAI
11
Existe disponibilidad
presupuestal?
No
14
Valida la disponibilidad
presupuestal, y firma la
requisicin
Rebasa $15,000.00
15
No
13
16
17
18
Fin
6.2.
ADJUDICACIN DIRECTA
6.2.1.
Descripcin de Actividades
RESPONSABLE
SUBDIRECCIN DE ADQUISICIONES,
ALMACENES E INVENTARIOS
(SAAI)
1.
2.
PROVEEDOR O PRESTADOR
DE SERVICIOS
SAAI
3.
4.
5.
6.
7.
8.
ACTIVIDAD
Identifica a los proveedores que oferten los bienes o servicios
requeridos.
Solicita a los proveedores (la) cotizacin, mediante la Solicitud de
Cotizacin o va telefnica (vase el Anexo nm. 2).
Recibe la Solicitud de Cotizacin, prepara cotizacin y remite a la
Subdireccin de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios
Recibe las cotizaciones, elabora cuadro comparativo, las evala y
en su caso adjudica el bien o servicio al proveedor que oferte las
mejores condiciones para los bienes o servicios requeridos.
Elabora y firma en cuatro tantos, el pedido (vase el Anexo nm.
5) o la orden de servicio (vase el Anexo nm. 6), lo enva a la
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales
(DRMSG) y contina con la actividad nm. 13.
Si se trata de una contratacin, elabora el contrato y lo enva en
cuatro tantos a la DRMSG para que lo revise.
Recibe el contrato, elabora oficio de la Direccin General de
Administracin y Sistemas (DGAS), recaba firma y procede a
remitirlo a la Direccin General de Asuntos Jurdicos para su
revisin y sancin.
Recibe el contrato y lo revisa:
Hay observaciones?
No. Otorga su Vo. Bo. y lo remite a la DRMSG a travs de la
DGAS y pasa a la actividad nm. 11.
S. Continua en la siguiente actividad.
Devuelve contrato con observaciones a la DGAS, para que a
travs de sta se entregue a la DRMSG.
DRMSG
9.
DGAJ
DRMSG
SAAI
DRMSG
13. Recibe, revisa y firma los cuatro tantos del pedido, orden de
DIRECCIN DE RECURSOS
FINANCIEROS
(DRF)
DRMSG
Almacenes e Inventarios.
pblicos que intervienen y enva el contrato a la DRMSG.
ALMACN, SUBDIRECCIN
DE SERVICIOS GENERALES
O REA USUARIA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DRMSG
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
(DRMSG)
PROVEEDOR O PRESTADOR
DE SERVICIOS
INICIO
1
Identifica a los proveedores
que oferten los bienes o
servicios requeridos
2
Solicita a los proveedores
cotizacin mediante
solicitud o va telefnica
3
Recibe la solicitud, prepara
cotizacin y la remite a la
SAAI
4
Recibe la
cotizacin,elabora cuadro
compartivo, las evala,
adjudica al proveedor que
oferte las mejores
condiciones
5
Elabora y firma en 4 tantos
del pedido o la orden de
servicio y enva a la
DRMSG. Contina en la
actividad 13
6
Recibe el contrato, elabora
oficio de la DGAS, recaba
firma y lo remite a la DGAJ
para su revisin y sancin
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
(DRMSG)
DIRECCIN GENERAL
DE ASUNTOS JURDICOS
(DGAJ)
SUBDIRECCIN DE
ADQUISICIONES, ALMACENES
E INVENTARIOS
(SAAI)
Recibe el contrato
y lo revisa
Hay
observaciones?
No
9
Recibe el contrato e
incorpora sus
observaciones, elabora
oficio y recaba firma de la
DGAS y remite a la DGAJ
10
Recibe el contrato, lo
sanciona y lo devuelve a la
DGAS
2
11
Recibe el contrato y lo
enva a la SAAI
13
12
Recibe el contrato
sancionado y recaba las
firmas de los servidores
pblicos que intervienen y
enva contrato a la DRMSG
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
(DRMSG)
DIRECCIN DE RECURSOS
FINANCIEROS
(DRF)
SUBDIRECCIN DE
ADQUISICIONES, ALMACENES
E INVENTARIOS
(SAAI)
ALMACN, SUBDIRECCIN DE
SERVICIOS GENERALES O
UNIDAD ADMINISTRATIVA
USUARIA
14
Recibe y registra el pedido,
orden de servicio o contrato
valida la disponibilidad
presupuestal y devuelve a
la DRMSG
16
15
Recibe el pedido, orden de
servicio o contrato, recaba
la firma del titular de la
DGAS y remite el
documento a la SAAI
17
18
A satisfaccin?
19
No
20
Determina penalizacin,
devuelve la factura al
proveedor y solicita nota de
crdito, con copia a la DRF
PROVEEDOR O PRESTADOR
DE SERVICIOS
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
(DRMSG)
ALMACN, SUBDIRECCIN
DE SERVICIOS GENERALES
21
22
Entrega la factura y la nota
de crdito o cheque
certificado por el importe de
la penalizacin al almacn
o a la SSG
23
Recibe la factura con sello
de entrada al almacen o
firma de recepcin de
conformidad y nota de
crdito o cheque certificado
y remite a la DRMSG
24
Recibe y entrega factura
y, en su caso, la nota de
crdito o cheque certificado
a la DRF para que tramite
el pago y enva a la SAAI
copias, para expediente
FIN
6.3.
6.3.1.
RESPONSABLE
SUBDIRECCIN DE ADQUISICIONES,
ALMACENES E INVENTARIOS
(SAAI)
DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS GENERALES
(DRMSG)
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA)
DRMSG
SAAI
DRMSG
SAAI
UA
DRMSG
SAAI
ACTIVIDAD
1.
DRMSG.
DRMSG
RESPONSABLE
DIRECCIN GENERAL
DE ASUNTOS JURDICOS
(DGAJ)
DRMSG
DGAJ
DRMSG
SAAI
DRMSG
DIRECCIN DE RECURSOS
FINANCIEROS
(DRF)
DRMSG
SAAI
ALMACN O SUBDIRECCIN
DE SERVICIOS GENERALES
ACTIVIDAD
26. Recibe el contrato y lo revisa.
Hay observaciones?
No. Otorga el Vo. Bo. y lo remite a la DRMSG a travs de la
DGAS. Contina en la actividad nm. 29.
S. Lo devuelve a la DRMSG, a travs de la DGAS para que
efecte las correcciones. Contina en la siguiente actividad.
31. Recibe, revisa y firma los cuatro tantos del pedido, orden de
servicio o contrato, y los enva a la DRF, para que los
registre y para que valide la disponibilidad presupuestal.
32. Recibe y registra el pedido, orden de servicio o contrato, valida
en los cuatro tantos la disponibilidad presupuestal y devuelve el
documento a la DRMSG.
33. Recibe el pedido, orden de servicio o contrato sancionado,
recaba la firma del titular de la DGAS y remite el documento a la
Subdireccin de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios.
34. Recibe el pedido, orden de servicio o contrato autorizado y
formaliza la operacin con el proveedor.
35. Distribuye los cuatro tantos del documento de la siguiente
manera:
a) Proveedor o prestador de servicios.
b) Almacn, en el caso de adquisicin de bienes, la
Subdireccin de Servicios Generales o la UA solicitante, en
caso de servicios para dar seguimiento a la operacin y
verificar su cumplimiento.
c) DRF.
d) Expediente.
36. Recibe los bienes o servicios y la factura correspondiente y
verifica:
A satisfaccin?
PROVEEDOR O PRESTADOR
DE SERVICIOS
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
responsable del almacn; y en el caso de un servicio, con el
nombre, cargo y firma del Subdirector de Servicios
Generales, y en su caso la UA usuaria.
DRMSG
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
(DRMSG)
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA),
DGAJ Y
SUBCONTRALORA
INICIO
2
1
Elaborar las bases de
invitacin restringida y las
somete a la consideracin
de la DRMSG
3
Convoca a la
Subcontralora, a la DGAJ
y a la UA solicitante para
revisar las bases
4
6
Remite las bases revisadas
a la UA solicitante, DGAJ y
Subcontralora para que las
rubrique
7
Recibe el documento y
verifica que se hayan
efectuado los cambios
acordados
Hay
observaciones?
No
8
Devuelve las bases
debidamente rubricadas a
la DRMSG
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
(DRMSG)
SUBDIRECCIN DE ADQUISICIONES,
ALMACENES E INVENTARIOS
(SAAI)
10
11
12
13
14
16
15
17
18
19
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
(DRMSG)
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA)
SUBDIRECCIN
DE ADQUISICIONES,
ALMACENES E INVENTARIOS
(SAAI)
DIRECCIN GENERAL
DE ASUNTOS JURDICOS
(DGAJ)
20
21
22
Recibe la propuesta y el
Dictamen Tcnico y los turna a
la SAAI
23
Elabora y firma en 4 tantos del
pedido o la orden de servicio, lo
turna a la DRMSG y contina
con la actividad nm. 31
24
26
25
Recibe el contrato, elabora el
oficio de la DGAS y remite el
contrato para que lo revise y
sancione la DGAJ
Recibe el contrato
y lo revisa
27
Recibe el contrato e incorpora
observaciones, elabora oficio
de la DGAS y lo remite a la
DGAJ
Hay
observaciones?
No
28
29
Recibe de la DGAS el
contrato validado
sancionado y lo enva a la
SAAI
30
Recibe contrato, recaba las
firmas de los servidores
pblicos que intervienen
y enva el documento
a la DRMSG
31
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
(DRMSG)
DIRECCIN
DE RECURSOS FINANCIEROS
(DRF)
SUBDIRECCIN
DE ADQUISICIONES,
ALMACENES E INVENTARIOS
(SAAI)
ALMACN O SUBDIRECCIN
DE SERVICIOS GENERALES
32
Recibe y registra el pedido,
orden de servicio o contrato
contrato , valida en los 4
tantos la disponibilidad
presupuestal y devuelve
33
Recibe el pedido, orden de
servicio o contrato, recaba
la firma del titular de la
DGAS y remite el
documento a la SAAI
34
Recibe el pedido, orden de
servicio o contrato
autorizado y formaliza la
operacin con el proveedor
35
36
A satisfaccin?
37
No
38
Determina penalizacin,
devuelve factura
al proveedor y solicita
nota de crdito,
con copia a la DRF
PROVEEDOR O PRESTADOR
DE SERVICIOS
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
39
40
Entrega la factura y la nota
de crdito o cheque
certificado por el importe de
la penalizacin al almacn o
a la SSG
41
Recibe la factura con sello
de entrada al almacn
o firma de recepcin
de conformidad, la nota de
crdito o cheque certificado
y remite a la DRMSG
42
Recibe y entrega factura,
en su caso, la nota de crdito
o cheque certificado a la
DRF, tramita pago y enva
a SAAI copias
FIN
6.4.
6.4.1.
Descripcin de Actividades
RESPONSABLE
SUBDIRECCIN DE ADQUISICIONES,
ALMACENES E INVENTARIOS
(SAAI)
DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS GENERALES
(DRMSG)
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA)
DRMSG
ACTIVIDAD
Recibe la requisicin (vase el Anexo, nm. 1), prepara las
bases de licitacin y las somete a la consideracin de la
DRMSG.
2. Recibe y revisa las bases de licitacin.
3. Convoca a la Subcontralora, a la DGAJ y a la UA solicitante
para revisar las bases.
4. Distribuye las bases y recaba los acuses de recibo de
notificacin.
5. Revisa las bases de licitacin con las reas mencionadas en
la actividad nm. 3 y con el Subdirector de Adquisiciones,
Almacenes e Inventarios.
6. Remite las bases revisadas a la UA solicitante para que las
rubrique.
7. Recibe el documento y verifica que se hayan efectuado los
cambios acordados.
Hay observaciones?
S. Reinicia en la actividad nm. 5.
No. Rubrica el documento y contina en la siguiente actividad.
8. Devuelve las bases debidamente rubricadas a la DRMSG.
9. Recibe las bases.
10. Tramita la publicacin de la convocatoria en la Gaceta
Oficial del Distrito Federal y, en su caso, en los medios
electrnicos que se determinen.
11. Elabora las notificaciones del procedimiento (con bases y
calendario) para la Subcontralora, la DGAJ y la UA
solicitante; y recaba los acuses de recibo.
1.
UA
DRMSG
SAAI
RESPONSABLE
DRMSG
ACTIVIDAD
DGAJ
DRMSG
SAAI
DRMSG
DRF
DRMSG
SAAI
ALMACN O SSG
PROVEEDOR O PRESTADOR
DE SERVICIOS
DRMSG
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
(DRMSG)
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA)
INICIO
1
Recibe la requisicin,
prepara las bases de
licitacin y las somete a
consideracin de la
DRMSG
3
Convoca a la
Subcontralora, a la DGAJ y
a la UA solicitante para
revisar las bases
4
Distribuye las bases
y recaba los acuses
de recibo de notificacin
5
Revisa las bases
de licitacin con
Subcontralora, DGAJ, AU
solicitante y la SAAI
7
Recibe el documento y
verifica que se hayan
efectuado los cambios
acordados
Hay
observaciones?
No
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
(DRMSG)
SUBDIRECCIN
DE ADQUISICIONES,
ALMACENES E INVENTARIOS
(SAAI)
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA)
10
Tramita la publicacin de la
convocatoria en la Gaceta
Oficial del DF
11
Elabora las notificaciones
del procedimiento para la
Subcontralora, la DGAJ y
la UA solicitante y recaba
los acuses de recibo
13
12
Remite a la SAAI los
acuses de recibo para su
archivo y las bases de
licitacin para su venta
14
15
Prepara la documentacin
para efectuar el
procedimiento de licitacin
16
Efecta el procedimiento
conforme a la Ley de
Adquisiciones para el DF
y su Reglamento
17
Entrega las propuestas
tcnicas a la UA solicitante
para que las evale y emita
su dictamen tcnico
18
Evala propuestas y las
remite con el Dictamen
Tcnico a la DRMSG
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
(DRMSG)
SUBDIRECCIN
DE ADQUISICIONES,
ALMACENES E INVENTARIOS
(SAAI)
DIRECCIN GENERAL
DE ASUNTOS JURDICOS
(DGAJ)
DIRECCIN DE RECURSOS
FINANCIEROS
(DRF)
19
20
Efecta la evaluacin
econmica y contina con el
procedimiento hasta la
emisin del fal o
21
Elabora y firma los cuatro
tantos del pedido u orden de
servicio, los turna a la DRMSG
para su firma y contina
en la actividad nm. 29
22
En caso de contrato, lo
elabora y enva para su
revisin a la DRMSG
23
24
25
Recibe de la DGAS el
contrato e incorpora sus
observaciones, elabora y
recaba firma del oficio de la
DGAS y remite a la DGAJ
Hay observaciones?
No
26
Recibe el contrato, revisa
correcciones, sanciona y lo
remite a la DRMSG
28
27
Recibe contrato y recaba la
firma de los servidores
pblicos que intervienen y
enva el contrato a la DRMSG
Recibe de la DGAS el
contrato sancionado lo enva
a la SAAI
29
2
30
Recibe y registra el pedido,
orden de servicio o
contrato, valida
disponibilidad presupuestal
y devuelve el documento
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
(DRMSG)
SUBDIRECCIN
DE ADQUISICIONES,
ALMACENES E INVENTARIOS
(SAAI)
ALMACN O SUBDIRECCIN
DE SERVICIOS GENERALES
(A SSG)
PROVEEDOR O PRESTADOR
DE SERVICIOS
(PPS)
31
Recibe el pedido, orden de
servicio o contrato validado
recaba la firma del titular de
la DGAS y remite el
documento
32
Recibe el pedido, orden de
servicio o contrato
autorizado y formaliza la
operacin con el proveedor
33
34
Recibe los bienes o
servicios y la factura
correspondiente y verifica:
A satisfaccin?
4
No
35
36
Determina penalizacin,
devuelve factura
al proveedor o prestador
de servicios y solicita
nota de crdito,
con copia a la DRF
37
Recibe la factura,
oficio y clculo
de la penalizacin
40
39
Recibe y entrega factura
y, en su caso, la nota
de crdito o cheque
certificado a la DRF
para pago y enva a SAAI
FIN
Recibe la factura
con sello de entrada
al almacn y nota
de crdito o cheque
certificado y remite
a la DRMSG
38
Entrega la factura y la nota
de crdito o cheque
certificado por el importe de
la penalizacin al almacn
o a la SSG
ANEXOS
1. REQUISICIN DE COMPRA DE BIENES O CONTRATACIN DE SERVICIOS
INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato Requisicin de Compra de Bienes o Contratacin de Servicios en los espacios en blanco
se anotarn los datos que correspondan, de acuerdo con la numeracin sealada en este instructivo.
1.
2.
3.
4.
Nmero de hoja.
5.
6.
7.
Nombre del rea solicitante (Secretara Tcnica, Direccin de rea o Secretario Particular).
8.
9.
10. Unidad de medida de acuerdo con la presentacin del bien (pieza, caja, frasco, etc.) o indicacin del tipo de servicio.
11. Cantidad solicitada del bien o servicio.
12. Costo unitario estimado de cada bien o servicio.
13. Costo total estimado de cada bien o servicio.
14. Suma de los costos estimados.
15. Justificacin
de la compra del bien o de la contratacin del servicio, e indicacin de los programas de trabajo o las
actividades que se apoyarn con la operacin.
26. Nombre del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y, en su caso, del Director General de Administracin y
Sistemas.
Notas:
Las requisiciones se imprimirn en cuatro tantos, uno ser para la unidad administrativa solicitante, dos para la
Subdireccin de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios (consecutivo y expediente); y la ltima, para la Direccin de
Recursos Financieros.
La unidad administrativa solicitante deber llenar los espacios en blanco que en el formato se indican con los
nmeros 1, 4 al 11, 15, y 19 al 21 y 23.
2. SOLICITUD DE COTIZACIN
INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato Solicitud de Cotizacin, en los espacios en blanco se anotarn los datos que correspondan,
de acuerdo con la numeracin sealada en este instructivo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Unidad de medida de acuerdo con la presentacin del bien (pieza, caja, frasco, etc.) o indicacin del tipo de servicio.
9.
y firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, del Subdirector de Adquisiciones,
Almacenes e Inventarios o del Jefe del Departamento de Adquisiciones que solicita la cotizacin.
INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato Evaluacin de Propuestas Tcnicas en los espacios en blanco se anotar los datos que
correspondan, de acuerdo con la numeracin sealada en este instructivo.
1.
Denominacin y nmero de la licitacin o de la invitacin restringida a cuando menos tres proveedores o prestadores
de servicios, de acuerdo con los siguientes ejemplos:
a)
Procedimiento de licitacin pblica nacional o internacional nm. CMHALDF/LPN o LPI/0_/__ para la adquisicin de
(especificacin del tipo de bien) o la contratacin del servicio (descripcin del servicio).
b)
Procedimiento de invitacin restringida a cuando menos tres proveedores nm. CMHALDF/IR/0_/__ para la adquisicin de
(especificacin del tipo de bien) o la contratacin del servicio (descripcin del servicio).
2.
Nmero de la partida conforme al anexo Descripcin de Bienes o Servicios de las bases de licitacin pblica o invitacin
restringida.
3.
Descripcin del bien o servicio, de acuerdo con las especificaciones de la requisicin correspondiente o, en su caso,
del anexo tcnico.
4.
Unidad de medida de acuerdo con la presentacin del bien (pieza, caja, frasco, etc.); en caso de tratarse de un
servicio, se anotar la palabra servicio.
5.
Cantidad total del bien; en caso de tratarse de un servicio de cualquier tipo, se anotar uno.
6.
Nombre o razn social del proveedor (se utilizarn tantas columnas como proveedores participantes).
7.
8.
9.
Observaciones de las caractersticas de la oferta del proveedor que no correspondieron a lo solicitado y de los
requisitos que no fueron cumplidos.
INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato, Cuadro Comparativo de Propuestas Econmicas en los espacios en blanco se anotarn
los datos que correspondan, de acuerdo con la numeracin sealada en este instructivo.
1.
Denominacin y nmero de la licitacin o de la invitacin restringida a cuando menos tres proveedores o prestadores
de servicios, de acuerdo con los siguientes ejemplos:
a)
Procedimientos de licitacin pblica nacional o internacional nm. CMHALDF/LPN o LPI/0_/__, para la adquisicin de
(especificacin del tipo de bien) o la contratacin del servicio (descripcin del servicio).
b)
Procedimiento de invitacin restringida a cuando menos tres proveedores nm. CMHALDF/IR/0_/__, para la adquisicin de
(especificacin del tipo de bien) o la contratacin del servicio (descripcin del servicio).
2.
Nmero de la partida conforme al anexo Descripcin de Bienes o Servicios de las bases de licitacin pblica o de
invitacin restringida.
3.
4.
Unidad de medida de acuerdo con la presentacin del bien (pieza, caja, frasco, etc.); en caso de tratarse de un servicio, se
anotar la palabra servicio.
5.
Cantidad total de bienes ofertados; en caso de tratarse de un servicio de cualquier tipo, se anotar uno.
6.
Nombre o razn social del proveedor (se utilizarn tantas columnas como proveedores participen).
7.
8.
9.
5. PEDIDO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato, Pedido en los espacios en blanco se anotarn los datos que correspondan, de acuerdo con
la numeracin sealada en este instructivo.
1.
Nombre o razn social de la persona (fsica o moral) a quien se adjudic la adquisicin, domicilio, telfono y Registro Federal de
Contribuyentes.
2.
3.
4.
Nmero de hoja.
5.
6.
Nmero de pedido.
7.
Nmero de la requisicin.
8.
9.
Fecha de la cotizacin.
13. Fundamento legal que sustenta la adjudicacin y, en su caso, la sesin del Comit en que se dictamin sobre la adquisicin.
14. Nmero de la partida que corresponda al cuadro comparativo de cotizaciones.
15. Descripcin del bien conforme a la oferta tcnica o la cotizacin.
16. Cantidad de bienes por recibir.
17. Unidad de medida de acuerdo con la presentacin del bien (pieza, caja, frasco, etc.).
18. Precio unitario del bien por partida.
19. Importe total por partida.
20. Suma de las partidas.
21. Monto del IVA.
22. Suma de los importes de las partidas y del IVA.
23. Importe de las partidas con IVA con letra.
24. Nombre y firma del Jefe del Departamento de Adquisiciones.
25. Nombre y firma del Subdirector de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios.
26. Nombre y firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales.
27. Nombre
y firma del Director General de Administracin y Sistemas, en caso de que el monto del pedido sea mayor de
$15,000.00.
5.1.
MODIFICACIN DE PEDIDO
5.1.
INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato, Modificacin de Pedido en los espacios en blanco se anotar los datos que correspondan,
de acuerdo con la numeracin sealada en este instructivo.
1.
Nombre o razn social de la persona (fsica o moral) a quien se adjudic la adquisicin, domicilio, Registro Federal de
Contribuyentes y telfono.
2.
3.
Nmero de la modificacin.
4.
5.
Nmero de hoja.
6.
7.
8.
9.
Nmero de la requisicin.
14. Fundamento
legal, que sustenta la adjudicacin y, en su caso, la sesin del Comit en que se dictamin sobre la
adquisicin.
Este formato se requistar para operar los cambios realizados, en las condiciones y en las partidas convenidas
originalmente.
Las condiciones generales podrn ser adicionadas o modificadas conforme a los criterios establecidos por la
CMHALDF y a lo sealado en este formato o, en su caso, en las bases de los procedimientos de licitacin pblica
o invitacin restringida a cuando menos tres proveedores.
6. ORDEN DE SERVICIO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato, Orden de Servicio en los espacios en blanco se anotar los datos que correspondan, de
acuerdo con la numeracin sealada en este instructivo.
1.
Nombre o razn social de la persona (fsica o moral) a quien se adjudic la contratacin del servicio, domicilio, telfono
y Registro Federal de Contribuyentes.
2.
3.
4.
Nmero de hoja.
5.
6.
7.
Nmero de la requisicin.
8.
Fecha de la sesin del Comit en que se dictamin sobre la adjudicacin (en su caso).
9.
y firma del Director General de Administracin y Sistemas en caso de que el monto de la orden de servicio
rebase el importe de $15,000.00.