2015

Orodelti S.A.
Realizado por: Nelson
Salinas V.

CONFIGURACIN DEL FSOFT

Y MANEJO DE PORTAL DE
FACTURACIN
ELECTRNICA
Manual de las caractersticas y pasos a realizar en el portal de documentos electrnicos que se
realiz a fin de gestionar todo el nuevo proceso de facturacin electrnica reglamentado por el
SRI.

TABLA DE CONTENIDO

FSOFT ................................................................................................................................ 1
CONFIGURACIN FSOFT ................................................................................................... 2
CONFIGURAR PARAMETRIZACIN ............................................................................... 2
CONFIGURACIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS .................................................. 4
ESTABLECER FIRMA ELECTRNICA PARA CADA USUARIO ........................................... 5
PERMISOS PARA AUTORIZAR DOCUMENTOS ELECTRNICOS ..................................... 6
AUTORIZACIONES POR LOTE ........................................................................................ 7

MANEJO DE PORTAL WEB ................................................................................................ 9

ACCESO AL PORTAL WEB ................................................................................................ 10

USUARIOS INTERNOS (EMPLEADOS DE LA EMPRESA) ................................................... 11

ACTUALIZAR DATOS .................................................................................................... 11
CONSULTA INTERNA ................................................................................................... 13
CREAR RUC .................................................................................................................. 14
IMPRIMIR RUC ............................................................................................................ 15
DOCUMENTOS RECIBIDOS .......................................................................................... 16
ESTADISTICAS.............................................................................................................. 17

USUARIOS EXTERNOS (CLIENTES O PROVEEDORES) ...................................................... 18

ACTUALICE SUS DATOS ............................................................................................... 18
COMPROBANTES ELECTRNICOS ............................................................................... 19
PREGUNTAS FRECUENTES .......................................................................................... 20
CONTACTOS ................................................................................................................ 21

FAQS ............................................................................................................................... 22

FSOFT

CONFIGURACIN FSOFT
CONFIGURAR PARAMETRIZACIN
Para empezar hacer uso del sistema se debe parametrizar lo siguiente:
1. Nombre de la empresa.
2. Numero de contribuyente especial.
3. Contrasea de firma electrnica.
4. Agregar archivo p12 a la carpeta del sistema.
5. Correo y contrasea para envi de documentos electrnicos.
6. Servidor SMTP y puerto del servidor.
7. Identificar si la salida de correo tiene seguridad SSL.
8. Emisin de comprobantes electrnicos.
9. Forma de autorizarlo, lotes.
10. Identificar en qu ambiente se est realizando los documentos electrnicos.
11. Logo de la empresa.

Nos dirigimos a Mantenimiento/Parmetros.

Damos clic en la Pestaa Otros y configuramos lo siguiente:

Ubicacin del archivo p12

El archivo p12 deber ubicarse dentro de la carpeta de la empresa para ello ORODELTI
se identifica con la carpeta ORON, es importante que el nombre del archivo sea el
nmero de RUC de la empresa

CONFIGURACIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

Para configurar los documentos debemos ir Procesos/Contabilidad/Sucursales y Punto
de Emisin:
1. Configurar Sucursales y Puntos de Emisin.
2. Identificar si es electrnico mediante S o N.
FACTURAS

NOTAS DE CRDITOS

NOTAS DE DBITO

GUIAS DE REMISIN Y COMPROBANTES DE RETENCIN

Para estos documentos hay una pequea diferencia en el cdigo del documento se
debe de agregar la sucursal y punto de emisin con el fin de que el sistema identifique
estos nuevos documentos como electrnicos, como se observa en la imagen.

Nota: Para las guas de remisin, se debe de parametrizar la informacin de las

BODEGAS
ESTABLECER FIRMA ELECTRNICA PARA CADA USUARIO
A fin de que cada usuario tenga su archivo electrnico, el sistema permite configurar
las firmas de forma personalizada para ello debemos hacerlo en
Mantenimiento/Usuarios.
En la parte inferior de Usuario observamos Archivo de firma electrnica y su respectiva
contrasea, cabe destacar que si no ha parametrizado a un usuario archivo y clave el
sistema toma el archivo y clave general que ha sido configurado en
Mantenimiento/Parametros/Otros.

PERMISOS PARA AUTORIZAR DOCUMENTOS ELECTRNICOS

No cualquier persona puede autorizar documentos electrnicos, para ello se debe
parametrizar que documentos puede firmar y autorizar el usuario.

Para tal propsito nos dirigimos a Mantenimiento/Usuarios, en el rbol que se

despliega de lado derecho buscamos Procesos/Contabilidad/Autorizacin de
Comprobantes electrnicos. Es aqu en donde se determina que documentos se
pueden autorizar.

AUTORIZACIONES POR LOTE

Es recomendable que al autorizar un documento sea realizado el proceso por lote para
as evitar la anulacin electrnica, para ello primero debemos:
1. Configurar en Mantenimiento/Parmetros/Otros, habilitar el check de pedir
autorizacin en proceso posterior a la emisin.

2. Autorizamos los documentos por lote en Proceso/Contabilidad/Autorizacin de

comprobantes electrnicos.

Como podemos observar el sistema para Autorizar por lote, da diferentes opciones
como:
1. Filtrar documentos por fecha
2. Filtrar documentos por autorizados, no autorizados y todos.
3. Pedir Autorizacin SRI por lote, esta opcin puede autorizar un solo documento
como varios documentos.
4. Envi de correos electrnicos.
5. Datos cliente o proveedor, la informacin ms importante de esta opcin es
direccin, correo y telfono.

MANEJO DE PORTAL WEB

facturacin.orodelti.com

ACCESO AL PORTAL WEB

Para acceder al Portal Web debemos ingresar a la siguiente direccin web:

facturacin.orodelti.com

10

USUARIOS INTERNOS (EMPLEADOS DE LA EMPRESA)

Para usuarios internos (empleados de la empresa) las opciones son diferentes a

usuarios externos tenemos:
1. Actualizar datos, manejo de la informacin de los usuarios externos e internos.
2. Consulta Interna, muestra todos los documentos generados desde la empresa,
sistema FSOFT.
3. Crear RUC, permite emitir un acceso genrico antes de que se hayan emitido
documentos electrnicos al proveedor/cliente
4. Imprimir RUC, es la opcin que permite visualizar los datos de registro para
cualquier cliente/proveedor. Esta opcin deber ser utilizada en los casos de
que no existan correos ingresados en el mantenimiento de personas de FSOFT.
5. Documentos Recibidos, todos los documentos que son emitidos por tercero a la
empresa
6. Estadsticas, forma de ver como se emiten documentos y otros datos que
pueden ser tiles para el anlisis.
7. Salir.

ACTUALIZAR DATOS
Es importante reconocer que la actualizacin de datos destaca un punto importante
para poder acceder a la informacin personal de usuarios externos y que por motivos o
circunstancias extras no puedan actualizar la informacin por s mismos, para ello
ingresamos al portal web.

11

1. Tipiamos el RUC o Razn Social y buscamos la informacin.

2. Editamos la informacin
3. En caso de que actualizar clave solo colocamos si y establecemos la nueva
clave.
4. Presionamos el botn actualizar datos.
5. El botn Enviar datos a persona, lo nico que hace es enviar la informacin que
se encuentra actualmente al correo electrnico actualizado o registrado, esto
en caso de que el usuario externo haya olvidado su clave.

12

CONSULTA INTERNA
La consulta interna permite al usuario interno ver que documentos se han generado en
el FSOFT y a quienes se han generado, puede ser facturas, guas, retenciones, notas de
crdito y dbito, para ello hay que seguir los siguiente pasos.

1.
2.
3.
4.

Tipiamos el RUC o Razn Social.

Especificamos que documento buscar.
Seleccionamos la fecha, este sistema muestra documentos mensuales.
Tambin se puede realizar la bsqueda por nmero de documento, en caso de
ser ms especfico.
5. Presionamos Buscar.
6. El botn buscar nos muestra una tabla de todos los documentos que se han
generado por medio del filtro anteriormente establecido, esta tabla detalla:
a. Documento XML. Formato XML valido para el SRI.
b. Documento RIDE. Documento que se puede imprimir y ser vlido para el
SRI.
c. Opcin de envi a correo electrnico. En caso de que el cliente o
proveedor no le haya llegado el documento se puede reenviar el mismo
documento, siempre y cuando el correo electrnico de esa persona este
correcta.
d. Enviado, se puede observar si un usuario interno ha procedido a enviar
el documento por correo electrnico.
e. Revisado, determina si un cliente o proveedor ha revisado el
documento.
7. El botn descarga masiva, permite descargar en un archivo comprimido todos
los documentos filtrados por el mes de consulta, solo se descarga el documento
XML.
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CREAR RUC
Para el caso de aquellas personas que no tienen acceso a internet o no tenga alguna
identificacin en el sistema y se requiera darle acceso para poder acceder a sus
documentos electrnicos, esta opcin es til, para ellos debemos.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Tipiar la cedula o RUC.

Nombre o Razn Social.
Correo, es muy importante que tenga esta informacin.
Telfono.
Direccin.
La clave por default ser 12345, si en caso de cambiarla no hay problema.
Presionamos Crear.

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IMPRIMIR RUC
Suele darse el caso en el que cliente o proveedor olvide su clave o forma de cmo
identificarse en el sistema y asista a la empresa o llame por telfono para que le den
esa informacin, para ello el usuario interno puede otorgar esa informacin mediante
esta opcin, para ello:

1. Tipiamos RUC o Razn Social.

2. Presionamos el botn Imprimir.
3. Aparecer un documento PDF donde indica la informacin del cliente o
proveedor.

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DOCUMENTOS RECIBIDOS
Los documentos recibidos son todos aquellos documentos que nos emite el cliente o
proveedor, por ejemplo retenciones u otros para ello se usar el correo
compras@svempresas.com

1. Se establece el filtro Desde Hasta, persona y estado, por default el sistema

carga todos los documentos pendientes.
2. Cuando aparecen los documentos el usuario tiene la opcin de poder
asignrselos, es decir si NELSON SALINAS sabe que debe recibir facturas de
TELCONET, entonces deber asignrselo mediante el siguiente procedimiento:
a. Buscar los documentos que pertenecen a NELSON SALINAS de
TELCONET, puede ser til como gua el correo electrnico, ejemplo,
facturacin.telconet@saynet.com.ec.
b. Doy clic a la opcin VER en la columna RIDE.
c. Si el documento es mo procedo a chequear un visto en la columna TICK.
d. Cuando haya visteado todos mis documentos, escojo la persona asignar
y busco NELSON SALINAS.
e. Dar clic en el botn PROCESAR ASIGNACION, al momento de procesar la
asignacin, el sistema enviara al correo electrnico de la persona
16

asignada todos los documentos que fueron visteados. En este caso

NELSON SALINAS le llegara a su correo todos los documentos asignados.
f. Una vez asignado el documento cerramos la ventana que se abri y
presionamos nuevamente el botn buscar y veremos que ya no se
observa los documentos.
g. Para poder observarlo se debe establecer el estado ASIGNADO y filtrar
por fecha para buscar los documentos asignados.
IMPORTANTE:
Es recomendable que los usuarios que hagan uso de este sistema asignen sus
documentos sin demoras, de igual forma se ejecutara un proceso diariamente
identificando que documentos no han sido asignados y que pueda gestionarse su
asignacin de manera inmediata.

ESTADISTICAS

Esta opcin es solo para observar el comportamiento de los documentos emitidos, las
personas que tienen o no correo electrnico y otra informacin que puede ser til en
caso de ser necesario.

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USUARIOS EXTERNOS (CLIENTES O PROVEEDORES)

Se considera usuarios externos a clientes y proveedores que se le emiten documentos

electrnicos desde el sistema FSOFT y que son alojados en la web para su consulta o
impresin.

Para los usuarios externos existen las siguientes opciones:

1. Actualice sus datos, permite renovar la informacin cuando sea necesario, da la
opcin de actualizar correo electrnico para el envo de los documentos.
2. Comprobantes electrnicos, consulta de todos los documentos electrnicos
emitidos por Orodelti S.A. a sus clientes o proveedores.
3. Preguntas frecuentes, muestra informacin referente a facturacin electrnica.
4. Contactos, envo de sugerencias al administrador de la pgina.
5. Salir.

ACTUALICE SUS DATOS

El sistema solo permite actualizar la siguiente informacin:
1. Correo Electrnico.
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2. Telfono
3. Direccin
4. Clave

El proceso de actualizacin solo se base en llenar la informacin que me permite el

sistema y presionar el botn actualizar.
Nota: Para usuarios externos como cliente o proveedores su RUC o CEDULA ser su
identificacin numrica, solo los usuarios internos (empleados de la empresa) tienen
identificacin alfanumrica como se puede ver en el ejemplo de la imagen.

COMPROBANTES ELECTRNICOS
Para acceder a su documentacin electrnica es necesario poder filtrar la informacin,
para ello el sistema muestra de manera mensual los documentos que han sido
emitidos a cliente o proveedores. El sistema permite:

Descargar:
o Documento XML
o Documento RIDE
Enviar
o Correo electrnico de documento XML y RIDE

El proceso es sencillo y se sigue los siguientes pasos:

19

1.
2.
3.
4.
5.

Escoja el documento a buscar.

Seleccione el ao y mes a buscar.
Si desea hacerlo por numeracin tambin puede hacerlo.
Presione buscar
El botn descarga masiva, permite adjuntar en un solo documento comprimido
todos los archivos XML del mes.

Cuando el cliente o proveedor haya descargado un documento, en la columna

Descargado se podr observa colocando el mouse sobre la imagen, cuando fue
descargado el documento.

PREGUNTAS FRECUENTES
Informacin relevante a el proceso de facturacin electrnica estipulado por el SRI.

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CONTACTOS
Si existe algn comentario o sugerencia que se deba emitir al administrador de la
pgina esta es la va en la que se puede realizar.

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FAQS
1.- Qu pasa si un cliente o proveedor no tiene cuenta de correo electrnico?
Todo cliente o proveedor debe tener una cuenta, en caso de no tenerla el sistema
enviara todos los documentos electrnicos a la persona responsable de recibirlos para
que luego se contacte con el proveedor y cliente; y se enve los documentos
electrnicos.
Adems la persona encargada deber exigirle un correo electrnico al cliente o
proveedor. Una forma de verificar es por medio de ESTADISTICAS.
2.- Cmo puedo recuperar mi clave?
Antes de entrar al sistema se puede recuperar la clave siempre y cuando exista
registrado una cuenta de correo electrnico, si el cliente o proveedor no tiene cuenta,
el otro medio es que un empleado de la empresa entre al sistema y pueda indicarme
mediante otro medio de comunicacin su acceso (usuario y clave).
3.- Desde qu hora hasta que hora puede acceder a la pgina web?
La pgina web se encuentra disponible las 24 horas del da.
4.- Cunto tiempo tarda el sistema en mostrar el documento electrnico en la web?
El sistema tarda aproximadamente unos 3 minutos
5.- Cmo puedo saber si ya tengo mi documento electrnico generado?
El sistema al realizar la lectura en nuestro sistema FSOFT, enva automticamente los
documentos electrnicos al cliente o proveedor, lo cual se adjunta, documento RIDE y
XML, si en el caso no existe un correo electrnico asociado se enva dicho correo a la
persona encargado (empleado de la empresa).
6.- Qu pasa se olvido asignarme documentos?
Si Ud., pasa por alto el proceso de asignacin, el sistema los detecta y enva un correo
de nivel de URGENCIA para que sea asignado inmediatamente, se recuerda que
mientras un documento no sea asignado, el sistema lo enviara por correo electrnico
notificndolo las veces que sean necesarios.
7.- A qu correo pueden enviar mis clientes o proveedores los documentos emitidos
a ORODELTI S.A.?
El correo configurado es compras@svempresas.com

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8.-Puedo entrar desde cualquier equipo en el mundo al Portal Electrnico?

S.
9.- Si deseo crear un usuario interno para el sistema a quien debo comunicar?
Debe comunicar al departamento del sistema, el sistema solo est hecho para crear
usuarios externos (clientes o proveedores).
10.- Mi documento RIDE es vlido para el SRI?
S.

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