Taller de desarrollo personal

CMO ELABORAR UN PROYECTO1

1 Adaptacin del libro de Ezequiel Ander-Egg y Marta Jos Aguilar Ibez: Cmo elaborar un
proyecto. Gua para disear proyectos sociales y culturales. Editorial Lumen. Buenos Aires.
1

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Algunas precisiones conceptuales y operativas en torno a la

elaboracin y diseo de proyectos
1.
2.
3.
4.
5.

Qu significa elaborar y disear proyectos.

Diferencias entre plan, programa, proyecto, actividad y tarea.
Definicin de proyecto.
Requisitos para la buena formulacin de un proyecto.
Para mejorar la capacidad de programar y elaborar proyectos.

1.

Qu significa elaborar y disear proyectos.

Para un profesional, es importante que domine una de las herramientas que concierne al manejo de las
tcnicas de planificacin, la elaboracin de proyectos. No existe una normativa rgida, sino una serie
de pautas que sirven para organizar las ideas, precisar los objetivos, establecer los cursos de accin y
concretar una serie de actividades especficas.
En esta gua se establecen pautas y lineamientos generales que se han de utilizar para:
Concretar y precisar lo que se quiere realizar.
Instrumentar de manera efectiva las decisiones tomadas, mediante el uso combinado de los
recursos personales y materiales.
Seguir cursos de accin que conduzcan a la obtencin de determinados objetivos y resultados.
La elaboracin de proyectos no puede ser un amontonamiento arbitrario de ideas y propuestas sin
ninguna pauta de organizacin sistemtica.
2.

Diferencias entre plan, programa, proyecto, actividad y tarea.

Plan: es el trmino de carcter ms global. Un plan hace referencia a las decisiones de carcter general
que expresan los lineamientos y el proyecto de vida de cada persona, las prioridades que se derivan de
esas formulaciones, la asignacin de recursos acorde a esas prioridades, las estrategias de accin y el
conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar las metas y los objetivos
propuestos. Desde la visin del desarrollo personal. el plan tiene por finalidad trazar el curso deseable
y probable del desarrollo de la vida o del desarrollo de un sector o rea de sta.
Proyecto: Es un conjunto de actividades concretas, interrelacionados y coordinadas entre s, que se
realizan con el fin de producir determinados resultados capaces de satisfacer necesidades o resolver
problemas.
Ej.: Lograr mejorar el nivel de ingles que poseo para a fin de ao dar el TOEFL o vacacionar fuera.
Un proyecto se concreta a travs de un conjunto de actividades organizadas y articuladas entre s, para
alcanzar determinadas metas y objetivos especficos.
Actividad: es el medio de intervencin sobre la realidad, mediante la realizacin secuencial e
integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos especficos de un
proyecto.
Tarea: es la accin que tiene el mximo grado de concrecin y especificidad. Un conjunto de
tareas configuran una actividad.
Ejemplo:
Plan de recreacin y ocupacin del tiempo libre, proyecto: realizar un verano mochileando, actividad:
realizar una excursin, tarea: preparar la ropa y el calzado adecuados.
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3.

Definicin de proyecto.

En el lenguaje corriente, cuando hablamos de proyecto, aludimos al designio, propsito y pensamiento

de hacer algo.
En sentido tcnico el alcance es similar: se trata de la ordenacin de un conjunto de actividades que,
combinando recursos humanos, materiales, financieros y tcnicos; se realizan con el propsito de
conseguir un determinado objetivo o resultado.
El propsito de todo proyecto es alcanzar un resultado o un producto. Adems, todo proyecto se realiza
dentro de los lmites de un presupuesto y de un perodo dados.
Caractersticas:
a) Todo proyecto comporta una serie de actividades de duracin determinada.
b) Se combina la utilizacin de recursos humanos, tcnicos, financieros y materiales.
c) Tiene que alcanzar productos y resultados, de acuerdo con los objetivos previstos en su diseo
y conceptualizacin.
.

Requisitos para la buena formulacin de un proyecto.

No basta con elaborar proyectos. Hay que hacer una buena formulacin y diseo de proyectos. Para
que est bien diseado y formulado, debe explicar lo siguiente:

Razones por las que se necesita realizar el proyecto (fundamentacin)

A qu fin contribuir el logro de los objetivos del proyecto (finalidad)

Qu se espera obtener del proyecto en caso de que tenga xito (objetivos)

A quin va dirigido el proyecto (beneficiarios directos e indirectos)

Qu debe producir el proyecto para crear las condiciones bsicas que permitan la
consecucin del objetivo (productos)
Con qu acciones se generarn los productos (actividades)
Qu recursos se necesitan para obtener el producto y lograr el objetivo propuesto
(insumos)
Cmo se ejecutar el proyecto (modalidades de operacin)

En cunto tiempo se obtendrn los productos y se lograrn los objetivos previstos

(calendario)

Cules son los factores externos que deben existir para asegurar el xito del proyecto
(pre-requisitos)

Aunque se tengan en cuenta todos estos requisitos, habr siempre un margen de incertidumbre en
cuanto a los resultados. Siempre existirn factores que estn fuera del control de quienes programan
.

Para mejorar la capacidad de programar y elaborar proyectos.

Para que se d una mayor articulacin e integracin entre la formulacin de un programa o proyecto
(que por definicin es bsqueda de racionalidad en la accin) y las acciones propiamente dichas
(pretendidamente racionales), es necesario desarrollar toda una serie de cualidades propias de la
llamada eficiencia y eficacia operativa. Esto supone la capacidad de traducir las ideas en accin.

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Desde el punto de vista operativo y en su dimensin ms elemental, no es otra cosa que dar respuesta a
diez cuestiones bsicas:
QU

se quiere hacer

Naturaleza del proyecto

POR QU

se quiere hacer

Origen y fundamentacin

PARA QU

se quiere hacer

Objetivos y propsitos

CUNTO

se quiere hacer

Metas

DNDE

se quiere hacer

Localizacin fsica) ubicacin en el espacio.

Cobertura espacial.

CMO

se va a hacer

Actividades y tareas. Metodologa.

CUNDO

se va a hacer

Calendarizacin o cronograma.
(ubicacin del tiempo)

A QUINES

va dirigido

Destinatarios o beneficiarios

QUINES

lo van a hacer

Recursos humanos

CON QU

se va a hacer

Recursos materiales

Se va a costear

Recursos financieros

Ser capaces de dar respuestas adecuadas a estas preguntas no significa saber planificar o elaborar
proyectos. Es simplemente un modo de organizarse mentalmente de cara a la realizacin de
determinadas actividades. Es una sistematizacin del sentido comn.

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Gua para la elaboracin de proyectos

1.

Denominacin del proyecto.

2.

Naturaleza del proyecto.

3.

Especificacin operacional de las actividades y tareas a realizar.

4.

Mtodos y tcnicas a utilizar.

5.

Determinacin de los plazos o calendario de actividades.

6.

Determinacin de los recursos necesarios.

7.

Indicadores de evaluacin del proyecto.

8.

Factores externos condicionales o pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del
proyecto.

Esta gua sirve, fundamentalmente, para el diseo de proyectos o, mejor dicho, para elaborar el
documento que contenga un proyecto.
Este esquema debe utilizarse y aplicarse con flexibilidad y creatividad, adaptndolo a las exigencias de
cada caso concreto. Aqu se proporcionan una serie de pautas bsicas que pueden guiar la elaboracin
y diseo de los proyectos, habida cuenta de los requisitos que deben cumplir para que estn bien
formulados.
1.

Denominacin del proyecto.

Se indica de manera sinttica y mediante ttulo, aquello que se quiere hacer.

Resumiendo: en este punto, se caracteriza, en pocas palabras, lo que quiere hacerse en el proyecto,
indicando el organismo ejecutor y patrocinante del mismo.
2.

Naturaleza del proyecto.

Para explicar la naturaleza del un proyecto conjunto de datos que hacen a la esencia del mismo- es
necesario desarrollar una serie de cuestiones que sirvan para describir y justificar el proyecto.
a) Descripcin del proyecto (qu se quiere hacer)
En este punto hay que realizar una descripcin ms amplia, definiendo y caracterizando la idea central
de lo que se pretende realizar. La descripcin no conviene que sea excesivamente extensa, ya que a lo
largo del proyecto se ir ofreciendo informacin complementaria de todos sus aspectos. Se pretende
dar a conocer una idea exacta acerca de lo fundamental: tipo, clase, mbito que abarca, contexto en el
que se ubica desde el punto de vista de la organizacin, etc.
b) Fundamentacin o justificacin
Implica presentar los criterios (argumentacin lgica) y/o las razones que dan origen a la realizacin
del proyecto.
En la fundamentacin deben cumplirse dos requisitos para que sea completa y correcta:
explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solucin;
justificar por qu este proyecto que se formula es la propuesta de solucin ms
adecuada o viable para resolverlo.
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Muchas veces se justifica el proyecto pero no se fundamenta adecuadamente en base a un diagnstico

de situacin. Otras, se aportan datos acerca del problema que se pretende resolver, pero se olvida
incluir una evaluacin que justifique por qu el proyecto es lo mejor que se puede hacer en esa
situacin.
Para evitar estos y otros problemas, hay que tener en cuenta los siguientes puntos o cuestiones a
explicitar en la fundamentacin:

Cul es la naturaleza y urgencia del problema que se pretende resolver

Se trata de identificar y analizar el problema que se pretende solucionar. Lo sustancial es explicar por
qu se hace, destacando los principales aspectos crticos y problemas que piensan ser atacados,
aliviados o resueltos con la realizacin del proyecto.

Qu prioridad se concede a la solucin de ese problema

Se deben considerar no slo las razones personales sino, tambin, las relacionadas con el perfil de
egreso de la carrera.

Naturaleza de la estrategia para la accin (si la hubiere)

Indicar la trayectoria seleccionada para llevar a cabo las acciones consideradas necesarias y suficientes
de cara al logra de los objetivos propuestos.

Recursos internos y externos asignados para la solucin del problema

Esta tarea, que corresponde a la fase de diagnstico, debe quedar claramente reflejada en la
fundamentacin del proyecto, pues permite, desde otro enfoque, visualizar cules son las prioridades
de la institucin o de otras instituciones respecto de la solucin del problema. Adems, la existencia o
no de recursos para resolver un problema condiciona en gran medida las posibilidades de ejecucin y
la viabilidad de un proyecto.

Justificacin del proyecto en s

En esta parte hay que presentar los resultados que haya arrojado la evaluacin previa del proyecto,
acerca de su viabilidad, anlisis costo-beneficio o costo-oportunidad, productos, efectos o impacto, etc.
c)

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d) Finalidad del proyecto (impacto que se espera lograr)

Para formular finalidades, es necesario que:
stas justifiquen debidamente el proyecto y sus objetivos.
Sea posible verificar cuantitativa o cualitativamente su marcha.
Se construya un nico fin o vaya acompaado de otros fines compatibles.
e) Descripcin del proyecto (qu se quiere hacer)
Explicitar los objetivos es responder a la pregunta par qu se hace. Se trata de indicar el destino del
proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar con su realizacin.
Diferencia entre finalidad (impacto) y objetivos (efectos):
Si decimos disminuir el analfabetismo en la regin X, estamos indicando una finalidad, precisando
el impacto que puede tener el proyecto. Si formulamos reforzar el servicio de educacin de adultos en
la regin X, estamos sealando un objetivo.
a) Objetivo principal o general: es el propsito central del proyecto.
b) Los objetivos especficos, inmediatos o complementarios, son ulteriores
especificaciones o pasos que hay que dar para alcanzar o consolidar el objetivo
principal.
f)

Metas (cunto se quiere hacer, servicios que prestarn y/o necesidades que se cubrirn)

Las metas operacionalizan los objetivos, estableciendo cunto, cundo y dnde se realizarn stos, de
modo que las actividades y acciones puedan ser claramente establecidas, permitiendo determinar el
nivel y composicin de los insumos, las actividades que es preciso emprender y la modalidad de las
operaciones para realizar dichas actividades.
g) Productos (resultado de las actividades)
Los productos son el primer nivel de resultado de las actividades. La obtencin de productos se centra
en la gerencia del proyecto que tiene el control directo sobre ellos.
Algunos productos pueden ser:
Resultados materiales (nmero de cooperativas creadas, de viviendas construidas o
mejoradas, escuelas construidas, instalaciones, etc.)
Servicios prestados (personas capacitadas, servicios proporcionados, crditos otorgados,
etc.)
Para el buen diseo, es necesario que los productos cumplan algunos requisitos:
Que su realizacin pueda comprobarse, tanto en lo que se refiere a la cantidad como al
tiempo de consecucin.
Que estn ordenados segn una secuencia temporal lgica.
Que su realizacin sea esencial para conseguir el objetivo propuesto.
Que sean realizables con los recursos disponibles.
3.

Especificacin operacional de las actividades y tareas a realizar. (Con qu acciones se

generarn los productos, actividades necesarias)

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Lo que materializa la realizacin de un proyecto es la ejecucin secuencial e integrada de diversas

actividades. En el diseo, se ha de indicar de manera concreta y precisa, cules son las actividades que
hay que ejecutar para alcanzar la s metas y objetivos propuestos.
Para ello debe explicarse la forma en que se organizan, suceden, complementa y coordinan las
diferentes tareas. Podra reflejarse de la siguiente manera:
Meta

Producto

Actividades

Tareas Tcnicas

La organizacin, ordenamiento y coordinacin en el tiempo y espacio de todas las tareas que hay que
realizar para el logro de los productos, metas y objetivos, comporta los siguientes aspectos:
Especificacin e inventario de las actividades a realizar.
Distribucin de las unidades peridicas de tiempo (fecha de inicio y de terminacin de cada actividad)
Ordenamiento y sincronizacin de las actividades (previas, paralelas o posteriores a otras dentro del
proceso)
Indicacin de la cantidad y claridad de los insumos necesarios (recursos humanos, servicios, equipo,
dinero, bienes, etc.), con referencia a la asignacin de recursos por actividad.
4.

Mtodos y tcnicas a utilizar (modalidades de operacin)

Cmo se hace. Especificar el instrumental metodolgico y tcnico que se utilizar para realizar las
diferentes actividades.
En el caso de proyectos culturales y sociales, es importante utilizar mtodos y tcnicas que faciliten,
promuevan o posibiliten la participacin de la gente en el desarrollo del proyecto.
5.

Determinacin de los plazos o calendario de actividades (cundo ocurrir)

Es importante determinar la duracin de cada una de las actividades. Esto permite juzgar la factibilidad
del proyecto, o sea, establecer si existe una distribucin uniforme del trabajo, si los plazos son
realistas, si el tiempo es suficiente para obtener los productos bsicos que se necesitan como insumos
para otras actividades, etc.
6.

Determinacin de los recursos necesarios (quines y con qu se realizar el proyecto,

insumos)

Todo proyecto requiere de una serie de recursos (bienes, medios, servicios, etc.) para obtener el
producto y lograr el objetivo inmediato. Se distinguen cuatro tipos de recursos: humanos, materiales,
tcnicos y financieros. Para asegurar una mayor precisin y adaptacin de los recursos, puede
completarse el cuadro siguiente:
Recursos

Humanos

Materiales

Tcnicos

Financieros

Actividad
1
2
Etc.

Etc.

Etc.

Etc.

Etc.

Totales

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Humanos: hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas.
Especificando cantidad de personal, las cualificaciones requeridas y las funciones a realizar, indicando
quin es responsable de qu y cmo est distribuido el trabajo.
Materiales: herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura fsica, etc. necesarios para llevar a
cabo el proyecto.
Tcnicos: alternativas tcnicas elegidas y las tecnologas a utilizar.
Momentos

Actividades
Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Totales
En cada casilla hay que consigan la cantidad de recursos financieros que son necesarios. Asimismo,
hay que precisar la forma en que se irn obteniendo, asegurando el ritmo de operacin del proyecto, de
modo que haya revisin u nivelacin entre gastos e ingresos.

7.

Indicadores de evaluacin del proyecto.

Son los instrumentos que permiten medir la progresin hacia las metas propuestas. Nos permiten
realizar una evaluacin adecuada teniendo en cuenta los objetivos propuestos u las realizaciones
concretas. Deben reunir las siguientes condiciones:
Independencia: Cada meta debe tener un indicador propio.
Verificabilidad: Que sea posible verificar o comprobar de forma emprica los cambios
que se van produciendo con el proyecto.
Validez: deben medir lo que se pretende medir. Deben reflejar los efectos del proyecto.
Accesibilidad: establecimiento de indicadores cuya informacin necesaria (datos) se
pueda obtener fcilmente.
8.

Factores externos condicionales o pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del
proyecto.

Los que aqu se denominan pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del proyecto, son los
factores externos significativos sobre los cuales la administracin o direccin del proyecto puede no
tener ningn tipo de control, pero que resultan esenciales para el xito del proyecto.
Estos factores estn fuera del control del proyecto, pero deben producirse para que el proyecto tenga
xito y logre el efecto e impacto propuesto. Por ello es necesario que en el diseo se especifique
claramente cules son esos factores externos de los que depende significativamente el xito del
proyecto. Estos deben ser:
Realistas y bien fundamentados
Precisos
Completos.

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Esquema general para el diseo de un proyecto

1. Denominacin del proyecto.
2. Naturaleza del proyecto.
a. Descripcin del proyecto.
b. Fundamentacin o justificacin.
c. Marco institucional
d. Finalidad del proyecto
e. Objetivos
f. Metas
g. Beneficios
h. Productos
i. Localizacin fsica y cobertura especial
3. Especificacin operacional de las actividades y tareas a realizar.
4. Mtodos y tcnicas a utilizar.
5. Determinacin de los plazos o calendario de actividades.
6. Determinacin de los recursos necesarios.
Humanos
Materiales
7. Indicadores de evaluacin del proyecto.
8. Factores externos condicionales o pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del
proyecto.

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