Arquivologia Apostila e Esquemas de Aulas

09/08/2010
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Noes de Arquivologia
Prof. Marcelo Marques www.concursovirtual.com.br
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CONCEITOS
FUNDAMENTAIS DE
ARQUIVOLOGIA
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PROGRAMA DE ESTUDO
NOES DE ARQUIVOLOGIA (s para Tcnico):
1 Conceitos fundamentais de arquivologia.
2 O gerenciamento da informao e a gesto de
documentos: diagnsticos; arquivos correntes e
intermedirio; protocolos; avaliao de documentos;
arquivos permanentes.
3 Tipologias documentais e suportes fsicos:
microfilmagem;
automao;
preservao,
conservao e restaurao de documentos.
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Introduo
Documento (Conceito)
Documento = Suporte + Informao
(independe da natureza do suporte)
Gesto do Conhecimento vs Arquivologia

Dados x informao x conhecimento
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rgos de Documentao
1.
2.
3.
Arquivos
Bibliotecas
Museus
MUSEUS
BIBLIOTECA
ARQUIVO
Objetivo informao e
entretenimento - valor cultural
e histrico
Criada por compra ou doaes,

documentos existem em
numerosos exemplares
Documentos produzidos e
conservados para fins
profissionais
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Vrias definies de Arquivos

Mvel para guarda de documentos;

rgo de documentao Ex: Arquivo Nacional; e
Conjunto de documentos
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Glossrio Bsico
Atividades _ Conjunto de aes ou encargos desenvolvidos de modo contnuo e

permanente, para o cumprimento das competncias de determinado rgo, tendo sempre a
caracterstica de rotina (ex.: classificao, avaliao etc.).
Atividades-fim _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituio para o

desempenho de suas competncias especficas.
Atividades-meio _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituio para auxiliar e

viabilizar o desempenho de suas competncias especficas.
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Glossrio
Bsico
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Estrutura organizacional _ Conjunto de unidades

administrativas ligadas por relaes de hierarquia e
coordenao.
Acervo documental _ Totalidade de documentos sob a
guarda de um arquivo.
Documento _ Unidade de registro de informaes, qualquer
que seja o suporte utilizado.
Documento de arquivo _ Aquele que, produzido e/ou
recebido por uma instituio, no exerccio de suas atividades,
constitua elemento de prova ou de informao.
Dossi _ Unidade de arquivamento constituda de
documentos relacionados entre si por assunto.
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Glossrio bsico cont.

Espcie documental _ Diviso de gnero documental que

rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de
estruturao da informao, como ata, carta, decreto,
fotografia, memorando, ofcio, planta, relatrio.
Gnero documental _ Reunio de espcies documentais que
se assemelham por seus caracteres essenciais,
particularmente o suporte e a forma de registro da informao,
como documentao audiovisual, documentao cartogrfica,
documentao iconogrfica, documentao informtica,
documentao textual.
Instrumento de pesquisa _ Meio que permite a identificao,
localizao ou consulta a documentos ou a informaes neles
contidas. Expresso normalmente empregada em arquivos
permanentes.
Protocolo _ Servio encarregado do recebimento, registro,
classificao, distribuio, tramitao e expedio de
documentos
Prof. Marcelo Marques -
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Conceitos fundamentais de Arquivologia

Vejamos alguns conceitos sobre arquivo.

Solon Buck (ex-arquivista EUA): o conjunto
de documentos produzidos e recebidos por um
governo, organizao ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por
si e seus sucessores para efeitos futuros.
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Arquivo - conceitos
ARQUIVO:: documentos de qualquer instituio pblica ou

ARQUIVO
privada, considerados de valor, merecendo preservao
permanente para fins de referncia e pesquisa, tendo sido
depositado ou selecionado para depsito num arquivo de
custdia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblicas, e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como
por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao
ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)
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Qual a Funo dos arquivos?

Guarda & Conservao

No
esqueam - a ARQUIVOLOGIA tem uma

ntima relao com a gesto do conhecimento
organizacional.
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Finalidade principal
Facilitar a consulta aos documentos e, com

isso servir administrao no processo de
aquisio de conhecimento e tomada de
decises.
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Interconexo
entre cincias
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Diplomtica - o estudo de documentos

quanto sua autenticidade (o documento
verdadeiro) e fidedignidade (possui f
pblica), alm da sua estrutura formal.
Paleografia tcnica que habilita a decifrar

documentos antigos. Estuda a histria da
escrita e evoluo das letras. Permite o
conhecimento dos materiais (papiro,
pergaminho, papel etc.) e dos instrumentos
(clamo, pena etc.) para escrever. O estudo
da Paleografia propicia um melhor
entendimento dos registros documentais
para o resgate de fatos histricos.
Fonte: Arquivologia para Concursos Editora Campus Renato

Valentini.
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Valor dos Documentos

Valor primrio - Defini-se como sendo a qualidade de um

documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas
que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razes
para as quais os documentos foram criados. Valor atribudo aos
documentos em funo do interesse que possam Ter para o
gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.
Valor secundrio - Defini-se como sendo a qualidade do

documento baseada nas utilizaes no imediatas ou cientficas.
Esta qualidade radica essencialmente no testemunho privilegiado e
objetivo que o documento fornece. Valor atribudo aos
documentos em funo do interesse que possam Ter para o
gerador do arquivo, e para outros usurios, tendo em vista a sua
utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram
originalmente produzidos.
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Classificaes de Arquivos
ENTIDADES MANTENEDORAS (PAES)

Pblicas Federal, Estadual, Municipal

Institucionais Escolas, entidades sem fins
lucrativos, ONGS
Comerciais firmas, empresas e coorporaes
Pessoais familiares ou pessoais
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09/08/2010
Classificaes de Arquivos
Especial:
Especial: guarda dos documentos segundo o formato
fsico ou suporte
Especializado: guarda dos documentos segundo uma

Especializado:
especialidade, independente do formato ou suport
Abrangncia dos arquivos:

Setoriais os documentos ficam localizados junto aos rgos operacionais,

em funo ao grande nmero de consultas. Centralizados ou
descentralizados?
Gerais Recebem documentos de vrios setores de uma organizao.
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Classificaes de Documentos
Gnero
(suportes)
Textuais
Cartogrficos
Iconogrficos
Filmogrficos
Sonoros
informticos
Espcie
Natureza do
Assunto
(aspecto formal)
Atos normativos Ostensivos ou
ordinrios
Atos
Sigilosos
Reservado
comprobatrios
Confidencial
correspondncias Secreto
Ultra-secreto
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GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO

DE DOCUMENTOS: DIAGNSTICOS, ARQUIVOS
CORRENTES E INTERMEDIRIOS, PROTOCOLOS,
AVALIAO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS
PERMANENTES
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Gesto de documentos
segundo Marilena Leite Paes
Produo
Utilizao
Destinao
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Fases
w da Gesto Documental
1 Fase - Produo de documentos : refere-se ao ato de elaborar
documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou
setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos,
evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o
volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado,
garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e
de automao.
Esta fase composta pelos seguintes elementos :

elaborao
e gesto de fichas, formulrios e
correspondncia;
controle da produo e da difuso de documentos de
carter normativo;
utilizao de processadores de palavras e textos.
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Fases da Gesto documental

2 Fase - Utilizao de documentos : refere-se ao fluxo percorrido
pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo
administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu
trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s
atividades de protocolo e s tcnicas especficas para
classificao, organizao e elaborao de instrumentos de
recuperao da informao. Desenvolve-se, tambm, a gesto
de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de
sistemas de arquivo e de recuperao da informao.
3 Fase - Destinao de documentos : envolve as atividades de
anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a
serem eliminados e quais sero preservados
permanentemente
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Teoria das Trs Idades

CICLO DE VIDA DOCUMENTAL
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Teoria das trs idades Ciclo vital dos documentos

Arquivo Corrente - Conjunto de documentos em

tramitao ou no, que pelo seu valor primrio
objeto de consultas freqentes pela entidade que o
produziu, a quem compete sua administrao. se
estiverem em memria de computador, ser fcil e
rapidamente acessveis.
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Teoriaww
das
documental
Trs
Idades
ciclo
de
vida
Arquivo Intermedirio - Conjunto de documentos

originrios de arquivos correntes, que aguarda
destinao e com uso pouco freqente.
Perodo de semi-atividade - o perodo durante o
qual os documentos, seja qual for o suporte utilizado,
devem ser conservados por razes administrativas,
legais ou financeiras, mas no tm de ser utilizados
para assegurar as atividades quotidianas da
administrao.
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Teoria das Trs Idades ciclo de vida

documental
Arquivo Permanente - Conjunto de

documentos preservados em carter definitivo
em funo de seu valor
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Teoria das trs idades

Arquivo de 1 Idade ligados finalidade dos

arquivos valor primrio uso restrito aos produtores
do documento
Arquivo de 2 Idade documentos que aguardam
destino final depsito temporrio valor primrios e
o acesso mediante autorizao do rgo produtor
Arquivo de 3 Idade permanente o arquivo
propriamente dito, valor secundrio e histrico
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Arquivo morto??
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Destinaes de documentos.
Transferncia passagem do arquivo

corrente para o intermedirio.
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Destinaes de documentos.
Recolhimento passagem do arquivo
intermedirio para o permanente.
Eliminao descarte documental
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Gesto de Arquivos
Gesto de arquivos ou Gesto

Documental, um conjunto de
atividades desenvolvidas, desde a
criao do documento at a sua
destinao final eliminao ou
recolhimento, visando: a preservao
da informao; a perpetuao do
suporte; a racionalizao e garantir a
eficincia administrativa; a economia
de tempo e de recursos humanos,
logsticos, financeiros e material. A
gesto
de
arquivos
inclui
a
administrao de recursos humanos,
material e equipamentos em um
sistema integrado interligando todas
as etapas/ciclos dos documentos.
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09/08/2010
Destinao de documentos - Instrumentos

Tabela de Temporalidade de Documentos
A tabela de Temporalidade Documental conhecida como TTD tem como
objetivo definir o tempo de vida til dos documentos na empresa sob o
ponto de vista legal, tcnico, administrativo e fiscal.
Atravs do levantamento dos itens documentais a tabela define o que deve
ser arquivado, em que formato fsico dever ser armazenado.
O tempo de guarda definido com suporte na legislao vigente definindo
as diversas fases de arquivamento, documento ativo, documento
intermedirio e documento inativo.
dado treinamento para manuteno da TTD que parte integrante da
Gesto Documental da Empresa.
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TTD Tabela de Temporalidade de Documentos

Assunto
PRAZO DE GUARDA
OBS
Fase
Corrente
Fase
Intermediria
Fase
Permanente
024.144 Penso
alimentcia
95
Eliminar
024.151 FGTS
47
Eliminar
025.153 Contribuio
sindical do
empregador
Eliminar
At o Transito em julgado
Guarda Permanente
030.1 Cadastro de
fornecedores
Eliminao
041.12 Conta de Gs
At a aprovao das
contas
029.6 Aes
Trabalhistas
Eliminao
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TIPOS DE TRANSFERENCIA
A PERMANENTE - aquela que se processa
em intervalos regulares.
PERIDICA a remoo de documentos
em intervalos determinados.
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CRITRIOS
QUE REGULAM A
ELIMINAO DE DOCUMENTOS

documentos cujos textos estiverem reproduzidos em

outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade.
cpias cujos originais sejam conservados.
documentos cujos elementos essenciais se achem
reproduzidos em outros.
documentos de pura formalidade, como convites, cartas
de agradecimento e outros;
documentos que se tornarem obsoletos e no mais
representem interesse para administrao.
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GESTO DOCUMENTAL NAS EMPRESAS
Vantagens:
racionalizao do trabalho - aumento de produtividade;
a recuperao rpida e precisa;
o impedimento do acrscimo indiscriminado do volume de
documentos;
a otimizao de seus espaos fsicos de trabalho;
o controle do trmite de processos desde sua gerao at a
sua destinao final;
a facilidade de transferncia ou eliminao dos documentos;
a preservao e conservao dos documentos;
preparo da documentao para a guarda definitiva ou para a
transferncia.
Prof. Marcelo Marques -
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Princpios arquivsticos
1. PRINCPIO DE PROVENINCIA - Fixa a identidade do documento em relao ao

produtor. Os arquivos organizam-se segundo as atividades do produtor.
2. PRINCPIO DE ORGANICIDADE - Fixa a identidade do conjunto documental

(arquivos/fundo) relativa estrutura, funes e atividades do produtor.
3. PRINCPIO DE UNICIDADE - Estabelece que o documento nico em seu

contexto de produo, sem importar seu grau de tradio documental.
4. PRINCPIO DE INDIVISIBILIDADE - Impede a disperso, mutilao, alienao,

destruio no autorizada, que comprometem a integridade arquivstica.
5. PRINCPIO DE CUMULATIVIDADE - Derivado dos demais, confirma o arquivo

como uma acumulao estruturada, progressiva, orgnica, natural e fechada.
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Arquivstica
Princpio da Provenincia:
Fixa a identidade do documento, relativamente a

seu produtor
produtor.. Por este princpio, os arquivos devem
ser organizados em obedincia competncia e s
atividades da instituio ou pessoa legitimamente
responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos
documentos..
documentos
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Arquivstica

Princpio da Provenincia:
Arquivos originrios de uma instituio ou de uma

pessoa devem manter a respectiva individualidade,
dentro de seu contexto orgnico de produo, no
devendo ser mesclados a outros de origem distinta
distinta..
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Arquivstica

Princpio da Organicidade:
As relaes administrativas orgnicas se
refletem nos conjuntos documentais. A
organicidade a qualidade segundo a qual os
arquivos espelham a estrutura, funes e
atividades da entidade
produtora/acumuladora em suas relaes
internas e externas.
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Arquivstica
Princpio da Unicidade:
No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte,

os documentos de arquivo conservam seu
carter nico, em funo do contexto em que
foram produzidos.
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Arquivstica
Princpio da Invisibilidade ou integridade:
Os fundos de arquivo devem ser preservados

sem disperso, mutilao, alienao,
destruio no autorizada ou adio indevida.
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Arquivstica
Princpio da cumulatividade:
O arquivo uma formao progressiva, natural

e orgnica
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Conceitos diversos

DOSSI
DOSSI:: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a
um assunto ou pessoa.
DESCRIO:: processo que sintetiza elementos em contedos textuais para uso
DESCRIO
nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventrios, catlogos).
FUNDO:
FUNDO: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de
uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte
geradora, reunidos pela semelhana das atividades.
INFORMAO:: Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital entre as
INFORMAO
unidades das Organizaes e como tal sua ausncia trar dificuldades para o
cumprimento de metas. Pode ser textual ou grfico e s vezes se apresenta
codificado; matria prima bsica para qualquer pensamento ou ao humana que
venha a ser desenvolvida.
ITEM DOCUMENTAL:
DOCUMENTAL: menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.
NOTAO:: elemento de identificao das unidades de arquivamento, composto por
NOTAO
letras, nmeros ou combinao, permitindo sua localizao.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO:
ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de
acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maos
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Organizao de arquivos
Exigncias:
Apoio
dos gestores (cpula organizacional);

Trabalho em equipe;
Treinamento dos recursos humanos;
Espao fsico layout; e
Sistemas de arquivamento.
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09/08/2010
Etapas, segundo Marilene Leite Paes (FGV):

Levantamento
de dados;
Anlise dos dados coletados;
Planejamento;
Execuo ou implantao e posterior acompanhamento.
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Organizao
de arquivos
Etapas da organizao de arquivos
Levantamento de
dados
Anlise de dados
coletados
Planejamento
Implantao e
acompanhamento
Conhecimento da
estrutura
organzicional,
documentos e
atividades
Verifica-se a
relevncia dos
documentos
Desenvolve-se o
plano arquivsitico
Executar o plano
arquivstico
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09/08/2010
Materiais de consumos definidos no

planejamento de arquivos:

FICHAS
GUIAS
DIVISRIAS
PASTAS
MATERIAIS PERMANENTES
DEFINIDOS NO PLANEJAMENTO
DE ARQUIVOS:

Armrio De Ao
Arquivos
Arquivos Fole
Estantes
Fichrios
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Estrutura de Pastas de Arquivos
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Estrutura de Pastas de Arquivos
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Atividades dos arquivos CORRENTES

Protocolo;
Expedio;
Arquivamento;
Emprstimo; e
Consulta.
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Protocolo
Atividades de controle recebimento, registro,
distribuio, movimentao e expedio de
documentos de uso corrente, desempenhadas por
determinado rgo da estrutura organizacional,
freqentemente designado como Protocolo e
Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra
denominao similar.
(PAES, 2005)
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Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro,
distribuio e tramitao de documentos.
(CAMARGO e BELLOTTO, 1996)
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Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro,
classificao, distribuio, controle da
tramitao e expedio de documentos.
(Arquivo Nacional, 2005)
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09/08/2010
Protocolo
Recebimento e Classificao:
Recebe o documento;
Separa os documentos;
Encaminha os documentos
de natureza sigilosa e particular

aos destinatrios;
Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
Encaminha os documentos ao setor de registro e
movimentao.
Registro e Movimentao
Atua
na distribuio e redistribuio de documentos

Fonte: Arquivologia para concursos Renato Valentine Editora Campus
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Expedio
Refere-se a sada de documentos
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Arquivamento na fase corrente

Etapas:
Inspeo
exame do documento
Anlise envolve a interpretao
Ordenao aps classificados e codificados,
procede-se a ordenao
Arquivamento guarda documental
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Emprstimo
Utiliza-se, nesta etapa, instrumentos, tais

como:
Recibos;
Guia-fora.
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INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Guia, Inventrio, Catlogo e Repertrio
Guia
Instrumento de pesquisa mais genrico, informa

sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de
tempo de um arquivo permanente.
Inventrio Instrumento de pesquisa no qual as unidades
de arquivamento de um fundo so identificada
sucintamente.
Catlogo temtico, cronolgico, geogrfico que incluem
todos os documentos de um ou mais fundos.
Repertrio semelhante ao catlogo, porm mais
completo.
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Instrumentos auxiliares de pesquisas

NDICE
TABELA
DE EQUIVALNCIA OU CONCORDNCIA:
FORNECE EQUIVALENCIA DE ANTIGAS NOTAES
PARA AS NOVAS QUE FORAM ADOTADAS.
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31
09/08/2010
CORRESPONDNCIA
CLASSIFICAO E CARACTERSTICAS
Interna ou externa
Oficial (trata de assunta da organizao)
Particular (interesse pessoal dos
servidores da instituio)
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Caractersticas
dos Documentos de
acordo com o Prazo de Guarda
Guarda eventual
Guarda temporria
Guarda permanente
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Caractersticas dos Documentos de

Guarda Eventual: so os documentos de

interesse passageiro que no possuem valor
administrativo e jurdico para o rgo.
Exemplo : material de divulgao de terceiros,
convites e correspondncia recebida que no
se relacionam com o desempenho de
nenhuma atividade do rgo.
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Caractersticas
dos Documentos de
Guarda Temporria - so aqueles em que prevalece o interesse administrativo

como determinante do seu valor e, conseqentemente, do seu prazo de reteno.
Neste grupo esto includos, por exemplo, os documentos:
cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e
as informaes essenciais acham-se recapituladas em outros;
que apresentem repetio da informao e qualidade tcnica inferior;
que sejam cpias e duplicatas de originais destinados guarda permanente;
que, mesmo originais, detm interesse administrativo apenas por determinado
perodo.
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09/08/2010
Caractersticas dos Documentos de

Guarda permanente : so documentos de valor probatrio, isto , relativos

a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas quanto da coletividade, e
de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenmenos, considerados
cientificamente relevantes. Quanto aos rgos pblicos a guarda
permanente deve abranger :
documentos relativos relativos origem, aos direitos e aos objetivos da
instituio. Exemplos : atos de criao (leis, decretos, portarias, resolues);
atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvars); documentos relativos
a direitos patrimoniais;
documentos que reflitam a organizao e o desenvolvimento da instituio.
Exemplos : todos os atos que digam respeito sua organizao e
funcionamento (regulamentos, regimentos); planos, projetos e programas que
tratem das suas atividades-fim; grficos (organogramas, fluxogramas);
acordos, convnios, ajustes; atas e relatrios da direo; correspondncia que
trate de suas atividades-fim;
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MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Inicialmente temos dois grupos de mtodos:

Bsicos
Padronizados
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Mtodos de Arquivamento
Mtodos BSICOS:
Mtodos Padronizados:
Variadex
Automtico
soudex
Mnemnico
Rneo
Alfabtico
Geogrfico
Numrico
Ideogrfico
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Mtodos Diretos vs Mtodos Indiretos

Sistema
Direto busca direta ao documento,

no exige ndice remissivo; e
Sistema Indireto a busca indireta, recorrese a um ndice remissivo
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Mtodos Bsicos - ALFABTICO

Regras de Alfabetao:
Nomes de pessoas fsicas, considera-se o

ltimo sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
Marilda Marques
Rene Neiva Soares
Marques, Marilda
Soares, Rene Neiva
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09/08/2010
Regras de alfabetao
Sobrenomes compostos de um substantivo e

um adjetivam no se separam, bem como
sobrenomes ligados por hfem.
Rene
Monte Lindo, Rene
Heitor
Monte Lindo
Villa-Lobos
Villa-Lobos, Heitor
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Regras de alfabetao
Sobrenomes formados pela palavra

Santa, Santo ou So seguem a regra
anterior:
Ana
Santa Clara, Ana
Rita
Santa Clara
Santa Lcia
Santa Lcia, Rita
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09/08/2010
Regras de alfabetao
As iniciais abreviaturas de prenomes tm

precedncia na classificao de sobrenomes
iguais:
Marques,
Marcelo
Marques, Marilda
Marques, M.
Arquiva-se:

Marques, M.
Marques, Marcelo
Marques, Marilda
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Regras de alfabetao
As preposies e os artigos no so
considerados:
Renato de Oliveira
Oliveira,
Renato de
Renato dAlmeida
Almeida,
Renato d
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09/08/2010
Regras de alfabetao
Sobrenomes que exprimam grau de

parentesco no so separados:
Djalma
Marques Neto, Djalma Jos
Joo
Jos Marques Neto
Carlos de Oliveira Filho
Oliveira Filho, Joo Carlos
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Regras de alfabetao
Os ttulos no so considerados:
Professor Marcelo Marques
Marques,
Marcelo (Professor)
Engenheiro Joo Buraco

Buraco,
Joo (Engenheiro)
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09/08/2010
Regras de alfabetao
Nomes estrangeiros so considerados pelo

ltimo sobrenome, exceto os espanhis
e orientais.
James Bond
Bond,
James
Jammy Bourrei
Bourrei,
Jammy
excees
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Regras de Alfabetao
Partculas de nomes estrangeiras podem ou

no ser consideradas. O mais comum
consider-la parte integrante do sobrenome,
quando comeada com letra maiscula.
Charles
Du Pont, Charles
Tonni
Du Pont
di Capri
Capri, Tonni di
80
40
09/08/2010
Regras de alfabetao
Nomes espanhis registra-se pelo

sobrenome da famlia do pai e l o
Penltimo sobrenome.
Jos
Gutierres Molinero
Gutierres Molinero, Jos
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Regras de alfabetao
Nomes orientais no devem ser alterados.

Tai
xim xum
Ali Mohamed
Pon Pin Pong
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09/08/2010
Regras de alfabetao

Nomes de instituioes (empresas, firmas etc)

no so alterados.
Curso Espao Jurdico
Curso
The New York Time

New
Espao Jurdico
York Time (The)
O dia
Dia
(O)
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Regras de alfabetao
Congressos, eventos etc (os nmeros vo

para o fim)
III
Congresso de Arquivologia
Congresso de Arquivologia (III)
Primeiro
Simpsio de Cardiologia (Primeiro)
24
Simpsio de Cardiologia
Feira Beneficente de Boa Viagem
Feira Beneficente de Boa Viagem (24)
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09/08/2010
Mtodo Geogrfico
Geogrfico - O mtodo geogrfico o mais indicado

para os casos em que consideramos a precedncia
ou o local como elemento principal em um
documento. Ele tambm um mtodo do sistema
direto, pois a busca feita diretamente ao documento,
facilitando o manuseio.
Esse mtodo exige sempre duas classificaes: nome
do local (cidade, estado ou pas) e mais o nome do
elemento do documento correspondente.
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Mtodo Geogrfico
ESTADO
CIDADE
CORRESPONDENTE
ESPRITO SANTO
VITRIA
MARQUES, MARCELO
ESPRITO SANTO
VILA VELHA
SOARES, CARLOS ALBERTO
RIO DE JANEIRO
RIO DE JANEIRO
MARQUES, MARCELO
RIO DE JANEIRO
CAMPOS
SOARES, RENE NEIVA
RIO DE JANEIRO
PETRPOLIS
MARQUES, MARILDA
SO PAULO
SO PAULO
PACHECO, ALEXSANDER
SO PAULO
CAMPINAS
ANDRADE, MARIA EDUARDA MARQUES
SO PAULO
SANTOS
MARQUES, MARCELE MARQUES
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09/08/2010
Mtodo Geogrfico
CIDADE
ESTADO
CORRESPONDENTE
CAMPINAS
SO PAULO
MARQUES, DBORA
CAMPOS
RIO DE JANEIRO
LESSA, PAULO
PETRPOLIS
RIO DE JANEIRO
MASS, FILIPE
RIO DE JANEIRO
RIO DE JANEIRO
MARQUES, MARCELO
SANTOS
SO PAULO
ABREU FILHO, LUCIO DE
SO PAULO
SO PAULO
PACHECO, ALEXSANDER
VILA VELHA
SO PAULO
SILVA, IRENILDO DA CONCEIO
VITRIA
ESPRITO SANTO
CARDOSO, MARCELO
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Mtodo Geogrfico
Pas
Cidade
Correspondente
Frana
Frana
Portugal
Portugal
Portugal
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
Silva, Aurlio
Vadim, Roger
Pereira, Jos
Albuquerque,
Maria
Ferreira, Antnio
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Mtodo Numrico
SIMPLES;
CRONOLGICO; E
DGITO TERMINAL.
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Mtodo
w Numrico
Numricos Simples Mtodo indireto requer um ndice alfabtico

remissivo para acessar a pasta. Registro do documento de acordo com a
ordem de chegada numeramos as pastas sem se preocupar com a
ordenao alfabtica, obedecendo-se ordem de entrada. Imagine uma
empresa que tenha um arquivo de fornecedores em um total de 100
pastas numeradas suponhamos que um desses fornecedores seja
cortado da relao comercial com a empresa neste caso poderamos
aproveitar o nmero da pasta para o prximo cliente.
Obs: Podemos usar uma pasta denominada miscelnea para reunirmos

correspondentes eventuais, visando sempre, a racionalizao dos espaos.

Reduz erros no arquivamento (vantagem)

Exige um ndice (desvantagem)
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09/08/2010
Mtodo Numrico
Cronolgico material ordenado tendo por base datas

de: emisso, recepo, fabricao, aquisio, etc.
Critrios de classificao: meses, quinzenas, sries
de 10 dias, semanas, dias
Quando deve ser usado: quando a quantidade do
material a ser arquivado pequena, quando
possvel conhecer pelo menos, aproximadamente as
datas.
Obs:
Muito usado em reparties pblicas.
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w Numrico
Mtodo
Dgito Terminal - Usado para arquivos extremamente

complexos, usando tcnicas matemticas. A numerao dos
documentos seqencial, porm o acesso as pastas segue um
critrio todo particular como veremos no exemplo abaixo.
Exemplo: Um funcionrio do INSS precisa encontrar um
processo que tem o nmero 234098 ele procede d seguinte
maneira:
Etapa 1 Decompor o nmero 234098 em 23 -40 98

98 Grupo Primrio
30 Grupo Secundrio
23 Grupo Tercirio
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09/08/2010
Mtodo por Assunto (Ideogrfico)

Este mtodo subdividido em alfabtico e

numrico. Observe:
Alfabtico
Dicionrio
enciclopdico
Numrico
Duplex
Decimal
Unitermo ou indexao coordenada
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w Enciclopdico
Mtodo
Enciclopdico
No arranjo supramencionado observamos

que administrao, aluguis, compra, folha de pagamento e patrimnio so
assuntos principais, mantendo-se, assim, na margem esquerda, enquanto os
assuntos principais so afastados da margem esquerda, demonstrando,
assim, uma subordinao.
Exemplo:
Administrao
Aluguis

CASA
APARTAMENTO

1 QUARTO
2 QUARTOS
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47
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Mtodo Dicionrio
Dicionrio os assuntos so dispostos alfabeticamente, obedecendo-se
somente seqncia de letras.
Exemplo:
Administrao de contratos
Administrao de convnios
Contratos de Compra
Contratos de Locao
Despesas
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Mtodo por assunto - Numrico

Decimal
Duplex
Unitermo
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Mtodo por assunto Numrico Decimal

100
200
210
211
212
213
220
221
222
230
300
310
311
312
400
Administrao
Aluguis
Apartamento
1 quarto
2 quartos
3 quartos
Casa
Com garagem
Sem garagem
Escritrio
Compra
Terreno
Rural
Urbano
Folha de Pagamento
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Mtodo por assunto - Duplex

1
2
2-1
2-1-1
2-1-2
2-1-3
2-2
2-2-1
2-2-2
2-3
3
3-1
3-1-1
3-1-2
4
Administrao
Aluguis
Apartamento
1 quarto
2 quartos
3 quartos
Casa
Com garagem
Sem garagem
Escritrio
Compra
Terreno
Rural
Urbano
Folha de Pagamento
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Mtodo por Assunto - Unitermo

Indexao Coordenada (unitermo)
Desenvolvido em 1950, por Mortiner Taube, e possui
aplicao prtica em arquivos especiais e
especializados. Usa-se ficha-ndice, sobe forma de
palavras-chaves, que fornece uma descrio
detalhada dos documentos referentes, com funo
de instrumento de controle dos nmeros de registro
e do acervo.A ficha dividida em 10 colunas
numeradas de 0 a 9.
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Mtodos Padronizados
Podemos classificar os mtodos

padronizados em:
Variedex
Automtico
Soundex
Mnemnico
Rneo
100
50
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Variedex

Variedex:
uma derivao do mtodo alfabtico, com introduo de cores como auxlio

para facilitar o arquivamento, como o acesso e recuperao da informao. Este mtodo foi
concebido pela Remington estabelecendo 5 (cinco) cores aplicadas s letras.
Exemplo:
LETRAS
CORES
A, B, C, D e abreviaes
E, F, G, H e abreviaes
I, J, K, K, M, N e abreviaes
O, P, Q e abreviaes
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaoes
OURO
ROSA
VERDE
AZUL
PALHA
Como ficaria o nome Marcelo Marques ???
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Outros padronizados
Automticos
Soundex pela semelhana da pronnica
Mnemnico utilizao de smbolos
Rneo letras + nmeros + cores
(retrgrado)
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Arquivos Permanentes
Atividade dos arquivos permanentes so:

Destinao
Arranjo - Fundos, sries, subsries e item.

Descrio processo intelectual capaz de
sintetizar as informaes para facilitar o
processo de pesquisa.
Conservao
Referncia
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Conservao de documentos
ATIVIDADES DE CONSERVAO
Compreende
os cuidados prestados aos documentos

e, conseqentemente, ao local de sua guarda. Para a
construo de um arquivo, o ideal um local elevado,
com mnimo de umidade. Cuidados especiais:

Luz a luz do dia deve ser abolida. A prpria luz artificial

deve ser usada com cautela.
Ar seco outro fator de enfraquecimento do papel.
Umidade ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 58%.
Temperatura manter entre 20 e 22C.
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AS PRINCIPAIS OPERAES DE CONSERVAO:

DESINFESTAO
LIMPEZA
ALISAMENTO
RESTAURAO OU REPARO
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09/08/2010
Conservao documental
Conservao e a preservao dos acervos garantem o imprescindvel acesso informao tanto em

arquivos quanto em outras unidades de informao. O estado em que se encontram os acervos
documentais e bibliogrficos de instituies pblicas e privadas o que nos leva a enfatizar a importncia
de se adotar uma poltica de preservao, que a melhor garantia contra a deteriorao das colees,
sendo, a higienizao a primeira ao efetiva para estender a vida til desses documentos.
De acordo com BELLOTTO & CAMARGO (1996, p.42), a higienizao corresponde, basicamente,
retirada da poeira e outros resduos estranhos aos documentos, por meio de tcnicas apropriadas, com
vista sua preservao.
De acordo com BELLOTTO & CAMARGO (1996, p.42), a higienizao corresponde, basicamente,
retirada da poeira e outros resduos estranhos aos documentos, por meio de tcnicas apropriadas, com
vista sua preservao.
Conforme CASSARES (2000, p.31), o processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se

restringe limpeza de superfcie e, portanto, mecnica, feita a seco. A tcnica aplicada com o objetivo
de reduzir poeira. Partculas slidas, incrustaes, resduos de excrementos de insetos ou outros
depsitos de superfcie.
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Alguns conceitos - Conservao

Conservao ato ou efeito de promover a preservao e a restaurao

dos documentos.
Climatizao processo de adequar, por meio de equipamentos, a
temperatura e a umidade relativa do ar a parmetros favorveis
preservao dos documentos.
Higienizao retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira e
outros resduos, com vistas preservao dos documentos.
Preservao preveno da deteriorao e danos em documentos, por
meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico e/ou qumico.
Umidade relativa razo entre a quantidade de vapor dgua e a
quantidade necessria para a saturao da atmosfera mesma
temperatura. A umidade relativa do ar expressa percentualmente.
Umidificao procedimento em que documentos quebradios e
ressecados so colocados numa atmosfera mida para readquirirem
flexibilidade pela absoro gradual do vapor dgua.
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09/08/2010
Microfilmagem & Legislao pertinente
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VANTAGENS
DA MICROFILMAGEM

RAPIDEZ DE ACESSO INFORMAO

REDUO DE ESPAO
FCIL MANUSEIO DA INFORMAO FORMATO NICO
BAIXO CUSTO.
SEGURANA
AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMRIA
MELHORES CONDIES DE TRABALHO
DURABILIDADE.
MINIMIZAO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE.
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Etapas da Microfilmagem
Preparo;
Microfilmagem;
Processamento; e
Duplicao.
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Responsabilidade
scio-ambiental
X
Microfilmagem
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Reduo de Espao
-A microfilmagem permite uma reduo de espao
-calculada em aproximadamente 98%.
(5.000.000 de folhas = 0,48m3)
- Durabilidade do suporte poliester
- Segurana
- Integridade do Arquivo
- Fcil e Rpida reproduo
- Baixo Custo de Manuteno
- Validade Legal
- Interligao com outros sistemas
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Microfilmagem - Legislao
Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968.
Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996, regulamenta

a lei de 1968 referente a microfilmagem de documentos
oficiais e d outras providncias .
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09/08/2010
Microfilmagem digitalizada
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PREPARAO DOS DOCUMENTOS PARA A

MICROFILMAGEM
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09/08/2010
Principais Razes para o estabelecimento da MICROFILMAGEM
INDEPENDNCIA Tecnolgica
Valor PROBATRIO
LONGEVIDADE dos suportes Microgrficos
INTEGRIDADE do arquivo
Fcil e pouco onerosa MIGRAO para tecnologias futuras.
Adequado para PRESERVAO DE LONGO TERMO
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Microfilmagem
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09/08/2010
Gesto Eletrnica de Documentos

um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento

de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser
das mais variadas origens e mdias, como papel, microfilme,
som, imagem e mesmo arquivos j criados na forma digital
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Estatsticas
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Estatsticas
25 % Percentual de documentos
corporativos em papel que
so perdidos e nunca mais localizados.
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Ganhos da GED

Aumento de produtividade
Segurana de acessibilidade informao
aderente a poltica de segurana da informao
a ser implementada pela rea de Segurana
Empresarial
Back-up automatizado
Unicidade de base de dados
Criao de uma base de conhecimento
confivel, passando a ser um instrumento de
tomada de decises
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GED
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Objetivos da GED
Gerenciar
documentos digitalizados
Indexar os contedos necessrios
Maior controle na distribuio dos
documentos
Garantir acesso simplificado e rpido
Processamento de informaes que
alimentem dados em outras aplicaes
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09/08/2010
Resultados
Solues rpidas para indexao de documentos
Melhoria no atendimento aos clientes
Vantagem competitiva por meio do uso eficiente da informao
Aumento na eficincia e produtividade na gesto do negcio, proporcionando maior poder de

competitividade
Controle e viabilizao de tecnologias como eCommerce, Knowledge Management, etc...
Normas, documentos, material de apoio a vendas atualizados e acessveis, para toda empresa a
qualquer hora e lugar reduzindo drasticamente as cpias impressas
Melhoria na comunicao interna e externa, envolvendo o parceiros, colaboradores, clientes,

fornecedores e comunidade
Reduo do ciclo de vida de processos e seus custos
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Entendimento Simples
Arquivo
eletrnico
(Word, Excel,
Power Point, etc)
Registra-se o
documento
documento
Fotografias,
no Sistema
mapas,
fica
disponvel
em meio
Documentos
Digitalizados,
de GED
Referncia, etc
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eletrnico
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Legislao Arquivstica

Lei N 8.159, DE 08 DE JANEIRO 1991

DECRETO N 4.073, DE 03 DE JANEIRO 2002
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968

DECRETO, 1.799 DE 30 DE JANEIRO DE 1996
DECRETO 5.433, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002
128
64
09/08/2010
SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS

O Sistema Nacional de Arquivos tem como rgo central o CONARQ.

Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VI - os arquivos do Distrito Federal, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo;
1 Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente,
passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais.
2 As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem
integrar o SINAR mediante convnio com o rgo central.
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Arquivologia Apostila e Esquemas de Aulas

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Atividades-fim _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituio para o

Atividades-meio _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituio para auxiliar e

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Valor dos Documentos

Valor primrio - Defini-se como sendo a qualidade de um

Valor secundrio - Defini-se como sendo a qualidade do

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