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Conduite de runion

partager linformation
moyen de communication interne (mme si il en existe des externes)
Il ne faut pas faire de runions trop longues ou trop courtes car on passe a cot des objectifs.
prparation :
atteindre les objectifs fixs.
Matriser le droulement
dfinir la finalit (lobjectif)
chacun doit savoir pourquoi il y participe et quel est son but.
prparer un plan de runion :
- Quels sont les points qui vont tre pass en revue
- Quel sont les points qui vont demander le plus dattention
- Prparer lordre des sujet : Les plus important au dbut
- Prvoir le chronomtrage de la runion.
- Choisir les participants (max 10 personnes).
- Runir les documents ncessaires et prparer les supports visuels
- Choisir lendroit de runion
- Convoquer les participants => officiellement : donner la liste des participants, le lieu, la
date, la dure et le sujet de la runion.
- Anticiper sa runion, prvoir lavance.

Introduire / engager et piloter / Conclure


Est ce le moyen le plus efficace
runir les personnes comptentes
avoir un objectif clair et prcis, pour juger de limportance de la prsence
Il y a un animateur la tte de chaque runion.
Il faut favoriser la participation de chaque personne
Il faut prendre des notes, pour effectuer un compte rendu de runion.
Il faut viter tout contact extrieur (tlphone) et rduire le temps de la runion (pas plus dune

heure trente.) Le cas chant, prvoir des pauses.


Scuriser les participants et les laisser se prsenter. Faire un tour de table si ncessaire.
Crer une ambiance de travail.
Laisser le temps pour le groupe de sinstaller.
En quoi concerne le sujet et limpact sur le participant
Indiquez lordre du jour.
Prsenter le contexte et lenvironnement. Si besoin, prciser le type de runion (monologue,
brainstorming, )

6 objectifs dune runion


- Informer
* Information descendante : il faut sappuyer sur des faits
* Rpondre aux questions.
- Sinformer
* il faut imprativement rpter ce qui a t dit
- trouver des solutions
* motiver les gens
* amener les gens faire le vide, changer leurs a priori
- stimuler les ides
* essayer dintervenir le moins possible et laisser les gens parler
- aboutir un accord
* Faire ressortir les points de divergence et de convergence pour trouver un
accords qui corresponde chacun
- Former les gens
* alterner thorie et pratique
- Rguler les tensions : faire une pause par exemple

Rle et fonctions de lanimateur


reformuler ce qui a t dit.
faire la synthse de ce qui a t dit et prit comme dcision
interdire les attaques personnelles.

avoir de la pdagogie
piloter la runion, ne pas monopoliser la parole ni imposer son point de vue
tre conscient de son truc
tre conviviale
il doit obtenir des rsultats et tre organis et mettre en forme
Grer les individus et les interactions. statut hirarchique et diffrence entre les gens

Il y a de plus en plus de runion tlphonique pour des gains de temps et de dplacement.


Reformuler
Eviter les question fermes
Communication visuelles (Power point, tableau, transparents ...)
Le power point sera leger. Il sert juste de support. il faut le prsenter
Le texte doit tre lisible :
- viter les textes trop long
- utliser des graphiques lisible et aux couleurs distinctes.
- une deux information maximum par slide
- Le faire vivre (faire apparaitre au moment opportun).

Risques de la runion

patauger : => manque de prparation


=> dcisions remises en causes
=> les personnes invits peuvent ne pas tre laise les uns avec les autres
(hirarchie, ne connat pas, ).
=> le rsultat nest pas le produit dun travail de groupe, dun consensus
=> plan non prcis (Perdu dans le raisonnement et la suite logique)
=> Les gens ne sont pas daccord avec nous, ils hsitent a exposer leurs
dcision.

Methodologie pour eviter le pataugeage


PDCA (Plan Do Check Act)
Quel sont les efforts faire
Ce qui a fonctionn ou non
Faire discuter les gens entre eux pour que les dcisions soient prises et incorpores
dans le travail.

Participants agressifs
les personnes agressives ont souvent une haute technicit (experts) ou ils ont une place
prpondrante dans lentreprise.
Ce sont en gnrale des personnes spcialistes, malgr leur agressivits, ils apportent
souvent des points positifs.

Les profils des personnes agressives


Le leader : il veut toute la place
Ne pas le regarder, regarder les autres (il nest pas seul)
Lui couper la parole en reformulant ce quil a dit et redonner la parole a
quelquun dautre
Ne JAMAIS lui donner la parole
L opposant
Le laisser parler, ses propos sont signifiants ou non,
reprendre les points signifiant et en faire discuter les autres
Participants dominateurs :
Il adorent sentendre parler, ego surdvelopp et donne rarement la
parole aux autres. Il devient souvent Hors-Sujet.
Pour lutter : Reformuler ses propos, poser une
question dirig un autre participant, se rappeler lhoraire de la fin de la
runion, dfinir le temps de parole.
Participant hsitant
Pas davis, ne connait pas le sujet, timide, introverti, pas intress,
il a t mis en boite
Pour lutter : solliciter son avis ou le regarder,
utiliser des questions fermes pour le solliciter.
Les silence de groupes
hostile : demander la cause
endormis : les reveiller
Hors-sujet :
les gens vitent de le sujet sil ne leur plait pas => bouffeur de
temps => a liminer
Recentrer les personnes hors sujet
Vos commentaire sont positifs, mais le sujet de la runion est.....
Afficher le plan ou lordre du jour pour y revenir.
reprendre le sujet et laborder plus tard (pour les subordonnes par
exemple)

Les aparts :

Se dplacer cots deux et y rester.

Les pertes dattention :


les gens narrivent pas dterminer ce que peut apporter la
runion.
Mthodologie : faire un silence : les gens relvent la
tte pour voir ce quil se passe
ton trop monocorde => passer de la parole au visuel
faire des pauses

Runion = Conflits
En tant quanimateur, on peut tre difficile : par timidit, car les autres ne savent pas ce quils
doivent faire, les autres ne sont pas concern par le sujet.
Il faut prvenir les conflits : savoir les typologies de personnes, leur relation et les
problmatiques abordes. Il faut savoir pourquoi les personnes sont difficiles.
Lanimateur a un rle dobservateur, pour voir leurs ractions.
Il faut tre ferme : les personnes qui coutent doivent croire en ce que lon dit, et voir que lon
y croit nous mme.
Il y a 2 type de personnes : les agressifs et les passifs
* Les personnes agressives destructurent lesprit dquipe et ont une opinion intransigeante. Il
faut savoir les canaliser.
* Les passifs ont un manque dopinion sur les question, il ne prend pas de position et est trs
arrangeant. Ils laissent les autres prendre les dcisions. Il ne fera aucun effort. Il fait les choses
pour lui et non pour le groupe, dans le dos du groupe.
Il faut saffirmer : tre ferme sur les faits et flexible sur les gens, ne pas mettre les gens dans
une situation inconfortable.
Faire savoir ce dont a besoin, et resentir ce que lon veux. Il faut aussi reconnatre que les autres
peuvent ne pas tre daccord.
Faire en sorte que les personnes puissent saffirmer au cours de leur carrire.
Plusieurs mthode dexpression :
tre factuel : dire des choses bases sur des faits. ex : arriv 9h et non arriv plus tt
Affirmations compatissantes : prouver de la sympathie
Affirmations divergeantes : formules qui permettent de soulever les malentendus.
Affirmations expressives : affirmation qui permet linterlocuteur de prendre conscience. Qui
exprime la consquence, le rsultat dun fait, dune constatation.

Affirmations sous-entendus : faon de sexprimer qui sous entend un avertissement ou une


punition. (commence souvent par si)
Affirmation Question : qui appelle une rponse, une affirmation, une certitude.
couter les rponses aux questions que lon pose, en laissant un temps de rflexion a
l'interlocuteur. Il faut aussi montrer lattention port a la rponse
lcoute : aller au fond des choses et reprer sur quoi la personne va insister
les mots quelle rpte plusieurs fois
utiliser le mme langage que lautre
il faut tre en accord avec lautre
il faut confirmer les ides principale
Grer le conflit cest maintenir le lien, garder le contact visuel et intresser la personne avec le
dbit de voix et le vocabulaire. Devancer son interlocuteur par la mise en place de futur
problmatiques. il faut le laisser parler et donner son avis, prendre de la distance, observer le
groupe, questionner les autres. Rtablir le tour de table. Crer une diversion en cas de conflit, par
exemple proposer une pause.
Un conflit a un point positif, il permet de comprendre linterlocuteur. Permet de dtecter les
problmatiques et apporter des solutions.

CONFLITS
Le conflit est une situation relationnel qui gnre en gnrale du stress.
cela peut gnrer aussi des ruptures de communication de plusieurs types:
- on arrete de se parler
- on continue de se parler mais de tout et rien => manque de communication
rupture ou manque de communication
plusieurs attitudes mise en place
- passivit : se sont des gens tranquilles dans un groupe. parle peu, pas de prise dinitiative
collective, ils sont conciliants et fuient le conflit.
origine :
manque d'intrt dun employ son travail.
timidit et crainte de sengager
manque de confiance en soi et besoin dtre apprci (sentiment dappartenance).
Dvalorisation de la situation

Il nexprime jamais ses ides. Il est en complte insatisfaction et a des ressentiments envers les
autres.
La solution cest la formation
- agressivit : prend plusieurs forme :
- une personne qui parle fort, se fait remarquer : agressivit ouverte
- utilisation de lironie, avec attitude mprisante et arrogante.
- personne sans juste milieu, qui propose une seule solution (cest a ou rien), qui ne
permettent pas lautre de sexprimer.
- dnigrement de lautre, affirmation (je te lavais bien dit)
origine :
- sentiment dimpuissance
- ne savent pas rsoudre un problme, donc deviennent agressif,
- trop grande sensibilit
- dsir de revanche, frustration
- excs / manque de confiance en soi
consquences :
- dpense dnergie inutile
- mpris des gens vis vis de la personne agressive
- entrane lagressivit (rciproque)
- Manipulateur:
- la personne fait du chantage
- la personne tient des discours diffrents selon le destinataire
- change linformation en la modifiant ou en ne conservant quune partie.
- cest des enfoirs (cest la prof qui la dit ! )
- Conspire, il fabrique des rumeurs, il sous entend.
- la phrase magnifique : parlons franchement, ...
origine :
- il pense quil faut jamais dire les choses en face.
- ce sont des attitudes que lon apprends des trs jeune (ducation a vient de la mre) par
le chantage par exemple
Consquence pour le manipulateur :
- il y a une perte de crdibilit
- prise de distance
assertivit :
tre dans un sentiment de confiance en soi
- laise face nimporte quel interlocuteur
- mettre en place de la confiance mutuelle, fait en sorte de trouver une solution qui
conviennent chaque partie